Vzorky, formy nákladných listov a denník ich pohybu. Je potrebný cestovný denník?

Nákladná doprava je celé odvetvie. Stalo sa tak najmä v modernom svete. Takmer každá organizácia vlastní vozidlá.

Nejde len o prepravné spoločnosti, ktorých úlohou je doručovať tovar. Patria sem kuriérske spoločnosti a spoločnosti vyrábajúce/predávajúce potraviny, chémiu pre domácnosť atď.

Okrem toho má každá organizácia aspoň jedno osobné služobné auto.

Účtovanie a kontrola spotreby paliva a zamýšľaného použitia automobilov

Na sledovanie spotreby paliva a evidenciu najazdených kilometrov (najazdených kilometrov) vozidla sa do toku dokladov vkladá nákladný list. Obsahuje všetky údaje potrebné na túto kontrolu. Jeho forma má schválenú formu.

Hlavné rozdiely podľa typu poukazu sú v tom, na aký druh dopravy sa vydáva: nákladná alebo osobná. Pre osobné auto má tento dokument zjednodušenú formu. Je to spôsobené tým, že náklad je možné prepravovať vozidlami s prívesmi. Informácie o prívesných vozíkoch sú tiež uvedené v cestovnom balíku.

Okrem toho je pri ťažkých vozidlách konečný cieľ (miesto vykládky) vždy známy. Pri odhlasovaní sa hodí.

Naproti tomu osobné autá často menia a dopĺňajú trasu promptne (počas cesty). Údaje o pohybe sa preto zadávajú pri pohybe (v skutočnosti). To znamená, že celkový počet najazdených kilometrov nie je možné určiť vopred. Preto nie je možné predpovedať, aká bude spotreba paliva za deň.

Posledné pravidlo platí aj pre nákladné autá. A hoci si počet najazdených kilometrov viete vypočítať pomocou mapy (navigátor, GPS), dá sa zmeniť (zvýšiť). Môže to byť spôsobené nepredvídanými prekážkami na trase.

Takýmito prekážkami môžu byť: opravy a stavebné práce na ceste, dopravné nehody, blokovanie cesty cestnými inšpektormi atď.

To znamená, že spotreba paliva môže byť tiež vyššia, ako sa plánovalo.

Všetky údaje na nákladných listoch sa zasielajú na spracovanie do účtovného oddelenia. Aby nebola účtovná práca zahltená papiermi, do práce v kancelárii sa zavádza denník cestovných lístkov. Táto kniha je potrebná aj na evidenciu všetkých výjazdov (vjazdov) vozidiel z územia (na územie) podniku. Vyhnete sa tak neoprávnenému (nesprávnemu) použitiu dopravy.

Údaje denníka

Táto kniha umožňuje vstupy vo voľnom formáte. Napriek tomu sú potrebné povinné zmienky.

menovite:

1. sériové registračné číslo;
2. Jedinečné číslo voucheru;
3. Dátum vydania;
4. štátne evidenčné číslo vozidla;
5. ŠPZ prívesu (ak existuje);
6. Čas odchodu z podniku;
7. Čas návratu do vozovne.

Okrem toho môžete zadať údaje uvedené na začiatku. To umožní účtovníkom preniesť iba časopis a nie hromadu poukážok.

Ak narazíte na nejaké ťažkosti pri vytváraní potrebných stĺpcov denníka, môžete kontaktovať našich špecialistov alebo použiť odkazy na vzorky.

Nižšie je uvedený štandardný formulár a vzor cestovného denníka, ktorého verziu si môžete bezplatne stiahnuť.

Kde si môžem v roku 2017 stiahnuť aktuálne tlačivo pre cestovný denník nákladných listov podľa tlačiva č.8? Zmenila sa podoba tohto časopisu? Tu je aktuálny formulár a vzor na vyplnenie denníka na rok 2017.

Je potrebné viesť si denník?

Automobilové dopravné spoločnosti, ako aj iné organizácie a jednotliví podnikatelia prevádzkujúci vozidlá, výdavky, napríklad na benzín, musia byť doložené podpornými dokumentmi. Hlavnými primárnymi účtovnými dokladmi, ktoré určujú ukazovatele výkonnosti vozidiel, sú nákladné listy. Nákladné listy sa tiež používajú na výpočet miezd pre vodičov a platby za prepravu nákladu. Cm."

Upozorňujeme, že ak poskytujete služby na základe samostatných prepravných zmlúv, musíte na žiadosť ministerstva dopravy viesť denník nákladných listov. Napríklad podľa jednotného formulára č. 8. Ustanovuje to 18 ods<Обязательных реквизитов>, schválené Príkaz Ministerstva dopravy Ruskej federácie z 18. septembra 2008 N 152.

Ak nie ste zapojený do platenej prepravy a tovar si napríklad vyzdvihujete u predajcu vlastnou dopravou, potom nie ste povinný viesť denník. Je však potrebné si uvedomiť, že denník je vhodný na vnútornú kontrolu pohybu listov. Vždy môžete určiť, komu a ktorý nákladný list bol vystavený a či bol účtovne odovzdaný včas. Je to dôležité pre včasnú kalkuláciu a účtovanie nákladov na pohonné hmoty a mazivá, najmä v roku 2017.

Denník je určený na sledovanie pohybu nákladných listov. Pomocou neho môžete sledovať, ktorým z vodičov boli vystavené nákladné listy, kedy a či ich odovzdali účtovne včas.

Formát denníka: vlastný alebo štátny

Na kontrolu pohybu vydaných nákladných listov môže organizácia viesť denník pohybu nákladných listov vo formulári 8, schválenom vyhláškou Štátneho štatistického výboru Ruskej federácie z 28. novembra 1997 č. 78. Chceli by sme však zdôrazniť, že od 1. januára 2013 v súvislosti s nadobudnutím účinnosti federálneho zákona „o účtovníctve“ zo dňa 6. decembra 2011 č. 402-FZ jednotná forma už nie je povinná.

Organizácia alebo individuálny podnikateľ má právo vypracovať si vlastnú formu denníka alebo doplniť jednotnú o potrebné informácie za predpokladu, že všetky body jednotnej formy budú nevyhnutne zachované.

Časopis sa spravidla vydáva na obdobie nie dlhšie ako 1 rok, no v prípade potreby možno toto obdobie skrátiť na 1 mesiac. Nákladný denník je primárny dokument a doba jeho uchovávania je minimálne 5 rokov.

Príklad denníka

Prejdime k dokumentom a príkladom. Na začiatok môžete presunúť nákladné listy č.8.

Algoritmus na vyplnenie denníka je jednoduchý a scvrkáva sa na nasledovné: informácie o všetkých nákladných listoch vydaných organizáciou sa zapisujú do denníka na zaznamenávanie vystavenia nákladných listov. V tomto prípade neexistujú žiadne výnimky. Časopis má priebežné číslovanie a je vedený v chronologickom poradí. Po úplnom vyplnení je denník zošitý, zapečatený a podpísaný manažérom.

Vedenie v elektronickej forme

V legislatíve nie sú žiadne zákazy vedenia denníka pohybu nákladných listov v elektronickej podobe. Elektronický denník si môžete viesť v akejkoľvek vhodnej forme: v Exceli, 1C, cloudovom programe atď. Je žiaduce, aby sa tento časopis v prípade potreby dal vytlačiť.

• dňom vystavenia nákladného listu vodičovi;
• dňom prijatia nákladného listu od vodiča;
• dňom predloženia nákladného listu účtovnému oddeleniu.

Všetky organizácie, ktoré pri svojej práci používajú vozidlá, musia viesť denník nákladných listov. Je jednotná forma knihy jázd povinná? Aká je lehota na jej uloženie a aký je postup pri jej vypĺňaní? Odpovede na vyššie uvedené otázky, ako aj vzor cestovného denníka nákladných listov nájdete v našom článku.

Všeobecná koncepcia nákladného listu

Organizácie a jednotliví podnikatelia, ktorí pri svojej práci používajú vozidlá rôznych kategórií, sú povinní vystavovať vodičom nákladné listy. Nákladný list je dokument, ktorý dáva vodičovi právo používať vozidlo. Zobrazuje informácie o trase, spotrebe paliva a výkone vodiča.

POZNÁMKA! Od 01.03.2019 sa nákladný list vystavuje výhradne na smenu alebo na let, podľa toho, čo je dlhšie. Nie je možné vyhotoviť nákladný list na mesiac.

Ak chcete zistiť, či existujú špecifické vlastnosti nákladného listu vydaného individuálnym podnikateľom, prečítajte si článok "Aké sú vlastnosti nákladného listu pre individuálnych podnikateľov (formulár)?" .

Všeobecné informácie o denníku pohybu nákladného listu

Pre kontrolu pohybu vydaných nákladných listov je potrebné viesť denník pohybu nákladných listov vo formulári 8 schválenom uznesením Štátneho štatistického výboru Ruskej federácie zo dňa 28.11.1997 č.78. Od 1.1. 2013 v súvislosti s nadobudnutím účinnosti zákona „o účtovníctve“ zo dňa 6.12.2011 č. 402-FZ jednotné tlačivá už nie sú povinné.

Organizácia alebo individuálny podnikateľ si preto môže vypracovať vlastný formulár nákladného listu alebo doplniť jednotný o potrebné informácie. Rozhodnutie o prijatej podobe knihy jázd je dané objednávkou. Jeho uplatnenie môže byť špecifikované aj v účtovných zásadách.

Prečítajte si, ako sa takýto príkaz vydáva.

Časopis sa spravidla vydáva na obdobie nie dlhšie ako 1 rok, no v prípade potreby možno toto obdobie skrátiť na 1 mesiac. Cestovný denník sa musí uchovávať minimálne 5 rokov.

Postup pri vypĺňaní dopravného denníka, evidencii a vydávaní nákladných listov

Protokol pohybu, evidencie a vystavovania nákladných listov pozostáva z dvoch častí:

1. Titulná strana, na ktorej je napísaný názov organizácie alebo jednotlivého podnikateľa, kód OKPO, ako aj obdobie, za ktoré sa denník vypĺňa.
2. Tabuľková časť, ktorá uvádza:

• číslo nákladného listu a dátum vystavenia;
• údaje o vodičovi a osobné číslo;
• číslo garáže;
• podpisy osôb zodpovedných za vedenie denníka:
• vodič - o prijatí nákladného listu;
• dispečer (zamestnanec vykonávajúci svoje funkcie) - o prijímaní dokumentov od vodiča;
• účtovník - o kontrole a prijatí nákladného listu do účtovníctva.

V prípade potreby sa urobí aj poznámka.

Informácie o všetkých vystavených nákladných listoch sa zapisujú do knihy jázd pre vystavovanie nákladných listov. V tomto prípade neexistujú žiadne výnimky. Časopis má priebežné číslovanie a je vedený v chronologickom poradí. Po úplnom vyplnení je denník zošitý, zapečatený a podpísaný manažérom.

Vedením denníka je poverený zamestnanec určený príkazom vedúceho zamestnanca alebo zamestnanec, v ktorého pracovnej zmluve sú stanovené povinnosti za vedenie denníka nákladných listov.

Zodpovednosť za vypĺňanie nákladných listov a ich knihy jázd je možné preniesť na inú právnickú osobu alebo fyzického podnikateľa na základe zmluvy o poskytovaní služieb. V tomto prípade sú zodpovednosti za vyplnenie nákladných listov a ich denníka pridelené zamestnancom zainteresovanej protistrany.

Stiahnite si vzorový denník nákladných listov (formulár 8)

Mnohé organizácie sa stretávajú s určitými ťažkosťami pri vypĺňaní cestovného denníka. Pre pohodlie čitateľov sme pripravili vzor vyplnenia cestovky, ktorý si môžete stiahnuť kliknutím na odkaz.

Výsledky

Pre organizácie a individuálnych podnikateľov, ktorí pri výkone svojej činnosti používajú vozidlá, je potrebné vypĺňať knihu jázd. Ide o jeden z dokladov, ktoré potvrdzujú náklady na pohonné látky zohľadnené pri určovaní základu dane zaplatenej dane z príjmov. Okrem toho časopis slúži ako zdroj informácií na výpočet miezd pre vodičov organizácie, pretože podrobne odráža informácie o ich práci.

Zmeny v dizajne nákladných listov v roku 2017, ako aj príklad vyplnenia nákladného listu sme diskutovali na našich samostatných konzultáciách. V tomto materiáli budeme hovoriť o denníku na zaznamenávanie pohybu nákladných listov.

Kto by mal viesť cestovný denník?

Organizácie a jednotliví podnikatelia poskytujúci prepravné služby sú povinní zaevidovať vydané nákladné listy do denníka registrácie nákladných listov (odsek 1, článok 1, odsek 1, článok 6 federálneho zákona z 8. novembra 2007 č. 259-FZ, odsek 17 vyhlášky Ministerstva dopravy zo dňa 18.09 .2008 č. 152).

Ostatné osoby používajúce vozidlá môžu viesť denník nákladných listov podľa vlastného uváženia. Použitie takéhoto denníka umožní kontrolovať včasnosť vystavenia nákladných listov a následne aj odpis pohonných hmôt a mazív spotrebovaných vozidlami, ktorých informácie boli zohľadnené v príslušných nákladných listoch.

Formulár cestovného denníka

Časopis na evidenciu pohybu nákladných listov (tlačivo č. 8) bol schválený uznesením Štátneho štatistického výboru Ruskej federácie zo dňa 28. novembra 1997 č. 78.

Cestovný denník (formulár 8): stiahnite si do Excelu

Uvádza sa, že tento denník sa vedie na sledovanie pohybu nákladných listov vydaných vodičovi a doručenia spracovaných nákladných listov do účtovníctva.

Organizácia a individuálny podnikateľ, ak je to potrebné, môžu vytvoriť formulár časopisu nezávisle.

Kniha jázd: vzorová náplň

Uveďme príklad vyplnenia denníka na zaznamenávanie pohybu nákladných listov na príklade schváleného tlačiva

Účtovanie pohonných hmôt a mazív (pohonných látok a mazív) podnikateľskými subjektmi sa uskutočňuje pomocou nákladných listov. Formulár je jednotný, obsahuje polia na vyjadrenie spotreby paliva, vyznačenie trasy a skutočný počet najazdených kilometrov. Nákladné listy možno použiť na kontrolu spotreby benzínu, nafty a mazív. Povinnosť vypracovať osobitnú dokumentáciu vzniká organizáciám, ktoré majú aspoň jedno vozidlo.

Ako sa v podniku sleduje pohyb nákladných listov?

Systém toku dokumentov v podniku musí byť organizovaný s ohľadom na špecifiká vypĺňania a skladovania dokumentov súvisiacich s používaním palív a mazív. Pre každý prípad prevádzky vozidla musí byť vystavený nákladný list. Informácie o vyplnených tlačivách sa zapisujú do denníka podľa tlačiva č.8.

Vedenie podniku musí zabezpečiť bezpečnosť cestovných dokladov po dobu 5 rokov. Ak chcete odpísať pohonné hmoty a mazivá, musíte účtovnému oddeleniu predložiť potvrdenie o zaplatení pohonných látok. Ak sa vo vyplnených poliach nákladného listu zistia nepresnosti alebo chyby, môžu sa v ňom vykonať zmeny. Deje sa tak po schválení opravy dvoma zodpovednými odborníkmi.

DÔLEŽITÉ! Ak zamestnanci využívajú osobnú dopravu na pracovné potreby, majú právo na náhradu za to. Za týmto účelom sa na nákladnom liste uvedie poznámka o vlastníctve konkrétneho automobilu zamestnancom.

Formulár denníka č. 8 je zjednotený, riadky ani bloky sa z neho nedajú vymazať. Podniky môžu rozšíriť zoznam ukazovateľov uvedených v dokumente. Systém sledovania pohybu nákladných listov je možné optimalizovať zavedením elektronickej evidencie tlačív. Automatizácia postupu umožňuje znížiť čas strávený zamestnancami pri práci s dokumentmi a minimalizovať riziká úniku informácií. Funkcionalitu elektronickej správy dokladov v segmente prepravného účtovníctva zabezpečíte pomocou špecializovaných programov alebo outsourcingových služieb.

Mimochodom, daňové úrady, zástupcovia inšpektorátu práce a dopravní policajti sa môžu zaujímať o správnosť a úplnosť vyplnenia nákladných listov a organizáciu kontroly ich pohybu.

V legislatívnom rámci nie je žiadny zákaz viesť denníky účtovných cestovných lístkov v elektronickej podobe. Podniky majú právo samostatne sa rozhodnúť, ako organizovať účtovníctvo:

• vyplňte papierovú verziu denníka;
• udržiavať tabuľky v Exceli;
• obmedzte sa na vyplnenie formulára v programe 1C.

Hlavnou požiadavkou je súlad s formou dokumentu, prítomnosť povinných údajov a schopnosť rýchlo vytlačiť vyplnené strany formulára.

Základná dokumentácia

Opatrenia na sledovanie spotreby pohonných látok a platnosti odpisu pohonných látok sa vykonávajú s povinným vyhotovením nákladných listov a denníka na ich zaúčtovanie, tlačivo č. 8. Formuláre schválil Štátny výbor pre štatistiku uznesením č.78 zo dňa 28.11.1997. Pravidlá vypĺňania dokladov sú uvedené vo vyhláške Ministerstva dopravy zo dňa 18.9.2008 č.152. Je povolené vytvoriť si vlastný vzor nákladného listu, ktorý musí obsahovať povinné údaje primárnej dokumentácie. Úplný zoznam informácií, ktorých zohľadnenie je potrebné, obsahuje zákon č. 402-FZ zo 6. decembra 2011.

Nákladné listy sa vystavujú pomocou rôznych vzorov v závislosti od typu použitej dopravy. Môžu sa použiť na účtovanie zdrojov paliva:

• osobné vozidlá;
• špeciálna doprava;
• osobné taxi;
• nákladné autá;
• autobusy.

Pred odchodom do práce je vodičovi vystavený formulár nákladného listu so všetkými potrebnými údajmi. Doba platnosti dokladu je obmedzená na 1 deň. Výnimku tvoria prípady vysielania zamestnancov na pracovné cesty, ktoré trvajú viac ako 24 hodín. Pre situácie s obchodnými cestujúcimi je hlavnou požiadavkou regulačných orgánov na vystavenie nákladného listu schopnosť zohľadniť pracovný čas a objektívne zohľadniť náklady na palivo.

PAMATUJTE SI! Stav tachometra je potrebné uviesť v nákladných listoch pred odchodom na začiatku zmeny a po ukončení práce. Hodnoty na konci dňa a ráno nasledujúceho dňa by mali byť rovnaké.

V závislosti od použitej formy dokladu môže účtovník odpísať palivo a mazivá na základe skutočnej spotreby paliva alebo podľa stanovených noriem. Nákladné listy dávajú vodičom právo riadiť konkrétne vozidlo počas pracovnej doby. Formulár uvádza predpokladanú trasu, zostávajúce palivo a údaje tachometra. Dodatočne zadávajú informácie o špecifikách pracovných činností a časoch začiatku a konca pracovného dňa.

POZNÁMKA! Nákladné listy sa nevypĺňajú pri spotrebe palív a mazív v náradí. Pre pojazdné traktory, reťazové píly a iné špeciálne vybavenie je potrebná registrácia.

Na nákladné listy nie je potrebné dávať pečiatku, na identifikáciu majiteľa vozidla stačí názov spoločnosti (prenajímateľa), jej adresa a telefón. Normu podporuje text vyhlášky Ministerstva dopravy zo dňa 18. januára 2017 číslo 17. Pečiatka umiestnená na tlačive sa nepovažuje za chybu. Keď jedno vozidlo používa niekoľko vodičov v režime zmeny, povolenia sa vydávajú osobitne pre každého vodiča. Časopis patrí do kategórie primárnej dokumentácie, preto doba uchovávania v podniku nemôže byť kratšia ako 5 rokov.

Každá poukážka vydaná zamestnancovi musí byť zaznamenaná v denníku. Dokument je vypracovaný na prvej strane s titulnou stranou. Označuje názov organizácie, stav a časový interval, za ktorý sa záznamy robia. Obsah časopisu je prezentovaný v tabuľke, ktorá sa vypĺňa pri vydávaní poukážok.

Ak bol nákladný list vyplnený nesprávne alebo bol formulár poškodený, údaje o tom uveďte do denníka formulára č. 8. Takéto poukážky sú priložené k časopisu a treba uviesť poznámku, že listy sú poškodené. Informácie sa zadávajú pri zachovaní chronológie spracovania dokumentov.

Účtovný denník sa vyznačuje priebežným číslovaním. Kniha musí byť zviazaná a overená podpisom riaditeľa podniku. Podpis je doplnený pečiatkou organizácie. Je to potrebné na zaistenie bezpečnosti dokumentu a zabránenie pokusom o zničenie jednotlivých listov knihy. Vedúci inštitúcie príkazom vymenuje osobu, ktorá bude zodpovedná za vedenie časopisu.

Dokument vo formulári č. 8 obsahuje tieto informácie:

• sériové číslo vystaveného nákladného listu;
• dátum vydania dokladu v súlade s chronológiou;
• Celé meno vodiča, na ktorého meno bol lístok vystavený;
• poznávacie značky vozidiel;
• podpis vodiča, ktorý obdržal vyplnený nákladný list.

Ak je poukážka vrátená, vykoná sa zodpovedajúci zápis do denníka. Musí byť uvedený dátum vrátenia, potvrdený podpisom zodpovedného pracovníka expedície. Formulár 8 musí obsahovať podpisy týchto úradníkov:

• vodič, ktorý potvrdí prijatie nákladného listu;
• výpravca alebo iný poverený zamestnanec, ktorý na konci zmeny preberá od vodičov lístky;
• účtovník, ktorý musí svojim podpisom potvrdiť správnosť vyplnenia dokladu a skutočnosť jeho prijatia do účtovníctva.

Formulár 8 alebo vlastnú predlohu časopisu si môžu zamestnanci spoločnosti vytlačiť a zviazať alebo objednať v tlačiarni. Obdobie, na ktoré sa otvára účtovná kniha, je ustanovené účtovnou zásadou inštitúcie. Odporúčaný interval je od 1 mesiaca do roka.

Ak sa nájde chyba

Ak sa v protokole nájdu chyby, je povolené ich opraviť. Postup pri vykonávaní zmien vo vyplnených stĺpcoch upravuje zákon zo dňa 6. decembra 2011 č. 402-FZ v čl. 9. Algoritmus akcií:

• prečiarknuť nesprávne informácie jedným riadkom;
• vedľa opravy sa urobí záznam „Opravené“;
• je uvedený nápis so správnymi údajmi;
• musí byť uvedený dátum nápravných opatrení;
• Každý prípad opravy musí byť potvrdený vlastnoručným podpisom zodpovedného úradníka.

Vlastnoručne navrhnutá forma

Ak podnik používa nezávisle vyvinuté šablóny dokumentov na účtovanie palív a mazív, tieto formuláre sa musia odraziť v dvoch miestnych aktoch organizácie:

• účtovná politika;
• objednávka schvaľujúca prvotný formulár.

V objednávke na schválenie vzoru denníka nákladného listu alebo cestovného poukazu je potrebné uviesť údaje o organizácii, číslo dokladu a dátum jeho vyhotovenia. V textovom bloku objednávky je uvedený predmet posudzovania - schválenie nového vzoru dokumentu. Musí byť uvedený dátum, od ktorého bude formulár vložený do systému toku dokumentov. V poslednej časti objednávky sú uvedení zamestnanci, ktorí sa musia riadiť týmto miestnym aktom, a ich podpisy.