ბიზნეს წერილის კითხვა. გამონათქვამების მოდელები, რომლებიც ხსნიან მოტივებს (ყველაზე გავრცელებული ფრაზები სტანდარტული ბიზნეს წერილის დასაწყისში)

შემდეგ კითხვები იმის შესახებ, თუ როგორ და რა საშუალებებით შეგიძლიათ შექმნათ და გაგზავნოთ, პრინციპში, არ უნდა გაჩნდეს. ამასთან, ყველა არ არის მზად დაუყოვნებლივ დაიწყოს ეს დავალება, როდესაც საქმე ოფიციალურ წერილებს ეხება, განსაკუთრებით მაშინ, როდესაც წერილის ავტორი მასზე პასუხის მიღებას ელის. საქმიანი მიმოწერის პატარა საიდუმლოს გეტყვით, რაც უფრო მკაცრია ხასიათითა და სტილით წერილი, მით მეტია მიმღების პასუხის შანსები. ამ სახელმძღვანელოში მე მოგცემთ ელ.ფოსტის რამდენიმე ნიმუშს, რომლებიც მომხმარებლებს უნდა დაეხმარონ შეიმუშაონ საკუთარი სტილი და დაწერონ საუკეთესო წერილები მომავალში.

პირველ რიგში, თქვენ უნდა გადაწყვიტოთ, რა პერსონაჟი იქნება ის ასო, რომელსაც ჩვენ ვქმნით. მე ვყოფ ყველა გამავალ წერილს სამ ძირითად ტიპად:

• ბიზნეს შეთავაზება
• საქმიანი მოთხოვნა
• მეგობრული მკურნალობა

შესაბამისად, სამივე ტიპისთვის მაქვს შაბლონის ბლანკები, როგორც მარტივი ტექსტური ფაილების, ასევე ელ.ფოსტის გარკვეული პროგრამებისთვის მორგებული შაბლონების სახით. გადავიდეთ თითოეულ მათგანზე თანმიმდევრობით.

ბიზნეს შეთავაზება

გამარჯობა (დილა მშვიდობისა), [მიმართულის სახელი]!

კომუნიკაციის დროს სასურველია სახელის მითითება ნებისმიერ ასოში, რადგან პირადი მიმართვა ადამიანს მეგობრულ განწყობაზე აყენებს. თუმცა, თუ სახელის გარკვევა ვერ მოხერხდა, საკმარისია შაბლონის მისალოცი.

ნება მომეცით წარმოგიდგინოთ ახალი სერვისი (ახალი პროდუქტი) ჩვენი კომპანიისგან [კომპანიის სახელი].

ნება მომეცით შემოგთავაზოთ თანამშრომლობა [საქმიანობის სფეროს დასახელება] სფეროში.

შემდეგ, მოკლედ აღწერეთ თქვენი შეთავაზების უპირატესობები ფასის ან ხარისხის ზოგიერთი მახასიათებლის თვალსაზრისით. მთავარია არ გადააჭარბოთ. მეგაბაიტი ტექსტი და თუნდაც ნათელი უაზრო სურათებით დამატებული, მხოლოდ აშინებს ხალხს. თუ წერილის მიმღები დაინტერესებულია თქვენი შეთავაზებით პირველივე სტრიქონიდან, აუცილებლად დაგიკავშირდებათ დამატებითი ინფორმაციისთვის.

თუ სერიოზულად ფიქრობთ, რომ სწორი ადამიანები დაგიკავშირდნენ პირველივე დაკავშირებისას, მაშინ აზრი აქვს იფიქროთ ხელმისაწვდომობაზე მხოლოდ ელფოსტის მიღმა. ზედმეტი არ იქნება ანგარიშების შექმნა ისეთ სერვისებში, როგორიცაა ICQ დასკაიპი. ზოგჯერ ბევრად უფრო ადვილია ადამიანისთვის ჩვეულებრივი ტელეფონით დაკავშირება, თუ ასეთი რიცხვი, რა თქმა უნდა, გონივრულად დარჩება ხელმოწერაში.

რატომ გჭირდებათ ხელმოწერაში საკუთარი ელ.ფოსტის მისამართის დუბლიკატი, გეკითხებით, ავტომატურად გადამისამართება თუ არა ფოსტის სერვერის მიერ. არსებობს წესი, რომლის მიხედვითაც საქმიან მიმოწერაში ზედმეტი ინფორმაცია არასდროს არის ზედმეტი. წარმოვიდგინოთ სიტუაცია, როდესაც თქვენს წერილს მიიღებს ადამიანი, რომელიც პოტენციურად არ არის დაინტერესებული წინადადებით, ან უბრალოდ არ არის კომპეტენტური, რომ სწორად უპასუხოს მას. ის მიღებულ შეტყობინებას გადასცემს სხვა მომხმარებელს, მაგრამ რატომღაც, ავტომატურად დამატებული მონაცემებიდან იკარგება ინფორმაცია ნამდვილი გამგზავნის შესახებ, რაც ართულებს თქვენთან დაკავშირებას. თუმცა, ყოველთვის საკმარისი იქნება ხელმოწერის დათვალიერება, რათა დადგინდეს წერილის ავტორი და მისი საჭირო კონტაქტები.

საქმიანი მოთხოვნა

Გამარჯობა, შუადღემშვიდობისა)!

ან, თუ მიმღების სახელი ცნობილია, მაშინ (ძვირფასო, [სახელი, პატრონიმი])!

გთხოვთ, მოგვაწოდოთ ინფორმაცია პროდუქტის (მომსახურების) შესახებ [პროდუქტის/მომსახურების დასახელება] სრული მახასიათებლებისა და კონკურენტული თვისებების აღწერით.

რუსეთის ფედერაციის ფედერალური კანონის საფუძველზე [დოკუმენტის ნომერი და თარიღი], გთხოვთ, მოგვაწოდოთ ინფორმაცია [აღწერეთ საჭირო მონაცემების მისაღებად].

თქვენ ასევე შეგიძლიათ დაუკავშირდეთ კონკრეტული სერვისის მენეჯმენტს ინტერნეტში, თქვენი უფლებების დარღვევის შემთხვევაში.

მომხმარებლის ხელშეკრულების პუნქტის [პუნქტის ნომერი მომხმარებლის ხელშეკრულებაში] დარღვევასთან დაკავშირებით, კერძოდ: „[მოიყვანეთ დასახელებული აბზაცის სრული ტექსტი]“, გთხოვთ, შეამოწმოთ და მიიღოთ შესაბამისი სანქციები დამნაშავეების მიმართ [პასუხისმგებლის ( თუ საუბარია სამსახურის თანამშრომლებზე)] პირი [საიტი (საიტის სახელი)]. გთხოვთ შეატყობინოთ შემოწმების შედეგები და დაკისრებული სანქციები [ჩემს ელ. ფოსტაზე].

მეგობრული მკურნალობა

მოგესალმებით (კარგი დღე) (გამარჯობა), [პირის სახელი]!

როდესაც პირველად დაუკავშირდებით მეგობრულად, კარგი მაჩვენებელი იქნება თქვენი ტექსტური შეტყობინების სისრულე. სწორად დაწერილი, მოცულობითი ტექსტი მიუთითებს თქვენს მაღალ ინტერესზე სწორ ადამიანთან დაკავშირებისადმი და გამოიწვევს პასუხის სურვილს. არ დაგავიწყდეთ საუბრის დაწყება რამდენიმე საწყისი კითხვით.

ელ.ფოსტის მაგალითი

კარგი დღე მეგობრებო.

ერთხელ მის მომავალ პარტნიორთან ირლანდიიდან მიმოწერაში, ერთ-ერთმა ჩემმა ნაცნობმა გამოიყენა მსგავსი სიტყვები და ფრაზები ამითდა დაადასტუროს მიღებამათ შეტყობინებებში. რუსეთში გაცნობისას ის საკმაოდ უხერხული იყო და ჯონმა (ასე ერქვა მის პარტნიორს) ხუმრობდა (ძალიან დელიკატურად) მის ზედმეტ ოფიციალურობაზე. მათმა შემდგომმა კომუნიკაციამ განაპირობა ის, რომ ჩემი მეგობრის საქმიანი სტილი უფრო ბუნებრივი გახდა და ჯონმა მისი დახმარებით დაიწყო რუსული უხამსი ენის სხვადასხვა სემანტიკური ჩრდილების გაგება ... :)

დღეს სიამოვნებით გეტყვით როგორ დაწეროთ საქმიანი წერილი ინგლისურად. გაეცნობით როგორც საქმიანი მიმოწერის ძირითად პრინციპებსა და წესებს, ასევე მის ზოგიერთ ნიუანსს. გავაანალიზოთ ასოების ძირითადი ტიპები, ყველასთვის საერთო სტრუქტურა და მათში ხშირად გამოყენებული ტიპიური ფრაზები. შესაძლოა, ამ სტატიის წაკითხვის შემდეგ თქვენ არ გახდეთ ტუზი ბიზნეს მესიჯების შედგენაში, მაგრამ აუცილებლად გაზრდით თქვენს დონეს.

შინაარსი:

ჩვენს დროში ძალიან მნიშვნელოვანია საქმიანი წერილის სწორი დიზაინი, კომპეტენტური კონსტრუქცია და კარგად შერჩეული სტილი. საქმიანი მიმოწერის განხორციელების გზით, თქვენი პარტნიორი ქმნის პირველს შთაბეჭდილებათქვენი პროფესიონალიზმისა და კომპანიის სიმყარის შესახებ, რომელსაც თქვენ წარმოადგენთ.
მოდით გავეცნოთ ასეთი შეტყობინებების მომზადების ზოგიერთ მახასიათებელს.

ბიზნეს წერილების ძირითადი ტიპები

• გილოცავ -
• შეთავაზება -– გაუგზავნეთ თქვენს პოტენციურ ბიზნეს პარტნიორს თქვენი პირობებით და თანამშრომლობის წინადადებებით.
• დაქირავების შესახებ -- გაცნობებთ, რომ დასაქმებული ხართ.
• განცხადება -- შეიცავს თქვენს რეზიუმეს და თქვენი, როგორც თანამშრომლის შეთავაზებას.
• უარი -- საქმიანი შემობრუნება თქვენს განცხადებაზე ან წინადადებაზე.
• საჩივარი -- შეიცავს საჩივარს ან პრეტენზიას შეძენილი საქონლის ან გაწეული მომსახურების ხარისხზე.
• ბოდიშის წერილიეს არის პასუხი საჩივრის წერილზე.
• გამოძიება -– იგზავნება მაშინ, როცა საჭიროა სერვისის ან პროდუქტის შესახებ ინფორმაციის მოპოვება.
• საპასუხო წერილი მოთხოვნაზე- ის რეალურად შეიცავს მოთხოვნილ ინფორმაციას.
• მადლობის წერილი -- როგორც ჩანს, აქ ყველაფერი ნათელია.

ჯერ კიდევ არსებობს ბიზნეს შეტყობინებების უამრავი სახეობა და ქვესახეობა ( შეკვეთა, შეკვეთაზე პასუხი, ინვოისი, განცხადებადა ა.შ.), და ერთზე მეტი სტატია დასჭირდება უმრავლესობის ყურადღების მიქცევას.

კეთილი სურვილებით - შესანიშნავი და სერიოზული გზამკვლევი უცხოელი ავტორისგან, კომუნიკაციების სპეციალისტისგან, რომელმაც ამ წიგნში შეაგროვა საკუთარი და სხვისი გამოცდილება საქმიანი მიმოწერის ინგლისურ ენაზე. აქ ნახავთ ბევრ ცოცხალ მაგალითს და რჩევას.

საქმიანი მიმოწერა ინგლისურ ენაზე ასევე პოპულარული წიგნია. ბევრი ნიმუშია, კიდევ უფრო გავრცელებული კლიშეები, ასევე ბევრი რჩევა და რეკომენდაცია ავტორებისგან. როგორც ამბობენ, ისწავლე და მიმართე!

ციცაბო ბიზნეს ინგლისურის ონლაინ კურსი Lingualeo-დან - მისი გავლის შემდეგ, შეგიძლიათ მოიპოვოთ ნდობა როგორც მიმოწერაში, ასევე ბიზნეს თემებზე საუბარში. სხვათა შორის, შეძენამდე შეგიძლიათ სცადოთ უფასოდ.

Ზოგადი პრინციპები

გრაფიკული დიზაინი უნდა შეესაბამებოდეს შემდეგს:

1. ყველა წინადადება იწყება ერთი ვერტიკალური ხაზიდან.
2. ტექსტი დაყოფილია აბზაცებად წითელი ხაზების გარეშე.
3. აღქმის გასამარტივებლად, დაწერილი ტექსტი იყოფა სემანტიკურ ბლოკებად, დაახლოებით თანაბარი ზომით.
4. თეთრი სივრცე თანაბრად უნდა იყოს გარშემორტყმული ტექსტის გარშემო. არ დადოთ ტექსტის ერთი ან ორი სტრიქონი ფურცლის ზედა ნაწილში, თუ ასო პატარაა. არ დაბეჭდოთ ფურცლის ბოლოში და ნუ შევიწროვებთ მინდვრებს, თუ შეტყობინება სიტყვიერია - უმჯობესია გამოიყენოთ მეორე გვერდი.

სტილის მიხედვით:

1. ნუ გამოიყენებთ სასაუბრო აბრევიატურებს მიმოწერაში - ჩვენ ვწერთ You are ნაცვლად You "re და ა.შ.
2. არ გადაჭრათ ორი პრობლემა ერთდროულად ერთ ასოში - სასურველია დაწეროთ ორი ასო.
3. გადაწყვიტეთ რომელი ტონი იქნება უფრო შესაფერისი - ოფიციალური თუ მშვიდი.
4. აუცილებელია გავითვალისწინოთ ის წესები, რომლებიც ჩვენ არ გვაქვს, მაგრამ აქვს მათთვის კონკრეტული მნიშვნელობა, ეროვნული და ტერიტორიული ნიშნები.

კომპონენტები

ახლა კი გავაანალიზებთ საქმიანი წერილის ეგრეთ წოდებულ ჩონჩხს, მის სტრუქტურას და ელემენტების მოწყობას:

• სათაური(ქუდი):
  და)გამგზავნის მისამართი ზედა მარცხენა კუთხეშია. თუ ფორმა არის კომპანია, მაშინ მისამართი უკვე დატანილია.
  ბ)მიმღების მისამართი არის მარცხნივ, გამგზავნის მისამართის ქვემოთ. ფორმატი: პატარადან დიდამდე (სახელი, სახლის ნომერი, ქუჩა, ქალაქი, საფოსტო ინდექსი, ქვეყანა).
  AT)თარიღი - სამი ხაზი მიმღების მისამართის ქვემოთ ან ზედა მარჯვენა კუთხეში. ფორმატი: დღე/თვე/წელი. მძიმეები არ გამოიყენება.
• სალამი(მისამართი), ან როგორ დავიწყოთ წერილი.
• ძირითადი აზრი(გზავნილის მთავარი ტექსტი) - წერილის ცენტრალურ ნაწილში.
• დახურვის ფრაზა(მადლობის გამოხატვა და შემდგომი ზრახვები).
• თავაზიანობის საბოლოო ფორმულა; ხელმოწერა; გამგზავნის სახელი, გვარი და თანამდებობა.
• Მიმაგრებული ფაილი- მიუთითებს, რომ წერილს თან ერთვის დამატებითი მასალები (სარეკლამო ბუკლეტი ან ბროშურა).
• Შეიძლება შეიცავდეს P.S., მხატვრის ინიციალები.

აქ არის ბიზნეს წერილის ნიმუში რუსულად თარგმნით:

ჯონ სტიუარტი
1304 შერმანის გამზ.
მედისონი, ვისკონსინი

Lemann & Sons
3597 43-ე ქ
ნიუ-იორკი, ნიუ-იორკი 12008 წ

Business Weekly Journal-ში თქვენი რეკლამის მითითებით შეგიძლიათ გამომიგზავნოთ თქვენი მონიტორების უფრო დეტალური აღწერა.
ასევე მინდა ვიცოდე ფასდაკლებების შესახებ, რომლებსაც თქვენ აწესებთ.

გულწრფელად თქვენი,

თარგმანი:

მდებარეობა: ჯონ სტიუარტი, 1304 Sherman Avenue, Madison, Wisconsin
მისამართი: Lehmann & Sons, 3597 43rd Street, New York, NY 12008
2015 წლის 24 მაისი

Ბატონებო,

თქვენი რეკლამის ბმულით ბიზნეს ყოველკვირეულში
შეგიძლიათ გამომიგზავნოთ თქვენი მონიტორების უფრო დეტალური აღწერა.
ასევე მინდა ვიცოდე თქვენ მიერ შემოთავაზებული ფასდაკლებების შესახებ.

პატივისცემით,
ჯონ სტიუარტი
Გაყიდვების მენეჯერი

ახლა მოდით უფრო ახლოს მივხედოთ ელემენტებს.

მისამართი ან მისალმება ასე უნდა გამოიყურებოდეს:
ძვირფასო ბატონებო, ძვირფასო ბატონო ან ქალბატონო- თუ არ იცით მიმღების სახელი
ბატონი / ქალბატონი / მის / ქალბატონი[გვარი] - თუ იცით მიმღების სახელი
ძვირფასო ფრენკ- თუ ადამიანი თქვენთვის ნაცნობია
ძვირფასო გაყიდვების მენეჯერი- თუ ცნობილია მხოლოდ პოზიცია (ამ შემთხვევაში, გაყიდვების მენეჯერი)

თავაზიანობის ფორმულა ხელმოწერამდე ასე გამოიყურება:

კეთილი სურვილებით, - პატივისცემით…

Გულწრფელად თქვენი, პატივისცემით - თუ არ იცით ადრესატის სახელი

Პატივისცემით, - სახელი თუ იცით

ახლა თქვენ გაქვთ ზოგადი წარმოდგენა, თუ როგორ უნდა დაწეროთ შეტყობინებები ბიზნეს პარტნიორებსა და სხვადასხვა კომპანიებს.

სტანდარტული გამონათქვამები

აქ მოცემულია რამდენიმე ტიპიური ფრაზა, როგორც მაგალითი:

ეს ძალიან კეთილია თქვენი მხრიდან- ძალიან კეთილია შენგან

ბოდიშს ვიხდით- ბოდიშს გიხდით

Გთხოვ, გამაგებინე-Გთხოვ მითხარი

Მიხედვით- Შესაბამისად

Შემთხვევაში- Როდესაც

როგორც თქვენ მოითხოვეთ- თქვენი თხოვნით

აქამდე- Ისევ

თქვენი მითითებით- რაც შეეხება შენს

სამწუხაროდ- სამწუხაროდ

ჩვენ ვამაგრებთ- ვაცხადებთ

Ვწუხვართ- ვწუხვართ

როგორ დავასრულოთ საქმიანი წერილი? კიდევ რამდენიმე თავაზიანი ფრაზა:

გმადლობთ, რომ გამოეხმაურეთ ჩემს შეთავაზებასგმადლობთ, რომ მიიღეთ ჩემი შეთავაზება.

ჩვენ მოუთმენლად ველით თქვენგან მალევიმედოვნებთ, რომ თქვენს პასუხს უახლოეს მომავალში მივიღებთ

და ბოლოს ხელმოწერამდე:

Საუკეთესო სურვილებით- Საუკეთესო სურვილებით

Პატივისცემით- პატივისცემით

მადლობა თანამშრომლობისთვის- Გმადლობთ თანამშრომლობისთვის

საუკეთესო სურვილებით- Საუკეთესო სურვილებით

ჯერ არ დაიღალეთ თეორიით? მერე ცოტა ვარჯიში!

ამჯერად, უარის წერილი (ასეთი წერილი უნდა იყოს სწორი და დელიკატური სტილით):

ბატონო რობერტ ბრაუნი
მთავარი მენეჯერი
KLM Co Ltd
32 ხის შესახვევი
ლონდონი
დიდი ბრიტანეთი WC37TP

ჯონ სტიუარტი
1304 შერმანის გამზ.
მედისონი, ვისკონსინი

გმადლობთ, რომ გამოგვიგზავნეთ თქვენი რეზიუმე.
ბოდიშს გიხდით გაცნობებთ, რომ თქვენი კანდიდატურა არ გვაწყობს/
კეთილი სურვილებით,

თარგმანი(თვითონ გადათარგმნეთ მისამართი და თარიღი):

ძვირფასო მისტერ სტიუარტ

გმადლობთ, რომ გამოგვიგზავნეთ თქვენი რეზიუმე.
სამწუხაროდ, გაცნობებთ, რომ თქვენი კანდიდატურა ჩვენთვის არ არის შესაფერისი.

პატივისცემით,

რობერტ ბრაუნი

Გენერალური დირექტორი

ვინც არ იცნობს ინგლისური დომ, დარეგისტრირდით უფასო საცდელ გაკვეთილზე! იქ თქვენ შეგემთხვევით სრულყოფილ მასწავლებელს – რომელიც შეესაბამება თქვენს პირად პრეფერენციებს, ენის შესწავლის მიზნებს და თქვენს ცხოვრების წესს.

თქვენ დაიწყებთ საქმიანი ინგლისურის გაგებას, ისაუბრებთ მასზე და დაწერთ შესანიშნავ საქმიან წერილებს, რომლებიც თქვენს ყველა პარტნიორსა და კოლეგას გაგაოცებთ.

ამაზე ოცნებობ, არა?

და ჩემი სტუმრებისთვის და მკითხველებისთვის არის სპეციალური შეთავაზება - საჩუქრად 2 გაკვეთილი 10 გაკვეთილის გადახდისას . საჩუქრის მისაღებად, თქვენ უნდა შეიყვანოთ სპეციალური სარეკლამო კოდი პარტნიორი 2გადახდისას.

ელ.წერილები

ყველასთვის საყვარელი ელფოსტის შეტყობინებები ბიზნეს ბრუნვის დაახლოებით 80%-ს შეადგენს. იგი განსხვავდება ჩვეულებრივი კორესპონდენციისგან უფრო სპეციფიკურობითა და ლაკონურობით. იქ ზედმეტად გრძელი ფრაზები ცდებიან თავიდან აცილებაგარდა ამისა, ისინი იყენებენ აკრონიმებს (ფრაზების პირველი ასოებით ჩამოყალიბებული ფრაზები), როგორც IMHO. ელექტრონული ფოსტის მიმოწერა ხასიათდება არა მხოლოდ პირადი შეტყობინებებით, არამედ საფოსტო სიებით (ისინი იყენებენ BCC ველს, როდესაც კონფიდენციალობაა საჭირო). ისე, მთავარი განსხვავება ისაა, რომ უმრავლესობას ურჩევნია თავი შეიკავოს კონფიდენციალური ინფორმაციის ელექტრონული ფოსტით გადაცემისგან.

რა თქმა უნდა, „OK, Google!“-ის ეპოქაში. თქვენ არ შეგიძლიათ მოძებნოთ რთული გზები და უბრალოდ ჩადეთ აკრეფილი ტექსტი ონლაინ მთარგმნელში. სავარაუდოდ გაგიგებენ, მაგრამ ნაკლებად სავარაუდოა, რომ მიაღწიოთ ხელსაყრელ შთაბეჭდილებას. გახსოვდეთ, თქვენი ბიზნეს მიმოწერის ხარისხი თქვენი კომპანიის ხარისხის მაჩვენებელია.

გმადლობთ, რომ ბოლომდე წაიკითხეთ ჩემი სტატია. წაახალისეთ თქვენი მეგობრები წაიკითხონ ის სოციალურ ქსელებში! ვინ იცის, იქნებ ვინმეს სჭირდება ეს ინფორმაცია აქ და ახლა!

გამოიწერეთ ინგლისური ენის ახალი ნაწილები.
ყველას ნახვამდის! Თავს მიხედე!

კომერციულ და სამოქალაქო საქმიანობაში ხშირად საჭიროა ჩინოვნიკებთან მიმართვა.

თითოეული მიმართვა უნდა იყოს წერილობითი ფორმით. ოფიციალური წერილები იგზავნება სხვადასხვა შემთხვევაში. ეს შეიძლება იყოს: მოთხოვნა გადახდის შესახებ, მოთხოვნა პროდუქციის გადახდის გარეშე მიწოდების შესახებ, მოთხოვნა დავალიანების დაბრუნების შესახებ და ა.შ.

სპეციალური ფორმები არ ვრცელდება ოფიციალურ საჩივრებზე. რუსეთის ფედერაციის კანონმდებლობა ითვალისწინებს თავისუფალ წერას. მაგრამ ამის გარდა, არსებობს ზოგადად მიღებული ნორმები. მათი გამოყენება შესაძლებელს ხდის წერილებზე სამართლებრივი სტატუსის გამოყენებას. აუცილებელი პირობებისა და ატრიბუტების არარსებობა არ გვაძლევს საშუალებას მივიჩნიოთ ისინი ოფიციალურ მიმოწერად.

ამიტომ, სანამ ოფიციალურად დაუკავშირდებით ადრესატს, თქვენ უნდა გაეცნოთ უფასო ნიმუშებს და მაგალითებს. მათი მიღება შესაძლებელია ამ პუბლიკაციის ქვემოთ მოცემული ბმულების გამოყენებით. ეს განმარტებითი სტატია შეიძლება კარგი დახმარება იყოს წერისას.

ოფიციალური წერილების სტრუქტურა და ატრიბუტები

ოფიციალური მიმოწერა ტარდება A4 ფორმატის ფურცლებზე. უფრო მეტიც, კომპანიებისთვის (იურიდიული პირებისთვის) გამოიყენება ბლანკი. ეს უკვე ითვალისწინებს რეგისტრაციის საიდენტიფიკაციო ინფორმაციის არსებობას.

ეს მოთხოვნა არ გამორიცხავს „ქუდის“ საჭიროებას. იგი წერია ფურცლის ზედა მარჯვენა სექტორში. მასში მითითებულია ადრესატი ორგანიზაციისა და თანამდებობის პირის სახელი. ასევე შესაძლებელია მასში ჩაწეროთ საწარმოს, განყოფილების, მენეჯერის, გამგზავნის დასახელება.

მოპირდაპირე-მარცხნივ არის ადგილი გამავალი / შემომავალი ნიშნების გასაკეთებლად. ისინი შეიცავს რიცხვს, თარიღს და ქალაქს. შესაბამისად, გამგზავნი აყენებს გამავალს, ხოლო მიმღები - შემოსულს. მიმღებისთვის აუცილებელი მოთხოვნაა პოზიციისა და დოკუმენტის დამარეგისტრირებელი პირის მითითება.

შემდეგი (ქვემოთ) არის თავად ტექსტი. ზოგიერთი ასოსთვის შესაძლებელია სათაურის დაწერა (სურვილისამებრ). ტექსტის ქვეშ უნდა მიუთითოთ უფლებამოსილი პირის თანამდებობის სრული დასახელება, მისი გვარი, სახელი, პატრონიმი, საკონტაქტო ტელეფონის ნომერი, შემსრულებლის მონაცემები (ასეთის არსებობის შემთხვევაში). ამ მონაცემების საპირისპიროდ იდება უფლებამოსილი პირის ხელმოწერა. ეს ხელმოწერა დამოწმებულია გამგზავნი ორგანიზაციის ბეჭდით.

მეტყველების და წერის სტილი

ვინაიდან განიხილება ოფიციალური მიმოწერა, საუბარი საქმიანი უნდა იყოს. ანუ ტექსტი არ უნდა შეიცავდეს რაიმე ლიტერატურულ შემობრუნებას (შედარებებს, მეტაფორებს, ალეგორიებს). უნდა გვესმოდეს, რომ პირს, რომელმაც მიიღო შეტყობინება, სავარაუდოდ, არ აქვს საკმარისი დრო ზედმეტი ლიტერატურული მონაცვლეობის წასაკითხად.

ოფიციალური წერილის ტექსტის სტრუქტურა ითვლება შემდეგნაირად: მის დასაწყისში მოცემულია საინფორმაციო ნაწილი. იგი აღწერს ურთიერთობას გამგზავნსა და მიმღებს შორის. შემდგომ ტექსტში აუცილებელია პრობლემის არსის აღწერა.

აღწერა უნდა იყოს ლაკონური და დადასტურებული ბოლო თარიღებით, ციფრებით, მტკიცებულებებით.

ამის შემდეგ აუცილებელია პრობლემის მოგვარებისკენ მიმართული მოვლენების განვითარების სასურველი სცენარის შეთავაზება.

ქვემოთ მოცემულია სტანდარტული ფორმა და ოფიციალური წერილის ნიმუში, რომლის ვერსიის ჩამოტვირთვა შესაძლებელია უფასოდ.

ნებისმიერი ბიზნესის განუყოფელი ატრიბუტია საქმიანი მიმოწერა. თითოეული საწარმოს თანამშრომლები ურთიერთობენ კოლეგებთან და მომხმარებლებთან, მომწოდებლებთან და მომხმარებლებთან. ზოგადად, ნებისმიერი ოფისის ყოველდღიური რუტინა, რა თქმა უნდა, მოიცავს მიმოწერაში მონაწილეობას.

მიუხედავად იმისა, რომ საწარმოებსა და ორგანიზაციებში დასაქმებულთა უმრავლესობა ყოველდღიურად აგზავნის და იღებს მრავალრიცხოვან შეტყობინებას, ყველა არ იცავს დადგენილ ნორმებსა და წესებს მათი შექმნისას. გამოდის, რომ საქმიანი წერილის სწორად და სწორად დაწერა არც ისე მარტივია. არსებობს მთელი რიგი მოთხოვნები და შაბლონები, რომლებიც გამოიყენება მსოფლიოში და დაკავშირებულია სამუშაო პროცესთან. ისინი მოიცავს საქმიანი წერილის დაწერის წესებს, ასევე ძირითად პუნქტებს დიზაინთან დაკავშირებით.

მესამე მხარის ორგანიზაციასთან ან უბრალოდ მეზობელ განყოფილებაში კოლეგასთან შეტყობინების შედგენისას, თქვენ უნდა დაიცვან მკაცრი სტილი (გარდა მეგობრული მიმოწერისა, რისთვისაც ასეთი შეზღუდვები არ არსებობს). ნუ გამოიყენებთ ზედმეტად ემოციურ სიტყვებს თუნდაც გარიგების მნიშვნელობის ან გამოცდილი პროდუქტების სიამოვნების აღსაწერად. საქმიანი წერილი უნდა იყოს მკაფიო, ლაკონური და გონივრულად თავშეკავებული.

შეტყობინება უნდა დაიწყოს ადრესატით. თუ ის განკუთვნილია მესამე მხარის ორგანიზაციის თანამშრომლისთვის, აუცილებლად უნდა მიუთითოთ მისი სახელი, მიმღების თანამდებობა, ასევე მისი სრული სახელი. იმ შემთხვევაში, როდესაც დოკუმენტი რჩება კომპანიაში, საკმარისია გვარი ინიციალებით (შეგიძლიათ დაამატოთ დაკავებული თანამდებობაც).

საქმიანი წერილი მესამე მხარის ორგანიზაციას უნდა ეწეროს კომპანიის ბლანკზე (მიუხედავად იმისა, გაიგზავნება იგი ელექტრონულად თუ ქაღალდის სახით). მისი არყოფნის შემთხვევაში, თქვენ შეგიძლიათ უბრალოდ მიუთითოთ გამგზავნის დეტალები დოკუმენტის "სათაურში".

სანამ ტექსტის შედგენას დაიწყებთ, უნდა იფიქროთ მის სტრუქტურაზე, დაადგინოთ წერის ძირითადი თეზისები და მიზნები. ეს მნიშვნელოვნად გაამარტივებს წერის პროცესს. წერილი უნდა დასრულდეს ხელმოწერით, რომელშიც მითითებულია არა მხოლოდ გამგზავნის სახელი, არამედ თანამდებობა, ასევე საწარმოს დასახელება, რომელსაც ის წარმოადგენს.

პოტენციური კლიენტისთვის ან პარტნიორისთვის შეთავაზების გაგზავნისას, დასასრულს აუცილებლად უნდა გამოხატოთ მადლიერება თანამშრომლობისთვის და შემდგომი ერთობლივი მუშაობის იმედი.

საქმიანი მიმოწერაში გამოყენებული წესების გარდა, არსებობს რეკომენდაციებიც. მაგალითად, ნებისმიერი დოკუმენტი, რომელიც მიმართულია კონკრეტული პირისთვის, უნდა დაიწყოს სიტყვებით „პატივცემული“ სრული სახელით და არა ინიციალებით. არ არის საჭირო აბრევიატურების გამოყენება ასოებში, მაგალითად, დაწერეთ "uv". ან შეამციროს ადრესატის პოზიცია, მისი სამუშაო ადგილი.

საერთაშორისო დოკუმენტების მენეჯმენტი ითვლება ყველაზე რთულად, რადგან თითოეულ სახელმწიფოს აქვს კომუნიკაციის საკუთარი ნიუანსი და ენა, რომლითაც უნდა მიმოწერა უცხოელ პარტნიორებთან, ყოველთვის არ არის ნათელი წერილის დამწერისთვის, ამიტომ თქვენ უნდა ისარგებლოთ მთარგმნელები. სანამ ასეთი სპეციალისტის მომსახურებას მივმართავ, უნდა დაზუსტდეს, იცის თუ არა მან საქმიანი წერილის ინგლისურად დაწერა, თუ საუბარია ბანალურ ლიტერატურულ თარგმანზე. თუ უცხოური დოკუმენტების ნაკადის მუდმივი შენარჩუნება იგეგმება, უმჯობესია დაიქირაოთ თანამშრომელი, რომელიც საკმარისად ფლობს უცხო ენას, რომ მასში საქმიანი წერილი შეადგინოს.

ზოგადად, ამოცანის მიღწევა მრავალი თვალსაზრისით დამოკიდებულია იმაზე, თუ როგორ არის შედგენილი დოკუმენტი და როგორ არის შექმნილი. ასე რომ, არავითარ შემთხვევაში არ უნდა შეაფასოთ საქმიანი ეტიკეტის მნიშვნელობა კომუნიკაციის დროს.

ბოლო ათწლეულების განმავლობაში ელ.ფოსტით საქმიანმა მიმოწერამ დიდი პოპულარობა მოიპოვა და საქმიანი კომუნიკაციის ერთ-ერთ მთავარ გზად იქცა. დღეს ძნელია იპოვოთ ადამიანი, რომელიც არ გამოიყენებდა ელექტრონულ ფოსტას ინტერპერსონალური კომუნიკაციების პრაქტიკაში. ამის მიუხედავად, დღეს ბევრი სვამს კითხვას: ისე რომ ყველა წესი დაცული იყოს? როგორ შევქმნათ კარგი შთაბეჭდილება გამგზავნზე კომპეტენტური წერილის დახმარებით?

ეს სტატია აღწერს საქმიანი ელექტრონული ფოსტის მიმოწერის წესებს და სტატიაში წარმოდგენილი პრაქტიკული რჩევები დაგეხმარებათ ისწავლოთ სწორი ბიზნეს კომუნიკაცია ელექტრონული ფოსტის შედგენისას.

ბევრი ადამიანი იწყებს სამუშაო დღეს ახალი შეტყობინებებისთვის საფოსტო ყუთის შემოწმებით. მაგრამ, სამწუხაროდ, ინფორმაციის გაცვლის ამ მეთოდის გავრცელების მიუხედავად, ბევრმა არ იცის როგორ გამოიყენოს საქმიანი მიმოწერის ენა სწორად, წერილებს იღებს კომუნიკაციის არაფორმალური გზით.

მიწოდების სიჩქარიდან გამომდინარე, ეს ამარტივებს მნიშვნელოვანი ოფიციალური დოკუმენტების, ფორმების, განცხადებების გაცვლას, მაგრამ აქაც ადამიანები უშვებს შეცდომებს წერილების გაგზავნისას. ხშირად ხდება, რომ ნებისმიერი ფაილის გაცვლისას ელექტრონული ფოსტის შედგენისას, რატომღაც ადრესატები არ წერენ ქავერ ესსეებს და არ შედიან თემებზე, რამაც შეიძლება გაართულოს მიმღებთა მუშაობა. ამ სტატიის მიზანია პასუხის გაცემა კითხვაზე: როგორ გავაგზავნოთ ელექტრონული ფოსტა და დავიცვათ საქმიანი წერილობითი კომუნიკაციის ყველა წესი ელექტრონული ფოსტით?

ელ.ფოსტის შედგენისას, ყველა მოწოდებული ველი უნდა იყოს შევსებული

საქმიანი ელექტრონული ფოსტის მიმოწერის წესები წერილის გამგზავნს ავალდებულებს შეავსოს ელ.ფოსტაში მოცემული ყველა ველი, როგორიცაა მიმღების და წერილის გამგზავნის მისამართი და სახელი. აუცილებლად აღწერეთ თემა, რომელიც მოკლედ აღწერს გაგზავნილი წერილის არსს. ძალიან ხშირად, გაგზავნილი წერილის ბედი და მასში ჩამოყალიბებული პრობლემის გადაჭრის სიჩქარე დამოკიდებულია სწორად აღწერილ თემაზე. საქმიანი ელ.წერილი უნდა დაიწყოს მისალმებით - მიმღების პატივისცემის ეს მარტივი აქტი ძალიან მნიშვნელოვანია მიმოწერაში. მისალმების შემდეგ უნდა მოჰყვეს ტექსტი, რომელსაც „წერილის სხეულს“ უწოდებენ, ბოლოს კი ხელმოწერა რჩება, მაგალითად, „პატივისცემით, ბრისოვ პეტრ ივანოვიჩ“.

მისალმებები საქმიან მიმოწერაში

ამ ეტაპზე, ღირს თქვენი ყურადღების გამახვილება, რადგან პატივისცემის ჟესტი ძალიან მნიშვნელოვანია საქმიანი კომუნიკაციის ნებისმიერ ასპექტში. მისალმების ოპტიმალური ფრაზაა "დილა მშვიდობისა" ან "გამარჯობა". საქმიანი მიმოწერის წარმართვა ელექტრონული ფოსტით ზღუდავს გამგზავნს გამოიყენოს ფრაზები „საღამო მშვიდობისა“ ან „დილა მშვიდობისა“, რადგან მიმღებს შეუძლია წერილის წაკითხვა გაცილებით გვიან, ვიდრე მის მიღებას. ასევე არ არის სწორი მისალმებისას გამოყენებული სასაუბრო გამოთქმების გამოყენება მისალმებაში.

მისალოცი სიტყვის ან ფრაზის შემდეგ, თქვენ უნდა მიმართოთ ადრესატს სახელით და პატრონიმიკით, ხოლო თუ სახელი უცნობია გამგზავნისთვის, ეს მომენტი შეიძლება გამოტოვოთ. ამის შემდეგ შეგიძლიათ გააგრძელოთ წერილის მიზნის პრეზენტაცია.

დანართები ბიზნეს ელექტრონული ფოსტის მიმოწერაში

თუ წერილის მთავარი მიზანია არა მხოლოდ წერილობითი თხრობა და საკითხის არსის წარმოდგენა, არამედ ფაილის გაგზავნაც, მაშინ უმჯობესია, პირველ რიგში, გადაგზავნილი ობიექტი დაერთოს. ხშირად ხდება, რომ ბევრ გამომგზავნს, უყურადღებობის გამო, წერილის ტექსტში საკითხის არსის დაფიქსირების შემდეგ, ავიწყდება საჭირო დანართის მიმაგრება. ასეთმა დაუდევრობამ შეიძლება უარყოფითად იმოქმედოს საქმიანი წერილის გამგზავნის საქმიან რეპუტაციაზე.

ელექტრონული ფოსტის მისამართი უნდა იყოს ცნობადი და ლაკონური.

საქმიანი ელექტრონული ფოსტის მიმოწერის წესები ავალდებულებს გამგზავნს ჰქონდეს ცნობადი ელექტრონული სახელი, რომელიც უნდა შეიცავდეს ჭეშმარიტ ინფორმაციას გამგზავნის სახელის შესახებ. ოფიციალური წერილები და აპელაციები გამოიყურება ძალიან არამოკლედ და სულელურად, როდესაც არაფორმალური გამონათქვამები ან სიტყვები მითითებულია ელ.ფოსტის მისამართში, მაგალითად, ელექტრონული ფოსტის მისამართი "limon_petya". ზრდასრული ადამიანისთვის ძალიან უღირსად გამოიყურება. საქმიანი მიმოწერისთვის უმჯობესია შექმნათ ცალკე ელ.წერილი და დაიცვან ბიზნეს ელექტრონული მიმოწერის ეტიკეტი.

სწრაფი პასუხის (პასუხის) ფუნქციის გამოყენება ადრე მიღებულ წერილებზე პასუხის გასაცემად

პასუხის ან პასუხის ფუნქცია (შემოკლებით Re:) ეხმარება მომხმარებელს სწრაფად უპასუხოს ადრე გაგზავნილ შეტყობინებებს გამგზავნისგან. ამ ფუნქციას ასევე აქვს მოცემულ თემაზე თანამოსაუბრესთან წინა მიმოწერის წაკითხვის უნივერსალური შესაძლებლობა. მაგრამ საქმიანი ელექტრონული ფოსტის მიმოწერის წესები ავალდებულებს გამგზავნს გადარქმევა საქმიანი წერილის საგანი, თუ მიმოწერის დროს შეიცვალა განხილვის არსი.

საქმიანი წერილის გაგზავნამდე, შეასწორეთ ორთოგრაფიული და პუნქტუაციის შეცდომები.

ელ.ფოსტა ამარტივებს ინფორმაციის გაცვლას, მაგრამ საქმიან მიმოწერაში არ უნდა უგულებელყოთ რუსული ენის წესები, რადგან დაუდევრად დაშვებულმა შეცდომამ შეიძლება გავლენა მოახდინოს გამგზავნის ავტორიტეტზე. წერილის გაგზავნამდე რამდენჯერმე უნდა გადახედოთ ტექსტს და გულდასმით შეამოწმოთ ორთოგრაფიული და პუნქტუაციური შეცდომები. ელ.ფოსტის ბევრ კლიენტს აქვს მართლწერის შემოწმება, ამიტომ ყურადღება მიაქციეთ წითლად ხაზგასმულ სიტყვებს. თუ თქვენ გაქვთ რაიმე ეჭვი სწორი მართლწერის შესახებ, მაშინ უნდა მოიძიოთ დახმარება ინტერნეტში ან შეამოწმოთ მართლწერა მართლწერის ლექსიკონის გამოყენებით.

მისამართის ველი ბოლოს უნდა იყოს შევსებული.

დაუმთავრებელი ან დაურედაქტირებელი წერილების გაგზავნის თავიდან ასაცილებლად, საქმიანი წერილის მიმღების მისამართი უნდა შეიყვანოთ გაგზავნამდე ბოლო მომენტში. ეს წესი ასევე შედის ბიზნეს ელექტრონული ფოსტის მიმოწერის საფუძვლებში. ეს ხდება, რომ ადრესატის ველის შევსებისას, ელ.ფოსტას შეუძლია შესთავაზოს ადრე გამოყენებული მიმღებების სია, აქ ასევე უნდა გაამახვილოთ ყურადღება, რათა შეცდომით არ გაუგზავნოთ შედგენილი საქმიანი წერილი მესამე მხარის ადრესატს.

საქმიანი წერილის სტრუქტურირება

ტექსტის სტრუქტურირების წესები ვრცელდება არა მხოლოდ ქაღალდის მედიაზე, არამედ ელექტრონული ფოსტით საქმიანი მიმოწერის წესებზეც. ყოველთვის არ არის მოსახერხებელი მიმღებისთვის დიდი მოცულობის ტექსტური შეტყობინებების წაკითხვა მონიტორის ეკრანზე. ამ პუნქტის გასამარტივებლად, თქვენ უნდა დაარღვიოთ ტექსტი ლოგიკურად ჩამოყალიბებულ მცირე აბზაცებად და თავიდან აიცილოთ რთული წინადადებები საქმიანი წერილების ტექსტის დაწერისას. საქმიანი წერილში ერთი წინადადების ოპტიმალური სიგრძე უნდა იყოს არაუმეტეს თხუთმეტი სიტყვისა.

საქმიანი წერილის არსი უნდა იყოს მითითებული არსებითად

საქმიანი წერილის მითითებული თემის გარდა, მიმღებს ასევე უნდა აინტერესებდეს ძირითადი ტექსტის მკაფიოდ გამოხატული პირველი და მეორე წინადადება. გამგზავნის ამოცანაა, წერილის დასაწყისში დაასახელოს პრობლემის ან საკითხის არსი, რომელზეც ის მიმართავს მიმღებს. პირველი წინადადება უნდა მიუთითებდეს იმ მიზნით, რისთვისაც იგზავნება საქმიანი წერილი. ნიმუში: „გაცნობებთ, რომ სრულდება 2017 წლის 02.01.2017 No45 ხელშეკრულებით „ნაყარი მასალების მიწოდების შესახებ“ ვალდებულების პირობები. ხელშეკრულების გასაგრძელებლად, თქვენ უნდა წარადგინოთ დოკუმენტების ახალი პაკეტი. დანიშნულ მიზნის წყალობით, მიმღებს აქვს შესაძლებლობა ჩაუღრმავდეს საქმიანი წერილის მთავარ იდეას. თუ წერილის ტექსტი ძალიან დიდია, მაშინ უმჯობესია გამოიყენოთ ობიექტის მიმაგრების ფუნქცია ტექსტური დოკუმენტის სახით, მაგრამ ამავდროულად, ტექსტის ველში დარჩეს ყდა ესე. ანათებს საქმიან წერილს. ნიმუში: ”ჩვენ გამოგიგზავნით წერილის ელექტრონულ ასლს შპს Mak-Stroy-სგან განსახილველად. გთხოვთ, შეგვატყობინოთ თქვენი გადაწყვეტილების შესახებ 2017 წლის 2 იანვარს „ნაყარი მასალების მიწოდების შესახებ“ No45 ხელშეკრულების წერილში მითითებულ ვადამდე გახანგრძლივებასთან დაკავშირებით“.

ყველა ბიზნეს ელფოსტაზე პასუხი უნდა გაეცეს.

არის საქმიანი მიმოწერის უარყოფითი მაგალითები, როდესაც მიმღები რაიმე მიზეზით უგულებელყოფს საქმიან წერილს. ზოგჯერ შეიძლება მართლაც იყოს შემთხვევები, როდესაც პასუხის გაცემა შეუძლებელია გარკვეული სიტუაციების გამო, მაგალითად, პრობლემის გადაჭრის ვადას შეიძლება რამდენიმე დღე დასჭირდეს ან მიმღები ფიქრობს და არ შეუძლია დაუყოვნებლივ უპასუხოს დასმულ კითხვას. ამ შემთხვევაში, ამ საკითხზე მოკლე კომენტარი უნდა გაკეთდეს, მაგალითად, ”გამარჯობა, პეტრ ივანოვიჩ. მე მივიღე თქვენი წერილი, მაგრამ დღეს მიჭირს პასუხის გაცემა, რადგან უნდა მივმართო უმაღლეს ხელმძღვანელობას. თქვენს პრობლემას შევატყობინებ ჩვენი კომპანიის აღმასრულებელ დირექტორს და ოფიციალურ პასუხს გავცემ კვირის ბოლომდე. პატივისცემით, გაყიდვების მენეჯერი ბელოვი ივან გენადიევიჩი.

უნდა გვახსოვდეს, რომ თუ პასუხი არ იყო გაცემული სამი სამუშაო დღის განმავლობაში, მაშინ საქმიანი წერილის მიმღების დუმილი შეიძლება შეფასდეს, როგორც უგულებელყოფა და გამგზავნთან კომუნიკაციაზე უარის თქმა.

საპასუხო წერილების წერისას თქვენ უნდა უპასუხოთ ყველა დასმულ კითხვას.

თუ ადრესატისთვის გაგზავნილი წერილი კითხვითი ხასიათისაა, მაშინ წერილის შედგენისას კითხვებზე პასუხები უნდა გაიცეს იმ თანმიმდევრობით, რომელიც წარმოდგენილია საქმიანი წერილის მიღებულ ტექსტში. თუ დასმულია კითხვები, გამგზავნი იმედოვნებს, რომ მიიღებს მათზე კონკრეტულ პასუხებს. წერილის შედგენისას პასუხები არ უნდა იყოს დანომრილი, საჭიროა მხოლოდ აზრის დალაგება თანმიმდევრობით. ყველა დასმულ კითხვაზე პასუხის გასაცემად, ჯერ მიღებული საქმიანი წერილი რამდენჯერმე უნდა გადაიკითხოთ, ხოლო თუ ძალიან ბევრი კითხვაა, უმჯობესია ცალკე დაწეროთ, რომ არ გამოტოვოთ. თუ შეუძლებელია ზოგიერთ დასმულ კითხვაზე პასუხის გაცემა, ღირს იმის მითითება, რომ ამ მომენტში, რაიმე მიზეზით, პასუხის გაცემა შეუძლებელია.

არ ბოროტად გამოიყენოთ აბრევიატურები, ემოციური დიზაინი და დიდი ასოები

არსებობს საქმიანი მიმოწერის უარყოფითი მაგალითები, როდესაც გამომგზავნიები აზავებენ მას არაფორმალური ნიშნების გამოყენებით სმაილიკების სახით. მათი გამოყენება პოპულარულია სოციალურ ქსელებში კომუნიკაციის დროს, თუმცა, საქმიანი მიმოწერის წესები არ მიესალმება ემოციების ასეთ გამოვლინებებს, რადგან მიმღებმა შეიძლება არ იცოდეს მათი ნამდვილი მნიშვნელობა და მიიღოს ისინი გაუგებარი პუნქტუაციის შეცდომების გამო.

ასევე ღირს უარის თქმა ტექსტის დიდი ასოებით დაწერაზე. ინტერნეტში დიდი ასოებით დაწერილი სიტყვების ერთობლიობას უწოდებენ "ყვირილი ფრაზები" და უფრო ხშირად ასეთ ფრაზებს უარყოფითი კონოტაცია აქვს. მიმღებმა, საქმიანი ელ. ფოსტის წაკითხვისას, შეიძლება უარყოფითად განიხილოს ასეთი შრიფტი, რაც უარყოფითად იმოქმედებს მნიშვნელობის აღქმაზე. თუ საქმიან წერილში აუცილებელია რაიმე პუნქტის მნიშვნელობის ხაზგასმა, უმჯობესია გამოიყენოთ შესავალი ფრაზები, მაგალითად, „გთხოვთ გაითვალისწინოთ, რომ თქვენ უნდა მიაწოდოთ დოკუმენტების პაკეტი ხელშეკრულების გასაგრძელებლად არაუგვიანეს 02/10/ 2017 წ.“ ან „გთხოვთ გაითვალისწინოთ, რომ ხელშეკრულების გასაგრძელებლად საბუთები წარდგენილი უნდა იყოს 2017 წლის 10 თებერვლამდე.

არ გაგზავნოთ სენსიტიური ინფორმაცია ელექტრონული ფოსტით

პერსონალური ან კონფიდენციალური ინფორმაციის გადასაცემად, უმჯობესია უარი თქვან ელ.ფოსტის ყუთებზე, რადგან არსებობს თავდამსხმელების მიერ ინფორმაციის აღების საფრთხე საკუთარი ეგოისტური მიზნებისთვის. ასეთი ინფორმაცია შეიძლება შეიცავდეს: ტელეფონის ნომრებს, საბანკო ბარათების პაროლებს, პერსონალურ საბანკო ანგარიშებს და ა.შ. მნიშვნელოვანია გვახსოვდეს, რომ ინფორმაცია ინახება ფოსტის აგენტის სერვერზე და, გატეხვის შემთხვევაში, შეიძლება მოიპაროს.

წერილის ბოლოს უნდა იყოს გამგზავნის ხელმოწერა.

როგორც უკვე აღვნიშნეთ, თითოეული გაგზავნილი ელ.წერილი უნდა შეიცავდეს კონკრეტულ ხელმოწერას. ხშირად, საფოსტო ყუთის დეველოპერები წარმოადგენენ ხელმოწერის ბლოკის ფუნქციას, რომელშიც შეგიძლიათ შეიყვანოთ თქვენი მონაცემები პოზიციის, სახელისა და საკონტაქტო ტელეფონის ნომრის შესახებ. შემდგომში ეს ბლოკი ავტომატურად გამოჩნდება ყოველი ასოს ბოლოს, რაც გაადვილებს აკრეფას. მნიშვნელოვანია ხელმოწერის სწორად დაწერა, რათა მიმღებს საშუალება ჰქონდეს წერილზე პასუხის გაცემისას სწორად მიმართოს გამგზავნს. ხელმოწერის მაგალითი შეიძლება ასე გამოიყურებოდეს: "პატივისცემით, ნიკოლაი ალექსანდროვიჩ პეტროვი, +79810000000."

დასკვნების გამოტანისას შეიძლება აღინიშნოს, რომ იმისათვის, რომ გაიგოთ, თუ როგორ უნდა ჩაატაროთ ბიზნეს მიმოწერა ელექტრონული ფოსტით, არ გჭირდებათ დამატებითი და რთული საფუძვლების დაუფლება. საჭიროა მხოლოდ ეტიკეტის ელემენტარული წესების დაცვა და რუსული ენის ნორმების დაცვა.