გაზაფხულზე შეადგინეთ წლის გეგმები, დღის გეგმები - დილით
ჩინური ანდაზა
ვის:მფლობელები, ტოპ მენეჯერები, აღმასრულებლები
როცა გეგმა არ გაქვს, შენი ქმედებები ქაოტურია
თითოეული ჩვენგანი, მენეჯერი, ფიქრობს: რამდენად შეიძლება გაიზარდოს პროდუქტიულობა? ჩემს კომპანიაში ემპირიულად მიღებულმა მონაცემებმა აჩვენა, რომ ყოველდღიური დაგეგმვისა და ანგარიშგების დანერგვის შემდეგ გუნდის ეფექტურობა გაიზარდა ~ 40%-ით.
საიდუმლო არ არის, რომ საშუალო რუსულ კომპანიაში თანამშრომლები არიან გაატარეთ სამუშაოზე დღეში საუკეთესოდ 3-4 საათი 8-დან.თუმცა ყველა თავს იჩენს, რომ ასეც უნდა იყოს. ლიდერი კმაყოფილდება ძალადობრივი მოქმედების სახით წარმოდგენებით, როგორც კი ვინმეს ოფისში შეხედავს.
და ქვეშევრდომები... და ქვეშევრდომებზე რას იტყვით? ისინი უფრო მეტად კმაყოფილნი არიან ამ მდგომარეობით: სამუშაო საათებში შეგიძლიათ მოაგვაროთ უამრავი პირადი პრობლემა, განათავსოთ შეკვეთები ონლაინ მაღაზიებში, ისაუბროთ ტელეფონით და სოციალურ ქსელებში მეგობრებთან და ოჯახის წევრებთან. გასაკვირი არ არის, რომ ისინი ამბობენ, რომ ადამიანების 80% მუშაობს ისევე ეფექტურად, როგორც კომპეტენტურად ხელმძღვანელობს.
დასკვნა ბანალურია და ამავდროულად საშინელი სიმარტივით: იმისათვის, რომ კომპანიის ეფექტურობა 40%-ით გაიზარდოს, საკმარისია თანამშრომლები მაინც იმუშაონ. 6.5-7 საათი დღეში(დიახ, რვა უკვე აერობატიკაა!).
ყოველდღიური გეგმა და ანგარიში - უწყვეტი უნარების ტესტი თანამშრომლებისთვის
მაგრამ როგორ გავიგოთ: რომელი თანამშრომელი ლაპარაკობს სოციალურ ქსელებში და ვინ მუდმივად აწარმოებს შედეგებს? მუდამ თქვენს უკან დარჩენა? შეუძლებელია! აქ ყოველი თანამშრომლისთვის სავალდებულო ყოველდღიური გეგმები და ანგარიშები გაწეული სამუშაოს შესახებ მოდის.
თუ ძალიან მოკლედ, ყოველდღიური გეგმებისა და მოხსენებების მნიშვნელობა ასეთია: თანამშრომელი ადგენს სამუშაო გეგმას ყოველი დღისთვის 8-საათიანი დღის მიხედვით და აცნობებს სამუშაო დღის ბოლოს ყოველ დასრულებულ დავალებაზე (დახარჯული დრო, შედეგი. და ა.შ.).
ნებისმიერ კარგ ტექნოლოგიას აქვს სარგებელი ორივე მხარისთვის. მოდით ვისაუბროთ ამაზე.
ყოველდღიური გეგმის სარგებელი კომპანიისთვის
- ამოცანებს თანამშრომლები წყვეტენ მიღებული პრიორიტეტების მიხედვით (კომპანიის ბიზნეს მოთხოვნების გათვალისწინებით), და არა „მინდა“, „უფრო მარტივი“ და „უფრო საინტერესო“ პრინციპით.
- დასაქმებულის „შესვენების“ ალბათობა ნულისკენ მიისწრაფვის. ყოველთვის არის დავალებები რეზერვში. თუ "მარტივი" ხდება, მაშინ ის წინასწარ ჩანს.
- გეგმების დათვალიერების შემდეგ, შეგიძლიათ დაუყოვნებლივ ამოიღოთ „თითიდან ამოღებული“ ამოცანები და შეცვალოთ ისინი სასარგებლო, აქტუალური და შესაბამისი.
- როდესაც ადამიანი გეგმავს 8 სამუშაო საათზე დაყრდნობით და იცის, რომ ამ დროს იქნება მოთხოვნა, „დროის დაკარგვის“ ალბათობა შესამჩნევად მცირდება.
ყოველდღიური გეგმის სარგებელი თანამშრომლისთვის
- მენეჯერი კმაყოფილი იქნება თქვენით, რადგან ყველა უმაღლესი პრიორიტეტული ტექნოლოგიური ამოცანა შედის თქვენს ყოველდღიურ გეგმაში. და "კარგ მდგომარეობაში ყოფნა" ხსნის დამატებით შესაძლებლობებს ვერტიკალურ კარიერაში.
- „მონობის“ გაუქმება, როდესაც ადამიანი სამსახურში ზის „ღამემდე“ (ახლა 8 საათია გამოყოფილი დავალებების შესასრულებლად, შესაბამისად, მენეჯერი მათ თორმეტ საათს აღარ გეგმავს).
მნიშვნელოვანი პირადი და პროფესიული განახლება: დაგეგმვის უნარი აუცილებელია ყველა სფეროში და სამუშაოს გარეთ ცხოვრება არ არის გამონაკლისი.
დღის წესრიგი
სამომავლოდ ვისაუბრებთ მხოლოდ ყოველდღიური და ყოველკვირეული დაგეგმვის პრინციპებზე და გეგმების მოთხოვნებზე. ცალკეული სტატიები ეძღვნება:
- ქვეშევრდომთა ყოველდღიური და ყოველკვირეული გეგმების ხელმძღვანელის ანალიზის ტექნოლოგია - სტატია განვითარებაში.
- სამუშაო ანგარიშების მოთხოვნები, მათი შექმნის მეთოდოლოგია - სტატია შემუშავებაში.
- ქვეშევრდომთა ყოველდღიური და ყოველკვირეული მოხსენებების ხელმძღვანელის ანალიზის ტექნოლოგია. იხილეთ სტატია "".
ლიდერის პირადი ეფექტურობა
მე ასევე ვიყენებ ყოველდღიური დაგეგმვისა და ანგარიშგების ტექნოლოგიას ჩემს საქმიანობაში. მე ვახსენებ ჩემს თავს - აიღეთ იგი სამსახურში, თუ არავის გაქვთ ანგარიში. ამით ჩემი პირადი ეფექტურობა გაორმაგდა(ეს ხუმრობაა!). მათ შორის, უფრო პრიორიტეტული ამოცანების განხორციელების გამო, რადგან მანამდე მე ვიღებდი მათ, რაც პირველად მომივიდა თავში.
და ძალიან სასარგებლო ინფორმაცია. როცა დაგეგმვას იწყებ, დაგეგმვის ეტაპზე ფიქრი გაცილებით ადვილია: ეს შენი ამოცანაა, არ ჯობია მისი დელეგირება? როცა უკვე დავიწყე დავალება და მისი განხორციელების შუალედში მივხვდი, რომ კარგი იქნებოდა დელეგირება, უკვე გაცილებით რთულია მისი „გაშვება“ საკუთარი თავისგან.
ყოველდღიური გეგმების განხორციელებისა და განხორციელების ტექნოლოგია
თქვენს ყურადღებას ვამახვილებ იმ ფაქტზე, რომ აუცილებელია გეგმის შესრულების კონტროლი, დასრულებული ამოცანების დრო და შედეგების ხარისხი.
ბევრმა ლიდერმა გაიტეხა კბილები ყოველდღიური გეგმებისა და მოხსენებების განხორციელების მცდელობისას და აი რატომ:
- შესავალი ოფისის მუშაკების სასტიკ წინააღმდეგობას შეხვდება. თავმდაბლობა, ეს ბუნებრივია, მაგრამ ამისათვის უნდა მოემზადოთ. ალბათ სტატია "" გამოგადგებათ.
- ყოველდღიური გეგმებისა და ანგარიშების განხორციელება, ისევე როგორც შემდგომი მუშაობა ტექნოლოგიის ექსპლუატაციაში შესანარჩუნებლად, მოითხოვს დროის, ფულის, მენეჯერული ძალისხმევის და ლიდერის ნებას. და რაც მთავარია, ელვისებური რეაქცია თანამშრომლების მხრიდან ნებისმიერ დარღვევაზე.
- განხორციელება დამატებით მოუტანს გეგმებისა და ანგარიშების სრულ გამჭვირვალობას. ნებისმიერი უმაღლესი დონის ხელმძღვანელს უნდა შეეძლოს ნებისმიერი ქვედა ხელმძღვანელის და მისი ქვეშევრდომების ანგარიშის ნახვა. უშუალო ხელმძღვანელი პასუხისმგებელია მისი ქვეშევრდომების გეგმებზე. რატომ არ მოსწონთ თანამშრომლებს? ყველა საშუალო მენეჯერს არ აინტერესებს უმაღლესი მენეჯმენტის „ყოვლისმხედველი თვალი“.
ყოველდღიური დაგეგმვის ორგანიზების რეკომენდაციები: განხორციელების მზა რეგულაციები
თანამშრომლის მხრიდან ამოცანების შემომავალი ნაკადის დამუშავების პროცესის ორგანიზება
- დავალების გაჩენისთანავე იგი შედის სამუშაო გეგმაში მიმდინარე ან მომდევნო დღეებისთვის (მიუხედავად იმისა, თუ რა ფორმით იყო დაყენებული) დაგეგმილი დასრულების სავარაუდო თარიღით.
- თუ დავალება განეკუთვნება შემთხვევების კატეგორიას „არაგადაუდებელი და უმნიშვნელო“, ის აღირიცხება ე.წ. თანამშრომელი მიმართავს STACK-ს, როდესაც გეგმავს მომდევნო კვირას, ან როდესაც მას სამსახურში უწყვეტი დრო აქვს.
- თითოეული ამოცანისთვის არჩეულია პრიორიტეტი და დაყენებულია სტანდარტული სიიდან
დასახული დავალება, რომელსაც 3 საათზე მეტი დრო სჭირდება (გარდა ღონისძიებებსა და შეხვედრებში მონაწილეობისა), იყოფა უფრო მცირედ, რომლებსაც საწყისი ენიჭება საბაზო.
ბონუსი: თანამშრომელთა პრიორიტეტების ცხრილის მაგალითი
პრიორიტეტების ცხრილის მაგალითისთვის, რომელიც ეხმარება თანამშრომლებს საკუთარი დაგეგმვის მართვაში, მიჰყევით 2 მარტივ ნაბიჯს:
1) დაწერეთ დეტალური კომენტარი სტატიაზე(კომენტარის ფორმა განთავსებულია სტატიის ბოლოში, იხილეთ ეკრანის სურათი https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV). გაუზიარეთ თქვენი გამოცდილება დაქვემდებარებული დაგეგმვის განხორციელების (აუცილებლად წარმატებული არ არის).
2) გაგზავნეთ შეკითხვარომ მიიღოთ პრიორიტეტული ცხრილის მაგალითი ჩემი პირადი სოციალური მედიის ანგარიშების მეშვეობით:
გეგმაში ამოცანების შეტანის ფორმატის მოთხოვნები
- თითოეული თანამშრომელი გეგმას ამატებს თავისი ამოცანების საორიენტაციო ჩამონათვალს (დავალების მოკლე აღწერა + შესრულების დაგეგმილი დრო). გეგმა მოიცავს შემდეგ ამოცანებს:
- პროექტების ფარგლებში დაგეგმილი;
- ადრე მიღებული ინდივიდუალური დავალებების სახით (ზეპირად, ფოსტით, სკაიპით და ა.შ.). თუ დავალება გარე ამოცანების დაყენების სისტემაშია, მაშინ ამ ამოცანას უნდა დაამატოთ url ბმული; დავალების მიღებისთანავე (ზეპირად, ფოსტით, სკაიპით), ის თავად უნდა შეიყვანოთ თქვენს სამუშაო გეგმაში. ამავდროულად, მოქმედებს ყველა მოთხოვნა ამოცანების შეყვანის ფორმატზე.
- დაგეგმილია თანამშრომლის მიერ საკუთარი ინიციატივით განსახორციელებლად.
- თითოეული ამოცანისთვის უნდა მიუთითოთ:
- დავალების სახელი. ის უნდა ასახავდეს რა მოქმედებებია საჭირო და რომელ ობიექტთან. არსებითი სახელისთვის სასურველია ზმნის სახელობითი და იმპერატიული განწყობის გამოყენება. ეს მნიშვნელოვნად უწყობს ხელს შემდგომ ძიებას ყველა დავალებას შორის. მაგალითი:რეგულაციების შემუშავება: დაგეგმვა („განვითარება“ - იმპერატივი; „რეგულირება: დაგეგმვა“ - სახელობითი შემთხვევა).
- დასრულების სავარაუდო დრო. მაგალითი: გააკეთეთ კომერციული შეთავაზება: 2 საათი 30 წუთი
- Ბოლო ვადა(ბოლო ვადა, რომლითაც უნდა შესრულდეს დავალება). თუ ვერ განსაზღვრავთ დავალების ვადას, დაუკავშირდით თქვენს უშუალო ხელმძღვანელს.
- ამ ამოცანის შესრულების მოკლე გეგმა. დაამატეთ ბმულები ალგორითმებზე, რომლებზეც აპირებთ მოქმედებას და/ან მოქმედების მოკლე გეგმას. მოკლე გეგმის არარსებობა ამოცანის სხეულში უამრავ კითხვას ქმნის სამუშაო გეგმის განხილვისას და რისკს იმისა, რომ დავალება შესრულდეს არაეფექტური/არაოპტიმალური გზით ან არ შესრულდეს 100%-ით და/ან მოითხოვოს გადამუშავება.
- პრიორიტეტი. კონტრაქტორი მას დამოუკიდებლად განსაზღვრავს ცალკე ფორმალიზებული წესების მიხედვით. თუ ვერ განსაზღვრავთ, უნდა დაუკავშირდეთ თქვენს უშუალო ხელმძღვანელს.
- თუ თანამშრომელი ხედავს მისი რესურსის „უკმარისობას“ დაკისრებული დავალების შესასრულებლად, ვალდებულია ამის შესახებ დაუყოვნებლივ აცნობოს სამუშაო მენეჯერს და მის უშუალო ხელმძღვანელს.
ყოველდღიური სამუშაო გეგმა
- გეგმა უნდა შეიქმნას ყოველკვირეული გეგმისა და შემომავალი ოპერატიული ამოცანების საფუძველზე (ყოველკვირეული დაგეგმვის შემოღებამდე: იმ დღისთვის ცნობილი ამოცანების საფუძველზე).
- მომდევნო დღის გეგმა დგება მიმდინარე სამუშაო დღის დასრულებამდე.
- ყოველდღიური დავალებებისთვის დაგეგმილი დრო გამოითვლება:
- ოფისის თანამშრომლებისთვის 8 საათის გამოკლებით ჩვეულებრივი დრო ოპერატიული და ფორსმაჟორული ამოცანების გადასაჭრელად (პროექტის მენეჯერებისთვის: 7 საათი - დაგეგმილი; 1 საათი - შემომავალი ამოცანების გადასაჭრელად). დავალებებისთვის დაგეგმილი დრო შეიძლება განსხვავდებოდეს კვირის დღისა და სხვა პირობების მიხედვით.
- თავისუფალი სპეციალისტებისთვის - თანამშრომლობის პირობების განხილვისას შეთანხმებული დღიური ვადა.
- ახალი დღის გეგმა მოთავსებულია წინა დღის გეგმის თავზე (თუ გეგმებისთვის გამოიყენება ტექსტური დოკუმენტები).
- თუ დღეში 4 საათზე მეტი იხარჯება დაუგეგმავ (პროექტის გეგმებთან მიმართებაში) ამოცანებზე, ან ცხადი ხდება, რომ პროექტის გეგმები ვერ შესრულდება მიმდინარე დატვირთვით, ამის შესახებ მენეჯმენტს დაუყოვნებლივ ეცნობება (არაუგვიანეს მეორე დღისა) .
ყოველდღიური გეგმის მაგალითი (სკრინშოტი Bitrix24-დან)
მაგალითი გვიჩვენებს გეგმას, რომელსაც თანამშრომელი ქმნის Bitrix24 სისტემაში. სკრინშოტი აჩვენებს მხოლოდ პირველ ექვს ამოცანას, დანარჩენი არ ჯდებოდა ეკრანზე. არჩეული სვეტები: 1 - დავალების სახელი; 2 - ვადა; 3 - დაგეგმილი შესრულების დრო.
ყოველკვირეულ დაგეგმვაზე გადასვლა
ყოველდღიური გეგმების დაუფლების შემდეგ თანამშრომლები გადადიან ყოველკვირეულ დაგეგმარებაში. ამავდროულად, ყოველდღიური დაგეგმვა შენარჩუნებულია, მაგრამ მნიშვნელოვნად გამარტივებულია, რადგან. ყოველკვირეულ გეგმაში დავალებები იყოფა დღის მიხედვით. თუ თქვენ არ ახორციელებთ ყოველდღიურ დაგეგმვას თქვენს ქვეშევრდომებთან, ისინი შესაძლოა გეგმავენ თავიანთ კვირას, როგორც ქვემოთ მოცემულ სურათზე.
ყოველკვირეული დაგეგმვის ძირითადი უპირატესობები:
- უფრო გრძელი დაგეგმვის ჰორიზონტი ერთ დღესთან შედარებით
- დროის დაზოგვა თანამშრომლისთვის და მნიშვნელოვანი დროის დაზოგვა მენეჯერისთვის
ყოველკვირეული სამუშაო გეგმა
- როგორ შევადგინოთ გეგმა?
- გაიარეთ ყველა თვიური პროექტის გეგმა, აიღეთ მათგან დავალებების სია, ვადა კვირის ბოლომდე + 5 დღე.
- გახსენით თქვენი ყოველთვიური სამუშაო გეგმა და ჩამოწერეთ სამუშაოს ნაწილი იქიდან.
- შეიტანეთ საოპერაციო ამოცანები (ადრე ცნობილი ან დასახული მენეჯერის მიერ) ყოველკვირეულ გეგმაში.
- ახალი კვირის გეგმა უნდა იყოს შედგენილი წინა კვირის ბოლო სამუშაო დღე(ჩვეულებრივ პარასკევს).
- ამოცანები უნდა დაიგეგმოს მთელი სამუშაო კვირის განმავლობაში, გაცნობითი ხასიათის ამოცანების დროის რეზერვის გათვალისწინებით (განისაზღვრება თითოეული პოზიციისთვის ინდივიდუალურად).
- საჭიროა დაზუსტდეს კვირის შედგენილი გეგმა (შაბათ-კვირას და პირველ სამუშაო დღეს დილით მიღებული ინფორმაციის საფუძველზე) კვირის პირველ სამუშაო დღეს, 12:00 საათამდე(ჩვეულებრივ ორშაბათს)
- სპეციალისტებისთვის, რომლებსაც აქვთ მცირე დონის „გაუთვალისწინებელი“ სამუშაოები (ადგილის ტექნიკური სამუშაოები, პრომო-პროექტის მართვა), კვირა უნდა დაიგეგმოს გაუთვალისწინებელი სამუშაოს გათვალისწინების გარეშე.
- ბოლოს და ბოლოს, ამოცანები და „გაუთვალისწინებელი“ შეიძლება იყოს, ან არა.
- თუ გეგმა არ შესრულდება იმის გამო, რომ „ახლად მიღებული“ ამოცანები დასრულდა, მაშინ გეგმიდან ამოცანების ნაწილი შეიძლება გადავიდეს შემდეგ კვირაში.
ყოველდღიური და ყოველკვირეული გეგმების ავტომატიზაცია
ყველაზე პოპულარული კითხვა: ”რა ფორმით უნდა შეადგინონ გეგმები დაქვემდებარებულებმა?”იდეალურ შემთხვევაში, თქვენ უნდა შეადგინოთ გეგმები სისტემაში ამოცანების სახით, სადაც მომავალში ისინი თვალყურს ადევნებენ შესრულების დროს და წარმოიქმნება ანგარიშები. ჩემი აზრით, დღეს Bitrix24 სისტემა ყველაზე შესაფერისია ამისათვის.
რა მოხდება, თუ თქვენს კომპანიას აქვს ამოცანების დასაყენებლად განსხვავებული სისტემა? იფიქრეთ იმაზე, თუ როგორ უნდა მოაწყოთ დაგეგმვა მისი დახმარებით ჩემს მიერ ჩამოყალიბებული გეგმების მოთხოვნების საფუძველზე. და მაშინაც კი, თუ თქვენ საერთოდ არ გაქვთ ამოცანების დაყენებისა და აღრიცხვის სისტემა, არ აქვს მნიშვნელობა. ჩემს კომპანიაში, დიდი ხნის განმავლობაში, დღის და კვირის გეგმები შედგენილი იყო ცალკეულ ტექსტურ ფაილებში GoogleDocs ფორმატში (ძალიან მოსახერხებელია რედაქტირება და განხილვა). და მხოლოდ გარკვეული პერიოდის შემდეგ ჩვენ მთლიანად გადავედით Bitrix24-ში მუშაობაზე.
პასუხები ხშირად დასმულ კითხვებზე ყოველდღიური გეგმების შესახებ
როგორ დავსახოთ ამოცანები, თუ აღმასრულებელი ოფიცერი არ არის მენეჯერის უშუალო დაქვემდებარებული?
ან მიიღეთ უფლებამოსილება დასახოს ასეთი ამოცანები პროექტის დაქვემდებარების ფარგლებში, ან შეათანხმოთ დავალების დამატებაზე კონტრაქტორის უშუალო ხელმძღვანელთან.
მნიშვნელოვანია გვახსოვდეს: დრო არ არის რეზინი. როდესაც ახალი დავალება მოდის, ის სხვა დავალებას გეგმიდან „გამოაქვს“. დავალებების მინიჭებისას პრიორიტეტები უშუალო ხელმძღვანელის კომპეტენციის საკითხია.
გამოდის, რომ ეს სისტემა აწესებს „ტოტალურ კონტროლს“ დაქვემდებარებულის მუშაობაზე? ეს მისმა ლიდერმა უნდა გააკეთოს. და ეს ლიდერი მისმა ლიდერმა უნდა გააკონტროლოს?
მენეჯერი აკონტროლებს მისი უშუალო ქვეშევრდომების დაგეგმვას (მაგალითად: დეპარტამენტის უფროსი აანალიზებს დეპარტამენტის თანამშრომლების გეგმებს), მაგრამ არა აუცილებლად ყოველდღე. ერთგული თანამშრომლებისთვის (რეგულარული მენეჯმენტის განხორციელების დაწყებიდან 1 წლის შემდეგ, თქვენს კომპანიაში სხვა აღარ დარჩება) გადამოწმების სიხშირე შეიძლება იყოს 1-ჯერ 3 დღეში, კვირაში 1-ჯერ.
ბევრი რამ არის დამოკიდებული კონკრეტული თანამშრომლის პოზიციაზე და გამოცდილებაზე. ასევე დაგეგმვის ტიპზე, რომელიც გამოიყენება ყოველდღიური და ყოველკვირეული გეგმების გარდა: პროექტების ყოველთვიური დაგეგმვა, პროექტების სტრატეგიული გეგმები. თუ ერთ-ერთ თანამშრომელს სჭირდება მუდმივი „ტოტალური კონტროლი“, დაუსვით საკუთარ თავს შეკითხვა: „გჭირდებათ თუ არა ასეთი თანამშრომელი?
ზოგიერთ ლიდერს არ სურს ყოველდღიური კონტროლი. ამას დრო და ყურადღება სჭირდება
მათი ქვეშევრდომებისთვის სამუშაოს დაგეგმვა და მისი შესრულების მონიტორინგი ლიდერის პირდაპირი მოვალეობაა. იმისათვის, რომ დაეუფლოთ ამ ფუნქციას, გირჩევთ ჩაერთოთ თქვენი მენეჯერული კომპეტენციების „გადატუმბვაში“. სტატიის დასახმარებლად "".
მნიშვნელოვანია შეაფასოთ, აქვს თუ არა თქვენს კომპანიას „დახრილობა“ მენეჯერებისთვის „წარმოებისკენ“ მუშაობისას. უპირველეს ყოვლისა, ლიდერმა დრო უნდა გამოყოს ქვეშევრდომების მართვისთვის., შედეგების წარმოება - მეორე ადგილზე და დროის ნარჩენი პრინციპის მიხედვით. თუ მენეჯერს საკმარის დროს უთმობთ მენეჯმენტისთვის და ამავდროულად ის მაინც ცდილობს საკუთარი ხელით შედეგის მიღწევას, მაშინ როცა მისი ქვეშევრდომები გაცივდებიან, ეს კარგი სპეციალისტია, მაგრამ ცუდი ლიდერი.
ამ სტატიის მკითხველებმაც წაიკითხეს
როგორ შევაფასოთ თანამშრომლების საქმიანობა სამუშაო დღის ბოლოს ყოველდღიური მოხსენებების გამოყენებით: "ანალიზის და კომენტარების" მეთოდი
როგორ განახორციელოთ რეგულარული მენეჯმენტი თქვენს კომპანიაში (ნაწილი 1): მიზნები, ძირითადი პრინციპები, დაწყებამდე მომზადება
ჩვენს გარშემო მყოფი ადამიანების სამყაროში უფრო წარმატებული და ნაკლებად წარმატებულია. არიან ისეთებიც, რომლებმაც გააცნობიერეს საკუთარი თავი ბევრ სფეროში და ესმით, რისი მიღწევა სურთ მომავალში. და არიან ისეთებიც, ვინც და ეს ყველაფერი ჩვენი არჩევანია.
იმავდროულად, თქვენ შეგიძლიათ ისწავლოთ საკუთარი ბედის მართვა. ამისათვის თქვენ უნდა დაეუფლოთ პრიორიტეტების სწორად განსაზღვრას და საკუთარი თავის რეალიზებას ცხოვრების ყველა სფეროში, რომელიც გვჭირდება იმისთვის, რომ ვიყოთ ბედნიერი და წინ წავიწიოთ. როგორ ვისწავლოთ ეს?
საიდუმლო ერთი: არ არსებობს უნივერსალური რეცეპტები ყველასთვის შესაფერისი! მაგრამ ეს არ ნიშნავს იმას, რომ შეუძლებელია სხვა ადამიანების მიერ დაგროვილი და გამოცდილი გამოცდილების გამოყენება. პირიქით, ამით უნდა დაიწყოთ. და თქვენ შეგიძლიათ შეასწოროთ და მოახდინოთ ქოუჩების, ბიზნეს მწვრთნელების და ფსიქოლოგების რჩევები თქვენს საჭიროებებზე მოგვიანებით.
პირველადი და მეორადი მიზნები
გაქვთ ცხოვრებაში ყველაზე მნიშვნელოვანი, მთავარი მიზანი? და ყველაზე მნიშვნელოვანი მიზანი წელს? გასაკვირია, რომ ინგლისურ სიტყვა Priority-ს, რომელიც წარმოიშვა მე-15 საუკუნეში, არსებობის ხუთას წელზე მეტი ხნის განმავლობაში მრავლობითი რიცხვი არ ჰქონდა! სწორი და ნორმალური ჩანდა ადამიანებისთვის ერთი, ყველაზე მნიშვნელოვანი მიზანი. ეს მდგომარეობა მე-20 საუკუნემდე გაგრძელდა. ახლა, ნებისმიერ კომპანიაში და ნებისმიერ შეხვედრაზე, თანამშრომლებს ეძლევათ ათი ან მეტი პრიორიტეტული დავალება მხოლოდ მიმდინარე დღისთვის.
თუ ამ პრინციპს შემოუშვით თქვენს ცხოვრებაში, მაშინ საჭეზე მოძრავი ციყვის გრძნობა დარჩება პენსიაზე გასვლამდე. ისწავლეთ პრიორიტეტების რაოდენობის შემცირება და ნათლად გაიგეთ რა არის თქვენი მთავარი ამოცანა – დამწყებთათვის, ყოველ შემთხვევაში, დღეს.
ამავდროულად, დაუყოვნებლივ შეეცადეთ გაიგოთ, ეს არის თქვენი მიზანი, თუ დაკისრებული გარედან - მეგობრების, ახლობლების, მენეჯმენტის და ა.შ. ჩვენს საზოგადოებაში სხვა ადამიანებთან კონტაქტების მოცულობა იმდენად დიდია, რომ ძნელია განვასხვავოთ ის, რისი გაკეთებაც თავად გვსურს და რას გვაკისრებს საზოგადოება. ამიტომ, ხშირად დროის ნახევარზე მეტს ვხარჯავთ ისეთ საკითხებზე, რომლებიც არ არის ჩვენთვის მნიშვნელოვანი, მაგრამ გადაუდებელი და მნიშვნელოვანია სხვებისთვის.
ეს არ ნიშნავს იმას, რომ უარი უნდა ვთქვათ სხვა ადამიანების დახმარებაზე. მაგრამ მნიშვნელოვანია გააცნობიეროთ, რომ ეს არ არის თქვენი ამოცანები და თქვენ მათში ხართ დაკავებული, ნებით გადადებთ საკუთარ საქმეებს მოგვიანებით.
ხუთი ნაბიჯი თქვენი დროის მართვისთვის
დროის მენეჯმენტის პრინციპები ახლა ძალიან პოპულარულია, რაც საშუალებას გაძლევთ გახადოთ ცხოვრება უფრო შინაარსიანი, ორგანიზებული და ჰარმონიული. დაიწერა ტომები დროის მენეჯმენტის შესახებ, და მიუხედავად ამისა, ფსიქოლოგებისა და მწვრთნელების დიდი რაოდენობა აგრძელებს ხალხს ასწავლოს როგორ სწორად მართონ დრო.
გაითვალისწინეთ, რომ ბევრად უფრო მნიშვნელოვანია ამაზე არ ისაუბროთ, არამედ დაიწყოთ დროის მენეჯმენტის რამდენიმე პრინციპის დანერგვა საკუთარ ცხოვრებაში და თქვენ თვითონ მიხვდებით, რომელი ტექნიკაა თქვენთვის შესაფერისი და რომელი არა. ეს პრინციპები საკმაოდ მარტივია, მაგრამ მნიშვნელოვანია მათი სისტემატური განხორციელება.
Პირველიგასაკეთებელია სწორედ იმ პრიორიტეტების ხაზგასმა, რომლებიც უკვე განიხილეს. პრაქტიკაში, ეს რთულია, ამიტომ თქვენ უნდა შეადგინოთ ყველაზე მნიშვნელოვანი, გლობალური მიზნების სია. შემდეგ კი გაფილტრეთ იგი მნიშვნელობისა და გადაუდებლობის მიხედვით. ამის გაკეთება აუცილებელია. აი, რა უთხრა ამის შესახებ ფსიქოლოგ-კონსულტანტმა ვიქტორია ტიმოფეევამ Mir 24-ის კორესპონდენტს:
”თუ არ გეგმავთ თქვენს მომავალს, თუ არ გაქვთ მიზანი ან გეგმა, მაშინ თქვენ ჰგავხართ ნავს, რომელიც უაზროდ მიფრინავს ოკეანეში, იმის იმედით, რომ სადმე კარგი იქნება. დამეთანხმებით, სისულელეა ამის მოლოდინი. ისევე, როგორც GPS გიბიძგებთ დანიშნულების ადგილამდე, თქვენ გჭირდებათ საკუთარი შიდა GPS, რომელიც დაგეხმარებათ.”
მეორე ნაბიჯიარის დიდი დიდი გეგმების დაშლა მცირე ამოცანების ჩამონათვალში, რომლებიც რეალურად შეიძლება შესრულდეს. ნუ გადადებთ დიდი საქმის დაწყებას! როდესაც იდეა მოცულობითია, ის გაშინებს, მაგრამ როგორც კი პირველის კეთებას იწყებ, ფინალისკენ მიმავალი გზა უკვე წარმოდგენილია როგორც საკმაოდ შესასრულებელი ამოცანების სია.
მესამე ნაბიჯიარის უარი მეორეხარისხოვან საქმეებზე. ფოკუსირება მხოლოდ ძირითადზე! ამას პარეტოს პრინციპი ჰქვია. ნათქვამია, რომ დადებითი შედეგების 80%-ს ვიღებთ ძალისხმევის მხოლოდ 20%-ის გამოყენებით. და მთელი დანარჩენი ჩვენი ძალები მიდიან საქმეების დარჩენილი მცირე ჩამონათვალის აღსრულებაზე. ამიტომ, ჩვენ უნდა გავაკეთოთ მხოლოდ ის, რაშიც შეგვიძლია ვიყოთ ეფექტური. და რაც რჩება, სჯობს აუთსორსორსს, აუთსორსორსს, ან თუნდაც გაათავისუფლოს, როგორც არა ყველაზე მნიშვნელოვანი.
მეოთხე- აუცილებლად დაასრულეთ დღეში ერთი ან ორი მომლოდინე ამოცანის შესრულება.
Და ბოლოს მეხუთე- შეაფასეთ თქვენი ეფექტურობა, გააუმჯობესეთ იგი მუდმივად. ნუ დატოვებთ გრძელვადიან საქმეებს შუა გზაზე, არამედ მიიყვანეთ მათ ლოგიკურ დასასრულამდე და დაისახეთ ახალი მიზნები.
Სულ ეს არის. მიუხედავად იმისა, რომ თითოეული პუნქტი შეიძლება განთავსდეს რამდენიმე ლექციაზე. მაგრამ თეორიის გაუთავებლად შესწავლის ნაცვლად, უმჯობესია აიღოთ სხვა ადამიანების მიერ გამოგონილი მეთოდები და თავად სცადოთ მათი გამოყენება. თქვენ სწრაფად მიხვდებით, რა ჯდება და რა არა. ყოველივე ამის შემდეგ, თქვენი დროის მართვა მხოლოდ უნარია. მაგრამ ეს ჩვენს ცხოვრებას ბევრად უფრო შინაარსობრივ და სტრუქტურირებულს ხდის.
გეგმები წლისთვის, კვირისთვის, თვისთვის
გრძელვადიანი დაგეგმვის პარალელურად, რომელიც ჯერ კიდევ მომწიფებას საჭიროებს, ღირს უფრო გასაგები და რეალური გეგმების შედგენა დღისთვის და კვირისთვის. იდეალურ შემთხვევაში, თქვენ უნდა გქონდეთ დაკავშირებული გეგმები წლისთვის, თვისთვის, კვირისთვის, დღისთვის.
უმჯობესია, მომავალი წლის გეგმები დაწეროთ წინა წლის ბოლოს, მაგრამ იანვარში, რა თქმა უნდა, ამაზე ფიქრი გვიანი არ არის. ჯერ ჩამოაყალიბეთ ძირითადი მიზნები და აღნიშნეთ ძირითადი მოვლენები. როდის მოხდება ისინი? ახლა დაიწყეთ თქვენი შვებულების დაგეგმვა! წლიურ გეგმაში ჩართეთ შვებულება და სად გაატარებთ, ასევე ყველა შვებულება, მოგზაურობა და მოგზაურობა. ახლა გადაწყვიტეთ, როდის უნდა მოაწყოთ ისინი, რომ შეიძინოთ საუკეთესო და იაფი ბილეთები და დაჯავშნოთ სასტუმროები.
თქვენი წლიური გეგმა ასევე უნდა შეიცავდეს რაღაც ახალს, რომლის გაკეთებასაც აპირებთ, იქნება ეს ენის სწავლა, წონის დაკლება თუ ვარჯიში, სამუშაოს შეცვლა თუ ბინის რემონტი. დანიშნეთ მნიშვნელოვანი თარიღები, რომლებიც დაკავშირებულია არა მხოლოდ სამუშაოსთან ან სწავლასთან, არამედ ჰობიებთან და პირად ცხოვრებასთან.
თვის გეგმებიც იწერება, ოღონდ ვადების უფრო დეტალური შესწავლით. თქვენ უნდა დაწეროთ ისინი წინა თვის ბოლოს და შემდეგ შეგიძლიათ დაარეგულიროთ ისინი, ასევე წლიური გეგმები, სხვათა შორის - ეს ნორმალურია!
დარწმუნდით, რომ პირველი ყოველთვიური გეგმა ასახავს იმ გლობალურ მიზნებს, რომლებიც ყოველწლიურ გეგმაშია. რაც უფრო ადრე დაიწყებთ მათ განხორციელებას, მით უკეთესი! უმჯობესია დაუყოვნებლივ შევაფასოთ „სტიქიის მასშტაბები“ და გავიგოთ, რა არის მეათედის გაკეთება პირველ თვეში. მეათეა და არა მეთორმეტე, რადგან უფრო მეტი შვებულება და შვებულება იქნება, რომლის დროსაც დასვენებით იქნებით დაკავებული და არა საქმით.
არ დაივიწყოთ მეგობრების დაბადების დღეები, ნათესავებთან სტუმრობა და სხვა ვიზიტები. ჩაწერეთ ყველა გეგმა კალენდარში. შეიტყვეთ, რომელი დაგეგმვის აპლიკაციების გამოყენება გსიამოვნებთ. სცადეთ რამდენიმე ელექტრონული და ქაღალდის ორგანიზატორი ან დაგეგმვის სხვა ინსტრუმენტი.
კვირის გეგმები მზადდება კვირა საღამოს, ან, თუ გსურთ, პარასკევს. აქ აუცილებელია ნათლად გავფილტროთ უმნიშვნელო რამ! როგორ შეავსოთ თქვენი კვირა არ არის საკითხი. მაგრამ როგორ გამონახოთ დრო მთავარი საქმისთვის? ამიტომ, დაიწყეთ მთავარი. ჩაწერეთ გეგმაში, რა გიბიძგებთ იმ პრიორიტეტული მიზნებისკენ, რომლებიც ჩამოაყალიბეთ წლიურ გეგმაში.
გადამწყვეტად შეიყვანეთ ყოველკვირეული გეგმა და რის დაწყებას აპირებდით, მაგრამ გადადებთ ან გეშინიათ. გსურთ კვირაში სამჯერ ვარჯიში? დროა დაადგინოთ ვარჯიშის დღეები და დრო!
უმჯობესია ყოველკვირეულ გეგმაში ასახოთ ყველაფერი, რაც თქვენს დროსა და გონებრივ რესურსებს მოითხოვს, რათა სწორად გაანაწილოთ ისინი და მოიცილოთ ყველაფერი არასაჭირო თუ არასაჭირო. არ დაგავიწყდეთ დატოვოთ გეგმაში დრო ბავშვებთან და ოჯახთან კომუნიკაციისთვის, მეგობრებთან შეხვედრისთვის, სიამოვნებისთვის და დასვენებისთვის!
ყოველდღიური დაგეგმვა ყველაზე საპასუხისმგებლოა. ჩვენი ცხოვრება ხომ დღეებისგან შედგება. ეს ნიშნავს, რომ სწორედ ამ ეტაპზე ვაპროექტებთ ყველა ჩვენს მომავალ წარმატებას და წარუმატებლობას. უმჯობესია დაგეგმოთ თქვენი დღე წინა დღის საღამოს. ასე რომ, თქვენ უკვე აძლევთ საკუთარ თავს წინასწარ ინსტალაციას, რომ გაუმკლავდებით ყველაფერს და გექნებათ დრო დაგეგმილი ყველაფრისთვის და მაშინვე იღვიძებთ ამ ცოდნით.
ფოტო: ალან კაციევი (MTRK Mir)
დაალაგეთ ამოცანები სიაში პრიორიტეტული თანმიმდევრობით და პირველ რიგში გააკეთეთ მხოლოდ ყველაზე გადაუდებელი და მნიშვნელოვანი. თუ ყველაზე რთულს მოგვიანებით დატოვებთ, მაშინ ეს სტრესის მდგომარეობაში ჩაგაგდებთ. უმჯობესია სწრაფად გაუმკლავდეთ ყველაფერს რთულსა თუ უსიამოვნოს და ამოისუნთქოთ.
მართალია, ზოგიერთი ფსიქოლოგი ამტკიცებს, რომ ასეთი სტრატეგია ყველასთვის შესაფერისი არ არის. ყოველივე ამის შემდეგ, ჩვენ უნდა გავითვალისწინოთ საკუთარი ბიორიტმებიც. თუ „ღამის ბუ“ ხართ და თქვენი აქტივობის პიკი შუადღისას არის, მაშინ, შესაძლოა, შესრულებული დავალებების სირთულის თანდათან გაზრდის ტაქტიკა უფრო ეფექტური იყოს თქვენთვის. ასეა თუ ისე, თქვენი დღის ამოცანების სია ყოველთვის ხელზე უნდა იყოს. თუ დღის ბოლოს ყველა საქმე გადახაზული აღმოჩნდა, მაშინ თქვენი ეფექტურობა საუკეთესო იყო!
SMART - ტექნიკა, რომელიც სასწაულებს ახდენს?
დონის როსტოვიდან ცხოვრების მწვრთნელი დანა დორონინა თავის საიდუმლოებებს Mir 24-ის მკითხველებს უზიარებს. იგი მიიჩნევს SMART მეთოდოლოგიას, რომელიც გამოიყენება მენეჯმენტში, მიზნების დასახვაში და, რა თქმა უნდა, დაგეგმვაში, ერთ-ერთ ყველაზე ეფექტურ და ამავდროულად მარტივ პრაქტიკულ გამოყენებაში. აი, რაზეა საუბარი: როგორც კი დაიწყებთ დროის მართვას და პრიორიტეტების განსაზღვრას, მნიშვნელოვანია დაიცვათ ხუთი რამ, რაც SMART-ს მიღმაა.
S (სპეციფიკური) . გეგმების შედგენისას, თქვენ უნდა გქონდეთ მკაფიო წარმოდგენა იმის შესახებ, თუ როგორი იქნება საბოლოო შედეგი, რომლის მიღწევაც გსურთ. მაგალითად, მიზანი „ამ თვეში წონის დაკლება“ ბუნდოვანი მიზანია. უფრო სწორი ფორმულირებაა „დაიკელი წონაში ამ თვეში 5 კგ-ით“.
M (გაზომვადი) . თქვენ თვითონ უნდა განსაზღვროთ კრიტერიუმები, რომლითაც შეაფასებთ თქვენი გეგმის განხორციელებას. გარდა ამისა, თქვენ შეგიძლიათ დანიშნოთ თქვენთვის ქვედა და ზედა ზოლები - მინიმალური (რომელზეც ქვემოთ ვერ ჩახვალთ გეგმის განხორციელებისას) და მაქსიმალური (თქვენი საუკეთესო შედეგი) ინდიკატორები.
ა (მიღწევადი) - მიუწვდომლობა . მიღწევადობის დადგენის ეტაპზე აუცილებელია პასუხის გაცემა კითხვაზე: „არის თუ არა დასახული დავალება ჩემთვის რეალური?“. თუ, მაგალითად, ჭარბი წონა გაქვთ და საკუთარ თავს დაისახეთ მიზანი, რომ თვეში 20 კგ დაიკლოთ. - მაშინ ეს მიზანი მიუღწეველთა კატეგორიას მიეკუთვნება. ამ შემთხვევაში აუცილებელია მისი კორექტირება და ჩანაცვლება უფრო მიღწევადი და რეალისტურით. მაგალითად, წონის დაკლება 8 კგ-ით.
მიზნის მიღწევის წერტილზე მუშაობისას, თქვენ ასევე უნდა განსაზღვროთ ინსტრუმენტები და გზები, რომლითაც შეგიძლიათ ამ მიზნის მიღწევა. წონის დაკლების მაგალითში ეს ვარიანტები შეიძლება იყოს: ეწვიეთ დიეტოლოგს, დაიწყეთ დილაობით სირბილი, შეცვალეთ დიეტა, მიიღეთ გარკვეული მედიკამენტები, დარეგისტრირდით მასაჟზე. თქვენი ამოცანაა შეაფასოთ ყველა ის რესურსი, რომელიც თეორიულად შეგიძლიათ გამოიყენოთ მიზნის მისაღწევად. მათ გაანალიზების შემდეგ, თქვენ უნდა აირჩიოთ ის, რისი პრაქტიკაში გამოყენებაც შეგიძლიათ.
R (რელევანტური) - მნიშვნელობა . მიზნის მნიშვნელობის განსაზღვრისას ჰკითხეთ საკუთარ თავს: „ნამდვილად მინდა ამ შედეგის მიღწევა?“. შესაძლოა, ეს არ არის თქვენი მიზანი და მხოლოდ დროს და ენერგიას დაკარგავთ. ასევე გაანალიზეთ, რამდენად შეესაბამება ეს მიზანი თქვენს სხვა გეგმებს, რომლებიც ადრე იყო დასახული. ეწინააღმდეგება თუ არა მათ, დაარღვევს თუ არა თქვენი საყვარელი ადამიანების სულიერ კომფორტს?
T (შეზღუდული დრო) - დროის მაჩვენებელი. განსხვავება პროექტსა და ოცნებასა და უბრალო სურვილს შორის არის ის, რომ პროექტს აქვს მკაფიოდ განსაზღვრული პერიოდი, რომელშიც თქვენ განახორციელებთ მას. ამიტომ აუცილებელია პროექტზე მუშაობის დაწყების თარიღი და მისი დასრულების თარიღის რეგისტრაცია.
Life-Coach Dana Doronina-ს თქმით, მისმა კლიენტებმა, რომლებმაც გამოიყენეს ეს ტექნიკა მოკლე დროში, მიიღეს შედეგები, რამაც ისინი პიროვნული ზრდის ახალ რაუნდში მიიყვანა.
ტატიანა რუბლევა
"კარგი გეგმა დღეს უკეთესია, ვიდრე ძალიან კარგი გეგმა ხვალ"
პლატონი
დრო მხოლოდ გვაუმჯობესებს..
სწორად დაგეგმილი სამუშაო ან სხვა ტიპის აქტივობა არის ამოცანის წარმატებით შესრულების გასაღები და არის თვითორგანიზების ინსტრუმენტი. იმისათვის, რომ დაგეხმაროთ ისწავლოთ როგორ მართოთ თქვენი დრო და აქტივობები დამოუკიდებლად, აქ მოცემულია რამდენიმე კონკრეტული ნაბიჯი, რომელიც დაგეხმარებათ. თუმცა, პირველ რიგში, თქვენ უნდა გესმოდეთ ტერმინოლოგია და გაიგოთ, რატომ არის ასე მნიშვნელოვანი თქვენი დროისა და მუშაობის სწორად დაგეგმვა. რა თქმა უნდა, თქვენ იცით, რომ წარმატებული ადამიანები ძალიან კარგად ახერხებენ დაგეგმვის ინსტრუმენტებს.
აქტივობების დაგეგმვა წარმატებული ადამიანის ერთ-ერთი საიდუმლოა..
ქვემოთ მოცემულია მიზეზები, თუ რატომ არის დაგეგმვა მნიშვნელოვანი ინსტრუმენტი თვითორგანიზაციისა და თვითგანვითარების საკითხში.
აქტივობის დაგეგმვა არის თქვენი დღის რუკა.
თუ საღამოს ისწავლით დროისა და საქმეების დაგეგმვას, ახალი დღის დადგომასთან ერთად, მოიგებთ აქტიურ დროს მინიმუმ საათს. საღამოს შეგიძლიათ დაგეგმოთ არა მხოლოდ გაღვიძებისა და ადგომის დრო, არამედ სამუშაო გეგმა შეადგინოთ მომდევნო დღის ყოველი საათისთვის. როგორც წესი, ადამიანი, რომელსაც არ აქვს შედგენილი დღის სამოქმედო გეგმა, ხარჯავს ერთიდან ხუთ წუთამდე საქმიანობის სფეროს განსაზღვრას. მაგრამ ამ პერიოდის განმავლობაში შეუძლებელია პრიორიტეტული და მეორეხარისხოვანი ამოცანების სწორად განსაზღვრა, შეუძლებელია ყველაფრის გათვალისწინება, რაც თქვენს ყურადღებას საჭიროებს. ეფექტური სამოქმედო გეგმის შედგენის გადაწყვეტისას, ადამიანი, რომელიც არ არის მიჩვეული, დახარჯავს სამუშაო დროს მინიმუმ ერთ საათს. იმის გაცნობიერებით, რომ დრო დაიკარგება, ადამიანი, როგორც წესი, გადაწყვეტს არ შეადგინოს რაიმე გეგმა, არამედ იმოქმედოს ახირებაზე: "მე ვაკეთებ იმას, რაც მახსოვს". მაგრამ ეს მიდგომა სრულიად მოკლებულია ეფექტურობას. ერთი დავალების დაწყების შემდეგ, ადამიანს მოულოდნელად ახსოვს სხვა, კიდევ უფრო მნიშვნელოვანი დავალება, გადააქვს ყურადღება მასზე. ამ პროცესში ის იშლება, როცა მისი აზრები ერთიდან მეორეზე გადადის. შედეგად არც ერთი და არც მეორე დავალება არ შესრულებულა. ყველაზე ხშირად ადამიანი ჩქარობს გადაუდებელი საქმეების დასრულებას. მაგრამ გადაუდებელი არ ნიშნავს ნამდვილად მნიშვნელოვან და მნიშვნელოვანს თავად ადამიანისთვის. ნაკლებად სავარაუდოა, რომ გადაუდებელმა საქმემ დადებითი გავლენა მოახდინოს ადამიანის შემდგომ ცხოვრებაზე.
თქვენი აქტივობების დაგეგმვაზე დახარჯული დროის ერთი წუთი დაზოგავს სამუშაოზე დახარჯულ ათ წუთს. ამრიგად, თქვენი საქმიანობის დაგეგმვის სწავლით, შეგიძლიათ მიიღოთ 200 პროცენტიანი ანაზღაურება თქვენი ენერგიის ინვესტიციიდან.
ვისაც მიჩვეულია ხვალინდელი სამუშაოს დაგეგმვა, თორმეტ წუთზე მეტს არ სჭირდება ყველა საჭირო ამოცანის ჩაწერა, პრიორიტეტული თანმიმდევრობით განაწილება. წინა დღით გატარებული თორმეტი წუთი მოგცემთ შესაძლებლობას დაზოგოთ პროდუქტიულობის ორი საათი, რაც აუცილებლად გაზრდის თქვენი სამუშაოს პროდუქტიულობის დონეს. თუ ამ დროს გაამრავლებთ კალენდარული თვის დღეების რაოდენობაზე, გამოდის, რომ შეგიძლიათ დაზოგოთ თვეში ხუთამდე სამუშაო დღე. მშვენიერია, არა!
აქტივობების დაგეგმვა გასწავლით პრიორიტეტების სწორად განსაზღვრას.
საქმიანობის პრიორიტეტული სფეროების სწორად განსაზღვრის უნარი ხელს უწყობს ყველაზე მნიშვნელოვანი, პერსპექტიული და მნიშვნელოვანი ადგილების იდენტიფიცირებას. ხშირად ხდება, რომ ადამიანი დროს ატარებს იმაზე, რაც მოსწონს, იმაზე, რაც სიამოვნებას ანიჭებს. თუმცა, პრიორიტეტი უნდა მიენიჭოს იმას, რაც უნდა გაკეთდეს. კონცენტრირებისა და მთავარის უპირატესობის მინიჭების სურვილი იწვევს იმ ფაქტს, რომ ადამიანი ვერ აღწევს თავის მიზანს.
აქტივობების დაგეგმვა აპროგრამებს ადამიანის გონებას.
თქვენ, რა თქმა უნდა, არაერთხელ შეგხვედრიათ ისეთ სიტუაციაში, როდესაც იმისდა მიხედვით, თუ რამდენად ნათლად არის ჩამოყალიბებული თქვენი სურვილი, ის მეტ-ნაკლებად ადვილად რეალიზდება. დაგეგმვა უნიკალური პროცესია, რომელიც ეხმარება ადამიანს გააცნობიეროს რისკენ მიისწრაფვის სინამდვილეში და, შედეგად, განასახიერებს ამ მისწრაფებებს.
ზოგჯერ ადამიანი უბრალოდ ფიქრობს, რომ რაღაცის გაკეთება სჭირდება. მაგრამ სინამდვილეში, მას ადვილად შეუძლია ამის გარეშე. შორს მიმავალი მნიშვნელობის მსგავსი შემთხვევები დაბალი პრიორიტეტულია და დროთა განმავლობაში სრულიად ქრება სავალდებულოთა სიიდან.
მოდით შევხედოთ დაგეგმვის კონკრეტულ მეთოდებს.
გამოყავით დრო ყოველ საღამოს, რათა შეადგინოთ გეგმა, რომელშიც ჩამოთვლილია ყველა ის, რაც უნდა გააკეთოთ მნიშვნელობის მიხედვით. ახალი დღის დადგომასთან ერთად განაგრძეთ 1-ლი პუნქტით დაწერილი დავალება. არ გადახვიდეთ შემდეგ დავალებაზე, სანამ არ დაასრულებთ პირველს. მიჰყევით თანმიმდევრობას, რომლითაც უნდა გააკეთოთ ყველაფერი, რაც ჩაწერეთ. არ გადახვიდეთ შემდეგზე წინას დასრულების გარეშე. თქვენ შეგიძლიათ შეაჩეროთ და არ დაასრულოთ ის მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ გარემოებები ერევა, რომელსაც ვერ შეცვლით. მაგრამ ამ შემთხვევაშიც კი ყველა ღონე შეასრულეთ რაც შეიძლება მალე დაასრულოთ რაც დაიწყეთ. როგორც კი დაასრულებთ ერთ ამოცანას, გადადით შემდეგზე.
დაგეგმვის მეთოდები და გზები.
- დამწყებთათვის დაგეგმვა
იმისათვის, რომ ისწავლოთ როგორ დაგეგმოთ თქვენი სამუშაო, საწყის ეტაპზე მხოლოდ კალამი და ფურცელი გჭირდებათ. ჩამოწერეთ ყველა დავალება და გეგმა, რომლის შესრულებაც ხვალ მოგიწევთ. ამოცანები უნდა დაინიშნოს მათი მნიშვნელობის მიხედვით. როდესაც დაასრულებთ თითოეულ პუნქტს, გადაკვეთეთ იგი სიიდან. ამ მეთოდში არაფერია რთული, მაგრამ როგორც კი შეეცდებით თქვენი გეგმის შესრულებას, გაგიკვირდებათ რამდენად ეფექტურია ეს მეთოდი. ეს მეთოდი საშუალებას გაძლევთ დაგეგმოთ მოვლენების განვითარება უახლოესი დღის განმავლობაში. დროთა განმავლობაში ხვდები, რომ შეგიძლია დაგეგმო შენი ცხოვრება ბევრად უფრო დიდხანს. - დაგეგმვის პირობების გაუმჯობესება
იმისათვის, რომ გააუმჯობესოთ პირობები, რომლითაც გეგმავთ თქვენს მომავალ ბიზნესს, თქვენ უნდა შეიძინოთ: დღიური, დღიური და დაგეგმვის კალენდარი. მოდით უფრო ახლოს მივხედოთ.
დღიური- სპეციალური რვეული, რომელშიც ჩაწერილია თქვენი შეხვედრები და საჭირო ნივთები ყოველი მომდევნო დღისთვის. თქვენ ასევე შეგიძლიათ გამოიყენოთ დღიური მომავალი დღის, კვირის ან თვის ყველაზე მნიშვნელოვანი პუნქტების ჩასაწერად. დღიური საშუალებას გაძლევთ ჩაწეროთ მნიშვნელოვანი აზრები, რომლებიც თავში მოგივიდათ. თქვენ უნდა განიხილოთ დღიური, როგორც ადგილი, სადაც კონცენტრირებულია ყველაზე მნიშვნელოვანი და მნიშვნელოვანი ინფორმაცია მომავალი დღის მოვლენებთან დაკავშირებით. ყოველ საღამოს უნდა გამოყოთ დრო მომავალი მოვლენებისა და ამოცანების ჩასაწერად, რომლებსაც მეორე დღეს შეასრულებთ. აქ მოქმედებს ერთი წესი: ნუ დაიწყებთ ახალ დღეს დაგეგმვის დასრულების გარეშე.". ამ წესის წყალობით, თქვენ საბოლოოდ მიხვდებით, რომ თქვენს ძალაშია დაგეგმოთ არა მხოლოდ მომავალი დღის მოვლენები, არამედ გააკონტროლოთ თქვენი ჯანმრთელობა, გააუმჯობესოთ თქვენი კეთილდღეობა და გააუმჯობესოთ ცხოვრების ხარისხი. როცა არ გეგმავთ მომავალ დღეს, ყველაზე მცირე დანაკარგი არის ერთი საათის დაკარგვის დრო, ყველაზე დიდი კი მთელი დღე. არ არის განსაზღვრული პრიორიტეტები, ადამიანი გადადის მეორეხარისხოვანი დავალებების შესრულებაზე. შედეგად, დღის ბოლომდე მიდის იმ ფიქრით, რომ მთელი დღე არავინ იცის რაზე გაატარა, მაგრამ შედეგი არ არის.
დღიურის გამოყენების აუცილებლობასთან დაკავშირებული დასკვნები:
- შეიტანეთ წესრიგი თქვენს ცხოვრებაში. შეადგინეთ დეტალური გეგმა მომავალი ამოცანებისა და მოვლენების შესახებ, რომლებიც უნდა დასრულდეს მომდევნო დღისთვის.
- გააანალიზე რაც დაწერე. დაალაგეთ საგნები მნიშვნელობის მიხედვით. სანამ რამეს დაიწყებთ, მკაფიო პრიორიტეტები უნდა დაისახოთ.
- მიეჩვიეთ ენერგიას მხოლოდ მნიშვნელოვანი და მნიშვნელოვანი საქმეების კეთებაზე, რაც სასურველ შედეგამდე მიგიყვანთ. მომავალი დღის დაგეგმვის ჩვევის გამომუშავების შემდეგ, შეგიძლიათ გაზარდოთ თქვენი პროდუქტიულობა მასშტაბების რიგითობით.
Დღიური- წერილობითი (ელექტრონული) საშუალება, რომელიც შეიცავს იმ ბრძნულ და მნიშვნელოვან აზრებს, რომლებიც ოდესმე შეგხვედრიათ თქვენს ცხოვრებაში. ბრძნული იდეა შეიძლება თითქმის ნებისმიერისგან მოვიდეს. ფასდაუდებელი აზრი ნებისმიერ დროს შეიძლება მოგივიდეს. იმისათვის, რომ არ დაკარგოთ და არ დაივიწყოთ, გჭირდებათ დღიური. არ მისცეთ უფლება კარგ იდეას ხელიდან გაუშვათ. დიდ აზრს შეუძლია რადიკალურად შეცვალოს ადამიანის ცხოვრება. დღიური არის ისეთი რამ, რომელიც ყოველთვის უნდა იყოს ადამიანის გვერდით.
დაგეგმვის კალენდარი.დაგეგმვის კალენდრის (დამგეგმავი) გამოყენება საშუალებას გაძლევთ შეადგინოთ გეგმები ერთ დღეზე მეტი პერიოდის განმავლობაში. როდესაც გესმით, რომ ერთი დღის დაგეგმვა ეფექტურია, ეს ნიშნავს, რომ შეგიძლიათ დაგეგმოთ საქმეები უფრო გრძელი პერიოდის განმავლობაში - კვირაში. მსგავსი წესი მოქმედებს: არ დაიწყოთ მომავალი კვირა, სანამ არ დაასრულებთ მის დაგეგმვას».
კვირის დაგეგმვის ათვისების შემდეგ გადადით შემდეგ ეტაპზე - დაიწყეთ თქვენი მოქმედებების დაგეგმვა ერთი თვით ადრე. და აქ ასევე მოქმედებს წესი: არ დაიწყოთ მომავალი თვე, სანამ არ დაგეგმავთ მას».
ამის შემდეგ, თქვენ შეძლებთ მომავალი დღის მიზნების ჩამოყალიბებას იმ მიზნების შესაბამისად, რაც დასახული გაქვთ უფრო გრძელი პერიოდის განმავლობაში: სამი თვე, ექვსი თვე და ერთი წელი. ალბათ ახლა ფიქრობთ, რომ საქმიანობის დაგეგმვას დრო სჭირდება, იწვევს გარკვეულ სტრესს. მაგრამ, როდესაც ისწავლეთ თქვენი ცხოვრების დაგეგმვა, შეგიძლიათ მიაღწიოთ ბევრად უფრო სერიოზულ და მნიშვნელოვან შედეგს, ვიდრე თუ არ დაეუფლებით ამ მეცნიერებას. თქვენი ყოველი ქმედება უფრო მნიშვნელოვანი და ეფექტური იქნება, ვიდრე დაუგეგმავი სამუშაო. დიახ, თქვენ უნდა მიუდგეთ დაგეგმვას პასუხისმგებლობისა და დისციპლინის გრძნობით. მაგრამ როგორც კი ისწავლი დაგეგმვას, ხდები დროის ოსტატი. თავად დაგეგმვა ხელს უწყობს მომავალი ბიზნესის უფრო მკაფიოდ და ნათლად ჩამოყალიბებას, რაც ხელს უწყობს მიზნის უფრო სწრაფად მიღწევას. თქვენი დროის მუდმივი დაგეგმვის უნარი შესაძლებელს ხდის განისაზღვროს საქმიანობის ტიპი, რომელსაც აქვს უფრო მნიშვნელოვანი პრიორიტეტები. ეს ასევე იწვევს შესრულებული სამუშაოს ეფექტურობის ზრდას.
1. სტრატეგიული დაგეგმვაეს არის ლიდერის ყველაზე მნიშვნელოვანი სამუშაო.
- იცოდე და გაიგოს კომპანიის მიზნები;
- შეძლოს დანაყოფის მიზნების ამოღება კომპანიის მიზნებიდან;
- შექმენით გეგმები, რათა დანაყოფის საქმიანობამ მთელი კომპანია დააახლოოს მისი მიზნების განხორციელებამდე.
2. კოორდინაცია უფროს მენეჯმენტთან.
ასეთ კოორდინაციებზე ხელმძღვანელი უბრალოდ კოორდინაციას უწევს თავისი განყოფილების საქმიანობას კომპანიის მიზნებთან და ანგარიშს უწევს შედეგებს. გამოყავით დრო ამისთვის, რათა მშვიდად განიხილოთ ყველაფერი.
3. კოორდინაცია ქვეშევრდომებთანმუშაობს ერთ ხელქვეითთან და თანხმდება რომ რა ის გააკეთებს როდესაც და Როგორ , და როცა ის მზად არის შედეგზე მოხსენება.ამავდროულად, მნიშვნელოვანია გვესმოდეს, რომ არა მხოლოდ ლიდერი ადგენს დავალებებს დაქვემდებარებულებს, არამედ დაქვემდებარებული ასევე ეუბნება ლიდერს რას და როგორ გააკეთებს - და თქვენ კოორდინაციას უწევთ. რა თქმა უნდა, დაქვემდებარებულს უნდა შეეძლოს დაგეგმოს, იფიქროს, გაიგოს თავისი ქმედებების შედეგები. მაგრამ მხოლოდ მენეჯერი არის სრულად პასუხისმგებელი იმაზე, თუ რას აკეთებს მისი ქვეშევრდომი და რა შედეგებს იძლევა. ამიტომ ლიდერმა უნდა შეძლოს თავისი ქვეშევრდომის სწორ გადაწყვეტილებამდე მიყვანა, რა არის სამუშაო დროის გასატარებლად საუკეთესო გზა - ბევრი რუტინული დავალების შესრულება თუ რამდენიმე მნიშვნელოვანი. ყოველი კოორდინაციის დროს ლიდერმა საკუთარ თავს უნდა უპასუხოს შემდეგ კითხვებზე:
- რა ამოცანებია დაქვემდებარებულის სიაში?
- რას გამოიწვევს ამ ამოცანების შესრულება?
- როგორ მოახდინოთ თქვენი ხელქვეითის ორიენტირება შედეგის მისაღწევად?
სხვათა შორის, მენეჯერს პირდაპირ დაქვემდებარებაში არ უნდა ჰყავდეს არაუმეტეს 7 ადამიანი და მხოლოდ 5 უკეთესია. ამიტომ, თუ უფრო მეტი ადამიანი გყავთ თქვენი მეთვალყურეობის ქვეშ, შექმენით სტრუქტურა, რომელშიც მხოლოდ ხუთი მოგახსენებთ პირადად, ვინც იქნება. პასუხისმგებელია არა მხოლოდ საკუთარ სამუშაოზე, არამედ 2-4 სხვა ადამიანზეც.
4. კონტროლილიდერის ერთ-ერთი მთავარი ფუნქციაა. თუ კოორდინაციის დროს მენეჯერი ეთანხმება თავის ქვეშევრდომებს რა გაკეთდება, მაშინ კონტროლის დროს იღებს მოკლე ანგარიშს შედეგებზე და საჭიროების შემთხვევაში ადგილზე ასწორებს სამოქმედო გეგმას.შეათანხმეთ დაქვემდებარებულებთან რა ფორმით აწვდიან ამ ანგარიშს. თქვენ: ელექტრონული ფოსტით, კორპორატიულ ქსელში შევსებულ საერთო ფორმაზე ან ანგარიშსა და ბიულეტენის დაფაზე. ან მიდიხართ თითოეულთან და ნახავთ, ასრულებს თუ არა თავის დავალებებს. ეს ყველაფერი დამოკიდებულია სამუშაოს სპეციფიკაზე და ამას შეუძლია მენეჯერის მთლიანი სამუშაო დროის 50-დან 70%-მდე დასჭირდეს.იყავით ეფექტური ზარმაცი ლიდერი, ნუ ეცდებით შედეგის გამომუშავებას თავად, არამედ აიძულეთ სხვა ადამიანებს ამის გაკეთება. .
5. ანალიზი (ძველი ბერძნული. ნაწილებად დაყოფა). მენეჯერისთვის მნიშვნელოვანია რეგულარულად შეაგროვოს მონაცემები, რათა დაინახოს როგორ მიდის საქმეები - სწორია თუ არასწორი - და დროულად მიიღოს ზომები. ანალიზი უნდა ჩატარდეს კვირაში ერთხელ მაინც და კომპანიისთვის რთულ პირობებში, რაც შეიძლება ხშირად. ამისთვის საჭიროა:
- შედეგის სრულყოფილი სურათი, რომელიც უნდა მიიღოს ერთეულმა, თანხის ზუსტი მითითებით.
- წარმატებული მოქმედებების ჩამონათვალი, რომლებიც გარანტირებულია ამ შედეგამდე.
- მიღებული შედეგის რაოდენობა და შესრულებული სამუშაოების ჩამონათვალი, რამაც გამოიწვია ეს შედეგი, მთელი დეპარტამენტის მიერ
- და მიღებული შედეგის რაოდენობა და შესრულებული სამუშაოების ჩამონათვალი, რამაც გამოიწვია ეს შედეგი, დანაყოფის თითოეული თანამშრომლის მიერ ცალ-ცალკე.
ახლა კი შეგიძლიათ გააკეთოთ შედარებითი ანალიზი. რა უნდოდათ? Რა მიიღე? როგორ მიიღე ეს? და რა უნდა გაკეთდეს ახლა სხვანაირად? ან პირიქით, რა წარმატებული ქმედებები უნდა მოჰყვეს მომავალში?
6. შესწორებები- თქვენი გუნდის სამუშაო გეგმების შეცვლა. კორექტირება ასევე ხდება თანამშრომლების მუშაობის კონტროლის დროს, მაგრამ მხოლოდ თანამშრომლების მუშაობის შედეგების გაანალიზების შემდეგ, მინიმუმ 1 კვირის განმავლობაში, შეგიძლიათ ნახოთ რა ცვლილებებია საჭირო განრიგსა და სამუშაო მეთოდებში და, შესაძლოა, პერსონალს. .
7. ერთობლივი კოორდინაციამთელი დეპარტამენტის საქმიანობა. კვირაში ერთხელ გამოყავით დრო შეხვედრისთვის ან შეხვედრისთვის, რომ შეაჯამოთ კვირის შედეგები, გამოაცხადოთ შედეგები და შეათანხმოთ მომავალი კვირის გეგმები, ასეთი შეხვედრების სავალდებულო წესია - ისაუბრეთ ყველაფერზე მხოლოდ პოზიტიურად და შეინახეთ აქცენტი მიზნებსა და მიღწევებზედა წარუმატებლობას დატოვებს მარტო მათთან საუბარში, ვინც მათზეა პასუხისმგებელი. მხოლოდ მაშინ წავა გუნდი საერთო მიზნისკენ, როცა ხალხი გაიგებს რა მიზანს უნდა მიაღწიოს და რა წვლილი უნდა შეიტანოს თითოეულმა თანამშრომელმა საერთო საქმეში, ე.ი. თითოეულის საქმიანობა აისახება ჯგუფის საქმიანობაში.
ელენა ალექსანდროვა
აღმასრულებელი დირექტორი და ბიზნეს მწვრთნელი და კონსულტანტი BogushTime-ში
