Pisanie listu formalnego. Zasady zakończenia listu

W ostatnich latach poczta elektroniczna zajmuje coraz większe miejsce w korespondencji biznesowej. Jego zalety są oczywiste: wydajność, dostępność i łatwość obsługi. Należy pamiętać, że korespondencja elektroniczna ma swoje niuanse.

Odbieranie listów

1. sprawdzaj pocztę co najmniej 2 razy dziennie - rano i po południu. W przeciwnym razie możesz zatrzymać pracę innych osób i opóźnić rozwiązanie problemów;
2. jeśli otrzymałeś list, oznacza to, że ktoś go wysłał iz jakiegoś powodu to zrobił. Dlatego otrzymane listy należy przeczytać. Oczywiście spam nie jest tutaj brany pod uwagę;
3. jeśli jesteś menedżerem, Twój dzień pracy powinien zaczynać się od uruchomienia klienta poczty e-mail, który nie rozładowuje się przez cały dzień i automatycznie sprawdza pocztę. Ustaw automatyczne dostarczanie / odbieranie poczty co najmniej co 10 (a najlepiej 2 - 3) minut;
4. jeśli jesteś bardzo zajęty i otrzymałeś list, oceń od kogo jest, temat i przejrzyj go oczami - to pomoże ci szybko zrozumieć, czy list wymaga pilnej odpowiedzi, czy może trochę poczekać;
5. Najłatwiejszym i najskuteczniejszym sposobem posuwania spraw do przodu i unikania gromadzenia stosów poczty jest natychmiastowe odpowiadanie na wiadomości e-mail. Dlatego jeśli nie prowadzisz rozmowy lub innej czynności, która nie toleruje przerywania, natychmiast odpowiedz na list.

Pola Do, DW, UDW

Powinieneś zrozumieć, zapamiętać i poprawnie używać pól „Do”, „DW” i „UDW”. Od tego zależą Twoje działania po otrzymaniu listu lub działania adresata.

1. "Do kogo". Wysyłając pytanie, oczekujesz na odpowiedź od adresata wskazanego w polu „Do”. Jeśli jesteś odbiorcą, musisz odpowiedzieć. Oznacza to, że pismo i zawarte w nim informacje lub pytania kierowane są bezpośrednio do wskazanego w tym polu odbiorcy.
2. "Kopiuj". Adresaci w tym polu otrzymują list informacyjny lub są „zaproszonymi świadkami”. Odbiorca w kopiach zasadniczo nie powinien odpowiadać na pismo. Ponadto uważa się za grzeczne, jeśli to konieczne, rozpoczęcie od wyrażenia „przepraszam, że przeszkadzam”.
3. „Ukryta kopia”. Fakt, że list został wysłany do osoby wskazanej w polu „UDW” nie będzie znany ani głównemu odbiorcy, ani osobom w kopiach. To pole jest również wykorzystywane do wysyłki masowej, aby wszyscy odbiorcy nie znali Twojej książki adresowej.

Odpowiadając, nie zapomnij o przycisku „Odpowiedz wszystkim” - pozwoli to zachować odbiorców pierwszego listu w kopiach, a Twoja odpowiedź nie przejdzie obok nich obojętnie. Zawsze możesz usunąć niechcianych odbiorców lub dodać innych.

Jeśli w odebranym liście w polu „Do” jest więcej niż dwóch odbiorców, oznacza to, że obaj z tych korespondentów lub którykolwiek z nich musi odpowiedzieć. Zdecyduj, kto powinien odpowiedzieć. Należy jednak zachować ostrożność podczas wysyłania listów zawierających więcej niż dwóch adresatów w polu „Do”: w przypadku listu wysłanego do wszystkich istnieje ryzyko, że nikt nie otrzyma odpowiedzi.

Pole tematyczne

Nie należy pozostawiać tego pola pustego. Osoby, z którymi korespondujesz, mogą otrzymywać setki e-maili dziennie i używać tego pola do szybkiej oceny ważności treści e-maili.

Temat listu powinien zwięźle odzwierciedlać temat listu. Nagłówki takie jak „Pytanie”, „Cześć!” lub puste nagłówki zdradzają, że jesteś początkującym lub brak podstawowych umiejętności pisania biznesowego.

„Znaczenie pisania”

Jeśli list zawiera informacje o pilnych zmianach, treść jakiejkolwiek umowy lub inne informacje, na które należy zwrócić uwagę w pierwszej kolejności, użyj wartości „wysoki”, spowoduje to wyróżnienie listu w folderze Skrzynka odbiorcza.

• Nie używaj „wysokiej” ważności na próżno!
• Osobisty list do korespondenta biznesowego lub list z zabawnym, a nie biznesowym zdjęciem lub linkiem, oznacz wagę jako „niską”.

Pisanie odpowiedzi

1. Zacznij od powitania, to grzeczne.
2. Mów tym samym językiem z tą osobą. Dotyczy to nie tylko języka rosyjskiego/angielskiego, ale także formy tekstu. Nieformalna odpowiedź na pismo formalne jest wyrazem braku szacunku dla respondenta i demonstracją własnej niskiej kultury.
3. Nie używaj transliteracji, z wyjątkiem wysyłania e-maili z urządzeń mobilnych. Jeśli Twój klient pocztowy nie obsługuje języka rosyjskiego lub ma błędne kodowanie, załącz tekst odpowiedzi w załączniku.
4. List biznesowy powinien być precyzyjny, konkretny i zwięzły.
   • Dokładność– Określ dokładne dane, do których się odwołujesz (na przykład datę spotkania, punkt programu spotkania, datę i temat innego e-maila lub nazwę pliku).
   • konkretność- z listu powinno jasno wynikać, CO DOKŁADNIE jest wymagane od odbiorcy.
   • Zwięzłość. Kto myśli jasno, ten wyraźnie stwierdza, a twój adresat to widzi. Nie trzeba więc rozpisywać na trzech stronach tego, co można by napisać w trzech zdaniach. Zwięzły tekst biznesowy to nie suchość, ale oszczędność czasu i trafność myśli.
5. Jeśli list zawiera kilka pytań, tematów lub zadań, uporządkuj je i rozdziel. Ciągły „strumień prania” jest trudny do odczytania i właściwie można pominąć główne pytanie listu.
6. Odpowiedz na prośby zawarte w liście tak dokładnie, jak to możliwe. Odpowiedź na prośbę lub zadanie „Zróbmy to!” niekompletny „Zrobimy to w takim a takim terminie”, „w takim a takim dniu”, „po takim a takim wydarzeniu” to bardziej konkretna i trafna odpowiedź.
7. Tekst nie może zawierać błędów! Błędy drukarskie nie są straszne, ale jeśli w każdej literze napiszesz niepoprawnie słowa, bardzo szybko staje się to zauważalne i pozostawia negatywny ślad na Twoim wizerunku partnera biznesowego.
8. Nigdy nie wysyłaj listu bez przeczytania tego, co napisałeś! Przeczytaj swoją odpowiedź i upewnij się, że wszystko jest zwięzłe, precyzyjne, zrozumiałe, konkretne i wolne od błędów gramatycznych. Sprawdź, czy określono wszystkich niezbędnych odbiorców, czy są oni prawidłowo umieszczeni w polach „Do” i „DW”. Sprawdź błędy gramatyczne.
9. Zacytuj treść oryginalnego listu.
10. Cytując w całości (jeśli odpowiadasz na cały list) napisz treść odpowiedzi na POCZĄTKU listu, a nie na końcu!
11. Jeśli odpowiedzi są punkt po punkcie, oddziel cytat pustymi liniami powyżej i poniżej.

Inwestycje

1. Nie dołączaj do wiadomości e-mail plików w formatach EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR – wiele klientów pocztowych lub serwerów mocno blokuje takie załączniki, a odbiorca nigdy ich nie przeczyta. Spakuj je do archiwum (zip, rar) jak w powłoce i umieść je w tej formie.
2. Wysyłanie załączników o wielkości do 2-3 megabajtów bez ostrzeżenia jest uważane za normalne. Jeśli chcesz wysłać większy załącznik, sprawdź u korespondenta, czy taki plik przejdzie przez jego serwer lub czy zmieści się w skrzynce pocztowej.
3. Powstrzymaj się od załączników o wątpliwej treści: po pierwsze, Twój korespondent może nie podzielać Twoich upodobań, a po drugie, możesz sprawić kłopoty osobie pracującej w organizacji, w której stosuje się przeglądanie poczty.

Podpis elektroniczny

1. Jego obecność jest przydatna (dostępne są Twoje dane kontaktowe) i jest dobrym tonem świadczącym o Twoim profesjonalizmie.
2. Podpis nie powinien przekraczać 5-6 wierszy. Musi zawierać co najmniej Twoje imię i nazwisko. Ponadto pożądane jest podanie numeru telefonu, adresu e-mail, nazwy i adresu siedziby firmy, a także adresu jej strony internetowej.
3. Mają dwie opcje podpisu elektronicznego: dla listów inicjatywnych (własnych) z pełnym podpisem

List biznesowy powinien mieć przejrzystą strukturę, której zaletami są:

• oszczędność czasu Twojego i adresata;
• gwarancja zapoznania się z pismem przez adresata i prawidłowego zrozumienia jego istoty;
• uzyskać jasną, zwięzłą odpowiedź.

Struktura listu biznesowego

Odwołanie

Znajduje się w „nagłówku” listu i zawiera stanowisko oraz imię i nazwisko adresata. W przypadku oficjalnej korespondencji biznesowej standardowym traktowaniem jest „Szanowny”, które jest pisane wielką literą na środku arkusza. A potem wiele opcji, w zależności od tego, co piszą i do kogo. Tak więc w Rosji zwyczajowo zwraca się się po imieniu i patronimie, w firmach o zachodniej kulturze korporacyjnej - tylko po imieniu. Jeśli znasz swojego partnera osobiście, możesz zwrócić się do niego w ten sposób: „Drogi Andrieju Pietrowiczu”, jeśli nie znasz - „Szanowny Panie Smirnow”. Nawiasem mówiąc, zwracając się do osoby, słowa „pan” nie można skrócić do „pan”. I w żadnym wypadku nie należy pisać „Szanowny Panie Smirnov A.P.” Albo „Andriej Pietrowicz” albo „Pan Smirnow”.

Jeśli nie piszesz do rodziny królewskiej, przedstawicieli wyznań religijnych, prezydentów i parlamentarzystów różnych krajów, uważaj się za szczęściarza. Dla nich istnieją oficjalne formuły konwersji, a dla każdej rangi są specjalne. Przed wysłaniem takiego pisma dokładnie sprawdź, czy wybrane odwołanie odpowiada statusowi adresata. O wiele łatwiej jest zapamiętać, jak napisać do personelu wojskowego: „Drogi towarzyszu pułkowniku”, nawet jeśli ten pułkownik jest kobietą. Ale apel „Panie i Panowie” jest świecki i lepiej go użyć, powiedzmy, do zaproszenia na otwarcie salonu mody. Jeśli zapraszasz na prezentację biznesową, np. nowe platformy wiertnicze, to zgodnie z ustaloną praktyką wspólnym dla wszystkich adresem jest „Szanowni Państwo”. W tym przypadku nie ma znaczenia, że ​​w tej organizacji pracują również kobiety.

Przykład:

do CEO
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „Concord”
Dobrowolski PI

Drogi Pawle Iljiczu!
lub
Szanowny Panie Dobrowolski!

Preambuła

Składa się z pierwszego akapitu listu, który określa jego cel, powód, który skłonił Cię do jego napisania. Po zapoznaniu się z preambułą adresat powinien zrozumieć istotę listu.Przykład: Piszę do Państwa, aby wyrazić swoje niezadowolenie z jakości surowców do produkcji mebli dostarczanych nam przez Państwa firmę i czekam na Państwa działania mające na celu szybką zmianę sytuacji na lepsze i zrekompensowanie wyrządzonych nam strat.

Przykład: W ciągu ostatniego miesiąca, począwszy od 2 czerwca bieżącego roku, 10-15% każdej partii Państwa surowców jest wadliwe. Fakty te zostały należycie udokumentowane przez specjalistów naszej firmy. Do niniejszego pisma załączono kopie dokumentów. Straty naszej firmy w związku z otrzymaniem wadliwych surowców wynoszą około 1 miliona rubli. Z Concord LLC współpracujemy już od pięciu lat i jak dotąd nie mieliśmy powodów do narzekań. W tej sytuacji nalegamy na pełne odszkodowanie za nasze straty. W razie potrzeby jesteśmy gotowi przeprowadzić wspólne badanie odrzuconych surowców.

Wniosek

Konieczne jest krótkie podsumowanie całej pisemnej i logicznej konkluzji listu.

Przykład: Jestem pewien, że zrozumiecie Państwo tę sytuację, a w najbliższym czasie nasza współpraca wróci do normy.

Podpis

List kończy się podpisem (stanowisko + imię i nazwisko) nadawcy, który poprzedzony jest standardową formą grzecznościową „Z wyrazami szacunku”. Możliwe są również opcje: „Z poważaniem”, „Z nadzieją na owocną współpracę”, „Z wdzięcznością za współpracę” itp. Podpisując list, należy wziąć pod uwagę rangę adresata i adresata. Pismo kierowane do prezesa musi być również podpisane przez prezesa lub przynajmniej jego zastępcę. Jednocześnie podpis musi odpowiadać jego transkrypcji: niedopuszczalna jest sytuacja, w której zastępca dyrektora stawia ukośnik przy nazwisku dyrektora i podpisuje się własnym nazwiskiem.

Przykład: Z poważaniem, A.D. Kiselyov, dyrektor generalny fabryki mebli Zarya

PS

Postscriptum (P.S.) - postscriptum na końcu listu po podpisie - jest rzadko stosowane w korespondencji biznesowej. Służy poinformowaniu adresata o ważnym zdarzeniu, które nastąpiło po napisaniu listu lub przekazaniu mu informacji pośrednio związanych z przedmiotem listu.

Przykład 1: PS Informuję, że odsetek wad w partii surowców odebranych 3 godziny temu wzrósł do 17%!

Przykład 2: PS Szef naszego działu odbioru surowców spotka się jutro o godzinie 14:00 z Państwa specjalistami w Państwa przedsiębiorstwie.

Aplikacje

Wnioski są opcjonalnym dodatkiem do tekstu głównego pisma i dlatego sporządzane są na osobnych kartkach - każdy wniosek na osobnej kartce. Nie ma zasad ich pisania.

Standardowe zwroty w korespondencji biznesowej

Powiadomienia

• Informujemy, że opóźnienie w wysyłce... nastąpiło z powodu...
• Informujemy, że kierownictwo zakładu zdecydowało…
• Informujemy, że Twoja propozycja została przyjęta.
• Informujemy, że jesteśmy…
• Chcielibyśmy poinformować, że…
• Informujemy, że niestety nie możemy…

Modele wyrażeń wyjaśniających motywy (Najczęstsze zwroty na początku standardowego listu biznesowego)

Zgodnie z protokołem...
• W celu zwiększenia bezpieczeństwa mienia…
• W odpowiedzi na Twoją prośbę...
• W potwierdzeniu naszej rozmowy telefonicznej...
• W potwierdzeniu naszej umowy…
• Aby zapewnić pomoc techniczną…
• W związku z trudną sytuacją...
• W związku ze wspólną pracą…
• Zgodnie z pismem klienta...

Jeśli autor jest osobą prawną, wówczas działania są przenoszone:

1. Od trzeciej osoby liczby pojedynczej, na przykład:
   • Zakład Zarya nie sprzeciwia się ...
   • Wspólne rosyjsko-angielskie przedsięwzięcie „Sojuz K” oferuje ...
   • Spółdzielnia Naiv gwarantuje…
2. Od trzeciej osoby liczby mnogiej, na przykład: Kierownictwo i komitet związkowy zakładu Zarya usilnie proszą ...
3. Pierwsza osoba liczby mnogiej:
   • Proszę…
   • Potwierdzam...
   • informujemy…

Jeżeli autorem jest osoba fizyczna, wówczas czynności przenoszone są:

1. Pierwsza osoba liczby pojedynczej, na przykład:
   • Dla Twojej informacji…
   • Błagam…
   • informuję cię...
2. Pierwsza osoba liczby mnogiej, na przykład:
   • zatwierdzamy...
   • Otrzymaliśmy twój telegram...
   • Gratulacje...
   • wspieramy…

Wniosek

• Proszę sprawdzić postęp prac...
• Proszę podejmij działanie…
• Podaj dane dotyczące wydajności...

Wysyłanie dokumentów lub wartości materialnych

• Wysyłanie rysunków montażowych maszyny…
• Interesujące Państwa dokumenty wysyłamy listem poleconym...
• Przesyłamy podpisaną z naszej strony umowę...

Potwierdzenie

• Z wdzięcznością potwierdzamy otrzymanie zamówienia i przystępujemy do jego realizacji...
• Potwierdzamy otrzymanie specyfikacji dla…
• Zakład Zarya potwierdza warunki dostawy sprzętu…

Oferta

• Możemy Państwu zaoferować…
• Zapraszamy do zakupu…
• Możemy polecić Ci…

Zaproszenie

• Zapraszamy do dyskusji nad projektem...
• Zapraszam do dyskusji...
• Zapraszamy przedstawiciela Twojej firmy do odwiedzenia…

Odmowa i odrzucenie wniosku (projektu)

• Przesłany przez Państwa projekt wykazu tytułów dla projektów budowlanych na kwotę ... nie może zostać przez nas zatwierdzony z następujących powodów.
• Twoja propozycja (projekt) została odrzucona z następujących powodów…

Przypomnienie

• Przypominamy, że zgodnie ze wspólnym planem pracy należy...
• Przypominamy, że zgodnie z… Musisz…
• Przypominamy, że Twoje zaległości płatnicze wynoszą…
• Przypominamy, że upływa termin składania manuskryptu...

Gwarancje

• Gwarantujemy płatność.
• Gwarantujemy terminy.
• Gwarantujemy jakość produktów.

Interpretacja własnego stanowiska

• Nasze apele w tej sprawie nie przyniosły pozytywnych rezultatów.
• Nie mamy zastrzeżeń do projektu.
• Nie możemy dostarczyć Ci towaru… z następujących powodów:…

Interpretacja działań drugiej strony

• To opóźnienie może doprowadzić do...
• Całkowicie niewytłumaczalne jest, dlaczego Wasza fabryka opóźnia wysyłkę form...
• Twoje obietnice nie są dotrzymywane.

Ostatnie słowa

• Mamy nadzieję, że nasza prośba zostanie spełniona.
• Zapraszamy do dalszej współpracy.
• Z życzeniami powodzenia.
• Uprzejmie prosimy o nie zwlekanie z odpowiedzią.
• Przepraszamy za zwłokę w odpowiedzi (za pomyłkę).

Standardy etyczne korespondencji biznesowej

Korespondencja biznesowa, jak każda inna forma interakcji międzyludzkich, opiera się na zbiorze zasad i norm etycznych, z których głównym jest „POPRAWNOŚĆ I SZACUNEK DLA PARTNERA”. Nawet jeśli celem listu jest wyrażenie roszczenia, jego treść nie powinna zawierać wulgarnych słów i niepoprawnych wyrażeń, które mogą urazić Twojego kontrahenta. Dbając o zachowanie godności swojego adresata, zachowujesz tym samym własną.

• rozpocznij wiadomość od oświadczenia o odmowie. Przede wszystkim należy uzasadnić podjętą decyzję i wyjaśnić, że w pewnych okolicznościach możliwy jest powrót do rozpatrywania sprawy;
• narzucić adresatowi oczekiwany wynik pytania, np.: „Proszę o zapoznanie się i pozytywne rozwiązanie problemu” lub „Proszę o akceptację tej kandydatury”
• zachęcać adresata do pośpiechu przy podejmowaniu decyzji słowami „pilnie”, „niezwłocznie”, „w krótszym czasie”. Lepiej stosuj formuły etykiety „Proszę o odpowiedź w takim a takim terminie”, „Usilnie proszę o natychmiastowe poinformowanie o podjętej decyzji”
• wskazówka adresata na jego wyimaginowaną nieuwagę, niekompetencję, wprowadzenie do tekstu listu sformułowania typu „Proponuję uważne przestudiowanie ...”.

Dla adresata listów biznesowych bezwzględnymi wymogami z punktu widzenia standardów etycznych są:

• odrzucenie formularza odpowiedzi, w którym zapytanie ofertowe lub list ofertowy są zwracane autorowi z informacją o udzieleniu odpowiedzi;
• szybką i jasną odpowiedź organizacji wysyłającej. Opóźnienie lub brak odpowiedzi może być postrzegane jako brak współpracy.

Przestrzeganie wymienionych powyżej standardów etycznych w korespondencji biznesowej nie będzie wymagało od ciebie wyczynu iw końcu stanie się łatwe i znajome. Co więcej, zapewni ci reputację osoby taktownej, a nawet nauczy cię, jak zamienić przeciwników w sojuszników.

Ogólne zasady pisania listów biznesowych

Oprócz struktury, kolejnym ważnym elementem kompetentnego listu biznesowego jest jego schludny wygląd.

Poczta informacyjna

Poczta informacyjna- Jest to pismo służbowe, które informuje adresata o informacjach o charakterze urzędowym.

Długość listu informacyjnego waha się od jednego akapitu do kilku stron.

Z reguły newslettery są podpisywane przez szefa organizacji, a w przypadku wysyłki masowej (np. do wszystkich klientów firmy) mogą w ogóle nie zawierać ręcznego podpisu.Często newslettery mają charakter typowa natura.

zapytanie- pismo służbowe wysłane w celu uzyskania jakichkolwiek oficjalnych informacji lub dokumentów.

Ogólnie rzecz biorąc, zapytania ofertowe składają się w taki sam sposób, jak wnioski. Listy śledcze są z reguły podpisywane przez szefa organizacji lub urzędowo upoważnionego urzędnika.

Treść wezwania musi zawierać uzasadnienie potrzeby dostarczenia materiałów lub informacji oraz treść wezwania.

Pismo z zapytaniem wymaga listu z odpowiedzią.

List z odpowiedzią

List z odpowiedzią to list serwisowy, który jest napisany jako odpowiedź na list z zapytaniem lub list z prośbą.

Odpowiedź może być negatywna (pismo odmowne) lub pozytywna.

W treści listu z odpowiedzią należy użyć tych samych zwrotów językowych i słownictwa, jakich użył autor w liście z inicjatywą, pod warunkiem, że wniosek został napisany poprawnie pod względem językowym.

Nie należy umieszczać w treści listu z odpowiedzią odsyłacza do otrzymanego pisma („Do Pańskiego listu z dnia ________ nr ____”).

Informacja o liście z inicjatywą zawarta jest w numerze ewidencyjnym pisma z odpowiedzią Wskazane jest rozpoczęcie pisma odmownego od uzasadnienia odmowy: „W związku z…”, ponieważ odpowiedź negatywna musi być uzasadniona, nie można po prostu odrzuć wniosek bez wyjaśnienia.

List potwierdzający

List potwierdzający to pismo urzędowe, w którym adresat potwierdza osiągnięte wcześniej uzgodnienia, zamiary, otrzymanie informacji, dokumentów lub innych materiałów itp.

Kluczowa formuła językowa tego typu pism brzmi: „Potwierdzamy (odbiór dokumentów, umowę przedwstępną, zgodę na…)”.

Potwierdzając wstępne porozumienie w treści pisma, należy zwięźle przedstawić jego istotę.

Jeżeli odbiór dokumentów jest potwierdzony, należy je wymienić itp. List potwierdzający może kończyć się prośbą, życzeniem, propozycją.

Pismo reklamacyjne

List reklamacyjny to list biznesowy z inicjatywą, którego celem jest wyrażenie reklamacji lub niezadowolenia adresatowi.

W zakończeniu należy wyrazić konkretne życzenia lub propozycje poprawy sytuacji.

Poręczenie

Listy gwarancyjne mają na celu dostarczenie adresatowi pisemnych gwarancji w celu potwierdzenia pewnych obietnic lub warunków, zamiarów lub działań autora (organizacji wysyłającej), w taki czy inny sposób wpływających na interesy adresata.

Listy gwarancyjne adresowane są do organizacji lub osoby fizycznej. Słowo „gwarancja” może w ogóle nie pojawić się w treści pisma, jednak pismo pozostanie dokumentem zawierającym gwarancję.

Można zagwarantować zapłatę za wykonaną pracę, termin jej wykonania, jakość pracy, jakość towaru, termin jego dostawy, zapłatę za otrzymane produkty itp. Te aspekty mogą składać się na treść całego listu lub wprowadź tekst listu jako jego składową.

Listy gwarancyjne mają charakter zdecydowanie prawny, odpowiadający statusem dokumentom o charakterze kontraktowym. Najczęściej listy gwarancyjne wystawiane są w celu potwierdzenia zapłaty.

W takim przypadku obowiązkowe jest podanie numeru umowy oraz faktury, na podstawie której ma zostać dokonana płatność.

Listy gwarancyjne wyróżniają się jasnością, dokładnością i jednoznacznością sformułowań - mówimy bowiem o udzielaniu gwarancji adresatowi w imieniu i na rzecz organizacji lub urzędnika. Musi wskazywać rodzaj operacji, która ma zostać wykonana.

Listy takie mogą zaczynać się od stwierdzenia istoty udzielonych adresatowi gwarancji, np.: „Gwarantuję tym listem…”.

W innych przypadkach list gwarancyjny może zawierać stwierdzenie przyczyn, które spowodowały zamiar autora zadeklarowania gotowości udzielenia określonych gwarancji adresatowi. W takim przypadku odpowiednie oświadczenie jest sformułowane w ostatnim zdaniu, na przykład: „Gwarantujemy płatność” lub „Gwarantuję terminową i pełną płatność”.

Cechą tego typu listu jest obecność, wraz z podpisem autora (na przykład dyrektora organizacji), podpisu urzędnika bezpośrednio odpowiedzialnego za kwestie finansowe lub inne. Jeśli list gwarancyjny jest wysyłany jako zobowiązanie do zapłaty za zakup, wykonaną usługę itp., musi zawierać dane bankowe organizacji płacącej.

Kluczowa fraza listu gwarancyjnego może zawierać słowa i wyrażenia:

• Gwarantujemy…
• Gwarantujemy, że…
• Firma partnerska gwarantuje…
• Płatność za pobraniem (rodzaj gwarancji) prosimy przesyłać na nasz adres...
• Gwarantowana płatność...
• Niniejszym gwarantujemy…

Streszczenie

CV to rodzaj listu biznesowego, którego celem jest jak najbardziej kompletna i opłacalna prezentacja specjalisty pracodawcy.

Tworząc CV, należy ściśle przestrzegać kilku zasad:

1. Przedstaw się
2. Edukacja
3. doświadczenie zawodowe
4. Czy muszę określić żądany poziom wynagrodzenia?
5. Czy muszę podać dodatkowe informacje o sobie?
6. Czy wymagane są dane osobowe?
7. Dopasuj swoje CV do wymagań pracodawcy
8. Stosunek do podróży
9. Dostępność rekomendacji
10. List przekazujący

Nie ma i nie może być jednego CV na każdą okazję, które bez zmian można by wysłać do wszystkich firm.

Każdorazowo należy najpierw zastanowić się, jakie cechy będą cenione w nowej pracy i zgodnie z nimi zmodyfikować CV.Informacje zawarte w CV muszą być rzetelne. Nie zostawiaj pustych miejsc w CV.

I co najważniejsze - podsumowanie powinno być krótkie: nie więcej niż jedna - półtorej strony. Twoja umiejętność jasnego formułowania, zwięzłego mówienia jest wskaźnikiem wysokiego poziomu kultury ogólnej.

Obecność zdjęcia w CV jest mile widziana.

1. Potwierdzenie faktu i warunków pracy w organizacji, zwięzła informacja o zajmowanych stanowiskach i wykonywanych obowiązkach (w przypadku listu polecającego od osoby prywatnej paragraf ten wskazuje, w jakim okresie i w jakim charakterze autor listu wie ten zalecany). Z listy obowiązków powinny być widoczne kwalifikacje osoby polecanej. Jeżeli osoba rekomendowana zajmowała różne stanowiska, to dane o zajmowanych stanowiskach i pełnionych obowiązkach wskazane są dla każdego przedziału czasowego. Przykład: Sidorow Władimir Aleksandrowicz pracował w firmie „Wektor” od 12 marca 1998 r. do 16 marca 2002 r., w tym od 12 marca 1998 r. do 16 marca 2002 r. - jako kierownik działu handlu i zakupów, od 17 marca do 25 listopada, 2002 - na stanowisku starszego kierownika tego samego działu. Do jego obowiązków jako kierownika należało organizowanie dostaw komponentów, jako kierownika wyższego szczebla – organizowanie interakcji między dostawcami komponentów a produkcją.
2. Krótki opis cech zawodowych, biznesowych i osobistych rekomendowanego oraz sukcesów, jakie odniósł podczas pracy w organizacji. Należy zrezygnować z takich ogólnych określeń jak rzetelny, kompetentny, sumienny itp., a skupić się na konkretnych faktach, które charakteryzują polecanego pod względem jego cech zawodowych, umiejętności radzenia sobie z określonymi zadaniami.Tutaj można skupić się na kategoriach takich jak poziom wiedzy sumienność i sumienność w wykonywaniu podstawowych obowiązków, umiejętność radzenia sobie z zadaniami niestandardowymi, pomysłowość, inicjatywa, zdolność uczenia się, umiejętność adaptacji w różnych sytuacjach, stabilność emocjonalna, cechy przywódcze.Tutaj możesz podać przybliżone porównanie zalecanej pracy z pracą jego współpracowników wskazać najważniejsze osiągnięcia, projekty opracowane i zrealizowane przez niego osobiście. Przykład: Samodzielnie opanował oprogramowanie, samodzielnie iz sukcesem prowadził negocjacje biznesowe, skutecznie zarządzał podwładnymi itp.
3. Powody zmiany miejsca pracy (opuszczenie organizacji, przeprowadzka do innego miejsca). Może to być zmiana profilu organizacji, zamknięcie jednostki, zmiany personalne w organizacji, zmiana miejsca zamieszkania itp.
4. Wyniki. Krótka i konkretna ocena kompetencji, cech biznesowych polecanej osoby, jej potencjału twórczego i możliwości kariery. Rekomendacje do zajęcia określonego stanowiska lub stanowisk (w niektórych przypadkach pożądane jest zaznaczenie w tym miejscu stopnia, w jakim rekomendujesz osobę na poszukiwane stanowisko: bezwarunkowo, zdecydowanie, z pewnymi zastrzeżeniami, nie polecam). Przykład: Sidorov Vladimir Alexandrovich jest biegły w technologii… (ma duże doświadczenie w pracy z oprogramowaniem serwerowym… lub… może samodzielnie pracować z klientami korporacyjnymi… itp.). Uważam, że pan Sidorov może skutecznie wypełniać obowiązki kierownika działu, pracując jako kierownik działu, zastępca kierownika działu komputerowego średniej wielkości przedsiębiorstwa.
5. Dane kontaktowe osoby podpisującej pismo. Ten punkt jest szczególnie istotny w przypadku listów polecających sporządzonych przez osoby fizyczne, ponieważ jest całkiem możliwe, że nowy pracodawca po przeczytaniu listu polecającego będzie chciał wyjaśnić pewne szczegóły.

Informacja prasowa

Komunikat prasowy to komunikat informacyjny dla mediów, którego zadaniem jest zwrócenie uwagi na określone wydarzenie (odbyło się lub ma nastąpić) w celu maksymalnego nagłośnienia tego wydarzenia w mediach.

Komunikaty prasowe są opracowywane i rozpowszechniane przez służby prasowe firm i organizacji i mają określone zasady redakcyjne:

• w tytule dokumentu należy umieścić wyraz „Informacja prasowa” oraz datę jej rozpowszechnienia;
• tytuł komunikatu prasowego powinien jasno odzwierciedlać jego tematykę, przekaz komunikatu informacyjnego;
• bardziej szczegółowo, istotę nagłówka informacji prasowej można ujawnić w podtytule (jednocześnie jego obecność jest opcjonalna);
• pierwszy akapit komunikatu prasowego musi zawierać następujące informacje: co, gdzie i kiedy się wydarzyło (będzie się działo);
• Objętość informacji prasowej nie powinna przekraczać półtora strony tekstu maszynowego. W takim przypadku pożądane jest ograniczenie jednej strony, w tym podpisu oraz nagłówków i stopek papieru firmowego organizacji;
• komunikat prasowy może zawierać cytaty twórców wiadomości – odpowiedzialnych mówców organizacji;
• komunikat prasowy jest napisany na papierze firmowym organizacji;
• Podpis pod komunikatem prasowym powinien zawierać imię i nazwisko osoby kontaktowej, która może udzielić dodatkowych informacji na temat komunikatu prasowego oraz jej dane kontaktowe: telefon (najlepiej komórkowy), e-mail, numer ICQ.

List gratulacyjny

Format „Gratulacje” należy do kategorii osobistej korespondencji biznesowej.

Jest sporządzony na papierze firmowym lub pocztówce z życzeniami, a przy jego opracowywaniu może i powinno przeważać kreatywne podejście. Dotyczy to zarówno tekstu listu, jak i jego projektu.

Gratulacje mogą być osobiste (wszystkiego najlepszego) lub masowe (na przykład Szczęśliwego Nowego Roku).

W pierwszym przypadku adres do adresata powinien być osobisty - imienny i patronimiczny; w drugim przypadku może to być ogólne, na przykład „Drodzy przyjaciele!”.

Ponadto w obu przypadkach nadawca musi własnoręcznie podpisać gratulacje (przy przesyłaniu gratulacji masowych stosuje się faksymile).

Osobiste gratulacje

Masowe gratulacje

List zaproszeniowy

Format „Zaproszenie” należy do kategorii prywatnej korespondencji biznesowej.

Jest wydawany na oficjalnym papierze firmowym lub karcie pocztowej i ma na celu powiadomienie adresata o pewnym uroczystym wydarzeniu, na które jest zaproszony.

Zaproszenie musi zawierać informację o miejscu i czasie wydarzenia oraz jego nazwę.

Zaproszenie musi wskazywać dopuszczalny strój (np. czerń i krawat), a także liczbę osób objętych zaproszeniem.

Z reguły zaproszenie jest imienne, ale podczas imprez masowych może być zdepersonalizowane.

Zaproszenie osobiste

Zaproszenie zbiorcze

Dziękuję list

Format „Podziękowania” należy do kategorii osobistej korespondencji biznesowej i ma na celu wyrażenie wdzięczności adresatowi.

Z reguły podziękowania są wydawane na oficjalnym papierze firmowym organizacji, ale mogą być wydawane jako pocztówka.

Tekst listu dziękczynnego napisany jest zwięzłym, przyjacielsko-formalnym stylem w odniesieniu do wydarzenia, które skłoniło nadawcę do wyrażenia wdzięczności adresatowi. Na życzenie można wymienić także inne zasługi adresata.Wdzięczność potwierdza własnoręczny podpis nadawcy, aw niektórych przypadkach pieczęć organizacji.

Przykład: Przesłanie Premiera Wielkiej Brytanii do Przewodniczącego Rady Komisarzy Ludowych ZSRR (25 kwietnia 1942 r.) „Jestem Panu bardzo wdzięczny za Pańskie przesłanie z 23 kwietnia. Oczywiście z zadowoleniem przyjmiemy wizytę pana Mołotowa, z którym, jestem pewien, będziemy mogli wykonać wiele pożytecznej pracy. Bardzo się cieszę, że zezwolicie na tę wizytę, która, jestem pewien, będzie bardzo cenna.

list kondolencyjny

Format „Kondolencje” należy do kategorii osobistej korespondencji biznesowej i ma na celu wyrażenie empatii i wsparcia adresatowi w związku z innym smutnym wydarzeniem lub stratą.

Pisząc kondolencje, bardzo ważne jest, aby wybrać odpowiednie, szczere słowa, które naprawdę mogą wesprzeć adresata w jego żalu.

Jednocześnie ważne jest, aby wyrazić swoje uczucia i doświadczenia związane z tym, co się stało.

Kondolencje są składane w dyskretny, poprawny sposób na oficjalnym papierze firmowym lub specjalnej karcie pocztowej i poświadczone własnoręcznym podpisem nadawcy.

List biznesowy- dokument służący do komunikacji, przekazywania informacji na odległość między dwoma korespondentami, którymi mogą być zarówno osoby prawne, jak i osoby fizyczne.

Menedżer lub specjalista ds. zarządzania z natury swojej działalności musi pisać wiele listów biznesowych.

Listy biznesowe obejmują referencje, życiorysy, listy polecające, listy przypominające i listy z podziękowaniami, zaproszenia na rozmowy kwalifikacyjne lub prezentacje, listy odmowne, pozwy, skargi itp.

Jak napisać list biznesowy

• papier do listu biznesowego powinien być dobrej jakości, absolutnie czysty, starannie przycięty;
• pożądane jest, aby forma listu służbowego zawierała godło organizacji, jej pełną nazwę, adres pocztowy i telegraficzny, telefon, faks, adres e-mail oraz dane bankowe;
• oficjalne pisma handlowe są drukowane na przedniej stronie arkusza, bez plam; wszystkie strony oprócz pierwszej są ponumerowane cyframi arabskimi;
• szerokość marginesu po lewej stronie arkusza musi wynosić co najmniej 2 cm, akapit rozpoczyna się linią czerwoną z pięciokrotnym wcięciem od lewej krawędzi linii; tekst jest drukowany w półtora - dwóch interwałach; pożądane jest unikanie zawijania słów;
• w prawym górnym rogu listu biznesowego pod adresem organizacji wysyłającej umieszcza się datę, najlepiej pełną (np. 2 stycznia 2007 r.);
• nazwę organizacji lub nazwisko i adres osoby, do której kierowany jest list służbowy, umieszcza się po lewej stronie arkusza;
• poniżej, od krawędzi wiersza lub pośrodku kartki, napisana jest grzecznościowa apelacja; na przykład „Drogi Iwanie Iwanowiczu”; po zabiegu wymagany jest przecinek, ale często stawia się wykrzyknik, aby rozpocząć następną frazę czerwoną kreską i wielką literą;
• list biznesowy kończy się słowami podziękowania za współpracę i wyrazem nadziei na jej kontynuację;
• podpis umieszcza się z prawej strony arkusza, po końcowym zdaniu grzecznościowym, np. „Z wyrazami szacunku…”, nazwisko podpisującego umieszcza się pod jego własnoręcznym podpisem;
• uchwały we wszystkich rodzajach korespondencji przychodzącej należy sporządzać ołówkiem lub na osobnych kartkach; list biznesowy jest składany z tekstem do środka, a najważniejsze listy biznesowe nie są składane, za co są wysyłane w dużych grubych kopertach;
• prośba telegraficzna powinna zostać udzielona w ciągu 3 dni, list handlowy - 10; jeżeli żądanie wymaga szczegółowego rozpatrzenia, to w ciągu 3 dni należy poinformować o uwzględnieniu pisma służbowego i udzielić ostatecznej odpowiedzi w ciągu 30 dni.

• dokładność i klarowność prezentacji myśli - krótkie słowa, krótkie frazy, krótkie akapity
• maksymalna przystępność tekstu do zrozumienia, użycie prostych zwrotów, które dokładnie i jednoznacznie oddają istotę
• alfabetyzacja
• poprawność

W przepływie pracy biznesowej format listu z prośbą jest używany bardzo często, gdy konieczne staje się uzyskanie zgody drugiej strony lub określonej usługi od niej. Gotowe próbki i przykłady do różnych sytuacji, a także zasady pisania takich listów znajdziesz w tym artykule.

Tradycja i zasady pisania wniosku rozwinęły się wyłącznie w praktycznym zarządzaniu dokumentami – tj. na poziomie legislacyjnym nie zatwierdzono żadnych formularzy ani instrukcji. Ogólnie jednak należy przestrzegać następującej struktury:

1. Jak zwykle, najpierw wypełnia się „nagłówek”, który wskazuje pełną nazwę organizacji wysyłającej wraz z odpowiednimi danymi kontaktowymi, a także nazwisko konkretnego pracownika (zwykle dyrektora firmy) oraz imię i nazwisko odbiorcy organizacja.
2. Następnie następuje sam tekst, który składa się z opisu sytuacji i uzasadnienia wniosku. Tekst powinien być jak najkrótszy - zwykle wystarczą 1-2 akapity. Ważne jest, aby konkretnie i jednoznacznie sformułować swoją prośbę, tak aby rozmówca dobrze zrozumiał istotę Twojego odwołania.
3. Następnie następuje podpis, transkrypcja podpisu i data sporządzenia.

W związku z tym jest sporządzany zgodnie ze standardową wersją dla takich dokumentów - formularz podano poniżej.

Gotowa próbka może służyć jako przykład.

UWAGA. Decyzję o wskazaniu lub nie wskazaniu nazwy dokumentu (tj. Napisz w środku „List z prośbą”) podejmuje sam nadawca. Z reguły jest to konieczne w przypadkach, gdy należy podkreślić charakter dokumentu i cel, który jedna firma stara się osiągnąć od drugiej.

Ponieważ w tym przypadku mówimy o tym, że jedna firma liczy na jakąś usługę lub nawet ustępstwo ze strony swojego partnera, to oczywiście napisanie listu, jego zaprojektowanie, a nawet wysłanie należy potraktować bardzo poważnie. Każdy szczegół może zrobić wrażenie, dlatego lepiej wziąć pod uwagę nawet te niuanse, które na pierwszy rzut oka są nieistotne:

1. Przede wszystkim lepiej wysłać go pocztą tradycyjną - zwykłą pocztą rosyjską lub jeszcze lepiej prywatną organizacją, która dostarcza korespondencję od drzwi do drzwi i znacznie szybciej. Wiadomość w formie elektronicznej, a tym bardziej przesyłana faksem, jest często postrzegana bardziej bezosobowo jako spam.
2. Ponadto fizyczny sposób wydania dokumentu (tj. jako zwykła przesyłka pocztowa) pozwala wywrzeć korzystne wrażenie ze względu na droższy papier, kopertę, znaczek i inne sposoby rejestracji.
3. Do napisania tekstu zawsze wybierany jest papier firmowy - pozwala to nadać prośbie więcej formalności.
4. W tekście lepiej unikać oczywistych biurokratyzmów – tj. zestaw słów i wyrażeń, które są powszechnie używane w środowisku biznesowym. Dosłownie „wysuszają” historię i robią generalnie negatywne wrażenie. Można je łatwo zastąpić bardziej oryginalnymi opcjami – na przykład „Proszę rozważyć” do „Mam nadzieję na zrozumienie i pomoc w rozwiązaniu tego problemu”.
5. Na koniec warto trzymać się tradycji korespondencji biznesowej w ogóle, tj. tekst jest głównie napisany w formalnym stylu biznesowym. Liryczne dygresje, zbyt złożone konstrukcje składniowe, podwójne (w znaczeniu) frazy nie powinny być. Należy zadbać o to, aby rozmówca bardzo łatwo odebrał przekaz – zarówno pod względem zrozumienia, jak i psychologii.

RADA. Jeśli istnieje możliwość napisania tekstu odręcznie, lepiej skorzystać z tej metody. Odręczny list pozwala odróżnić go od tła wszystkich innych. Pisanie lepiej jednak powierzyć specjaliście znającemu techniki kaligrafii.

Odmiany

W zależności od konkretnej sytuacji istnieją różne rodzaje listów. Większość próśb dotyczy kwestii finansowych, takich jak rabat, obniżenie opłaty za usługę, odroczenie terminu. Mniejsza część próśb poświęcona jest pomocy w rozwiązaniu wszelkich innych spraw. Poniżej omówiono najczęstsze przypadki i gotowe przykłady listów.

O podziale środków

Prośba o pieniądze, nawet na cele charytatywne, to dość poważna prośba. Dlatego przy sporządzaniu ważne jest jak najdokładniej opisać sytuację, a ponadto jasno wskazać, na co dokładnie potrzebne są pieniądze iz jakiego powodu nie można ich wziąć z innego źródła.

Podczas kompilacji możesz wziąć taką próbkę jako podstawę.

Z organizacji pozarządowej „Tęcza”

Członek Zgromadzenia Ustawodawczego

Petersburg Milosznikow I.N.

Drogi Ilji Nikołajewiczu! Witamy dyrektora organizacji non-profit Raduga.” Nasza organizacja powstała w 2012 roku i przez te wszystkie lata nieprzerwanie udziela pomocy finansowej dzieciom cierpiącym na ostre formy białaczki. Głównym kierunkiem naszej działalności jest zakup odpowiednich leków oraz realizacja skomplikowanych operacji.

Przez te wszystkie lata głównym źródłem finansowania naszej działalności było przedsiębiorstwo LLC „…”. Jednak w kwietniu bieżącego 2017 roku wielkość dofinansowania gwałtownie spadła iw tej chwili nie możemy prowadzić akcji charytatywnych w tej samej wysokości.

Według naszych danych roczny budżet funduszu, biorąc pod uwagę prywatne darowizny, powinien wynosić 10 mln rubli. Tym samym w związku z zakończeniem finansowania konieczne jest pokrycie różnicy w wysokości 8 mln rubli. rocznie. Liczymy na Państwa współpracę, ponieważ w tej chwili nie ma możliwości znalezienia sponsorów.

Z poważaniem, Svetozarov V.K.

O dostawie towaru

Tutaj ważne jest wykazanie zainteresowania i chęci współpracy. Dlatego musisz znaleźć odpowiednie słowa, aby rozmówca był nasycony zaufaniem i podjął odpowiednią decyzję. Jako podstawę możesz pobrać taką próbkę.

Dyrektor Generalny LLC „…”

Niekrasow N.K.

Od dyrektora firmy LLC „…”

Elizarowa V.M.

Pozdrowienia, Nikołaj Konstantinowicz! Na regionalnej wystawie rolniczej, która odbyła się w maju tego roku nasza firma zainteresowała się oferowanymi przez Państwa próbkami maszyn i urządzeń.

Chcielibyśmy rozpocząć współpracę z Państwem od dostarczenia próbnej partii towaru (pełna lista stanowi osobny dokument do niniejszego pisma). Gwarantujemy terminowe płatności za towary i usługi. Liczymy na długą i obopólnie korzystną współpracę.

Nasze dane kontaktowe:

Z poważaniem Elizarow V.M.

O zniżce

Obecnie jest to dość powszechny typ, ponieważ warunki ekonomiczne pogorszyły się na wiele sposobów. Jak pokazuje doświadczenie, przekonanie kontrahenta do udzielenia rabatu jest szczególnie dobre w takich przypadkach:

• jeśli firmy współpracują od dłuższego czasu, np. dłużej niż rok;
• w przypadku jednorazowego zakupu dużej ilości towarów.

do CEO

Avantage LLC Filippov G.V.

Od dyrektora Veres LLC

Aleksandrowa K.N.

Witaj, Giennadiju Wiktorowiczu. Z przyjemnością odnotowujemy fakt, że nasze firmy współpracują już od ponad 2 lat. Wyrażamy naszą wdzięczność za niezmiennie wysoką jakość usług, a także za pomoc w rozwiązaniu szeregu bieżących problemów.

Wierzymy, że nie jest dla Państwa tajemnicą, że w ciągu ostatniego roku sytuacja gospodarcza w naszej niszy rynkowej uległa znacznemu pogorszeniu. Niestety w tej chwili mamy do czynienia z pewnym brakiem dochodów, co wiąże się ze spadkiem zysku kwartalnego.

W związku z powyższymi okolicznościami liczymy na Państwa zrozumienie i zgodę na udzielenie 10% rabatu na usługi, które będą świadczone w kolejnym roku kalendarzowym 2018. Oczywiście taki środek ma charakter tymczasowy i jesteśmy zobowiązani do pełnej współpracy na wzajemnie korzystnych warunkach w przypadku ustabilizowania się sytuacji gospodarczej.

Z poważaniem Aleksandrow K.N.

O obniżeniu czynszu

W takim przypadku uzasadnienie Twojej prośby w liście będzie w przybliżeniu takie samo, jak omówiono w poprzednim przykładzie.

do CEO

Avantage LLC Filippov G.V.

Od dyrektora Veres LLC

Aleksandrowa K.N.

Witaj, Giennadiju Wiktorowiczu. W roku obrotowym zakończonym w 2016 roku nasza firma poniosła straty, które przekroczyły oczekiwania o 10%. Jesteśmy zmuszeni stwierdzić, że naszą firmę dotknął kryzys finansowy. Przekłada się to na spadek przepływu klientów o 15-20% właścicieli.

W związku z tym liczymy na Państwa zgodę na udzielenie 10% rabatu na czynsz. Pragnę zwrócić uwagę na fakt, że jesteśmy dość dużymi najemcami, a jednocześnie przez cały okres naszej pięcioletniej współpracy nie dopuściliśmy do ani jednej zwłoki w zapłacie, a także wypełniliśmy wszystkie inne warunki umowy. Wychodzimy z założenia, że ​​środek ten ma charakter tymczasowy, dlatego jesteśmy gotowi do dalszego uiszczania opłaty w całości, gdy tylko sytuacja na rynku się ustabilizuje.

Z poważaniem Aleksandrow K.N.

O odroczonej płatności

W takim przypadku ważne jest, aby przyznać, że naprawdę nie dokonałeś płatności na czas i szczegółowo wyjaśnić przyczynę. Oczywiście trzeba dokładnie określić warunki spłaty całej kwoty.

Dyrektor LLC „Gruzodar”

Vakulov N.Yu.

Od dyrektora Parabolia LLC

Aksakowa T.G.

Witaj, drogi Nikołaju Jurjewiczu. We wrześniu 2017 r. nie dokonaliśmy kolejnej płatności za Twoje usługi w wysokości 100 000 rubli. Oficjalnie poinformowaliśmy Cię o braku możliwości dokonania płatności z miesięcznym wyprzedzeniem. Na ten moment wyjaśniamy, że firma znalazła środki na wpłatę. Prosimy o rozłożenie rat na dwa miesiące: październik i listopad (po 50 000 rubli).

Nie cofniemy się przed zobowiązaniami finansowymi i długami i zwracamy uwagę na fakt, że przez wszystkie 3 lata naszej współpracy nigdy nie naruszyliśmy umowy. Liczymy na Państwa zrozumienie i liczymy na dalszą obopólnie korzystną współpracę.

Z poważaniem, Aksakov T.G.

Proszę zapłacić za inną firmę

Takie żądania mogą pojawić się w przypadkach, gdy jedna firma zobowiązuje się do wypełnienia zobowiązań finansowych innej firmy na określonych warunkach. Jako przykład możesz użyć tego szablonu.

IP Błagodarow A.K.

z IP Inina A.A.

Witaj, drogi Anatolij Konstantinowiczu. Jak wiesz, masz wobec mnie dług w wysokości 100 000 rubli. W ciągu ostatniego roku obrotowego miałem również dług wobec 3 firm w wysokości 50 000 rubli. Sugeruję, abyś spłacił mój dług w całości. Ze swojej strony gwarantuję spłatę całego salda Twojego zadłużenia przez okres 6 miesięcy.

„Najtrudniejszą rzeczą dla człowieka jest to, co mu nie jest dane”.
M. Żvanetsky

Prawdopodobnie każdy przynajmniej raz w życiu miał do czynienia z pilną potrzebą napisania listu służbowego do szefa firmy handlowej, wspólnika, urzędnika lub w najgorszym przypadku do urzędu mieszkaniowego. Ale jeśli uważasz się za biznesmena, nawet początkującego, lub zamierzasz otworzyć własny biznes, nawet w odległej przyszłości, musisz nauczyć się kompetentnie pisać listy biznesowe.

Jaka jest więc różnica między zwykłym listem a listem biznesowym?

Przede wszystkim brak elementów emocjonalnych, a przewaga logiki i pragmatyczny racjonalne sformułowanie Twojej prośby lub propozycji. Biznesmen, właściciel firmy lub szef dużego, a nawet niezbyt dużego przedsiębiorstwa, w przeciwieństwie do zwykłego „konsumenta”, raczej nie będzie zainteresowany twoim emocjonalnym i inspirującym listem do niego z prośbą o współpracy, udzielanie pomocy lub nawiązywanie innych przyjaznych stosunków.

Przede wszystkim musisz zrozumieć, że pisanie listu biznesowego polega na pisaniu go do rzeczy! Wielu powie teraz sobie, czym jest „gra słów”, jasne jest, że list biznesowy różni się od reszty jasnym zrozumieniem: „Do kogo”, „Dlaczego” i „Dlaczego”. Czytałem wiele listów i propozycji i niestety w niektórych listach sens ciągle się wymykał, a na końcu listu nie było wcale jasne, o co autor chciał prosić lub co oferować.

Dlatego, aby znaczenie i idea listu nie „rozprzestrzeniały się po drzewie”, musisz sam odpowiedzieć na następujące pytania:

1. Do kogo piszesz list, pomyliłeś adresata?
2. Dlaczego piszesz list, co chcesz zaoferować lub zapytać? Czy twoje argumenty są jasne, styl prezentacji i czy przekonują swoje argumenty dla Adresata? I jaką korzyść odniesie ze współpracy z Tobą?
3. Dlaczego to robisz? Jaki wynik chcesz uzyskać? Jakie dalsze działania zamierza Pan „sprowokować” Adresata?

W przypadku listów biznesowych opracowano odpowiedni GOST R 6.30-2003, który opisuje podstawowe wymagania dotyczące treści i wykonywania dokumentów. Bardziej szczegółowo, możesz zapoznać się z tym GOST, kupując go w księgarni biznesowej i wykorzystać go później w swojej dokumentacji.

Chciałbym jednak zwrócić szczególną uwagę na kilka ważnych punktów:

1. Nagłówek pisma służbowego powinien zawierać odwołanie do Adresata. Jest wydawany nieco poniżej numeru rejestracyjnego: w prawym górnym rogu wskazane jest stanowisko i imię i nazwisko. Adresat. Poniżej możesz określić Temat listu. Jeszcze niżej, pośrodku, sporządzony jest Apel. W odwołaniu szacunek należy wyrazić za pomocą ogólnie przyjętych słów: „Szanowny”, „Pan”, „Szanowna Pani” (skróty niedozwolone). Czapka jest zwykle wyróżniona pogrubioną czcionką.

Na przykład:

Ref. Nr 01 z dnia 20.04.2012r

na Vh. Nr 01 - RiK z dnia 01.01.1930r

Dyrektor

LLC „Rogi i kopyta”

Bender O.I.

„O partii wadliwych rogów,

dostarczony 01.01.1930"

Drogi Ostapie Ibrahimowiczu,

1. Wprowadzenie. We wstępie konieczne jest krótkie zdefiniowanie istoty listu. Możesz zacząć tradycyjnie: „Zwracam uwagę ...”, „Proszę cię ...”, „Obecnie ...” itp. - jeśli list jest napisany w pierwszej osobie.

Jeśli odwołanie pochodzi od osoby prawnej, narracja pochodzi od osoby trzeciej (na przykład „Nasze przedsiębiorstwo oferuje ...”).

Ponadto zarówno we wstępie, jak iw dalszym tekście listu zaimek ty i wszystkie jego formy (ty, ty, twój) należy pisać wielką literą.

1. W zakończeniu listu podsumowuje się wyniki tego, co zostało napisane; często pisana jest prośba lub propozycja. Na przykład: „Biorąc pod uwagę powyższe, proszę ...”.
2. Główny tekst listu biznesowego tradycyjnie kończy się zwrotem: „Z wyrazami szacunku ...” - jeśli zamierzony jest adres neutralny. Jeśli znasz osobiście Adresata, możesz zakończyć list zwrotem - „Z poważaniem…”.

Na przykład:

Z poważaniem,

Podziemny milioner (podpis) A.I. Koreiko

Stanowisko, imię i nazwisko (drukuje się imię i patronimię, a następnie nazwisko), podpis składa się własnoręcznie.

1. List biznesowy kończy się informacją o nadawcy, która powinna zawierać jego imię i nazwisko. (najlepiej w całości) stanowisko, oraz numer telefonu kontaktowego. Jest to konieczne, jeśli konieczne jest skontaktowanie się z Adresatem lub jego przedstawicielem w celu uzyskania dodatkowych informacji. Możesz również wskazać osobę odpowiedzialną (imię i nazwisko) oraz jej telefon kontaktowy. Nawiasem mówiąc, nie zapomnij podać numeru kierunkowego wraz z numerem telefonu. Nie zmuszaj Odbiorcy do poświęcania czasu na szukanie tych informacji.

Pragnę również zwrócić Państwa uwagę na kilka kwestii związanych z prezentacją samego listu. Swego czasu stosowałem różne opcje prezentacji listu, aż do przed użyciem NLP, ale to wszystko było mało praktyczne, ponieważ sam styl pisania biznesu jest bardzo konserwatywny, a litery takie nie pasuje w tym stylu po prostu nie wyszli poza „kontrolę celną”, reprezentowaną przez sekretarza firmy. Dlatego odmówiłem z eksperymentów i zaczął pisać, zgodnie z wymogami stylu biznesowego.

Pamiętaj, że Twój list powinien zawierać trzy główne części, są to wstęp, uzasadnienie i zakończenie. Wielu autorów listu od razu zabiera się do pracy, nie wprowadzając rozmówcy w przebieg tej sprawy. Oczywiście, jeśli list jest wystarczająco długi, biznesmen może przeczytać wstęp lub nie, ale od razu przejdzie do rzeczy. Ale może też wrócić do początku listu, jeśli ta „esencja” go zainteresuje. Podsumowując, musisz napisać, co chcesz otrzymać. W liście nie powinno być żadnych podwójnych interpretacji, tylko jedna wyraźna myśl w całym liście. W tym celu dobrze byłoby przypomnieć Arystotelesa, który 300 lat przed naszą erą rozważał logikę zdań i formułował na jej podstawie prawa logiczne:

1. Prawo tożsamości - pojęcie musi być używane w toku rozumowania w tym samym znaczeniu;
2. Prawo sprzeczności - „nie zaprzeczaj sobie”;
3. Prawo wyłączonego środka - „A” lub „nie-A” jest prawdziwe, trzeciego nie ma.

Zgodnie z zasadami pisania, główna część listu biznesowego powinna logicznie ujawniać treść wniosku lub propozycji, czyniąc ją zrozumiałą dla Adresata. Wszystkie poprzednie akapity powinny logicznie przechodzić w następny. W razie potrzeby podaj konkretne fakty i liczby. I nie zapominaj, że „zwięzłość jest siostrą talentu”. Pamiętaj, że zbyt długi tekst może „zmęczyć” Odbiorcę, może odłożyć Twój list i nie dowiedzieć się, o co chodzi w Twojej wyjątkowej ofercie.

I dopiero po uznaniu, że Twój list jest w końcu napisany, sprawdź pisownię i interpunkcyjne błędy. Sprawdź jeszcze raz jego logiczną kolejność i czytelność całego tekstu (najlepiej przeczytać go na głos).

Jeśli nieumyślnie lub w pośpiechu popełnisz błędy ortograficzne, będzie to zawstydzające. Jak można „robić interesy” z firmą, która rozpowszechnia komunikaty o błędach? Bądź ostrożny!

Podsumowując, chciałbym powiedzieć, że Twój list również zostanie powitany w pierwszej kolejności przez „ubranie”, musisz zwrócić szczególną uwagę na jakość papieru, na którym jest wydrukowany list, na projekt, czy list nie straci swojego kształt podczas transportu, czy chcą go wziąć do ręki. Jeśli pod tym względem wszystko jest w porządku, to schludny, spójny logicznie, odkrywczy, dobrze napisany list biznesowy skłoni Adresata do do pozytywnego decyzję na swoją korzyść. Pisać listy!

Pisma urzędowe pisane są na specjalnych formularzach (formularzach zewnętrznych), które spełniają normę. W przypadku takich formularzy ustala się zestaw obowiązkowych elementów (wymagań), które należy ułożyć w określonej kolejności.

Formą pisma urzędowego jest kartka papieru ze stałymi elementami odtworzonymi w sposób typograficzny. Można powiedzieć, że pismo urzędowe składa się z „ramki” listu i tekstu głównego i oprócz tekstu głównego zawiera informacje o adresacie (nadawcy): pełną i skróconą nazwę organizacji, jej adres pocztowy i adres telegraficzny, numer telefonu, faksu i dalekopisu, numer listu lub telegramów, z których nawiązano korespondencję, i wiele innych. Formy mogą mieć kątowy (wyśrodkowany lub flagowy) lub podłużny układ detali.

Projekt formy, zgodny z zasadami estetyki technicznej, pozytywnie wpływa na odbiór jej treści. Na przykład, biorąc pod uwagę, że ludzkiemu oku łatwiej jest utrwalić górną część dowolnego obiektu, podczas projektowania dokumentów, ich górna część powinna być bardziej nasycona.

Normy dotyczące kluczy układu określają formaty i rozmiary pól dokumentów wchodzących w skład ujednoliconego systemu dokumentacji, a także wymagania dotyczące budowy siatki konstrukcyjnej klucza układu, zestawu szczegółów i zasad ich lokalizacji. Dokumenty składające się na ujednolicone systemy dokumentacji składają się z trzech głównych części, które ulokowane są w wyraźnie wyznaczonych strefach. Ta „geometria” dokumentu zapewnia niezbędną szybkość postrzegania jego tekstu.

Wymagania to obowiązkowe cechy określone przez prawo lub przepisy dla niektórych rodzajów dokumentów. Skład i układ szczegółów dotyczących formularzy dokumentów organizacyjnych i administracyjnych musi być zgodny z GOST R 6.30 - 2003.

Ustanowienie standardu dla układu klucza, który z kolei określa wymagania dotyczące formy pisma urzędowego, spowodowane jest koniecznością ujednolicenia procesu jego projektowania, co pozwala na:

Zorganizuj scentralizowaną produkcję formularzy do listów;

Zmniejsz koszt pisania;

Zmniejsz koszty pracy związane z przygotowaniem i realizacją pism;

Ułatw wizualne wyszukiwanie niezbędnych informacji;

Poszerzanie możliwości wykorzystania technologii komputerowej i organizacyjnej w przetwarzaniu pism.

Layout Key jest podstawą do projektowania formularzy i formularzy dla wszystkich rodzajów dokumentacji zarządczej. Powierzchnia przydzielona przykładowym formularzom dla lokalizacji każdego atrybutu odpowiada optymalnej objętości tego atrybutu w drukowanych znakach.

Formularz to zestaw szczegółów dokumentu. Według GOST R 6.30 - 2003 dokumenty mogą zawierać do 30 szczegółów, jednak żaden dokument nie jest sporządzany z ich pełnym zestawem. Dla każdego rodzaju dokumentu skład szczegółów jest określany w zależności od jego przeznaczenia. Tak więc w przypadku oficjalnego listu zaleca się następujący zestaw szczegółów:

1) godło lub znak towarowy organizacji;

nazwa organizacji (pełna lub skrócona);

dane referencyjne o organizacji;

data dokumentu;

1. tytuł tekstu;

2. nazwisko (lub nazwisko, imię i patronimię) oraz numer telefonu wykonawcy.

Można podać inicjały maszynistki i liczbę egzemplarzy, ale nie są one częścią wymaganych danych. Możesz dołączyć rekwizyty: identyfikator e-mail (w razie potrzeby).

Oficjalny list jest jedynym dokumentem, który nie zawiera nazwy swojego gatunku. Wszystkie inne dokumenty mają nazwy, na przykład „Rozporządzenie”, „Ustawa”, „Decyzja”, „Memorandum” itp.

Według GOST R 6.30-2003 wizerunek godła państwowego Federacji Rosyjskiej umieszczane na papierach firmowych agencji rządowych.

Nazwa firmy - adresat dokumentu jest podany w pełnej i skróconej formie, na przykład Ogólnorosyjski Instytut Badawczy Zarządzania i Archiwizacji Dokumentacji - VNIIDAD.

Należy pamiętać, że nie jest możliwe dowolne skracanie nazw organizacji. Skrócone nazwy organizacji są tworzone na trzy sposoby:

Według pierwszych liter słów zawartych w nazwach, na przykład Ministerstwo Spraw Wewnętrznych (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych). Skróty są pisane razem, a litery w nich zawarte nie są oddzielone kropkami;

Zgodnie z początkowymi sylabami słów zawartych w nazwach, na przykład Uralmash (Uralski Zakład Budowy Maszyn);

W sposób mieszany, gdy złożone skrócone nazwy są tworzone częściowo z pierwszych liter, częściowo z obciętych słów i są pisane w pierwszej części wielkimi literami, w drugiej - małymi literami, na przykład VNIIdormash. Takie słowa są również pisane razem. Nazwy instytucji są skracane tylko wtedy, gdy skrócona nazwa jest wskazana w oficjalnym dokumencie (na przykład zapisana w statucie organizacji).

Dopodstawowe informacje o organizacji obejmują, po pierwsze, adresy pocztowe i telegraficzne. Tryb i forma rejestrowania informacji o adresach pocztowych i telegraficznych organizacji musi być zgodna z Regulaminem pocztowym. Po drugie, dane referencyjne obejmują numery telefonów, numery faksów, numery kont bankowych. Muszą być również wskazane na papierze firmowym.

Wymaganym elementem listu jest data, który znajduje się w lewym górnym rogu. Data pisma jest datą jego podpisania. Służy jako funkcja wyszukiwania i jest używana w odniesieniu do listu. Daty w liście muszą być cyfrowe. Elementy daty podane są w jednym wierszu cyframi arabskimi w kolejności: dzień, miesiąc, rok. Na przykład datę 25 października 2000 r. należy zapisać jako 25/10/2000. Jeśli dzień lub miesiąc jest oznaczony pojedynczą cyfrą, to przed nią umieszcza się zero. Na przykład data 12 stycznia 2000 r. jest zapisywana w następujący sposób: 01.12.2000 r. Po dwóch cyfrach oznaczających dzień i miesiąc stawia się kropkę, po czterech cyfrach oznaczających rok nie stawia się kropki (np. 20.02.2000).

Numer rejestracyjny dokumentu wychodzącego – numer pisma i jego symbol – zazwyczaj składa się z kilku części. Najpierw można zapisać indeks jednostki strukturalnej, indeks zgodnie z nomenklaturą przypadków klasyfikatora korespondentów, wykonawców, a ostatnią częścią będzie numer seryjny listu wychodzącego, na przykład nr 2/ 16-2955 lub 18/275.

Link do numeru ewidencyjnego i daty dokumentu przychodzącego zawiera numer ewidencyjny i datę pisma, na które udziela się odpowiedzi, oraz znajduje się pod numerem ewidencyjnym i datą dokumentu wychodzącego. To wymaganie jest obecne tylko na papierze firmowym. Porównanie dat nadania i odbioru pism daje wyobrażenie o stopniu sprawności pracy instytucji z korespondencją.

W żadnym wypadku nie należy umieszczać tych danych w treści samego listu. Rodzaj tego żądania w piśmie powinien być następujący: „W sprawie nr 4520/144 z dnia 17.05.2000”.

Miejsce docelowe - imię i nazwisko oraz adres odbiorcy pisma (nazwa i adres organizacji, część strukturalna organizacji, firma lub nazwisko i adres osoby, do której kierowane jest pismo) - wskazane w prawej górnej części papieru firmowego. To jest wewnętrzny adres e-mail. W adresacie nazwa organizacji odbiorcy jest zapisana w przypadku imienia. Na przykład:

CJSC „Oksyd”

Odbywa się to częściowo z myślą o obróbce maszynowej. W celu przyspieszenia realizacji pisma, jeżeli znane jest nazwisko osoby, która będzie je rozpatrywać, zaleca się podanie również tego nazwiska. Wysyłając list do urzędnika, nazwę organizacji podaje się w przypadku mianownika, a stanowisko i nazwisko - w celowniku. Na przykład:

Kemerowo OJSC „Granit”

Główny specjalista

JAKIŚ. Smirnow

Jeżeli pismo jest adresowane do kierownika organizacji, nazwa organizacji powinna być częścią nazwy stanowiska adresata. Na przykład:

Rektor Nowosybirska

akademia państwowa

Ekonomia i zarządzanie

prof. Yu.V. Gusiew

Znaki interpunkcyjne w adresie wewnętrznym mogą zostać pominięte. Nazwę organizacji, imię i nazwisko adresata pisma należy wpisać tak, jak podano w korespondencji z tej organizacji lub w spisie.

Atrybut „addressee” może zawierać adres pocztowy. Adres pocztowy nie jest umieszczany na dokumentach wysyłanych do organizacji rządowych i stałych korespondentów - w takich przypadkach wskazane jest stosowanie kopert z wcześniej zadrukowanymi adresami.

Jeżeli pismo jest adresowane do urzędnika, najpierw podaje się stanowisko, następnie nazwisko i inicjały, a następnie adres organizacji. Na przykład:

Dyrektor CJSC „Kryształ”

GN Niekrasow

103030, Moskwa,

Skatertny Lane, 22

Jeżeli pismo adresowane jest do osoby prywatnej, w pierwszej kolejności podaje się kod pocztowy i adres, a następnie inicjały i nazwisko adresata. Na przykład:

630102, Nowosybirsk-102,

ul. Kirowa, 76 lat, lok. 12

LICZBA PI. Grigoriew

Jeżeli osoba, w imieniu której pismo jest pisane, posiada stopień naukowy (stopień naukowy), przed nazwiskiem należy to zaznaczyć:

akademik AG Iwanow

prof. NG Kirsanow

Skrót tekstu „g”. (od słowa „obywatel”) stosuje się, gdy osobę, do której kierowane jest pismo, uznaje się za podmiot stosunków cywilnoprawnych. W korespondencji z organizacjami i firmami w innych krajach słowa „Pan”, „Pan” są skracane „Pan”, „Pan”.

Tytuł do tekstu powinien odzwierciedlać główny problem poruszony w liście, być zwięzły i zwięzły, sformułowany w jednym zdaniu. Nagłówek jest umieszczany przed treścią wiadomości e-mail. Treść listu jest w nim wyrażona w formie przyimka z przyimkiem „o” („około”). Tytuł nie jest oznaczony cudzysłowem, jest pisany wielką literą i rozpoczyna się bezpośrednio od lewego marginesu arkusza. Na przykład:

O organizacji handlu zagranicznego

Na dostawę węgla w ramach umowy nr 33-02/567

O zakupie cegielni

O zaproszeniu

Pożądane jest, aby tytuł nie przekraczał dwóch wierszy; jeśli są dwa wiersze, używany jest akapit.

Nagłówek powinien być napisany przez bezpośredniego wykonawcę, który zna treść dokumentu lepiej niż ktokolwiek inny. Wystarczy, aby pracownik sortujący przesyłkę przeczytał nagłówek, aby określić, do jakiej kategorii listu należy ten list i gdzie ma zostać wysłany, co jest szczególnie ważne w przypadkach, gdy adres nie wskazuje konkretnej osoby, do której list jest zaadresowany. Ponadto szybki rzut oka na nagłówek może uchronić pracownika przed koniecznością przeczytania listu w całości.

Nie zaleca się używania w tytule słów „dot.”, „obawy”. Nie należy również pisać „w sprawie”, ponieważ wyrażenie to jest akceptowane w praktyce prawnej. Jest to całkiem odpowiednie, na przykład w liście skierowanym do policji:

Szef

wydziały policji

Rejon Kirowski

Nowosybirsk G. V. Sidorov

w przypadku pana Krugłowa A.A.

Niezbędne elementy listu biznesowego tekst . Maksymalna długość standardowej linii pisma urzędowego to 64 drukowane znaki, czyli około 17 cm.Zwykle linia zawiera 60-62 znaki. Wybór tej długości linii tłumaczy najczęściej używany format A4, a także fakt, że czytając tekst zwykle trzymamy go w odległości 30-35 cm od oczu, a kąt wycinka najlepsza podatność ludzkiego oka wynosi 30 stopni.

Znacznik wyboru aplikacji następuje, jeżeli do pisma dołączone są jakiekolwiek dokumenty. W lewym dolnym rogu pisma, bezpośrednio z pola, umieszcza się wyraz „Załącznik”, następnie umieszcza się nazwy załączonych dokumentów w kolejności numerycznej, wskazując liczbę egzemplarzy i arkuszy. Każdy tytuł znajduje się w osobnej linii. Pod słowem „Zgłoszenie” nie dokonuje się żadnego wpisu. Na przykład:

Załącznik: Kopia umowy z firmą "Keller" na 3 arkusze. w 1 egzemplarzu.

Wskazanie obecności wniosku, którego nazwa podana jest w treści pisma, może nastąpić w następującej formie:

Zastosowanie: na 5 litrów. w 1 egzemplarzu.

Wymaganie to można przygotować na papierze firmowym. Oprawiony dodatek nie wskazuje liczby kartek. Na przykład:

Załącznik: materiał informacyjny o międzynarodowej wystawie „SIB-2000” w 3 egzemplarzach.

Same dokumenty, które są częścią wniosku, muszą zawierać wszystkie niezbędne dane: nazwę rodzaju dokumentu, tytuł, datę, podpis. Ponadto na aplikacjach w prawym górnym rogu znajduje się znak wskazujący na związek aplikacji z dokumentem głównym. Jeśli wniosek jest samodzielnym dokumentem, jest wysyłany z listem przewodnim.

Rekwizyty « podpis » jest umieszczony na lewo od podtekstu listu bezpośrednio z pola. W skład podpisu wchodzi nazwa stanowiska osoby podpisującej pismo, podpis imienny oraz jego odpis. Ponieważ listy biznesowe są pisane na papierze firmowym instytucji, nazwa instytucji nie jest wskazana w podpisie. Na przykład:

Dyrektor szkoły Podpis NK Sidorow

Dwa podpisy składa się w przypadku konieczności potwierdzenia ważności pierwszego podpisu, a także w szczególnie ważnych dokumentach, np. w pismach w sprawach finansowych i kredytowych kierowanych do instytucji finansowych i bankowych. Takie listy są zawsze podpisywane przez głównego (starszego) księgowego przedsiębiorstwa.

W przypadku podpisania pisma przez kilku urzędników ich podpisy są umieszczane jeden pod drugim w kolejności odpowiadającej zajmowanemu stanowisku:

Dyrektor Instytutu Podpis JAKIŚ. Marczenko

Główny księgowy Podpis Tak. Wołkow

W przypadku podpisania pisma przez kilka osób zajmujących te same stanowiska, ich podpisy znajdują się na tym samym poziomie:

Dyrektor OJSC Karelia Dyrektor CJSC Korsar

Podpis IV Pietrow Podpis GA Fomin

Wszystkie kopie pism pozostających w sprawach organizacji muszą zawierać oryginalne podpisy urzędników. Jeżeli na projekcie pisma nie ma urzędnika, którego podpis został sporządzony, pismo podpisuje osoba występująca w jego imieniu lub jego zastępca. Jednocześnie należy podać faktyczne stanowisko osoby, która podpisała list (na przykład „pełniący obowiązki”, „zastępca”) oraz jej nazwisko. Nie można podpisywać listów z przyimkiem „za” ani stawiać ukośnika przed tytułem stanowiska.

Podpisanie dokumentu jest jednym ze sposobów jego poświadczenia. Pismo urzędowe bez podpisu nie ma mocy prawnej.

Notatka o wykonawcy (kompozytorze listu) zawiera nazwisko wykonawcy oraz numer jego telefonu służbowego i umieszczona jest na awersie listu.

Oto przykład listu biznesowego z narożnym układem szczegółów:

Nazwa organizacji Adresat

Nazwa konstrukcji

podziały (w razie potrzeby)

Dane referencyjne

o organizacji

___________№ ______

do nr ________ od _____

Nagłówek e-maila (zaczyna się od „O” lub „Informacje”)

Pozycja tekstu Podpis Inicjały, nazwisko

Nazwisko (lub nazwisko, imię, patronimika) wykonawcy, numer telefonu

Inicjały maszynistki i liczba egzemplarzy

ID e-mail

Wróć

Niezależnie od celu listów biznesowych, są one pisane, aby osiągnąć zamierzony cel w biznesie. Nie każdy pracownik organizacji posiada odpowiednie kompetencje w zakresie prowadzenia korespondencji biznesowej, przy nieudolnym podejściu istnieje ryzyko całkowitego zepsucia reputacji firmy jednym listem. Jeśli jednak skorzystasz z usługi sporządzenia pisma w naszej agencji, adresat z pewnością będzie zainteresowany współpracą z Tobą.

Cel listów biznesowych

Listy biznesowe nie tracą na znaczeniu w rozwiązywaniu problemów zawodowych i zadań marketingowych. Informacja na piśmie jest wygodna, ponieważ zawsze można do niej wrócić lub odwołać się przy rozwiązywaniu kontrowersyjnych kwestii. Tekst pisany pozwala wyrażać myśli bardziej zwięźle i wyraźniej niż komunikacja ustna. Ponadto z niektórymi odbiorcami można się skontaktować jedynie poprzez wysłanie listu biznesowego. A im wyższy status tego adresata, tym bardziej profesjonalnie powinien być skomponowany tekst. Rodzaje listów biznesowych tak różnorodne, jak zakres relacji biznesowych. Korespondencja biznesowa może mieć charakter handlowy (chęć zawarcia umowy, roszczenie wobec strony transakcji) i niekomercyjny (podziękowania, informacje, listy gwarancyjne, prośby, zaproszenia, monity itp.) W zależności od funkcjonalności , wyróżnia się listy z inicjatywą i listy odpowiedzi, a także wiadomości, które nie wymagają odpowiedzi.

Jak pisać listy biznesowe.

Cechy struktury i tekstu listu biznesowego

Listy biznesowe mają przejrzysty skład:

We wstępie wskazany jest cel i przyczyna listu, podany jest link do dokumentu, który posłużył jako punkt wyjścia dla tego przesłania;

Główna część opisuje stan rzeczy, zawiera analizę sytuacji i argumenty.

Charakter dowodu zależy od kierunku listu: na przykład, aby przekonać do przyjścia na konferencję, do zainwestowania w projekt, do zakupu produktu;

Podsumowując, wniosek jest wyciągany na podstawie powyższego: oferta, prośba, odmowa, życzenie itp.

Przed tekstem listu zawsze umieszczany jest uprzejmy apel do adresata (na przykład „Drogi Siergieju Michajłowiczu!”), A także na początku lub na końcu tekstu znajduje się formuła grzecznościowa sporządzona zgodnie z kanonami korespondencji biznesowej. Formuły grzecznościowe zwykle zaczynają się tak: „Wyrażam wdzięczność za udzieloną pomoc…/wdzięczność za zaproszenie…/nadzieję na owocną współpracę…”. Podczas pisania takich listów obserwuje się styl biznesowy. Jego cechy to: zwięzłość, przejrzystość, jednoznaczność, stosowanie terminów, neutralny ton, standaryzacja.

Trudności w pisaniu listów biznesowych

Bądź dobrze świadomy adresata i informacji, które już posiada na temat Twojej sprawy;

Znajomość zasad języka rosyjskiego i cech stylu biznesowego: formuł językowych, zasad sporządzania wniosków itp.;

Poprawne i właściwe stosowanie terminologii;

Poprawność zwracania się do adresata.

Jak pisać dobre listy biznesowe.

Słowniki, próbki pisania listów biznesowych mogą pomóc ci samodzielnie poradzić sobie z tym zadaniem. Jeśli jednak brakuje kompetentnego pracownika lub czasu na przygotowanie się do pisania listów biznesowych, taką usługę może zapewnić profesjonalna agencja. Specjaliści agencji komunikacyjnej Comagency pomogą Ci opracować papier firmowy, zebrać niezbędne dokumenty do przekonującej argumentacji, skomponować kompetentny i reprezentacyjny list biznesowy, poprawiając tym samym wizerunek Twojej organizacji.

Jak nauczyć się pisać listy biznesowe

Obejrzyj poniższy film, w którym łatwo i łatwo nauczysz się pisać listy biznesowe, zawiera jasne i zrozumiałe zalecenia i praktyki dotyczące szkolenia:

Co planujecie zlecić na zewnątrz w 2017 roku?

list oficjalny- jest to uogólniona nazwa dokumentów o różnej treści, które służą jako środek komunikacji z instytucjami i osobami fizycznymi, zgłaszając coś, powiadamiając o czymś.

Listy biznesowe są opracowywane w celu poinformowania korespondenta, poinformowania go o informacjach, które mogą być dla niego niezwykle ważne, listy są pisane w celu uzyskania niezbędnych informacji, w celu nawiązania kontaktu, nawiązania relacji biznesowych, aby w przyszłości umożliwiać prowadzenie wspólnych działań, dokonywanie transakcji itp. List biznesowy jest środkiem wymiany informacji operacyjnych w zakresie realizacji wspólnych działań. Pismo może służyć jako potwierdzenie ustnych ustaleń, jako gwarancja przyjętych zobowiązań, jako wymóg spełnienia przyjętych warunków, jako przypomnienie. Ponadto w każdym z tych przypadków list biznesowy jest zawsze sposobem na zaprezentowanie firmy. Tak jak pierwsze wrażenie o człowieku determinuje na długi czas stosunek do niego, tak forma listu, koperta, projekt listu, a w końcu tekst mogą wywrzeć korzystny lub niekorzystny wpływ na odbiorcę listu. Jeśli więc chcesz, aby ten wpływ był korzystny, list biznesowy musi być doskonały pod każdym względem.

List biznesowy nie musi być długi. W relacjach biznesowych każda minuta jest cenna, dlatego musisz wyrażać swoje myśli zwięźle, prosto i jasno. Pismo powinno zawierać wyłącznie informacje bezpośrednio związane ze sprawą. List powinien być napisany logicznie, jasno, zrozumiale. List biznesowy powinien wykorzystywać złożone zwroty językowe, złożone koncepcje, natomiast list biznesowy nie powinien być suchy, powinien interesować adresata. Jednocześnie nie oznacza to, że list powinien być emocjonalny, nie mówiąc już o wyrazistości. Nawet jeśli sama sytuacja jest dość napięta, budzi poważny strach lub niepokój, w liście należy powstrzymać emocje, ton listu powinien być pozornie spokojny, neutralny. Co więcej, znajomość nie jest dozwolona w liście. Konwersacyjny sposób komunikacji, styl nieformalny - nie do pisania w biznesie.

Listy biznesowe podlegają następującym wymaganiom:

- pismo służbowe sporządza się na specjalnym formularzu - formularzu listowym (w przypadku innych rodzajów korespondencji można stosować również formularze specjalne: formularze telegramu, formularze faksu, formularze wiadomości telefonicznej);

- projekt listu biznesowego musi być zgodny z GOST R 6.30-2003; "

− pismo służbowe podpisuje szef organizacji lub jego zastępca lub inny funkcjonariusz, zgodnie z przyjętym w organizacji podziałem odpowiedzialności między kierownictwem;

- pismo powinno być poświęcone jednemu zagadnieniu, w piśmie można rozpatrywać kilka spraw tylko wtedy, gdy sprawy te są ze sobą powiązane i zostanie podjęta w ich sprawie jedna decyzja;

- pismo nie powinno mieć dużej objętości (większość listów zajmuje do jednej strony tekstu, a tylko w wyjątkowych przypadkach, wymagających szczegółowego opisu i analizy, pismo może zawierać więcej niż jedną stronę tekstu);

- należy odpowiedzieć na list z inicjatywą (prośba, prośba, żądanie itp.);

- pismo służbowe powinno być napisane kompetentnie, dokładnie, bez poprawek;

- pismo służbowe powinno zawierać obiektywne informacje o przedstawionych zdarzeniach i faktach, aw razie potrzeby zawierać materiały wyjaśniające i uzupełniające.

Technologia komputerowa służy do przygotowywania i formatowania listów biznesowych. Oficjalny charakter korespondencji biznesowej oraz etyka komunikacji biznesowej wymagają wysokiej jakości produkcji dokumentów na urządzeniach drukujących, przy czym należy przestrzegać:

− jednolity styl dokumentu;

− ustalone rozmiary pól usługowych;

− poprawna lokalizacja adresata, podpis, data, numer ewidencyjny i inne dane;

− te same wcięcia akapitu, jeżeli akapit rozpoczyna się czerwoną linią;

- wyraźne, wyraźne odciski znaków;

- prosta linia linii, liter;

− równych odstępów między znakami, literami i cyframi.

Przygotowanie dokumentów przesyłanych kanałami telekomunikacyjnymi ma swoją specyfikę i polega na:

− obecność nagłówków usług;

− ograniczenie wolumenu wiadomości;

− stosowanie ustalonego, ograniczonego zestawu skrótów;

− rejestracja zgodnie z zasadami ustalonymi przez władze komunikacyjne.

Z tego wszystkiego, co zostało powiedziane wcześniej, wynika, że ​​kompozycja tekstu i projekt listu wymagają twórczego podejścia. Każdy specjalista musi być nie tylko kompetentny w swojej dziedzinie działalności, ale także posiadać umiejętność czytania i pisania, opanować sztukę formułowania myśli i układania ich w ramach wymagań obowiązujących dokumentów regulacyjnych. Założenia teoretyczne, bez względu na to, jak wyczerpująco zostały sformułowane, wymagają dla ich przyswojenia i praktycznego zastosowania pokazania makiet, próbek i przykładów ich konkretnej realizacji.

Umiejętności korespondencyjne z reguły rozwijane są wraz z doświadczeniem, dlatego autor listów musi dokładnie przestudiować poprzednią korespondencję organizacji, wykorzystać listy wcześniej opracowane przez specjalistów jako próbki, przestudiować zasady korespondencji, przeanalizować cechy pisania tekstów listów na temat organizacji z uwzględnieniem jej celów, zadań, specyfiki działalności. Ważną rolę odgrywa ogólna kultura człowieka, jego wiedza, umiejętności, światopogląd, dlatego bardzo ważna jest ciągła praca nad sobą, doskonalenie kultury ogólnej, w tym kultury komunikacji biznesowej i kultury wypowiedzi.

Pisanie listu obejmuje następujące kroki:

Studiowanie istoty zagadnienia;

Zbieranie niezbędnych informacji, w tym z dotychczasowej korespondencji;

Przygotowanie projektu pisma;

Koordynacja projektu (w razie potrzeby);

Podpisanie głową.

Projekty pism przygotowywane są przez wykonawców w imieniu szefa przedsiębiorstwa.

Listy biznesowe są wydawane na papierze firmowym zgodnie z GOST R 6.30-2003, z reguły z narożnym układem stałych szczegółów („pieczęć”). Formularze z podłużnym układem trwałych detali do listów są używane rzadziej, głównie przez władze i organizacje wyższe. Stosowane są formularze A4 i A5. Format A5 jest używany, jeśli litera nie przekracza 7-8 wierszy.

Pierwsza strona listu drukowana jest na formularzach, reszta na czystych kartkach papieru formatu A4.

Pismo sporządza się w co najmniej dwóch egzemplarzach.

Pierwsza kopia jest sporządzana na formularzu i wysyłana do adresata, druga (nazywana kopią) jest drukowana na czystej kartce papieru i dołączana do sprawy jako dowód wykonanej pracy.

Przy wystawianiu listów handlowych wykorzystywane są następujące dane:

− Godło państwowe Federacji Rosyjskiej;

− herb podmiotu Federacji Rosyjskiej;

− logo organizacji lub znak towarowy (znak usługowy);

− kod organizacji;

− główny państwowy numer rejestracyjny (OGRN) podmiotu prawnego;

− NIP/kod przyczyny rejestracji (NIP/KPP);

− kod formularza dokumentu;

− nazwa organizacji;

− dane referencyjne o organizacji;

− data dokumentu;

− numer ewidencyjny dokumentu;

− adresat;

− rozdzielczość;

− tytuł tekstu;

− znak kontroli;

− tekst dokumentu;

− oznaczenie obecności wniosku;

− podpis;

− zatwierdzenie wizy dokumentu;

− drukować nadruk;

- znak o wykonawcy;

- adnotację o wykonaniu dokumentu i przesłaniu go do sprawy;

− znak przy odbiorze dokumentu przez organizację;

− identyfikator elektronicznej kopii dokumentu.

Wymienione szczegóły można podzielić na trzy grupy:

− szczegóły formy listu: godło państwowe Federacji Rosyjskiej; godło podmiotu Federacji Rosyjskiej; logo firmy lub znak towarowy (znak usługowy); kod organizacji; główny państwowy numer rejestracyjny (OGRN) osoby prawnej; NIP/kod powodu rejestracji (NIP/KPP); kod formularza dokumentu; Nazwa firmy; dane referencyjne o organizacji;

− dane stosowane przy sporządzaniu pisma służbowego: odniesienie do numeru ewidencyjnego i daty dokumentu; Miejsce docelowe; tytuł tekstu; tekst; znak obecności aplikacji; podpis; dokument zatwierdzający wizę; foka; znak o wykonawcy;

- dane wykorzystywane przy pracy z pismami służbowymi i niezbędne do organizacji obiegu, wykonywania pism, systematyzacji pism i organizowania ich przechowywania: data dokumentu; numer ewidencyjny dokumentu; rezolucja; tytuł tekstu; znak kontroli; wzmiankę o wykonaniu dokumentu i jego kierunku w sprawie; znak na otrzymaniu dokumentu przez organizację; identyfikator elektronicznej kopii dokumentu.

Tekst listu składa się najczęściej z części wprowadzającej i głównej. W części wstępnej wskazano przyczyny napisania listu wraz z odnośnikami do faktów, dat, dokumentów. Główna część listu formułuje jego główny cel (oferta, odmowa, prośba, gwarancja itp.).

Tekst listu pisany jest w pierwszej osobie liczby mnogiej: „prosimy…, wysyłamy…” lub w trzeciej osobie liczby pojedynczej – „firma uważa…, organizacja uznała…”.

Jeżeli list jest wydawany na oficjalnym papierze firmowym szefa organizacji, to z reguły tekst jest podawany w pierwszej osobie liczby pojedynczej: „Sugeruję…, pytam…”.

Tekst listu może zaczynać się apelem.

Ta niewielka część tekstu jest niezwykle istotna dla celów komunikacyjnych. Prawidłowo dobrany apel nie tylko przyciąga uwagę adresata, ale także nadaje właściwy ton korespondencji, sprzyja nawiązywaniu i utrzymywaniu relacji biznesowych. Wagę apelu określa autor listu, apel pozwala zapewnić sobie słuchacza. Na szczególną uwagę zasługuje znak interpunkcyjny następujący po apelu. Przecinek po apelu nadaje listowi swobodny charakter, wykrzyknik podkreśla wagę i oficjalny charakter. Odwołanie jest drukowane w sposób wyśrodkowany.

Drogi Michaił Pietrowicz!

Pani Pietrowa!

Szanowny Panie Smirnow!

Pan Prezydent!

Drodzy koledzy!

List jest zwykle sporządzany według schematu: wstęp, treść, zakończenie.

„Zgodnie z dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 27 czerwca 2003 r. Nr 620 „O zatwierdzeniu regulaminu modelowego…”.

Główna część zawiera opis zdarzenia, obecną sytuację, ich analizę i dowody.

Konkluzją listu jest konkluzja w postaci próśb, sugestii, opinii, odmów, przypomnień.

W listach należy używać wyłącznie oficjalnie przyjętych skrótów, oznaczeń i określeń. Nazwy instytucji, organizacji i stanowisk, tytuły, jednostki miary, nazwy geograficzne i inne muszą dokładnie odpowiadać oficjalnym nazwom.

Końcowa część tekstu może kończyć się oczekiwaniem na wykonanie prośby, a także formułą grzecznościową:

List może zawierać tylko jedną końcową część.

Znak o obecności załączników jest drukowany dwa odstępy poniżej tekstu pisma od lewej krawędzi pola tekstowego w przypadku, gdy pismo przewiduje do niego załącznik.

Sygnatura jest oddzielona od tekstu odstępem trzech wierszy.

Wizy zatwierdzające wydawane są na odpisie pisma pozostającego w aktach. Wizy umieszcza się na dole arkusza listowego.

Znak o wykonawcy jest drukowany na przedniej lub tylnej stronie ostatniej strony dokumentu po lewej stronie dokumentu.

Data pisma jest datą jego podpisania.

Pisma podpisują urzędnicy zgodnie z podziałem obowiązków i przyznaniem im prawa do podpisywania dokumentów w przepisach o podziałach strukturalnych i opisach stanowisk.

Przed wymaganym „podpisem” może znajdować się również formuła grzecznościowa, która jest wydrukowana z akapitu i oddzielona od pozycji przecinkiem, np.:

Formuła uprzejmości może wyglądać następująco:

Z poważaniem, …

Wszystkiego najlepszego, …

Ze szczerą wdzięcznością…

Z poważaniem, …

Pieczęć poświadcza autentyczność podpisu urzędnika na dokumentach poświadczających prawa osób, ustalających fakty dotyczące zasobów finansowych, materialnych itp. Pieczęć poświadcza pisma zawierające zobowiązania (listy gwarancyjne) potwierdzające fakty, zdarzenia, pisma o treści finansowej .

Odcisk pieczęci na dokumencie może zawierać część nazwy stanowiska, ale nie podpis urzędnika. Odcisk naniesionej pieczęci musi być dobrze czytelny.

Układ listu biznesowego pokazano na ryc. 7.

Jeżeli tekst listu składa się z dwóch lub więcej akapitów, wówczas list zaczyna się od piątego znaku (licząc od linii pola). Tekst bez akapitów można drukować bezpośrednio od lewego marginesu.

Tekst listu powinien zawierać trzy elementy strukturalne: część wprowadzającą, w której przedstawia się powód napisania listu; część dowodowa; ostatnia część, która określa prośbę, zgodę, odmowę itp.

Możliwa jest odwrotna kolejność budowy listu: końcowa część jest podawana przed dowodem. Ta kolejność jest typowa dla listów z wyższych organizacji.

Dodatek: w dniu … l., w … egzemplarzach.

Stanowisko

lider (podpis) I O.

Pozycja

(podpis) I. O. Nazwisko

00.00.0000

Wykonawca (nazwisko IO)

Telefon (000 00 00)

Identyfikator elektronicznej kopii dokumentu

Ryc.7. układ listu biznesowego

Data publikacji: 2014-10-19; Czytaj: 6692 | Naruszenie praw autorskich strony

Studopedia.org - Studopedia.Org - 2014-2018 (0,008 s) ...

Plan listu

1. W pierwszym zdaniu wprowadzającym podaj cel swojego listu - reprezentację Twojej firmy, produktu, usług.

Piszę do Państwa, aby przedstawić Państwu naszą firmę.

Piszę do Państwa, aby przedstawić Państwu naszą firmę.

Jest mi bardzo miło przedstawić Państwu naszą firmę.

Mam przyjemność przedstawić Państwu naszą firmę.

W nawiązaniu do naszej rozmowy telefonicznej z przyjemnością napiszę więcej o naszej firmie i jej produktach.

Kontynuując naszą rozmowę telefoniczną, jest mi niezmiernie miło móc opowiedzieć Państwu więcej o naszej firmie i produkowanych przez nią produktach.

W nawiązaniu do naszej rozmowy telefonicznej z dnia 19 maja dotyczącej oprogramowania edukacyjnego, jest mi niezmiernie miło poinformować.

Zgodnie z naszą rozmową telefoniczną z dnia 19 maja dotyczącą programów szkoleń, jest mi niezmiernie miło poinformować.

Piszę do Państwa w związku z…

Piszę do Ciebie w sprawie...

W związku z naszą dzisiejszą poranną rozmową telefoniczną, piszę do Państwa, aby potwierdzić…

Zgodnie z naszą poranną rozmową telefoniczną, piszę do Państwa, aby potwierdzić...

Piszę do Państwa w sprawie…

Piszę do Państwa w sprawie...

Być może pamiętasz, jak poznaliśmy się i wymieniliśmy adresy na targach CeBIT'2004 w Hanowerze.

Być może pamiętasz, że spotkaliśmy się na targach CeBIT'2004 w Hanowerze i wymieniliśmy się adresami.

Jesteśmy firmą zajmującą się importem narzędzi dla rynku przemysłowego i majsterkowania.

Nasza firma zajmuje się importem narzędzi dla przemysłu oraz odbiorców rynku DIY.

2. Wymień główne zalety, innowacje, zalety proponowanego produktu, usługi.

Jest to nowe recenzowane wydanie zawierające ponad 20 nowych zdjęć.

Jest to nowe, poprawione wydanie, które zawiera ponad 20 nowych zdjęć.

3. Określ segment rynku, w którym proponujesz prezentować swój produkt. Zidentyfikuj potencjalnych konsumentów.

Nasi klienci to mali przedsiębiorcy.

Nasi klienci to drobni przedsiębiorcy.

Pracujemy dla młodzieży.

Pracujemy dla młodzieży. Tworzymy produkty dla nastolatków.

Sądzimy, że naszymi produktami zainteresują się młode rodziny oraz osoby o raczej niskich dochodach.

Wierzymy, że naszymi produktami zainteresują się młode rodziny oraz osoby o dość niskich dochodach.

4. Wyraź konkretną propozycję współpracy: sprzedaż hurtowa lub detaliczna, umowa licencyjna, stworzenie sieci dystrybucji itp.

Jesteśmy szczególnie zainteresowani długoterminowymi współpracami.

Jesteśmy szczególnie zainteresowani długotrwałymi współpracami.

Poszukujemy firm niemieckich do stworzenia sieci detalicznej.

Poszukujemy firm niemieckich do stworzenia sieci detalicznej.

Tak naprawdę interesują nas tylko umowy licencyjne.

W rzeczywistości interesują nas tylko umowy licencyjne.

5. W przypadku załączenia próbek produktów należy wyjaśnić, które produkty z oferowanych serii.

Załączam 5 kopii wyżej wymienionego oprogramowania.

Załączam 5 przykładowych programów wymienionych powyżej.

W załączeniu znajdują się 3 jednostki „Smart Styler” do oceny.

Dołączone są 3 próbki produktów Smart Styler do testowania i oceny.

6. Wyraź chęć udzielenia odpowiedzi na wszystkie pytania, które mogą pojawić się podczas oceny produktu.

Jeśli potrzebujesz dodatkowych informacji, skontaktuj się z nami.

Daj nam znać, jeśli potrzebujesz dalszych informacji.

Z przyjemnością udzielimy wszelkich dodatkowych informacji.

Chętnie udzielimy wszelkich niezbędnych informacji.

Nie wahaj się skontaktować, jeśli potrzebujesz dalszych informacji.

Daj nam znać, jeśli potrzebujesz dalszych informacji.

7. Zakończ list standardową frazą, wyraź nadzieję na współpracę.

Mam nadzieję, że wkrótce się odezwiesz.

Oczekujemy na kontakt zwrotny.

Mamy nadzieję, że wkrótce otrzymamy od Państwa odpowiedź.

Czekamy na współpracę z Tobą.

Cieszymy się na współpracę.

Bylibyśmy wdzięczni za szybką odpowiedź.

Bylibyśmy szczęśliwi, aby usłyszeć od ciebie wkrótce.

Nadzieja na przyszłą współpracę.

Cieszymy się na współpracę. Czekamy na współpracę.

8. Twój podpis, imię i nazwisko oraz tytuł

Złota zasada:

Wypisz wszystkie osiągnięcia, zalety Twojej firmy, produktu, usługi, Twoje osobiste powinny być szczere, bez zbędnej przesady. Wszelkie informacje można łatwo zweryfikować.

Złota zasada:

Oficjalny list biznesowy powinien być napisany jako osobisty, zaadresowany tylko do niego, odbiorcy. Żadnych zimnych, formalnych frazesów!

Cały globalny biznes opiera się na relacjach osobistych i trzeba je budować!

Złota zasada:

List powinien być zarówno informacyjny, jak i zwięzły i zajmować nie więcej niż jedną stronę. Pamiętaj, nikt nie przeczyta więcej niż jednej strony. Zakończ list bezpośrednim wskazaniem, czego oczekujesz od tej firmy. To ostatnie zdanie zapada w pamięć najbardziej.

Złota zasada:

Pisząc jakiekolwiek listy, należy zawsze kierować się formułą:

KISS = Postaraj się, aby było krótkie i proste

Przykład 1. Reprezentacje firmy - twórcy edukacyjnych programów komputerowych.

Jest mi niezmiernie miło przedstawić Państwu naszą firmę i jej oprogramowanie do ewentualnej współpracy z Państwa firmą.

Nasze interaktywne oprogramowanie w wersjach „Open” zawiera najnowsze zdobycze nowoczesnych technologii i czyni proces edukacyjny bardzo atrakcyjnym i efektywnym. Ta „otwarta” wersja to unikalne połączenie możliwości słuchania i czytania tekstów, przeprowadzania eksperymentów komputerowych i rozwiązywania zestawu problemów. Chciałbym zaznaczyć, że obecnie na rynku niemieckim nie ma produktów edukacyjnych o tak wysokiej jakości.

Wersja „otwarta” jest szczególnie polecana dla uczniów szkół średnich i studentów oraz do samokształcenia.

Ta „otwarta” wersja zawiera obecnie:

„Open Physics” (2 części, 2 CD-ROMy), niemiecki/angielski/rosyjski/francuski i

„Open Math” (6 części, 6 płyt CD-ROM) niemiecki/angielski/rosyjski/francuski.

Wspomniane powyżej oprogramowanie zostało opracowane przez spółkę joint venture Open Learn Inc. (USA) – MATHEMATIC Ltd. (Rosja) i szeroko stosowany w USA, Rosji i Europie.

Ponieważ nasza działalność rozwija się w niemieckojęzycznej części Europy, jesteśmy zainteresowani długotrwałymi kontaktami z niemieckimi sprzedawcami oprogramowania i uważamy Media Surep-Market za jednego z najlepszych.

Dlatego prosimy o załączenie zestawu „Open” do recenzji i oceny.

Nie mogę się doczekać, aby usłyszeć od ciebie wkrótce.

Z poważaniem,

Przykład 2

Czy firma „Seans Printers” byłaby zainteresowana wprowadzeniem na rynek ekscytujących nowych wkładów atramentowych firmy „Russian Rainbow Ink”?

Opracowałem i posiadam wszystkie prawa do doskonałych wkładów atramentowych dla „Seans Printers”, które moim zdaniem mogą sprzedawać się wyjątkowo dobrze w branży drukarskiej takiej jak Twoja.

Nowy wkład atramentowy oferuje użytkownikom wiele korzyści.

Kolory tuszu są idealnie świeże i jasne.

Sam wkład ma taki sam rozmiar jak przedmiot, którego teraz używasz, ale zawiera dwa razy więcej różnych kolorów.

Jakość druku jest wyższa w porównaniu z obecnymi modelami, z których korzystałeś.

Szczerze wierzę, że ten produkt bardzo dobrze pasowałby do realistycznych cen i silnych kanałów dystrybucji, które wydają się być znakiem rozpoznawczym „Seans Printers”.

Ten list nie jest próbą zachęcenia kogokolwiek i wszystkich, którzy byliby zainteresowani nowym wkładem atramentowym.

Jest wysyłany wyłącznie do „Seans Printers” i byłbym naprawdę wdzięczny za jak najszybszy kontakt z nami, abyśmy mogli dalej omówić perspektywy tego problemu.

Rozważ nowy wkład atramentowy i daj mi znać, co myślisz!

Przykład 3

Oferta produkcji i sprzedaży w Rosji produktu będącego własnością firmy zagranicznej.

Chciałbym zbadać możliwość robienia interesów z twoją firmą.

Niedawno odwiedziłem Boston i potrzebowałem zabawki jako prezentu na własny użytek. Kupiłem „Selfeducable Box” opracowany przez twoją firmę i zrobił dokładnie to, czego potrzebowałem.

Przyszła mi do głowy myśl, że właściwie zapakowany i odpowiednio oznakowany produkt ten może okazać się bardzo skutecznym narzędziem promocyjnym, przynajmniej edukacyjnym.

Proponuję wyprodukować i zapakować Państwa produkt wraz z produktami uzupełniającymi i początkowo sprzedawać go w Rosji naszym klientom z branży księgarń i bibliotek. Wierzymy, że to bardziej bezpośrednie podejście do sprzedaży produktów pomogłoby w nawiązaniu znaczących długoterminowych relacji.

Chciałbym wiedzieć, co można by wypracować w formie umowy licencyjnej/licencyjnej, abyśmy mogli korzystać z „Selfeducable Box”. Jako alternatywny sposób sprzedaży produktu, może to okazać się doskonałym sposobem na „Magic Tools” i „Selfeducable Box” na rosyjski rynek, który w tej chwili jest niewykorzystany.

Byłbym wdzięczny za twoje przemyślenia.

Z poważaniem,

Przykład 4

Propozycja znalezienia zagranicznego wydawcy książki rosyjskiego autora.

W nawiązaniu do naszej wczorajszej dyskusji załączam kopię naszej książki „Rynki wschodzące”, która została opublikowana przez Moscow Business Press. Został bardzo dobrze przyjęty przez prasę.

Do wiosny 1999 roku książka zostanie wydana w czterech językach: rosyjskim, chińskim, duńskim i słoweńskim. Jak już wspomniałem, bardzo chciałbym zobaczyć również wydanie amerykańskie. Wierzę, że kwestia rynków wschodzących będzie bardzo na czasie w USA. Czy możesz mi pomóc znaleźć dobrego wydawcę? Byłbym bardzo wdzięczny.

W miarę jak taka współpraca ewoluowała; Chciałbym również rozważyć możliwość porozmawiania na ten sam temat z niektórymi z Pańskich kolegów z Bergamon Press.

Myślisz, że byłoby zainteresowanie?

Z niecierpliwością czekam na kontakt od Ciebie.

Z pozdrowieniami

z poważaniem,

Przykład 5

Propozycja otrzymywania korespondencji biznesowo-edukacyjnej.

Szanowna Pani Vancouver

Dziękujemy za zainteresowanie World Open University Business School.

Business School zapewnia rozwój zarządzania przeznaczony dla osób zatrudnionych w pełnym wymiarze godzin. Wybierając ten rodzaj programu, będziesz mógł skupić się na własnej organizacji i sytuacji jako podstawie do praktycznego zadania, jednocześnie uzyskując wgląd w inne organizacje i branże na podstawie studiów przypadków i interakcji z lokalną grupą badawczą.

World Open University jest wiodącym na świecie uniwersytetem we „Wspieranym otwartym nauczaniu”. Ma większe doświadczenie i wiedzę niż jakakolwiek inna uczelnia w zapewnianiu skutecznej, wysokiej jakości edukacji dla dorosłych zatrudnionych w pełnym wymiarze godzin.

Nasze programy są dostosowane do Twojej pracy i kariery zawodowej oraz gwarantują elastyczność, dzięki której uczysz się w tempie, które pasuje do Twoich innych zobowiązań.

World Open University jest uznaną brytyjską uczelnią państwową, a MBA Business School jest akredytowane przez AMBA, która akredytuje tylko 30% najlepszych programów MBA Europeam.

Zanim zdecydujesz się na kolejny krok, skorzystaj z naszego lokalnego doradztwa! Oferujemy regularne wieczory informacyjne w Moskwie i Petersburgu lub możliwość osobistego spotkania w dogodnym dla Państwa terminie.

Przykład 6. Odpowiedź na ogłoszenie prasowe oferujące reprezentowanie rosyjskiej firmy w USA.

Re: Twoja reklama w Business Weekly

Z Business Weekly dowiedziałem się, że jest Pan zainteresowany reprezentowaniem rosyjskich firm w Stanach Zjednoczonych.

Nasza firma nie jest jeszcze reprezentowana w USA. W ubiegłym roku zleciliśmy instytutowi badań rynkowych zbadanie tamtejszego rynku sprzedaży naszych produktów. Wyniki badania były bardzo zachęcające, dlatego teraz poszukujemy przedstawiciela w tym regionie.

„Business Weekly” bardzo wysoko ocenił Twoje osiągnięcia jako nowej firmy start-up, więc myślę, że moglibyśmy z powodzeniem współpracować.

W związku z tym czy moglibyście mi udostępnić referencje i listę firm, które reprezentujecie?

Proszę o przesłanie mi pocztą lub faksem referencji wraz z nazwiskiem i numerem telefonu osoby kontaktowej, z którą mogę szczegółowo omówić projekt.

Z nadzieją na przyszłą współpracę.

Z poważaniem,

Ćwiczenie 1. Oferta reprezentowania zagranicznej firmy w Rosji.

Poniżej tekst oferty usług przedstawicielskich firmy rosyjskiej dla pewnej firmy zagranicznej. Tekst listu jest arbitralnie łamany. Korzystając z powyższego planu układania takich listów, ułóż formułę listu prawdziwego. Sprawdź wynik, klikając przycisk „Sprawdź”.

Szanowny Panie Heathrow

d. Jeśli jesteś zainteresowany reprezentacją w Rosji, jestem przekonany, że będziesz zadowolony z naszych usług.

b. Nasza firma „Soft-System” działa w branży oprogramowania od ponad 10 lat i jesteśmy bardzo zainteresowani reprezentowaniem Państwa i sprzedażą oprogramowania systemowego w Rosji. Daj nam znać, jeśli jesteś zainteresowany dystrybucją swojego oprogramowania w Rosji.

a. Otrzymaliśmy Twój adres z moskiewskiego oddziału Amerykańskiej Izby Handlowej.

mi. Załączamy broszurę i dalsze szczegóły naszej organizacji w celach informacyjnych.

f. Oczekuję na twoją odpowiedź w niedługim czasie,

c. Obecnie reprezentujemy tutaj w Rosji dwie firmy amerykańskie i jedną francuską o wielkiej renomie. Zaznaczam, że cieszymy się ponadprzeciętnymi wynikami sprzedaży. Zatrudniamy dobrze wyszkoloną i sprawną kadrę handlową, a także dysponujemy odpowiednim zapleczem i środkami transportu.

Z poważaniem,

Prawidłowa odpowiedź: a, b, c, d, e, f.

Poniżej odzyskany tekst listu.

Przykład 7. Oferta reprezentowania zagranicznej firmy w Rosji.

Szanowny Panie Heathrow

Otrzymaliśmy Twój adres z moskiewskiego oddziału Amerykańskiej Izby Handlowej.

Nasza firma „Soft-System” działa w branży oprogramowania od ponad 10 lat i jesteśmy bardzo zainteresowani reprezentowaniem Państwa i sprzedażą oprogramowania systemowego w Rosji. Daj nam znać, jeśli jesteś zainteresowany dystrybucją swojego oprogramowania w Rosji.

Obecnie reprezentujemy tutaj w Rosji dwie firmy amerykańskie i jedną francuską o wielkiej renomie. Zaznaczam, że cieszymy się ponadprzeciętnymi wynikami sprzedaży. Zatrudniamy dobrze wyszkoloną i sprawną kadrę handlową, a także dysponujemy odpowiednim zapleczem i środkami transportu.

Jeśli jesteś zainteresowany reprezentacją w Rosji, jestem przekonany, że będziesz zadowolony z naszych usług.

Obietnice:- pilny, widmo (usług)–szeroki, rabat–znacząca / nieistotna, propozycja–konstruktywny, nieporozumienie–istotne/nieistotne, rentowność–wysoki / niski, obliczenia–wstępny lub finał itp.

List z podziękowaniami dla dostawcy

List nr 1:
Drogi Iwan Iwanowicz,

wyraża swoją wdzięczność Delopis.ru LLC za obopólnie korzystną i owocną współpracę od kilku lat.

Twoja firma jest firmą, z którą naprawdę ciekawie się pracuje, ponieważ Delopis.ru firma bardzo dynamicznie rozwijająca się, co roku wprowadzająca na rynek nowe produkty doskonałej jakości. Osobno chciałbym zauważyć, że zaledwie sześć miesięcy po wejściu na rynek udało mu się zdobyć stałego klienta.

Czekamy na wydanie.

Mamy nadzieję, że w nadchodzącym wrzesień 2013 rok wystawy Delopis.ru LLC po raz kolejny zachwycają nas swoimi nowościami.

Delopis.ru to zespół profesjonalistów, z którymi można sobie poradzić!

Z poważaniem,
Piotr Pietrow

List #2:
Drogi Iwan Iwanowicz,

Spółka Delopis.ru jest wielokrotnym zwycięzcą przetargów na zakup produktów i usług na potrzeby państwa, dał się poznać jako niezawodny partner dostawcy.

Przez cały okres współpracy, począwszy od 2005 lat dostawy realizowane były terminowo iw całości.

W trakcie pracy pracownicy firmy wykazali się wysokim profesjonalizmem i umiejętnościami komunikacyjnymi.

Wyrażamy naszą wdzięczność za wieloletnią wspólną pracę i liczymy na dalszą owocną współpracę.

Z poważaniem,
Piotr Pietrow

List #3:
Drogi Iwan Iwanowicz,

Wyrażamy naszą wdzięczność firmie Delopis.ru za terminowe dotrzymywanie terminów dostaw, prace instalacyjne przez zespół profesjonalnych instalatorów z dużym doświadczeniem i wysokim profesjonalizmem w swojej dziedzinie. Szczególnie chciałbym zwrócić uwagę na wysoką jakość produktów, która sprawdziła się z najlepszej strony przez cały okres eksploatacji.

Z poważaniem,
Piotr Pietrow

List #4:
Drogi Iwan Iwanowicz,

Firma wyraża wdzięczność i uznanie za wysoką jakość i terminowość dostaw sprzętu, za uważne podejście do zadania.

Pragniemy również wyrazić naszą osobistą wdzięczność kierownikowi działu Aleksiej Aleksandrowicz Semczenko za profesjonalizm, cierpliwość i umiejętność rozwiązywania problemów w możliwie najkrótszym czasie.

Z poważaniem,
Piotr Pietrow

List #5:
Drogi Iwan Iwanowicz,

dzięki Delopis.ru LLC za terminowe dostarczanie produktów do zakładów naprawczych miasta Twer.

stała się niezawodnym dostawcą, który dostarcza sprzęt w całości i na czas. Dostarczane produkty są niezmiennie wysokiej jakości, przeszły wszystkie niezbędne testy i certyfikacje.

Ponadto zapewnia naszej firmie wsparcie informacyjne, służąc fachowym doradztwem w zakresie całego spektrum urządzeń elektrycznych.

Dziękujemy za współpracę, szybką reakcję na zadeklarowane ilości. Jesteśmy gotowi do dalszej pracy nad wspólnymi projektami.

Z poważaniem,
Piotr Pietrow

List #6:
Drogi Iwan Iwanowicz,

Dzięki zespołowi Delopis.ru i Państwu osobiście za udaną i owocną współpracę z nami na rynku budowlanym miasta Moskwa.

W okresie naszej wspólnej pracy firma Delopis.ru dała się poznać jako niezawodny dostawca wysokiej jakości produktów, zdolny do wykonywania złożonych zadań na wysokim profesjonalnym poziomie.

Serdecznie życzę Tobie i Twojej firmie pomyślności i dalszych sukcesów w realizacji nowych projektów.

Z poważaniem,
Piotr Pietrow