Czy potrzebny jest dziennik wystawionych certyfikatów. Jakie rejestry rejestracji dokumentów osobowych są potrzebne

Rozwiń ▼

Forma dziennika do wydawania orzeczeń lekarskich odpowiada Załącznikowi 1.2 do Zarządzenia Komisji Zdrowia Administracji Petersburga z dnia 20 grudnia 1999 r. N 270-p oraz Głównego Departamentu Spraw Wewnętrznych Petersburga i Leningradu Rejon z dnia 28 lutego 2000 r. N 140
Procedura rejestracji rejestru do wydawania orzeczeń lekarskich:
1. Dziennik wydawania orzeczeń lekarskich wypełnia się starannie, czytelnym pismem odręcznym, tuszem (pastą) niebieskim, fioletowym lub czarnym w języku rosyjskim.
2. W kolumnie 1 - numer seryjny wydanego certyfikatu umieszcza się w porządku rosnącym.
3. W kolumnach 2, 3, 4 - wpisuje się nazwisko, imię, patronimię kierowcy (kandydata na kierowcę pojazdu (w całości).
4. W kolumnie 5 - odnotowuje się datę urodzenia kierowcy (kandydata na kierowcę) pojazdów.
5. W kolumnie 6 - odnotowuje się adres rejestracji (rejestracji) kierowcy (kandydata na kierowcę) pojazdów.
6. W kolumnach 7; 8; dziewięć; 10; jedenaście; 12 - wskazany jest deklarowany zakres badania (tj. kategorie pojazdów, które kierowca (kandydat na kierowcę) chce otrzymać. Jeżeli dopuszcza się prowadzenie pojazdów nienależących do żadnej z kategorii pojazdów, to liczba wpisany jest dozwolony akapit części świadectwa dotyczącej zezwolenia.
7. W rubryce 13 - umieszcza się podpis kierującego (kandydata na kierowcę) pojazdu, który zadeklarował zakres przeglądu określony w ust. 6.
8. W kolumnie 14 - wskazać serię i numer wystawionego zaświadczenia.
9. W kolumnie 15 - wskazuje się datę wystawienia orzeczenia lekarskiego.
10. W kolumnie 16 - wpisz wniosek prowizji (krótko) wskazując kategorię.
11. W kolumnie 17 - podaje się nazwisko i inicjały przewodniczącego komisji, który wydał orzeczenie komisji lekarskiej.
12. W kolumnie 18 - wskazane są znaki specjalne (skierowanie do KEK; skierowanie na badanie dodatkowe; inne).
13. W kolumnie 19 - umieszcza się podpis kierowcy (kandydata na kierowcę) pojazdu, który otrzymał zaświadczenie.
Rejestr wystawionych orzeczeń lekarskich zawiera kolumny:
1. Pozycja nr.
2. Nazwisko
3.Imię
4. Drugie imię
5. Data urodzenia
6. Adres rejestracyjny
7-12. Deklarowany zakres badania
- ORAZ
- W
- OD
- D
- E
-N
13. Podpis podmiotu
14. Seria i sygnatura
15. Data wydania zaświadczenia
16. Podsumowanie komisji
17. Imię i nazwisko przewodniczący komisji
18. Znaki specjalne
19. Podpis podmiotu

Nadal masz wątpliwości, gdzie kupić i zamówić wysokiej jakości? Tylko tutaj!
Dostarczamy zamówienia nie tylko w Moskwie i regionie, ale w całej Rosji.
Za pomocą można ustawić żądaną liczbę stron, okładkę, logo itp.

1. Książeczki pracy i sanitarne (jeśli są dostępne).
2. Informacje o wynagrodzeniach.
3. Informacje o okresie ubezpieczenia oraz spersonalizowane informacje o ubezpieczonym.
4. Kopie aktów, zarządzeń i zarządzeń dotyczących działalności pracowniczej osoby wyjeżdżającej.

Wszystkie dokumenty wydane po zwolnieniu muszą być wypełnione i poświadczone pieczęcią organizacji.

Historia zatrudnienia

Jest to główny dokument dotyczący aktywności zawodowej i doświadczenia danej osoby. W przypadku zwłoki w ekstradycji pracodawca może zostać ukarany grzywną w wysokości do 50 000 rubli.

Wydanie dokumentów przy zwolnieniu, zwłaszcza formularzy dokumentów pracy i osobistej dokumentacji medycznej, powinno być odnotowywane w specjalnych dziennikach.

Osobista książka medyczna

Wszyscy pracownicy, którzy są związani z produkcją, magazynowaniem, transportem i sprzedażą artykułów spożywczych, wody pitnej, wychowaniem i edukacją dzieci, przedsiębiorstwami użyteczności publicznej i usługami konsumenckimi, mają obowiązek posiadania książeczki zdrowia. Z chwilą rozwiązania umowy o pracę pracodawca jest obowiązany wydać książeczkę zdrowia, choćby została wystawiona na jego koszt. Szczegółowe wyjaśnienia dotyczące imiennej książeczki zdrowia znajdują się w piśmie Rospotrebnadzoru z dnia 10 listopada 2015 r. nr 01/13734-15-32.

2-osobowy podatek dochodowy

Zawiera informacje o wysokości przychodu od początku roku kalendarzowego oraz o dacie rozwiązania umowy włącznie. Rekompensata za niewykorzystany urlop jest odzwierciedlona w zaświadczeniu, ale wysokość ewentualnej odprawy, która nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, nie jest ujęta w zaświadczeniu (szczegóły w piśmie Ministerstwa Finansów z dnia 18.04.2017 r.). 2012 nr 03-04-06/8-118).

Informacje o wynagrodzeniu

Wydane w formie zatwierdzonej Rozporządzeniem Ministra Pracy z dnia 30 kwietnia 2013 r. Nr 182n. Zawiera informacje o danych osobowych pracownika oraz wysokości jego zarobków za bieżący i dwa poprzednie lata.

SZV-M

Formularz ten zawiera informacje za miesiąc, w którym osoba odchodzi, w sekcji czwartej wskazane są tylko dane dotyczące osoby zwalnianej.

Formularz raportu

Certyfikat doświadczenia ubezpieczeniowego

W tym miejscu należy podać informacje o obliczonych, wstrzymanych i wymienionych dodatkowych składkach ubezpieczeniowych za kapitałową część emerytury pracowniczej. Obowiązek ten jest ustanowiony ustawą federalną nr 56-FZ z dnia 30 kwietnia 2008 r.

Spersonalizowane informacje o ubezpieczonym

Trzecia część jest zakończona. Okres liczony jest od początku kwartału do dnia zwolnienia.

Inne dokumenty

Jakie dokumenty są potrzebne przy zwolnieniu pracownika w każdym konkretnym przypadku, sam pracownik decyduje (z wyjątkiem obowiązkowych - z których wszystkie wskazano powyżej). Np. były pracownik może chcieć zachować wszystkie kopie regulaminów związanych z jego zatrudnieniem:

• o przyjęciu;
• w ruchu;
• tłumaczenia;
• zwolnienia itp.

Jeżeli pracownik zażądał na piśmie wszystkich tych instrukcji i poleceń przed datą swojego wyjazdu, kopie te muszą być wydane w ostatnim dniu służby. Jeśli dana osoba zażądała ich po wyjściu, dział kadr ma trzy dni na przygotowanie niezbędnych kopii.

Transmisja pracy

Gdy pracownik odchodzi z firmy, organizacja oczywiście zobowiązana jest do rozliczenia się z nim i wydania oryginałów oraz kopii dokumentów wskazanych powyżej, jednak w niektórych przypadkach pracownik jest również zobowiązany do wykonania określonych czynności, np.:

• projekt ;
• przekazać sprawy, które były w jego pracy.

Sprawy te nie są uregulowane prawnie, ale w niektórych przypadkach np. przy przeprowadzaniu są konieczne.

Wykaz ten po raz pierwszy dał pełne wyliczenie zagadnień, którym podlegają rozkazy personalne, oddzielając je od innych rodzajów rozkazów. Jak widać, niektóre zamówienia mają nie 75 lat, a tylko 5 lat przechowywania.

I zgodnie z punktem 3.5.5. Rozkazy „Podstawowe zasady pracy archiwów” dla personelu są pogrupowane w sprawy zgodnie z ustalonymi okresami ich przechowywania. W związku z tym zamówienia dotyczące 75-letniego i 5-letniego okresu przechowywania muszą być ujęte w osobne akta, a zatem oddzielnie rejestrowane.

4. Dziennik rejestracji wniosków i notatek

Ten dziennik można uruchomić oddzielnie lub zarejestrować te dokumenty jako przychodzące. Tych. dopuszczalne jest rejestrowanie ich w Dzienniku rejestracji dokumentów przychodzących.

5. Dziennik rejestracji zgłoszeń i aktów

Ta tablica dokumentów musi być zarejestrowana w oddzielnym dzienniku. Często zdarza się, że to właśnie akty i zawiadomienia stają się jedyną podstawą wydania nakazu, więc koniecznie muszą posiadać numer ewidencyjny.

6. Rejestr zaświadczeń wydanych pracownikom

Certyfikaty mogą być rejestrowane oddzielnie lub jako dokument wychodzący. Tych. zaświadczenia z miejsca wykonywania pracy, o zarobkach itp. można rejestrować w Dzienniku dokumentów wychodzących.

Czy muszę rejestrować akty lokalne?

Nie znajdziesz jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie. Moja opinia nie jest potrzebna. I własnie dlatego. Rejestracja nadaje dokumentowi moc prawną, tj. zaświadcza, że ​​zaczął działać w określonym dniu. Taki efekt ma również pieczęć aprobaty. Jeżeli akt lokalny zostanie zatwierdzony zarządzeniem, a nakaz zostanie zarejestrowany, to sama rejestracja aktu miejscowego nie ma już sensu.

W artykule nie wymieniliśmy wszystkich dzienników rejestracyjnych, które powinien posiadać każdy pracodawca, a jedynie dzienniki rejestracyjne personel dokumenty.

Oprócz powyższego wymagane jest:

1. „Księga rozliczeń ruchu zeszytów ćwiczeń i wkładek do nich” oraz „Księga wydatków i wpływów do rozliczania formularzy zeszytów ćwiczeń i wkładek do nich”;
2. „Dziennik księgowy kontroli osoby prawnej, indywidualnego przedsiębiorcy, przeprowadzonych przez organy kontroli państwowej (nadzoru), organy kontroli gminnej”;
3. „Rejestr kontroli stanu rejestracji wojskowej” (można uruchomić przy pierwszej kontroli);
4. „Dziennik rejestracji wypadków przy pracy”;
5. „Dziennik akt spraw osobistych” (jeśli jest prowadzony);
6. „Dziennik rozliczania przejścia przez pracowników obowiązkowych badań lekarskich” (jeżeli takie badanie jest).

W kolejnym pokażemy, jak opracować formularz rejestracyjny do ewidencjonowania zleceń, umów o pracę, dokumentów przychodzących.

Rejestr zaświadczeń wydanych pracownikom ułatwia odnalezienie potrzebnych informacji oraz umożliwia dokonanie selekcji do statystyk. Przeczytaj o tym, jak go wypełnić i prawidłowo utrzymywać, pobierz próbkę

Przeczytaj nasz artykuł:

Jak wypełniać i prowadzić rejestr certyfikatów

Rejestr zaświadczeń wydanych pracownikom ułatwia odnalezienie potrzebnych informacji oraz umożliwia dokonanie selekcji do statystyk. Ponadto kierownik na podstawie rejestru może monitorować realizację odpowiednich zadań, aby określić ilość wykonanej pracy, ocenić efektywność działu personalnego itp.

Nie ma zatwierdzonej formy dziennika rejestracji certyfikatów w 2019 r., każde przedsiębiorstwo ma prawo do prowadzenia go w dowolnej formie. Możesz kupić gotowy formularz i go wypełnić, możesz sporządzić własny według naszego wzoru drukując formularz.

Niektóre przedsiębiorstwa prowadzą ewidencję wydanych certyfikatów w formie elektronicznej, korzystając z programu MS Excel lub specjalnych programów do organizacji obiegu dokumentów.

W jakiejkolwiek formie czasopismo istnieje w organizacji, jego struktura będzie, jeśli nie taka sama, to bardzo podobna. Przy sporządzaniu dużej liczby dokumentów dopuszczalne jest organizowanie ich zróżnicowanej rachunkowości - na przykład według rodzaju, według działu itp.

Jeśli urzędnik sam sporządza dziennik, może posłużyć się prostym zeszytem formatu A4, odpowiednio go zatytułować nazwą przedsiębiorstwa, a także zaznaczyć na okładce datę początkową i zostawić miejsce na późniejszą datę końcową.

W dzienniku rejestracji świadectw w 2019 r. wskazane jest ponumerowanie stron, sflashowanie, dokonanie wpisu potwierdzającego „liczba arkuszy została zszyta i zamocowana w dzienniku”, adnotacja podpisem głowy i umieszczenie foka.

Na pierwszym arkuszu znajdzie się sekcja „Pracownicy odpowiedzialni za prowadzenie dziennika”, w zależności od wielkości przedsiębiorstwa można do niego przypisać 2-3 arkusze.

Czasopismo istnieje w jednym egzemplarzu, więc jest utrzymywane przez jedną osobę na raz. Zwykle jest to oficer personalny lub sekretarz-urzędnik. Trudności z wypełnieniem sekcji nie powinny wystąpić. Wydawany jest w formie wygodnej tabliczki z kolumnami:

• numer w kolejności;
• rozpoczęcie pracy z dziennikiem;
• koniec pracy;
• Imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej;
• jego stanowisko;
• szczegóły zarządzenia kierownika, na podstawie którego ten pracownik jest odpowiedzialny za rejestrację;
• podpis.

Główna część formularza jest również przedstawiona w formie tabelarycznej i zawiera następujące informacje:

• numer kolejki. Dla każdego wystawianego dokumentu przewidziano oddzielną linię, bez przerw między nimi, aby uniknąć „datowania wstecznego” rejestracji;
• datę wystawienia zaświadczenia, która pokrywa się z datą wskazaną na samym dokumencie;
• Imię i nazwisko pracownika, który zażądał dokumentu, jego stanowisko;
• treść dokumentu (o wysokości wynagrodzenia, o składkach na fundusz emerytalny, o okresie pracy itp.);
• Pełne imię i nazwisko oraz stanowisko pracownika wydającego;
• cel wydania, miejsce wydania;
• podpis wnioskodawcy przy odbiorze. Jeżeli dokument nie został przekazany osobiście, należy odnotować, w jaki sposób został przekazany pracownikowi (list polecony, kurier);
• wskazane jest utworzenie dodatkowej kolumny na notatki w niestandardowych przypadkach (np. w celu wpisania do niej danych wychodzących, jeśli występują)

Sekwencja kolumn i nagłówki kolumn muszą być identyczne na każdej rozkładówce. Kiedy magazyn się kończy, jest wysyłany do archiwum i rozpoczyna się nowy. W takim przypadku konieczne jest podanie numeracji tomów w porządku chronologicznym.

Korekcja błędów

Dopuszczalne są korekty w dzienniku rejestracji certyfikatu. Błędny wpis przekreśla się zgrabną linią, a prawidłową informację umieszcza się albo nad przekreśloną, albo, jeśli pozwala na to miejsce, linią poniżej (bez nadania temu wierszowi nowego numeru seryjnego).

Jeśli początkowo jest pisany samodzielnie, rozsądnie byłoby nie oszczędzać miejsca na papierze i zwiększać wysokość linii, a następnie w razie potrzeby wprowadzić poprawki, nie będziesz musiał szlifować, a plama nie będzie wyglądać nieczytelnie i niechlujnie.

Uwaga

Zgubione lub zniszczone dokumenty pracownicze? o tym, co robić w takich sytuacjach, co i jak można odzyskać, a czego już nie można odzyskać

Po dokonaniu sprostowania zgodnie ze wszystkimi zasadami należy umieścić obok niego napis „Poprawiona do wiary” oraz podpisy osób odpowiedzialnych za prowadzenie dziennika oraz tego, który wystawił zaświadczenie (jeżeli to ta sama osoba, oczywiście podpis będzie tylko jeden).

Jak długo prowadzić dziennik

Zgodnie z ustępem „f” art. 358 „Wykazu typowych dokumentów zarządczych generowanych w działalności organizacji”, ze wskazaniem okresów przechowywania, zatwierdzonych przez Archiwum Federalne w dniu 06.10.00, dla rejestrów referencji i kopii dokumentów, okres przechowywania 3 lat (od data zamknięcia) jest ustawiona.

Pełny opis

Dziennik referencji i kopie dokumentów

Służy do rejestracji dokumentów wydanych przez dział personalny na wniosek pracownika.
Na pisemny wniosek pracownika pracodawca jest obowiązany, nie później niż w ciągu trzech dni roboczych od dnia złożenia tego wniosku, wydać pracownikowi odpisy dokumentów związanych z pracą (odpisy nakazu zatrudnienia, nakazy przeniesienia do innej pracy, nakaz zwolnienia z pracy, wyciągi z książeczki pracy, zaświadczenia o wynagrodzeniu, naliczonych i faktycznie opłaconych składkach na obowiązkowe ubezpieczenie emerytalne, o okresie pracy u tego pracodawcy itp.). Kopie dokumentów związanych z pracą muszą być należycie uwierzytelnione i przekazane pracownikowi nieodpłatnie.
(Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej, część III, art. 62)

Zaświadczenie z miejsca pracy ma na celu potwierdzenie następujących faktów: faktyczne miejsce pracy, stanowisko lub zawód, staż pracy, wynagrodzenie itp. Zaświadczenia wydawane są na papierze firmowym organizacji, zawierającym dane organizacji , adres i numer telefonu. Ilość informacji zawartych w świadectwie pracy zależy od adresu jego złożenia. Dlatego inspektor personalny powinien ostrzec pracownika, że ​​wniosek o wydanie zaświadczenia musi określać skład informacji, a także wskazywać adres do jego złożenia. Na przykład: ambasada obcego państwa, OVIR, sąd, policja itp.

Kopia skoroszytu lub wyciąg z niego jest wydawany pracownikowi na jego pisemny wniosek nie później niż 3 dni od daty złożenia tego wniosku (art. 62 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).
Kopia dokumentu to dokument, który całkowicie odtwarza informacje z oryginalnego dokumentu i wszystkie jego cechy zewnętrzne lub ich część, który nie ma mocy prawnej.

GOST R 51141-98 „Praca biurowa i archiwizacja. Warunki i definicje"

Aby nadać kopii mocy prawnej, musi być poświadczona. Uwierzytelniona kopia dokumentu to kopia, na której zgodnie z ustaloną procedurą umieszcza się niezbędne szczegóły, nadające jej moc prawną.

Wymagany „Znak uwierzytelnionej kopii” jest opisany w GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Jednolity system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymagania dotyczące dokumentacji” (punkt 3.26). Znak ten obejmuje:

Napis potwierdzający „Prawda”;
stanowisko osoby, która poświadczyła kopię;
podpis osobisty;
dekodowanie podpisu (inicjały, nazwisko); data certyfikacji.

W związku z tym, że pracownik otrzymuje kopię zeszytu ćwiczeń lub wyciąg z niego w jego rękach, znak na poświadczeniu kopii jest uzupełniony odciskiem pieczęci organizacji lub służby personalnej. Jeżeli odpis zeszytu ćwiczeń lub wyciąg z niego znajduje się na kilku stronach, wówczas na końcu każdej strony można w razie potrzeby zaznaczyć poświadczenie odpisu.

Pracodawca lub osoba przez niego specjalnie upoważniona, która na polecenie (polecenie pracodawcy) została wyznaczona do prowadzenia, przechowywania, ewidencjonowania i wydawania ksiąg pracy, ma prawo wydać pracownikowi uwierzytelniony odpis księgi pracy lub wyciąg z niego.
Rejestracja to zapis poświadczeń o dokumencie w określonej formie, ustalający fakt jego powstania, wysłania lub odebrania.
(GOSTR 51141-98)

Rejestracja - potwierdzenie faktu powstania lub otrzymania dokumentu o określonej godzinie (dniu) poprzez wpisanie go do formularza rejestracyjnego z nadaniem numeru i odnotowaniem podstawowych danych o dokumencie. Jak wynika z definicji, rejestracja przede wszystkim nadaje dokumentowi moc prawną, gdyż odnotowuje fakt jego powstania lub otrzymania. Dopóki dokument nie zostanie zarejestrowany, nie otrzymał swojego numeru, nie jest sformalizowany i niejako jeszcze nie istnieje.

Należy pamiętać, że zgodnie z ustępem „g” art. 358 Wykazu standardowych dokumentów zarządczych generowanych w działalności organizacji, wskazujących okresy przechowywania, zatwierdzone. Rosarchiv 06.10.00, dla Dzienników referencji i odpisów dokumentów ustala się okres przechowywania 3 lat (licząc od daty zamknięcia dziennika).

Kolumny do wypełnienia

1. Pozycja nr.
2. Data
3. Imię i nazwisko pracownika
4. Pomóż, skopiuj, rozpakuj
5. Treść nazwy certyfikatu dokumentu
6. Nazwa organizacji
7. Wydano zaświadczenie / kopię
8. Podpis pracownika

WAŻNE: Dziennik referencji i odpisów dokumentów NIE jest sznurowany, a jedynie przygotowany do sznurowania: dziennik posiada otwory przelotowe i napis-poświadczenie na ostatniej stronie dziennika. Wszystkie strony czasopisma są numerowane.