Pytanie z listu biznesowego. Modele wyrażeń wyjaśniających motywy (Najczęstsze zwroty na początku standardowego listu biznesowego)

Wtedy pytania o to, jak i za pomocą jakich środków możesz tworzyć i wysyłać, w zasadzie nie powinny się pojawiać. Jednak nie wszyscy są gotowi od razu przystąpić do tego zadania, jeśli chodzi o oficjalne pisma, zwłaszcza gdy autor listu spodziewa się otrzymać na nie odpowiedź. Zdradzę Ci mały sekret korespondencji biznesowej, im ostrzejszy w charakterze i stylu list, tym większe szanse na odpowiedź od adresata. W tym samouczku podam kilka przykładowych e-maili, które powinny pomóc użytkownikom w opracowaniu własnego stylu i pisaniu możliwie najlepszych e-maili w przyszłości.

Najpierw musisz zdecydować, jaki charakter będzie miała literka, którą tworzymy. Wszystkie wychodzące e-maile dzielę na trzy główne typy:

• Oferta biznesowa
• prośba biznesowa
• przyjazne traktowanie

W związku z tym dla wszystkich trzech typów mam puste szablony, zarówno w postaci prostych plików tekstowych, jak iw postaci szablonów dostosowanych do określonych programów pocztowych. Przejdźmy do każdego z nich w kolejności.

Oferta biznesowa

Witam (dzień dobry), [imię osoby, do której się zwracam]!

Podczas komunikowania się wskazane jest podanie imienia w dowolnym liście, ponieważ osobisty apel wprowadza osobę w przyjazny nastrój. Jeśli jednak nie można było znaleźć nazwy, wystarczy powitanie szablonowe.

Przedstawiam Państwu nową usługę (nowy produkt) naszej firmy [nazwa firmy].

Zapraszam do współpracy w zakresie [nazwa dziedziny działalności].

Następnie krótko opisz zalety swojej oferty pod względem ceny lub niektórych cech jakościowych. Najważniejsze, żeby nie przesadzić. Megabajty tekstu, a nawet uzupełnione jasnymi, pozbawionymi znaczenia obrazami, tylko odstraszają ludzi. Jeżeli odbiorca listu od pierwszych linijek będzie zainteresowany Twoją ofertą, na pewno skontaktuje się z Tobą w celu uzyskania dodatkowych informacji.

Jeśli poważnie myślisz o tym, aby odpowiednie osoby skontaktowały się z Tobą przy pierwszym kontakcie, warto pomyśleć o ułatwieniach dostępu wykraczających poza samą pocztę e-mail. Nie będzie zbędne tworzenie kont w usługach takich jak ICQ iSkype'a. Czasami o wiele łatwiej jest skontaktować się z Tobą przez zwykły telefon, jeśli oczywiście numer takiego zostanie przez Ciebie roztropnie pozostawiony w podpisie.

Po co duplikować własny adres e-mail w podpisie, pytasz, skoro jest on automatycznie przekazywany przez serwer pocztowy. Istnieje zasada, zgodnie z którą nadmiar informacji w korespondencji biznesowej nigdy nie jest zbędny. Wyobraźmy sobie sytuację, w której Twój list otrzymuje osoba, która potencjalnie nie jest zainteresowana propozycją lub po prostu nie jest kompetentna, aby udzielić na nią poprawnej odpowiedzi. Przekazuje otrzymaną wiadomość innemu użytkownikowi, ale z jakiegoś powodu informacje o prawdziwym nadawcy są tracone z automatycznie dodanych danych, co utrudnia kontakt z Tobą. Zawsze jednak wystarczy spojrzeć na podpis, aby ustalić autora listu i jego niezbędne kontakty.

prośba biznesowa

Witam dobry wieczór)!

Lub, jeśli nazwisko odbiorcy jest znane, to (Drogi, [imię, patronimiczny])!

Proszę podać informacje o produkcie (usłudze) [nazwa produktu/usługi] wraz z opisem pełnej charakterystyki i walorów konkurencyjnych.

Na podstawie Ustawy Federalnej Federacji Rosyjskiej [numer i data dokumentu] proszę o udzielenie informacji [opisać dane niezbędne do uzyskania].

Możesz również skontaktować się z kierownictwem konkretnego serwisu w Internecie, w przypadku naruszenia Twoich praw.

W związku z naruszeniem paragrafu [numer paragrafu w umowie użytkownika] umowy użytkownika, a mianowicie: „[cytat pełnego tekstu wskazanego paragrafu]”, proszę o sprawdzenie i podjęcie odpowiednich sankcji wobec winnego [odpowiedzialnego ( jeśli mówimy o pracownikach serwisu)] osoba [strona (nazwa strony)]. Proszę zgłosić wyniki kontroli i przypisane sankcje na [mój własny adres e-mail].

przyjazne traktowanie

Pozdrowienia (Dzień dobry) (Cześć), [imię osoby]!

Przy pierwszym przyjacielskim kontakcie dobrym wskaźnikiem będzie kompletność wiadomości tekstowej. Poprawnie napisany, obszerny tekst będzie wskazywał na duże zainteresowanie skontaktowaniem się z właściwą osobą i wywoła chęć uzyskania odpowiedzi. Nie zapomnij rozpocząć rozmowy od kilku pytań wstępnych.

Przykład e-maila

Dzień dobry przyjaciele.

Kiedyś w korespondencji ze swoją przyszłą partnerką z Irlandii, jeden z moich znajomych użył słów i zwrotów typu niniejszym oraz potwierdzić odbiór w swoich wiadomościach. Był raczej zawstydzony, gdy spotkali się w Rosji, a John (tak miał na imię jego partner) żartował (bardzo delikatnie) z jego nadmiernego oficjalizmu. Ich dalsza komunikacja doprowadziła do tego, że styl biznesowy mojego przyjaciela stał się bardziej naturalny, a John z jego pomocą zaczął rozumieć różne odcienie semantyczne rosyjskiego języka obscenicznego ... :)

Dziś z przyjemnością powiem Ci, jak napisać list biznesowy po angielsku. Poznasz zarówno podstawowe zasady i zasady prowadzenia korespondencji biznesowej, jak i niektóre jej niuanse. Przeanalizujmy główne typy liter, wspólną dla wszystkich strukturę, a także typowe frazy często w nich używane. Być może po przeczytaniu tego artykułu nie staniesz się asem w komponowaniu komunikatów biznesowych, ale na pewno podniesiesz swój poziom.

Treść:

W naszych czasach bardzo ważny jest prawidłowy projekt, kompetentna konstrukcja i dobrze dobrany styl listu biznesowego. Przy okazji prowadzenia korespondencji biznesowej Twój partner tworzy pierwszą wrażenie o Twoim profesjonalizmie i solidności firmy, którą reprezentujesz.
Zapoznajmy się z niektórymi cechami przygotowania takich wiadomości.

Główne rodzaje listów biznesowych

• Gratulacje -
• Oferta -– wysłane do Twojego potencjalnego partnera biznesowego z Twoimi warunkami i propozycjami współpracy.
• O zatrudnieniu -– informuje, że zostałeś zatrudniony.
• Oświadczenie -- zawiera Twoje CV oraz ofertę siebie jako pracownika.
• Odmowa-- zwrot biznesowy do Twojego oświadczenia lub propozycji.
• Skarga -- zawiera reklamację lub zastrzeżenia co do jakości zakupionego towaru lub wykonanej usługi.
• list z przeprosinami To jest odpowiedź na pismo z reklamacją.
• zapytanie-– wysyłane, gdy jest to niezbędne do uzyskania informacji o usłudze lub produkcie.
• List z odpowiedzią na prośbę- faktycznie zawiera żądane informacje.
• List z podziękowaniami -– tu wszystko wydaje się jasne.

Nadal istnieje ogromna liczba typów i podgatunków wiadomości biznesowych ( Zamówienie, Odpowiedź na Zamówienie, Faktura, Zestawienie itp.), a zwrócenie uwagi na większość zajmie więcej niż jeden artykuł.

Z poważaniem - doskonały i poważny poradnik zagranicznej autorki, specjalistki ds. komunikacji, która zebrała w tej książce własne i cudze doświadczenia w prowadzeniu korespondencji biznesowej w języku angielskim. Znajdziesz tam wiele żywych przykładów i wskazówek.

Korespondencja biznesowa w języku angielskim jest również popularną książką. Jest wiele próbek, jeszcze bardziej pospolitych klisz, a także dużo porad i zaleceń od autorów. Jak to mówią, ucz się i aplikuj!

Stromy biznesowy kurs angielskiego online od Lingualeo – po jego zdaniu można nabrać pewności siebie zarówno w korespondencji, jak i w rozmowie na tematy biznesowe. Nawiasem mówiąc, możesz wypróbować go za darmo przed zakupem.

Ogólne zasady

Projekt graficzny musi spełniać następujące wymagania:

1. Wszystkie zdania zaczynają się od jednej pionowej linii.
2. Tekst podzielony jest na akapity bez czerwonych linii.
3. Aby uprościć percepcję, tekst pisany jest podzielony na bloki semantyczne mniej więcej równej wielkości.
4. Biała przestrzeń powinna równomiernie otaczać tekst. Nie umieszczaj jednego lub dwóch wierszy tekstu na górze arkusza, jeśli litera jest mała. Nie drukuj do dołu arkusza i nie zwężaj marginesów, jeśli wiadomość jest rozwlekła - lepiej użyć drugiej strony.

Według stylu:

1. Nie używaj w korespondencji potocznych skrótów - piszemy Ty jesteś zamiast Ty "re" itp.
2. Nie rozwiązuj dwóch problemów jednocześnie w jednym liście - lepiej napisać dwa listy.
3. Zdecyduj, który ton będzie bardziej odpowiedni - oficjalny lub zrelaksowany.
4. Konieczne jest uwzględnienie tych zasad, których my nie mamy, ale mają dla nich określone znaczenie, cechy narodowe i terytorialne.

składniki

A teraz przeanalizujemy tzw. szkielet listu biznesowego, jego strukturę i układ elementów:

• nagłówek(czapka):
  ORAZ) Adres nadawcy znajduje się w lewym górnym rogu. Jeśli formularz jest firmą, adres jest już umieszczony.
  B) Adres odbiorcy znajduje się po lewej stronie, pod adresem nadawcy. Format: od najmniejszego do największego (nazwa, numer domu, ulica, miasto, kod pocztowy, kraj).
  W) Data - trzy linie poniżej adresu odbiorcy lub w prawym górnym rogu. Format: dzień/miesiąc/rok. Przecinki nie są używane.
• Pozdrowienia(adres), czyli jak zacząć list.
• główny pomysł(główny tekst wiadomości) - w centralnej części listu.
• Fraza zamykająca(wyrazy wdzięczności i dalszych intencji).
• Ostateczna formuła grzeczności; Podpis; Imię, nazwisko i stanowisko nadawcy.
• Załącznik- wskazuje, że do pisma dołączone są dodatkowe materiały (folder reklamowy lub broszura).
• Może zawierać PS, inicjały artysty.

Oto przykładowy biznesowy list z zapytaniem z tłumaczeniem na język rosyjski:

Johna Stewarta
1304 Sherman Ave.
Madison, Wisconsin

Lemann & Synowie
3597 43rd Street
Nowy Jork, NY 12008

W nawiązaniu do Państwa ogłoszenia w Business Weekly Journal proszę o przesłanie mi bardziej szczegółowego opisu monitorów.
Chciałbym również wiedzieć o zniżkach, które zapewniasz.

z poważaniem,

Tłumaczenie:

Od: John Stewart, 1304 Sherman Avenue, Madison, Wisconsin
Do: Lehmann & Sons, 3597 43rd Street, Nowy Jork, NY 12008
24 maja 2015 r

Szanowni Państwo,

Z linkiem do Twojej reklamy w tygodniku biznesowym
czy możesz przesłać mi bardziej szczegółowy opis swoich monitorów.
Chciałbym również wiedzieć o zniżkach, które zapewniasz.

Z poważaniem,
Johna Stewarta
Kierownik Sprzedaży

Przyjrzyjmy się teraz bliżej elementom.

Adres lub powitanie powinno wyglądać tak:
Szanowni Państwo, Szanowny Panie lub Pani-jeśli nie znasz nazwiska odbiorcy
Pan/Pani/Pani/Pani[nazwisko] - jeśli znasz nazwisko odbiorcy
Drogi Franku- jeśli osoba jest ci znana
Szanowny kierowniku sprzedaży– jeśli znane jest tylko stanowisko (w tym przypadku kierownik sprzedaży)

Formuła grzecznościowa przed podpisem wygląda następująco:

Z poważaniem, - Z poważaniem…

Z poważaniem, Z poważaniem - jeśli nie znasz nazwiska adresata

Z poważaniem, - jeśli znasz nazwę

Teraz masz ogólne pojęcie o tym, jak pisać wiadomości do partnerów biznesowych i różnych firm.

Wyrażenia standardowe

Oto kilka typowych zwrotów jako przykład:

To bardzo miło z twojej strony- to bardzo miło z twojej strony

Przepraszamy za- Przepraszamy za

Proszę daj mi znać-Powiedz mi, Proszę

Według- Zgodnie z

W razie gdyby- Kiedy

Zgodnie z życzeniem- Na twoją prośbę

do teraz- Nadal

Odnosząc się do Twojego- W sprawie twojej

niestety- Niestety

Załączamy- Składamy wniosek

Przepraszamy- Żałujemy

Jak zakończyć list biznesowy? Jeszcze kilka zwrotów grzecznościowych:

Dziękuję za odpowiedź na moją ofertę Dziękuję za przyjęcie mojej oferty.

Czekamy na kontakt z Państwem wkrótce Mamy nadzieję, że otrzymamy odpowiedź w najbliższej przyszłości

I na koniec przed podpisem:

Z poważaniem- Z poważaniem

Z szacunkiem- Z poważaniem

Dziękuję za współpracę- Dziękuję za współpracę

Z najlepszymi życzeniami- Z poważaniem

Nie masz jeszcze dość teorii? Potem trochę praktyki!

Tym razem list odmowny (taki list musi być utrzymany w poprawnym i delikatnym stylu):

pana Roberta Browna
główny menadżer
KLM spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
32 Aleja Leśna
Londyn
Wielkiej Brytanii WC37TP

Johna Stewarta
1304 Sherman Ave.
Madison, Wisconsin

Dziękujemy za przesłanie nam swojego CV.
Z przykrością informujemy, że Twoja kandydatura nam nie odpowiada/
Z poważaniem,

Tłumaczenie(przetłumacz sam adres i datę):

Szanowny Panie Stewart

Dziękujemy za przesłanie nam swojego CV.
Z przykrością informujemy, że Twoja kandydatura nie jest dla nas odpowiednia.

Z poważaniem,

Roberta Browna

Dyrektor generalny

Kto się nie zna angielskiDom, Zapisz się na bezpłatną lekcję próbną! Tam zostaniesz dopasowany do idealnego nauczyciela – takiego, który odpowiada Twoim osobistym preferencjom, celom nauki języka i stylowi życia.

Zaczniesz rozumieć biznesowy angielski, mówić nim i pisać doskonałe listy biznesowe, które zachwycą wszystkich Twoich partnerów i współpracowników.

Marzysz o tym, prawda?

A dla moich gości i czytelników jest specjalna oferta - 2 lekcje w prezencie przy opłaceniu 10 lekcji . Aby otrzymać prezent, należy wprowadzić specjalny kod promocyjny Partner2 przy zapłacie.

e-maile

Ulubione wiadomości e-mail każdego z nas odpowiadają za około 80% obrotów firmy. Różni się od zwykłej korespondencji większą szczegółowością i zwięzłością. Próbują tam niepotrzebnie długie frazy unikać, ponadto używają akronimów (zwrotów utworzonych z pierwszych liter frazy), jak IMHO. Korespondencję e-mail charakteryzują nie tylko wiadomości osobiste, ale także listy mailingowe (korzystają z pola BCC, gdy wymagana jest poufność). Cóż, główna różnica polega na tym, że większość woli powstrzymać się od przesyłania poufnych informacji pocztą elektroniczną.

Oczywiście w dobie „OK, Google!” nie możesz szukać trudnych sposobów i po prostu wstawić wpisany tekst do tłumacza online. Prawdopodobnie zostaniesz zrozumiany, ale jest mało prawdopodobne, że uda ci się wywrzeć pozytywne wrażenie. Pamiętaj, że jakość Twojej korespondencji biznesowej jest wyznacznikiem jakości Twojej firmy.

Dziękuję za przeczytanie mojego artykułu do końca. Zachęć znajomych do przeczytania go w sieciach społecznościowych! Kto wie, może ktoś potrzebuje tej informacji tu i teraz!

Subskrybuj nowe porcje języka angielskiego.
Cześć wszystkim! Dbaj o siebie!

W działaniach komercyjnych i obywatelskich często konieczne jest zwrócenie się do urzędników.

Każde odwołanie musi mieć formę pisemną. Pisma urzędowe są wysyłane w różnych przypadkach. Może to być: wezwanie do zapłaty, żądanie dostarczenia produktów bez zapłaty, żądanie zwrotu długu i tak dalej.

Do oficjalnych odwołań nie stosuje się żadnych specjalnych formularzy. Ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej zakłada swobodę pisania. Ale poza tym istnieją ogólnie przyjęte normy. Ich zastosowanie umożliwia nadawanie pismom statusu prawnego. Brak niezbędnych warunków i atrybutów nie pozwala uznać ich za korespondencję oficjalną.

Dlatego przed oficjalnym skontaktowaniem się z adresatem należy zapoznać się z bezpłatnymi próbkami i przykładami. Można je uzyskać, korzystając z łączy znajdujących się pod niniejszą publikacją. Ten artykuł wyjaśniający może służyć jako dobra pomoc podczas pisania.

Struktura i atrybuty pism urzędowych

Korespondencja służbowa prowadzona jest na kartkach formatu A4. Ponadto w przypadku firm (osób prawnych) stosuje się papier firmowy. Zakłada już obecność informacji identyfikujących rejestrację.

Wymóg ten nie eliminuje konieczności stosowania „ogranicznika”. Jest napisany w prawym górnym sektorze arkusza. Wskazuje nazwę organizacji adresata i urzędnika. Istnieje również możliwość wpisania w nim nazwy przedsiębiorstwa, działu, kierownika, nadawcy.

Naprzeciw - po lewej stronie znajduje się miejsce na wykonanie oznaczeń wychodzących / przychodzących. Zawierają numer, datę i miasto. W związku z tym nadawca umieszcza wychodzący, a odbiorca umieszcza przychodzący. Dla odbiorcy koniecznym wymogiem jest wskazanie stanowiska i osoby rejestrującej dokument.

Dalej (poniżej) znajduje się sam tekst. W przypadku niektórych liter istnieje możliwość napisania tytułu (opcjonalnie). Pod tekstem należy podać pełny tytuł stanowiska osoby upoważnionej, jej nazwisko, imię, patronimik, telefon kontaktowy, dane wykonawcy (jeśli występuje). Naprzeciw tych danych umieszczony jest podpis osoby upoważnionej. Podpis ten jest poświadczony pieczęcią organizacji wysyłającej.

Styl mowy i pisania

Ponieważ rozpatrywana jest oficjalna korespondencja, przemówienie ma mieć charakter rzeczowy. Oznacza to, że tekst nie powinien zawierać zwrotów literackich (porównań, metafor, alegorii). Należy rozumieć, że osoba, która otrzymała wiadomość, najprawdopodobniej nie ma wystarczająco dużo czasu na czytanie niepotrzebnych zwrotów literackich.

Przyjmuje się, że struktura tekstu pisma urzędowego jest następująca: na początku podana jest część informacyjna. Opisuje relacje między nadawcą a odbiorcą. W dalszej części tekstu konieczne jest opisanie istoty problemu.

Opis powinien być zwięzły i poparty datami końcowymi, liczbami, dowodami.

Następnie konieczne jest zaproponowanie pożądanego scenariusza rozwoju wydarzeń mających na celu rozwiązanie problemu.

Poniżej znajduje się standardowy formularz i próbka oficjalnego pisma, którego wersję można pobrać bezpłatnie.

Nieodłącznym atrybutem każdej firmy jest korespondencja biznesowa. Pracownicy każdego przedsiębiorstwa komunikują się ze współpracownikami i klientami, z dostawcami i konsumentami. Ogólnie rzecz biorąc, codzienność każdego biura z pewnością obejmuje udział w korespondencji.

Podczas gdy większość pracowników w przedsiębiorstwach i organizacjach codziennie wysyła i odbiera wiele wiadomości, nie wszyscy przestrzegają ustalonych norm i zasad przy ich tworzeniu. Okazuje się, że poprawne i poprawne napisanie listu biznesowego nie jest takie proste. Istnieje szereg wymagań i wzorców, które są stosowane na świecie i związane z przepływem pracy. Zawierają zasady pisania listu biznesowego, a także główne punkty dotyczące projektowania.

Tworząc wiadomość do organizacji zewnętrznej lub po prostu do kolegi z sąsiedniego działu, należy przestrzegać ścisłego stylu (z wyjątkiem przyjaznej korespondencji, dla której nie ma takich ograniczeń). Nie używaj zbyt emocjonalnych słów nawet do opisania wagi transakcji czy zachwytu testowanymi produktami. List biznesowy powinien być jasny, zwięzły i powściągliwy.

Wiadomość powinna zaczynać się od adresata. Jeśli jest przeznaczony dla pracownika organizacji zewnętrznej, koniecznie należy podać jego imię i nazwisko, stanowisko odbiorcy, a także jego pełne imię i nazwisko. W przypadku gdy dokument pozostaje w firmie wystarczy nazwisko z inicjałami (można też dodać zajmowane stanowisko).

List biznesowy do organizacji zewnętrznej powinien być napisany na firmowym papierze firmowym (niezależnie od tego, czy zostanie wysłany drogą elektroniczną, czy papierową). W przypadku jego braku możesz po prostu wskazać dane nadawcy w „nagłówku” dokumentu.

Zanim przystąpisz do tworzenia tekstu, musisz przemyśleć jego strukturę, określić główne tezy i cele pisania. To znacznie ułatwi proces pisania. List powinien kończyć się podpisem, który wskazuje nie tylko imię i nazwisko nadawcy, ale także stanowisko, a także nazwę przedsiębiorstwa, które reprezentuje.

Wysyłając ofertę do potencjalnego klienta lub partnera, na koniec z pewnością należy wyrazić wdzięczność za współpracę i nadzieję na dalszą wspólną pracę.

Oprócz zasad stosowanych w korespondencji biznesowej znajdują się tam również zalecenia. Na przykład każdy dokument adresowany do konkretnej osoby powinien zaczynać się od słów „szanowany” pełnym imieniem i nazwiskiem, a nie inicjałami. Nie trzeba używać skrótów literami, na przykład pisać „uv”. lub obniżyć pozycję adresata, jego miejsce pracy.

Międzynarodowe zarządzanie dokumentami jest uważane za najtrudniejsze, ponieważ każde państwo ma swoje własne niuanse komunikacji, a język, w którym trzeba korespondować z zagranicznymi partnerami, nie zawsze jest jasny dla autora listu, dlatego trzeba korzystać z usług tłumacze. Przed skorzystaniem z usług takiego specjalisty należy wyjaśnić, czy wie on, jak napisać list biznesowy po angielsku, czy też mówimy o banalnym dosłownym tłumaczeniu. Jeśli planuje się stałe utrzymywanie obiegu dokumentów zagranicznych, lepiej zatrudnić pracownika, który zna język obcy na tyle, aby napisać w nim pismo służbowe.

Ogólnie rzecz biorąc, wykonanie zadania pod wieloma względami zależy od sposobu sporządzenia dokumentu i jego zaprojektowania. Dlatego w żadnym wypadku nie należy lekceważyć znaczenia etykiety biznesowej podczas komunikacji.

W ciągu ostatnich dziesięcioleci korespondencja biznesowa za pośrednictwem poczty elektronicznej zyskała ogromną popularność i stała się jednym z głównych sposobów komunikacji biznesowej. Trudno dziś znaleźć osobę, która nie wykorzystywałaby poczty elektronicznej w praktyce komunikacji międzyludzkiej. Mimo to wielu dzisiaj zadaje sobie pytanie: czy przestrzegane są wszystkie zasady? Jak stworzyć dobre wrażenie nadawcy za pomocą kompetentnego listu?

W tym artykule opisano zasady biznesowej korespondencji e-mail, a przedstawione w nim praktyczne wskazówki pomogą Ci nauczyć się właściwej komunikacji biznesowej podczas tworzenia e-maili.

Wiele osób rozpoczyna dzień pracy od sprawdzenia skrzynki pocztowej w poszukiwaniu nowych wiadomości. Ale niestety, pomimo rozpowszechnienia tej metody wymiany informacji, wielu nie wie, jak poprawnie używać języka korespondencji biznesowej, biorąc e-maile za nieformalny sposób komunikacji.

Ze względu na szybkość dostawy ułatwia wymianę ważnych dokumentów urzędowych, formularzy, wniosków, ale i tutaj ludzie popełniają błędy przy wysyłaniu listów. Często zdarza się, że pisząc e-maila przy wymianie jakichkolwiek plików adresaci z jakiegoś powodu nie układają esejów przewodnich i nie wprowadzają tematów, co może skomplikować pracę odbiorców. Celem artykułu jest odpowiedź na pytanie: jak wysłać e-mail i przestrzegać wszystkich zasad biznesowej komunikacji pisemnej za pomocą e-maila?

Podczas tworzenia wiadomości e-mail wszystkie podane pola muszą być wypełnione

Zasady prowadzenia biznesowej korespondencji e-mailowej zobowiązują nadawcę listu do wypełnienia wszystkich pól podanych w e-mailu, takich jak adres i imię i nazwisko odbiorcy oraz nadawcy listu. Koniecznie opisz temat, który zwięźle opisuje istotę wysyłanego listu. Bardzo często od prawidłowo opisanego tematu zależą losy wysłanego pisma i szybkość rozwiązania postawionego w nim problemu. E-mail biznesowy powinien zaczynać się od zwrotu grzecznościowego – ten prosty akt szacunku dla odbiorcy jest bardzo ważny w korespondencji. Po powitaniu powinien nastąpić tekst, który nazywa się „treścią listu”, a na końcu pozostawia się podpis, na przykład „Z wyrazami szacunku, Brisov Petr Ivanovich”.

Pozdrowienia w korespondencji biznesowej

W tym miejscu warto jeszcze bardziej skupić swoją uwagę, ponieważ gest szacunku jest bardzo ważny w każdym aspekcie komunikacji biznesowej. Optymalnym zwrotem powitalnym jest „Dzień dobry” lub „Cześć”. Prowadzenie korespondencji biznesowej za pośrednictwem poczty elektronicznej ogranicza nadawcę do używania zwrotów „Dobry wieczór” czy „Dzień dobry”, ponieważ odbiorca może przeczytać list znacznie później niż go otrzymać. Niepoprawne jest również używanie wyrażeń potocznych używanych w powitaniu w powitaniu.

Po słowie lub frazie powitania należy zwrócić się do odbiorcy z imienia i nazwiska oraz patronimii, a jeśli nazwisko jest nieznane nadawcy, ten moment można pominąć. Następnie możesz przejść do prezentacji celu listu.

Załączniki w biznesowej korespondencji e-mail

Jeśli głównym celem pisma jest nie tylko napisanie narracji i przedstawienie istoty sprawy, ale także przesłanie pliku, to lepiej w pierwszej kolejności załączyć przekazany przedmiot. Często zdarza się, że wielu nadawców przez nieuwagę, po przedstawieniu istoty sprawy w treści listu, zapomina dołączyć niezbędny załącznik. Takie zaniedbanie może negatywnie wpłynąć na reputację biznesową nadawcy listu biznesowego.

Adres e-mail powinien być rozpoznawalny i zwięzły.

Zasady prowadzenia korespondencji służbowej zobowiązują nadawcę do posiadania rozpoznawalnej nazwy elektronicznej, która musi zawierać zgodne z prawdą informacje o nazwie nadawcy. Oficjalne pisma i apele wyglądają bardzo niezwięźle i głupio, gdy w adresie e-mail podane są nieformalne wyrażenia lub słowa, na przykład adres e-mail „limon_petya”. Wygląda bardzo niegodnie jak na osobę dorosłą. W przypadku korespondencji biznesowej lepiej jest utworzyć osobny e-mail i postępować zgodnie z etykietą biznesowej korespondencji e-mail.

Korzystanie z funkcji szybkiej odpowiedzi (odpowiedzi) w celu odpowiadania na wcześniej otrzymane wiadomości e-mail

Funkcja Reply lub Response (w skrócie Re:) pomaga użytkownikowi w szybki sposób odpowiedzieć na wcześniej wysłane wiadomości od nadawcy. Funkcja ta posiada również uniwersalną możliwość zapoznania się z wcześniejszą korespondencją z rozmówcą na zadany temat. Jednak zasady biznesowej korespondencji e-mailowej zobowiązują nadawcę do zmiany nazwy tematu listu biznesowego, jeśli w trakcie korespondencji zmieni się istota dyskusji.

Przed wysłaniem listu biznesowego sprawdź go pod kątem błędów ortograficznych i interpunkcyjnych.

E-mail upraszcza wymianę informacji, ale w korespondencji biznesowej nie należy zaniedbywać zasad języka rosyjskiego, ponieważ niedbale popełniony błąd może wpłynąć na autorytet nadawcy. Przed wysłaniem listu należy kilkakrotnie przejrzeć tekst i dokładnie sprawdzić, czy nie zawiera błędów ortograficznych i interpunkcyjnych. Wielu klientów pocztowych ma moduł sprawdzania pisowni, więc zwracaj uwagę na słowa podkreślone na czerwono. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości co do poprawnej pisowni, powinieneś poszukać pomocy w Internecie lub sprawdzić pisownię za pomocą słownika ortograficznego.

Pole adresowe należy wypełnić jako ostatnie.

Aby uniknąć wysyłania niedokończonych lub nieedytowanych listów, adres odbiorcy listu biznesowego należy podać w ostatniej chwili przed wysłaniem. Zasada ta zawarta jest również w podstawach biznesowej korespondencji e-mail. Zdarza się, że wypełniając pole adresata, e-mail może zaoferować listę wcześniej używanych odbiorców, tutaj również należy skupić uwagę, aby nie wysłać przez pomyłkę skompilowanego listu biznesowego do obcego adresata.

Struktura listu biznesowego

Zasady strukturyzowania tekstu dotyczą nie tylko nośników papierowych, ale także zasad korespondencji biznesowej za pośrednictwem poczty elektronicznej. Odbiorcy nie zawsze wygodnie jest czytać duże ilości wiadomości tekstowych na ekranie monitora. Aby uprościć ten punkt, powinieneś podzielić tekst na logicznie uformowane małe akapity i unikać skomplikowanych zdań podczas pisania tekstów listów biznesowych. Optymalna długość jednego zdania w liście biznesowym nie powinna przekraczać piętnastu słów.

Istotę listu biznesowego należy określić merytorycznie

Poza określonym tematem listu biznesowego adresata powinno interesować również jasno wyartykułowane pierwsze i drugie zdanie tekstu podstawowego. Zadaniem nadawcy jest określenie na początku listu istoty problemu lub sprawy, w której zwraca się do odbiorcy. W pierwszym zdaniu należy wskazać cel, w jakim wysyłany jest list biznesowy. Wzór: „Informujemy, że termin realizacji zobowiązania z umowy nr 45 z dnia 02.01.2017 r. „O dostawę materiałów sypkich” dobiega końca. Aby przedłużyć umowę, należy złożyć nowy pakiet dokumentów. Dzięki wyznaczonemu celowi odbiorca ma możliwość zagłębienia się w główną ideę listu biznesowego. Jeżeli tekst listu jest zbyt duży, to lepiej skorzystać z funkcji dołączenia obiektu jako załącznika w postaci dokumentu tekstowego, ale jednocześnie w polu tekstowym należy pozostawić esej przewodni oświetla list biznesowy. Przykład: „Wysyłamy do Ciebie elektroniczną kopię listu od Mak-Stroy LLC do wglądu. Uprzejmie prosimy o poinformowanie nas o podjętej decyzji w sprawie przedłużenia umowy nr 45 z dnia 02.01.2017 r. „O dostawę materiałów sypkich” do terminu określonego w piśmie.”

Na każdy biznesowy e-mail trzeba odpowiedzieć.

Istnieją negatywne przykłady korespondencji biznesowej, w której odbiorca z jakiegoś powodu ignoruje list biznesowy. Czasami rzeczywiście mogą zdarzyć się sytuacje, w których odpowiedź nie może zostać udzielona z powodu pewnych sytuacji, na przykład termin rozwiązania problemu może trwać kilka dni lub odbiorca jest zamyślony i nie może od razu odpowiedzieć na zadane pytanie. W takim przypadku należy podać krótki komentarz w tej sprawie, na przykład: „Cześć, Piotr Iwanowicz. Otrzymałem twój list, ale dzisiaj trudno mi odpowiedzieć, ponieważ muszę skonsultować się z wyższym kierownictwem. Zgłoszę Twój problem do CEO naszej firmy i dam oficjalną odpowiedź do końca tygodnia. Z poważaniem, kierownik sprzedaży Belov Ivan Gennadievich.

Warto pamiętać, że jeśli odpowiedź nie została udzielona w ciągu trzech dni roboczych, to milczenie adresata listu biznesowego można ocenić jako zignorowanie i odmowę komunikacji z nadawcą.

Pisząc listy z odpowiedziami, należy odpowiedzieć na wszystkie postawione pytania.

Jeżeli pismo kierowane do adresata ma charakter pytający, to przy jego konstruowaniu należy udzielić odpowiedzi na pytania w kolejności, jaka występuje w otrzymanym tekście listu służbowego. Jeśli zostały zadane pytania, nadawca ma nadzieję, że otrzyma na nie konkretne odpowiedzi. Podczas pisania listu odpowiedzi nie powinny być numerowane, wystarczy podać myśl w odpowiedniej kolejności. Aby odpowiedzieć na wszystkie zadane pytania, najpierw musisz kilka razy przeczytać otrzymany list biznesowy, a jeśli jest zbyt wiele pytań, lepiej napisać je osobno, aby nie przegapić. Jeśli nie można odpowiedzieć na niektóre z postawionych pytań, warto zaznaczyć, że w tej chwili z jakiegoś powodu nie można udzielić odpowiedzi.

Nie nadużywaj skrótów, emocjonalnego projektu i wielkich liter

Istnieją negatywne przykłady korespondencji biznesowej, gdy nadawcy osłabiają ją za pomocą nieformalnych znaków w postaci emotikonów. Ich użycie jest popularne podczas komunikowania się w sieciach społecznościowych, jednak zasady korespondencji biznesowej nie są mile widziane z powodu takich przejawów emocji, ponieważ odbiorca może nie znać ich prawdziwego znaczenia i uznać je za niezrozumiały zestaw błędów interpunkcyjnych.

Warto też zrezygnować z pisania tekstu dużymi literami. W Internecie zestaw słów pisanych dużymi literami nazywany jest „wykrzyknikami” i częściej takie wyrażenia mają negatywną konotację. Odbiorca, czytając e-mail biznesowy, może negatywnie ocenić taką czcionkę, co niekorzystnie wpłynie na postrzeganie znaczenia. Jeśli w liście biznesowym konieczne jest podkreślenie wagi jakiegoś punktu, lepiej jest użyć zwrotów wprowadzających, na przykład: „Pamiętaj, że musisz dostarczyć pakiet dokumentów w celu przedłużenia umowy nie później niż 02/10/ 2017” lub „Informujemy, że dokumenty przedłużające umowę należy złożyć do dnia 10 lutego 2017 r.

Nie wysyłaj poufnych informacji pocztą elektroniczną

Aby przekazać dane osobowe lub poufne, lepiej odmówić skrzynek e-mail, ponieważ istnieje zagrożenie przechwycenia informacji przez intruzów do własnych egoistycznych celów. Takie informacje mogą obejmować: numery telefonów, hasła do kart bankowych, osobiste konta bankowe itp. Należy pamiętać, że informacje są przechowywane na serwerze agenta pocztowego iw przypadku włamania mogą zostać skradzione.

Podpis nadawcy musi znajdować się na końcu listu.

Jak wspomniano wcześniej, każdy wysłany e-mail musi zawierać określony podpis. Często twórcy skrzynek pocztowych wprowadzają funkcję bloku podpisu, w którym można wpisać swoje dane o stanowisku, imię i nazwisko oraz numer telefonu kontaktowego. Następnie ten blok będzie automatycznie wyświetlany na końcu każdej litery, co ułatwi pisanie. Ważne jest, aby poprawnie napisać podpis, aby odbiorca miał możliwość poprawnego zwrócenia się do nadawcy podczas odpowiadania na pismo. Przykładowy podpis może wyglądać tak: „Z poważaniem, Nikołaj Aleksandrowicz Pietrow, +79810000000”.

Wyciągając wnioski, można zauważyć, że aby zrozumieć, jak prowadzić korespondencję biznesową przez e-mail, nie trzeba opanować dodatkowych i skomplikowanych podstaw. Wystarczy przestrzegać elementarnych zasad etykiety i przestrzegać norm języka rosyjskiego.