Próbki, formularze listów przewozowych i dziennik ich ruchu. Czy dziennik podróży jest wymagany?

Transport towarów to cała branża. Szczególnie taki stał się we współczesnym świecie. Prawie każda organizacja posiada pojazd.

Nie chodzi tylko o firmy przewozowe, których zadaniem jest dostarczanie towarów. Są to firmy kurierskie, a także firmy produkujące/sprzedające żywność, chemię gospodarczą itp.

Ponadto każda organizacja posiada co najmniej jeden samochód osobowy.

Rozliczanie i kontrola zużycia paliwa oraz przeznaczenia samochodów

Aby prowadzić ewidencję zużycia paliwa i ustalić przebieg (przebieg) samochodu, do przepływu pracy wprowadzany jest list przewozowy. Zawiera wszystkie dane niezbędne do tej kontroli. Jego forma jest zatwierdzona.

Główne różnice w rodzaju bonów polegają na tym, na jaki rodzaj transportu jest wydawany: towarowy czy osobowy. W przypadku samochodu osobowego dokument ten ma bardziej uproszczoną formę. Wynika to z faktu, że transport towarów może być realizowany samochodami ciężarowymi z przyczepami. Informacje o przyczepach są również wskazane w zezwoleniu.

Ponadto w przypadku ciężkich pojazdów zawsze znane jest miejsce docelowe (miejsce rozładunku). Pasuje do wymeldowania.

W przeciwieństwie do nich samochody osobowe często szybko zmieniają i uzupełniają trasę (w trakcie przejazdu). Dlatego dane dotyczące ruchu są wprowadzane podczas ruchu (w rzeczywistości). Oznacza to, że całkowity przebieg nie może być określony z góry. Dlatego nie można przewidzieć, jakie będzie dzienne zużycie paliwa.

Ta ostatnia zasada dotyczy również samochodów ciężarowych. I chociaż możesz obliczyć przebieg na mapie (nawigator, GPS), ale można go zmienić (zwiększyć). Może to być spowodowane nieprzewidzianymi przeszkodami na trasie.

Takimi przeszkodami mogą być: roboty drogowe remontowo-budowlane, wypadki drogowe, blokowanie kierunku przez inspektorów ruchu drogowego itp.

Oznacza to, że zużycie paliwa może być również wyższe niż planowano.

Wszystkie dane listów przewozowych są przesyłane do przetworzenia do działu księgowości. Aby nie zaśmiecać pracy księgowej papierami, do pracy biurowej wprowadza się rejestr listów przewozowych. Ta książka jest również wymagana do rejestracji wszystkich wyjazdów (wjazdów) samochodów z terytorium (na terytorium) przedsiębiorstwa. Pozwoli to uniknąć nieautoryzowanego (niewłaściwego) użycia transportu.

Dane dziennika

W tej książce dozwolone są dowolne wpisy. Niemniej jednak istnieją niezbędne obowiązkowe wzmianki.

Mianowicie:

1. seryjny numer rejestracyjny;
2. Unikalny numer biletu;
3. Data wydania;
4. Numer państwowej rejestracji samochodu;
5. Tablica rejestracyjna przyczepy (jeśli występuje);
6. Czas wyjazdu z przedsiębiorstwa;
7. Czas powrotu na teren zajezdni.

Dodatkowo możesz wprowadzić dane, o których była mowa na początku. Pozwoli to na przekazanie księgowym tylko czasopisma, a nie stosu bonów.

W przypadku trudności z utworzeniem niezbędnych kolumn dziennika możesz skontaktować się z naszymi specjalistami lub skorzystać z linków do próbek.

Poniżej znajduje się standardowy formularz i próbka dziennika rejestracji listu przewozowego, którego wersję można pobrać bezpłatnie.

Gdzie w 2017 roku mogę pobrać aktualny formularz dziennika rejestracji ruchu listów przewozowych w formularzu nr 8? Czy zmieniła się forma tego dziennika. Oto aktualny formularz na rok 2017 i próbka wypełnienia dziennika.

Czy prowadzenie dziennika jest konieczne?

Firmy transportu samochodowego, a także inne organizacje i indywidualni przedsiębiorcy obsługujący pojazdy, wydatki na przykład na benzynę muszą być potwierdzone dokumentami uzupełniającymi. Głównymi podstawowymi dokumentami księgowymi określającymi osiągi pojazdów są listy przewozowe. Ponadto listy przewozowe służą do wypłacania wynagrodzeń kierowcom i dokonywania płatności za transport towarów. Cm. " ".

Pamiętaj, że jeśli świadczysz usługi na podstawie odrębnych umów przewozu, to na zlecenie Ministerstwa Transportu musisz prowadzić rejestr listów przewozowych. Na przykład zgodnie z ujednoliconym formularzem nr 8. Jest to przewidziane w paragrafie 18<Обязательных реквизитов>, zatwierdzony Rozporządzenie Ministerstwa Transportu Federacji Rosyjskiej z dnia 18 września 2008 r. N 152.

Jeśli nie zajmujesz się płatnym transportem i na przykład odbierasz towar od sprzedawcy własnym transportem, nie musisz prowadzić dziennika. Warto jednak zauważyć, że dziennik jest wygodny do wewnętrznej kontroli ruchu arkuszy. Zawsze możesz ustalić, komu i jaki list przewozowy został wystawiony, a także czy został terminowo przekazany do działu księgowości. Jest to ważne dla terminowego obliczania i rozliczania kosztów paliwa, w szczególności w 2017 r.

Dziennik przeznaczony jest do kontroli ruchu listów przewozowych. Dzięki niemu można prześledzić, który z kierowców i kiedy wystawił listy przewozowe oraz czy terminowo przekazał je do działu księgowości.

Forma dziennika: własna lub państwowa

Aby kontrolować ruch wystawionych listów przewozowych, organizacja może prowadzić dziennik ruchu listów przewozowych w formularzu 8, zatwierdzonym dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 28 listopada 1997 r. Nr rachunkowości” z dnia 06.12.2011 r. 402-FZ, formularz jednolity przestał być obowiązkowy.

Organizacja lub indywidualny przedsiębiorca ma prawo opracować własną formę dziennika lub uzupełnić ujednolicony formularz o niezbędne informacje, pod warunkiem, że wszystkie pozycje ujednoliconego formularza zostaną zachowane bezbłędnie.

Z reguły czasopismo wydawane jest na okres nie dłuższy niż 1 rok, jednak w razie potrzeby okres ten może zostać skrócony do 1 miesiąca. Dziennik listów przewozowych jest dokumentem pierwotnym, a okres jego przechowywania wynosi co najmniej 5 lat.

Przykład dziennika

Przejdźmy do dokumentów i przykładów. Na początek możesz przewozić listy przewozowe numer 8.

Algorytm wypełniania dziennika jest prosty i sprowadza się do tego, że do dziennika wystawiania listów przewozowych wprowadza się informacje o wszystkich listach przewozowych wystawionych przez organizację. W tym przypadku nie ma wyjątków. Czasopismo jest numerowane i prowadzone w porządku chronologicznym. Po całkowitym zapełnieniu magazynka jest on zszywany, plombowany i sygnowany przez głowę.

Prowadzenie w formie elektronicznej

W przepisach nie ma zakazów prowadzenia dziennika ruchu listów przewozowych w formie elektronicznej. Możesz prowadzić dziennik elektronicznie w dowolnej dogodnej formie: w Excelu, 1C, programie w chmurze itp. Jednocześnie pożądane jest, aby ten dziennik, jeśli to konieczne, mógł zostać wydrukowany.

• w dniu wystawienia kierowcy listu przewozowego;
• w dniu przyjęcia listu przewozowego od kierowcy;
• w dniu doręczenia listu przewozowego do działu księgowości.

Wszystkie organizacje korzystające z pojazdów w swojej pracy muszą prowadzić rejestr listów przewozowych. Czy ujednolicona forma rejestru listów przewozowych jest obowiązkowa? Jaki jest okres jego przechowywania i jaka jest procedura jego wypełniania? Odpowiedzi na powyższe pytania, a także przykładowy dziennik podróży znajdziesz w naszym artykule.

Ogólna koncepcja listu przewozowego

Organizacje i indywidualni przedsiębiorcy wykorzystujący w swojej pracy pojazdy różnych kategorii są zobowiązani do wystawiania kierowcom listów przewozowych. List przewozowy to dokument uprawniający kierowcę do korzystania z pojazdu. Odzwierciedla informacje o trasie, zużyciu paliwa i pracy kierowcy.

UWAGA! Od 01.03.2019 list przewozowy jest wystawiany wyłącznie na zmianę lub na lot, w zależności od tego, który jest dłuższy. Nie da się wystawić listu przewozowego na miesiąc.

O tym, czy istnieją cechy listu przewozowego wystawionego przez IP, przeczytaj artykuł „Jakie cechy ma list przewozowy dla indywidualnych przedsiębiorców (formularz)?” .

Ogólne informacje o rejestrze ruchu listów przewozowych

Aby kontrolować ruch wystawionych listów przewozowych, należy prowadzić rejestr ruchu listów przewozowych zgodnie z formularzem 8, zatwierdzonym dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 28 listopada 1997 r. Nr 78. Jednak od 01.01 Ujednolicone formularze 402-FZ nie są już obowiązkowe.

Dlatego organizacja lub indywidualny przedsiębiorca może opracować własny formularz listu przewozowego lub uzupełnić ujednolicony o niezbędne informacje. Decyzję w sprawie przyjętej formy rejestru listów przewozowych ustala się w drodze zarządzenia. Jego stosowanie można również określić w polityce rachunkowości.

Przeczytaj o tym, jak wydawane jest takie zarządzenie.

Z reguły czasopismo wydawane jest na okres nie dłuższy niż 1 rok, jednak w razie potrzeby okres ten może zostać skrócony do 1 miesiąca. Dziennik listów przewozowych należy przechowywać przez co najmniej 5 lat.

Procedura wypełniania dziennika ruchu, rejestracji i wydawania listów przewozowych

Ewidencja ruchu, rejestracja i wystawianie listów przewozowych składa się z dwóch części:

1. Strona tytułowa, na której wpisana jest nazwa organizacji lub indywidualnego przedsiębiorcy, kod OKPO, a także okres, na jaki wypełniony jest dziennik.
2. Część tabelaryczna, która wskazuje:

• numer listu przewozowego i datę jego wystawienia;
• dane kierowcy i numer personalny;
• numer garażu samochodu;
• Podpisy osób odpowiedzialnych za prowadzenie dziennika:
• kierowca - po otrzymaniu listu przewozowego;
• dyspozytor (pracownik pełniący swoje funkcje) - po otrzymaniu dokumentów od kierowcy;
• księgowego - w sprawie sprawdzenia i przyjęcia listu przewozowego do księgowości.

Ponadto, jeśli to konieczne, sporządzana jest notatka.

Informacje o wszystkich wystawionych listach przewozowych są wpisywane do rejestru wystawionych listów przewozowych. W tym przypadku nie ma wyjątków. Czasopismo jest numerowane i prowadzone w porządku chronologicznym. Po całkowitym zapełnieniu magazynka jest on zszywany, plombowany i sygnowany przez głowę.

Prowadzenie dziennika powierza się pracownikowi powołanemu zarządzeniem kierownika albo pracownikowi, którego umowa o pracę określa obowiązki prowadzenia rejestru listów przewozowych.

Odpowiedzialność za wypełnianie listów przewozowych i ich dziennika można przenieść na inną osobę prawną lub indywidualnego przedsiębiorcę na podstawie umowy o świadczenie usług. W takim przypadku odpowiedzialność za wypełnienie listów przewozowych i ich dziennika pokładowego spoczywa na pracownikach zaangażowanego kontrahenta.

Pobierz przykładowy rejestr ruchu listów przewozowych (formularz 8)

Wiele organizacji napotyka pewne trudności podczas wypełniania dziennika listów przewozowych. Dla wygody czytelników przygotowaliśmy próbkę wypełniania dziennika podróży, który można pobrać klikając w link.

Wyniki

Rejestr listów przewozowych jest obowiązkowy dla organizacji i indywidualnych przedsiębiorców wykorzystujących pojazdy w swojej pracy. Jest to jeden z dokumentów poświadczających koszty paliwa, które są brane pod uwagę przy ustalaniu podstawy opodatkowania zapłaconego podatku dochodowego. Ponadto dziennik służy jako źródło informacji do listy płac kierowców organizacji, ponieważ szczegółowo odzwierciedla informacje o ich pracy.

Zmiany w wyglądzie listów przewozowych w 2017 roku, a także przykład wypełnienia listu przewozowego rozważaliśmy w naszych odrębnych konsultacjach. W tym artykule porozmawiamy o rejestrze ruchu listów przewozowych.

Kto powinien prowadzić dziennik podróży

Organizacje i indywidualni przedsiębiorcy świadczący usługi transportowe są zobowiązani do rejestrowania wystawionych listów przewozowych w rejestrze listów przewozowych (klauzula 1, art. 1, klauzula 1, art. 6 ustawy federalnej z dnia 8 listopada 2007 r. Nr 259-FZ, klauzula 17 Rozporządzenia Ministerstwa Transportu z dnia 18 września 2008 r. nr 152).

Pozostałe osoby korzystające z pojazdów mogą prowadzić ewidencję listów przewozowych według własnego uznania. Korzystanie z takiego dziennika umożliwi kontrolę terminowości wystawiania listów przewozowych, a co za tym idzie odpisów paliw i smarów zużywanych przez pojazdy, których informacje o zużyciu znalazły odzwierciedlenie w odpowiednich listach przewozowych.

Formularz dziennika podróży

Dziennik rejestracji ruchu listów przewozowych (formularz nr 8) został zatwierdzony dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 28 listopada 1997 r. Nr 78.

Dziennik rozliczeniowy listu przewozowego (formularz 8): pobierz w Excelu

Wskazano, że dziennik ten jest prowadzony w celu kontroli ruchu listów przewozowych wystawionych kierowcy oraz dostarczania przetworzonych listów przewozowych do działu księgowości.

Organizacja i indywidualny przedsiębiorca w razie potrzeby mogą samodzielnie opracować formę czasopisma.

Rejestr listów przewozowych: wypełnienie próbki

Podajmy przykład wypełnienia rejestru ruchu listów przewozowych na przykładzie zatwierdzonego formularza

Rozliczanie paliw i smarów (POL) przez podmioty gospodarcze realizowane jest za pomocą listów przewozowych. Forma formularza jest ujednolicona, zawiera pola do odzwierciedlenia zużycia paliwa, wskazania trasy przejazdu oraz rzeczywistego przebiegu. Listy przewozowe mogą służyć do kontroli zużycia benzyny, oleju napędowego, smarów. Obowiązek wydania specjalnej dokumentacji wynika z organizacji, które posiadają co najmniej jeden pojazd.

W jaki sposób odbywa się ruch listów przewozowych w przedsiębiorstwie

System zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwie powinien być zorganizowany z uwzględnieniem specyfiki wypełniania i przechowywania dokumentów związanych ze stosowaniem paliw i smarów. Na każdy przypadek eksploatacji pojazdów musi być wystawiony list przewozowy. Informacje o sporządzanych formularzach umieszcza się w dzienniku w formularzu nr 8.

Kierownictwo przedsiębiorstw musi zapewnić bezpieczeństwo listów przewozowych przez 5 lat. Aby odpisać paliwo i smary, konieczne jest przedłożenie rachunków za paliwo do działu księgowości. W przypadku stwierdzenia nieścisłości lub błędów w wypełnionych polach listu przewozowego istnieje możliwość wprowadzenia w nim zmian. Odbywa się to pod warunkiem zatwierdzenia korekty przez dwóch odpowiedzialnych specjalistów.

WAŻNY! Jeśli pracownicy korzystają z transportu osobistego w celach służbowych, mają prawo do otrzymania z tego tytułu odszkodowania. W tym celu na liście przewozowym umieszcza się adnotację o przynależności konkretnego samochodu do pracownika.

Forma dziennika nr 8 jest ujednolicona, nie można z niego usuwać wierszy ani bloków. Przedsiębiorstwa mogą rozszerzać listę wskaźników wskazanych w dokumencie. Istnieje możliwość optymalizacji systemu kontroli ruchu listów przewozowych poprzez wprowadzenie elektronicznej rejestracji formularzy. Automatyzacja procedury skraca czas poświęcany przez pracowników na pracę z dokumentami oraz minimalizuje ryzyko wycieku informacji. Możliwe jest zapewnienie operacyjności elektronicznego zarządzania dokumentami w segmencie księgowości transportu za pomocą specjalistycznych programów lub usług outsourcingowych.

BTW, organy podatkowe, przedstawiciele inspekcji pracy i policjanci ruchu drogowego mogą być zainteresowani poprawnością i kompletnością wypełniania listów przewozowych oraz organizacją kontroli nad ich przemieszczaniem.

Ramy prawne nie przewidują zakazu prowadzenia dzienników rejestracji bonów w formie elektronicznej. Przedsiębiorstwa mają prawo do samodzielnego decydowania o sposobie organizacji rachunkowości:

• wypełnić papierową wersję czasopisma;
• prowadzić tabele w Excelu;
• ogranicza się do wypełnienia formularza w programie 1C.

Głównym wymaganiem jest zgodność z formą dokumentu, obecność obowiązkowych danych oraz możliwość szybkiego wydrukowania wypełnionych stron formularza.

Podstawowa dokumentacja

Działania w celu monitorowania wskaźników zużycia paliwa i ważności odpisów paliwa są realizowane poprzez obowiązkowe wystawianie listów przewozowych i ich dziennika pokładowego Formularz nr 8. Formularze zostały zatwierdzone przez Państwowy Komitet Statystyczny Dekretem z dnia 28 listopada 1997 r. Nr 78. Zasady wypełniania dokumentów określa Rozporządzenie Ministra Transportu z dnia 18 września 2008 r. Nr 152. Dopuszcza się opracowanie własnego szablonu listu przewozowego, który musi zawierać wymagane dane podstawowej dokumentacji. Pełna lista informacji, których refleksja jest konieczna, zawarta jest w ustawie z dnia 6 grudnia 2011 r. Nr 402-FZ.

Listy przewozowe wystawiane są według różnych wzorów w zależności od rodzaju wykonywanego transportu. Można je wykorzystać do rozliczenia zasobów paliwowych poprzez:

• lekkie pojazdy;
• transport specjalny;
• taksówka pasażerska;
• samochody ciężarowe;
• autobusy.

Formularz listu przewozowego ze wszystkimi niezbędnymi danymi jest wydawany kierowcy przed wyjazdem do pracy. Okres ważności dokumentu jest ograniczony do 1 dnia. Wyjątek stanowią przypadki wysyłania pracowników w podróż służbową trwającą dłużej niż jeden dzień. W przypadku osób podróżujących służbowo głównym wymogiem organów regulacyjnych przy wystawianiu listu przewozowego jest możliwość uwzględnienia czasu pracy i obiektywnego odzwierciedlenia kosztów paliwa.

PAMIĘTAĆ! Wskazania prędkościomierza należy wpisać do listów przewozowych przed wyjazdem na początku zmiany i po zakończeniu pracy. Wartości na koniec dnia i poranek następnego dnia muszą się zgadzać.

W zależności od zastosowanej formy dokumentu księgowy może odpisać paliwo i smary według rzeczywistego zużycia paliwa lub według ustalonych norm. Listy przewozowe uprawniają kierowców do prowadzenia określonego pojazdu w godzinach pracy. Formularz wskazuje zamierzoną trasę ruchu, pozostałe dane dotyczące paliwa i prędkościomierza. Dodatkowo wprowadzają informacje o specyfice czynności w pracy oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dnia pracy.

UWAGA! Listy przewozowe nie są wypełniane w przypadku stosowania w przyrządach paliwa i smarów. W przypadku ciągników jednoosiowych, pił łańcuchowych i innego specjalnego sprzętu, który opracowują.

Listów przewozowych można nie stemplować, do identyfikacji właściciela pojazdu wystarczy nazwa przedsiębiorstwa (wynajmującego), jego adres i telefon. Za normą przemawia treść Rozporządzenia Ministra Transportu z dnia 18 stycznia 2017 r. nr 17. Pieczęć umieszczona na formularzu nie jest uważana za błąd. W przypadku obsługi jednego samochodu przez kilku kierowców w trybie zmianowym bony dla każdego kierowcy wydawane są osobno. Czasopismo należy do kategorii dokumentacji pierwotnej, więc okres przechowywania w przedsiębiorstwie nie może być krótszy niż 5 lat.

Każdy bon wydany pracownikowi musi być zarejestrowany w dzienniku. Dokument jest sporządzony na pierwszej stronie ze stroną tytułową. Wskazuje nazwę organizacji, status oraz przedział czasu, dla którego dokonywane są zapisy. Treść czasopisma prezentowana jest w tabeli, która jest uzupełniana w miarę wydawania bonów.

Jeżeli list przewozowy został nieprawidłowo wypełniony, formularz został zepsuty, dane na ten temat powinny znaleźć odzwierciedlenie w formularzu dziennika nr 8. Bony takie dołącza się do czasopisma, zaznacza się, że arkusze są uszkodzone. Informacje wprowadza się z zachowaniem chronologii dokumentów.

Dziennik okrętowy charakteryzuje się ciągłą numeracją. Książka musi być zszyta i poświadczona podpisem dyrektora przedsiębiorstwa. Podpis jest wsparty pieczęcią organizacji. Jest to konieczne dla zapewnienia bezpieczeństwa dokumentu i zapobieżenia próbom zniszczenia poszczególnych kart księgi. Kierownik placówki w drodze zarządzenia wyznacza osobę, która będzie odpowiedzialna za prowadzenie dziennika.

Dokument w formularzu nr 8 zawiera następujące informacje:

• numer seryjny wystawionego listu przewozowego;
• data wystawienia dokumentu w chronologii;
• Imię i nazwisko kierowcy, na którego nazwisko wystawiony jest bon;
• tablice rejestracyjne pojazdów;
• podpis kierowcy, który otrzymał wypełniony formularz listu przewozowego.

Jeżeli nastąpił zwrot bonu, wówczas w dzienniku dokonuje się odpowiedniego wpisu. Należy podać datę zwrotu, potwierdzoną podpisem odpowiedzialnego dyspozytora. Formularz 8 musi zawierać podpisy następujących urzędników:

• kierowca potwierdzający odbiór listu przewozowego;
• dyspozytor lub inny upoważniony pracownik, który odbiera zezwolenia od kierowców na koniec zmiany;
• księgowy, który swoim podpisem musi poświadczyć prawidłowość wypełnienia dokumentu i fakt jego przyjęcia do księgowości.

Formularz 8 lub własny szablon czasopisma mogą wydrukować i zszyć pracownicy przedsiębiorstwa lub zamówić w drukarni. Okres, na który rozpoczyna się księgę rachunkową, określa polityka rachunkowości instytucji. Zalecany odstęp wynosi od 1 miesiąca do roku.

Jeśli zostanie znaleziony błąd

Jeśli w dzienniku zostaną znalezione błędy, można je poprawić. Tryb wprowadzania zmian w wypełnionych kolumnach reguluje ustawa z dnia 6 grudnia 2011 r. Nr 402-FZ w art. 9. Algorytm działań:

• przekreśl błędne informacje jedną linią;
• obok korekty dokonuje się wpisu „Poprawiono”;
• wskazany jest napis z poprawnymi danymi;
• należy odnotować termin działań korygujących;
• każdy przypadek korekty musi być potwierdzony odręcznym podpisem odpowiedzialnego urzędnika.

Kształt własnej konstrukcji

Jeżeli przedsiębiorstwo korzysta z samodzielnie opracowanych szablonów dokumentów do rozliczania paliw i smarów, formularze te muszą znaleźć odzwierciedlenie w dwóch lokalnych aktach organizacji:

• polityka rachunkowości;
• zlecenie zatwierdzenia formularza podstawowego.

Informacje o organizacji, numer dokumentu i datę jego sporządzenia należy wpisać w poleceniu zatwierdzającym wzór listu przewozowego lub w księdze kwitów. W bloku tekstowym zamówienia wskazany jest przedmiot rozpatrzenia - zatwierdzenie nowego szablonu dokumentu. Pamiętaj, aby podać datę, od której formularz zostanie wprowadzony do systemu zarządzania dokumentami. W końcowej części zarządzenia wymieniono pracowników, którzy muszą kierować się niniejszym aktem lokalnym, oraz ich podpisy.