Почти каждый из нас знает поговорку «Точность - вежливость королей». Однако не всем известно, что это всего лишь часть поговорки. Полностью это высказывание звучит так: «Точность - вежливость королей и долг всех добрых людей». Это высказывание французского короля Людовика XIV фактически послужила причиной бурного развития этикета в Европе. С тех пор в обществе пунктуальность, точность и умелое обращение со своим и чужим временем ценились очень высоко.
В современном мире, когда деловые процессы и взаимоотношения достигли пика в своем развитии и проходят на огромных скоростях, тайм-менеджмент стал одним из самых важных бизнес-навыков. Что же дает нам умение управлять своим временем? Много достаточно влиятельных людей считают, что время является самым ценным нематериальным капиталом, который всегда находиться в дефиците. В этом время очень похоже на другой ценный человеческий ресурс – здоровье. Они являются ценнейшим богатством и, в то же время, значительной проблемой. Если человек не в состоянии управлять собственным временем, то он не сможет управлять ничем и никем другим.
Недавно проведенный опрос средименеджеров транснациональных корпораций показал, что из ста менеджеров:
- Лишь один имеет достаточно времени.
- Десятерым требуется на десять процентов больше времени.
- Сорока менеджерам нужно двадцать пять процентов дополнительного времени.
- Остальным не хватает пятидесяти процентов времени.
Ценность и истинное значение времени можно понять, искренне и честно ответив на следующие вопросы:
- Как Вы обращаетесь со своим временем?
- Хватает ли Вам времени?
- Что означает для Вас время?
- Сколько времени у Вас осталось?
Прямо сейчас Вы совершили первый шаг на пути к эффективному управлению своим временем. Подумайте, какой вопрос произвел на Вас самое сильное впечатление и довольны ли Вы своими ответами.
Как часто Вы удивляетесь тому, что Ваш рабочий день прошел, а поставленные задачи так и не выполнены полностью? Чувствуете, как быстро бегут дни? Замечаете, что ничего не успеваете и дивитесь, куда это так быстро ушло время? Добавьте к этому ежедневный стресс и нагрузки и задумайтесь, не пора ли кардинально изменить эту ситуацию? Ведь стать более эффективным и работать меньше, а делать больше не такая уж и невыполнимая задача.
Полностью контролировать свое время нам мешают так называемые «Поглотители времени». Прежде чем приступить к решительной борьбе с ними, необходимо тщательно их изучить и определить, какие из «поглотителей времени» наиболее ярко проявляются лично у Вас:
- Недостатки кооперации или разделения труда.
- Отсутствие самодисциплины.
- Нечеткая постановка цели.
- Попытка слишком много сделать за один раз.
- Чрезмерное чтение.
- Плохое планирование трудового дня.
- Отсутствие приоритетов в делах.
- Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.
- Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.
- Скверная система информации по проблемам Вашей профессиональной деятельности.
- Недостаток мотивации (безразличное отношение к работе).
- Отрывающие от дел телефонные звонки.
- Поиск записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.
- Недостаточный контроль за перепорученными делами.
- Незапланированные посетители.
- Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.
- Неспособность сказать «нет».
- Спешка, нетерпение.
- Неполная, запоздалая информация.
- Длительные ожидания (например, условленной встречи).
- Неумение довести дело до конца.
- Желание знать все факты.
- Отвлечение (шум).
- Синдром «откладывания».
- Затяжные совещания.
- Чрезмерность деловых записей.
- Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
- Излишняя коммуникабельность.
- Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь
- Болтовня на частные темы.
Теперь, когда Вы внимательно изучили эти «поглотители времени», пора наметить план по борьбе с ними. Для удобства советуем Вам заполнить такую таблицу
- Мой «поглотитель времени»
- Причины, по которым этот «поглотитель» в моей жизни
- Что я могу сделать для устранения этого «поглотителя»
Вы наверняка заметили, что многие из вышеописанных «поглотителей времени» так или иначе связаны с правилами делового этикета и в их устранении следует не забывать о культуре делового общения.
Личная неорганизованность.
Этот «поглотитель» не только отнимает у Вас ценное время, но и ставит под удар Вашу репутацию и отношения с клиентами, коллегами и партнерами. Ведь неряшливая организация рабочего места, разбросанные по столу документы и личные вещи, невозможность быстро найти нужный документ и многое другое свидетельствуют о Вашей безответственности и легкомыслии. Хорошо известно, что идеальный порядок на столе, в портфеле, подготовленные деловые бумаги перед назначенной встречей свидетельствуют об уважении к партнеру, способствуют налаживанию контакта и созданию климата доверия. Поэтому хорошенько задумайтесь о том, как Ваши качества будут говорить окружающим о Вашем профессионализме и деловом успехе.
Отрывающие от дел телефонные звонки.
Многие бывали в такой ситуации, когда во время ответственного разговора, деловых переговоров или важных встреч внезапно раздается телефонный звонок, причем в самый неподходящий момент. Как же поступать в таких ситуациях? Неписанное правило делового этикета гласит, что во время бизнес-переговоров телефон необходимо отключать. Если же специфика Вашей работы включает ситуации, когда Вы лично общаетесь с партнером и, в то же время, Вам очень часто звонят, старайтесь придерживаться следующих советов:
- Извинитесь перед партнером, снимите телефонную трубку и только в самом крайнем случае, проведите деловую беседу по телефону, причем, предельно кратко.
- Извинитесь перед партнером, снимите телефонную трубку, объясните звонящему, почему Вы не можете поговорить сейчас, запишите телефон звонящего и перезвоните сами, когда закончите личную беседу.
- Извинитесь перед партнером, снимите трубку и попросите звонящего подождать у телефона, объяснив ситуацию. Обязательно скажите, сколько минут придется ждать, и спросите, есть ли у звонящего такая возможность.
- Извинитесь перед партнером, снимите телефонную трубку и попросите звонящего перезвонить позже, объяснив ситуацию. Обязательно скажите, через сколько времени Вы будете готовы говорить.
Наконец, стоит иметь ввиду, что деловой партнер будет чувствовать свои значимость и Ваше уважительное отношение к нему, если Вы не станете прерывать Вашу беседу телефонными разговорами.
Затяжные совещания.
Этот «поглотитель времени» является очень распространенной проблемой в современных организациях. По данным социологического опроса американские менеджеры считают, что лишь пятнадцать процентов совещаний имели действительную пользу. Зачастую современные совещания затягиваются на несколько часов, в результате чего сотрудники подвергаются сильному стрессу, конфликтуют и не могут принять конструктивное решение.
Для проведения эффективных совещаний и принятия рациональных бизнес-решений необходимо четко ставить цели, распределять роли участников, утвердить четкий регламент и стимулировать сотрудников к плодотворной совместной работе. Только тщательно спланированное и подготовленное совещание может дать необходимый результат.
Нечеткая постановка цели.
Если человек на ставит перед собой четкую цель и надеется на «авось», то вероятность успеха в любых его делах будет резко стремиться к нулю. От неорганизованности человека, который не продумывает свою цель, страдают также его партнеры – ведь они, как и человек, который не соизволил продумать цель, теряют драгоценное время. А время, как говориться, это деньги.
Длительные ожидания.
У немцев есть замечательная поговорка: «Того, кто опаздывает, наказывает жизнь». Опаздывать – значит, не уважать своих партнеров. Опаздывая, люди крадут чужое время, которое их коллеги и партнеры могли бы потратить с пользой для дела. Посягая на чужое время, мы не сможем укрепить свою репутацию и создать позитивный имидж.
Болтовня на частые темы.
Беседы о личной жизни и болтовня на такие важные темы как политика, спорт или искусство являются нормальной практикой во многих компаниях мира. Однако, чрезмерное увлечение этим занятием отнимает время как сотрудников, так и самой компании. Обсуждение вчерашнего футбольного матча может затянуться на несколько десятков минут, нарушив тем самым важные дела. Обсуждать вопросы, не связанные с работой следует во время обеденного перерыва.
Для тотального контроля над своим временем и построения моста к личным и профессиональным успехам необходимо выработать в себе личные подходы к управлению временем. Конечно, следует при этом учитывать специфику Вашей деловой среды, личные биоритмы и особенности профессиональной деятельности. Также советуем Вам обратить внимание на такие рекомендации по управлению временем:
Правила начала дня
- Перепроверьте план дня.
- Утром займитесь важными и сложными задачами.
- Начинайте день с позитивным настроем.
- Решив относительно простую задачу, создайте себе хорошее настроение.
- Начинайте работу по возможности в одно и тоже время.
Правила, касающиеся хода дня
- Рационально завершайте начатое.
- Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы.
- Фиксируйте сроки выполнения заданий.
- Избегайте действий, вызывающих обратную реакцию.
- Контролируйте время и планы.
- Резервируй для себя спокойное время (id:276 час) для важных, но не срочных дел.
- Между серьезными делами делайте паузы.
- Небольшие однородные задачи выполняйте сериями.
- Избегайте незапланированных импульсивных действий.
- Своевременно делайте паузы и соблюдайте размеренный темп работы.
Правила завершения рабочего дня
- Составляйте план на следующий день.
- Осуществляйте контроль результатов и самоконтроль.
- Завершайте несделанное.
- Отправляйтесь домой с хорошим настроением: для этого определите важнейшее позитивное событие дня.
Обращайтесь со своим временем как со своим здоровьем. Берегите этот ценный ресурс и уважайте время Ваших коллег, друзей и партнеров. Делайте так, чтобы не время проходило мимо Вас, а Вы проходили сквозь время! И помните, что точность - вежливость королей
Все знают это выражение. Приходит парень на встречу с друзьями вовремя и говорит такой: «Точность – вежливость королей, фигли». Типа, красавчик какой, не опоздал. А никто ведь не задумывается, что означает эта фраза.
Полностью фраза Людовика XVIII звучит так: «Точность – вежливость королей, но обязанность для их подданных». Когда ясен контекст, сразу видно, что смысл совершенно не тот, к которому мы привыкли: Людовик говорит, мол, если я прибуду вовремя, то проявлю уважение, ну а вам, холопам, сам бог велел все вовремя делать – иначе на виселицу точно не опоздаете.
Однако даже общеизвестный, сокращенный вариант, не поверите, означает ровно то же самое. Фраза относится исключительно к королям и ни к кому больше. Ну, если быть более точным, к тем, кто стоит у власти.
Особенно это актуально сегодня. Почему? Потому что сегодня только король может позволить себе приехать вовремя. Потому что только ради него перекроют проспекты, улицы, только ему предоставят лимузин прямо в салон вертолета и доставят в двадцать семь рук (а двадцать восьмая будет держать в кармане кукиш – от бессилия). Потому что только у короля есть возможность приехать вовремя. И есть возможность приехать не вовремя – если король не хочет показаться шибко вежливым.
Всем остальным остается два варианта: приезжать раньше или приезжать позже. Практика показывает, что эти варианты донельзя стабильны и неистребимы: если вы обычно приезжали куда-то позже, то в 9 случаях из 10 вы будете приезжать позже. Если раньше – то раньше. А если вы приехали ровно минута в минуту – вам повезло. Это не вежливость, а исключение из правила. Ну или вам пешком идти (сегодня в городе это предмет отдельной зависти), хотя все равно не факт, что вы прибудете вовремя.
А теперь – маленькое откровение в рамках курса физики. Времени не существует. Это всего лишь измерение
. Так же, как не существует и длины, ширины, высоты – они тоже лишь измерения. То есть способы что-то измерить. Кому у нас надо что-то измерить? Только человеку. Поэтому человек придал объектам свойства. Свойства размеров: длина, ширина и высота, три измерения. Свойство изменений физических объектов – время, не общепринятое (насколько мне известно) четвертое измерение.
А еще это инструмент, созданный для удобства. В частности, для удобства социальной жизни, взаимодействия людей друг с другом. Не секрет, что у каждого человека индивидуальные внутренние часы, по которым он живет. Но человек живет не один, а в обществе. И чтобы с этим обществом адекватно контактировать, в том числе существует инструмент «время». И придуманы засечки на времени. Например, 10:00 – засечка, при которой вы должны быть на работе.
Отсюда следует банальный вывод: если 9 раз из 10 вы опаздываете – вы просто не хотите
(сознательно или бессознательно) синхронизировать свои внутренние часы с чьими-то еще. Это логично: гораздо комфортнее сохранить внутреннюю гармонию, не идя на компромисс со временем или с чьими-то еще внутренними часами. Более того, это абсолютно естественно: действует инстинкт самосохранения, самозащиты от окружающего мира, который пытается перестроить ваши внутренние часы под свои.
А как же точность? Что точность… Это вежливость тех, к кому мы не имеем никакого отношения. А раз не быть нам королями, так куда торопиться?
