Koncepcia erp systému. Čo je to ERP systém? Plánovanie podnikových finančných zdrojov

ERP koncept vytvoril analytik Gartner Lee Wylie v roku 1990 v štúdii o vývoji MRP II. Wiley predpovedal vznik replikovateľných multi-užívateľských systémov, ktoré poskytujú vyvážené riadenie všetkých organizačných zdrojov, nielen súvisiacich s hlavnými aktivitami výrobného podniku, ale aj kombinovaním údajov o výrobe, nákupe, predaji, financiách a personálu prostredníctvom spoločných údajov. Model. Začiatkom 90. rokov sa tento koncept dostal do popredia vďaka podpore výrobcov aplikačného softvéru.

teda ERP - Enterprise Resource Planning(angličtina) - informačný systém vytvorený na spracovanie obchodných transakcií (obchodných procesov), ktorého používanie pomáha zvyšovať konkurenčné výhody podniku. V širšom zmysle je ERP systém chápaný ako metodika efektívneho plánovania a riadenia zdrojov spoločnosti.

Ak na začiatku 90. rokov boli ERP systémy implementované predovšetkým v priemysle a ako riešenia implementujúce MRP II ako komponent v strojárskych podnikoch, potom sa v druhej polovici 90. rokov rozšírilo používanie ERP systémov v sektore služieb, vrátane telekomunikácií. podniky, energetické spoločnosti, ale aj štátne orgány a neziskové organizácie. Zároveň v dôsledku rýchleho rastu počtu modulov v ERP systémoch a ich funkcionality bola začiatkom 21. storočia nahradená myšlienka ERP systémov ako komplexného softvéru pre organizácie, ktorý v podstate nahrádza všetky ostatné aplikačné programy. zvýraznením funkcií ako CRM a PLM do samostatných softvérových balíkov od ERP a načrtnutím rámca ERP ako univerzálnych systémov pre procesy back-office a riadenie zdrojov.

Ako charakteristický znak stratégie ERP poznamenáva sa zásadný prístup k využívaniu jednotného transakčného systému pre veľkú väčšinu operácií a obchodných procesov organizácie bez ohľadu na funkčnú a územnú nejednotnosť miest, kde vznikajú a prechádzajú, a povinnosť konsolidovať všetky operácie do jednotnú databázu pre následné spracovanie a získanie vyvážených plánov v reálnom čase.

Replikácia, teda možnosť používať rovnaký softvérový balík pre rôzne organizácie (prípadne s rôznymi nastaveniami a rozšíreniami), sa javí ako jedna z povinných podmienok ERP systému. Jedným z dôvodov rozšíreného používania replikovaných ERP systémov namiesto zákazkového vývoja je možnosť zavádzania osvedčených postupov prostredníctvom reengineeringu podnikových procesov v súlade s riešeniami aplikovanými v systéme ERP. Existujú však aj odkazy na integrované systémy vyvinuté pre samostatnú organizáciu na objednávku ako ERP systémy.

Potreba komplexnej aplikácie ERP systému v geograficky distribuovaných organizáciách vyžaduje podporu viacerých mien a jazykov v jednom systéme. Okrem toho potreba podpory niekoľkých organizačných jednotiek (niekoľko právnických osôb, niekoľko podnikov), niekoľko rôznych účtovných osnov, účtovných zásad, rôznych daňových schém v jednej kópii systému sa ukazuje ako nevyhnutná podmienka pre použitie v holdingoch, nadnárodných korporáciách. a iné distribučné podniky.

Použiteľnosť v rôznych odvetviach si vyžaduje ERP systémy, na jednej strane požiadavky na univerzálnosť, na druhej strane podpora rozšíriteľnosti s odvetvovými špecifikami. Medzi hlavné veľké systémy patria hotové špecializované moduly a nadstavby pre rôzne odvetvia (špecializované riešenia v rámci ERP systémov sú známe pre strojársky a výrobný priemysel, banské podniky, maloobchod, distribúciu, banky, finančné organizácie a poisťovne, telekomunikačné podniky, energetiku, organizácie sektor verejnej správy, školstvo, medicína a iné odvetvia).

Možnosti a funkcie ERP systémov.

Procesy plánovania podnikových zdrojov sú medzifunkčné a nútia firmu posunúť sa za tradičné, funkčné a miestne hranice. Okrem toho sú rôzne obchodné procesy podniku často vzájomne prepojené. Navyše údaje, ktoré sa predtým nachádzali v rôznych heterogénnych systémoch, sú teraz integrované do jedného systému.

Systémy ERP používajú „osvedčené postupy“.

Systémy plánovania podnikových zdrojov obsahujú viac ako tisíc najlepších spôsobov organizácie obchodných procesov. Tieto osvedčené postupy možno použiť na zlepšenie výkonnosti firiem. Výber a implementácia ERP systémov si vyžaduje implementáciu takýchto osvedčených postupov.

ERP systémy umožňujú organizačnú štandardizáciu.

Systémy plánovania podnikových zdrojov umožňujú organizačnú štandardizáciu medzi rôznymi geograficky oddelenými jednotkami. Výsledkom je, že oddelenia s neštandardnými procesmi môžu byť rovnaké ako ostatné oddelenia s efektívnymi procesmi. Okrem toho sa spoločnosť môže javiť navonok ako jedna organizácia. Namiesto prijímania rôznych dokumentov, keď spoločnosť obchoduje s rôznymi pobočkami alebo podnikmi danej spoločnosti, môže byť táto spoločnosť prezentovaná svetu ako jeden spoločný obraz, čo vedie k zlepšeniu jej imidžu.

ERP systémy eliminujú informačnú asymetriu.

Systémy plánovania podnikových zdrojov vkladajú všetky informácie do rovnakej hlavnej databázy, čím sa eliminujú početné nezrovnalosti v informáciách. To vedie k niekoľkým výsledkom. Po prvé, poskytuje zvýšenú kontrolu. Ak jeden používateľ nerobí svoju prácu, druhý vidí, že niečo nebolo urobené. Po druhé, otvára prístup k informáciám pre tých, ktorí ich potrebujú; v ideálnom prípade sa poskytujú lepšie informácie pre rozhodovanie. Po tretie, informácie prestávajú byť predmetom sprostredkovania, pretože sa stávajú dostupnými pre manažment aj zamestnancov spoločnosti. Po štvrté, organizácia sa môže stať „plochou“: keďže informácie sú široko dostupné, nie sú potrební ďalší pracovníci s nízkou hodnotou, ktorých hlavnou činnosťou je príprava informácií na distribúciu manažmentu a zamestnancom spoločnosti.

• - ERP systémy poskytujú informácie v reálnom čase. V tradičných systémoch sa veľké množstvo informácií zaznamenáva na papier a následne sa prenáša do inej časti organizácie, kde sa buď preformátuje (zvyčajne agreguje), alebo sa prenesie do počítačového formátu. Pri ERP systémoch sa množstvo informácií zhromažďuje pri zdroji a umiestňuje sa priamo do počítača. Vďaka tomu sú informácie okamžite dostupné pre ostatných.
• - ERP systémy poskytujú simultánny prístup k rovnakým údajom pre plánovanie a kontrolu.

Systémy plánovania podnikových zdrojov využívajú jedinú databázu, do ktorej sa väčšina informácií zadáva raz a len raz. Keďže údaje sú dostupné v reálnom čase, prakticky všetci používatelia v organizácii majú prístup k rovnakým informáciám na plánovanie a riadenie. To môže viesť k konzistentnejšiemu plánovaniu a riadeniu v porovnaní s tradičnými systémami.

Systémy ERP podporujú komunikáciu a spoluprácu v rámci organizácie.

Systémy plánovania podnikových zdrojov tiež podporujú komunikáciu a spoluprácu v rámci organizácie (medzi rôznymi funkčnými a geograficky oddelenými jednotkami). Prítomnosť vzájomne prepojených procesov vedie funkčne a geograficky oddelené oddelenia k interakcii a spolupráci. Štandardizácia procesov tiež podporuje spoluprácu, pretože medzi procesmi je menšie trenie. Jedna databáza navyše podporuje interoperabilitu tým, že každému geograficky oddelenému a funkčnému oddeleniu poskytuje informácie, ktoré potrebuje.

ERP systémy uľahčujú komunikáciu a spoluprácu medzi organizáciami.

ERP systém poskytuje informačnú diaľnicu na organizovanie interakcie a spolupráce s inými organizáciami. Firmy čoraz viac otvárajú svoje databázy partnerom, aby im uľahčili obstarávanie a iné činnosti. Aby tento systém fungoval, je potrebný jeden archív, ktorý môžu využívať partneri; Na uľahčenie takýchto výmen je možné použiť systémy ERP.

Väčšina moderných ERP systémov je postavená na modulárnej báze, čo dáva zákazníkovi možnosť vybrať si a implementovať len tie moduly, ktoré skutočne potrebuje. Moduly rôznych ERP systémov sa môžu líšiť názvami aj obsahom. Existuje však určitý súbor funkcií, ktoré možno považovať za typické pre softvérové ​​produkty triedy ERP. Takéto typické funkcie sú:

• · dodržanie konštrukčných a technologických špecifikácií. Takéto špecifikácie definujú zloženie konečného produktu, ako aj materiálne zdroje a operácie potrebné na jeho výrobu (vrátane postupu);
• · riadenie dopytu a tvorba plánov predaja a výroby. Tieto funkcie sú určené na predpovedanie dopytu a plánovanie výroby;
• · plánovanie požiadaviek na materiál. Umožňuje určiť objemy rôznych druhov materiálových zdrojov (suroviny, materiály, komponenty) potrebné na splnenie výrobného plánu, ako aj dodacie lehoty, veľkosti dávok atď.;
• · riadenie zásob a nákupné činnosti>. Umožňuje organizovať správu zmlúv, implementovať centralizovanú schému obstarávania, zabezpečiť účtovníctvo a optimalizáciu skladových zásob atď.;
• · plánovanie výrobných kapacít. Táto funkcia umožňuje sledovať dostupnosť dostupnej kapacity a plánovať jej vyťaženie. Zahŕňa rozsiahle kapacitné plánovanie (na posúdenie realizovateľnosti výrobných plánov) a podrobnejšie plánovanie až po jednotlivé pracovné strediská;
• · finančné funkcie. Táto skupina zahŕňa funkcie finančného účtovníctva, manažérskeho účtovníctva, ako aj operatívneho finančného riadenia;
• · funkcie projektového manažmentu. Zabezpečiť plánovanie projektových úloh a zdrojov potrebných na ich realizáciu.

Štruktúra a hlavné funkcie ERP systémov sú tiež názorne znázornené na obrázku (obr. 1)

Obr.1

Hlavné možnosti ERP systémov môžu byť reprezentované vo forme štyroch blokov: plánovanie, účtovníctvo, analýza, manažment.

Plánovanie. Plánovanie činností podniku na rôznych úrovniach znamená:

• · Vytvorte predajný program.
• · Realizovať plánovanie výroby (prepracovaný a schválený predajný program je základom plánu výroby, integrácia údajov z týchto plánov výrazne uľahčuje proces plánovania výroby a zabezpečuje ich neoddeliteľné prepojenie).
• · Vytvorte hlavný plán výroby (podrobný prevádzkový plán výroby, na základe ktorého sa realizuje plánovanie a riadenie nákupných a výrobných zákaziek). Formulár nákupných plánov.
• · Vykonať predbežné posúdenie uskutočniteľnosti vytvorených plánov na rôznych úrovniach plánovania s cieľom vykonať potrebné úpravy alebo rozhodnúť o získaní dodatočných zdrojov.

účtovníctvo. Ak plány dostanú potvrdenie, získajú stav aktuálnych plánov a začne sa ich realizácia. Predtým simulovaný tok závislých zákaziek sa mení na reálny, čo generuje požiadavky na materiál, pracovné zdroje, kapacitu a peniaze. Uspokojenie týchto potrieb vedie k účtovným úkonom, ktoré zabezpečujú rýchlu evidenciu priamych nákladov súvisiacich s vyrobenými výrobkami (materiál, práca, prevádzkové náklady vo vzťahu k úlohám, technologickým operáciám, projekčným prácam, údržbárskym prácam) a nepriamych nákladov rozdelených medzi centrá finančnej zodpovednosti. Všetky operácie na evidenciu priamych nákladov sa spravidla zadávajú vo fyzickom vyjadrení štandardnej spotreby (materiál - v príslušných merných jednotkách, práca - dočasná atď.). Na vyjadrenie zodpovedajúceho finančného výsledku ponúkajú ERP systémy výkonné nástroje na nastavenie finančnej integrácie, umožňujúce automatický prevod spotrebovaných zdrojov na ich finančný ekvivalent.

Analýza. Vďaka rýchlej reflexii výsledkov výkonnosti majú riadiaci pracovníci možnosť vykonávať porovnávacie charakteristiky plánov a výsledkov v reálnom čase a prítomnosť dodatočných modulov na výpočet kľúčových ukazovateľov a vytváranie matematických modelov výrazne zjednodušuje proces obchodného plánovania.

Kontrola. Prítomnosť spätnej väzby prevádzkových informácií o stave riadiaceho objektu, ako je známe, je základom každého riadiaceho systému. ERP systémy poskytujú tento druh spätnej väzby (spoľahlivej a pohotovej) informácie o stave projektov, výroby, zásob, dostupnosti a cash flow atď., čo vo výsledku umožňuje robiť informované manažérske rozhodnutia.

Môžeme teda hovoriť o širokom spektre funkcií a schopností ERP systémov, ktoré umožňujú moderným spoločnostiam riadiť svoje aktivity efektívne, stabilne a spoľahlivo.

Skratka ERP pochádza z anglického výrazu Plánovanie podnikových zdrojov, čo doslova znamená plánovanie podnikových zdrojov. Teoreticky takýto systém predstavuje celkovú stratégiu podniku, ktorá zohľadňuje tieto oblasti:

• Riadenie finančných zdrojov – daňové výkazníctvo, účtovníctvo, plánovanie rozpočtu;
• Manažment ľudských zdrojov;
• Správa majetku;
• Interakcia s partnermi a zaznamenávanie histórie zákazníckych transakcií.

Z praktického hľadiska, keď hovoríme o podnikových systémoch ERP, majú na mysli softvér na automatizáciu každej z uvedených oblastí, ako aj ďalších procesov činnosti spoločnosti, aby ich dostali do spoločnej prepojenej databázy nevyhnutnej pre chod podniku.

Zjednodušene povedané, ERP systémy sú komplexy činností, ktoré zahŕňajú: modely riadenia informačných tokov v podniku, zariadenia na ich ukladanie a spracovanie, softvér, IT oddelenie a špecialistov technickej podpory, ako aj samotných používateľov.

Vybudovanie systému plánovania podnikových zdrojov IT

Keďže ide o komplexný softvér, ERP systém pozostáva z nasledujúcich prvkov:

• Plošina- hlavné prostredie (jadro), ktoré zabezpečuje chod programových komponentov, ako aj základnú funkcionalitu (referenčné informácie, funkcie) spoločnosti. Toto je základ systému, bez ktorého nie je možné fungovať.
• Nástroje na správu údajov- to zahŕňa úložisko na serveri, programy na spracovanie informácií a ich prenos na prevádzku modulov.
• Zásuvné moduly- programy navzájom nezávislé, ktoré sa pripájajú k platforme a pri svojej práci využívajú hlavné databázy. Práve prítomnosť nezávislých modulov, ktoré je možné odpojiť a pripojiť bez narušenia chodu celého komplexu, odlišuje ERP systémy od iných typov softvérov používaných pri automatizácii podnikových procesov.

Moduly napojené na hlavnú platformu systému plánovania výrobných zdrojov sú rozdelené do troch skupín:

1. Domáce- programy používané v rámci podniku, ku ktorým majú zamestnanci prístup.
2. Vonkajšie- programy, ku ktorým majú prístup klienti a partneri (napríklad osobný účet dropshipper sprostredkovateľa).
3. Konektory- programy na prepojenie s inými softvérovými produktmi, ktoré nie sú súčasťou ERP systému, ale spoločnosť ich využíva pri svojej činnosti. Vykonávajú výmenu údajov.

Kde získať ERP systém pre podnik

Existujú tri spôsoby nákupu softvéru na plánovanie zdrojov:

1. Vytvorenie vlastného produktu. Často sa ukazuje ako iracionálna metóda, pretože nedostatok profesionálneho prístupu môže viesť k situácii, keď sa berie do úvahy iba jeden smer, ktorý neprinesie hmatateľný efekt. Zároveň je takto realizovaný systém väčšinou ťažko nahraditeľný alebo doplnený.
2. Nákup hotovej platformy a jej implementácia do práce podniku. Tu je potrebné urobiť správnu voľbu v súlade s činnosťou vašej spoločnosti. Vysokokvalitné a známe produkty sú pomerne drahé a vyžadujú neustálu podporu vývojára.
3. Profesionálny vývoj ERP systémov individuálne pre spoločnosť. Len 20 % programov vytvorených na domácom trhu je úspešne integrovaných do práce podnikov. To znamená, že riziko spoločnosti, že dostane produkt nízkej kvality za premrštenú cenu, je dosť veľké.

Ako si vybrať a implementovať ERP systém

Univerzálny systém plánovania zdrojov vhodný pre všetky spoločnosti neexistuje. Pre každú výrobu sa vyberie jej najoptimálnejší produkt, ktorý sa následne pri realizácii upravuje.

Typy ERP systémov pre podniky

Klasifikácia systémov plánovania podnikových zdrojov sa vykonáva podľa niekoľkých parametrov, berúc do úvahy, ktoré vám pomôžu pri výbere vhodného produktu. Podľa účelu teda môžu byť sektorové alebo všeobecné. Prvá možnosť je vhodná pre veľmi veľké spoločnosti, ako aj pre podniky, ktoré vyrábajú jedinečný produkt alebo používajú neštandardné obchodné metódy.

Podľa typu organizácie sa rozlišujú systémy nasledujúcich formátov:

• Verejné- veľa používateľov má prístup k všeobecným funkciám programu, ale vaše údaje sú dostupné iba zamestnancom vašej spoločnosti.
• Súkromné- program je izolovaný a možno ho meniť a upravovať tak, aby vyhovoval úlohám spoločnosti.
• Hybrid- kombinácia dvoch druhov.

Podľa typu ukladania informácií:

• Cloud- databázy sú umiestnené na externých serveroch.
• Domáce- údaje sú uložené na vlastnom serveri spoločnosti.

Podľa formátu používateľského rozhrania:

• Stacionárne (stolný počítač)- softvér na pripojenie k databázam je nainštalovaný na PC a môže pracovať autonómne z internetu iba s využitím internej komunikácie.
• Prehliadač (funguje iba online)- prístup do systému je zabezpečený prostredníctvom webovej stránky spoločnosti a osobného účtu zamestnanca, klienta alebo partnera.

Podľa softvérovej architektúry:

• Modulárny- pozostávajú z mnohých komponentov (modulov) určených na riešenie rôznych problémov.
• Monolitický- jednotné komplexné programy.

Podľa triedy licencie:

• Vlastnícky- uzavretý softvér, ktorého používanie vyžaduje licenčný poplatok.
• Open Source- bezplatné programy s otvoreným zdrojom.

Chyby pri výbere systému plánovania zdrojov

Nesprávny výber podnikového manažérskeho systému ERP bude mať za následok nielen dodatočné náklady, ale môže negatívne ovplyvniť aj chod podniku. Aby ste sa vyhli chybám, musíte poznať hlavné:

• Nedostatok správne zvoleného a jasne formulovaného cieľa. Je dôležité pochopiť, že ERP by malo zlepšiť výkonnosť spoločnosti, prijať pozitívne aspekty a kompenzovať negatívne. Preto je pri výbere potrebné presne určiť, aký efekt by sa mal z implementácie dosiahnuť. Ak je vaším cieľom optimalizácia vášho podnikania ako celku, nedosiahnete požadované výsledky. Všetky úlohy musia byť špecifikované v technických špecifikáciách (TOR). Zároveň musí byť systém prispôsobený firme, a nie naopak. Je chybou úplne prebudovať podnikanie, najmä ak je ziskové, v systéme ERP.
• Nesprávny výber metodiky riešenia problémov. Každý ERP systém je vytvorený pre konkrétnu oblasť podnikania. Môže byť prispôsobený pre výrobný sektor alebo výlučne pre obchod.
• Jednostranný pohľad na výber systému. V tíme špecialistov, ktorí tvoria technické špecifikácie, vyberajú a kontrolujú proces implementácie systému, by mali byť zástupcovia rôznych oddelení spoločnosti (IT, obchodné, personálne, výrobné). V opačnom prípade bude konečný produkt vybraný z hľadiska pohodlia len jednej skupiny užívateľov a neprinesie potrebnú efektivitu pre podnik ako celok.
• Nedostatočná kvalifikácia vývojára a špecialistov vykonávajúcich implementáciu. Proces tvorby a integrácie systému plánovania zdrojov je nákladný a mnohé firmy sa v snahe znížiť náklady obracajú na firmy s malými skúsenosťami alebo využívajú bezplatné ERP systémy, čo je dosť riskantné.
• Nízka úroveň kontroly nad procesom integrácie programu do systému.
• Zložitosť rozhrania. Ak je program príliš zložitý na to, aby bol intuitívne pochopený, možno budete musieť zaškoliť personál, aby ho používal. To tiež zvyšuje riziko náhodných chýb pri zadávaní údajov, čo má za následok nesprávne plánovanie a všetky z toho vyplývajúce dôsledky.

Aké funkcie by mal zabezpečovať systém plánovania zdrojov?

Hlavným nástrojom v obchodnom plánovaní, ktorý vám umožňuje robiť rozhodnutia, je dokumentácia výkazníctva. Práve to je základom práce ERP, ktorá by zase mala poskytnúť možnosť analyzovať dáta reportov z rôznych pozícií. Preto by efektívny ERP systém mal mať niekoľko nasledujúcich funkcií:

• Zabezpečenie pohodlného toku dokumentov. Hlavným účelom ERP systémov je zabezpečiť rýchle vyhotovenie dokumentácie (faktúry, faktúry, prehľady, cenníky), ako aj následné operácie s nimi (vyhľadávanie, prístup, preposielanie, editácia).
• Plánovanie. Algoritmus systému, najmä pre výrobu, by mal umožňovať plánovanie platieb, dodávok, skladových operácií, sezónnych zmien a objemov výroby. Pre každú spoločnosť je plánovanie výroby individuálne a viazané na objemovo-kalendárnu stratégiu.
• Transparentnosť informácií. Program by mal zaznamenávať všetky transakcie, strany, objemy a dátumy ich implementácie, vďaka čomu bude práca spoločnosti transparentnejšia pre analýzu.
• Kontrola prístupu pre rôzne úrovne. Keďže systém pokrýva veľmi veľké množstvo informácií o práci spoločnosti, z ktorých väčšina musí zostať uzavretá pre nižších zamestnancov, klientov a partnerov, musí umožniť uzavretie niektorých údajov pre používateľov s rôznym prístupom.
• Jednotná dátová sieť. ERP systém musí poskytovať možnosť sledovania všetkých jednotlivých procesov (napríklad transakcií) na všetkých úrovniach od nákupu surovín a výroby, až po evidenciu tržieb a platenie daní.
• Personálne účtovníctvo. Program by mal zabezpečiť schopnosť kontrolovať počet zamestnancov, plánovať odchody a odpracované hodiny, brať do úvahy úroveň kvalifikácie zamestnancov a vypracovávať plány dovoleniek a pokročilé školenia. Efektívny systém plánovania počíta aj s možnosťou výpočtu miezd a odmien s prihliadnutím na formu odmeňovania.
• Spolupracujte s poskytovateľmi. Funkcionalita systému by vám mala umožňovať uchovávať a spracovávať databázu dodávateľov, odosielať požiadavky na dostupnosť, plánovať tvorbu objednávok, uvoľňovanie pracovného kapitálu a úhradu faktúr, kontrolovať proces dodávky a tiež udržiavať reporting obstarávania.
• Práca s klientmi. Systém by mal umožňovať kompletnú evidenciu údajov pre každého klienta bez ohľadu na to, koľko právnických osôb je zahrnutých v jeho štruktúre. Znamená to nielen možnosť umožniť klientovi prácu cez vlastný účet, ale aj uchovávanie údajov o uskutočnených transakciách, pohľadávkach, plánovanie dodávok, spracovanie faktúr a históriu spolupráce. To vám umožňuje študovať dopyt a úroveň zisku získaného od každého klienta.
• Servis a opravy. Ak hovoríme o výrobe, táto časť programu by mala poskytovať plánovanie technickej kontroly zariadení, harmonogram plánovaných opráv, modernizácie alebo výmeny podnikových zariadení. Pre obchodné podniky by mal systém poskytovať možnosť účtovania servisnej údržby predávaného tovaru a opráv v záruke.

Vlastnosti implementácie ERP

Systém plánovania zdrojov funguje na databázach, ktorých je zvyčajne veľa. Samotné informácie sa môžu nachádzať na rôznych médiách, vrátane papierovej dokumentácie, a preto je ich prenos do elektronického formátu obrovskou prácou. Samotné údaje sú rozdelené do dvoch skupín:

• Dôležité- informácie, ktoré sú základom činnosti podniku. Ide o údaje o riadení práce a výroby, reporting od obchodného oddelenia a personalistov. Musia byť použité v systéme ERP.
• Sú bežné- informácie dôležité pre konkrétnu firmu, ktoré firma bežne nevyužíva, ale sú tiež dôležité. Tieto údaje sa do systému dopĺňajú podľa potreby alebo na požiadanie vedenia spoločnosti.

Ideálny ERP by mal poskytovať možnosť využívať všetky typy údajov, no v praxi sa pre zjednodušenie procesu implementácie najskôr zohľadňujú tie dôležité a až potom sa postupne integrujú tie všeobecné.

Na základe akých údajov a požadovanej funkčnosti systému sa vypracuje technická špecifikácia. Ide o oficiálny dokument (inštrukciu), ktorý demonštruje, aké úlohy a ciele je potrebné dosiahnuť počas procesu implementácie. Na základe technických špecifikácií je zostavený kalendárny plán integračných prác.

Existujú tri stratégie implementácie systému plánovania podnikových zdrojov:

1. Integrácia krok za krokom- najprv sa uvedú do prevádzky hlavné moduly (napríklad finančné účtovníctvo, vedenie účtovníctva a tok dokladov) a po odladení ich práce sa postupne zavádzajú ostatné. Táto metóda si vyžaduje veľa času a nemôže okamžite preukázať výsledky. Často ho využívajú firmy pri vývoji vlastných systémov.
2. Komplexná realizácia- systém sa aplikuje okamžite vo všetkých smeroch a v plnom rozsahu a následne sa práca postupne odlaďuje. Táto metóda vám umožňuje rýchlo integrovať systém plánovania podnikových zdrojov. Používa sa pri nákupe hotového softvéru.
3. Kombinovaná metóda- implementácia ERP systémov prebieha okamžite vo všetkých oblastiach činnosti, ale postupne. Táto stratégia vám umožňuje minimalizovať čas implementácie pri najmenšej strate kvality práce. Najčastejšie túto techniku ​​využívajú súkromné ​​spoločnosti ponúkajúce služby vývoja softvéru na zákazku.

Ako ERP systém funguje a kto ho potrebuje

Vzhľadom na zložitosť a vysoké náklady bude implementácia ERP vhodná len pre veľké spoločnosti, kde je objem účtovných dát veľmi veľký a vyžaduje si systematizáciu. Takéto systémy preukazujú vysokú efektívnosť pri veľkovýrobe v rôznych korporáciách a holdingoch. Ak firma nevyrába široký sortiment alebo vyrába malé série, nepotrebuje taký seriózny systém plánovania zdrojov a len to spomalí proces a povedie k neodôvodneným stratám.

Jedinou výnimkou je podľa špecialistov z poradenských agentúr používanie ERP systémov malými spoločnosťami pôsobiacimi v podmienkach veľmi vysokej konkurencie, kde automatizácia všetkých procesov vytvára ďalšiu výhodu.

Aby ste pochopili, či potrebujete takýto systém, musíte vypočítať ekonomickú efektívnosť jeho implementácie. Dá sa určovať rôznymi parametrami (zníženie zásob, rýchlosť výroby, znižovanie počtu zamestnancov, zvyšovanie produktivity práce) a vo výsledku by malo priniesť ďalší zisk pre samotný podnik alebo aspoň znížiť náklady.

Stručný prehľad populárnych ERP

Hlavnými ERP systémami spoločností sú najčastejšie hotové produkty prispôsobené činnostiam podniku. Môžu byť platené alebo bezplatné. Správnou implementáciou môžete dosiahnuť efektivitu v oboch prípadoch.

Populárne bezplatné produkty:

• ERPNext- minimalistický program pre prácu súkromného podnikateľa (IP). Hlavnou nevýhodou je obmedzený priestor na disku, ktorý je možné navýšiť za príplatok.
• Galaxy ERP- určený pre domáci trh a umožňuje zohľadniť časté zmeny legislatívy.

Platené programy:

• SAP ERP- jeden z najpopulárnejších systémov, ktorý ponúka širokú funkčnosť a užívateľsky prívetivé rozhranie.
• 1C: Podnik- pomerne populárny a cenovo dostupný systém, ktorý ponúka veľké množstvo špecializovaných riešení.
• OpenBravo ERP- program pre priemernú úroveň s pohodlným škálovaním a dostupnou cenou.

Výhody a nevýhody ERP

Väčšina nedostatkov ERP systémov vyplýva z jeho základných kvalít, keďže hlavné problémy, s ktorými sa firmy stretávajú pri implementácii programu, súvisia s chybovaním pri rozhodovaní o potrebe použitia a priamom výbere softvéru.

Nevýhody integrácie systému plánovania zdrojov

Napriek tomu, že účelom ERP systémov je zlepšiť výrobný proces, majú svoje nevýhody. Medzi najnovšie:

• Zložitosť programu a v dôsledku toho vysoké náklady na nákup a implementáciu.
• Zvýšené požiadavky na vybavenie na ukladanie a spracovanie dát vrátane serverov na ukladanie záložných kópií. Musí byť spoľahlivý a rýchly, čo určuje jeho vysoké náklady.
• Potreba dodatočnej ochrany údajov, starostlivé sledovanie bezpečnostného systému a nastavenie prístupovej hierarchie. Uchovávanie informácií v elektronickom formáte a najmä s prístupom cez sieť zvyšuje riziko krádeže alebo zničenia (úmyselného alebo náhodného) dôležitých dokumentov.
• Závislosť na dodávke energie podniku. Ak sa vyskytne problém s elektrickou sieťou v kanceláriách, skladoch alebo predajných priestoroch firmy, prevádzka firmy sa môže úplne zastaviť.

Praktické výhody ERP systému

Implementácia stratégie a softvéru pre účtovníctvo a plánovanie zdrojov je efektívnym spôsobom, ako dosiahnuť zlepšenie výkonnosti spoločnosti, ktorá má tieto výhody:

• Možnosť integrácie do rôznych typov výroby a rýchle prispôsobenie sa širokému spektru podnikových činností. ERP systém je vhodný pre priemyselné komplexy, bankové organizácie, obchodné podniky a sektor služieb.
• Podpora metód plánovania pre rôzne oblasti činnosti spoločnosti.
• Možnosť vybudovania virtuálneho podniku.
• Kvalitné finančné účtovníctvo pre všetky oddelenia.
• Schopnosť riadiť korporácie s veľkým počtom medzinárodných divízií a vzdialených zamestnancov.
• Škálovateľnosť a flexibilita pre implementáciu v podnikoch rôznych veľkostí.
• Schopnosť pracovať s inými programami a aplikáciami používanými v podniku.
• Integrácia dát do jedného systému, vďaka čomu sú dostupné mnohým oddeleniam.

Keď pochopíte vlastnosti ERP systému, čo to je, čo to jednoduchými slovami je a ako si vybrať pre svoj podnik, budete sa môcť vyhnúť tomu, aby ste si omylom kúpili drahý produkt, ktorý nepotrebujete, výberom toho najefektívnejšieho. vedieť ju kompetentne realizovať, dosiahnuť zvýšenú efektivitu a zisk pre firmu.

ERP systém je efektívny spôsob podnikania, ktorý pomáha riadiť pracovný proces ako celok, plánovať činnosť jednotlivých obchodných prvkov podniku a tiež zlepšovať chod všetkých výrobných zariadení.

Naučíš sa:

• Čo je to ERP systém a kedy je potrebný?
• Aké sú výhody a nevýhody ERP systému.
• Aké funkcie plní ERP systém v podniku?
• Ako si vybrať ERP systém.
• Ako správne implementovať ERP systém v podniku.
• Aké školenia musia absolvovať pracovníci, ktorí budú pracovať s ERP systémom?
• Čo určuje náklady na ERP systém?

Čo je to ERP systém a kedy je potrebný?

Aby sme lepšie pochopili význam ERP systému, nestačí len poznať dekódovanie týchto písmen (Enterprise Resources Planning) a preklad tejto definície do ruštiny (plánovanie podnikových zdrojov), je lepšie naštudovať si históriu jeho pôvodu.

Koncom 20. storočia došlo k masívnemu automatizácia obchodných procesov: PC sa rýchlo rozšírili a boli pre ne vyvinuté programy na vedenie finančnej a účtovnej evidencie, správu elektronických dokumentov a kontrolu fungovania strojov a zariadení.

Rozdiel v princípoch podnikania nebol len v prenose informácií do digitálnej podoby, ale aj vo vzniku nových metód analýzy a výmeny údajov, ktoré kombinujú pôvodne rôzne typy informácií. Výsledkom bola možnosť vidieť celú prácu podniku ako celok a analyzovať fungovanie jeho jednotlivých oblastí (práca hlavnej výroby, skladu, účtovníctva). Získané informácie umožnili kompetentnejšie rozložiť využitie výrobných kapacít a robiť správne rozhodnutia.

Práve tento spôsob podnikania sa nazýva ERP a softvér používaný na tieto účely je definovaný ako EPR systém.

Súčasťou ERP systému sú teda všetky programy určené pre účtovníctvo, personálny manažment a pod., pričom do ERP patrí aj CRM (systém riadenia vzťahov so zákazníkmi) a prekladá sa ako „systém riadenia vzťahov so zákazníkmi“.

V súčasnosti sa všetky vyššie uvedené komponenty základného ERP systému často používajú ako samostatné programy. Napríklad v podniku je možné automatizovať iba účtovníctvo, zatiaľ čo všetky ostatné informácie sú uložené v rôznych programoch štandardného balíka MS Office.

Nemá zmysel polemizovať o tom, či CRM a elektronické účtovníctvo sú súčasťou ERP systému, je však jasné, že časom bude miera automatizácie obchodných tokov len rásť spolu s počtom predaných softvérových licencií, ako aj objemom inštalácie služieb a ďalšej údržby.

V situácii, keď podnik nedávno začal svoju činnosť, nie je potrebná hlboká automatizácia pracovných procesov. Dokumenty je možné pripraviť pomocou štandardných počítačových aplikácií a potrebné informácie bude vedieť riaditeľ objasniť od jedného zo zamestnancov. S rozširovaním celého biznisu však narastá počet prevádzok, dokumentácie a zamestnancov, čo so sebou prináša potrebu uchovávať a analyzovať všetky informácie v elektronickej forme.

Ak spoločnosť ako celok nepoužíva ERP systém, potom sú spravidla všetky informácie uložené náhodne, takže je ťažké ich nájsť. Niekedy dochádza k situáciám, kedy je prevádzka ERP systému zavedená len na určitom oddelení.

Aké funkcie plní ERP systém v podniku?

Funkcionalita, v rámci ktorej je možné ERP systém používať, závisí od rozsahu a smeru činnosti konkrétnej spoločnosti, od špecifík jej práce, ale vo všeobecnosti by mala byť zameraná na všeobecné obchodné riadenie. Štandardná funkčnosť je nasledovná:

1. Výroba

• vypracovanie špecifikácií pre vyrobený tovar alebo poskytnuté služby na výpočet objemu potrebného spotrebného materiálu a pracovného času zamestnancov;
• zostavovanie plánov a riadenie práce spoločnosti v rôznych mierkach: od konkrétnych výrobných zariadení až po celé oddelenia.

2. Financie

• vypracovanie plánov využívania finančných zdrojov organizácie a monitorovania výsledkov;
• bežné účtovníctvo, účtovanie daní a iných platieb do rozpočtu a mimorozpočtových fondov, finančné výkazníctvo a controlling;
• pracovať s majetkom spoločnosti, ktoré zahŕňajú hotovosť na bankových účtoch, cenné papiere, dlhodobý majetok (napríklad nehnuteľnosti).

3. Logistika

• riadenie dodávok materiálu a expedície hotových výrobkov: vedenie databázy zmlúv a dodávateľov, zostavovanie plánov a správ o tovare v sklade a pod.;
• príprava údajov o všetkých potrebných spotrebných materiáloch, aby sa splnili predtým vypočítané výrobné normy.

4. Personál

• personálne účtovníctvo a vedenie časových výkazov, príprava rozvrhov zamestnancov, kalkulácie miezd;
• vyhľadávanie a registrácia zamestnancov;
• príprava plánov pracovných síl.

• zostavovanie plánov predaja produktov;
• príprava a realizácia reklamných kampaní a marketingovej komunikácie;
• kalkulovanie cien za vyrábané produkty, vývoj zľavových programov, držanie výpredajov atď.

6. Projekty. Nahlasovanie

• prítomnosť veľkého počtu štandardných formulárov na podávanie správ pre všetky oblasti činností organizácie, ako aj schopnosť vytvárať ďalšie správy;
• skontrolovať a analýza výkonnosti podniky;
• vypracovanie všeobecnej politiky pre prácu organizácie vrátane stanovenia termínov pre každú z pridelených úloh, výpočtu zdrojov potrebných na tieto účely (peniaze, materiál, pracovný personál).

ERP systém v podniku: 4 etapy implementácie

Úplná implementácia ERP systému v organizácii môže trvať od niekoľkých týždňov až po niekoľko rokov (v závislosti od objemu a rozsahu aktivít spoločnosti). Súčasne môžu ERP systém nainštalovať tak vlastní IT špecialisti, ako aj zamestnanci vývojovej spoločnosti.

Implementáciu ERP systému možno rozdeliť do nasledujúcich etáp:

Etapa 1. Primárna organizácia

Fáza, v ktorej sa stanovujú úlohy, stanovujú sa ciele, po ktorej nasleduje technická plán projektu.

Etapa 2. Vývoj projektu

Ďalej sa študuje práca podniku: plány rozvoja, výrobné procesy. Tieto informácie sú základom pre výber štruktúry ERP systému, ako aj pre vykonanie úprav technického plánu (v prípade potreby).

Etapa 3. Realizácia projektu

Postup pri vykonávaní obchodných procesov v podniku bude vychádzať z nainštalovaného ERP systému, preto je v tejto fáze potrebné preniesť údaje z účtovných systémov, ktoré boli predtým používané, do ERP systému a navzájom ich zjednotiť. V situácii, keď sa ukáže, že moduly ERP systému pre daný podnik nestačia, je možné ho v tejto fáze upraviť. Po dokončení inštalácie sú zamestnancom organizácie oznámené základné princípy ERP systému a vykonajú sa skúšobné testy.

Etapa 4. Uvedenie do prevádzky

V záverečnej fáze môžete nájsť a odstrániť problémy, ktoré vznikajú pri prevádzke ERP systému.

Aké metódy sa používajú na implementáciu ERP systému?

Na implementáciu ERP systému je možné použiť nasledujúce metódy:

1. Fázová implementácia, kedy sa ERP systém postupne zavádza do nejakých vzájomne súvisiacich procesov, čo minimalizuje riziká problémov.
2. „Veľký tresk“ - celý systém je nainštalovaný naraz. Tento prístup je možné použiť v malej organizácii s jednoduchými výrobnými procesmi. V tomto prípade je potrebné venovať osobitnú pozornosť fáze testovania, aby sa identifikovali všetky možné chyby v prevádzke ERP systému.
3. Nasadenie je čiastočná inštalácia softvéru s následnou distribúciou do iných podnikových štruktúr. V samostatnej oblasti možno metódu nasadenia aplikovať postupne alebo súčasne, pretože vo všeobecnosti sú riziká neúspešnej implementácie nízke.

Výber metódy implementácie ERP systému pre každý podnik musí byť vykonaný veľmi opatrne, a to analýzou možných nákladov, ako aj s prihliadnutím na skúsenosti iných spoločností.

Kto školí zamestnancov o tom, čo je ERP systém?

Vysvetlenie základov práce s ERP systémom je jednou z najťažších etáp jeho implementácie. Podnikanie pomocou ERP systému môže zmeniť obchodné procesy v podniku, čo so sebou prináša potrebu vykonať Pracovné povinnosti ako aj funkcie spojené s používaním tohto softvérového balíka. Hlavným bodom pre vedenie spoločnosti je teda mentálne pripraviť zamestnancov na prácu s ERP systémom.

Pri implementácii ERP systému môže nastať problém, že bežným zamestnancom chýba chuť naučiť sa s ním pracovať, pretože takáto automatizácia uľahčuje prácu manažmentu. V tejto situácii je riešením presun takýchto zamestnancov na iné pozície. Väčšina zamestnancov má tendenciu myslieť v dlhodobom horizonte a rozumie potrebe školenia na využitie získaných vedomostí vo svojej práci.

Od kvality školenia Efektívnosť používania ERP systému bude závisieť. Zamestnanci musia dobre rozumieť základom jeho práce a mať primeranú motiváciu, pretože ak zamestnanci nerozumejú, na aké účely sa takéto inovácie používajú, výsledky implementácie ERP systému nebudú viditeľné. Zamestnanci teda musia pochopiť, že používanie tohto softvérového balíka môže byť dôležitou pákou na zlepšenie efektívnosti celého podniku.

Školenie zamestnancov v základoch práce s ERP systémom by malo začať včas. Môžete viesť internú reklamnú kampaň, pripraviť dostupné informácie o cieľoch, ktoré sa dosiahnu po začatí používania tohto softvérového balíka. V špeciálne vyvinutom dokumente „Stratégie školenia zamestnancov“ je táto úloha identifikovaná ako prvá. V tomto dokumente sú všetci zamestnanci podniku rozdelení do skupín v závislosti od objemu potrebných vzdelávacích aktivít a tiež sú uvedené všetky ďalšie vzdelávacie kroky.

Spravidla existuje niekoľko skupín, do ktorých je rozdelený všetok personál. Napríklad možno rozlíšiť samostatnú skupinu vedenie spoločnosti a stredných manažérov, ktorí budú priamo riadiť chod podniku a robiť potrebné rozhodnutia. Ďalšou skupinou je tá časť používateľov, ktorí vykonávajú hlavnú funkcionalitu pri práci s ERP systémom bez toho, aby sa ponorili do detailov obchodných procesov, ale majú hlboké znalosti o tom, ako softvérový komplex funguje. A tretia skupina je hlavná časť zamestnancov, ktorí budú do programu zadávať primárne údaje.

Prvé dve skupiny by mali byť vyškolené zamestnancami organizácie, ktorá vyvinula ERP systém, zatiaľ čo prevažná časť personálu z tretej skupiny sa môže základy programu naučiť na diaľku alebo prostredníctvom kolegov, ktorí už získali potrebné znalosti.

Školenie je možné realizovať tak v školiacich strediskách poradenských agentúr, ako aj priamo v podniku. V niektorých prípadoch vývojári systémov ERP vyžadujú, aby zamestnanci druhej skupiny získali príslušný certifikát.

Konzultačné agentúry uzatvárajú zmluvy s významnými dodávateľmi, ako sú SAP, Microsoft, Oracle, Sun, Cisco, čo im dáva právo učiť, ako program používať a vydávať podporné dokumenty po ukončení školenia. Informácie o tom možno nájsť na oficiálnych stránkach takýchto spoločností. Domáci vývojári – Parus a Galaktika – otvorili vlastné školiace centrá.

ERP systém: príklad úspešnej implementácie

Jedným z podnikov zaoberajúcich sa výrobou a predajom chladiacich zariadení je Howe Corporation(USA) – v záujme efektívnejšieho podnikania sme sa rozhodli implementovať ERP systém založený na architektúre orientovanej na služby (SOA) 2. generácie. To umožnilo okamžite získať výsledky a vidieť výhody používania tohto ERP systému, pretože kvalita a ziskovosť všetkých obchodných procesov sa výrazne zvýšila.

Táto organizácia dokázala lepšie analyzovať objem hmotných rezerv a potrebu ich dopĺňania. Po implementácii ERP systému má Howe Corporation všetky potrebné nástroje na plánovanie aktivít v krátkodobom aj dlhodobom horizonte, čo eliminuje potrebu nespoľahlivého plánovania kalendára.

Taktiež všetky možnosti využitia ERP systému ocenila medzinárodná spoločnosť Alfa Laval, ktorá si stanovila za cieľ dosiahnuť zlepšenú výkonnosť výroby zvýšením efektívnosti podnikových procesov. V jednej z pobočiek Alfa Laval v Bulharsku bol použitý ERP systém Epicor iScala, ktorý pomohol vykonať podrobnú analýzu použitia materiálov a výrobných surovín, kontrolovať načasovanie ich nákupu pre realizáciu príslušných objednávok, ktoré ovplyvnilo zníženie úrovne výrobného odpadu. Zároveň, keďže ERP systém plne automatizoval všetky obchodné procesy, umožnilo to znížiť objem prebytočných produktov v skladoch, ako aj minimalizovať prestoje vo výrobe.

Ďalšia spoločnosť - IO Electronics– môže slúžiť aj ako príklad úspešného využitia ERP systému. Ich cieľom bolo úspešne dosiahnuť ciele stanovené na nasledujúce 4 roky.

Ako povedal riaditeľ IO Electronics, s rýchlym rozvojom aktivít a rozvojom ďalších výrobných oblastí sa môže výrazne znížiť ziskovosť podniku, ak dôjde k výpadkom vo výmene informácií medzi vnútornými divíziami. Pri používaní ERP systému sú však všetky informácie dostupné online. Po dokončení úlohy prechádza ERP systém aktualizáciami, čo vám umožňuje sledovať celý výrobný proces a vidieť skutočnú dostupnosť konkrétneho produktu, ako aj vyhnúť sa prebytku zásob v skladoch.

Praktizujúci hovorí

Ako ERP systém umožnil znížiť potrebu pracovného kapitálu o 40 %

Sergej Suchinin,

Keďže naša spoločnosť predtým nemala ERP systém, nebolo možné promptne zaznamenať zmeny v obchodnom procese, čo znamenalo nedostatok materiálu na montáž hotových výrobkov, nekoordinovanú činnosť dielní, zhoršenie kvality finálneho produktu a zvýšenú spotrebu. surovín. Všetky tieto zbytočné náklady by bolo možné znížiť len implementáciou ERP systému.

Hlavnou činnosťou našej organizácie je výroba, preto boli prioritou úlohy automatizácie plánovania a riadenia obchodných procesov. Keďže sme sa rozhodli, že ERP systém nám pomôže pri riešení našich problémov, chceli sme dosiahnuť nasledujúce ciele:

1. Zvýšenie efektívnosti využívania pracovného kapitálu.
2. Znižovanie zásob skladovaných v skladoch.
3. Tvorba výrobného programu s prihliadnutím na existujúce kapacity.
4. Zníženie úrovne rozpracovanosti.
5. Vytvorenie všeobecného zoznamu materiálov používaných pri výrobe.
6. Zlepšenie procesu výpočtu materiálových noriem.
7. Zvýšenie presnosti nákupných plánov, ktoré pomôže znížiť objem nelikvidných zásob v skladoch.

Až po implementácii ERP systému sme na základe analýzy zásob v skladoch dokázali správne naplánovať objem materiálu potrebného na výrobu, čo prinieslo zníženie nákladov na pracovný kapitál o 40 %. Takáto analýza ďalej pomáha nakupovať iba tie materiály, ktoré sú potrebné pre konkrétny obchodný proces. Optimalizovala sa aj organizačná štruktúra spoločnosti, čo prispelo k zníženiu počtu zamestnancov vo výrobe a expedícii o 50 % bez zníženia kvality práce.

Môžeme zhrnúť nasledujúce výsledky implementácie ERP systému v našej spoločnosti:

1. Výrobné zostatky v skladoch sa znížili o 60 miliónov rubľov.
2. Vo všetkých oblastiach činnosti sa kontrola vykonáva na základe výsledkov analýzy meraných ukazovateľov. Príjem zamestnancov závisí od vykonanej alebo nevykonanej práce a sú za ňu samostatne zodpovední.
3. Nákup výrobných surovín a ich ďalšia distribúcia do dielní je plne kontrolovaná.
4. Zostatok nelikvidných materiálov sa znížil o 20 miliónov rubľov.
5. Plán obstarávania sa stal optimálnym, zmeny sa v ňom vykonávajú včas, keď to bude potrebné.
6. Bolo možné plánovať zaťaženie výrobných kapacít a podľa toho aj počet pracovníkov potrebných na to.

Aký ERP systém je žiadaný medzi ruskými spoločnosťami?

Softvérové ​​systémy, ktoré v súčasnosti existujú na trhu IT technológií, môžu vyvíjať domáce aj zahraničné spoločnosti. Okrem toho sa líšia nielen krajinou vývoja, ale aj vstavanou funkčnosťou.

Zahraničné ERP systémy, ako sú programy od SAP, Oracle, PeopleSoft, Sage, Baan, Microsoft Business Solution, môžu byť použité v podnikoch akejkoľvek kategórie a sú príkladmi, ktoré treba nasledovať. Pri práci s takýmito systémami v Rusku však môžu vzniknúť určité ťažkosti:

• nedostatok potrebného počtu špecialistov vyškolených na príslušnej úrovni pre implementáciu a ďalšiu podporu ERP systému;
• neochota domácich organizácií prebudovať zavedené obchodné procesy, pretože zahraničné systémy riadenia sa výrazne líšia od systémov používaných v Rusku;
• vysoké náklady na realizáciu.

Ruskí vývojári sa však snažia rozširovať aj možnosti vlastných softvérových systémov v súlade s potrebami zákazníkov. Takéto ERP systémy úspešne zvládajú zadané úlohy, keď je potrebné automatizovať určité oblasti práce organizácie a nie je potrebné zavádzať softvérový balík do práce celého podniku ako celku. Ako príklad môžeme uviesť softvér spoločností 1C a Galaktika.

11 chýb pri implementácii ERP systému

Na zlepšenie efektívnosti podnikania je inštalácia ERP systému prakticky najdrahšou a najťažšou úlohou. Konečné náklady na implementáciu, ako aj obdobie potrebné na to, budú závisieť od počtu chýb, ktoré sa vyskytnú počas procesu.

Chyba 1. Zlé plánovanie.

Táto skutočnosť môže viesť k nepochopeniu súčasného a budúceho stavu ERP systému a nesprávnej automatizácii podnikových procesov.

Chyba 2. Povrchová analýza organizácií vyvíjajúcich ERP systémy.

Hlavným kritériom sú spravidla nízke náklady, ale niekedy vývojári zámerne podceňujú náklady na služby, aby otestovali proces implementácie na prvom zákazníkovi. Po takejto inštalácii môžu byť zistené vážne nedostatky a poruchy v systéme.

Chyba 3. Nepochopenie potrieb podniku.

Po rozhodnutí, že je ešte potrebné implementovať ERP systém, zákaznícka spoločnosť úplne nerozumie, ktoré softvérové ​​moduly potrebuje nainštalovať. To môžu využiť neseriózni dodávatelia, ktorí do ERP systému zaradia veľa nepotrebných komponentov alebo naopak nainštalovaná funkcionalita bude chýbať.

Chyba 4. Podcenenie nákladov na čas a materiál.

Nesprávne určenie času implementácie a nákladov na inštaláciu ERP systému môže viesť k neprimeraným očakávaniam rýchleho zvýšenia efektívnosti podnikových procesov.

Chyba 5. Nedostatok kvalifikovaných zamestnancov v zákazníckej spoločnosti.

Súčasťou podnikového tímu musia byť zamestnanci, ktorí majú dostatočnú úroveň vedomostí v akejkoľvek oblasti, od manažmentu a účtovníctva až po skladové účtovníctvo, obstarávanie materiálu atď.

Chyba 6. Nedostatok priorít.

Ak si na začiatku nenastavíte správne priority, počas inštalácie ERP systému budete musieť často prepínať medzi rôznymi úlohami, čo môže viesť k oneskoreniu procesu inštalácie, výskytu neočakávaných problémov atď.

Chyba 7. Nedostatočné zaškolenie personálu.

Ak zamestnancom neukážete všetky funkcie systému ERP a spôsob jeho používania, pracovníci organizácie môžu úplne odmietnuť prácu v systéme alebo využívať jeho možnosti len čiastočne.

Chyba 8. Podcenenie presnosti primárnych informácií.

Keďže kľúčovým bodom fungovania ERP systému je analýza informácií, výsledok jeho práce bude do značnej miery závisieť od správnosti počiatočných údajov. Musíte sa vyhnúť preklepom a pozorne skontrolovať poskytnuté informácie.

Chyba 9. Používanie irelevantných aplikácií.

Podniky veľmi často používajú súbežne ERP systém aj predtým nainštalovaný softvér – dochádza k duplicitnému zadávaniu údajov. Tým sa zvyšuje časový rámec pre konečnú implementáciu ERP systému.

Chyba 10. Nedostatok testovacieho obdobia.

Niekedy sa testovanie nainštalovaného softvérového balíka vykonáva iba na niekoľkých používateľoch, čo neumožňuje včasné zviditeľnenie všetkých nedostatkov a aktuálneho zaťaženia ERP systému.

Chyba 11. Chýbajúci plán implementácie údržby a aktualizácie.

Bez toho sa softvérový balík veľmi skoro stane irelevantným. Pre hardvérovú zložku ERP systému je potrebné pravidelne zvyšovať výrobnú kapacitu, nakoľko bude rásť aj objem spracovávaných informácií. Softvérový komponent môže vyžadovať úpravy, ak sa napríklad vykonajú zmeny v legislatíve.

Tieto chyby sú najčastejšie, ale každá spoločnosť môže mať individuálne problémy. Aby ste ich minimalizovali, musíte si v každej fáze veľmi starostlivo pripraviť plán inštalácie ERP systému.

Čo určuje náklady na ERP systém?

Konečná cena ERP systému bude kombináciou nasledujúcich komponentov:

1. Ceny samotného softvérového balíka: hlavná sada modulov a doplnkových komponentov.
2. Náklady na inštalačné služby.
3. Vykonávanie vylepšení a úprav programu na základe potrieb zákazníckej spoločnosti.
4. Ďalší servis a podpora.

Aby ste znížili náklady na implementáciu ERP systému, musíte najprv venovať pozornosť ruským dodávateľom, pretože zahraničné programy majú vyššiu obstarávaciu cenu a vyžadujú výrazné zmeny, aby boli v súlade s domácou legislatívou.

Odborný názor

Implementácia ERP systému stála spoločnosť 2,5 milióna dolárov

Sergej Suchinin,

Vedúci oddelenia automatizovaných riadiacich systémov vedeckého a výrobného komplexu JSC Elara, Chuvashia

Licencia na inštaláciu ERP systému nás stála 470 000 USD a konečná cena implementácie bola 2 500 000 USD. Už v procese používania ERP systému sa však dosiahol pozitívny efekt a náklady boli plne uhradené 1,5 roka po inštalácii tohto softvérového balíka.

Informácie o odborníkoch

Sergej Bratukin, riaditeľ distribučnej praxe, Columbus IT&Russia, Moskva. Sergej Bratukin pracoval v rokoch 1997-2005 ako konzultant v ruskej divízii Columbus IT. Podieľal sa na realizácii rozsiahlych projektov na implementáciu ERP systémov v spoločnostiach ako Torgovaya Ploshchad, MVO, Starik Hottabych, Formula Kino, Avtomir atď. Medzinárodná poradenská spoločnosť Columbus IT poskytuje poradenské služby pri výbere a implementácii a podpora podnikových informačných systémov, ako aj manažérske poradenstvo. Spoločnosť bola založená v roku 1989 v Dánsku a v súčasnosti má zastúpenia v 28 krajinách. Za osem rokov fungovania Columbus IT v Rusku sa klientmi spoločnosti stalo viac ako 200 podnikov vrátane SSM-Tyazhmash, TD Perekrestok, Dixie, L'Etoile, Unimilk, Istok, Toyota. a mnohých ďalších.

Sergej Suchinin, vedúci oddelenia automatizovaných riadiacich systémov JSC vedecko-výrobného komplexu Elara, Chuvashia. JSC "Výskumný a výrobný komplex "Elara"" je popredný ruský výrobca leteckých a navigačných systémov, automatických a diaľkových riadiacich systémov, palubných počítačov a zobrazovacích systémov pre vojenské a civilné letectvo. V rámci dohody o spolupráci s JSC Russian Railways JSC Elara pracuje na príprave výroby zariadení a systémov pre železničnú dopravu v Rusku.

V poslednom čase v Rusku rastie záujem o integrované systémy riadenia podnikových procesov. Je to spôsobené mnohými faktormi, vrátane aktívnej podpory zo strany vlády pri zavádzaní moderných technológií do ruskej ekonomiky. Predovšetkým existuje objektívna potreba automatizovať fungovanie podniku s cieľom optimalizovať procesy riadenia a kontroly. ERP systémy môžu takéto problémy v rámci podniku riešiť.

ERP (Enterprise Resource Planning) je integrovaný systém založený na širokej triede disciplín a oblastí činnosti súvisiacich s technológiami na vytváranie a spracovanie dát pre riadenie interných a externých zdrojov podniku. Jednoducho povedané, ERP je systém riadenia podnikových zdrojov. Tento termín prvýkrát použila poradenská spoločnosť Gartner Group začiatkom 90. rokov. Odvtedy prešiel koncept ERP mnohými fázami vývoja.

Hlavné úlohy riešené systémami ERP sú:

Všeobecné a štruktúrované plánovanie podnikových aktivít;

Finančný manažment spoločnosti;

HR manažment;

Účtovanie materiálnych zdrojov;

Účtovníctvo a riadenie dodávok a predaja;

Operatívne riadenie aktuálnych aktivít a sledovanie plnenia plánov;

Tok dokumentov podniku;

Analýza obchodných výsledkov.

V určitom štádiu vývoja je podnik konfrontovaný s potrebou automatizácie procesov a funkcií spoločnosti, najmä ak hovoríme o veľkej korporácii alebo holdingovej spoločnosti. Potom je potrebný špecializovaný softvér, ktorý dokáže organizovať proces riadenia čo najefektívnejšie. ERP systémy sú založené na princípe vytvorenia jedného úložiska podnikovej informačnej základne nahromadenej v procese podnikania, najmä finančných informácií, údajov súvisiacich s výrobou, personálom atď.

Moderná obchodná prax si spravidla vyžaduje individuálny prístup. Plne to platí pre účtovníctvo a plánovanie. Preto je najúčinnejší softvér prispôsobený priamo komplexným úlohám konkrétneho podniku. Náklady na takýto vývoj sú pomerne vysoké vzhľadom na individuálny prístup a implementačné vlastnosti, ale spravidla ekonomický efekt odôvodňuje náklady.

Proces implementácie ERP systému v podniku je technicky zložitý proces, ktorý trvá dlho. Okrem inštalácie softvéru a školenia personálu treba brať do úvahy aj psychologické faktory zavádzania nového systému do firemnej kultúry, ako aj dôležitosť bezproblémového fungovania každého prepojenia.

ERP koncept.

Historicky sa koncept ERP stal vývojom jednoduchších konceptov MRP (Material Requirement Planning) a MRP II (Manufacturing Resource Planning). Softvérové ​​nástroje používané v ERP systémoch umožňujú plánovanie výroby, modelovanie toku zákaziek a vyhodnocovanie možnosti ich implementácie v službách a oddeleniach podniku s prepojením s predajom.

Funkcie ERP systémov.

ERP systémy sú založené na princípe vytvorenia jedného dátového skladu, ktorý obsahuje všetky podnikové informácie a poskytuje k nim súčasný prístup ľubovoľnému požadovanému počtu zamestnancov podniku s príslušnými právomocami. Zmeny údajov sa vykonávajú prostredníctvom funkcií (funkčnosti) systému. ERP systém pozostáva z nasledujúcich prvkov:

Model riadenia toku informácií (IP) v podniku;

Hardvérová a technická základňa a komunikačné prostriedky;

DBMS, systémový a aplikačný softvér;

Sada softvérových produktov, ktoré automatizujú správu IP;

Predpisy pre používanie a vývoj softvérových produktov;

IT oddelenie a podporné služby;

Vlastne užívatelia softvérových produktov.

Hlavné funkcie ERP systémov:

Dodržiavanie konštrukčných a technologických špecifikácií, ktoré určujú zloženie vyrábaných výrobkov, ako aj materiálové zdroje a operácie potrebné na ich výrobu;

Tvorba plánov predaja a výroby;

Plánovanie požiadaviek na materiály a komponenty, načasovanie a objemy dodávok pre splnenie výrobného plánu;

Riadenie zásob a nákupu: vedenie zmlúv, implementácia centralizovaného obstarávania, zabezpečenie účtovníctva a optimalizácia skladových a dielenských zásob;

Plánovanie výrobných kapacít od veľkoplošného plánovania až po využitie jednotlivých strojov a zariadení;

Operatívne finančné riadenie vrátane zostavenia finančného plánu a sledovania jeho plnenia, finančné a manažérske účtovníctvo;

Projektový manažment vrátane plánovania míľnikov a zdrojov

Rozdiel medzi ERP systémami a elektronické systémy správy dokumentov(EDMS) spočíva v tom, že dokumenty v ERP sú spravidla strojovo čitateľné a nie sú „udržiavané“, ale „zaúčtované“ - po ukončení životného cyklu, to znamená, že sú vytvorené, prediskutované, overené. , dohodnuté , schválené atď. A EDMS podporuje takýto životný cyklus človekom čitateľných dokumentov v podniku.

Výhody.

Použitie ERP systému umožňuje používať jeden integrovaný program namiesto niekoľkých samostatných. Jediný systém môže riadiť spracovanie, logistiky, distribúcia, zásoby, dodávka, zobrazenie faktúry A účtovníctvo.

Systém kontroly prístupu k informáciám implementovaný v systémoch ERP je navrhnutý (v kombinácii s ďalšími opatreniami podnikovej informačnej bezpečnosti) tak, aby čelil obom vonkajším hrozbám (napr. Priemyselná špionáž) a interné (napr. krádežou). Realizované v spojení s CRM-systém a systém kontroly kvality, ERP systémy sú zamerané na maximalizáciu potrieb firiem na nástroje riadenia podniku.

Nedostatky.

Hlavné ťažkosti vo fáze implementácie systémov ERP vznikajú z nasledujúcich dôvodov:

Nedôvera majiteľov firiem k high-tech riešeniam má za následok slabú podporu projektu z ich strany, čo sťažuje realizáciu projektu.

Odpor oddelenia voči poskytovaniu dôverných informácií znižuje účinnosť systému.

Mnohé problémy spojené s fungovaním ERP vznikajú v dôsledku nedostatočných investícií do vzdelávania personálu, ako aj nedostatočných politík pre zadávanie a udržiavanie relevantnosti údajov v ERP.

Obmedzenia.

Malé firmy si nemôžu dovoliť investovať dostatok peňazí do ERP a adekvátne vyškoliť všetkých zamestnancov.

Implementácia je dosť drahá.

Systém môže trpieť problémom „slabého článku“ – efektivitu celého systému môže podkopať jedno oddelenie alebo partner.

Problém s kompatibilitou so staršími systémami.

Existuje mylná predstava, že niekedy je ťažké alebo nemožné prispôsobiť sa ERP tok dokumentov spoločnosť a jej špecifiká obchodné procesy. V skutočnosti každej implementácii ERP systému predchádza fáza opisu podnikových procesov spoločnosti, najčastejšie spojená s nasledujúcou fázou. obchodné reengineering. ERP systém je v podstate virtuálna projekcia spoločnosti.

Štyrikrát nižšia ako v USA. Úloha modernizácie ekonomiky bola stanovená na úrovni štátu a podniky, najmä tie, ktoré využívajú high-tech technológie, musia hľadať vnútorné optimalizačné rezervy.

ERP riešenia sú systémy na riadenie kľúčových obchodných procesov podniku. ERP systém obsahuje moduly: plánovanie činnosti spoločnosti, rozpočtovanie, logistika, účtovníctvo, personálny manažment, riadenie výroby, riadenie zákazníkov. Firemné, manažérske a účtovné výkazníctvo umožňuje vrcholovému manažmentu získať komplexný obraz o podnikových aktivitách, vďaka čomu je ERP systém nevyhnutným nástrojom na automatizáciu prevádzkových činností a podporu aktuálnych a strategických manažérskych rozhodnutí. ERP systém je v podstate komplexné ukladanie a využívanie informácií, schopnosť získavať údaje o oblastiach činnosti organizácie v rámci práce v jednom systéme.

Projekt implementácie ERP systému možno rozdeliť do nasledujúcich etáp: plánovanie projektu, stanovenie cieľov; diagnostika a analýza požiadaviek; výber a zdôvodnenie platformy, hotové riešenie; návrh informačných systémov; dokumentácia a koordinácia konštrukčných riešení; vývoj softvéru; testovanie informačných systémov; nasadenie systému; školenie používateľov; prevádzku a podporu a vyhodnocovanie výsledkov. Projektové riadenie je založené na osvedčených postupoch a metodológiách. V závislosti od želaní, potrieb a rozsahu projektu zákazníka môže implementácia ERP systémov trvať od troch mesiacov do 24 mesiacov.

Náklady na projekt implementácie ERP systémov zahŕňajú náklady na nákup licencií (existuje aj možnosť prenájmu licencií) a náklady na služby nastavenia a implementácie systému alebo odvetvového riešenia. Cena projektu samozrejme závisí od metodiky implementácie, rozsahu poradenských služieb a želaní a potrieb zákazníka. Treba zvážiť aj náklady na IT infraštruktúru, motiváciu tímu a prevádzku systému.

Implementácia ERP systému umožňuje spoločnostiam zvýšiť svoje príjmy lojalitou starých zákazníkov a prilákaním nových; znížiť náklady na správu a prevádzku v priemere o 15 %; znížiť komerčné náklady o 35 %; ušetriť na prevádzkovom kapitále; znížiť implementačný cyklus; znížiť poistnú úroveň skladových zásob; znížiť pohľadávky; zvýšiť obrat finančných prostriedkov v osadách; zvýšiť obrat zásob; zlepšiť recykláciu fixných aktív.

ERP systém je potrebné implementovať v prípadoch, keď je jasne definovaný účel implementácie, je záujem vrcholového manažmentu o prehľadnosť a automatizáciu podnikových procesov v organizácii, firma má zdroje na implementáciu a motiváciu, zákazník má rozhodla platforma a tím realizátorov – vývojárov.

ERP koncept

Historicky sa koncept ERP stal vývojom jednoduchších konceptov MRP (Material Requirement Planning) a MRP II (Manufacturing Resource Planning). Softvérové ​​nástroje používané v ERP systémoch umožňujú plánovanie výroby, modelovanie toku zákaziek a vyhodnocovanie možnosti ich implementácie v službách a oddeleniach podniku s prepojením s predajom.

Jednou z dôležitých otázok je, či systém patrí do triedy ERP alebo ide o účtovný systém. Aby sme na túto otázku odpovedali, nemali by sme zabúdať, že ERP systém (ako už názov napovedá) je v prvom rade systém plánovania zdrojov. Opisuje nielen situáciu „aká bola“ a „aká je“, ale aj „aká bude“, „ako by mala byť“. ERP systémy nielen uchovávajú dáta o dianí v podniku, ale obsahujú aj moduly pre plánovanie a optimalizáciu všetkých typov zdrojov (finančných, materiálových, ľudských, časových atď.) a väčšinu účtovných funkcií implementovaných v systéme. sú zamerané na podporu fungovania týchto modulov.

Na implementáciu plánovacích a optimalizačných funkcií je potrebné mať v systéme spätnú väzbu. Tie. Na základe cieľov manažmentu sa vypracuje plán, následne sa v priebehu práce zaznamenávajú reálne ukazovatele, analyzujú sa a na základe porovnania stanovených cieľov a dosiahnutých výsledkov sa vypracuje nápravné opatrenie. Účtovný systém umožňuje len evidovať výsledky. Na rozdiel od ERP systému neobsahuje funkcie pre automatizáciu plánovania a porovnávanie medzi plánom a skutočnosťou. Inými slovami, pomocou účtovných systémov je možné vykonávať len nejakú analytickú časť riadenia, nie však syntetickú. Toto je základný rozdiel medzi ERP systémom a účtovným systémom.

Funkcie ERP systémov

ERP systémy sú založené na princípe vytvorenia jedného dátového skladu, ktorý obsahuje všetky podnikové informácie a poskytuje k nim súčasný prístup ľubovoľnému požadovanému počtu zamestnancov podniku s príslušnými právomocami. Zmeny údajov sa vykonávajú prostredníctvom funkcií (funkčnosti) systému. Hlavné funkcie ERP systémov:

• udržiavanie konštrukčných a technologických špecifikácií, ktoré určujú zloženie vyrábaných výrobkov, ako aj materiálové zdroje a operácie potrebné na ich výrobu;
• tvorba plánov predaja a výroby;
• plánovanie požiadaviek na materiály a komponenty, načasovanie a objemy dodávok pre splnenie výrobného plánu;
• riadenie zásob a nákupu: vedenie zmlúv, implementácia centralizovaného obstarávania, zabezpečenie účtovníctva a optimalizácia skladových a dielenských zásob;
• plánovanie výrobných kapacít od plánovania vo veľkom meradle až po využitie jednotlivých strojov a zariadení;
• operatívne finančné riadenie vrátane zostavenia finančného plánu a sledovania jeho plnenia, finančné a manažérske účtovníctvo;
• riadenie projektu vrátane fáz plánovania a zdrojov.

Vlastnosti implementácie

Klasické ERP systémy, na rozdiel od takzvaného „krabicového“ softvéru, patria do kategórie „ťažkých“ softvérových produktov, ktoré vyžadujú pomerne veľa nastavovania, aby ste ich mohli začať používať. Výber, akvizícia a implementácia CIS si zvyčajne vyžadujú starostlivé plánovanie v rámci dlhodobého projektu za účasti partnerskej firmy – dodávateľa alebo konzultanta. Keďže CIS sú postavené na modulárnej báze, zákazník si často (aspoň v počiatočnej fáze takýchto projektov) nekupuje celý rad modulov, ale ich obmedzený súbor. Projektový tím pri implementácii zvyčajne strávi niekoľko mesiacov konfiguráciou dodávaných modulov.

Každý ERP systém je spravidla navrhnutý pre špecifický segment trhu. SAP sa teda častejšie používa vo veľkých priemyselných podnikoch, Microsoft Dynamics - v stredne veľkých spoločnostiach rôznych profilov, 1C - v malých spoločnostiach, ako aj v prípadoch obmedzeného rozpočtu.

Náklady na implementáciu ERP sa v závislosti od veľkosti firmy, zložitosti a zvoleného systému môžu pohybovať od 20 tisíc USD až po niekoľko miliónov USD. V tejto sume sú zahrnuté softvérové ​​licencie, ako aj služby implementácie, školenia a podpora vo fáze uvádzania systému do prevádzky.