როგორ დავწეროთ შეხვედრის ოქმის ნიმუში. როგორ შევადგინოთ საერთო კრების ოქმი: ფორმატირების ზოგადი წესები

სხდომის ოქმი წარმოადგენს საინფორმაციო და ადმინისტრაციულ აქტს, რომელიც აღრიცხავს საწარმოში ეკონომიკური საკითხების განხილვის პროცესს. პირველადი დოკუმენტაციის ეს ფორმა ასევე შეიცავს შეხვედრის მონაწილეთა მიერ მიღებულ გადაწყვეტილებებს. ასეთი დოკუმენტაციის შენარჩუნება საწარმოში ნებისმიერი შეხვედრის ერთ-ერთი აუცილებელი კომპონენტია..

სწორედ ეს პროტოკოლია პასუხისმგებელი ნებისმიერ საკითხზე გადაწყვეტილების აღსრულების ეფექტურობაზე.

რუსეთის ფედერაციის სამოქალაქო კოდექსი, 181-ე მუხლის მეორე პუნქტში, დეტალურად განიხილავს ამ დოკუმენტის შედგენის პროცედურას. არსებობს მთელი რიგი სპეციფიკური მოთხოვნები, რომლებიც უნდა შეესაბამებოდეს ჩანაწერს.ქვემოთ შემოგთავაზებთ განვიხილოთ, თუ როგორ უნდა შედგეს შეხვედრების ოქმები და რა ინფორმაცია უნდა იყოს მასში შეტანილი.

საბინაო საკითხების გადასაჭრელად კანონმდებელი მოითხოვს სავალდებულო ყოველწლიურ კრებას

ვინ არის პასუხისმგებელი ჩანაწერების შენახვაზე?

მდივნის ამოცანაა აღრიცხოს საერთო კრების მიმდინარეობა. ამ პირის პასუხისმგებლობა მოიცავს ამ დოკუმენტის სწორად შესრულებას. კრების მდივანი შეიძლება იყოს არა მხოლოდ საწარმოს პერსონალში მსგავსი თანამდებობის მქონე პირი. ნებისმიერ თანამშრომელს, რომელსაც აქვს საჭირო ოფიციალური უფლებამოსილება, შეუძლია შეხვედრების ოქმები.

ყველაზე ხშირად, საჭირო დოკუმენტაციის შედგენაზე პასუხისმგებლობა ეკისრება თანამდებობის პირებს, რომლებსაც აქვთ ცოდნა საკითხის გადაწყვეტის შესახებ. თუ მდივანი ცუდად ერკვევა განსახილველ საკითხში, მაშინ ამ ადამიანს უფლება აქვს დაუსვას დამატებითი კითხვები. საერთო კრების ოქმი მაქსიმალურად ზუსტად უნდა მოიცავდეს განხილვის პროცესს.

შენიშვნების აღების გარდა, მდივნის მოვალეობა შეხვედრისთვის მომზადებაა. ამ ადამიანის პასუხისმგებლობა მოიცავს მონაწილეთა სიის შედგენას, თავად პროცესის მონახაზის შემუშავებას და წინა შეხვედრების პირველად დოკუმენტაციასთან მუშაობას. ეს მიდგომა საშუალებას გვაძლევს განვსაზღვროთ მთელი რიგი საკითხები, რომლებიც პირველ რიგში უნდა განიხილებოდეს.

ფორმის სტრუქტურა

განხილული საკითხების წერილობით აღრიცხვისთვის გამოიყენება საწარმოს ადმინისტრაციის მიერ დადგენილი სპეციალური ფორმები. სამუშაო შეხვედრის ოქმის ფორმას აქვს მისი შევსების გარკვეული სტრუქტურა და სტანდარტები.ყველაზე ხშირად, ასეთი ფორმები გამოიყენება მუნიციპალურ და სახელმწიფო ორგანოებში ჩანაწერების შესანარჩუნებლად. ინდივიდუალური მეწარმეები და კერძო ორგანიზაციები უპირატესობას ანიჭებენ ჩვეულებრივ შაბლონებს, რომლებიც შედგენილია კომპიუტერზე.

მიუხედავად ზემოაღნიშნულისა, ამ აქტს თავის სტრუქტურაში უნდა ჰქონდეს შემდეგი აუცილებელი ველები:

• საწარმოს დეტალები, სადაც მიმდინარეობს მოლაპარაკებები;
• სარჩევი;
• ჩატარების თარიღი და დოკუმენტის სარეგისტრაციო ნომერი;
• ქალაქი, სადაც იმართება შეხვედრა;
• განსახილველი საკითხების ჩამოთვლა;
• ძირითადი ნაწილი;
• შეხვედრის აუდიტორიის, მდივნისა და ლიდერის რეგისტრაცია.

სადავო დოკუმენტის შედგენის მაგალითი

ეს ფორმა შედგენილია მდივნის მიერ შეხვედრის დროს დამზადებული ვიდეო და აუდიო მასალების საფუძველზე. პროტოკოლის შედგენა და შევსება ხანგრძლივი პროცესია, რომელსაც შეიძლება დაახლოებით ხუთი დღე დასჭირდეს.ზოგიერთ შემთხვევაში, რომელიც დადგენილია კანონით ან საწარმოს ადმინისტრაციის შიდა ბრძანებით, შეიძლება დაწესდეს მკაცრი ვადები ფორმის შედგენისთვის. ქვემოთ შემოგთავაზებთ განვიხილოთ შეხვედრის ოქმების დიზაინის მაგალითი.

ოქმი - დოკუმენტი, რომელიც აღრიცხავს შეხვედრებზე, შეხვედრებზე, სესიებზე, კონფერენციებზე საკითხების განხილვისა და გადაწყვეტილების მიღების მიმდინარეობას.

ეს ველი მიუთითებს აქტის სახელს. კონკრეტულ სიტუაციაში იწერება სიტყვა „პროტოკოლი“. შემდეგი, თქვენ უნდა განსაზღვროთ შეხვედრა და კოლეგიური ორგანო, რომელიც პასუხისმგებელია შეხვედრის ჩატარებაზე. მოცემულ მაგალითში განვიხილავთ „წარმოების შეხვედრის ოქმს“.

ადგილი და თარიღი, სერიული ნომერი

ოქმის შედგენისას უნდა მიუთითოთ ამ დოკუმენტის სარეგისტრაციო ნომერი.უმეტეს კომპანიებში, ამ ფორმის სერიული ნომერი შეხვედრის ნომრის იდენტურია. ათვლა არის კალენდარული წლის დასაწყისიდან. საგანმანათლებლო დაწესებულებებში დოკუმენტების ნუმერაციის შენარჩუნებისას ათვლა ტარდება სასწავლო წლის დაწყების პირველი დღიდან. იმ შემთხვევაში, თუ საერთო კრების ოქმში რეგისტრირდება დროებითი საბჭოს გადაწყვეტილებები, აქტს ენიჭება გამგეობის უფლებამოსილების ვადის იდენტური ნომერი.

თარიღის სვეტში მითითებულია შეხვედრის ჩატარების დღე.თუ ასეთ შეხვედრას რამდენიმე სამუშაო დღე დასჭირდა, უნდა მიეთითოს მოლაპარაკებების დაწყების თარიღი და საკითხების განხილვის დასრულება. ამ დროს განსაკუთრებული ყურადღება უნდა მიექცეს, რადგან გამოტოვებული ველების არსებობამ შეიძლება გამოიწვიოს დოკუმენტის იურიდიული მოქმედების დაკარგვა. თარიღის ველის შევსების მაგალითი: “04/13/2009 – 04/15/2009” ან “11 ნოემბერი, 2015 – 13 ნოემბერი, 2015”.

ქვემოთ მოცემულია შეხვედრის ოქმის შაბლონი:

სს "მეტალურგი"

Ოქმი
წარმოების შეხვედრა

Მარკეტინგის დეპარტამენტის
04.11.2017წ. ____________№5
ქალაქი მოსკოვი.

სვეტი „შედგენის ადგილი“ აუცილებლად უნდა იყოს მითითებული. ეს ველი მიუთითებს იმ პუნქტის სახელს, სადაც შედგა შეხვედრა. დასაშვებია ამ სვეტის გამოტოვება, თუ საწარმოს დასახელება მოიცავს ქალაქის სახელს. მაგალითად, შეგვიძლია მოვიყვანოთ ისეთი სახელები, როგორიცაა "რიაზანის მეტალურგი" ან "ომსკის ხე-ტყის ქარხანა".

ფორმის სარჩევის შედგენის ზემოაღნიშნულ ფორმას იყენებენ როგორც კერძო საწარმოები, ასევე მუნიციპალური დაწესებულებები.

შესავალი ნაწილი

განსახილველი დოკუმენტის შესავალი ნაწილის პირველ პუნქტში მითითებულია კრების თავმჯდომარის გვარი და ინიციალები. აქ უნდა მიუთითოთ საწარმოს თანამშრომლის სახელი და თანამდებობა, რომლის უფლებამოსილებაც მოიცავს შეხვედრების გამართვას. თუმცა ამ ველში დასაშვებია მხოლოდ თანამშრომლის გვარის მითითება. ისიც უნდა ითქვას, რომ კრების თავმჯდომარე ყოველთვის არ არის კომპანიის დირექტორი. შემდეგი, თქვენ უნდა მიუთითოთ მდივნის სახელი, რომელიც აფიქსირებს შეხვედრის მიმდინარეობას. თუ წარმოების შეხვედრას ატარებს კომპანიის უფროსი, ეს მონაცემები უნდა იყოს ნაჩვენები ოქმში.

ველი „დასწრები“ ივსება შეხვედრის ყველა მონაწილის სახელების ჩამოთვლით.იმისათვის, რომ სწორად შეავსოთ ეს სვეტი, უნდა გახსოვდეთ შემდეგი ნიუანსი:

1. ამ ველში ანბანის მიხედვით მიეთითება საერთო კრებაზე დამსწრე კომპანიის თანამშრომლების გვარები და ინიციალები. ხაზგასმით უნდა აღინიშნოს, რომ მათ მიერ დაკავებული პოზიციები ამ სვეტში არ არის მითითებული.
2. თუ შეხვედრაში თხუთმეტზე მეტი ადამიანი მონაწილეობდა, უნდა შეიქმნას ცალკე აპლიკაცია, სადაც მითითებული იქნება მათი გვარები და ინიციალები. ეს დანართი შემდგომში ერთვის ოქმს.
3. თუ შეხვედრაზე არიან სხვა კომპანიების წარმომადგენლები და სხვა საწარმოებიდან მოწვეული პირები, მომზადებულ ფორმას უნდა დაამატოთ სვეტი „მოწვეული“. ამ ველში მითითებულია მოწვეული პირების დეტალები. ამ სვეტის შევსებასთან დაკავშირებული მთავარი ნიუანსი არის ორგანიზაციის პოზიციისა და დასახელების სავალდებულო მითითება, რომელსაც მოწვეული წარმოადგენს.
4. შეხვედრის თითოეულმა მონაწილემ ხელი უნდა მოაწეროს სპეციალურ განყოფილებაში, რომელიც დაადასტურებს მის ყოფნას.

ოქმებში დოკუმენტირებულია მუდმივი კოლეგიალური ორგანოების საქმიანობა

ამის შემდეგ თქვენ უნდა გააკეთოთ მოკლე გადახვევა და ამის შემდეგ შემოიტანოთ „დღის წესრიგი“. ამ ნაწილში მითითებული უნდა იყოს ის საკითხები, რომლებიც განიხილეს შეხვედრის დროს. ამ ველში თითოეული ელემენტის დასანომრად გამოიყენება არაბული ციფრები. კითხვის ჩამოყალიბებისას ნებადართულია წინადადებების „შესახებ“ და „შესახებ“ გამოყენება. ამ პუნქტების შევსებისას უნდა მიუთითოთ პირი, ვინც ისაუბრა ამ საკითხზე. მაგალითია შემდეგი ფორმულირება:

„2016-2017 წლების მუშაობის შედეგებზე
მომხსენებელი: M.P. Fadeev"

საერთო კრების ზემოაღნიშნული ნიმუში ოქმში ნათლად აჩვენებს ამ დოკუმენტის სტრუქტურას.

განსხვავებები მრავალ და სრულ პროტოკოლებს შორის

არსებობს პროტოკოლის მომზადების ორი ძირითადი ტიპი: სრული და მოკლე ფორმა.ამასთან დაკავშირებით, ასეთი დოკუმენტის მომზადებისას, ძალიან მნიშვნელოვანია გავითვალისწინოთ, რა ფორმით ხდება შეხვედრის ჩაწერა. დოკუმენტის მოკლე ფორმის შევსებისას (ეს ფორმა გამოიყენება ოპერატიული შეხვედრის ოქმის შედგენისას) აქტის ძირითად ნაწილში მითითებულია შემდეგი ინფორმაცია:

• განსახილველი საკითხი;
• მომხსენებლის გვარი და ინიციალები;
• გადაწყვეტილება დაამტკიცა დისკუსიის მონაწილეებმა.

სრული პროტოკოლის დაწერისას, ამ განყოფილებაში მითითებულია არა მხოლოდ ზემოაღნიშნული ინფორმაცია, არამედ ძირითადი პუნქტები, რომლებიც ყველაზე ნათლად ახასიათებს მომხსენებელთა პრეზენტაციას. აქ ასევე წარმოდგენილია შეხვედრის დროს წარმოშობილი ინფორმაცია და დებატები. სრული ოქმის შევსებისას მთავარი ყურადღება უნდა მიექცეს საბჭოს წევრების გამოთქმულ მოსაზრებებს, არსებულ შენიშვნებსა და პროტესტებს.

მთავარი განყოფილება

როდესაც განიხილავთ საკითხს, თუ როგორ უნდა შევინარჩუნოთ შეხვედრის ოქმი, ნიმუში და მაგალითები, განსაკუთრებული ყურადღება უნდა მიაქციოთ ოქმის საფუძველს. ამ განყოფილებაში თქვენ უნდა შექმნათ რამდენიმე ველი, რომელთაგან თითოეული განიხილავს დღის წესრიგში ჩამოთვლილი საკითხების გადაწყვეტას. ფორმის სრული ფორმის შედგენისას თითოეულ ველში იქმნება სამი სვეტი, სადაც ნაჩვენებია საკითხის განხილვის პროცესი და სხვადასხვა ნიუანსი, რომელიც წარმოიშვა გადაწყვეტილების მიღების პროცესში.

თითოეული ნაწილის სახელი უნდა იყოს მითითებული სიტყვებით, თითოეული სვეტისთვის გამოყოფილი ცალკე ველი. სვეტში "მოსმენა" მითითებულია მომხსენებლის სახელი, რომელიც აშუქებს წარმოების საკითხს. გვარი უნდა მიეთითოს მხოლოდ ნომინალურ შემთხვევაში. სახელის მითითების შემდეგ მოცემულია ანგარიშის მოკლე (ან სრული) რეზიუმე. იმ შემთხვევაში, როდესაც შეუძლებელია ინფორმაციის წარდგენა, ანგარიშის სრული ტექსტი უნდა დაერთოს ცალკე დოკუმენტში, რომელიც იმოქმედებს როგორც თავად აქტის დანართი. ამავდროულად, განყოფილებაში „მოსმენილი“ აუცილებელია შენიშვნა, რომ გამოსვლის ტექსტი დეტალურად არის აღწერილი დანართში.

ამის შემდეგ, თქვენ უნდა გააგრძელოთ სვეტის "სალაპარაკო" შევსება. ამ ველში მითითებულია შეხვედრის სხვა მონაწილეთა განცხადებები, რომლებმაც განიხილეს საკითხი დღის წესრიგში. აქვე უნდა მიუთითოთ სიტყვით გამოსული საბჭოს თითოეული წევრის გვარი და ინიციალები. ინიციალების მითითების შემდეგ უნდა იყოს მითითებული თავად გამოსვლის ტექსტი.

გრაფაში „გადაწყვეტილია“ ჩაიწეროს კრების წევრების გადაწყვეტილება დღის წესრიგის საკითხთან დაკავშირებით. დადგენილი რეგლამენტის მიხედვით, ამ ველში უნდა მიეთითოს სრული ინფორმაცია, იმისდა მიუხედავად, თუ რა ფორმით არის გამოყენებული ოქმის შევსება. თუ საკითხი კენჭისყრით გადაწყდა, უნდა მიეთითოს ხმების საერთო რაოდენობა, ასევე მიუთითოთ შეხვედრის მონაწილეებიდან რომელმა მისცა ხმა „წინააღმდეგ“ ან „მომხრე“.

მოკლე ოქმი - აღრიცხავს სხდომაზე განხილულ საკითხებს, გამომსვლელთა სახელებს და მიღებულ გადაწყვეტილებებს

შეხვედრების ოქმების შენახვა, რომელიც ასახავს წამოჭრილი საკითხების არსს მოკლე ფორმით, მოითხოვს ფორმის შევსების სწორ მიდგომას. ამ სიტუაციაში, თქვენ უნდა მიუთითოთ ინფორმაციის მხოლოდ ძირითადი ნაწილი სვეტებში "მოსმენა" და "საუბარი". კრების ხელმძღვანელისა და მდივნის მიერ დოკუმენტს ხელს აწერენ, ეს აქტი კანონიერ ძალაში შედის. ყველა დადგენილი გადაწყვეტილება სხდომაზე დასმულ საკითხებთან დაკავშირებით უნდა ეცნობოს იმ პირებს, რომლებიც დაინიშნენ შემსრულებლებზე. ამისათვის აღმასრულებელს შეიძლება მიეცეს როგორც თავად აქტის ასლი, ასევე მდივნის მიერ ხელმოწერილი ამონაწერი.

განვითარებული ინფრასტრუქტურის მქონე საწარმოებში გადაწყვეტილებით განსაზღვრული მოთხოვნების შესრულების ორგანიზებისთვის გაიცემა სპეციალური ადმინისტრაციული დოკუმენტები (დირექტივები, დადგენილებები ან ბრძანებები).

შენახვის მეთოდი

არქივში შესანახად გაგზავნამდე, ამ ტიპის დოკუმენტი კატეგორიზებულია კოლექციის ტიპის გათვალისწინებით. როგორც სამდივნო, ასევე ჩანაწერების მართვასთან დაკავშირებულ დეპარტამენტს შეუძლია არქივის როლი შეასრულოს. შენახვის ვადების ხანგრძლივობა განისაზღვრება საწარმოში დადგენილი წესით. დოკუმენტაციის შენახვის სტანდარტული ვადა 3 წელია, რის შემდეგაც შესაძლებელია დოკუმენტების განადგურება.

სხდომის ოქმი არის აქტი, რომელიც ამარტივებს გადაწყვეტილების მიღებას დღის წესრიგის საკითხებთან დაკავშირებით.ამ დოკუმენტის დახმარებით იქმნება გარკვეული ჩარჩო თითოეული საწარმოს ეკონომიკურ საქმიანობაში სხვადასხვა ინსტრუქციების განსახორციელებლად. თანამედროვე კომპანიებში ასეთი დოკუმენტების შესაქმნელად გამოიყენება სპეციალური ელექტრონული რესურსები. საოფისე მუშაობის ეს მიდგომა მნიშვნელოვნად ამარტივებს ურთიერთქმედებას კომპანიის სხვადასხვა განყოფილებებს შორის.

შეხვედრის, შეხვედრის ან კონფერენციის შედეგებიდან გამომდინარე, ოქმი თითქმის ყოველთვის დგება შესაბამისი შაბლონის მიხედვით. შევსების მახასიათებლები და დოკუმენტის დასრულებული მაგალითი შეგიძლიათ იხილოთ ქვემოთ.

შეხვედრის დროს ყოველთვის დგება პროტოკოლი და მენეჯმენტი თავად წყვეტს რომელი შაბლონი გამოვიყენოთ საუკეთესოდ. ეს დოკუმენტი ერთდროულად ასრულებს რამდენიმე ფუნქციას:

1. ჩაწერს ინფორმაციას ყველა დამსწრე და მომხსენებლის შესახებ.
2. შეიცავს ამ შეხვედრის დროს მიღებულ ყველა ძირითად გადაწყვეტილებას.
3. ასახავს მოლაპარაკების პროცესის ფაქტობრივ მდგომარეობას და აღრიცხავს ძირითად შეთანხმებებს ამ ეტაპზე.

ამრიგად, დოკუმენტის მთავარი ამოცანაა შეხვედრის ფაქტისა და ყველა იმ გადაწყვეტილების დაფიქსირება, რაც შედეგად იქნა მიღებული.

ᲨᲔᲜᲘᲨᲕᲜᲐ. ყველა შეხვედრა არ არის ჩაწერილი, ამიტომ კომპანიის ხელმძღვანელობას უფლება აქვს დამოუკიდებლად გადაწყვიტოს, რომელ შემთხვევაში შეადგინოს საანგარიშო დოკუმენტი და რომელ - არა. როგორც წესი, ოქმები გამოიყენება იმ შეხვედრებზე, რომლებზეც განიხილება საკითხები, რომლებიც პირდაპირ გავლენას ახდენს ორგანიზაციის მომავალ განვითარებაზე.

კანონმდებლობას არ აქვს შემუშავებული რაიმე მოთხოვნა დოკუმენტის შინაარსთან დაკავშირებით, მით უმეტეს, ერთიანი ფორმა. ამიტომ, თითოეულ კომპანიას შეუძლია გამოიყენოს საკუთარი ფორმა. კერძოდ, შეგიძლიათ გამოიყენოთ ფორმების სხვადასხვა ვერსია კონკრეტული შემთხვევებისთვის (მაგალითად, დეპარტამენტის სხდომა, რიგგარეშე შეხვედრა ან ერთობლივი შეხვედრა კონტრაგენტის წარმომადგენლებთან).

როგორც წესი, დოკუმენტი შეიცავს შემდეგ ინფორმაციას:

1. კომპანიის სრული დასახელება, პროტოკოლის ნომერი და მომზადების თარიღი. ნუმერაცია შეიძლება განხორციელდეს უწყვეტად - ყოველი კალენდარული წლიდან დაწყებული.
2. დამსწრეთა შემადგენლობა:

• კომისიის თავმჯდომარე;
• აღმასრულებელი მდივანი ოქმში ჩანაწერების აღრიცხვას;
• დანარჩენი დამსწრეები - ჩვეულებრივ სია მოთავსებულია დოკუმენტის ბოლოს.

1. დღის წესრიგი – ე.ი. განსახილველი საკითხების სია. წინასწარ მომზადებული და ყველა დამსწრე ყურადღების ცენტრში (სპეციალური განცხადებები, როგორც წესი, იქმნება შეხვედრების დაწყებამდე რამდენიმე დღით ადრე).
2. მომხსენებელთა სია (სახელი, თანამდებობა, საუბრის თემა, წამოჭრილი საკითხები).
3. შეხვედრის შედეგად მიღებული გადაწყვეტილებები.
4. თავმჯდომარისა და მდივნის ხელმოწერები, ხელმოწერების ჩანაწერები (გვარი და ინიციალები).
5. თუ ოქმს თან ერთვის დამატებითი დოკუმენტები, ასევე მასალები აუდიოჩანაწერებიდან, ფოტოსურათებიდან და ვიდეოებიდან, ეს ფაქტი უნდა აისახოს დოკუმენტში. დასასრულს ჩაწერეთ სიტყვა „დანართები“ და ჩამოთვალეთ დოკუმენტების და სხვა მასალების დასახელებები, მათი რაოდენობა და სახეობა (დედანი ან ასლი), ასევე გვერდების რაოდენობა.

ფორმა და ნიმუში 2019 წ

უმარტივეს შემთხვევაში, ფორმა ასე გამოიყურება.

მაგალითად, შეგიძლიათ აირჩიოთ ეს ფორმა:

ᲨᲔᲜᲘᲨᲕᲜᲐ. განყოფილებაში „გადაწყვეტილია“, გადაწყვეტილების აღწერით, ხშირად მოცემულია კენჭისყრის პროცედურის შედეგები, თუ იგი გაიმართა სხდომაზე. შედეგები ფიქსირდება ხმების „მომხრე“, „წინააღმდეგი“ და თავშეკავების უბრალოდ შეჯამებით.

მოკლე და სრული ჯიშები

ერთსა და იმავე ორგანიზაციაში შეიძლება სხვადასხვა შეხვედრების ჩატარება. კონკრეტული შეხვედრის მნიშვნელობა დამოკიდებულია მასზე განხილულ საკითხებზე. და ისინი ასევე განსაზღვრავენ ამა თუ იმ ნიმუშის არჩევანს, რომლის მიხედვითაც შედგენილი იქნება ოქმი. ზოგადად, შეიძლება განვასხვავოთ დოკუმენტების ორი ტიპი:

ამონაწერი პროტოკოლიდან

თუ საჭიროა პროტოკოლიდან გარკვეული ინფორმაციის მიღება, დგება ამონაწერი. ეს დოკუმენტი არის პროტოკოლის ნაწილის ზუსტი ასლი. ამონაწერში მითითებული უნდა იყოს ძირითადი დოკუმენტის მომზადების თარიღი, მისი ნომერი და კომპანიის დასახელება. ასლის სიზუსტე დასტურდება კრების მდივნის ან/და თავმჯდომარის პირადი ხელმოწერით.

მენეჯმენტის მახასიათებლები

წლის ბოლოს ანგარიშგების შეხვედრების შემთხვევაში, ჩვეულებრივ, არჩეულია გაფართოებული დოკუმენტის ფორმები. თუ ვსაუბრობთ ცალკე სტრუქტურული ერთეულის შეხვედრაზე, მენეჯერები, როგორც წესი, ირჩევენ უმარტივეს შაბლონს.

ფაქტების ჩაწერისა და პროტოკოლების შენახვის მახასიათებლები შემდეგია:

1. შეხვედრის ოქმის ნიმუში მტკიცდება კომპანიის მენეჯმენტის ან ორგანიზაციის კონკრეტული სტრუქტურული ერთეულის მიერ.
2. ჩატარდა დაუყოვნებლივ შეხვედრის დროს. ინიშნება სპეციალური თანამშრომელი, რომელიც პასუხისმგებელია დოკუმენტის დამუშავებაზე. უმეტეს შემთხვევაში, ეს არის მდივანი, რომელიც ასევე ასრულებს კრების მდივანს.
3. უზუსტობებისა და მომხსენებელთა ფრაზების არასწორი ინტერპრეტაციის თავიდან აცილების მიზნით, ხშირად ხდება შეხვედრის დროს მომხდარი ყველა მოვლენის დამატებითი ჩაწერა. გამოიყენება აუდიო და ვიდეო ჩამწერი ხელსაწყოები. შემდგომში, საჭიროების შემთხვევაში, გამოსვლების ჩანაწერები მოცემულია პროტოკოლის დანართში - ზუსტი ციტატები იმის შესახებ, თუ რას ამბობდნენ თანამშრომლები და სხვა მოწვეული პირები.
4. ორიგინალური ასლების რაოდენობა შედგენილია სიტუაციიდან გამომდინარე. როგორც წესი, საკმარისია ერთი ორიგინალი. თუმცა, თუ შეხვედრა იმართება პარტნიორის (სხვა კომპანიის წარმომადგენლების) მონაწილეობით, საჭირო ხდება 2 ორიგინალის მომზადება. როგორც წესი, ასეთი შეხვედრები იმართება საქმიანი მოლაპარაკებების სხვადასხვა ეტაპზე.
5. რაც შეეხება დოკუმენტების ასლებს, მათი ნებისმიერი რაოდენობის გაკეთება შეგიძლიათ. ეს საჭიროება ჩნდება შეხვედრების გამართვისას, რომელთა გადაწყვეტილებები სავალდებულოა ორგანიზაციის ყველა დეპარტამენტისთვის. შემდეგ ასლები იგზავნება ყველა სტრუქტურულ ერთეულში. როგორც წესი, ისინი დამოწმებულია ორიგინალური ბეჭდით და მენეჯერის ხელმოწერით.

შესაძლო უზუსტობების თავიდან აცილების მიზნით, აუდიო და ვიდეო ჩამწერი ხელსაწყოები გამოიყენება შემდგომში თითოეული თანამშრომლის ან მოწვეული პირის მეტყველების ზუსტი რეპროდუცირებისთვის.

თანამედროვე მენეჯმენტის პრაქტიკაში შეხვედრების ოქმების მომზადება აუცილებელია სხვადასხვა რანგის მენეჯერების ხელმძღვანელობით შეხვედრების მუშაობის დოკუმენტაციისთვის. ოქმები ასევე გამოიყენება შეხვედრების, კონფერენციებისა და სემინარების საქმის ჩასაწერად. ნიმუში და შეხვედრის ოქმის შედგენის ყველა აუცილებელი წესი მოცემულია ჩვენს სტატიაში.

ამ სტატიაში წაიკითხავთ:

• რატომ არის მნიშვნელოვანი ორგანიზაციის შეხვედრის ოქმი?
• შეხვედრის ოქმის რომელი ფორმაა ყველაზე სასურველი?
• რა ნიუანსებს მოიცავს დირექტორთა საბჭოს სხდომის ოქმი?
• შეხვედრის ოქმის რა ფორმა უნდა გამოიყენოთ?
• როგორ მუშავდება შეხვედრების ოქმები?
• სად ვიპოვოთ შეხვედრის ოქმის შევსების ნიმუში
• სად არის რეკომენდებული შეხვედრის ოქმის შენახვა?

რატომ გჭირდებათ შეხვედრის ოქმები?

კოლეგიური მენეჯმენტის მოქმედების შედეგებზე დაფუძნებული ოქმი აუცილებელია საკითხების წარსულში განხილვისა და მიღებული გადაწყვეტილებების დოკუმენტაციისთვის.

სასწრაფოდ შეამოწმეთ თქვენი პარტნიორები!

Იცი, რომ შემოწმებისას, საგადასახადო ორგანოებს შეუძლიათ დაიცვან ნებისმიერი საეჭვო ფაქტი კონტრაგენტის შესახებ? ამიტომ, ძალიან მნიშვნელოვანია შეამოწმოთ ისინი, ვისთანაც მუშაობთ. დღეს შეგიძლიათ მიიღოთ უფასო ინფორმაცია თქვენი პარტნიორის წარსული ინსპექტირების შესახებ და რაც მთავარია, მიიღოთ გამოვლენილი დარღვევების სია!

შეხვედრის ოქმის შედგენა საშინაო ოფისში მე-18 საუკუნის დასაწყისიდან გამოიყენებოდა. მაშინ პირველად დაიწყეს საკითხის განხილვა გადაწყვეტილების მიღებამდე. ისტორიულად, პროტოკოლი იყო:

– საინფორმაციო დოკუმენტი (დისკუსიის მიმდინარეობის დამადასტურებელი);

– ადმინისტრაციული დოკუმენტი (განხილვის შედეგების საფუძველზე მიღებული გადაწყვეტილების დაფიქსირება).

მენეჯმენტის თანამედროვე პრაქტიკაში ოქმების შედგენა გათვალისწინებულია სხვადასხვა რანგის მენეჯერების ხელმძღვანელობით შეხვედრების საქმიანობების დასაბუთებისთვის. ოქმები ასევე გამოიყენება შეხვედრების, კონფერენციებისა და სემინარების საქმის ჩასაწერად.

გადაწყვეტილებას ოქმის შედგენის აუცილებლობის შესახებ სხდომებზე იღებს მენეჯერი, რომელიც მათ ნიშნავს. თუ შეხვედრის დროს გაიმართება დისკუსია თანამშრომლებისთვის წინასწარ მიღებული გადაწყვეტილების გარკვევის თაობაზე კონკრეტულ საკითხზე ინფორმირების შესახებ, მაშინ შეიძლება არ იყოს საჭირო შეხვედრის ოქმის შედგენა. თუმცა, ოქმების მომზადება ასევე შეიძლება საჭირო გახდეს ოპერატიული შეხვედრაზე. ამ შემთხვევაში აღირიცხება მონაცემები დამსწრეთა შემადგენლობის, წინადადებების ან გამოთქმული მოსაზრებების შესახებ.

როგორ მივაღწიოთ შეხვედრაზე მიღებული შეთანხმებების შესრულებას

ალექსანდრე შუვალოვი,ტულე ცენტრის გენერალური დირექტორი, მოსკოვი

თუნდაც უფლებით შეხვედრის ორგანიზებადადგენილი რეგულაციების, დღის წესრიგისა და კონსტრუქციული რწმენის დაცვით, საჭირო შედეგი ყოველთვის არ არის უზრუნველყოფილი - კომპანია ვერ ახორციელებს ფუნდამენტურ ცვლილებებს, თითქოს შეხვედრა საერთოდ არ ყოფილა. ეს პრობლემა არ არის გამოწვეული თანამშრომლების სიზარმაცით. აუცილებელია გავიხსენოთ სერიოზული პრობლემა, რომ შეთანხმება არ ჩაიწეროს შეხვედრაზე.

ასე რომ, შედეგად, შეხვედრის შემდეგ ინსტრუქციები და გადაწყვეტილებები უბრალოდ ჰაერშია. ბევრი მზად არის გააპროტესტოს და ამტკიცებს, რომ ჩვენ ყველა ინფორმაციას დღიურებში ვაწერთ. მაგრამ ძალიან ხშირია სიტუაციები, როდესაც თანამშრომელს რაღაც „დაავიწყდა“, არ ჩაწერა ან დააბნია. შეხვედრის შემდეგ ადამიანს ავიწყდება შეხვედრაზე განხილული ინფორმაცია.

ამიტომ, შეხვედრის ოქმის შედგენა ჩემთვის დიდი ხანია ჩვეულ და სავალდებულო წესად იქცა. ამ მიზნით მდივანმა გაიარა შესაბამისი კურსი. ჩვენ არქივში ვინახავთ ყველა შეხვედრის ოქმს.

შეხვედრის შემდეგ, თქვენ უნდა შეახსენოთ ყველა თანამშრომელს ინსტრუქციების შესახებ - ელექტრონული ფოსტით ან ჩანაწერებით CRM სისტემაში და კომპანიაში გამოყენებულ სხვა პროგრამებში.

მჭირდება თუ არა შეხვედრის ოქმის შენახვა სპეციალურ ფორმაში?

ოფისის მენეჯმენტის ლიტერატურაში არის განცხადება, რომლის მიხედვითაც შეხვედრების ოქმები დგება საერთო ფორმაზე. თუმცა, ოქმებისა და სხვა დოკუმენტების შედგენის ზოგად ფორმას ყველა კომპანია არ იყენებს. უპირველეს ყოვლისა, მას იყენებენ სახელმწიფო ხელისუფლების და ადგილობრივი ხელისუფლების მიერ. მართლაც, მარეგულირებელი სამართლებრივი აქტების თანახმად, ამ ორგანოებმა უნდა გამოიყენონ ფორმები გერბის გამოსახულებით (სახელმწიფო, რუსეთის ფედერაციის შემადგენელი ერთეულის გერბი ან მუნიციპალური ერთეული), დამზადებული ტიპოგრაფიული გზით. სხვა ორგანიზაციებს უფლება აქვთ დამოუკიდებლად აირჩიონ შეხვედრის ოქმების ფორმების მომზადების მეთოდი.

თუ კომპანია არ მუშაობს ბეჭდური ფორმებით შეხვედრის ოქმებისთვის, მაშინ არჩევანი კეთდება კომპიუტერიზებული ფორმის შაბლონების სასარგებლოდ - უფრო მოსახერხებელია მუშაობა ფორმის შაბლონების სპეციფიკურ ტიპებთან - წერილები, ინსტრუქციები, ბრძანებები, შენიშვნები, ოქმები და სხვა. დოკუმენტების სახეები.

ამ შემთხვევაში, ზოგადი ფორმა არ არის საჭირო. ფორმების შაბლონების შემუშავებისთვის, თქვენ უნდა გაითვალისწინოთ სტანდარტის 6.30-2003 „ერთიანი დოკუმენტაციის სისტემები. ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის ერთიანი სისტემა. მოთხოვნები დოკუმენტების მომზადებისთვის“ (ნაწილი 4 „მოთხოვნები დოკუმენტების ფორმებისთვის“).

როგორ შევადგინოთ შეხვედრის ოქმი

1) ოქმის სათაური ნაწილი. იგი შეიცავს შემდეგ დეტალებს:

- ორგანიზაციის სრული დასახელება;

– დოკუმენტის ტიპი (პროტოკოლი);

- ნომერი და თარიღი;

– ოქმის შედგენის ადგილი;

- ტექსტის სათაური.

იურიდიულ ფორმასთან ერთად უნდა მიეთითოს ორგანიზაციის დასახელება. ის უნდა შეესაბამებოდეს ორგანიზაციის ოფიციალურ სახელს (აღნიშნულია ორგანიზაციის დებულებაში ან წესდებაში). ასევე აუცილებელია იურიდიული ფორმის მითითება სრულად და არა შემოკლებით.

• გაყიდვების ტრენინგი: რა უნდა იცოდეთ სანამ დაიწყებთ

თუ კომპანიას აქვს ოფიციალურად რეგისტრირებული შემოკლებული სახელი, ის შეიძლება მიეთითოს სრული სახელის ქვემოთ ხაზში - ფრჩხილებში. თუ კომპანიას ჰყავს უმაღლესი ორგანიზაცია, ამ უკანასკნელის სახელი მითითებულია დოკუმენტის შემდგენელი ორგანიზაციის სახელზე (რეკომენდებულია შემოკლებული ფორმით).

Მაგალითად:

საჯარო კორპორაცია
სააგენტო "პრესის გავრცელება, გადამუშავება, შეგროვება"
(სს სააგენტო "როსპეხატი")

დახურული სააქციო საზოგადოება "ახალი ტექნოლოგიები"

ოქმის თარიღი არის შეხვედრის დღე. თუ შეხვედრის ხანგრძლივობა იყო რამდენიმე დღე, მაშინ თარიღები სხდომის დაწყებიდან დასრულებამდე მითითებულია ოქმის თარიღში (და არ შემოიფარგლება მხოლოდ ოქმზე ხელმოწერის თარიღით), რომელიც შეიძლება შედგეს რამდენიმე თავად შეხვედრიდან რამდენიმე დღის შემდეგ).

ოქმები ინომრება კალენდარული წლის განმავლობაში, ამიტომ ოქმის ნომერი (ინდექსი) წარმოდგენილია შეხვედრის რიგითი ნომრით. იგი ენიჭება ცალ-ცალკე ოქმების თითოეული ჯგუფისთვის, რომელიც აერთიანებს კომპანიას - დირექტორატის კრების ოქმები, აქციონერთა საერთო კრების ოქმები, შრომითი კოლექტივის სხდომის ოქმები და ტექნიკური საბჭოს სხდომების ოქმები დანომრილია ცალკე.

შედგენის ადგილი - მისი მითითება მნიშვნელოვანია იმ შემთხვევებში, როდესაც კრება იმართება სხვა ადგილას, და არა კომპანიის ადგილას შედგენის ადგილი მითითებულია ადმინისტრაციულ-ტერიტორიული დაყოფის გათვალისწინებით, დასაშვებია მხოლოდ ზოგადად მიღებული შემოკლებები.

ტექსტის სათაური ოქმში შეიცავს მითითებას კოლეგიური საქმიანობის სახეობაზე (შეხვედრა, კონფერენცია, სხდომა და ა.შ.) და კოლეგიური ორგანოს დასახელება მშობლის საქმეში. მაგალითად, შრომითი კოლექტივის შეხვედრები ან სტრუქტურული ერთეულების ხელმძღვანელების შეხვედრები.

სათაურის ნაწილის დეტალები შეიძლება განთავსდეს კუთხოვანი ან გრძივი გზით. შესაბამისი ვარიანტის არჩევის უფლება რჩება კომპანიას.

2) ტექსტის შესავალი ნაწილი. სათაურის შემდეგ შეიყვანეთ კრების თავმჯდომარისა და მდივნის ინიციალები და გვარები. გასათვალისწინებელია, რომ ოქმში თავმჯდომარე არის თანამდებობის პირი, რომელიც ატარებს სხდომას საშტატო ცხრილის მიხედვით, მისი პოზიცია ტექსტში არ არის მითითებული.

მდივანი პასუხისმგებელია შეხვედრის ორგანიზებაზე, მისი საქმიანობის დოკუმენტირებაზე, ოქმის შედგენასა და წარდგენაზე. არ არის აუცილებელი, რომ კრების მდივანი იყოს თანამდებობის პირი. ყოველივე ამის შემდეგ, თანამშრომლისთვის ეს სამუშაო პასუხისმგებლობა შეიძლება იყოს დამატებითი. თუ ის მუდმივად სრულდება, საჭიროა მისი დარეგულირება სამუშაოს აღწერილობით. ამ სამუშაოს თანამშრომელს აკისრებს მენეჯერი, თუ იგი შესრულებულია ერთჯერადი დავალების სახით.

თავმჯდომარე – პანკოვი იუ.პ.

მდივანი – ეგოროვა დ.ლ.

აწმყო: ბესპალოვი A.D., Korneev N.R., Lunkov E.N., Marinina E.M., Ustinov A.K.

მოწვეული: OJSC SMU No15 აღმასრულებელი დირექტორი Shuvalov T.B., OJSC SMU No14 ფინანსური დირექტორი ოსმანოვა მ.ტ.

სიტყვის „წარმოდგენის“ შემდეგ, ახალ სტრიქონზე ანბანური თანმიმდევრობით ვწერთ შეხვედრაში მონაწილე კომპანიის ოფიციალური პირების ინიციალებსა და გვარებს. თუ ორგანიზაციის ოფიციალური პირები მოწვეულნი არიან შეხვედრაში მონაწილეობის მისაღებად, ისინი უნდა იყოს ჩამოთვლილი განყოფილებაში „მოწვეული“ ანბანური თანმიმდევრობით (გვარი და ინიციალები) პოზიციის მითითების გარეშე. როდესაც შეხვედრაში მონაწილეობენ სხვა ორგანიზაციების წარმომადგენლები, ასევე აუცილებელია მიუთითოთ კომპანიების პოზიციები და დასახელებები.

შეხვედრის მონაწილეთა და დამსწრე მოწვეულთა სია იბეჭდება ერთი სტრიქონის ინტერვალით. შემდეგ რჩება ცარიელი ხაზი და დღის წესრიგი იბეჭდება ერთი სტრიქონის ინტერვალით. ჩვეულებრივია ტექსტის ძირითადი ნაწილის დაბეჭდვა 1,5 სტრიქონიანი ინტერვალით.

• მომსახურების ხელშეკრულება: ნიმუში, ტიპიური შეცდომები

მონაწილეთა სიის შედგენა ევალება მდივანს. სია შედგენილია წინასწარ მენეჯერის მითითებით. ეს სია მორგებულია ღონისძიების დღეს, რაც დამოკიდებულია ოფიციალური პირების რეალურ ხელმისაწვდომობაზე.

თუ შედგენილია გაფართოებული (15-ზე მეტი ადამიანის მონაწილეობით) ან მუდმივი კოლეგიური ორგანოს სხდომის ოქმი, მონაწილეთა სახელები არ არის ჩამოთვლილი, მაგრამ მითითებულია მათი საერთო რაოდენობა. ეს რაოდენობა დგინდება სარეგისტრაციო მონაცემების საფუძველზე - ამ შემთხვევაში სარეგისტრაციო სია შეტანილია ოქმის დანართებში. ამ შემთხვევაში სხდომის ოქმში აისახება შემდეგი მონაცემები:

აწმყო: 19 ადამიანი (სია თანდართულია).

ოქმის შესავალ ნაწილში მითითებულია დღის წესრიგი. დღის წესრიგის შინაარსს განსაზღვრავს ლიდერი, რომელიც ნიშნავს კრებას, რომელიც ასევე იქნება პასუხისმგებელი მის წარმართვაზე. თუ ეს დოკუმენტი გავრცელდა შეხვედრამდე, მაშინ მისგან ინფორმაცია უნდა გადავიდეს ოქმში.

• საწარმოს მიმდინარე აქტივები: კონცეფცია, მართვა და ანალიზი

დღის წესრიგში მოცემულია ის საკითხები, რომლებიც ღონისძიებაზე განიხილება, დაზუსტებულია მომხსენებლების ვინაობა და ამ საკითხების განხილვის თანმიმდევრობა.

თითოეული პუნქტის ოქმში მითითებული უნდა იყოს მომხსენებლის ინიციალები და გვარი.

დღის წესრიგი:

1) ინფორმაციის უსაფრთხოების წესების დამტკიცების შესახებ.
საინფორმაციო დეპარტამენტის უფროსის, რ. დორონინას მოხსენება.

2) საშტატო ცხრილში ცვლილებების შეტანის შესახებ.
გენერალური დირექტორის მოადგილის ი.ნ.სერგეევის გამოსვლა

3) ტექსტის ძირითადი ნაწილი

კომპანიის კრების ოქმი, ტექსტის პრეზენტაციის ფორმის მიხედვით, შეიძლება იყოს სრული და მოკლე. ოქმის ფორმები ერთმანეთისგან განსხვავდება მხოლოდ შეხვედრის საქმის გაშუქების სისრულით. ეს ფორმები არ გულისხმობს განსხვავებებს დიზაინში:

მოკლე პროტოკოლი - ამ დოკუმენტში ჩაწერილია:

– შეხვედრაზე განხილული საკითხები;

– მომხსენებელთა სახელები (მომხსენებლები);

- მიღებული გადაწყვეტილებები;

ეს პროტოკოლი ჩვეულებრივ ინახება შემდეგ შემთხვევებში:

– როდესაც შეხვედრა სტენოგრაფიულია ან ჩაწერილია დიქტოფონზე;

– ოპერატიული შეხვედრის დროს მნიშვნელოვანი მნიშვნელობა ენიჭება გადაწყვეტილების დაფიქსირებას დისკუსიის მიმდინარეობის დეტალების გარეშე.

ორგანიზაციის შეხვედრის მოკლე ოქმი არ იძლევა საშუალებას განისაზღვროს საკითხის განხილვის კურსი, გაკეთებული კომენტარები, მოსაზრებები ან ადმინისტრაციული ნაწილის - მენეჯმენტის გადაწყვეტილების შემუშავების პროცესი.

სრული პროტოკოლი მიზნად ისახავს დეტალური სურათის დოკუმენტირებას, თუ რა ხდება, მათ შორის შეხვედრის მონაწილეთა მოხსენებებისა და გამოსვლების შინაარსი, ყველა გამოთქმული აზრი, გაჟღერებული კითხვები, კომენტარები, შენიშვნები და პოზიციები.

შესაბამისად, სრული პროტოკოლი ითვალისწინებს სამი ნაწილის არსებობას თითოეული განხილული საკითხისთვის - „მოსმენილი“, „საუბარი“, „გადაწყვეტილი“ („გადაწყვეტილი“). და მოკლედ არის მხოლოდ ორი: "LISTENED" და "DECIDED" ("გადაწყვეტილი").

ტექსტის ძირითადი ნაწილი შეიცავს სექციების რაოდენობას, რომლებიც შეესაბამება დღის წესრიგში შეტანილი საკითხების რაოდენობას. სექციები დანომრილია მის მიხედვით. თითოეული განყოფილება შეიცავს 3 ნაწილს სრული პროტოკოლისთვის - "მოსმენილი", "საუბარი", "გადაწყვეტილი" ("გადაწყვეტილი"). მოკლე პროტოკოლი შეიცავს 2 ნაწილს. დაბეჭდეთ ეს სიტყვები მარცხენა ზღვრიდან დიდი ასოებით.

პროტოკოლის ტექსტში სიტყვის „მოსმენის“ შემდეგ გენიტალურად უნდა მიეთითოს მთავარი მომხსენებლის გვარები და ინიციატივები, მისი საუბრის ჩანაწერით წარმოდგენილი ტირეთი. როგორც წესი, პრეზენტაცია წარსულ დროში მე-3 მხოლობით არის წარმოდგენილი. თუ მომზადებულია წერილობითი ანგარიში და წარედგინება მდივანს, ოქმად შეიძლება განისაზღვროს მხოლოდ მოხსენების თემა, შენიშვნით „მოხსენების ტექსტი ერთვის“. მოდით შევხედოთ მაგალითს:

1. მოისმინა:

Petrova V.Yu - გაყიდვების დეპარტამენტის 2015 წლის მე-4 კვარტლის მუშაობის გეგმის განხორციელების შედეგებზე. მან აღნიშნა, რომ გეგმა 100%-ით შესრულდა.

1. მოისმინა:

Petrova V. Yu. - თან ერთვის მოხსენების ტექსტი.

სიტყვის „SPEAKED“ შემდეგ ოქმში უნდა იყოს მითითებული დისკუსიის მონაწილეთა გვარები და ინიციალები. პროტოკოლის ტექსტში თითოეული გვარი და ინიციალები იბეჭდება ახალ სტრიქონზე ნომინატიულ შემთხვევაში.

გამოსვლების ჩანაწერები მითითებულია გვარის შემდეგ, გამოყოფილი ტირეებით და წარმოდგენილია მხოლობით მესამე პირში. ეს ნაწილი ასევე შეიცავს კითხვებს, რომლებიც გაჟღერდა მოხსენების დროს ან მისი დასრულების შემდეგ, მათზე პასუხების მითითებით.

თუ შეხვედრაზე არ არის დისკუსია ან შეკითხვები, ეს ფრაგმენტი გამოტოვებულია მხოლოდ 2 ნაწილისგან: „მოსმენილი“ და „გადაწყვეტილი“ („გადაწყვეტილი“). შესაძლოა, ესეც სრული ჩანაწერისთვის, დღის წესრიგში მყოფი ზოგიერთი საკითხის განხილვისას.

სიტყვა „გადაწყვეტილი“ (ან „გადაწყვეტილი“) მოსდევს დღის წესრიგის შესაბამისი პუნქტის სარეზოლუციო ნაწილის ტექსტს. ერთ საკითხზე რამდენიმე გადაწყვეტილების მიღებისას ისინი უნდა იყოს დანომრილი არაბული ციფრებით. პირველი ციფრი აჩვენებს ნივთის ნომერს, მეორე ციფრი აჩვენებს მიღებული გადაწყვეტილების რაოდენობას.

კერძოდ, თუ გადაწყვეტილებები მიიღება მე-3 პუნქტზე, ისინი მიეთითება როგორც 1.1, 1.2 და 1.3.

თუ მე-2 საკითხზე მიიღება მხოლოდ ერთი გადაწყვეტილება, მიეთითება არა 2, არამედ 2.1.

1.1. 2009 წლის მე-2 კვარტლისათვის 2009 წლის მე-2 კვარტალისათვის მოვაჭრეების კვალიფიკაციის ამაღლების პროგრამის მომზადება. პასუხისმგებელი – პერსონალის სამსახურის უფროსი უშაკოვი ლ.ბ.

1.1. HR სამსახურის უფროსი ლ.ბ მოამზადეთ გამყიდველების მოწინავე ტრენინგის პროგრამა კომპანიის სრულ განაკვეთზე სპეციალისტების გამოყენებით 2009 წლის II კვარტლისთვის. ბოლო ვადა: 03/03/2009.

კრების ოქმის შედგენის ჩვეულებრივი პრაქტიკის მიხედვით, კენჭისყრის შედეგების ჩაწერა არ არის გამიზნული. თუმცა, თუ კენჭისყრა მიიღეს, ის უნდა აისახოს ოპერატიულ პუნქტში. საერთო კრების ოქმები ბევრ სპეციფიკას მოითხოვს - მათ შორის გადაწყვეტილებებზე კენჭისყრის მონაცემების ასახვისას, ამ გადაწყვეტილებების დამთვლელი კომისიის ოქმში ჩაწერისას, ასევე აქციონერთა საერთო კრების ოქმებში. მოდით შევხედოთ მაგალითს:

1.1. დაამტკიცოს A.E. Fedorov-ის კანდიდატურა. კომპანიის ფინანსური დირექტორის თანამდებობაზე.

1.1. 2014 წლის წლიური ანგარიშის, ბალანსის, მოგება-ზარალის ანგარიშგების დამტკიცება; 2015 წლის განვითარების გეგმა და ყველაზე მნიშვნელოვანი ამოცანების ჩამონათვალი.

კენჭისყრის შედეგები: „მომხრე“ – 78 ხმა (შეხვედრაში მონაწილე ხმების საერთო რაოდენობის 97,5%); „წინააღმდეგ“ – არა; „თავშეკავება“ – 2 ხმა (შეხვედრის მონაწილეთა საერთო რაოდენობის 2,5%). გადაწყვეტილება 78 ხმით მიიღეს. თან ერთვის მთვლელი კომისიის No2 ოქმი.

აქვს თუ არა კრების ოქმს იურიდიული ძალა?

სხდომაზე გადაღებული სტენოგრაფიული, ხელნაწერი ან აუდიოჩანაწერის საფუძველზე დგება ოქმი. შეხვედრის შემდეგ მდივანი ხელახლა აკრეფს ჩანაწერებს, აფორმებს მათ მითითებული მოთხოვნების შესაბამისად და გადასცემს კრების თავმჯდომარეს რედაქტირებისთვის. ოქმი, ამ წესის გათვალისწინებით, ხელმოწერილია და იღებს ოფიციალური დოკუმენტის ძალას.

ოქმის იურიდიული ძალა - მისი სანდოობა, ფორმალობა, უდავოობა - დამოკიდებულია აღსრულების წესებზე. სტანდარტული განმარტება გვთავაზობს: „კანონიერი ძალა არის ოფიციალური დოკუმენტის საკუთრება, რომელიც მას მიენიჭა მოქმედი კანონმდებლობით, მისი გამცემი ორგანოს კომპეტენცია და აღსრულების დადგენილი წესი. რეგისტრაციის მითითებული წესების დაცვის შემთხვევაში, ორგანიზაციის კრების ოქმს კანონიერი ძალა ენიჭება 2 პირის - თავმჯდომარისა და მდივნის ხელმოწერით.

ორგანიზაციის კრების ოქმი არის შიდა დოკუმენტი, ამიტომ, როგორც წესი, მასზე ბეჭედი არ არის.

თუ ორგანიზაციის კრების ოქმი შედგენილია რამდენიმე გვერდზე, აუცილებელია მეორე და მომდევნო გვერდების დანომრვა. გვერდის ნომრები შეიტანება არაბული ციფრებით სიტყვის „გვერდის“ (გვერდის) მითითების გარეშე, ციტატების, დეფისების ან სხვა ნიშნების გამოყენების გარეშე.

რა არის ოქმის მომზადების ბოლო ვადა?

ზოგადი წესი ვარაუდობს, რომ კრების ოქმის მომზადების ვადა არ უნდა იყოს ხუთ დღეზე მეტი. სხდომის ოქმების მზადყოფნის კონკრეტული თარიღი შეიძლება დანიშნოს ხელმძღვანელმა, რომელიც ხელმძღვანელობდა სხდომას ან მუდმივმოქმედი კოლეგიური ორგანოს თავმჯდომარეს. ოქმის შედგენის ვადა შეიძლება დადგინდეს კოლეგიური ორგანოს დებულებით.

თუმცა, ზოგიერთი ჯიშისთვის, გარკვეული დოკუმენტების შესაბამისად დადგენილია მკაფიო ვადები.

შეხვედრის დროს მიღებული გადაწყვეტილებები უნდა ეცნობოს თანამშრომლებს ან ფოსტით ან მთელი ოქმის ასლებით, ან როგორც სარეზოლუციო ნაწილის ამონაწერი. მცირე კომპანიებში მუშაკების ინდუქცია ზოგჯერ ხორციელდება ხელმოწერის საწინააღმდეგოდ, პროტოკოლის გასაცნობად ფურცლის შედგენის შემდეგ.

მომზადება ასევე ხორციელდება სხვა ადმინისტრაციული დოკუმენტებით მიღებული გადაწყვეტილებების საფუძველზე - მაგალითად, კომპანიის ხელმძღვანელის ბრძანება ან კოლეგიური ორგანოს გადაწყვეტილება.

მე ვიყენებ iPad-ს შეხვედრის ოქმის კოორდინაციისთვის

ილია ალიაბუშევი, პროდუქტის დირექტორი IDeside-ში, ბიზნეს კონსულტანტი მენეჯერების, ანალიტიკოსებისა და დეველოპერების განაწილებული გუნდების ფორმირების სფეროში, მოსკოვი

პარტნიორებთან შეხვედრის ოქმის შეთანხმებისას, მე ვმუშაობ iPad-ით. დოკუმენტის თითოეულ აბზაცზე კომენტირებისას ვიყენებ PDF Converter და PDF Expert აპლიკაციებს. პირველის დახმარებით შევძელი დოკუმენტის ფოსტით გადაყვანა PFD ფორმატში, მეორე ძალიან მოსახერხებელია კომენტარების დასაწერად. პარტნიორები, რა თქმა უნდა, გაოცებულები იყვნენ PDF ფაილში მოცემული კომენტარებით - მათ უნდა წაეკითხათ წინადადებები ერთ პროგრამაში და ცვლილებები შეეტანათ დოკუმენტში მეორეში.

როგორ მოვამზადოთ ამონაწერი შეხვედრის ოქმიდან

შეხვედრის დოკუმენტირების ჩვეულებრივი პრაქტიკაა ოქმების ამონაწერების შედგენა. ამონაწერი ოქმიდან არის ორიგინალური ოქმის ტექსტის იმ ნაწილის ზუსტი ასლი, რომელიც ეხება დღის წესრიგის საკითხს, რომლის მიმართაც შედგენილია ამონაწერი. ამ შემთხვევაში რეპროდუცირებულია ფორმის ყველა დეტალი, ტექსტის შესავალი ნაწილი, დღის წესრიგის პუნქტი, რომელზედაც მზადდება ამონაწერი და ტექსტი, რომელშიც განხილულია მისი განხილვა და გადაწყვეტილება.

ამონაწერს ოქმიდან ხელს აწერს მხოლოდ მდივანი, რომელიც ასევე პასუხისმგებელია ცნობის შედგენაზე. იგი შეიცავს სიტყვას „მართალი“, რომელშიც მითითებულია ამონაწერის დამადასტურებელი პირის პოზიცია, მისი პირადი ხელმოწერა, გვარი, თარიღი და ინიციალები. თუ ამონაწერი ოქმიდან გაცემულია სხვა ორგანიზაციაში წარსადგენად, ის უნდა იყოს დამოწმებული ბეჭდით.

სად და როგორ შეინახოთ შეხვედრის ოქმები

შეხვედრის ოქმის შენახვა დამოკიდებულია კონკრეტულ კომპანიაში მიღებულ საოფისე მუშაობის ფორმაზე. ცენტრალიზებული ოფისის მენეჯმენტით, შეხვედრის ოქმის შენახვა შესაძლებელია მდივანთან, ოფისის მართვის სამსახურში. ჩანაწერების დეცენტრალიზებული მენეჯმენტის ფარგლებში შენახვის ადგილს განსაზღვრავს კომპანიის სტრუქტურა - ჩვეულებრივ გამოიყენება ოფიციალური პირების სამდივნოები, რომლებიც ატარებენ შეხვედრებს.

ოქმების შედგენა ხდება საქმეების ნომენკლატურის მიხედვით, მაგრამ ნებისმიერ შემთხვევაში აუცილებელია მათი ფორმირება ცალკეულ ფაილებში - კოლეგიური ორგანოს დასახელებიდან ან სხდომის სახეობიდან გამომდინარე.

მენეჯმენტის შეხვედრებს მართავს გენერალური დირექტორი. კომპანიის სტრუქტურაში შეიქმნა ექსპერტთა საბჭო გენერალური დირექტორის ხელმძღვანელობით. შეხვედრების ოქმები და ექსპერტთა საბჭო უნდა შედგებოდეს 2 ცალკეულ ფაილად.

სხვადასხვა ტიპის პროტოკოლებს ახასიათებთ მუდმივი შენახვის ვადა. მათ შორისაა კოლეგიალური აღმასრულებელი ორგანოს, კონტროლისა და აუდიტის ორგანოების, საექსპერტო, სამეცნიერო, მეთოდოლოგიური საბჭოების ოქმები, ორგანიზაციის ხელმძღვანელებთან შეხვედრები, აქციონერთა და აქციონერთა საერთო კრება.

ინფორმაცია ავტორისა და კომპანიის შესახებ

ალექსანდრე შუვალოვიკომპანია Tule Center-ის გენერალური დირექტორი, მოსკოვი. 1993 წელს დაამთავრა მოსკოვის საერთაშორისო ურთიერთობების სახელმწიფო ინსტიტუტი. მან კარიერა დიდ ბრიტანეთში Boeing-ში დაიწყო. მიიღო MBA კემბრიჯის უნივერსიტეტიდან. 1998 წელს, რუსეთში დაბრუნების შემდეგ, იგი ხელმძღვანელობდა სარატოვის ცხიმის ქარხანას, როგორც ანტიკრიზისული მენეჯერი. 1999 წლიდან - Anhel GmbH კომპანიების ჯგუფის ხელმძღვანელი. 2008 წლიდან არის ნოვოტექსის ტექსტილის ჰოლდინგში ეროვნული გაყიდვების ხელმძღვანელი. 2009–2010 წლებში – საინვესტიციო ფონდის LloydsBankingGroup-ის აღმასრულებელი დირექტორი (ლონდონი).

ილია ალიაბუშევი, პროდუქტის დირექტორი IDeside-ში, ბიზნეს კონსულტანტი მენეჯერების, ანალიტიკოსებისა და დეველოპერების განაწილებული გუნდების ფორმირების სფეროში, მოსკოვი. დაამთავრა სამხრეთ ურალის სახელმწიფო უნივერსიტეტი. IDeside კომპანიაში გაწევრიანებამდე ის ხელმძღვანელობდა პროექტების განვითარებას Astra – System Technologies ჰოლდინგში და მონაწილეობდა ქალაქებში უსაფრთხოების ყოვლისმომცველი მონიტორინგის სისტემების შექმნაში. მიღებული აქვს სერთიფიკატი საერთაშორისო ასოციაციის ScrumAlliance-სგან.

ჩვენ ვადგენთ ოპერატიული შეხვედრის მოკლე ოქმს

ვ.ფ. იანკოვაია, დოქ. ისტ. მეცნიერებათა მოადგილე VNIIDAD-ის დირექტორი

თითქმის ყველა ორგანიზაცია მართავს შეხვედრებს, რომლებზეც განიხილება ოპერატიული საკითხები. ძალიან ხშირად ასეთ შეხვედრებს ოპერატიულს უწოდებენ. მათ ატარებენ მენეჯერები სხვადასხვა დონეზე: ორგანიზაციის ხელმძღვანელიდან სტრუქტურული განყოფილებების ხელმძღვანელებამდე. ოპერატიული შეხვედრები იმართება რეგულარული ინტერვალებით (ჩვეულებრივ კვირაში ერთხელ) და ჩვეულებრივ ჩაწერილია. თუ სტრუქტურულ ერთეულს ან შეხვედრის მატარებელ მენეჯერს არ ჰყავს მდივანი, განყოფილების ერთ-ერთ თანამშრომელს შეიძლება დაევალოს ოპერატიული შეხვედრის ოქმის შენახვა.

ჩვენი ლექსიკონი

ოქმები არის დოკუმენტი, რომელიც შეიცავს კოლეგიური ორგანოების შეხვედრებზე, შეხვედრებზე, კონფერენციებსა და სხდომებზე საკითხების განხილვისა და გადაწყვეტილების მიღების პროგრესის თანმიმდევრულ ჩანაწერს*.

პრობლემები და გადაწყვეტილებები

ოპერატიული შეხვედრების ოქმის შედგენა ხშირად რთულია. მოდით შევხედოთ ყველაზე გავრცელებულებს.

პრობლემა: მდივანმა ან ერთ-ერთმა უმცროსმა თანამშრომელმა, რომელიც აწარმოებს ოქმს, შესაძლოა ვერ გაიგოს განხილული საკითხის არსი და, შესაბამისად, უჭირს საკითხის განხილვის მიმდინარეობის ჩაწერა.

Რა უნდა ვქნა? ასეთ სიტუაციებში მდივანი უნდა დაუკავშირდეს თანამშრომლის წევრს, რომელმაც ისაუბრა შეხვედრაზე, ან სხვა პერსონალის წევრს, რომელსაც შეუძლია დაზუსტება.

პრობლემა: ვინაიდან ოპერატიული შეხვედრები ხშირად იმართება მკაცრი წესების გარეშე, მდივანს შეიძლება არ ჰქონდეს დრო, ჩაიწეროს ყველაფერი, რაც შეხვედრის დროს ხდება.

Რა უნდა ვქნა? ამ შემთხვევაში, შეხვედრის დროს აუდიოს ჩაწერა და მისი ჩანაწერის საფუძველზე ოქმის შედგენა დაგეხმარებათ.

პრობლემა: საკითხის განხილვისას შეიძლება გამოითქვას როგორც მნიშვნელოვანი, ისე უმნიშვნელო ან თუნდაც უმნიშვნელო ინფორმაცია და მდივანს შეიძლება გაუჭირდეს ძირითადი (არსებითი) ინფორმაციის იდენტიფიცირება, რომელიც უნდა ჩაიწეროს ოქმში.

Რა უნდა ვქნა? ამ შემთხვევაში, ოქმის შედგენამდე მდივანმა უნდა გააანალიზოს ყველა ინფორმაცია, გამოყოს მნიშვნელოვანი და უმნიშვნელოდან და ოქმში შეიტანოს მხოლოდ ყველაზე მნიშვნელოვანი ინფორმაცია.

ოქმის შედგენის ზოგადი წესები

ოქმი დგება სხდომაზე მდივნის ან სხვა თანამშრომლის მიერ შენახული ხმოვანი ჩანაწერების ან უხეში ხელნაწერი ჩანაწერების, აგრეთვე შეხვედრისთვის მომზადებული მასალების (ანგარიშების ტექსტები, გამოსვლები, მოწმობები, გადაწყვეტილებების პროექტები, დღის წესრიგი, სიები). მონაწილეები და ა.შ.).

თუ სხდომაზე ხმის ჩანაწერი გაკეთდა, იგი კრების შემდეგ ხელახლა იბეჭდება, შემდეგ წერილობითი ტექსტი რედაქტირდება და დამუშავებულ ფორმაში შედის ოქმში. სხდომის ოქმის შედგენისთვის გამოყოფილი ვადა არ უნდა აღემატებოდეს სხდომის დღიდან სამიდან ხუთ დღეს. ოპერატიული შეხვედრების ოქმები დგება და ფორმდება შეხვედრის დღეს ან შეხვედრიდან ერთი ან ორი დღის განმავლობაში.

პროტოკოლები შეიძლება იყოს სრული ან მოკლე. სრული ოქმები შეიცავს სხდომაზე ყველა გამოსვლის ჩანაწერს, მომხსენებელს დასმულ კითხვებს, დისკუსიაში მონაწილე პირთა გამოსვლებს და მიღებულ გადაწყვეტილებებს. მოკლე ოქმში მოცემულია მხოლოდ იმ პირთა ვინაობა, ვინც ისაუბრა, გამოსვლის თემა, გამოსვლის შეჯამება და მიღებული გადაწყვეტილებები.

ოპერატიული შეხვედრების მიმდინარეობა, როგორც წესი, აღირიცხება მოკლე ოქმებში.

სხდომის ოქმი დგება ზოგად ფორმაზე, A4 ფორმატის სტანდარტულ ფურცელზე ან სპეციალურად შემუშავებულ ოქმში.

პროტოკოლის საჭირო დეტალებია:

· კომპანიის სახელი

· დოკუმენტის ტიპის დასახელება (MINUTES), რომელიც მიუთითებს შეხვედრის ტიპზე

შეხვედრის თარიღი

· პროტოკოლის რეგისტრაციის ნომერი

შეხვედრის ადგილი

· ხელმოწერები.

მოკლე პროტოკოლის ტექსტი

პროტოკოლის ტექსტი შედგება ორი ნაწილისაგან: შესავალი და ძირითადი.

მოკლე ოქმის შესავალ ნაწილში მითითებულია თავმჯდომარისა და მდივნის ვინაობა, მონაწილეთა (დასწრების) და მოწვეული პირების თანამდებობა და ვინაობა, დღის წესრიგი. თუ შეხვედრაზე 15-ზე მეტი მონაწილეა, ოქმში შეიძლება მიეთითოს მონაწილეთა საერთო რაოდენობა, ხოლო დამსწრეთა სია, მათი პოზიციებისა და სახელების მითითებით, მოცემულია ოქმის დანართში, მაგალითად:

აწმყო: მენეჯმენტის წევრები 16 კაცის ოდენობით. (სია თანდართულია).

შეხვედრაზე მოწვეული პირების სახელები მიეთითება სიტყვის „მოწვეული“ შემდეგ, პირის პოზიციისა და ორგანიზაციის დასახელების მითითებით.

დღის წესრიგში მითითებულია ის საკითხები, რომლებიც განხილვის საგანია. თუ რამდენიმე შეკითხვაა, ისინი დანომრილია არაბული ციფრებით და განიხილება განხილვის მიხედვით. დღის წესრიგის საკითხები ჩამოყალიბებულია წინათქმით „შესახებ“ („შესახებ“), მაგალითად:

შეხვედრის ოქმი, დისკუსიის ჩანაწერი. მაგალითი, შაბლონი, მაგალითი. სტრუქტურა. კომპილაცია. შეადგინე, დაწერე. ინსტრუქციები

სტრუქტურა, შეხვედრის ოქმების შაბლონი

ღონისძიების თარიღი, დრო და ადგილი

ინიციატორი

ღონისძიების ორგანიზატორი (საკონტაქტო ინფორმაციით)

მონაწილეთა სია (მათ შორის პოზიციები და საკონტაქტო ინფორმაცია)

სამდივნოს შემადგენლობა / მდივნის სრული დასახელება (კონტაქტური ინფორმაციით)

პირველი მომხსენებლის გამოსვლის ჩანაწერი

პირველი შეკითხვა (კომენტარი) პირველ მომხსენებელს (ვინ მკითხა, ჩანაწერი)

პასუხი პირველ კითხვაზე (ტრანსკრიპტი)

მეორე შეკითხვა (კომენტარი) პირველ მომხსენებელს (ვინ მკითხა, ჩანაწერი)

პასუხი მეორე კითხვაზე (ტრანსკრიპტი)

ბოლო შეკითხვა (კომენტარი) პირველ მომხსენებელს (ვინ მკითხა, ჩანაწერი)

პასუხი ბოლო კითხვაზე (ტრანსკრიპტი)

მეორე მომხსენებლის გამოსვლის ჩანაწერი

მიღებული გადაწყვეტილებები

პირველი შეთავაზება (ფორმულირება, ვინ წარადგინა)

კენჭისყრის შედეგები (განზოგადებული - ფარული კენჭისყრის შემთხვევაში, დეტალური - სახელობითი კენჭისყრის შემთხვევაში)

გაკეთდა მეორე წინადადება

საბოლოო ფორმულირება შეტანილი და მიღებული შესწორებებისა და ცვლილებების გათვალისწინებით

ხმის მიცემის შედეგები

მიღებული / უარყოფილი / გაგზავნილი გადასინჯვისთვის

მასალები შეხვედრისთვის

შეხვედრის დაწყებამდე მონაწილეებს ეგზავნებათ შეხვედრის მომზადებისა და გადაწყვეტილების მისაღებად აუცილებელი მასალები, მაგალითად, საინფორმაციო შენიშვნები, დოკუმენტების წინასწარი ვერსიები (გეგმები, კონტრაქტები, ბიუჯეტი და ა.შ.), რომლებიც უნდა დამტკიცდეს შეხვედრაზე. შეხვედრის ყველა მონაწილეს ეგზავნება ინფორმაცია შეხვედრის თარიღის, დროისა და ადგილის შესახებ, ვინ იყო შეხვედრის ინიციატორი და ღონისძიების ორგანიზატორი საკონტაქტო პირი. შეგიძლიათ საკონტაქტო პირს დაუსვათ ორგანიზაციული ხასიათის კითხვები (როგორ მივიდეთ იქ, როგორ შეუკვეთოთ საშვი, სად გააჩეროთ მანქანა). არსებითი კითხვები სვამენ საკონტაქტო პირებს, რომლებიც აუცილებლად უნდა იყოს მითითებული მასალებში. სხვადასხვა მასალისთვის შეიძლება მიეთითოს სხვადასხვა საკონტაქტო პირი.

მაგალითი, პროტოკოლის ნიმუში

შეხვედრის თარიღი, დრო და ადგილი: 10/01/2010 12:30 - 13:30 ცენტრალური ოფისი. შეხვედრების ოთახი N34.

ინიციატორი: გენერალური დირექტორი სვისტუნოვა ოლგა ვასილიევნა

მონაწილეთა სია

სვისტუნოვა ოლგა ვასილიევნა (გენერალური დირექტორი)

ივანოვი სერგეი სემენოვიჩი (უშიშროების სამსახურის უფროსი) ( [ელფოსტა დაცულია], გარე ტ. 02345)

ეროხინ ანდრეი ანატოლიევიჩი (ინფორმაციული ტექნოლოგიების სამსახურის უფროსი) ( [ელფოსტა დაცულია], გარე ტ. 02455)

ტრიფონოვი გენადი პეტროვიჩი (ფინანსური დეპარტამენტის უფროსი) ( [ელფოსტა დაცულია], გარე ტ. 01003)

შეხვედრის მდივანი: გენერალური დირექტორის თანაშემწე გრიგორი ანატოლიევიჩ ეროფეევი

შეხვედრაზე გაიგზავნა:

უსაფრთხოების სამსახურის უფროსის შიდა მემორანდუმი თანამშრომელთა ელექტრონული ფოსტის მისამართების გენერირების წესების შესახებ

ინფორმაციული ტექნოლოგიების სამსახურის უფროსის წინადადებები სპამთან ბრძოლის ღონისძიებების შესახებ

უსაფრთხოების უფროსის ანგარიში

კომპანიამ მიიღო თანამშრომლების ელექტრონული ფოსტის მისამართების (ინიციალები და გვარის პირველი ორი ასო) დაშიფვრის წესები, რაც საშუალებას აძლევს მესამე პირებს ადვილად გაარკვიონ ნებისმიერი თანამშრომლის ელექტრონული ფოსტის მისამართი. ეს იწვევს არაავტორიზებული ელ.წერილების ნაკადს სხვადასხვა კომერციული შეთავაზებებით და სხვა უსარგებლო ინფორმაციით.

პრეზენტაციასთან დაკავშირებით კითხვები არ დასმულა.

საინფორმაციო ტექნოლოგიების სამსახურის უფროსის ანგარიში

არსებულ მისამართებზე უარის თქმის საშუალება არ არსებობს, რადგან ისინი ცნობილია ძირითადი კონტრაგენტებისთვის და მარეგულირებელი ორგანოებისთვის. მე ვთავაზობ, რომ ყველა თანამშრომელს ჰქონდეს სხვა ელექტრონული ფოსტის ანგარიში აქტიური მიმოწერისთვის. შეიმუშავეთ კოდირება ისე, რომ შეუძლებელი იყოს თანამშრომლის მისამართის იდენტიფიცირება მისი სრული სახელით. ფოსტის ფილტრების კონფიგურაცია ისე, რომ ძველ მისამართებზე ფოსტა ექვემდებარება მკაცრ ფილტრაციას. ფოსტის ახალ მისამართებზე გაფილტვრა უფრო ნაზი უნდა იყოს. თუ შესაძლებელია, აცნობეთ კონტრაქტორებს მისამართების ცვლილების შესახებ. სამუშაოებს საინფორმაციო ტექნოლოგიების დეპარტამენტი განახორციელებს.

გამომსვლელს დაუსვა შეკითხვა ფინანსური დეპარტამენტის უფროსმა: შემუშავებულია თუ არა შემოთავაზებული სისტემის ორგანიზების ხარჯები საინფორმაციო ტექნოლოგიების დეპარტამენტის მიერ? იქნებ უფრო ეფექტური იქნება ამ სამუშაოს აუთსორსინგი?

უპასუხე. არა, საკითხი არ არის შესწავლილი.

ფინანსური დეპარტამენტის უფროსის კომენტარი: მე ვთავაზობ გადაწყვეტილება დამტკიცდეს შემდეგი ფორმულირებით: ინფორმაციული ტექნოლოგიების დეპარტამენტმა უნდა შეიმუშაოს სიტუაციის გამოსწორების ზომები ელექტრონული ფოსტის მისამართებით და შეიმუშაოს მათი განხორციელების ხარჯების საკითხი დამოუკიდებლად და მიერ. შემკვეთები. მიიღეთ ყველაზე იაფი ვარიანტი.

უპასუხე. არანაირი წინააღმდეგობა.

მიღებული გადაწყვეტილებები

შეცვალეთ ელ.ფოსტის მისამართების კოდირების თანმიმდევრობა. შეინახეთ ელფოსტის მისამართები ძველ კოდირებაში, მაგრამ მკაცრად გაფილტრეთ მათზე გაგზავნილი ელ.წერილები.

დავალების შესასრულებლად საინფორმაციო ტექნოლოგიების დეპარტამენტი ხუთი სამუშაო დღის ვადაში შეიმუშავებს სამუშაო დავალებას. კიდევ ხუთი სამუშაო დღის განმავლობაში განსაზღვრეთ სამუშაოს თავად შესრულების ხარჯები და აუთსორსინგის ხარჯები. გადაწყვიტეთ როგორ შესრულდება სამუშაო ღირებულების გამოთვლების საფუძველზე. განახორციელეთ სამუშაო დამოუკიდებლად ან შემკვეთის მიერ 15 სამუშაო დღის განმავლობაში. გადაწყვეტილების შესრულებაზე კონტროლი დაევალოს დაცვის სამსახურის უფროსს.

კომისიის სხდომის ოქმის ნიმუში

მოდით შევხედოთ კომისიის სხდომის სრული ოქმის ნიმუშს. ოქმების შედგენის წესი იგივეა და არ არის დამოკიდებული სხდომის სახეობაზე (საატესტაციო კომისია, საექსპერტო კომისია, რაიმეს ჩატარების კომისია ან საბჭოს სხდომა, სამუშაო ჯგუფი, კომიტეტი და ა.შ.), თუ ეს კონკრეტულად არ არის რეგულირებული. შესაბამის მარეგულირებელ აქტში.

დასკვნა, როგორც წესი, დგება სხდომაზე გაკეთებული შენიშვნების მიხედვით ან სხდომაზე მდივნისათვის წარდგენილი მასალების საფუძველზე. იგი შედგენილია ზოგად ფორმაზე, რომელიც დაცულია საოფისე სამუშაოს ინსტრუქციებით ან სტანდარტულ A4 ფურცელზე. საჭირო დეტალები და მათი ადგილმდებარეობა მოცემულია ქვემოთ კომისიის სხდომის ოქმში.

2. მოისმინა:

Zaligvatsky R.Yu - აცნობეს მუშაობის დაწყების შესახებ...

2.1. გაითვალისწინეთ და გამოიყენეთ თქვენს საქმიანობაში...

2.2. იურიდიულმა დეპარტამენტმა (A.P. Kukushkin) უნდა დაასრულოს კანონპროექტი. ბოლო ვადა: 2014 წლის 21 ნოემბერი.

2.3. დაასრულეთ...30/11/2014. პასუხისმგებელი – ეკონომიკური დეპარტამენტის უფროსი ბალალაიკა ს.რ.

თავმჯდომარე ი.მ. ზაგორულკო

მდივანი მ.პ. იაგოდკინა

სხვაგვარად როგორ შეგიძლიათ შეადგინოთ ოქმი, გადახედეთ საექსპერტო კომისიის სხდომის ოქმის კონკრეტულ მაგალითს. ამ სტატიაში მოცემული პროტოკოლის ნიმუშის ფორმატი ხელმისაწვდომია გადმოსაწერად doc ფორმატში.

ახლა რამდენიმე განმარტება. ოქმის თარიღი (მითითებულია ზეპირად და ციფრულად) ყოველთვის არის შეხვედრის თარიღი, მაშინაც კი, თუ დოკუმენტი მოგვიანებით არის შედგენილი. თითოეული ტიპის ოქმები ცალკე რეგისტრირდება და ნომრების მინიჭება იწყება ყოველი წლის დასაწყისიდან. ასოების სუფიქსები შეიძლება დაემატოს პროტოკოლის ნომერს. ერთობლივი შეხვედრებისთვის მითითებულია კომპოზიციური რიცხვები (წილადის მეშვეობით).

თუ 15-ზე მეტი ადამიანი იმყოფება, ისინი არ არიან ჩამოთვლილი პროტოკოლის ფორმაში. მოცემულია სიის ბმული, რომელიც იქნება პროტოკოლის განუყოფელი ნაწილი. თუ შეხვედრაში სხვადასხვა ორგანიზაციის წარმომადგენლები მონაწილეობდნენ, მაშინ უნდა მიეთითოს მათი პოზიცია და სამუშაო ადგილი.

დღის წესრიგის პუნქტები დანომრილია და ყოველთვის იწყება წინდებული „შესახებ...“ ან „შესახებ...“.

თითოეული განსახილველი საკითხის სქემა აგებულია სტანდარტულად: „მოსმენილი“ – „საუბარი“ (თუ არ ყოფილა დისკუსია ან დასმული კითხვები, მაშინ ეს ნაწილი შეიძლება გამოტოვოთ) – „გადაწყვეტილი“ ან „გადაწყვეტილი“.

გვარის შემდეგ (ყურადღება მიაქციეთ საქმეს - ვის მოუსმინა? და ვინ ალაპარაკდა?), გამოსვლების ძირითადი შინაარსი შეტანილია ოქმის ტექსტში (წარსულ დროში ნათქვამია მესამე პირის მხოლობით - „შეტანილი“, „შენიშვნა“, „შემოთავაზებული“ და ა.შ.) ან გაცემულია ოქმის ცალკეული დანართების სახით.

მიღებული გადაწყვეტილება ჩამოყალიბებულია ადმინისტრაციულ დოკუმენტებში მიღებული ფორმით („პოზიციის დამტკიცება“, „პროგრამის მომზადება“ და ა.შ.). თუ მითითებებია მოცემული, მაშინ აუცილებელია მიეთითოს პასუხისმგებელი შემსრულებელი და ვადა. კენჭისყრის შედეგები, საჭიროების შემთხვევაში, მოცემულია დისპოზიციურ ნაწილში: „მომხრე“ – 5 ხმა, „წინააღმდეგი“ – არა, „შეკავებული“ – 2 ხმა, გადაწყვეტილება მიღებულ იქნა 5 ხმით.

ოქმს ხელს აწერენ მხოლოდ თავმჯდომარე და მდივანი (არ მოითხოვენ კომისიის სხვა წევრებს). ზოგიერთი სახის ოქმი უნდა დაამტკიცოს ორგანიზაციის ხელმძღვანელმა, მაგალითად, საექსპერტო კომისიის სხდომის ოქმი. ამ შემთხვევაში ვამატებთ დამტკიცების ბეჭედს.

ვიმედოვნებ, რომ ამ ნიმუშების დახმარებით თქვენ უკვე შეძლებთ მარტივად შეადგინოთ შეხვედრის ნებისმიერი ოქმი.

ევგენია პოლოსა

** თუ გჭირდებათ იურიდიული დახმარება, მიიღეთ ონლაინ კონსულტაცია ახლავე.

გმადლობთ, რომ დაამატეთ ეს სტატია:

ნიმუში. მოკლე პროტოკოლის ფორმა

მოკლე პროტოკოლის ფორმა

სახელი

საწარმოები

ᲝᲥᲛᲘ

"__"______ 20__

არა.______________

_________________

წარმოება

თავმჯდომარე - ________________________________________________________________

მდივანი - _________________________________________________________________

აწმყო: _________________________________________________

(სახელები, გვარები, ინიციალები)

დაფარული საკითხები:

2. _____________________________________________________________

_____________________________________________________________________

მიღებული გადაწყვეტილებები:

1. _____________________________________________________________

შეხვედრების მომზადება და ოქმის მომზადება

რა პროტოკოლზეა საუბარი?

მენეჯმენტის პრაქტიკაში გამოიყენება ისეთი სახის პროტოკოლი, როგორიცაა განზრახვის ოქმი, დამტკიცების ოქმები და მატერიალური მტკიცებულებების (დოკუმენტების) ამოღების ოქმები. აქციონერთა საერთო კრების ძირითად დოკუმენტებს შორის კანონი ასახელებს კრების ოქმს და მთვლელი კომისიის ოქმს.

ამასთან, ადმინისტრაციული ფუნქციების განხორციელებისას ოქმი შეიძლება შედგეს ერთმა თანამდებობის პირმა - საგზაო შემთხვევის ოქმი, დაკავების ოქმი და ა.შ. თითოეულ ამ ტიპის ოქმს აქვს შესაბამისი სტანდარტული ფორმა.

ამ სტატიაში ვისაუბრებთ კოლეგიური მართვის მოქმედების შედეგების საფუძველზე შედგენილი ოქმი- შეხვედრები, კონფერენციები ან სესიები. ეს დოკუმენტი მიზნად ისახავს საკითხების კოლეგიური განხილვისა და გადაწყვეტილების მიღების დოკუმენტირებას.

რუსულ საოფისე მუშაობაში პროტოკოლი გამოიყენება მე-18 საუკუნის დასაწყისიდან, იმ პერიოდიდან, როდესაც დაიწყო მენეჯმენტის პრაქტიკაში პრაქტიკა გადაწყვეტილების მიღებამდე საკითხის განხილვის მიზნით. ისტორიულად, პროტოკოლი ასეთია:

და საინფორმაციო დოკუმენტი (რომელიც ადასტურებს დისკუსიის მიმდინარეობას),

და ადმინისტრაციული დოკუმენტი (განხილვის შედეგად მიღებული გადაწყვეტილება ფიქსირდება).

თანამედროვე მენეჯმენტის პრაქტიკაში დგება ოქმები სხვადასხვა რანგის მენეჯერების მიერ გამართული შეხვედრების აქტივობების დასაბუთებისთვის. ოქმები ასევე გამოიყენება კონფერენციების, შეხვედრების, სემინარების და ა.შ.

გადაწყვეტილებას ოპერატიული შეხვედრების დროს ოქმების შედგენის აუცილებლობის შესახებ იღებს მენეჯერი, რომელიც ნიშნავს და ატარებს მათ. თუ შეხვედრა ეხება ქვეშევრდომებს რაიმე პრობლემის შესახებ ინფორმირებას, ადრე მიღებული გადაწყვეტილების ახსნას და ა.შ., მაშინ ოქმი შეიძლება არ იყოს საჭირო. მაგრამ ასეთი ოპერატიული შეხვედრის ოქმის შედგენის აუცილებლობაც შესაძლებელია. ამ შემთხვევაში ოქმში ჩაიწერება დამსწრეთა შემადგენლობა, გამოთქმული მოსაზრებები თუ წინადადებები.

შეხვედრისთვის მზადება

მუდმივი კოლეგიალური ორგანოების მუშაობის დოკუმენტირების თავისებურებები

მუდმივი კოლეგიალური ორგანოები (საბჭოები, საბჭოები, კომისიები) გამოირჩევიან მუშაობის მაღალი ორგანიზებულობით.

ეს გამოიხატება ხელმისაწვდომობაში:

სამუშაო რეგლამენტი

მომავალი წლის სამუშაო გეგმა

საკუთარი აპარატი, რომელსაც ხელმძღვანელობს მდივანი.

ეს სამი ქულის სია (მაქსიმალური პროგრამა) რეალურად შეიძლება შემცირდეს კოლეგიური ორგანოს ერთ მდივანზე (მინიმალური პროგრამა). ახლა ამ სამ პუნქტზე უფრო დეტალურად გავაანალიზოთ.

IN რეგულაციებიკოლეგიური ორგანო განსაზღვრავს შეხვედრების სიხშირეს, მიღებულ გადაწყვეტილებებს, საქმიანობის დოკუმენტირების წესს, კრების დღეს და დროს. ზოგჯერ საწარმოებში არსებობს შეხვედრების გამართვის წესები, რომლებიც ეხება არა მხოლოდ ერთი კოლეგიური ორგანოს მუშაობას, არამედ ნებისმიერ კოლეგიურ საქმიანობას.

ოქმი ერთ-ერთი აუცილებელი დოკუმენტია, უპირველეს ყოვლისა, იმიტომ, რომ ასახულია შეხვედრის ფაქტი, მასზე მიღებული გადაწყვეტილებები და მათი განხორციელების დრო. ეს დოკუმენტი შემდგომში შეიძლება გახდეს ამ კოლეგიური ორგანოს გადაწყვეტილების ან დადგენილების (ანუ ადმინისტრაციული დოკუმენტის) გამოცემის საფუძველი.

მუდმივ კოლეგიურ ორგანოებს უნდა ჰქონდეთ წლის სამუშაო გეგმა. რომელიც მოიცავს ძირითად განსახილველ საკითხებს.

მუდმივ კოლეგიურ ორგანოებს ჩვეულებრივ აქვთ აპარატი. რაც უზრუნველყოფს ამ ორგანოს ფუნქციონირებას. ამ განყოფილებას ხელმძღვანელობს მდივანი (აკადემიური საბჭოს მდივანი, საბჭოს მდივანი და სხვ.), რომელიც მიეკუთვნება სპეციალისტების ან მენეჯერების კატეგორიას. ეს თანამდებობის პირი პასუხისმგებელია შეხვედრების ორგანიზებაზე, მუდმივი კოლეგიური ორგანოების საქმიანობის დოკუმენტირებაზე და დოკუმენტაციის უსაფრთხოებაზე.

შეხვედრებისთვის მზადება

მაგრამ შეხვედრები, როგორც კოლეგიალური გადაწყვეტილების მიღების ფორმა, შეიძლება ჩატარდეს მონაწილეთა ნებისმიერი შემადგენლობით და არა მხოლოდ კოლეგიური ორგანოს წევრებთან. ეს შეიძლება იყოს დეპარტამენტის ხელმძღვანელების ან გარკვეული სტრუქტურული ერთეულების სპეციალისტების შეხვედრები კონკრეტულ საკითხზე. ნებისმიერ შემთხვევაში, როდესაც საქმე ეხება 3-ზე მეტი ადამიანის შეხვედრის ორგანიზებას, ეს არ შეიძლება შემთხვევით დარჩეს. რაც უფრო კარგად იქნება შეხვედრის მომზადება, მით ნაკლები დრო დაიხარჯება თავად შეხვედრის დროს განხილვაზე და უფრო ეფექტური გადაწყვეტილებები იქნება მიღებული.

შეხვედრის მომზადების დროს თანმიმდევრულად ჩნდება დოკუმენტები, რომლებიც შემდეგ ხდება ოქმის დანართები, ან მათგან მიღებული ინფორმაცია მიედინება მასში.

ამ სერიის პირველი დოკუმენტი არის დღის წესრიგშიᲛᲔ. მას ადგენს მდივანი თავმჯდომარის (კოლეგიალური ორგანოს ან ამ კონკრეტული კრების) მითითებებისა და დებულებების (ასეთის არსებობის შემთხვევაში) დებულებების საფუძველზე. დღის წესრიგის ფორმირებისას აუცილებელია განხილული საკითხების სირთულის გათვალისწინება, რათა დისკუსია მოერგოს შეხვედრისთვის გამოყოფილ დროს.

დღის წესრიგი ეგზავნება შეხვედრის მონაწილეებს და მოწვეულებს. გამოძახების რამდენიმე ასლი რჩება მდივანთან. ისინი გამოიყენება მომავალი ოქმის შედგენისა და შეხვედრის ჩასატარებლად.

დღის წესრიგში მითითებულია განხილული საკითხების რაოდენობა და თანმიმდევრობა, გამომსვლელთა ვინაობა, შეხვედრის თარიღი და დრო, ასევე მისი ადგილი. ამრიგად, დღის წესრიგში არის როგორც შეტყობინება მოახლოებული შეხვედრის შესახებ, ასევე მონაწილეთა მოწვევა.

დღის წესრიგს შეიძლება ჰქონდეს ნებისმიერი ფორმა. ჩვენ მოგცემთ ორ ვარიანტს: პირველი უფრო ფორმალურია (იხ. მაგალითი 1), ხოლო მეორე შესაფერისია ოპერატიული შეხვედრების ჩასატარებლად (იხ. მაგალითი 2). თუმცა, სწორედ ოპერატიული შეხვედრების მომზადებისას მდივანი ხშირად უგულებელყოფს დღის წესრიგის წერილობით გაგზავნას და შემოიფარგლება მხოლოდ მონაწილეთა სიტყვიერი ინფორმირებით.

ოქმების შენახვა ნებისმიერი შეხვედრის, კონფერენციის, სხდომის, აკადემიური საბჭოს და სხვა ღონისძიებების განუყოფელი ნაწილია. ძალიან მნიშვნელოვანია ოქმის სწორად შედგენა, რადგან ამ ტიპის დოკუმენტი ასახავს შეხვედრის არსს და შეიძლება გახდეს ზოგიერთის დადასტურება ან უარყოფა. ამ მოვლენის ასპექტები. ოფისში მუშაობისას თანაბრად მნიშვნელოვანია როგორც სხვადასხვა კომპანიების დიდი შეხვედრების ოქმები, ასევე შიდა დაგეგმვის შეხვედრები.

2013 წლის 1 სექტემბერს შევიდა ფედერალური კანონი 2013 წლის 7 მაისის No100-FZ „რუსეთის ფედერაციის სამოქალაქო კოდექსის პირველი ნაწილის I ნაწილის მე-4 და მე-5 ქვეპუნქტებში და 1153-ე მუხლის მესამე ნაწილის ცვლილებების შეტანის შესახებ“. ძალა. ერთ-ერთი ცვლილება სხდომის ოქმის მომზადების მოთხოვნაა.

პროტოკოლის სექციები

პრეზიდენტი – თანამდებობის პირი, რომელიც თავმჯდომარეობს კრებას, შეხვედრას და ა.შ.

მდივანი – სხდომაზე დამსწრე პირი და აწარმოებს ამ სხდომის ოქმს. ეს სულაც არ არის მდივანი რომელიმე დეპარტამენტის თანამშრომელს შეუძლია წუთები.

PRESENT – შეხვედრაზე დამსწრეთა სია, მათი პოზიციების მითითებით. დამსწრეთა სია დგება მათი თანამდებობების შესაბამისად, უმაღლესიდან ყველაზე დაბალამდე. თუ დამსწრეებს შორის არის რამდენიმე თანაბარი თანამდებობის მქონე ადამიანი, მაშინ სიაში მათი რიგი განისაზღვრება ანბანური თანმიმდევრობით. დამსწრეთა მოწყობის კიდევ ერთი ვარიანტია გვარების ანბანური თანმიმდევრობით, განურჩევლად პოზიციისა.

თუ შეხვედრას ესწრება 15-ზე მეტი ადამიანი, მაშინ ისინი შედგენილია ცალკე სიაში, რომელიც თან ერთვის ოქმს:

აწმყო: 45 ადამიანი (სია თანდართულია).

დღის წესრიგი - ეს ნაწილი თანმიმდევრულად ასახავს ყველა იმ საკითხს, რომლის განხილვაც იგეგმება შეხვედრაზე. ოპერატიული შეხვედრების მოკლე ოქმები და ოქმები არ შეიძლება შეიცავდეს დღის წესრიგს.

HEARD – აქ მითითებულია მომხსენებლის სახელი და თემა ან საჭიროების შემთხვევაში მისი გამოსვლის შეჯამება.

Მაგალითად:

მოისმინა: ივანოვა P.I. ახალი პრიორიტეტული სფეროს განვითარების ანგარიშით.

ლაპარაკი – სია ყველას, ვინც კომენტარი გააკეთა მოხსენებაზე.

გადაწყვეტილი – აქ ვწერთ რა გადაწყვეტილებებს მივიღეთ შეხვედრაზე და მივუთითებთ შეხვედრაზე შეთანხმებული გადაწყვეტილებების განხორციელების ვადებს. ხშირად, „გადაწყვეტილებები“ ამოცანების ხასიათს ატარებს და აქვს ამისთვის ყველა კომპონენტი: შემსრულებლის სახელი, დავალების შინაარსი, ვადა. Მაგალითად:

ივანოვი I.I. – 2014 წლის 20 დეკემბრამდე შეადგინოს შესყიდვების დეპარტამენტის თანამშრომელთა კვალიფიკაციის ამაღლების 2015 წლის გეგმა.

გარდა ამისა, ოქმის გადაწყვეტილება შეიძლება დაამტკიცოს ან შეთანხმდეს დოკუმენტის პროექტზე:

დაამტკიცოს შპს „ვესნას“ კორპორატიული ელექტრონული ფოსტის გამოყენების წესები და ამოქმედდეს 03.08.2015 წლიდან.

შპს „ვესნას“ საქმეების ნომენკლატურის შეთანხმება.

შემდეგი სექციები ნაკლებად გვხვდება პროტოკოლებში:

მოსმენილი - ერთ-ერთი დამსწრე ყველას უკითხავს რომელიმე დოკუმენტს ან დოკუმენტის ნაწილს.

Მაგალითად:

მოსმენილი ფინანსთა სამინისტროს 2015 წლის 22 ივლისის წერილი No4545-p.

მისასალმებელი სიტყვა - როგორც წესი, მისასალმებელ სიტყვას წარმოთქვამს შეხვედრის თავმჯდომარე დიდ კონფერენციებსა და ფორუმებზე. რეგულარულ შეხვედრებზე ყვავილოვანი მისალმებები იშლება.

INVITES არიან ექსპერტები ნებისმიერი სფეროდან, რომლებიც მოწვეულნი იყვნენ თავიანთი კომპეტენტური აზრის გამოსახატავად შეხვედრის საკითხებზე. მოწვეული პირები არ მონაწილეობენ გადაწყვეტილების მიღებაში.

განსხვავებული აზრი არის შეხვედრის ერთ-ერთი მონაწილის აზრი, რომელიც არ ეთანხმება მიღებულ გადაწყვეტილებას. მონაწილეს უფლება აქვს მოითხოვოს მისი განსხვავებული აზრის დაფიქსირება ოქმში. იგი შედგენილია ცალკე ფურცელზე და წარმოადგენს პროტოკოლის განუყოფელ ნაწილს.

თუ დისკუსია წარმოიშვა ერთ-ერთ საკითხზე, მაშინ ის ჩაიწერება და ფორმატირდება შემდეგნაირად:

მოისმინა: ი.ა. პარამონოვი კომპანიების ჯგუფში დოკუმენტების მართვის ერთიანი ელექტრონული სისტემის დანერგვის აუცილებლობაზე.

კითხვა: თ.ა. მიხაილოვა. არის თუ არა ერთიანი EDMS-ის დანერგვა ეკონომიკურად მიზანშეწონილი კომპანიების ჯგუფის განვითარების ამ ეტაპზე?

პასუხი: EDMS-ის დანერგვა არა მხოლოდ ეკონომიკურად შესაძლებელია, არამედ ხელს შეუწყობს კომპანიების ჯგუფის ადმინისტრაციული საქმიანობის ხარჯების ოპტიმიზაციას.

პროტოკოლის რეგისტრაცია

ოქმი შედგენილია ორგანიზაციის ბლანკზე დოკუმენტებისთვის. ეს ფორმა შეიცავს შემდეგ დეტალებს:

• კომპანიის სახელი;
• სტრუქტურული ერთეულის დასახელება (თუ სხდომა იმართება დეპარტამენტში ან დირექტორატში);
• ადგილი, სადაც შედგენილია დოკუმენტი (შეიძლება არ იყოს მითითებული, თუ მის სახელში შედის ადგილი, სადაც ორგანიზაცია ფუნქციონირებს: „ტოგლიატის რძის ქარხანა“);
• დოკუმენტის დასახელება – პროტოკოლი;
• ტექსტის სათაური - ამ შემთხვევაში კრების ან კოლეგიური ორგანოს დასახელება:

ᲝᲥᲛᲘ

ოპერატიული შეხვედრა

ᲝᲥᲛᲘ

საექსპერტო კომისიის სხდომები

• (ეს არის შეხვედრის თარიღი);
• დოკუმენტის ტექსტი - ზემოთ განვიხილეთ მისი შინაარსი;
• ხელმოწერა – ოქმს ხელს აწერენ თავმჯდომარე და მდივანი.

დასრულებული ოქმები ეგზავნება შეხვედრის ყველა მონაწილეს. თუ დოკუმენტი შეიცავს ამოცანებს, ის კონტროლდება.

შიდა პროტოკოლები, როგორც წესი, შედგენილია მოკლე ფორმით. მიზანი აქ არის დირექტორის მითითებების ჩაწერა და არა შეხვედრის მიმდინარეობა ან მისი მონაწილეთა მოსაზრებები. სულ სხვა საქმეა, როცა რამდენიმე ორგანიზაციის წარმომადგენელი იკრიბება შეხვედრაზე. რაც არ უნდა კარგი ურთიერთობა გვქონდეს მათთან დღეს, ჩვენ არასოდეს ვიცით რა გველოდება ხვალ. შესაძლოა, ამ კონკრეტული შეხვედრის ოქმი გახდეს საკვანძო დოკუმენტი, რომელიც დაამტკიცებს, რომ მართალი ხართ შესაძლო დავაში. ამიტომ, ერთობლივ შეხვედრებზე ოქმები ინახება მაქსიმალური სიმკაცრით.