მენეჯერის თანაშემწის ფუნქციები. სამუშაო აღწერილობების შედგენის მარეგულირებელი და სამართლებრივი ბაზა

როგორი უნდა იყოს პროფესიონალი აღმასრულებელი თანაშემწე?

მენეჯერის თანაშემწის პორტრეტი. როგორი უნდა იყოს.

დირექტორის ასისტენტიარის მენეჯერისთვის შეუცვლელი თანამშრომელი. ის ასრულებს იმდენ ფუნქციას და აქვს ისეთი დიდი უფლებამოსილებები, რომ ფაქტობრივად ხდება მეორე პირი კომპანიაში. მისი სამუშაო პასუხისმგებლობის სრულად ჩამოყალიბება თითქმის შეუძლებელია. პირადი ასისტენტი ცალკე ქვეტიპია ადმინისტრაციული სპეციალობების იერარქიაში. თითოეულ დამსაქმებელს აქვს ასისტენტის საკუთარი იდეალი, მაგრამ არის მუდმივი - ყველას სჭირდება სანდო, თავდადებული და პასუხისმგებელი ასისტენტი, რომელსაც შეუძლია ყველა ორგანიზაციული და საინფორმაციო ამოცანის შესრულება, მენეჯერს დროის დაკარგვისგან გათავისუფლება და ოსტატურად გადაჭრა სტანდარტული და არასტანდარტული. პრობლემები.

სანამ განსხვავებებს გამოვყოფთ, განვსაზღვროთ ადმინისტრაციული თანამდებობების ტიპები. მნიშვნელოვანია იმის გაგება, თუ რა სახის ადმინისტრაციულ პროფესიონალზეა საუბარი და რა ფუნქციები აქვს მას.

ბიზნეს ასისტენტი (BA)(პერსონალური ასისტენტი (PA), პირადი ასისტენტი) – აუცილებელია დიდი კომპანიების მენეჯერისთვის ან მფლობელისთვის. ემორჩილება მხოლოდ თავის ლიდერს.

„იმპერატორთან დაახლოებული“, მარჯვენა ხელი, მესაიდუმლე, „უფროსის მოადგილე“. გეგმავს სამუშაო გეგმას და განრიგს, ბიზნეს კალენდარს, „კავშირს“ გარე სამყაროსთან. შეიძლება იყოს გიდი, მთარგმნელი, ძიძა, სახლის მენეჯერი, ამინდის პროგნოზი, საძიებო სისტემა, ტურისტული აგენტი და შეუძლია დამოუკიდებელი გადაწყვეტილებების მიღება.

მდივნის თანაშემწე- აუცილებელია მენეჯერისთვის, რომელსაც აქვს 50 კაცამდე კომპანიის პერსონალი. წარუდგენს ლიდერს. მდივნის ფუნქციების გაერთიანება მენეჯერის თანაშემწის ნაწილობრივ ფუნქციებთან. შეასრულეთ მენეჯერის მარტივი ინსტრუქციები.

Ოფისის მენეჯერი- აუცილებელია საშუალო ზომის კომპანიებისთვის 30 ან მეტი ადამიანის პერსონალით. ანგარიშს უწევს როგორც დირექტორს, ასევე ტოპ მენეჯერებს. პასუხისმგებელია ოფისის ლოჯისტიკაზე, ინახავს პირველადი დოკუმენტაციას და შეუძლია შეასრულოს მდივნის ფუნქციები (სტუმრების შეხვედრა, ზარები, დოკუმენტების მიწოდება).

მიღების მდივანი– აუცილებელია 50 ან მეტი ადამიანის პერსონალის მქონე კომპანიებისთვის, ვიზიტორთა დიდი რაოდენობით. ანგარიშს უწევს ადმინისტრაციულ დირექტორს, მენეჯერის თანაშემწეს, ოფის მენეჯერს, მმართველ გუნდს. ასრულებს ტექნიკურ დავალებებს: სტუმრებთან შეხვედრა, ჩაი/ყავა, ზარები, ურთიერთობა კურიერებთან/მძღოლებთან.

ადმინისტრაციული თანამდებობების აღწერილობაში, მიუხედავად პასუხისმგებლობების მსგავსებისა, მთავარი განსხვავებაა: მდივნის მთავარი ამოცანაა ინფორმაციის ნაკადის მართვა, ხოლო პერსონალური ასისტენტის მთავარი ამოცანაა მენეჯერის პროდუქტიულობის მართვა.

რა უნდა იცოდეს პერსონალურმა ასისტენტმა?

იმისათვის, რომ საუკეთესოდ შეესაბამებოდეს ლიდერობის მაღალ დონეს, PA-ებს უნდა ჰქონდეთ გარკვეული უნარები, თვისებები და შესაძლებლობები, ხასიათის ტიპი და, ალბათ, რაც მთავარია, განსაკუთრებული პიროვნების ტიპი. მაშ, რა უნდა შეეძლოს „ერთ კაციან ჯგუფს“, ამ „უნივერსალურ ჯარისკაცს“ და „მრავალფუნქციურ გაჯეტს“?

Პროფესიული უნარები:

• ჩანაწერების მართვა;
• დროის მენეჯმენტი;
• სამუშაო ღონისძიებების ორგანიზება;
• მოადგილედ მუშაობა (მეორე პირის ფუნქციები);
• ფინანსური ცოდნა;
• სამდივნოს მართვა;
• საქმიანი კონტაქტების შენარჩუნება;
• მოგზაურობის მხარდაჭერა;
• მუშაობა თარჯიმნად;
• მენეჯერის პირადი საქმეების მართვა (პერსონალური მხარდაჭერა)

მოდით უფრო ახლოს მივხედოთ მათ.

ჩანაწერების მართვა:

• დოკუმენტებთან მუშაობა არის კომპეტენტური მომზადება ყველა თვალსაზრისით საქმიანი წერილების, ფურცლების, განცხადებების, კონტრაქტების, ბრძანებების, სხვადასხვა მოხსენებების და ა.შ.
• საჭიროების შემთხვევაში, უფროსის მიერ შედგენილი წერილებისა და ნაშრომების რედაქტირება, ბრძანებების გაცემა, პრეზენტაციების მომზადება და დოკუმენტების პროექტები;
• ფოსტით მუშაობა: უფროსის ფოსტის დახარისხება მნიშვნელობისა და გადაუდებლობის მიხედვით, იმის ცოდნა, თუ სად უნდა გადააგზავნოთ წერილები, ვინ რა უნდა უპასუხოს, ვისგან მოითხოვოს მოხდენილად და ვისგან მკაცრად მოითხოვოს.

Დროის მენეჯმენტი:

• გრაფიკის შედგენა და დაგეგმვა, ამოცანების პრიორიტეტიზაცია, განრიგის თვალყურის დევნება;
• ამოცანების ჩაწერა და მენეჯერის შეხსენება მათ შესახებ, ვადების, შეხვედრების, მოგზაურობის და სხვა საქმიანი ღონისძიებების შესახებ ინფორმირება;
• მენეჯერის სამუშაო დღის ოპტიმალური ორგანიზება;
• საკუთარი სამუშაო დროის დაგეგმვა.

სამუშაო ღონისძიებების ორგანიზება:

• შეხვედრების, მოლაპარაკებების, კონფერენციების, პრეზენტაციების მომზადება, რომლებიც საჭიროებენ მენეჯერის მონაწილეობას;
• ოქმის შენახვა, ღონისძიების მონაწილეთათვის შეტყობინებისა და მოწვევის წერილების გაგზავნა, შეხვედრების შედეგების შესახებ ინფორმაციის მიწოდება;
• მივლინების ორგანიზება.

მოადგილედ მუშაობა (მეორე პირის ფუნქციები):

• აქვს სრულყოფილი ცოდნა არა მხოლოდ საბაზისო პროფესიული ცოდნისა და უნარების შესახებ, არამედ აქვს გარკვეული ცოდნა სხვადასხვა სფეროში;
• მართვის უნარი: თანამშრომლების (მათ შორის კომპანიის უმაღლესი თანამდებობის პირების) ორგანიზება, დეპარტამენტის ხელმძღვანელებზე ზემოქმედება და დავალებების შესრულების მონიტორინგი;
• ინდივიდუალური ბიზნეს პროექტების ზედამხედველობა;
• დამოუკიდებლად გადაჭრის ზოგიერთი საქმიანი საკითხი (მაგალითად, გარკვეული შეხვედრების გამართვის შესახებ);
• იყოს მენეჯერის წარმომადგენელი ბიზნეს ღონისძიებებზე, გამოხატოს თავისი პოზიცია და უპასუხოს კითხვებს;
• იმოქმედოს უფროსის სახელით, შეძლოს მოლაპარაკება და გარიგება სწორად;
• იმოქმედეთ გადამწყვეტად, არ შეგეშინდეთ პასუხისმგებლობის აღება.

სამდივნოს მენეჯმენტი:

• მძღოლებისა და კურიერებისთვის ამოცანების დადგენა, ღონისძიებებისთვის შესყიდვების განხორციელება, ოფისის მენეჯერის ფუნქციების გაერთიანება;
• მომწოდებლებთან ხელშეკრულებების გაფორმება, აუცილებელ უფლებამოსილ ორგანოებთან დაკავშირება სამუშაო პროცესის ტექნიკური მხარდაჭერის საკითხების ოპერატიულად მოსაგვარებლად;
• სასიცოცხლო მხარდაჭერა მენეჯერის ოფისისა და მისაღებისთვის.

საქმიანი კონტაქტების შენარჩუნება:

• შეძლოს ინფორმაციის ნაკადების მართვა (იცოდე ვის და როდის შეიძლება დაუკავშირდეს/გადასცეს უფროსს, ვინ შეიძლება გადავიდეს სხვა პასუხისმგებელ ადამიანზე და თითქმის ყოველთვის დამოუკიდებლად მიიღოს ეს გადაწყვეტილებები);
• გაეცანით კომპანიის ყველა მოვლენას;
• დაიცავით მენეჯერი არასაჭირო კონტაქტებისგან, უფროსის და კომპანიის იმიჯის დაზიანების გარეშე;
• ნებისმიერი საკითხის მოგვარება უმოკლეს დროში - და ყოველთვის დადებითი შედეგით;
• მიულოცეთ კომპანიის კლიენტებს და შეინარჩუნეთ მათთან კონტაქტი.

მოგზაურობის მხარდაჭერა:

• აღმასრულებელთათვის ბიზნესისა და მოგზაურობის ორგანიზება (ვიზები, რკინიგზის და ავიაბილეთების დაჯავშნა, ტრანსფერი, სასტუმროები);
• ფრენების და ჩარტერების ყველაზე რთული ლოგისტიკის ორგანიზება ორივე მიმართულებით;
• ავიაკომპანიის აღმასრულებლებთან პირადი გაცნობა;
• მოგზაურობის მოწყობა: ბილეთების შეძენიდან, ტრანსფერის შეკვეთიდან, ვახშმიდან საჩუქრების არჩევამდე. თითოეულ მოგზაურობას ახლავს კონკრეტული პროგრამა, წერს მოგზაურობის „სკრიპტს“ - შეხვედრებიდან და ღონისძიებებიდან რესტორანში ვახშმის ზუსტ დრომდე კონკრეტული მენიუს მიხედვით;
• სხვა ქვეყნებში კონტრაქტორებისა და სერვისების კონტროლი;
• ძვირადღირებული მანქანების, იახტების, საქმიანი თვითმფრინავების დაქირავებაზე ფასების ფრთხილად მონიტორინგი, ფასდაკლებების მოლაპარაკების შესაძლებლობა.

იმუშავე თარჯიმნად:

• თარგმნა საქმიან შეხვედრებზე;
• დოკუმენტების წერილობითი თარგმანი;
• საქმიანი მიმოწერის წარმართვა უცხო ენაზე.

მენეჯერის პირადი საქმეების მართვა (პერსონალური მხარდაჭერა). პირად ასისტენტს "პირადს" უწოდებენ მიზეზის გამო: მისი ფუნქციონირება მოიცავს არა მხოლოდ სამუშაო ამოცანების გადაჭრას, არამედ მენეჯერისთვის პირადი დავალებების გადაჭრას.

• თქვენ უნდა იაროთ სხვადასხვა ფუფუნების მომსახურების ზონაში - რესტორნებიდან საჩუქრებამდე;
• თუ მენეჯერს ჰყავს შვილები, თვალყური ადევნეთ ძიძების/მასწავლებლების/პედაგოგების მუშაობას, აკონტროლეთ კლუბებში/სექციებზე/კლასებზე დასწრება;
• დასვენების ორგანიზება - ქვეყნებისა და ადგილების რეკომენდაციებიდან საკვებისა და გადაადგილების ყოველდღიურ კონტროლამდე (თვითმფრინავებით, საქმიანი თვითმფრინავებით, იახტებით, გემებით მოგზაურობის ორგანიზების ჩათვლით);
• აგარაკის სახლების მოვლა-პატრონობის ორგანიზება, მომსახურე პერსონალთან ურთიერთქმედება;
• სამედიცინო ღონისძიებების ორგანიზება (პროფილაქტიკური გამოკვლევების რეგისტრაცია, ოპერაციების ორგანიზება, კვლევა, მკურნალობა, დანიშნული მედიკამენტების დროული მიღების მონიტორინგი);
• ძვირადღირებული ბრენდების და ტანსაცმლის/ფეხსაცმლის/აქსესუარების ბრენდების შესანიშნავი ცოდნა - მაღალი მოდა, მზა ტანსაცმელი, ცნობილ მოდის დიზაინერებთან და უცხოურ მოდის სახლებთან ურთიერთობა, პირადი გაზომვებით მუშაობა;
• საუკეთესო რუსი მოქანდაკეების, მხატვრების, ანტიკვარული დილერების ცოდნა, რადგან ხშირად გიწევთ მათი ნამუშევრების საჩუქრად ყიდვა;
• უფროსის სპორტული ჰობიების ორგანიზება: პირადი გაზომვების მიხედვით შეკვეთით დამზადებული აღჭურვილობა, აქსესუარების უახლესი კოლექციების შეძენა;
• მონიტორინგი ახალი რესტორნების, გოლფის მოედნების, სპორტული მანქანების რბოლების, იპოდრომის განრიგებისა და ძირითადი საეტაპო ღონისძიებების გახსნას;
• ბოსის ნათესავების, მისი მშობლების, მეგობრების, პარტნიორების და ა.შ. მსგავსი მხარდაჭერის ორგანიზება.

რა თვისებები აქვთ საუკეთესო აღმასრულებელ თანაშემწეებს?

აბსოლუტური ერთგულება– 22%. ლიდერებისთვის ყველაზე მნიშვნელოვანი თვისება იყო ერთგულება. ერთგულება, იდეისთვის მუშაობა და არა ფულისთვის, პირველი პირის აზრების წაკითხვის უნარი, ტელეფონით ბოსის ცუდი განწყობის განსაზღვრა, შენს მიმართ მიმართულ უკმაყოფილებას ყურადღება არ მიაქციოს, როცა დაგროვილი გაღიზიანება იღვრება ქვეშევრდომების უპასუხისმგებლობის გამო. , პარტნიორების უსინდისობა, პრობლემები ნათესავებთან, შეუფერებელი ამინდი და ა.შ.

ერთგული თანაშემწის გამორჩეული თვისებაა დახმარების გულწრფელი და მუდმივი სურვილი, მაშინაც კი, თუ მოცემული პრობლემის გადაწყვეტა კონტრაქტში არ არის მითითებული.

ამიტომ, მენეჯერები, რომლებიც მოძრაობენ ჰორიზონტალურად ან ვერტიკალურად კარიერულ გზაზე, ხშირად თან იღებენ პერსონალურ ასისტენტს, რომელთანაც განსაკუთრებული სამუშაო ურთიერთობა აქვთ.

Შესრულება- 20%. პასუხისმგებლობა, პუნქტუალურობა. აქ მთავარია დავალების ზუსტი შესრულება ინიციატივის, ინიციატივისა და პირადი აზრის გარეშე. სირთულე: არის მხოლოდ ერთი მცდელობა ამოცანის მოსმენისა და გაგების და მინიმალური დრო მის გასაგებად; ორჯერ არავინ გაიმეორებს.

დაზვერვა- 19%. ეს არის პროაქტიული პოზიცია და პულსზე თითის დაჭერის უნარი, პარტნიორებთან საუბრის შენარჩუნება ქვეყანაში და მსოფლიოში მიმდინარე პოლიტიკურ და ეკონომიკურ ვითარებაზე, იმის გაგების უნარი, თუ როგორ მუშაობს ესა თუ ის ტექნიკური ინოვაცია, უნარი. მრავალდავალება, მარაგი, სწრაფი რეაქცია ატიპიურ სიტუაციებში, გამომგონებლობა, ინტელექტი, ანალიტიკური გონება.

ინფორმაციის შენახვის უნარი- 13%. პირადი ასისტენტის მიმართ ნდობის ხარისხი, როგორც წესი, ძალიან მაღალია: მას ენდობა გადახდის ბარათები და PIN კოდები, სხვადასხვა კონფიდენციალური ინფორმაცია, თანაშემწეები მონაწილეობენ მენეჯერის პირად ცხოვრებაში პრობლემების გადაჭრაში. ნდობის გასაღები არის დაქვემდებარების შენარჩუნება, მოსმენის უნარი და კონფიდენციალურობის შენარჩუნება.

კონტაქტები- თერთმეტი %. კავშირები, სწორი ადამიანების/ორგანიზაციების მონაცემთა ბაზა. მნიშვნელოვანია პირადი ნაცნობობა რესტორნების, იახტების ცენტრებისა და ავიახაზების, სასტუმროების, ფონდების, VIP კლუბების მენეჯერებთან - ეს შესაძლებელს ხდის უფროსების პრობლემების სწრაფად და ეფექტურად გადაჭრას.

კომუნიკაციის უნარი- 8%. მობილურობა, ეფექტურობა, ადაპტირება, სტატუსით სრულიად განსხვავებულ ადამიანებთან საერთო ენის პოვნის შესაძლებლობა. პირადი ასისტენტი სამართლიანად ითვლება კომუნიკაციის გენიოსად. მას შეუძლია მოიპოვოს თითქმის ნებისმიერი ადამიანის კეთილგანწყობა, მის ადგილას უხეში ადამიანი დააყენოს, მოაგვაროს ნებისმიერი კონფლიქტი და ამავე დროს დარჩეს მომხიბვლელ და პატივცემულ ადამიანად.

სამუშაო ჰოლიზმი- 5%. არარეგულარულ საათებში აქტიური მუშაობის უნარი.

ინიციატივა– 2%. ინიციატივა არის სტაბილური პიროვნული თვისება, რომელსაც აქვს რაღაცის განხორციელების ან გარდაქმნის შეგნებული და განსაზღვრული სურვილი. მენეჯერებმა აღნიშნეს, რომ ასისტენტის ინიციატივა ხელს უშლის მენეჯმენტის პროცესს და დისკომფორტს უქმნის უფროსს, რადგან თუ თანაშემწეს შეუძლია მოაწყოს თავისი უფროსი, დაიცვას თავისი პოზიცია მასთან ურთიერთობაში, იყოს დამაჯერებელი და კონსტრუქციული, მაშინ გაუგებარია ვინ არის უფროსი.

ასისტენტის ამოცანაა არა იდეებით წარმატებული ბიზნეს ერთეული გახდეს, არამედ სურვილი, დაეხმაროს მენეჯერს ბრძანებების ზუსტი შესრულებით და მისი ინიციატივების განხორციელებით.

გარეგნობა.მენეჯერების უმეტესობისთვის გარეგნობა არ არის მნიშვნელოვანი - პირიქით: ისინი ცდილობენ თავი აარიდონ კაშკაშა, "დეკორატიულ" თანაშემწეებს, რომლებიც პატივცემულ კლიენტებთან სერიოზულ ბიზნესში კომიკურად გამოიყურებიან. „პრეზენტაბელური“ გარეგნობის ხსენებები გვხვდება ათიდან ერთ რეკლამაში. ყველაზე ხშირად, ასეთი ვაკანსიები მოდის მცირე კომპანიებისგან. დიდ კომპანიებში მფლობელების პირადი თანაშემწეების ვაკანსიებზე არ არის ნახსენები გარეგნობა.

ასისტენტის პორტრეტი, მენეჯერების აზრით, არის თავდადებული, გონივრული შემსრულებელი, ზომიერად კომუნიკაბელური, არა მოლაპარაკე და ეფექტური.

რა პიროვნული თვისებები უნდა ჰქონდეს ასისტენტს:

• მორჩილების უნარი, განწყობის შეგრძნება;

ისინი ყვებიან ამბავს, რომ ძველ დროში, სანამ თანამშრომელს დასვენების დღეს მისცემდა, ერთმა უფროსმა უთხრა, რომ ფანჯრების ქვეშ შვიდი ვარდის ბუჩქი დარგე, იატაკი დაიბანე, საწოლები დაასველე, ყავა შვიდი კვირის განმავლობაში დაფქვა და მრავალი სხვა. ვინ იცის, იქნებ იტყუებიან. დიდი ხნის წინ არის.

”კომპეტენცია არის ზემდგომების პირადი გემოვნების აღმოჩენა და დაკმაყოფილების უნარი” (ლორენს პიტერი).

მაგრამ რაც შეეხება ვარდების ბუჩქებს, ხალხი მაინც იყოფა ორ კატეგორიად: პირველი მორჩილად მიდის ბაღში, მეორე კი ცდილობს გაარკვიოს, რას გულისხმობდა ბოსი სინამდვილეში.

უფროსის მითითებების ინტერპრეტაცია ხელოვნებაა, მაგრამ მისი სწავლა შესაძლებელია და უნდა. წარმოების ნებისმიერ ამოცანას შეგნებულად უნდა მივუდგეთ. და ეს ასევე ეხება უფროსის წმინდა მითითებებს: საუკეთესო წარმატებას ზოგჯერ აღწევს ისინი, ვინც კითხულობს სტრიქონებს შორის და სწორად ინტერპრეტაციას უკეთებს ზემდგომების მითითებებს.

სასარგებლოა კითხვაზე "რატომ?" ყველაფრის წინ "როგორ?", "როდის?" და „რა დამემართება ამისთვის?“, მაგრამ არ არის აუცილებელი (და ზოგჯერ საზიანოც კი) ეს პირველი შეკითხვა უშუალოდ უფროსს დაუსვა. იდეალურ შემთხვევაში, მიზანია ისწავლოთ პროაქტიულად მუშაობა, თავიდან აიცილოთ აშკარად არასაჭირო ამოცანები, მაგრამ ამავე დროს არ დააზიანოთ საკუთარი თავი და თქვენი ბიზნესი.

მე თვითონ გავარკვევ

ერთ დღეს გამოვედი ტანიასთან სასადილოდ. ჩვენ ერთად ვსწავლობდით, შემდეგ მე მივუბრუნდი ჟურნალისტიკის გზას და მან თავდაჯერებულად გაიარა ცხოვრება, როგორც დიდი ტურისტული სააგენტოს გენერალური დირექტორის თანაშემწე. ცხელი საჭმელი ჯერ არ იყო მოტანილი და მობილური უკვე დაჟინებით იძახდა ჩანთიდან.

ტანიამ ელვის სისწრაფით გახსნა დღიური და რაღაცის ჩაწერა დაიწყო, დროდადრო იმეორებდა: "დიახ. კარგი. ყველაფერს გავაკეთებ... დიახ! აუცილებლად! აუცილებლად!" ორი გვერდის დაწერის შემდეგ მან დაასრულა საუბარი და კიდევ ერთი წუთი სთხოვა ჩანაწერების მოსაწესრიგებლად.

მან ყურადღებით წაიკითხა ის დაახლოებით 10 წამის განმავლობაში, შემდეგ გადაკვეთა ქულების კარგი მესამედი და დანარჩენის ნახევარი პლიუსით მონიშნა. მე გამიკვირდა, მაგრამ ტანიამ სწრაფად მოხსნა მე.

როდესაც ჰკითხეს, როგორ გახდე მენეჯერის ასისტენტი, მან უპასუხა, რომ ხელმძღვანელობს მარტივი პრინციპით: სანამ დავალებას დაიწყებ, უნდა ჰკითხო საკუთარ თავს, რატომ არის ეს საჭირო. მასზე პასუხი ავტომატურად გადასცემს უამრავ ინსტრუქციას არასავალდებულო ინსტრუქციების სიაში.

ვთქვათ, თუ ბოსი სთხოვს ფასის ანალიზის გაკეთებას რეგიონის რამდენიმე კომპანიას შორის, მაშინ ის სავარაუდოდ აპირებს შენობის განახლებას, მაგრამ ჯერ არ არის მზად, უთხრას მას ამის შესახებ. არ არის მზად - და არ გჭირდებათ ეს, მან თავად გამოიცანით.

მას ასევე ჰყავს მეგობარი სამშენებლო სააგენტოში, რომელიც იპოვის საუკეთესო ოფისს საუკეთესო ფასად, რაც იმას ნიშნავს, რომ ანალიზი არ არის საჭირო (მთავარია თქვენი წინადადება სწორად ჩამოაყალიბოთ). შედეგი არის მინუს რამდენიმე საათის შრომატევადი მუშაობა.

როგორ გავხდეთ მენეჯერის ასისტენტი: ფსიქოლოგიური პორტრეტი

აღმასრულებელი პირის პირადი თანაშემწე არის პროფესია, რომელიც ამჟამად საკმაოდ მოთხოვნადია. ეს, უპირველეს ყოვლისა, საბაზრო ეკონომიკის განვითარებით არის განპირობებული, რადგან სასტიკი კონკურენციის პირობებში ნებისმიერი კომპანიის ფინანსური მდგომარეობა დამოკიდებულია მენეჯმენტის სწორ და დროულ გადაწყვეტილებებზე.

დირექტორის წარმატება დიდწილად დამოკიდებულია რწმუნებულის უნარებზე, ბიზნესის მართვის უნარზე და პიროვნულ თვისებებზე. მენეჯერის თანაშემწე, რომლის პასუხისმგებლობები ძალიან განსხვავდება ბანალური საოფისე საკითხებიდან ოპერატიულ გადაწყვეტილებებამდე, გახდება შეუცვლელი თანამშრომელი, უფროსის „მარჯვენა ხელი“ და რაც მთავარია, დაკისრებული დავალებების დროულად შესრულების გარანტი.

„მარჯვენა ხელის“ არჩევისას კომპანიის დირექტორი ხშირად ყურადღებას აქცევს არა განათლებას, არამედ პიროვნულ ადამიანურ თვისებებს. დიდი ალბათობით, უპირატესობა მიენიჭება ნაკლებად დიდი გამოცდილების მქონე, მაგრამ მსგავსი მოსაზრებების მქონე ადამიანს, ვიდრე შესანიშნავი რეკომენდაციების მქონე, მაგრამ განსხვავებული ცხოვრებისეული რწმენის მქონე სპეციალისტს.

მენეჯერის თანაშემწეს, რომლის პასუხისმგებლობის ჩამოყალიბება თითქმის შეუძლებელია, უნდა ჰქონდეს უნარი წაიკითხოს აზრები და განსაზღვროს უფროსის განწყობა ერთი შეხედვით. შეასრულეთ ყველა დავალება, განურჩევლად სპეციფიკისა - ეს შეიძლება იყოს პირადი ხასიათის დავალებები. თუ სენტიმენტალური ადამიანი ხართ და ყველაფერს პირადად იღებთ, მაშინ ეს არ არის თქვენთვის სამუშაო.

მენეჯერის თანაშემწემ ყურადღება არ უნდა მიაქციოს უფროსის უკმაყოფილებას და ავარიას. თანაშემწე უნდა იყოს თავდადებული და ერთგული უფროსების მიმართ. მის საქმიანობას, გარდა ფულადი ანაზღაურებისა, მოტივირებულია ერთი მიზანი - მთლიანობაში კომპანიის კეთილდღეობისა და კონკურენტუნარიანობის გაზრდა.

მენეჯერის თანაშემწე, რომლის მოვალეობებში შედის მოლაპარაკება და ხელშეკრულებების გაფორმება კომპანიის აღმასრულებელი დირექტორის არყოფნის შემთხვევაში, გარკვეულწილად კომპანიის სახეა. სწორედ ამით მსჯელობენ კონკურენტები საქმის მდგომარეობაზე და კლიენტები და პარტნიორები იღებენ გადაწყვეტილებებს თანამშრომლობის შესახებ.

ვიდეო მასალა სტატიის თემაზე

რაც თითოეულ ლიდერს უნდა შეეძლოს:

პირადი ასისტენტის მოვალეობები:

როგორ მიდის ინტერვიუ:

მენეჯერის თანაშემწის სამუშაოს აღწერა იქმნება შრომითი ურთიერთობების გასაუმჯობესებლად. დოკუმენტი ასახავს თანამშრომლის ფუნქციურ მოვალეობებს, პასუხისმგებლობებს და უფლებებს.

სხვადასხვა ორგანიზაციაში „მენეჯერის თანაშემწის“ თანამდებობას სხვაგვარად შეიძლება ეწოდოს: დირექტორის პირადი თანაშემწე, მენეჯერის თანაშემწე, მდივანი.

მენეჯერის თანაშემწის ტიპიური სამუშაო აღწერილობის ნიმუში

ᲛᲔ. ზოგადი დებულებები

1. ორგანიზაციის ხელმძღვანელის ბრძანებით თანამდებობაზე ინიშნება და თანამდებობიდან ათავისუფლებს მენეჯერის თანაშემწე.

2. მენეჯერის თანაშემწე უშუალოდ ექვემდებარება კომპანიის ხელმძღვანელს.

3. მენეჯერის თანაშემწის არყოფნისას მისი უფლებები და ფუნქციონალური მოვალეობები გადაეცემა სხვა თანამდებობის პირს, როგორც ეს გათვალისწინებულია ორგანიზაციისთვის ბრძანებაში.

4. მენეჯერის თანაშემწის თანამდებობაზე ინიშნება უმაღლესი განათლების მქონე პირი, რომელსაც აქვს მსგავს სამუშაოზე არანაკლებ ერთი წლის გამოცდილება.

5. მენეჯერის თანაშემწე თავის საქმიანობაში ხელმძღვანელობს:

• რუსეთის ფედერაციის კანონმდებლობა;
• კომპანიის შრომის შინაგანაწესი, წესდება და სხვა დებულებები;
• ბრძანებები და ინსტრუქციები მენეჯმენტისგან;
• ამ სამუშაოს აღწერას.

6. მენეჯერის თანაშემწემ უნდა იცოდეს:

• ორგანიზაციაში დოკუმენტების გატარების დადგენილი პროცედურა;
• საქმიანი კომუნიკაციის წესები და ეტიკეტი;
• საანგარიშგებო დოკუმენტაციის შენახვის პროცედურა;
• საოფისე ტექნიკისა და საკომუნიკაციო აღჭურვილობის გამოყენების წესები;
• ტექსტურ რედაქტორში მუშაობის საფუძვლები, ცხრილები;
• საოფისე მუშაობის საფუძვლები;
• კომპანიის ორგანიზაციული სტრუქტურა;
• ხელშეკრულებების დადებისა და შესრულების პროცედურა.

II. მენეჯერის თანაშემწის სამუშაო მოვალეობები

მენეჯერის თანაშემწეს ენიჭება შემდეგი ფუნქციონალური პასუხისმგებლობა:

1. მენეჯერის სამუშაო დღის დაგეგმვა: შეხვედრების, ვიზიტების, ზარების, მიღებებისა და სხვა მოქმედებების განრიგის შემუშავება და კოორდინაცია.

2. მენეჯერის პირადი თანხლება შეხვედრებზე, მიღებებზე და მოგზაურობებზე.

3. მენეჯერის მუშაობის ტექნიკური მხარდაჭერა: ბილეთების შეკვეთა, ტრანსპორტი; მოლაპარაკებებისა და შეხვედრების ორგანიზება.

4. შეხვედრების, სხდომების, მოლაპარაკებების მიმდინარეობისა და შედეგების აღრიცხვის ოქმებისა და სხვა დოკუმენტების წარმოება.

5. ორგანიზაციის სტრუქტურული ქვედანაყოფების თანამშრომელთა ინსტრუქციების, მენეჯმენტის ბრძანებების გაცნობა და მათი შესრულების მონიტორინგი.

6. ინფორმაციის შეგროვება, ანალიტიკური, საინფორმაციო, საცნობარო და სხვა ანგარიშების მომზადება და ხელმძღვანელობისათვის მიწოდება.

7. საოფისე სამუშაოების ჩატარება, მენეჯერისთვის გაგზავნილი კორესპონდენციის მიღება.

8. ვიზიტორთა რეგისტრაცია მენეჯერთან პირად პაემანზე, მათი მიღების ორგანიზება.

9. მენეჯერის მიერ დოკუმენტაციისა და განცხადების ხელმოწერის მიღება, მათი რეგისტრაცია, აღრიცხვა და მმართველზე გადაცემა.

10. მენეჯმენტის სახელით წერილების, მოთხოვნების და სხვა დოკუმენტების შედგენა.

11. მენეჯერის მიერ გამართული შეხვედრების, შეხვედრების, შეხვედრების მომზადება. საჭირო მასალების შეგროვება, მონაწილეთა ინფორმირება დროის, ადგილმდებარეობისა და დღის წესრიგის შესახებ.

12. მენეჯერის სამსახურებრივი დავალებების შესრულება.

III. უფლებები

მენეჯერის თანაშემწეს უფლება აქვს:

1. ინფორმაციის მიღება იმდენად, რამდენადაც ეს აუცილებელია დაკისრებული ამოცანების შესასრულებლად.

2. გაუგზავნეთ წინადადებები მენეჯმენტს მათი მუშაობის გასაუმჯობესებლად და კომპანიის საქმიანობის რაციონალიზაციისთვის.

3. გაგზავნეთ მოთხოვნები ორგანიზაციის განყოფილებებში (მენეჯერის სახელით ან პირადი ინიციატივით) სამსახურებრივი მოვალეობის შესასრულებლად საჭირო დოკუმენტაციის მისაღებად.

4. მოითხოვოს დაწესებულების ხელმძღვანელობამ შექმნას სამსახურებრივი მოვალეობის შესასრულებლად აუცილებელი პირობები.

5. მიიღეთ დამოუკიდებელი გადაწყვეტილებები თქვენი კომპეტენციის ფარგლებში.

6. გქონდეთ წვდომა კონფიდენციალურ ინფორმაციაზე, როდესაც წარმოიქმნება ბიზნესის საჭიროება.

IV. პასუხისმგებლობა

მენეჯერის ასისტენტი პასუხისმგებელია:

1. ორგანიზაციის თანამშრომლების მცდარი ინფორმაციის მიწოდება.

2. სამსახურებრივი მოვალეობის არაჯეროვნად შესრულება.

3. ორგანიზაციას, სახელმწიფოს, მის კონტრაქტორებს და თანამშრომლებს მატერიალური ზიანის მიყენება.

4. დაკისრებული ამოცანების შესრულების ვადების დარღვევა.

5. ორგანიზაციის მარეგულირებელი დოკუმენტების, გადაწყვეტილებების, დებულებების დებულებების დარღვევა.

6. სავაჭრო საიდუმლოების, პერსონალური მონაცემების, კონფიდენციალური ინფორმაციის გამჟღავნება.

7. ქმედებები მისი კომპეტენციის ფარგლებს გარეთ.

8. შრომის დისციპლინის, უსაფრთხოების წესების, შრომის შინაგანაწესის, ხანძარსაწინააღმდეგო წესების დარღვევა.

9. საქმიანი ეტიკეტის სტანდარტების დარღვევა, ბიზნესპარტნიორების, ვიზიტორების, ორგანიზაციის თანამშრომლების უხეში მოპყრობა.

ყველა მეწარმეს, რომელიც ჩართულია სამუშაო რუტინაში, ერთხელ მაინც შეშურდა მირანდა პრისტლის "ეშმაკი ატარებს პრადას" მისი ასისტენტის ანდრეას გამო. და გამოუქვეყნებელი წიგნის ასლს ავტორს ევედრება და ცუდ ამინდში ბილეთს შეუკვეთავს და საბუთებს აიღებს და ძაღლს გაასეირნებს. როგორც ჩანს, ეს რაღაც ფანტასტიკურია, მაგრამ პერსონალური ასისტენტის ღირებულების, ფუნქციონალურობისა და მოთხოვნების სწორად შეფასებით, შეგიძლიათ იპოვოთ მარჯვენა ხელი, რომელმაც არამარტო იცის ყავის მომზადება, არამედ, რომელსაც შეიძლება დაევალოს ბიზნესი არდადეგების დროს. დღეს ჩვენ ვისაუბრებთ პირად ასისტენტებზე: რატომ არის ისინი საჭირო, რა ფუნქციები შეიძლება გადაეცეს მათ და როგორ არ დაუშვან შეცდომა კანდიდატის არჩევისას.

რატომ გვესმის არასწორად ტერმინი "დამხმარე"

Liftmarketing რეგულარულად მუშაობს უამრავ კომპანიასთან - და ჩვენ შევამჩნიეთ საერთო შეცდომა მათ უმეტესობაში. როდესაც ბიზნესის მფლობელს ვუსვამთ კითხვას: „რა უნდა გააკეთოს ასისტენტმა?“, ხშირად გვესმის მდივნის ფუნქციების ჩამონათვალი: „ჩაი/ყავა/ბეჭდვა/ წასვლა ფოსტაში“. თუ მხოლოდ ამას აკეთებს თქვენი ასისტენტი, მაშინ ასისტენტი არ გყავთ.

კარგი აღმასრულებელი თანაშემწე არის შეუცვლელი ადამიანი, რომელიც ასრულებს ფუნქციების ფართო სპექტრს, მდივნიდან მენეჯერის მოადგილემდე, მესაიდუმლე და ზოგჯერ მეორე პირი კომპანიაში.

სწორი ასისტენტი დაგეხმარებათ მართოთ თქვენი ბიზნესი უფრო ეფექტურად და ეფექტურად. ეს არის ადამიანი, რომელიც წაართმევს მფლობელს ზოგიერთ ფუნქციას და გაათავისუფლებს მის დროს მომავლის სტრატეგიული ამოცანებისთვის. მეწარმის სწორი ფუნქციების შესახებ უკვე დავწერეთ.

ყველა ბიზნეს მფლობელს სჭირდება ასისტენტი. იდეალური ვარიანტია ასისტენტის დაქირავება უკვე სტარტაპის ეტაპზე.

ასისტენტები ეფექტურია.

ასისტენტის საშუალო ხელფასი უკრაინაში 8000-დან 14000 გრივნამდე მერყეობს. და ბევრი იფიქრებს, რომ ეს საკმაოდ ძვირია.

მაგრამ მოდით გამოვთვალოთ თქვენი ერთ-ერთი სამუშაო საათის ღირებულება. ამისათვის გაყავით წინა თვეში მიღებული თანხის ჯამური ოდენობა 160-ზე. 160 არის საათების რაოდენობა, რომელიც იმუშავეთ თვეში 8-საათიანი სამუშაო დღის მქონე კომპანიაში.
კიდევ უფრო საინტერესო სტატისტიკა: მეპატრონე ყოველდღე ხარჯავს თავისი დროის 20%-დან 50%-მდე დავალებებს, რომლებიც რეალურად არ არის მისი პასუხისმგებლობა (დავალებების ხარისხის შემოწმება, კონტრაქტორებთან ჩხუბი, პროგრამისტს ოფისში მონახულების ბრძანება და ა.შ.) . რა თქმა უნდა, ყველა ბიზნესის მფლობელი იცნობს სიტუაციას: ”რაღაც პრობლემა. მე თვითონ გადავწყვეტ, რომ გუნდს სამუშაოდან ყურადღება არ მოვაშორო.” მაგალითად, მფლობელისთვის, რომელიც თვეში 2000 დოლარს გამოიმუშავებს, ერთი საათი 12,50 დოლარი ღირს.

ახლა გააკეთე მათემატიკა. იმ პირობით, რომ ჩვენი მაგალითის მფლობელი ზედმეტ ფუნქციებს ასრულებს სამუშაო დროის 50%-ში (4 საათიდან 8), მაშინ სამუშაო საათის ფასი 12,5 დოლარია, მისი ზარალის ოდენობა შეადგენს 50 დოლარს. ერთი თვის განმავლობაში ზარალის ოდენობა არის $1000. და ეს 2-3-ჯერ მეტია ასისტენტის ხელფასზე.

დროის ყოველი საათი, რომელსაც ხარჯავთ არა-ძირითადი ამოცანების შესრულებაზე, არის დროის საათი, რომელიც მოიპარეთ თქვენი ბიზნესიდან.

სხვათა შორის: თქვენ შეგიძლიათ კიდევ უფრო განმუხტოთ თავი კონტრაქტორებისთვის ზოგიერთი ფუნქციის დელეგირებით.

რა უნდა გააკეთოს ასისტენტმა?

ფუნქცია 1. მენეჯერის დროის მენეჯმენტი

ა) განრიგის დაგეგმვა

ასისტენტი ეხმარება მფლობელს დღის ეფექტურად დაგეგმვაში. მეწარმე მუდმივად არ უნდა ხსნის თავის კალენდარს და ეძებს ფანჯარას შეხვედრისთვის. ის მოლაპარაკებებს აწარმოებს საერთო ხედვაზე ასისტენტთან (მაგალითად, სამუშაო შეხვედრები არაუგვიანეს 19 საათისა ან არაუმეტეს 3 კონსულტაციისა კვირაში), შემდეგ კი ასისტენტი გეგმავს შეხვედრებს და აცნობებს მფლობელს ამის შესახებ.

ბ) შეხსენება + პროცესის მხარდაჭერა

თუ გუნდის შეხვედრა იგეგმება, ეს არის ასისტენტი, რომელიც წინასწარ აცნობებს თანამშრომლებს ამის შესახებ და დარწმუნდება, რომ ყველა დროულად მივიდეს. მნიშვნელოვნად იზრდება შეხვედრების პროდუქტიულობაც.

ფუნქცია 2. სამუშაო ღონისძიებების ორგანიზება და უზრუნველყოფა

ა) შეხვედრების მომზადება (ოქმები, ტექნიკური საკითხები)

თუ დაგეგმილია შეხვედრა პარტნიორებთან ან კლიენტებთან, ასისტენტი ამზადებს ამ შეხვედრას, იღებს ოქმს, აწყობს ყველა ტექნიკურ საკითხს და ამოწმებს აღჭურვილობას. ყოველი შეხვედრის შემდეგ წუთები ძალიან მნიშვნელოვანია, წინააღმდეგ შემთხვევაში შეხვედრები რისკის ქვეშ გადაიქცევა „საუბრისა და დავიწყების“ ფორმატად. თუ არსებობს პროტოკოლი, ასისტენტი ჩაწერს ყველა გადაწყვეტილებას ქაღალდზე და შემდეგ თარგმნის მათ დავალების ფორმატში პროგრამებში, როგორიცაა Bitrix. ასისტენტი უზრუნველყოფს დისკუსიის შედეგების შემდგომ გაგრძელებას.

ბ) მივლინებების ორგანიზება და კონტროლი

ასისტენტმა უნდა გიპოვოთ ადგილი მივლინებაში დასარჩენად, ტრანსპორტის არჩევისა და ბილეთების შესაძენად. ამასთან, მისი გადაწყვეტილებები უნდა ეფუძნებოდეს მფლობელის პრეფერენციებს: მაგალითად, გირჩევნიათ დილის ფრენები თუ საღამოს, რომელ სასტუმროებს ანიჭებთ უპირატესობას.

ფუნქცია 3. საქმიანი კონტაქტების შენარჩუნება

ტელეფონი

რაც უფრო იზრდება ბიზნესი, მით უფრო მოთხოვნადი ხდება მისი მფლობელი. ზოგიერთი მეწარმე თავის ტელეფონს ასისტენტებსაც კი აძლევს, რათა სატელეფონო ზარებს უპასუხონ.

თუ თქვენ გაქვთ ბევრი ელექტრონული მიმოწერა ასისტენტებთან, კონტრაქტორებთან, კლიენტებთან და ა.შ., თქვენ, როგორც ტელეფონის შემთხვევაში, შეგიძლიათ საფოსტო ყუთის შემოწმება ასისტენტს გადასცეთ. ის შეისწავლის წერილებს და მოგცემთ ყველა საჭირო ინფორმაციას. რაც უფრო დიდხანს იქნება ასისტენტი თქვენთან, მით უკეთ იცის თქვენი ჩვევები და აზროვნების ფორმატი. ამიტომ, დროთა განმავლობაში, ასისტენტი შეძლებს თქვენთვის წერილებზე პასუხის გაცემას.

ფუნქცია 4. ოფისის მენეჯერი

თუ თქვენი კომპანია მცირეა და არ არის ცალკე ოფისის მენეჯერის ფუნქცია, გადაანაწილეთ იგი ასისტენტზე. მაგრამ არავითარ შემთხვევაში არ უნდა იყიდოთ ქაღალდი და თავად გააკეთოთ ქსეროქსი. ეს არის ოქროს დროის დაკარგვა. ოფისის მენეჯერი ზრუნავს, რომ ოფისში ყველაფერი მუშაობს და შეძენილია სამუშაოსთვის საჭირო ყველა მასალა (საოფისე ნივთებიდან დაწყებული საწმენდი საშუალებებით).

ფუნქცია 5. უფროსის მოადგილე

როცა ადგილზე არ ხართ, ასისტენტმა უნდა აიღოს დავალებების შესრულების მონიტორინგის ფუნქცია. მაგალითი Liftmarketing-ის ცხოვრებიდან: თუ მე და ვლადი მივდივართ და ჩამოსვლისთანავე ერთ-ერთმა თანამშრომელმა უნდა მოგვაწოდოს ანგარიში, ასისტენტი დღეში რამდენჯერმე უახლოვდება ამ თანამშრომელს, ეკითხება ანგარიშის შესრულების კოეფიციენტს და შეახსენებს. შეხვედრას. შედეგად, ჩვენ ყოველთვის ვიცით, რომ დავბრუნდებით - და საჭირო ანგარიშიც მზად იქნება.

"მენეჯერის მოადგილე" ფუნქცია ასევე მოიცავს ინფორმაციის მოძიებას (ხშირად Google-ში), კომპანიის სტანდარტების დაცვას და ზოგჯერ მენეჯერისთვის გადაწყვეტილების მიღების შესაძლებლობას. სტანდარტების დაცვა არის ის, როდესაც ასისტენტი, რომელიც ამჩნევს, რომ ვიღაცის დავალება არ არის დასრულებული, პირველია ჩართული, აღმოაჩენს პრობლემას და გამოასწორებს სიტუაციას. ბიზნესის მფლობელი მხოლოდ ექსტრემალურ შემთხვევებში ერთვება.

გახსოვდეთ: პერსონალური ასისტენტი პირდაპირ გაზრდის თქვენს ეფექტურობას და შემდეგ თქვენი ბიზნესის ეფექტურობას. მოგება გაიზრდება და დაზოგავთ დროს უფრო მნიშვნელოვანი ამოცანებისთვის.

სად ვიპოვოთ თანამშრომელი

1) აიღეთ მზა მარკეტიდან

Liftmarketing-ს ჰყავს პარტნიორები - 4SMART ბიზნეს აკადემია. მის შიგნით არის Smart Assistant Excellence Academy. ბიჭები ბაზარზე ეძებენ ქმედითუნარიან კანდიდატებს, ასწავლიან ყველაფერს, რაც საჭიროა ასისტენტად მუშაობისთვის და უგზავნიან მენეჯერებს. იმისათვის, რომ არ დაკარგოთ რეკრუტერების დრო და თქვენი, შეგიძლიათ დაუკავშირდეთ 4SMART ბიზნეს აკადემიას. ვინც ჩვენი რეკომენდაციით მოვიდა, არის დამატებითი ფასდაკლებაც კი.

2) დაიქირავე საკუთარი თავი. თუ თქვენ თვითონ აპირებთ ასისტენტის ძებნას, თქვენი გზა 6 ეტაპისგან შედგება:

• ვაკანსიის აღწერა;
• ვაკანსიის გამოცხადება;
• პირველადი შერჩევა (მოიძიეთ გამოცდილება ასისტენტად);
• ინტერვიუ;
• ტრენინგი (მზად იყავით, რომ თანამშრომელი დაუყოვნებლივ არ ისწავლის თქვენს ჩვევებს);
• სამუშაო + ტრენინგი (ასისტენტის უნარები ყოველთვის გაპრიალებულია).

რა უნდა გააკეთოს გასაუბრებამდე

სანამ ეძებთ ასისტენტს, ჩაწერეთ ყველა თქვენი დავალება, რომელსაც მას დელეგირებთ. ისინი გახდებიან მომავალი სამუშაო აღწერილობის საფუძველი:

• ყველა რუტინული საქმე, რასაც აკეთებ;
• ყველა მცირე გადახდა, რომელსაც თქვენ აკეთებთ;
• ყველა საოფისე დავალება, რომელსაც თქვენ აკეთებთ;
• ყველა "მაკონტროლებელი რამ" რასაც აკეთებ.

თქვენი ასისტენტის ეფექტურობა პირდაპირ იქნება დამოკიდებული თქვენს ძალისხმევაზე. ცოტა მოძებნეთ მხატვრული სტატიაში.

ასისტენტისთვის აუცილებელი თვისებები

არსებობს პიროვნული თვისებების ნაკრები, რომლის გარეშეც ვერც ერთი ასისტენტი ვერ შეძლებს. თუ კანდიდატს არ აქვს ერთი მათგანი მაინც, გადახედეთ შემდგომ.

ასისტენტის თანამდებობის კანდიდატისთვის ტესტური დავალების 3 ვარიანტი

ამოცანა 1. მოგზაურობის გეგმის შედგენა და დაცვა

მოიფიქრეთ ღონისძიება: მაგალითად, მივლინება ოდესაში. სთხოვეთ კანდიდატს შექმნას გეგმა თქვენი მოგზაურობისთვის და დაიცვას იგი. იდეალურია, თუ კანდიდატი სვამს დამაზუსტებელ კითხვებს თქვენი პრეფერენციების შესახებ. ნებისმიერ შემთხვევაში, მან უნდა დაასაბუთოს თავისი არჩევანი თითოეულ პუნქტზე: ტრანსპორტი, დღის დრო, მივლინების დროს საცხოვრებელი ადგილი და ა.შ.

ამოცანა 2. შეხვედრის ანგარიში (წუთი)

სთხოვეთ კანდიდატს აღწეროს წარმოსახვითი შეხვედრის ოქმი ნებისმიერ თემაზე. თქვენ გაიგებთ, თუ რა ესმის მას პროტოკოლების შესახებ და შეუძლია თუ არა ლოგიკურად ააწყოს აზრები და გამოყოს უფრო და ნაკლებად მნიშვნელოვანი ამოცანები.

ამოცანა 3. ხელნაწერი ტექსტი

იდეალურია, თუ პოტენციური ასისტენტი ასრულებს ერთ-ერთ დავალებას მაინც ხელით. ამ გზით შეგიძლიათ შეაფასოთ მისი სიზუსტე.

სულ ეს არის რჩევა, გახსოვდეთ: თქვენი ასისტენტის მუშაობის ხარისხი დამოკიდებულია არა თავად ასისტენტზე, არამედ თქვენზე. მიჰყევით ჩვენს რჩევას - და თქვენ არა მხოლოდ იოცნებებთ იდეალურ ასისტენტზე, არამედ იმუშავებთ მასთან.

რა ფსიქოლოგიური თვისებები უნდა ჰქონდეს ინტელექტუალურ აღმასრულებელ თანაშემწეს? ფსიქოლოგიური სურათი.

მენეჯერის თანაშემწის ფსიქოლოგიური პორტრეტი

რა თვისებები უნდა ჰქონდეს აღმასრულებელ თანაშემწეს?

”კომპეტენცია არის ზემდგომების პირადი გემოვნების აღმოჩენა და დაკმაყოფილების უნარი” (ლორენს პიტერი).

ისინი ყვებიან ამბავს, რომ ძველ დროში, სანამ თანამშრომელს დასვენების დღეს მისცემდა, ერთმა უფროსმა უთხრა, რომ ფანჯრების ქვეშ შვიდი ვარდის ბუჩქი დარგე, იატაკი დაიბანე, საწოლები დაასველე, ყავა შვიდი კვირის განმავლობაში დაფქვა და მრავალი სხვა. ვინ იცის, იქნებ იტყუებიან. დიდი ხნის წინ არის. მაგრამ რაც შეეხება ვარდების ბუჩქებს, ხალხი მაინც იყოფა ორ კატეგორიად: პირველი მორჩილად მიდის ბაღში, მეორე კი ცდილობს გაარკვიოს, რას გულისხმობდა ბოსი სინამდვილეში.

უფროსის მითითებების ინტერპრეტაცია ხელოვნებაა, მაგრამ მისი სწავლა შესაძლებელია და უნდა. წარმოების ნებისმიერ ამოცანას შეგნებულად უნდა მივუდგეთ. და ეს ასევე ეხება უფროსის წმინდა მითითებებს: საუკეთესო წარმატებას ზოგჯერ აღწევს ისინი, ვინც კითხულობს სტრიქონებს შორის და სწორად ინტერპრეტაციას უკეთებს ზემდგომების მითითებებს.

სასარგებლოა კითხვაზე "რატომ?" ყველაფრის წინ "როგორ?", "როდის?" და „რა დამემართება ამისთვის?“, მაგრამ არ არის აუცილებელი (და ხანდახან საზიანო) ეს პირველი შეკითხვა პირდაპირ უფროსს დაუსვა. იდეალურ შემთხვევაში, მიზანია ისწავლოთ პროაქტიულად მუშაობა, თავიდან აიცილოთ აშკარად არასაჭირო ამოცანები, მაგრამ ამავე დროს არ დააზიანოთ საკუთარი თავი და თქვენი ბიზნესი.

დირექტორის წარმატება დიდწილად დამოკიდებულია რწმუნებულის უნარებზე, ბიზნესის მართვის უნარზე და პიროვნულ თვისებებზე. მენეჯერის პირადი ასისტენტი არის მარჯვენა ხელი და ზოგჯერ მენეჯერის ორივე ხელი. კარგი პირადი ასისტენტი არის შეუცვლელი თანამშრომელი, რომელსაც დიდად აფასებენ. მენეჯერის თანაშემწე, რომლის პასუხისმგებლობები ძალიან განსხვავდება ბანალური საოფისე საკითხებიდან ოპერატიულ გადაწყვეტილებებამდე, გახდება შეუცვლელი თანამშრომელი, უფროსის „მარჯვენა ხელი“ და რაც მთავარია, დაკისრებული დავალებების დროულად შესრულების გარანტი.

მენეჯერის თანაშემწეს, რომლის პასუხისმგებლობის ჩამოყალიბება თითქმის შეუძლებელია, უნდა ჰქონდეს უნარი წაიკითხოს აზრები და განსაზღვროს უფროსის განწყობა ერთი შეხედვით. შეასრულეთ ყველა დავალება, განურჩევლად სპეციფიკისა - ეს შეიძლება იყოს პირადი ხასიათის დავალებები. მენეჯერის თანაშემწემ ყურადღება არ უნდა მიაქციოს უფროსის უკმაყოფილებას და ავარიას. თანაშემწე უნდა იყოს თავდადებული და ერთგული უფროსების მიმართ. მის საქმიანობას, გარდა ფულადი ანაზღაურებისა, მოტივირებულია ერთი მიზანი - მთლიანობაში კომპანიის კეთილდღეობისა და კონკურენტუნარიანობის გაზრდა.

ცამეტი თვისება, რომელიც უნდა ჰქონდეს აღმასრულებელ თანაშემწეს:

1. ერთგულება. შესანიშნავი ასისტენტი არის ის, ვინც უფროსს ლამაზად აქცევს. არასოდეს დაიქირაოთ ადამიანი, რომელიც არ გამოხატავს ნებას ან სურვილს იყოს ლოიალური.

2. დაკითხვის სურვილი. გსურს ერთგული ადამიანი და არა ჯიუტი. თქვენ არ უნდა ინერვიულოთ მათზე, ვინც არ გეთანხმებით, არამედ მათზე, ვინც არასოდეს იტყვის, რომ არ ეთანხმება. ასისტენტმა უნდა შეგიშალოთ პრობლემებისგან და გითხრათ, რომ შეცდომას უშვებთ.

3. იფიქრე შენგან განსხვავებულად. უილიამ ვრიგლიმ თქვა: ”როდესაც ბიზნესში ორი მამაკაცი ყოველთვის თანხმდება, მათგან ერთი უცნაურია.”

4. საკუთარი თავის სიყვარული. გჭირდება ასისტენტი, რომელსაც ექნება გამბედაობა, რომ შეგეწინააღმდეგოს, კრიტიკის მიღების უნარი, ქვეშევრდომებისთვის ბრძანებების გაცემის ნდობა, შენი არყოფნისას მკაცრი გადაწყვეტილებების მიღების ნებისყოფა, შეცდომების აღიარების ხასიათის სიმტკიცე და გამძლეობა, რომ მოგიყვანოს. ცუდი ამბავი.

5. პატიოსნება. ქვეშევრდომისგან პატიოსნებას ვერ მოელით, თუ ამას თავად არ გამოიჩენთ.

6. წინდახედულობა. თქვენ უნდა გყავდეთ ასისტენტი, რომელთანაც შეგიძლიათ კონფიდენციალურად ისაუბროთ. თანამდებობის კანდიდატთან გასაუბრებისას, გაარკვიეთ, რამდენად სავარაუდოა, რომ ისინი აყრიან თავიანთ წინა სამუშაოს. თუ ის ძალიან მოლაპარაკეა, მაშინ მოძებნეთ უფრო ჩუმი კანდიდატი.

7. დაჟინებით მოითხოვეთ ხარისხი. თქვენი თანაშემწე თვალისმომჭრელი იქნება, თუ ის არ იზიარებს თქვენს ერთგულებას ხარისხის მიმართ.

8. კომუნიკაციის უნარი. თქვენ გჭირდებათ ასისტენტი, რომელსაც შეუძლია ისაუბროს გადამწყვეტად და მიზანმიმართულად, მოამზადოს დამაჯერებელი მოხსენებები, დაწეროს მოკლე წერილები, ყურადღებით მოგისმინოთ და იყოს თქვენი ყური ორგანიზაციაში.

9. გუნდის წევრი. თქვენ გაქვთ პასუხისმგებლობა, გახადოთ გუნდი მეგობრული. თქვენი პირდაპირი მოხსენება უნდა გაგიზიაროთ გუნდის სულისკვეთებით და არ იყოს გუნდში უბრალოდ პირადი სარგებლობისთვის.

10. ინფორმაციასთან მუშაობა. საუკეთესო თანაშემწეებს ყოველთვის აქვთ ინფორმაცია. მათი არგუმენტები და წინადადებები სანდო მონაცემებიდან მოდის. ისინი ინახავენ ჩანაწერებს და დოკუმენტაციას, ასე რომ თქვენ არ გჭირდებათ.

11. ინტერპერსონალური უნარები. თქვენი თანაშემწე არის თქვენი წარმომადგენელი მრავალი ადამიანისათვის, რომლებსაც მხოლოდ ხანდახან ხვდებით. ამ ადამიანს შეუძლია კარგად წარმოგიდგინოთ, თუ ადამიანები მასთან ურთიერთობისას თავს კომფორტულად გრძნობენ. ის თავისუფალი უნდა იყოს ჯილდოებში, ნელი სიბრაზეში, სამართლიანი კრიტიკაში, ლმობიერი ურთიერთობაში და უნდა ესმოდეს პროტოკოლს.

12. თვითკრიტიკა. თქვენ ვერ შეძლებთ თქვენი ასისტენტის გამოხმაურებას მუდმივად, მაგრამ გსურთ დარწმუნდეთ, რომ მან იგივე შეცდომა ორჯერ არ დაუშვას. მოძებნეთ ასისტენტი, რომელიც სწრაფად გამოასწორებს საკუთარ თავს და სხვას არ დაადანაშაულებს.

13. გინარჩუნებთ მოტივაციას. თქვენ დაკარგავთ დროს ასისტენტთან, რომელიც მუდმივად ეძებს ჯილდოს და მოწონებას. თქვენ გჭირდებათ ადამიანი, რომელიც შინაგანად არის გადაწყვეტილი წარმატების მისაღწევად.