«Сломался каблук», «долго стоял в пробке» - все это вы слышите в качестве оправдания за опоздание от своих подчиненных каждое утро. Но из-за отсутствия того или иного сотрудника в нужное время у вас опять сорвалось важное дело. Пришла пора приучить подчиненных к дисциплине.
Заставить некоторых приходить на работу вовремя крайне сложно, и даже самые жесткие методы могут вам в этом не помочь. Здесь уместно подать личный пример. Начните приходить в офис немного раньше. Людям будет просто неудобно опаздывать, когда шеф уже в кабинете.
Контролируйте приход на работу
Изначально вы должны дать своим сотрудникам понять, насколько важно, чтобы в назначенное время все были на своих местах. В любую минуту могут возникнуть обстоятельства, требующие присутствия того или иного работника. А его отсутствие может вызвать существенные проблемы в рабочем процессе. Не стоит говорить об этом с каждым человеком индивидуально - соберите весь коллектив. И еще раз напомните о том, что в офис необходимо приходить в назначенный час, одинаковый для всех. Нелишне сказать, что пребывание сотрудника на рабочем месте будет строго контролироваться. Например, охранник на проходной станет фиксировать время прибытия каждого, или ваши подчиненные должны будут по внутрикорпоративной почте отправлять шаблон сообщения, как только займут рабочее место за компьютером. На входе вы можете установить контроллер с магнитным считывателем. Все это необходимо, чтобы указать сотруднику на его нарушения. Не всякий захочет получать нагоняй каждый день.
В законодательстве не предусмотрено взимание штрафов с сотрудников за опоздание. Но каждый работодатель вправе ввести во внутренний распорядок компании определенные правила, которым обязаны следовать все. Приходить на работу вовремя - одно из них. В случае несоблюдения дисциплинарных норм сотрудник рискует понести материальные затраты. Но это крайняя мера, и лучше ее все-таки избегать. Попробуйте стимулировать людей приходить вовремя с помощью материальных благ. Разделите зарплату каждого подчиненного на оклад и премию. Бонус сотрудник сможет получить только в том случае, если будет соблюдать правила, принятые в компании, в том числе и время прихода на работу. Уж в получении ежемесячной или ежеквартальной премии однозначно заинтересован каждый.
Подарите будильник
Если вы не хотите держать своих подчиненных в страхе, то можете, к примеру, подарить опоздавшим будильники. Скорее всего, в следующий раз человек выйдет на работу на час раньше, только бы оказаться в офисе в нужное время. Попробуйте стимулировать своих сотрудников не только деньгами. Допустим, организуйте среди них соревнование - тот, кто в течение месяца будет вовремя приходить на работу, станет победителем. Его фотографию как самого дисциплинированного сотрудника поместите на доске почета. Сделайте ему подарок - например, проездной. Также выберите и нарушителя дисциплины. Его снимок как человека, который всегда опаздывает, тоже вывешивайте на доске, но уже на доске позора.
Неплохо также с утра проводить пятиминутные планерки со всем коллективом. Причем заранее каждый раз поручайте одному из сотрудников выступить с небольшим сообщением о том, что сегодня особо волнует компанию, приучая людей к командному духу. Ответственность, которую призваны воспитать такие собрания, заставит человека стараться не опаздывать. Постепенно сотрудники привыкнут к такому распорядку, и ничего не помешает им приходить на работу вовремя.
Как известно, дорога ложка к обеду. Ах, если бы все вели себя пунктуально, появлялись в нужном месте в указанное время! Но мир не идеален, а часто причиной суеты являются именно опоздания. Время – невосполнимый ресурс. Именно поэтому пунктуальность трудно переоценить.
Мы собрали для вас самые эффективные способы, как перестать опаздывать и свести к минимуму раздражение тех, кто вас ждал. Почему не стоит оправдываться, опоздав на встречу, и как правильно объяснить свое опоздание шефу – читайте в нашей статье.
«Постоянно опаздываю на работу»: ищем корень проблемы
Опоздание – следствие многих факторов. Причин и оправданий может быть множество. Однако психологи утверждают, что корень проблемы, особенно, когда речь идет о регулярных опозданиях, кроется в подсознании. Чтобы понять, почему вы идете на поводу у обстоятельств или же создаете их в пользу опоздания, проанализируйте, куда и при каких обстоятельствах вы обычно опаздываете.
Выборочные опоздания означают, что вы злоупотребляете людьми, которые готовы вас ждать и мирятся с вашим неуважением. Это вам чести не делает. Сделайте над собой усилие – придите в следующий раз вовремя! Поставьте себя на место этих снисходительных людей и научитесь ценить не только свое время.
Оправдания раздражают! Психологи утверждают, что оправдания опоздавшего только раздражают тех, кто его ждал. Подумайте, приятно ли будет подруге, которая отменила маникюр, чтобы успеть на встречу с вами, услышать, что вы опоздали, потому что «долго делали прическу»?
Все ваши выдуманные и настоящие оправдания человек, на встречу, к которому вы опоздали, невольно кладет на чашу весов в противовес собственному времени... И что же получается: ваша укладка значит для вас больше, чем его время?!
Объяснять причины опоздания стоит, если этого просят или требуют. В остальных случаях просто извинитесь за свою непунктуальность и спросите, как вы можете компенсировать человеку потерянное время и нервы.
А может, вы хронический «опоздун»? Если вы опаздываете всегда и везде, не раз видели хвост поезда и ни разу не попадали на начало фильма в кинотеатре, то вам придется записаться на курсы управления временем. Или продолжать жить в привычном для вас хаосе. В таком случае на положительные изменения не рассчитывайте.
Способ №1 приходить вовремя: экстремальный метод
Проучите сами себя!
Постоянно опаздываете? Попросите друзей или коллег (тех, кто регулярно страдает от вашей непунктуальности) не ждать вас!
Вы позволили себе опоздать на пикник с друзьями – вы пропускаете пикник!
Вы решили, что на презентацию проектов можно не спешить – получаете выговор, пусть коллеги не прикрывают вас перед шефом!
Сожгите все мосты к оправданиям и уловкам. Опоздал=пропустил.
Да, этот метод для людей с характером, но он работает 100%!
Если проблема «постоянно опаздываю на работу» – ваша, сомнений не остается: вы ходите не на ту работу. Подумайте, а почему вы так халатно относитесь к тому, что занимает треть вашей жизни? Исправляйтесь, иначе очень скоро вам помогут ее изменить, говоря проще – вас уволят. Поэтому, если вы дорожите местом работы и не готовы к таким кардинальным изменениям, советуем научиться приходить вовремя.
Способ №2 приходить вовремя: математика и немножко дисциплины
Как прийти на работу вовремя – многих этот вопрос волнует едва ли не каждое утро. К счастью, стать пунктуальным человеком реально. Большинство людей пользуется хитрыми приемчиками самодрессуры от коучей тайм-менеджента. Конечно, перевоспитывать себя и ломать старые привычки трудно. Но ваша жизнь изменится к лучшему после этой победы над собой.
Как прийти на работу вовремя
Редко работодатели позволяют наемным работникам приступать к исполнению обязанностей в произвольное время. Обычно рабочий график регламентирован, и работодатели требуют его придерживаться. Опоздание на работу вредит как карьере, так и репутации в целом. Даже владелец бизнеса не всегда может себе позволить работать только в моменты вдохновения. Недисциплинированность приводит к ухудшению дел.
У наемных работников все еще хуже: вам никогда не удастся организовать собственное дело, не умея распоряжаться временем. Как же приходить вовремя?
Правило 1. Легкий способ перестать опаздывать – соблюдать режим дня. Чтобы легко и вовремя подняться утром, нужно, как минимум выспаться. Ничего лучшего, чем вовремя лечь спать, с этой целью вам придумать не удастся.
Правило 2. Не мучайте ни себя, ни механизм будильника – вставайте после первого звонка. Никаких коварных «еще 5 минут», даже не активируйте повторный звонок! Попробуйте ставить будильник в другой комнате, чтобы спросонья его не выключить. Или купите креативный будильник-коврик, который не прекратит трезвонить, пока вы не наступите на него обеими ногами.
Правило 3. Готовьте одежду с вечера, предварительно ознакомившись с прогнозом погоды. Вы не представляете, насколько приятным будет ваш утро, если вам не придется задумываться над тем, что надеть, наскоро что-то гладить, чистить обувь.
Правило 4. Откажитесь от утреннего просмотра почты. Письма никуда не денутся, ни до обеденного перерыва, ни к вечеру. То же касается и сообщений в соцсетях.
Правило 5 . Сведите ритуальное утреннее общение по телефону с сестрой/подругой /мамой к разумному минимуму. Если не удается, перенесите время ритуала на менее ценное время суток.
Правило 7. Рассчитайте реальный хронометраж утренних хлопот. Сколько времени вы тратите на все действия после пробуждения и до момента выхода из дома? В соответствии с этим и назначайте время подъема.
Правило 8. Дорогу из дома до работы планируйте так, будто вы всем пессимистам пессимист. Пробка на дороге, забытый телефон, частный звонок перед дверью офиса, на который надо срочно ответить без свидетелей – все эти палки в колеса вашей пунктуальности закон подлости может подсунуть с большой вероятностью. А если нет – то вы получите бонус: спокойное утро на работе и результативный труд без суеты в течение дня!
Правило 9. Выясните, что или кто ворует ваше бесценное утреннее время и ликвидируйте этот источник хаоса.
Внедрение этих простых правил в повседневную жизнь – ваш идеальный рецепт как перестать опаздывать на работу.
Пусть часы работают на вас! Выставьте все часы, на которые вы ориентируетесь (наручные, настенные, на компьютере и в телефоне) так, чтобы они спешили ну хотя бы минут на 10. Не раз вам эти 10 бонусных минут будут как находка!
Эта хитрость сработает только в том, случае, если вы не будете помнить об этом золотом запасе времени. Оптимально, чтобы кто-то перевел часы без вашего ведома.
Способ №3 приходить вовремя: сознательный выбор
В вашем перевоплощении из неорганизованного человека в пунктуального не обойтись без плана. Найдите время вечером на составление плана на завтрашний день. Завтра оно (время) вернется сторицей. План с произвольным перечнем дел к выполнению – неэффективен. Вы будете бесконечно откладывать трудные дела. Поэтому каждому делу установите конкретное время с ограничением. Это нацеливает и дисциплинирует. Вы сами удивитесь, когда вечером напротив каждого пункта увидите оптимистичные плюсики. Гордитесь собой – вы все успели! Такая запись в журнале успеха стоит пяти!
Как стать пунктуальным
Кодекс пунктуального человека гласит:
1. Пунктуальный человек не опаздывает и не заставляет себя ждать.
2. Если пунктуальный человек опаздывает, у него есть на это действительно уважительная причина.
3. Пунктуальный человек предупреждает об опоздании и извиняется в случае с пунктом 2.
4. Пунктуальный человек ценит время: свое и чужое.
5. Для пунктуального человека опаздывать на встречу – дурной тон.
6. Пунктуальный человек умеет рассчитывать время и расставлять приоритеты.
Если и это не помогает – предложите компенсировать нарушение дисциплины: остаться после работы в случае необходимости, взять на себя неудобную смену, выполнить часть работы на дому ближайшие выходные. Основная цель проявления такого альтруизма – заверить руководителя, что вы не считаете опоздание нормальным.
Этого ему должно быть достаточно, чтобы сменить гнев на милость.
Пунктуальный означает: организованный, серьезный, воспитанный и успешный. Ведь вовремя прийти – это не только проявить уважение, но и продемонстрировать ответственность. Воспитание в себе этой черты – неоценимая инвестиция в собственный имидж.
Опаздываю=не хочу?
Психологи выдвигают версию, согласно которой мы подсознательно опаздываем туда, где на самом деле не хотим быть.
Так может пора не только поработать с собственной пунктуальностью, но и задуматься над тем, на своем ли вы месте: на работе, в компании друзей, в отношениях?
«Вы никогда не ели пельмени под душем? Значит, вы просто никогда не опаздывали на совещание!» – говорит Екатерина Королева, менеджер проектов INOSTUDIO . Но вам-то можно, а вот сотрудникам – нет. Ниже Екатерина дает 5 советов, после которых команда точно будет собираться вовремя.
Часто ли вы опаздываете? Случалось, ли вам спешить на встречу, нарушая правила дорожного движения? Помните ли вы ощущение, когда стараешься отдышаться перед дверью переговорной прежде, чем войти? Думаю, каждый из нас может положительно ответить на любой из этих вопросов.
Но одно дело, когда опаздываешь ты, и совсем другое, когда опаздывают к тебе. Особенно важным этот момент становится, когда ты выступаешь в роли организатора совещания. В такие моменты ты превращаешься в ответственного не только за свой своевременный приход, но и за то, чтобы участники встречи тоже пришли вовремя.
Если с первой частью разобраться легко (каждый может самостоятельно определить причину своих опозданий и исправить положение), то с вопросом «Как научить людей не опаздывать?» дела обстоят сложнее. Предлагаю вашему вниманию несколько работающих приемов, которыми я используюсь на практике.
В первую очередь предлагаю определиться с тем, что же такое совещание.
Мы часто слышим такие высказывания: «Не хочешь работать – устрой совещание», либо: «Вокруг одни митинги, когда работать?» – и так далее. Сотрудники недолюбливают совещания. Различные собрания и встречи воспринимаются ими как обязательное, но ненужное действие.
Но многим участие в подобных мероприятиях помогает:
Сократить время решения вопросов;
Донести информацию одновременно до нескольких коллег;
Поддерживать актуальность получаемой информации;
Повышать сплоченность коллектива;
Определить значимость каждого участника;
Предоставить возможность проявить себя.
И этот список можно продолжать.
Отсюда вывод: совещания – это полезный инструмент , которым необходимо правильно пользоваться.
Теперь предлагаю разобраться с тем, что же такое опоздание .
Бывает, человек задержался, но при этом сделал все возможное, чтобы сократить время своего опоздания. Случается, что несвоевременный приход на совещание оправдан и все ответственные лица предупреждены. Редкие случаи опоздания – это вполне нормально, мы все-таки люди, а не роботы, и никто не застрахован от форс-мажоров.
А вот регулярные опоздания - это уже серьезные проблемы. Постоянный срыв начала встречи может привести к неблагополучному ходу как самого совещания, так и работы команды в целом. Ваша команда может заразиться банальным неуважением друг к другу и к руководству и перестать понимать важность мероприятия. В атмосфере регулярных опозданий копится негатив, который так или иначе начнет выплескиваться.
Регулярные опоздания – это симптом , который помогает выявить проблемы в организации и в команде.
Как и при любой болезни, тут надо вовремя выявлять симптомы и начать лечение, так как заболевший член команды в скором времени начнет заражать всех коллег. Но лучше принимать меры еще до появления симптомов. Так сказать, проводить профилактику и вакцинацию.
Думаю, у каждого из менеджеров есть секреты и правила, по которым они назначают и проводят регулярные совещания. Ниже я расскажу вам свои хитрости.
Выбирайте максимально удобное время для всех участников встречи. Это самый простой и одновременно важный совет.
Всегда стоит учитывать несколько моментов:
Часовые пояса участников совещания;
Обеденное время;
Личные планы;
Особенности рабочей активности.
Приведу простой пример.
В нашей команде работает 10 человек, у всех примерно одинаковая позиция в штате и примерно одинаковый фронт работ. Мы имеем два общих совещания в неделю.
Первое – 10:00 – четверг;
Второе – 17:30 – вторник.
На собрания по четвергам за полгода не опоздал ни один человек. А вот по вторникам опаздывают практически через раз. В чем же причина?
10:00 – это утренние рабочие часы, вас еще не успел поглотить рабочий круговорот, и вы спокойно приходите к назначенному времени на совещание.
17:30 – в это время появляется множество причин для опоздания. И причины эти уважительные. Кому-то звонит зарубежный клиент, кто-то старается успеть завершить рабочие обязанности до конца рабочего дня, у кого-то есть планы на вечер, и он хотел бы уйти в 18:00.
Наблюдая такую картину, я сделала вывод, что верно выбранное время совещаний – это один из способов борьбы с опозданиями.
За совершенное опоздание участник обязательно должен понести неизбежное наказание. При этом важно выбрать верную форму штрафа. Форму, которая не будет раздражать, а будет стимулировать к своевременному приходу на встречу. Это должно быть что-то полезное для собравшихся, но не очень приятное для исполнителя.
Например, опоздавший должен:
Принести вкусные сладости к чаю на всю команду;
Написать отчет об итогах встречи;
Подвезти коллег пешеходов с работы;
Прийти на следующее совещание пораньше и подготовить помещение.
Однако сразу хочу заменить, что только финансовые штрафы, на мой взгляд, не работают вообще. Назначить большую сумму штрафа не позволит совесть, а маленькая сумма не мотивирует.
Для того, чтобы люди стремились успеть к началу встречи, нужно это самое начало делать необычным.
Такой способ борьбы с опозданиями я открыла для себя совсем недавно. На одном из еженедельных совещаний у нашей команды есть необходимость писать письмо с итогами встречи. Делать это не хотелось никому, так как это дополнительная работа, которая отнимает немало времени.
Решить этот вопрос можно несколькими способами. Например, можно выбрать постоянного ответственного стенографиста, либо нести это бремя по очереди. Однако и тот, и тот варианты единогласно были признаны скучными. Поэтому мы в начале каждого собрания кидаем кости: у кого меньшая сумма, тот сегодня и конспектирует встречу.
Такая форма определения стенографиста вносит в начало встречи элемент игры, позволяет честно (волею судьбы) назначить «крайнего» и порадовать всех победивших. И вот у вас только начало встречи, а участники уже разогреты и улыбаются:)
При этом, если кто-либо опаздывает на встречу, он автоматически становится стенографистом (тут мы прибегаем к наказанию из совета №2). Поэтому ожидание опоздавшего придает момент веселого ехидства всем, кто пришел вовремя.
«Сломался каблук», «долго стоял в пробке» - все это вы слышите в качестве оправдания за опоздание от своих подчиненных каждое утро. Но из-за отсутствия того или иного сотрудника в нужное время у вас опять сорвалось важное дело. Пришла пора приучить подчиненных к дисциплине.
Заставить некоторых приходить на работу вовремя крайне сложно, и даже самые жесткие методы могут вам в этом не помочь. Здесь уместно подать личный пример. Начните приходить в офис немного раньше. Людям будет просто неудобно опаздывать, когда шеф уже в кабинете.
Контролируйте приход на работу
Изначально вы должны дать своим сотрудникам понять, насколько важно, чтобы в назначенное время все были на своих местах. В любую минуту могут возникнуть обстоятельства, требующие присутствия того или иного работника. А его отсутствие может вызвать существенные проблемы в рабочем процессе. Не стоит говорить об этом с каждым человеком индивидуально - соберите весь коллектив. И еще раз напомните о том, что в офис необходимо приходить в назначенный час, одинаковый для всех. Нелишне сказать, что пребывание сотрудника на рабочем месте будет строго контролироваться. Например, охранник на проходной станет фиксировать время прибытия каждого, или ваши подчиненные должны будут по внутрикорпоративной почте отправлять шаблон сообщения, как только займут рабочее место за компьютером. На входе вы можете установить контроллер с магнитным считывателем. Все это необходимо, чтобы указать сотруднику на его нарушения. Не всякий захочет получать нагоняй каждый день.
В законодательстве не предусмотрено взимание штрафов с сотрудников за опоздание. Но каждый работодатель вправе ввести во внутренний распорядок компании определенные правила, которым обязаны следовать все. Приходить на работу вовремя - одно из них. В случае несоблюдения дисциплинарных норм сотрудник рискует понести материальные затраты. Но это крайняя мера, и лучше ее все-таки избегать. Попробуйте стимулировать людей приходить вовремя с помощью материальных благ. Разделите зарплату каждого подчиненного на оклад и премию. Бонус сотрудник сможет получить только в том случае, если будет соблюдать правила, принятые в компании, в том числе и время прихода на работу. Уж в получении ежемесячной или ежеквартальной премии однозначно заинтересован каждый.
Подарите будильник
Если вы не хотите держать своих подчиненных в страхе, то можете, к примеру, подарить опоздавшим будильники. Скорее всего, в следующий раз человек выйдет на работу на час раньше, только бы оказаться в офисе в нужное время. Попробуйте стимулировать своих сотрудников не только деньгами. Допустим, организуйте среди них соревнование - тот, кто в течение месяца будет вовремя приходить на работу, станет победителем. Его фотографию как самого дисциплинированного сотрудника поместите на доске почета. Сделайте ему подарок - например, проездной. Также выберите и нарушителя дисциплины. Его снимок как человека, который всегда опаздывает, тоже вывешивайте на доске, но уже на доске позора.
Неплохо также с утра проводить пятиминутные планерки со всем коллективом. Причем заранее каждый раз поручайте одному из сотрудников выступить с небольшим сообщением о том, что сегодня особо волнует компанию, приучая людей к командному духу. Ответственность, которую призваны воспитать такие собрания, заставит человека стараться не опаздывать. Постепенно сотрудники привыкнут к такому распорядку, и ничего не помешает им приходить на работу вовремя.
Удивлены вопросом? Казалось бы, как же иначе, ведь Вы:
- всегда приходите вовремя на работу;
- готовитесь к планеркам, посещаете конференции;
- планируете деловые встречи и разговоры с клиентами…
Но есть одно “но”. Скорее всего в расписании Вашего рабочего дня не достает одной маленькой детали. Эта деталь — время ухода с работы. А ведь она очень важна, если Вы не хотите превратиться в трудоголика и вскоре “перегореть” из-за чрезмерных нагрузок.
7 простых правил управления рабочим временем
Решение простое — определитесь со временем, когда Вы хотите покидать офис. Но в таком случае может возникнуть еще одна проблема — это риск не закончить важные дела. Как же научиться уходить домой вовремя и при этом справляться со своими обязанностями?
Существует 7 простых правил, которые позволят вам управлять своим временем:
- Приходите на работу пораньше . Это очевидно — если вы хотите вовремя пойти домой, приходите на работу чуть пораньше обычного. В это время никто не будет Вас отвлекать. Вы сможете спокойно сделать те задачи, которые требуют сосредоточенности.
- Закрывайте дверь в кабинет . Закрытая дверь — вовсе не признак Вашей нелюдимости или враждебности. Просто дверь будет служить препятствием для Ваших коллег. Они дважды подумают, стоит ли вас отвлекать.
- Решайте вопросы по телефону , не выходя из рабочего кабинета.
- Найдите себе заместителя . Часто люди тратят много лишнего времени потому что у них нет помощника. Тогда, перед отпуском им приходится работать допоздна и без выходных, чтобы успеть всё сделать в срок.
- Сократите время на рутинные задачи . Часто люди не осознают того, что они уже стали намного опытнее и могут делать обычную работу намного быстрее. Они продолжают по привычке тратить слишком много времени на рутину.
- На работе следует работать! Многие офисные работники крайне не собраны. Они постоянно отвлекаются на посторонные дела. И на саму работу тогда просто не остается времени.
- Оцените ваши возможности , прежде чем браться за новую работу. Решите, сможете ли Вы в отведенное время выполнить новые задачи. Научитесь определять тупиковые проекты и отказываться от них.
Следуйте этим простым правилам и вскоре Вы будете быстрее справляться со своими задачами. После этого приступайте к 7 советам, как вовремя покидать рабочее место:
- Отвечайте на вопросы по телефону или e-mail сразу же. Пока вы решаетесь на ответ, данная информация может оказаться уже не актуальной.
- Перезванивать нужно в тот же день, а после этого направить всю свою энергию на выполнения другой задачи.
- Не стоит затягивать с телефонным разговором. Ограничьтесь разговором всего в пять или даже меньше минут. Это ускорит темп вашей работы.
- Научитесь уверенно отказывать. Безотказные работники считаются самыми несобранными. Научитесь говорить «Нет».
- Сократите совещания. Раз вы можете сократить время телефонного разговора или обеда, то сможете сделать это и с совещанием.
- Приступайте к работе без промедления.
- 90% — это достаточно. Большинство задач считаются выполненными, когда они выполнены на 90%.
Автоматизируйте управление рабочим временем
Сегодня стало намного проще и удобнее держать время под контролем. Причина — развитие технологий в сфере автоматизации бизнес-процессов. Как пример, сервис Yaware.TimeTracker позволит Вам:
- контролировать рабочее время;
- держать под уздой “пожирателей времени”;
- определить за сегодня, неделю, месяц.
Уже сегодня увеличьте свою личную эффективность и продуктивность Вашей компании. Для этого достаточно установить Yaware.TimeTracker на рабочие компьютеры компании. Протестируйте сервис в течение первых 2 недель бесплатно.
