სემინარის ოქმის შედგენის წესები. საერთო კრების ოქმის ნიმუში

ჩვენ ვადგენთ ოპერატიული შეხვედრის მოკლე ოქმს

ვ.ფ. იანკოვა, ფ. ისტ. მეცნიერებათა მოადგილე VNIIDAD-ის დირექტორი

პრაქტიკულად ყველა ორგანიზაცია ატარებს შეხვედრებს, რომლებზეც განიხილება ოპერატიული ხასიათის საკითხები. ძალიან ხშირად ასეთ შეხვედრებს ოპერატიულ შეხვედრებს უწოდებენ. მათ ატარებენ სხვადასხვა დონის მენეჯერები: ორგანიზაციის ხელმძღვანელიდან სტრუქტურული განყოფილებების ხელმძღვანელებამდე. ოპერატიული შეხვედრები იმართება რეგულარული ინტერვალებით (ჩვეულებრივ კვირაში ერთხელ) და ჩვეულებრივ ჩაწერილია. თუ სტრუქტურულ ერთეულს ან კრების ხელმძღვანელს არ ჰყავს მდივანი, ოპერატიული კრების ოქმის შენახვა შეიძლება დაევალოს დანაყოფის ერთ-ერთ თანამშრომელს.

ჩვენი ლექსიკონი

ოქმი - დოკუმენტი, რომელიც შეიცავს კოლეგიური ორგანოების შეხვედრებზე, შეხვედრებზე, კონფერენციებსა და სხდომებზე საკითხების განხილვისა და გადაწყვეტილების მიღების თანმიმდევრულ ჩანაწერს *.

პრობლემები და გადაწყვეტილებები

ოპერატიული შეხვედრების ოქმის აღება ხშირად რთულია. განვიხილოთ ყველაზე გავრცელებული.

პრობლემა: მდივანმა ან ერთ-ერთმა უმცროსმა პერსონალმა, რომელიც აწარმოებს ოქმს, შესაძლოა ვერ გაიგოს განსახილველი საკითხის არსი და, შესაბამისად, უჭირს საკითხის განხილვის მიმდინარეობის ჩაწერა.

Რა უნდა ვქნა? ასეთ სიტუაციებში მდივანი უნდა დაუკავშირდეს თანამშრომლის წევრს, რომელმაც ისაუბრა შეხვედრაზე, ან სხვა პერსონალის წევრს, რომელსაც შეუძლია დაზუსტება.

პრობლემა: ვინაიდან ოპერატიული შეხვედრები ხშირად იმართება მკაცრი დროის შეზღუდვის გარეშე, მდივანს შეიძლება არ ჰქონდეს დრო, ჩამოწეროს ყველაფერი, რაც ხდება შეხვედრის დროს.

Რა უნდა ვქნა? ამ შემთხვევაში, შეხვედრის დროს ხმის ჩანაწერის შენარჩუნება და მისი ჩანაწერის საფუძველზე ოქმის შედგენა დაგეხმარებათ.

პრობლემა: საკითხის განხილვისას შეიძლება გამოითქვას როგორც არსებითი, ისე უმნიშვნელო ან თუნდაც უმნიშვნელო ინფორმაცია და მდივანს შეიძლება გაუჭირდეს ძირითადი (არსებითი) ინფორმაციის ხაზგასმა, რომელიც ოქმში უნდა ჩაიწეროს.

Რა უნდა ვქნა? ამ შემთხვევაში მდივანმა ოქმის შედგენამდე უნდა გააანალიზოს ყველა ინფორმაცია, გამოყოს მთავარი მინორისაგან და ოქმში შეიტანოს მხოლოდ ყველაზე მნიშვნელოვანი ინფორმაცია.

პროტოკოლის რეგისტრაციის ზოგადი წესები

ოქმი დგება ხმოვანი ჩანაწერების ან ხელნაწერი ჩანაწერების პროექტის საფუძველზე, რომელსაც ინახავს სხდომის მდივანი ან სხვა თანამშრომელი, აგრეთვე შეხვედრისთვის მომზადებული მასალები (ანგარიშების ტექსტები, გამოსვლები, ცნობები, გადაწყვეტილებების პროექტები, დღის წესრიგი, მონაწილეთა სიები და ა.შ.).

თუ სხდომა ჩაწერილი იყო აუდიოჩანაწერით, შეხვედრის შემდეგ ის ხელახლა იბეჭდება, შემდეგ წერილობითი ტექსტი რედაქტირდება და ოქმში შედის დამუშავებული სახით. კრების ოქმის შედგენის ვადა არ უნდა აღემატებოდეს სხდომის დღიდან სამიდან ხუთ დღეს. ოპერატიული შეხვედრების ოქმები დგება და ფორმდება შეხვედრის დღეს ან შეხვედრიდან ერთი ან ორი დღის განმავლობაში.

პროტოკოლები სრული და მოკლეა. სრული ოქმი შეიცავს სხდომაზე ყველა გამოსვლის ჩანაწერს, სპიკერისთვის დასმულ კითხვებს, დისკუსიაში მონაწილე პირთა გამოსვლებს და მიღებულ გადაწყვეტილებებს. მოკლე ოქმი შეიცავს მხოლოდ იმ პირთა სახელებს, ვინც ისაუბრა, გამოსვლის თემა, გამოსვლის ჩანაწერი მოკლე ფორმით და მიღებული გადაწყვეტილებები.

ოპერატიული შეხვედრების მსვლელობა, როგორც წესი, იწერება მოკლე წუთებში.

შეხვედრის ოქმი დგება საერთო ფორმაზე, A4 ფორმატის სტანდარტულ ფურცელზე ან სპეციალურად შემუშავებულ პროტოკოლის ფორმაზე.

პროტოკოლის სავალდებულო დეტალებია:

· კომპანიის სახელი

დოკუმენტის ტიპის დასახელება (MINUTES), რომელიც მიუთითებს შეხვედრის ტიპზე

შეხვედრის თარიღი

პროტოკოლის რეგისტრაციის ნომერი

შეხვედრის ადგილი

ხელმოწერები.

მოკლე პროტოკოლის ტექსტი

პროტოკოლის ტექსტი შედგება ორი ნაწილისაგან: შესავალი და ძირითადი.

მოკლე ოქმის შესავალ ნაწილში მითითებულია თავმჯდომარის და მდივნის ვინაობა, მონაწილეთა (დღევანდელი) და მოწვეული პირების თანამდებობა და ვინაობა, დღის წესრიგი. თუ სხდომაზე 15-ზე მეტი მონაწილეა, დასაშვებია ოქმში მიეთითოს მონაწილეთა საერთო რაოდენობა, ხოლო დამსწრეთა სია თანამდებობებით და დასახელებით მოცემულია ოქმის დანართში, მაგალითად:

იმყოფება: დირექტორატის წევრები 16 კაცის ოდენობით. (სია თანდართულია).

შეხვედრაზე მოწვეულ პირთა ვინაობა მიეთითება სიტყვის „მოწვეული“ შემდეგ, პირის პოზიციისა და ორგანიზაციის დასახელების მითითებით.

დღის წესრიგში მითითებულია ის საკითხები, რომლებიც განხილვის საგანია, ამასთან, შეიძლება მიეთითოს მომხსენებლის (მოსაუბრე) თანამდებობა და გვარი. თუ რამდენიმე კითხვაა, ისინი დანომრილია არაბული ციფრებით და დალაგებულია განხილვის თანმიმდევრობით. დღის წესრიგის საკითხები ჩამოყალიბებულია წინადადებით „ო“ („დაახლოებით“), მაგალითად:

შეხვედრის ოქმი, დისკუსიის ჩანაწერი. მაგალითი, შაბლონი, ნიმუში. სტრუქტურა. კომპილაცია. შეადგინე, დაწერე. ინსტრუქცია

სტრუქტურა, შეხვედრის ოქმების შაბლონი

პირველი მომხსენებლის გამოსვლის ჩანაწერი

მეორე მომხსენებლის გამოსვლის ჩანაწერი

მიღებული გადაწყვეტილებები

მასალები შეხვედრისთვის

შეხვედრის დაწყებამდე მონაწილეებს ეგზავნებათ შეხვედრის მომზადებისა და გადაწყვეტილების მიღებისათვის აუცილებელი მასალები, მაგალითად, საინფორმაციო შენიშვნები, დოკუმენტების წინასწარი ვერსიები (გეგმები, კონტრაქტები, ბიუჯეტები და ა.შ.), რომლებიც საჭიროებს შეხვედრაზე დამტკიცებას. შეხვედრის ყველა მონაწილეს ეგზავნება ინფორმაცია შეხვედრის თარიღის, დროისა და ადგილის შესახებ, ვინ წამოიწყო შეხვედრა, საკონტაქტო პირის შესახებ, რომელიც აწყობს ღონისძიებას. საკონტაქტო პირს შეიძლება დაუსვან ორგანიზაციული ხასიათის კითხვები (როგორ მივიდეთ იქ, როგორ შეუკვეთოთ საშვი, სად გააჩეროთ მანქანა). არსებითი კითხვები სვამენ საკონტაქტო პირებს, რომლებიც აუცილებლად უნდა იყოს მითითებული მასალებში. სხვადასხვა მასალისთვის შეიძლება მიეთითოს სხვადასხვა საკონტაქტო პირი.

მაგალითი, პროტოკოლის ნიმუში

შეხვედრის თარიღი, დრო და ადგილი: 01.10.2010 12:30 - 13:30 ცენტრალური ოფისი. მოლაპარაკება N34.

ინიციატორი: გენერალური დირექტორი სვისტუნოვა ოლგა ვასილიევნა

მონაწილეთა სია

შეხვედრის მდივანი: გენერალური დირექტორის თანაშემწე ეროფეევი გრიგორი ანატოლიევიჩი

შეხვედრას ესწრებოდნენ:

უშიშროების უფროსის მოხსენება

კომპანიამ დაამტკიცა თანამშრომლების ელექტრონული ფოსტის მისამართების (ინიციალები და გვარის პირველი ორი ასო) კოდირების წესები, რაც საშუალებას აძლევს მესამე პირებს ადვილად გაარკვიონ ნებისმიერი თანამშრომლის ელ. ფოსტა. ეს იწვევს არაავტორიზებული ელ.წერილების წყალდიდობას სხვადასხვა კომერციული შეთავაზებებით და სხვა უსარგებლო ინფორმაციით.

პრეზენტაციაზე კითხვები არ ყოფილა.

საინფორმაციო ტექნოლოგიების სამსახურის უფროსის ანგარიში

არ არსებობს შესაძლებლობა, უარი თქვას არსებულ მისამართებზე, რადგან ისინი ცნობილია ძირითადი კონტრაგენტებისთვის და მარეგულირებელი ორგანოებისთვის. მე ვთავაზობ, რომ ყველა თანამშრომელს ჰქონდეს კიდევ ერთი ელექტრონული ფოსტის ყუთი - აქტიური მიმოწერისთვის. შეიმუშავეთ ისეთი კოდირება, რომ შეუძლებელი იყოს მისამართის იდენტიფიცირება თანამშრომლის სრული სახელით. ფოსტის ფილტრების კონფიგურაცია ისე, რომ ძველ მისამართებზე ფოსტა დაექვემდებაროს მკაცრ ფილტრაციას. უფრო რბილი გახადეთ ფოსტის ფილტრაცია ახალ მისამართებზე. თუ შესაძლებელია, აცნობეთ კონტრაგენტებს მისამართის ცვლილებების შესახებ. სამუშაოებს საინფორმაციო ტექნოლოგიების დეპარტამენტი განახორციელებს.

გამომსვლელს დაუსვა შეკითხვა ფინანსური დეპარტამენტის უფროსმა: შემუშავებულია თუ არა შემოთავაზებული სისტემის ორგანიზების ხარჯები საინფორმაციო ტექნოლოგიების დეპარტამენტის მიერ? იქნებ უფრო ეფექტურია ამ სამუშაოს აუთსორსინგი?

უპასუხე. არა, საკითხი არ მოგვარებულა.

ფინანსური დეპარტამენტის უფროსის კომენტარი: მე ვთავაზობ გადაწყვეტილება დამტკიცდეს შემდეგი ფორმულირებით: საინფორმაციო ტექნოლოგიების დეპარტამენტმა შეიმუშაოს სიტუაციის გამოსწორების ღონისძიებები ელექტრონული ფოსტის მისამართებით და დამოუკიდებლად შეიმუშაოს მათი განხორციელების ხარჯების საკითხი. და შემკვეთები. მიიღეთ ყველაზე იაფი ვარიანტი.

უპასუხე. არანაირი წინააღმდეგობა.

მიღებული გადაწყვეტილებები

შეცვალეთ ელ.ფოსტის მისამართების კოდირების თანმიმდევრობა. შეინახეთ ელ.ფოსტის მისამართები ძველ კოდირებაში, მაგრამ გაუგზავნეთ შეტყობინებები მათ მკაცრი ფილტრაციის ქვეშ.

დავალების შესასრულებლად საინფორმაციო ტექნოლოგიების დეპარტამენტმა ხუთი სამუშაო დღის ვადაში უნდა შეიმუშაოს სამუშაოს შესრულების დავალება. კიდევ ხუთი სამუშაო დღის განმავლობაში განსაზღვრეთ სამუშაოს დამოუკიდებლად შესრულების ღირებულება და აუთსორსინგის ღირებულება. გადაწყვიტეთ როგორ შესრულდება სამუშაო ხარჯების გაანგარიშების საფუძველზე. განახორციელეთ სამუშაო დამოუკიდებლად ან შემკვეთის მიერ 15 სამუშაო დღეში. გადაწყვეტილების აღსრულებაზე კონტროლი ევალება დაცვის სამსახურის უფროსს.

კომისიის სხდომის ოქმის ნიმუში

განვიხილოთ კომისიის სხდომის სრული ოქმის ნიმუში. ოქმების შედგენის წესი იგივეა და არ არის დამოკიდებული სხდომის სახეობაზე (საატესტაციო კომისია, საექსპერტო კომისია, რაიმეს ჩატარების კომისია ან საბჭოს სხდომა, სამუშაო ჯგუფი, კომიტეტი და ა.შ.), თუ ეს კონკრეტულად არ არის რეგულირებული. შესაბამის მარეგულირებელ აქტში.

ოქმი, როგორც წესი, დგება სხდომაზე გაკეთებული შენიშვნების მიხედვით ან სხდომაზე მდივნისათვის წარდგენილი მასალების საფუძველზე. იგი შედგენილია საერთო ფორმაზე, რომელიც ფიქსირდება საოფისე მუშაობის ინსტრუქციით, ან A4 ფორმატის სტანდარტულ ფურცელზე. საჭირო დეტალები და მათი ადგილმდებარეობა მოცემულია ქვემოთ კომისიის სხდომის ოქმში.

2. მოისმინა:

Zalikhvatsky R.Yu - ინფორმირებულია სამუშაოს დაწყების შესახებ ...

2.1. გაითვალისწინეთ და გამოიყენეთ სამუშაოში...

2.2. იურიდიულმა დეპარტამენტმა (Kukushkin A.P.) დაასრულოს დებულების პროექტი. ბოლო ვადა - 21.11.2014წ.

2.3. დაასრულეთ ... 11/30/2014. პასუხისმგებელი - ეკონომიკური დეპარტამენტის უფროსი ბალალაიკა ს.რ.

თავმჯდომარე AND.M. ზაგორულკო

მდივანი მ.პ. იაგოდკინა

სხვაგვარად როგორ შეგიძლიათ შეადგინოთ ოქმი, გადახედეთ საექსპერტო კომისიის სხდომის ოქმის კონკრეტულ მაგალითს. ამ სტატიაში წარმოდგენილი პროტოკოლის შაბლონი ხელმისაწვდომია გადმოსაწერად doc ფორმატში.

ახლა რამდენიმე ახსნა. ოქმის თარიღი (მითითებულია სიტყვიერად და რიცხობრივად) ყოველთვის არის შეხვედრის თარიღი, თუნდაც დოკუმენტი მოგვიანებით გაიცეს. ოქმები რეგისტრირდება თითოეული ტიპისთვის ცალ-ცალკე და ნომრების მინიჭება იწყება ყოველი წლის დასაწყისიდან. ასოების ინდექსები შეიძლება დაემატოს პროტოკოლის ნომერს. ერთობლივი შეხვედრებისთვის მითითებულია რთული რიცხვები (წილადის მეშვეობით).

თუ 15-ზე მეტი ადამიანი იმყოფება, ისინი არ არიან ჩამოთვლილი პროტოკოლის ფორმაში. კეთდება ბმული სიაზე, რომელიც იქნება პროტოკოლის განუყოფელი ნაწილი. თუ შეხვედრას ესწრებოდნენ სხვადასხვა ორგანიზაციის წარმომადგენლები, მაშინ საჭიროა მათი პოზიციის და სამუშაო ადგილის მითითება.

დღის წესრიგის პუნქტები დანომრილია და ყოველთვის იწყება წინდებული „შესახებ ...“ ან „შესახებ ...“.

თითოეული განსახილველი საკითხის სქემა აგებულია სტანდარტული წესით: „ჩვენ მოვუსმინეთ“ - „გამოსვლა“ (თუ არ ყოფილა დისკუსია ან დასმული კითხვები, მაშინ ეს ნაწილი შეიძლება გამოტოვოთ) - „გადაწყვეტილია“ ან „გადაწყვეტილია“.

გვარის შემდეგ (საქმისადმი ყურადღება - „ვის მოუსმინა“ და „ვინ ელაპარაკა“?) გამოსვლების ძირითადი შინაარსი შეტანილია ოქმის ტექსტში (ეს ნათქვამია წარსულში მხოლობით მესამე პირიდან. - „გაიცნო“, „შენიშნა“, „შეთავაზა“ და ა.შ.) ან გაცემულია ოქმის ცალკე დანართებად.

მიღებული გადაწყვეტილება ფორმდება ადმინისტრაციულ დოკუმენტებში მიღებული ფორმით („პოზიციის დამტკიცება“, „პროგრამის მომზადება“ და ა.შ.). თუ მითითებებია მოცემული, მაშინ საჭიროა მიუთითოთ პასუხისმგებელი შემსრულებელი და ვადა. კენჭისყრის შედეგები, საჭიროების შემთხვევაში, მოცემულია სარეზოლუციო ნაწილში: „მომხრე“ – 5 ხმა, „წინააღმდეგი“ – არა, „თავი შეიკავა“ – 2 ხმა, გადაწყვეტილება მიღებულ იქნა 5 ხმით.

ოქმს ხელს აწერენ მხოლოდ თავმჯდომარე და მდივანი (არ მოითხოვენ კომისიის სხვა წევრებს). ზოგიერთი სახის ოქმი უნდა დაამტკიცოს ორგანიზაციის ხელმძღვანელმა, მაგალითად, საექსპერტო კომისიის სხდომის ოქმი. ამ შემთხვევაში ვამატებთ დამტკიცების ბეჭედს.

ვიმედოვნებ, რომ მოცემული მაგალითების დახმარებით თქვენ ახლა მარტივად შეძლებთ შეხვედრის ნებისმიერი ოქმის შედგენას.

ევგენია სტრაიპი

** თუ გჭირდებათ იურიდიული დახმარება, მიიღეთ ონლაინ კონსულტაცია ახლავე.

გმადლობთ, რომ დაამატეთ ეს სტატია:

ნიმუში. მოკლე პროტოკოლის ფორმა

შემაჯამებელი პროტოკოლის ფორმა

სახელი

საწარმოები

ᲝᲥᲛᲘ

"__"______ 20__

არა.______________

_________________

წარმოება

თავმჯდომარე - _________________________________________________________________

მდივანი - _________________________________________________________________

დამსწრე: _________________________________________________

(პოზიციები, გვარები, ინიციალები)

დაფარული საკითხები:

2. _____________________________________________________________

_____________________________________________________________________

მიღებული გადაწყვეტილებები:

1. _____________________________________________________________

შეხვედრების მომზადება და ოქმის აღება

რა პროტოკოლზეა საუბარი?

მენეჯმენტის პრაქტიკაში ასეთი ტიპის ოქმები გამოიყენება როგორც განზრახვის ოქმი, შეთანხმების ოქმები, ოქმები ფიზიკური მტკიცებულების (დოკუმენტების) ამოღების მიზნით. აქციონერთა საერთო კრების ძირითად დოკუმენტებს შორის კანონი ასახელებს კრების ოქმს და მთვლელი კომისიის ოქმს.

გარდა ამისა, ოქმი შეიძლება შედგეს ერთმა თანამდებობის პირმა თავისი ადმინისტრაციული ფუნქციების შესრულებისას - საგზაო შემთხვევის ოქმი, დაკავების ოქმი და ა.შ. თითოეულ ამ ტიპის ოქმს აქვს შესაბამისი სტანდარტული ფორმა.

ამ სტატიაში ჩვენ ვისაუბრებთ კოლეგიალური მართვის მოქმედების შედეგების საფუძველზე შედგენილი ოქმი- შეხვედრები, შეხვედრები ან შეხვედრები. ეს დოკუმენტი მიზნად ისახავს საკითხების კოლეგიური განხილვისა და გადაწყვეტილების მიღების დოკუმენტირებას.

რუსულ საოფისე მუშაობაში პროტოკოლი გამოიყენება მე-18 საუკუნის დასაწყისიდან, იმ პერიოდიდან, როდესაც დაიწყო მენეჯმენტის პრაქტიკაში პრაქტიკა გადაწყვეტილების მიღებამდე საკითხის განხილვის მიზნით. ისტორიულად, პროტოკოლი ასეთია:

თანამედროვე მენეჯმენტის პრაქტიკაში სხვადასხვა რანგის ლიდერების მიერ გამართული შეხვედრების საქმიანობების დასაბუთებისთვის დგება ოქმები. ოქმები ასევე გამოიყენება კონფერენციების, შეხვედრების, სემინარების და ა.შ.

ოპერატიული შეხვედრების დროს ოქმის შედგენის აუცილებლობის შესახებ გადაწყვეტილებას იღებს ხელმძღვანელი, რომელიც ნიშნავს და ატარებს მათ. თუ შეხვედრა ეხება ქვეშევრდომების ინფორმირებას რაიმე პრობლემის შესახებ, ადრე მიღებული გადაწყვეტილების ახსნას და ა.შ., მაშინ ოქმი შეიძლება არ იყოს საჭირო. მაგრამ ასეთი ოპერატიული შეხვედრის ოქმის შედგენის აუცილებლობაც შესაძლებელია. ამ შემთხვევაში ოქმში ჩაიწერება დამსწრეთა შემადგენლობა, გამოთქმული მოსაზრებები თუ წინადადებები.

შეხვედრისთვის მზადება

მუდმივი კოლეგიალური ორგანოების მუშაობის დოკუმენტირების თავისებურებები

მუდმივი კოლეგიური ორგანოები (საბჭოები, კოლეჯები, კომისიები) გამოირჩევიან მუშაობის მაღალი ორგანიზებულობით.

იგი გამოიხატება თანდასწრებით:

ეს სამი საკითხის სია (მაქსიმალური პროგრამა) რეალურად შეიძლება შემცირდეს კოლეგიური ორგანოს ერთ მდივანზე (მინიმალური პროგრამა). მოდით, ახლა უფრო დეტალურად განვიხილოთ ეს სამი პუნქტი.

AT რეგულაციებიკოლეგიური ორგანო განსაზღვრავს შეხვედრების სიხშირეს, მიღებულ გადაწყვეტილებებს, საქმიანობის დოკუმენტირების წესს, შეხვედრის დღეს და დროს. ზოგჯერ საწარმოებში არსებობს შეხვედრების გამართვის წესები, რომლებიც ეხება არა ერთი კოლეგიური ორგანოს მუშაობას, არამედ ნებისმიერ კოლეგიურ საქმიანობას.

ოქმი ერთ-ერთი აუცილებელი დოკუმენტია, უპირველეს ყოვლისა, იმიტომ, რომ ასახულია შეხვედრის ფაქტი, მასზე მიღებული გადაწყვეტილებები და მათი განხორციელების ვადები. ეს დოკუმენტი შეიძლება მოგვიანებით გახდეს ამ კოლეგიური ორგანოს გადაწყვეტილების ან დადგენილების (ანუ ადმინისტრაციული დოკუმენტის) გამოცემის საფუძველი.

მუდმივმოქმედ კოლეგიურ ორგანოებს უნდა ჰქონდეთ წლის სამუშაო გეგმა. რომელიც მოიცავს განხილვისთვის დაგეგმილ ძირითად საკითხებს.

მუდმივ კოლეგიურ ორგანოებს ჩვეულებრივ აქვთ აპარატი. რაც უზრუნველყოფს ამ ორგანოს ფუნქციონირებას. ამ განყოფილებას ხელმძღვანელობს მდივანი (აკადემიური საბჭოს მდივანი, კოლეგიის მდივანი და სხვ.), რომელიც მიეკუთვნება სპეციალისტების ან მენეჯერების კატეგორიას. ეს თანამდებობის პირი პასუხისმგებელია შეხვედრების ორგანიზებაზე, მუდმივი კოლეგიური ორგანოების საქმიანობის დოკუმენტირებაზე და დოკუმენტაციის უსაფრთხოებაზე.

შეხვედრების მომზადება

მაგრამ შეხვედრები, როგორც კოლეგიალური გადაწყვეტილების მიღების ფორმა, შეიძლება ჩატარდეს მონაწილეთა ნებისმიერ შემადგენლობაში და არა მხოლოდ კოლეგიური ორგანოს წევრებში. ეს შეიძლება იყოს დეპარტამენტების ხელმძღვანელების ან გარკვეული სტრუქტურული ერთეულების სპეციალისტების შეხვედრები კონკრეტულ საკითხზე. ნებისმიერ შემთხვევაში, როდესაც საქმე ეხება 3-ზე მეტი ადამიანის შეხვედრის ორგანიზებას, ეს არ უნდა დარჩეს შემთხვევით. რაც უფრო კარგად იქნება შეხვედრის მომზადება, მით ნაკლები დრო დაიხარჯება თავად შეხვედრის დროს განხილვაზე და უფრო ეფექტური გადაწყვეტილებები იქნება მიღებული.

შეხვედრის მომზადებისას თანმიმდევრულად ჩნდება დოკუმენტები, რომლებიც შემდეგ ხდება პროტოკოლის დანართები, ან მათგან მიღებული ინფორმაცია შემოდის მასში.

ამ სერიის პირველი დოკუმენტი არის დღის წესრიგშიᲛᲔ. მას ადგენს მდივანი თავმჯდომარის (კოლექტიური ორგანოს ან ამ კონკრეტული კრების) მითითებებისა და დებულების (ასეთის არსებობის შემთხვევაში) დებულებების საფუძველზე. დღის წესრიგის დადგენისას აუცილებელია განხილული საკითხების სირთულის გათვალისწინება, რათა დისკუსია მოერგოს შეხვედრისთვის გამოყოფილ დროს.

დღის წესრიგი ეგზავნება შეხვედრის მონაწილეებს და მოწვეულებს. დღის წესრიგის რამდენიმე ეგზემპლარი რჩება მდივანთან. ისინი გამოიყენება მომავალი ოქმის შედგენისთვის, შეხვედრის ჩასატარებლად.

დღის წესრიგში მითითებულია განხილული საკითხების რაოდენობა და თანმიმდევრობა, გამომსვლელთა ვინაობა, შეხვედრის თარიღი და დრო, ასევე მისი ჩატარების ადგილი. ამრიგად, დღის წესრიგში არის როგორც შეტყობინება მოახლოებული შეხვედრის შესახებ, ასევე მონაწილეთა მოწვევა.

დღის წესრიგის ფორმა შეიძლება იყოს ნებისმიერი. აქ არის ორი ვარიანტი, პირველი უფრო ფორმალურია (იხ. მაგალითი 1), ხოლო მეორე შესაფერისია ოპერატიული შეხვედრების ჩასატარებლად (იხ. მაგალითი 2). მართალია, ოპერატიული შეხვედრების მომზადებისას მდივანი ხშირად უგულებელყოფს დღის წესრიგის წერილობით განაწილებას და შემოიფარგლება მხოლოდ მონაწილეთა ზეპირი ინფორმაციით.

წარმოქმნილი საკითხების გადასაჭრელად აუცილებელია შეხვედრების, შეხვედრების, შეხვედრების, კონფერენციების ორგანიზება.

სხდომის მთელი მიმდინარეობის ჩასაწერად და მიღებული გადაწყვეტილებების მითითების მიზნით გამოიყენება ოქმი.

შეხვედრის წუთები

შეხვედრის დაწყებამდე აუცილებელია დასმული საკითხის შესახებ საჭირო ინფორმაციის შეგროვება, სუბიექტთა წრე, რომელიც უნდა იყოს წარმოდგენილი. ამ პირებს უნდა ეცნობოთ შეხვედრის ადგილისა და დროის შესახებ, ასევე გაეცნონ შეხვედრაზე დამსწრე ყველა პირს დასმული კითხვა.

იმისათვის, რომ ოქმი სწორად იყოს დაცული, აუცილებელია წინასწარ დაინიშნოს მის მომზადებაზე პასუხისმგებელი პირი. ამავდროულად, აუცილებელია დანიშნულ პირს ჰქონდეს კომპეტენტური წერილობითი სიტყვა და ინფორმაციის დაფიქსირების სწრაფი სიჩქარე. ინფორმაციის ჩაწერა შესაძლებელია როგორც ელექტრონული მანქანების დახმარებით, ასევე ბეჭდურ საშუალებებზე ინფორმაციის ასახვით. თუ ოქმი შედგენილია ელექტრონული ფორმით, მაშინ კრების ბოლოს ის უნდა დაიბეჭდოს და გადაეცეს ყველა დამსწრეს განსახილველად და ხელმოწერისთვის.

სხდომის დაწყებამდე აუცილებელია მდივანს, რომელიც აწარმოებს ოქმს, მიაწოდოს დამსწრეთა სია, მათი პოზიციები, საკითხზე გადაწყვეტილების პროექტები თითოეული მონაწილისგან ან რეფერატები სხდომის საკითხზე. ეს დოკუმენტი დაეხმარება მდივანს უფრო ზუსტი და სრული ინფორმაციის შეტანაში ოქმში.

პროტოკოლის შინაარსი

როგორც წესი, პროტოკოლი უნდა შედგებოდეს სამი ნაწილისგან: სათაური, შესავალი და მთავარი.

• ორგანიზაციის დასახელება (სრული და შემოკლებული);
• დოკუმენტის დასახელება;
• ამ ოქმის ნომერი, თარიღი და ადგილი. შედგენის თარიღი ყოველთვის უნდა იყოს შეხვედრის თარიღი.

შესავალ ნაწილში მითითებულია კრების მდივანი და სხდომის წევრთაგან შერჩეული თავმჯდომარე და დღის წესრიგი. თავმჯდომარე ჩვეულებრივ არის ორგანიზაციის ხელმძღვანელი ან სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელი. გარდა ამისა, ანბანური თანმიმდევრობით, შეხვედრაზე დამსწრე ყველა პირი აისახება მათი პოზიციის მითითებით.

თუ შეხვედრას ესწრება ხალხის დიდი რაოდენობა, ისინი არ არის ჩამოთვლილი თავად ოქმში, არამედ მითითებულია მის დანართში, რომელსაც კენჭისყრის ფურცელი ეწოდება. თითოეული სახელის გვერდით რეკომენდებულია შეხვედრაზე მოსული თითოეული ადამიანის ხელმოწერის დადება. საერთო ოქმში მითითებულია მხოლოდ შეხვედრაზე მოსულთა საერთო რაოდენობა.

მთავარ ნაწილში ნათქვამია:

• საკითხები, რომლებიც შეხვედრაზე განიხილეს;
• მომხსენებლები შეტყობინებებით, წინადადებებით, მოხსენებებით (მოხსენების სრული სახელი, მოხსენების სათაური, მოხსენების ძირითადი დებულებების მოკლე რეზიუმე მითითებულია, თუ ოქმის სრული ფორმა ინახება);
• საკითხზე მიღებული გადაწყვეტილებები.

პრაქტიკულად ყველა ორგანიზაცია ატარებს შეხვედრებს, რომლებზეც განიხილება ოპერატიული ხასიათის საკითხები. ძალიან ხშირად ასეთ შეხვედრებს ოპერატიულ შეხვედრებს უწოდებენ. მათ ატარებენ სხვადასხვა დონის მენეჯერები: ორგანიზაციის ხელმძღვანელიდან სტრუქტურული განყოფილებების ხელმძღვანელებამდე. ოპერატიული შეხვედრები იმართება რეგულარული ინტერვალებით (ჩვეულებრივ კვირაში ერთხელ) და ჩვეულებრივ ჩაწერილია. თუ სტრუქტურულ ერთეულს ან კრების ხელმძღვანელს არ ჰყავს მდივანი, ოპერატიული კრების ოქმის შენახვა შეიძლება დაევალოს დანაყოფის ერთ-ერთ თანამშრომელს.

პროტოკოლის რეგისტრაციის ზოგადი წესები

ჩვენი ლექსიკონი

Ოქმი- დოკუმენტი, რომელიც შეიცავს კოლეგიური ორგანოების შეხვედრებზე, შეხვედრებზე, კონფერენციებსა და სხდომებზე საკითხების განხილვისა და გადაწყვეტილების მიღების თანმიმდევრულ ჩანაწერს.

ოქმი დგება ხმოვანი ჩანაწერების ან ხელნაწერი ჩანაწერების პროექტის საფუძველზე, რომელსაც ინახავს სხდომის მდივანი ან სხვა თანამშრომელი, აგრეთვე შეხვედრისთვის მომზადებული მასალები (ანგარიშების ტექსტები, გამოსვლები, ცნობები, გადაწყვეტილებების პროექტები, დღის წესრიგი, მონაწილეთა სიები და ა.შ.).

თუ სხდომა ჩაწერილი იყო აუდიოჩანაწერით, შეხვედრის შემდეგ ის ხელახლა იბეჭდება, შემდეგ წერილობითი ტექსტი რედაქტირდება და ოქმში შედის დამუშავებული სახით. კრების ოქმის შედგენის ვადა არ უნდა აღემატებოდეს სხდომის დღიდან სამიდან ხუთ დღეს. ოპერატიული შეხვედრების ოქმები დგება და ფორმდება შეხვედრის დღეს ან შეხვედრიდან ერთი ან ორი დღის განმავლობაში.

პროტოკოლები სრული და მოკლეა. სრული პროტოკოლიშეიცავს სხდომაზე ყველა გამოსვლის ჩანაწერს, სპიკერისთვის დასმულ კითხვებს, დისკუსიაში მონაწილე პირთა გამოსვლებს და მიღებულ გადაწყვეტილებებს.

მოკლე ოქმიმოიცავს მხოლოდ იმ პირთა სახელებს, ვინც ისაუბრა, გამოსვლის თემას, გამოსვლის შეჯამებას და მიღებულ გადაწყვეტილებებს.

ოპერატიული შეხვედრების მსვლელობა, როგორც წესი, იწერება მოკლე წუთებში.

შეხვედრის ოქმი დგება საერთო ფორმაზე, A4 ფორმატის სტანდარტულ ფურცელზე ან სპეციალურად შემუშავებულ პროტოკოლის ფორმაზე.

პროტოკოლის სავალდებულო დეტალებიარიან:

• კომპანიის სახელი;
• შეხვედრის ტიპის მითითებით დოკუმენტის ტიპის დასახელება (MINUTES);
• შეხვედრის თარიღი;
• პროტოკოლის რეგისტრაციის ნომერი;
• შეხვედრის ადგილი;
• ხელმოწერები.

პროტოკოლის თარიღი არის მოვლენის თარიღი.

პრობლემები და გადაწყვეტილებები

ოპერატიული შეხვედრების ოქმის აღება ხშირად რთულია. განვიხილოთ ყველაზე გავრცელებული.

■ პრობლემა:მდივანს ან ერთ-ერთ უმცროს ოფიცერს, რომელიც აწარმოებს ოქმს, შესაძლოა ვერ გაიგოს განსახილველი საკითხის არსი და, შესაბამისად, უჭირს საკითხის განხილვის მიმდინარეობის ჩაწერა.

Რა უნდა ვქნა?ასეთ სიტუაციებში მდივანი უნდა დაუკავშირდეს თანამშრომლის წევრს, რომელმაც ისაუბრა შეხვედრაზე, ან სხვა პერსონალის წევრს, რომელსაც შეუძლია დაზუსტება.

■ პრობლემა:ვინაიდან ოპერატიული შეხვედრები ხშირად იმართება მკაცრი დროის შეზღუდვის გარეშე, მდივანს შეიძლება არ ჰქონდეს დრო, ჩამოწეროს ყველაფერი, რაც ხდება შეხვედრის დროს.

Რა უნდა ვქნა?ამ შემთხვევაში, შეხვედრის დროს ხმის ჩანაწერის შენარჩუნება და მისი ჩანაწერის საფუძველზე ოქმის შედგენა დაგეხმარებათ.

■ პრობლემა:საკითხის განხილვისას შეიძლება გამოითქვას როგორც არსებითი, ისე უმნიშვნელო ან თუნდაც უმნიშვნელო ინფორმაცია და მდივანს შეიძლება გაუჭირდეს ძირითადი (არსებითი) ინფორმაციის გამოყოფა, რომელიც უნდა იყოს ჩაწერილი ოქმში.

Რა უნდა ვქნა?ამ შემთხვევაში მდივანმა ოქმის შედგენამდე უნდა გააანალიზოს ყველა ინფორმაცია, გამოყოს მთავარი მინორისაგან და ოქმში შეიტანოს მხოლოდ ყველაზე მნიშვნელოვანი ინფორმაცია.

მოკლე პროტოკოლის ტექსტი

პროტოკოლის ტექსტი შედგება ორი ნაწილისაგან: შესავალი და ძირითადი.

In შესავალი ნაწილიმოკლე ოქმში მითითებულია თავმჯდომარისა და მდივნის ვინაობა, მონაწილეთა (დღევანდელი) და მოწვეული პირების თანამდებობა და ვინაობა, დღის წესრიგი. თუ სხდომაზე 15-ზე მეტი მონაწილეა, დასაშვებია ოქმში მიეთითოს მონაწილეთა საერთო რაოდენობა, ხოლო დამსწრეთა სია თანამდებობებით და დასახელებით მოცემულია ოქმის დანართში, მაგალითად:

იმყოფება: დირექტორატის წევრები 16 კაცის ოდენობით. (სია თანდართულია).

შეხვედრაზე მოწვეულ პირთა ვინაობა მიეთითება სიტყვის „მოწვეული“ შემდეგ, პირის პოზიციისა და ორგანიზაციის დასახელების მითითებით.

დღის წესრიგში მითითებულია ის საკითხები, რომლებიც განხილვის საგანია, ამასთან, შეიძლება მიეთითოს მომხსენებლის (მოსაუბრე) თანამდებობა და გვარი. თუ რამდენიმე კითხვაა, ისინი დანომრილია არაბული ციფრებით და დალაგებულია განხილვის თანმიმდევრობით. დღის წესრიგის საკითხები ჩამოყალიბებულია წინადადებით „ო“ („დაახლოებით“), მაგალითად:

შენიშვნა

დღის წესრიგში მყოფი საკითხები ზუსტად და მკაფიოდ უნდა იყოს ჩამოყალიბებული, განსახილველი საკითხის არსს ასახავს. დღის წესრიგში არ არის რეკომენდებული პუნქტის „სხვადასხვა“ ან „სხვადასხვა“ შეტანა.

ტექსტი მთავარი ნაწილიშემაჯამებელი ოქმი შედგება ცალკეული სექციებისაგან დღის წესრიგის საკითხთა რაოდენობის მიხედვით. სექციები დანომრილია არაბული ციფრებით დღის წესრიგის შესაბამისად. თითოეული მათგანი აგებულია სქემის მიხედვით:

პროტოკოლის ეს საკვანძო სიტყვები იბეჭდება დიდი ასოებით მარცხენა ზღვრის საზღვრიდან და შეიძლება გამოჩნდეს თამამად. სახელობითში სიტყვა LISTENED-ის შემდეგ მიეთითება მომხსენებლის გვარი და დღის წესრიგის პუნქტი, რის შემდეგაც სიტყვის შინაარსი ჯდება მე-3 პირის მხოლობითი რიცხვის სახით.

ნაწილში „გადაწყვეტილია: (გადაწყვეტილია:)“ მოკლედ, ზუსტად, მოკლედ, რომ არ იყოს ორმაგი ინტერპრეტაცია, ჩაიწერება გადაწყვეტილება. გადაწყვეტილებები ჩამოყალიბებულია წინასწარი ფორმით: "მომზადე ...", "წინასწარმეტყველე ...", "აცნობე ...". ერთ საკითხზე შეიძლება რამდენიმე გადაწყვეტილების მიღება. ამ შემთხვევაში, ისინი დანომრილია არაბული ციფრებით დღის წესრიგში არსებული საკითხის სერიული ნომრის მითითებით, მაგალითად:

საჭიროების შემთხვევაში, გადაწყვეტილებასთან ერთად მიეთითება კენჭისყრის შედეგები: მიცემული ხმების რაოდენობა „მომხრე“, „წინააღმდეგი“, ასევე თავი შეიკავა.

თეორიიდან პრაქტიკაში

წარმოიდგინეთ, რომ ხელით ან დიქტოფონზე გაკეთებული ჩანაწერის გაშიფვრის შემდეგ მივიღეთ ტექსტი, რომლის საფუძველზეც მოკლე ოქმის შედგენა გვჭირდება:

დღის წესრიგის საკითხი: 2. No2 მზა პროდუქციის საწყობის რეკონსტრუქციის მიმდინარეობის შესახებ.

სამეტყველო ტექსტი:

ვასილიევი პ.რ.რეკონსტრუქციის გეგმის მიხედვით, 25-ში თვის ბოლოს უნდა დაგვეწყო თაროების და ამწევი მექანიზმების დაყენება. სს "პროფილი" - თაროების აღჭურვილობის ჩვენი მიმწოდებელი - არღვევს ვადებს. 20-ში უნდა მიგვეღო პირველი პარტია, 10 დღეში - მეორე. ჩვენთან - მიწოდება ორი თანაბარი მხარის მიერ, ასე რომ ხელშეკრულებაში. გადავიხადეთ სრულად, ანუ 100%-ით წინასწარ, რადგან ბოლო დროს პირველი საწყობი გადავაკეთეთ, მათთან არანაირი პრობლემა არ გვქონდა. დღეს 28-ია და ჯერ არ მიგვიღია. ფაქსები გაუგზავნეს, დარეკეს, გუშინ უპასუხეს, რომ პირველი პარტია იყო გამოგზავნილი, მაგრამ ამას ორი-სამი დღე დასჭირდება, ანუ დაგვიანება გვაქვს მიმწოდებლის გამო. ვფიქრობ, მათ ოფიციალურად უნდა შეიტანონ საჩივარი მიწოდების დროის დარღვევის გამო.

ჩანაწერის გასაკეთებლად აუცილებელია გამოვყოთ ყველაზე მნიშვნელოვანი ინფორმაცია. ამისათვის შევეცადოთ დავსვათ რამდენიმე კითხვა და მივიღოთ მათზე პასუხი. ზემოთ მოყვანილი ტექსტიდან შეგვიძლია მივიღოთ პასუხები შემდეგ კითხვებზე:

ჩვენ ვხედავთ, რომ ტექსტი შეიცავს ინფორმაციას, რომელიც არ არის ასახული პასუხებში: ორგანიზაციამ გადაიხადა საქონელი სრულად და განხორციელდა 100% წინასწარი გადახდა, რადგან არსებობს სს პროფილთან თანამშრომლობის დადებითი გამოცდილება. შეესაბამება თუ არა ეს ინფორმაცია განსახილველ სიტუაციას? ცხადია, არა, ამიტომ, ეს არ არის საჭირო ოქმში შეტანა. ამრიგად, ჩვენ მიერ მიღებული კითხვებზე პასუხებიდან გამომდინარე, შეგვიძლია შევადგინოთ გამოსვლის მოკლე ოქმი:

2. მოისმინა:

ვასილიევი პ.რ.

თაროების აღჭურვილობის პირველი პარტია გადაზიდვა განხორციელდა მიმწოდებელი სსს პროფილის მიერ ვადის დარღვევით, რის შედეგადაც არ დაკმაყოფილდა №2 საწყობის რეკონსტრუქციის ვადები, უნდა შემოსულიყო ტექნიკის პირველი პარტია. 20 დეკემბერს, მეორე - 10 დღეში. თაროების დამონტაჟება და ამწევი მექანიზმების მონტაჟი 25 დეკემბერს უნდა დაწყებულიყო. მიმწოდებლის თქმით, ტექნიკის პირველი პარტია ჩამოვა არა უადრეს 30-31 დეკემბრისა. შესთავაზეს საჩივრის გაგზავნა მიწოდების დროის დარღვევის შესახებ.

შენიშვნა

თუ გამოთქმაში გამოყენებული იყო გამოთქმები „20“, „25“ და ა.შ., ოქმში უნდა მიეთითოს კონკრეტული თვე, მაგალითად: „20 დეკემბერი“, „25 დეკემბერი“ და ა.შ.

დავუშვათ, რომ შეხვედრაზე არსებული ვითარების განხილვისას, სარჩელის გაგზავნის წინადადებას მხარი არ დაუჭირა. გადაწყდა, მიმწოდებლისთვის გაგზავნილიყო მოთხოვნის წერილი ხელშეკრულებით დადგენილი მიწოდების ვადების დაცვის აუცილებლობის შესახებ. ამ შემთხვევაში გადაწყვეტილება ოქმში უნდა ჩაიწეროს შემდეგნაირად:

გადაწყვიტა:

მოამზადეთ და გაუგზავნეთ CJSC Profile-ს მოთხოვნის წერილი თაროების აღჭურვილობის მიწოდების ვადების დაცვის აუცილებლობის შესახებ.

პასუხისმგებელი შემსრულებელი - ვასილიევი პ.რ.

ვადა - (თარიღი).

განვიხილოთ კიდევ ერთი მაგალითი.

დღის წესრიგის პუნქტი: 5. ქალაქ პერმში კომპანიის ფილიალის ფინანსურ-ეკონომიკური საქმიანობის აუდიტის ჩატარების შესახებ.

სამეტყველო ტექსტი:

მედვედევი ვ.ვ.ამ წლის განმავლობაში ფინანსური განყოფილება და ჩვენი ბუღალტერია არაერთხელ შეხვედრიათ იმ ფაქტს, რომ პერმის ფილიალმა წარმოგვიდგინა შეცდომები ანგარიშგებისას. ორჯერ თავად აღმოაჩინეს ეს შეცდომები, შეგვატყობინეს და შემდეგ გამოაგზავნეს შესწორებული ანგარიშები. ჩვენმა ბუღალტრულმა განყოფილებამ ორჯერ აღმოაჩინა შეცდომები გამოთვლებში, ასევე იმაში, რომ ფილიალის ხარჯები განხორციელდა არასწორი პუნქტებით, რისთვისაც ეს უნდა გაკეთებულიყო. თუ ეს შეცდომები დროულად არ გამოსწორდა, ამან შეიძლება გამოიწვიოს გადასახადების გადახდასთან დაკავშირებული პრობლემები. ასევე, ჩვენმა სპეციალისტებმა ყურადღება გაამახვილეს იმაზე, რომ ვადები მუდმივად ირღვევა სტუმართმოყვარეობის ხარჯების ანგარიშების პრეზენტაცია. ფილიალის მთავარი ბუღალტერი ორჯერ იყო ჩვენთან მივლინებაში, ფილიალის მიერ დაშვებულ შეცდომებს გავუმკლავდით, მაგრამ მდგომარეობა დიდად არ შეცვლილა. ადმინისტრაციული და ეკონომიკური სამსახურის უფროსი პოლოზოვი რ.ა. ასევე ჩიოდა, რომ პერმში ტრანსპორტის ხარჯებთან დაკავშირებული პრობლემები იყო. ფაქტია, რომ თავდაპირველად მას ეგზავნება ანგარიშები ტრანსპორტის ხარჯების შესახებ, შემდეგ კი ბუღალტერიაში წარუდგენს კონსოლიდირებულ ანგარიშს ყველა ფილიალისთვის. ამ ყველაფრის გათვალისწინებით, ვფიქრობ, რომ აუცილებელია პერმის ფილიალის ფინანსურ-ეკონომიკური საქმიანობის აუდიტის ორგანიზება და ჩატარება, რათა მომავალში პრობლემები არ შეგექმნათ.

ხელმძღვანელი:როგორ ფიქრობთ, ვინ უნდა შევიდეს კომისიაში და რა დრო დასჭირდება ადგილზე შემოწმების ჩატარებას?

მედვედევი ვ.ვ.ვფიქრობ, სამი ადამიანია საჭირო: ერთი ბუღალტრული აღრიცხვისთვის, მეორე საფინანსო განყოფილებისთვის და მესამე ადმინისტრაციულ-ეკონომიკური სამსახურის და ლოგისტიკის დეპარტამენტისთვის. მანამდე განყოფილებების უფროსებთან ვისაუბრეთ, ვის შეეძლო წასვლა, ამიტომ სამ ადამიანს ვთავაზობ: მოადგილეს. მთავარი ბუღალტერი სომოვი ს.ს., აუდიტორი იასტრებოვა ა.ა. და წამყვანი ინჟინერი სოკოლოვი ბ.ბ. შემოწმება შეიძლება განხორციელდეს 3-5 დღის განმავლობაში.

გავაანალიზოთ ძირითადი საუბრის ტექსტი წინა სქემის მიხედვით:

ამ შემთხვევაში კი ვხედავთ, რომ მეორე გეგმის ინფორმაცია რჩება ტექსტში. უპირველეს ყოვლისა, ეს არის ადმინისტრაციული და ეკონომიკური სამსახურის უფროსი პოლოზოვი რ.ა., რომელიც ასევე ჩიოდა, რომ ფილიალს ტრანსპორტირების ხარჯებთან დაკავშირებით გარკვეული პრობლემები ჰქონდა. ჩვენ ამ ინფორმაციას ვახარისხებთ მეორადად იმის გამო, რომ ტრანსპორტირების ხარჯების შესახებ ანგარიშები მხოლოდ თავდაპირველად წარედგინა ადმინისტრაციული სამსახურის უფროსს კონსოლიდირებული ანგარიშის მოსამზადებლად. ვინაიდან ტრანსპორტის ხარჯების ანგარიშგება ამჟამად განსხვავებულია, ამ ინფორმაციას მცირე მნიშვნელობა აქვს არსებული სიტუაციის შესაფასებლად.

მეორადი ინფორმაცია ასევე უნდა შეიცავდეს იმას, რომ თავად ფილიალმა ორჯერ აღმოაჩინა შეცდომები, ორჯერ კი - მთავარი ორგანიზაციის ბუღალტერია. უბრალოდ შეიძლება ითქვას, რომ შეცდომები არაერთხელ იქნა ნაპოვნი.

მოკლე ოქმები არ ასახავს მომხსენებლის წინაშე დასმულ კითხვებს. თუმცა, თუ შეკითხვაზე პასუხში არის მნიშვნელოვანი ინფორმაცია, ის ფიქსირდება გამოსვლის ოქმში. ზემოთ მოყვანილ მაგალითში ეს არის ინფორმაცია იმის შესახებ, თუ ვინ არის შემოთავაზებული კომისიის შემადგენლობაში.

მიღებული პასუხებიდან გამომდინარე, შეგვიძლია გავაკეთოთ გამოსვლის პროტოკოლური ჩანაწერი:

მოისმინა:

მედვედევი ვ.ვ.

ამ წლის განმავლობაში პერმის ფილიალმა არაერთხელ წარადგინა შეცდომით მოხსენებები, გამოაქვეყნა ხარჯები არასწორ პუნქტებში, რისთვისაც ეს უნდა გაკეთდეს და ვადების დარღვევით წარმოადგინა ანგარიში სტუმართმოყვარეობის ხარჯების შესახებ. ფილიალის მთავარ ბუღალტერთან შეცდომების ანალიზის მიუხედავად, ვითარება არ შეცვლილა. ის საჭიროდ მიიჩნევს ფილიალის საფინანსო-ეკონომიკური საქმიანობის აუდიტის ჩატარებას, მათ შორის კომისიაში მოადგილის. მთავარი ბუღალტერი სომოვი ს.ს., აუდიტორი იასტრებოვა ა.ა. და წამყვანი ინჟინერი სოკოლოვი ბ.ბ.

თუ საკითხის განხილვისას მიიღება გადაწყვეტილება აუდიტის ჩატარების შესახებ, გადაწყვეტილება ოქმში უნდა ჩამოყალიბდეს შემდეგნაირად:

გადაწყვიტა:

მოამზადეთ ბრძანების პროექტი პერმის ფილიალის საფინანსო-ეკონომიკური საქმიანობის შესამოწმებელი კომისიის შექმნის შესახებ, შეათანხმეთ აუდიტის თარიღი პერმის ფილიალის დირექტორთან.

პასუხისმგებელი შემსრულებელი - მედვედევი ვ.ვ.

ბოლო ვადა - (თარიღი)

ვ.ფ. იანკოვა,
კანდი. ისტ. მეცნიერებათა მოადგილე VNIIDAD-ის დირექტორი

მენეჯმენტის პრაქტიკაში ასეთი ტიპის ოქმები გამოიყენება როგორც განზრახვის ოქმი, შეთანხმების ოქმები, ოქმები ფიზიკური მტკიცებულების (დოკუმენტების) ამოღების მიზნით. აქციონერთა საერთო კრების ძირითად დოკუმენტებს შორის კანონი ასახელებს კრების ოქმს და მთვლელი კომისიის ოქმს.

გარდა ამისა, ოქმი შეიძლება შედგეს ერთმა თანამდებობის პირმა თავისი ადმინისტრაციული ფუნქციების შესრულებისას - საგზაო შემთხვევის ოქმი, დაკავების ოქმი და ა.შ. თითოეულ ამ ტიპის ოქმს აქვს შესაბამისი სტანდარტული ფორმა.

ამ სტატიაში ჩვენ ვისაუბრებთ კოლეგიალური მართვის მოქმედების შედეგების საფუძველზე შედგენილი ოქმი- შეხვედრები, შეხვედრები ან შეხვედრები. ეს დოკუმენტი განკუთვნილია საკითხების კოლეგიალური განხილვისა და გადაწყვეტილების მიღების დოკუმენტური ფორმალიზაციისთვის.

რუსულ საოფისე მუშაობაში პროტოკოლი გამოიყენება მე-18 საუკუნის დასაწყისიდან, იმ პერიოდიდან, როდესაც დაიწყო მენეჯმენტის პრაქტიკაში პრაქტიკა გადაწყვეტილების მიღებამდე საკითხის განხილვის მიზნით. ისტორიულად, პროტოკოლი ასეთია:

• და საინფორმაციო დოკუმენტი (დისკუსიის მიმდინარეობის დოკუმენტირება),
• და ადმინისტრაციული დოკუმენტი (განხილვის შედეგად მიღებული გადაწყვეტილება ფიქსირდება).

თანამედროვე მენეჯმენტის პრაქტიკაში სხვადასხვა რანგის ლიდერების მიერ გამართული შეხვედრების საქმიანობების დასაბუთებისთვის დგება ოქმები. ოქმები ასევე გამოიყენება კონფერენციების, შეხვედრების, სემინარების და ა.შ.

ოპერატიული შეხვედრების დროს ოქმის შედგენის აუცილებლობის შესახებ გადაწყვეტილებას იღებს ხელმძღვანელი, რომელიც ნიშნავს და ატარებს მათ. თუ შეხვედრა ეხება ქვეშევრდომების ინფორმირებას რაიმე პრობლემის შესახებ, ადრე მიღებული გადაწყვეტილების ახსნას და ა.შ., მაშინ ოქმი შეიძლება არ იყოს საჭირო. მაგრამ ასეთი ოპერატიული შეხვედრის ოქმის შედგენის აუცილებლობაც შესაძლებელია. ამ შემთხვევაში ოქმში ჩაიწერება დამსწრეთა შემადგენლობა, გამოთქმული მოსაზრებები თუ წინადადებები.

შეხვედრისთვის მზადება

მუდმივი კოლეგიალური ორგანოების მუშაობის დოკუმენტირების თავისებურებები

მუდმივი კოლეგიური ორგანოები (საბჭოები, კოლეჯები, კომისიები) გამოირჩევიან მუშაობის მაღალი ორგანიზებულობით.

იგი გამოიხატება თანდასწრებით:

• სამუშაო რეგლამენტი;
• მომავალი წლის სამუშაო გეგმა;
• საკუთარი აპარატი, რომელსაც ხელმძღვანელობს მდივანი.

ეს სამი საკითხის ჩამონათვალი (მაქსიმალური პროგრამა) რეალურად შეიძლება შემცირდეს კოლეგიური ორგანოს ერთ მდივანზე - (მინიმალური პროგრამა). მოდით, ახლა უფრო დეტალურად განვიხილოთ ეს სამი პუნქტი.

AT რეგულაციებიკოლეგიური ორგანო განსაზღვრავს შეხვედრების სიხშირეს, მიღებულ გადაწყვეტილებებს, საქმიანობის დოკუმენტირების წესს, შეხვედრის დღეს და დროს. ზოგჯერ საწარმოებში არსებობს შეხვედრების გამართვის წესები, რომლებიც ეხება არა ერთი კოლეგიური ორგანოს მუშაობას, არამედ ნებისმიერ კოლეგიურ საქმიანობას.

ოქმი ერთ-ერთი აუცილებელი დოკუმენტია, უპირველეს ყოვლისა, იმიტომ, რომ ასახულია შეხვედრის ფაქტი, მასზე მიღებული გადაწყვეტილებები და მათი განხორციელების ვადები. ეს დოკუმენტი შემდგომში შესაძლოა გახდეს ამ კოლეგიური ორგანოს გადაწყვეტილების ან დადგენილების - (ანუ ადმინისტრაციული დოკუმენტის) გამოცემის საფუძველი.

მუდმივმოქმედ კოლეგიურ ორგანოებს უნდა ჰქონდეთ წლის სამუშაო გეგმარომელიც მოიცავს განხილვისთვის დაგეგმილ ძირითად საკითხებს.

მუდმივ კოლეგიურ ორგანოებს ჩვეულებრივ აქვთ აპარატურა,რაც უზრუნველყოფს ამ ორგანოს ფუნქციონირებას. ამ განყოფილებას ხელმძღვანელობს მდივანი (აკადემიური საბჭოს მდივანი, კოლეგიის მდივანი და სხვ.), რომელიც მიეკუთვნება სპეციალისტების ან მენეჯერების კატეგორიას. ეს თანამდებობის პირი პასუხისმგებელია შეხვედრების ორგანიზებაზე, მუდმივი კოლეგიური ორგანოების საქმიანობის დოკუმენტირებაზე და დოკუმენტაციის უსაფრთხოებაზე.

შეხვედრების მომზადება

მაგრამ შეხვედრები, როგორც კოლეგიალური გადაწყვეტილების მიღების ფორმა, შეიძლება ჩატარდეს მონაწილეთა ნებისმიერ შემადგენლობაში და არა მხოლოდ კოლეგიური ორგანოს წევრებში. ეს შეიძლება იყოს დეპარტამენტების ხელმძღვანელების ან გარკვეული სტრუქტურული ერთეულების სპეციალისტების შეხვედრები კონკრეტულ საკითხზე. ნებისმიერ შემთხვევაში, როდესაც საქმე ეხება 3-ზე მეტი ადამიანის შეხვედრის ორგანიზებას, ეს არ უნდა დარჩეს შემთხვევით. რაც უფრო კარგად იქნება შეხვედრის მომზადება, მით ნაკლები დრო დაიხარჯება თავად შეხვედრის დროს განხილვაზე და უფრო ეფექტური გადაწყვეტილებები იქნება მიღებული.

შეხვედრის მომზადებისას თანმიმდევრულად ჩნდება დოკუმენტები, რომლებიც შემდეგ ხდება პროტოკოლის დანართები, ან მათგან მიღებული ინფორმაცია შემოდის მასში.

ამ სერიის პირველი დოკუმენტი დღის წესრიგშია. მას ადგენს მდივანი თავმჯდომარის (კოლექტიური ორგანოს ან ამ კონკრეტული კრების) მითითებებისა და დებულების (ასეთის არსებობის შემთხვევაში) დებულებების საფუძველზე. დღის წესრიგის დადგენისას აუცილებელია განხილული საკითხების სირთულის გათვალისწინება, რათა დისკუსია მოერგოს შეხვედრისთვის გამოყოფილ დროს.

დღის წესრიგი ეგზავნება შეხვედრის მონაწილეებს და მოწვეულებს. დღის წესრიგის რამდენიმე ეგზემპლარი რჩება მდივანთან. ისინი გამოიყენება მომავალი ოქმის შედგენისთვის, შეხვედრის ჩასატარებლად.

დღის წესრიგში მითითებულია განხილული საკითხების რაოდენობა და თანმიმდევრობა, გამომსვლელთა ვინაობა, შეხვედრის თარიღი და დრო, ასევე მისი ჩატარების ადგილი. ამრიგად, დღის წესრიგში არის როგორც შეტყობინება მოახლოებული შეხვედრის შესახებ, ასევე მონაწილეთა მოწვევა.

დღის წესრიგის ფორმა შეიძლება იყოს ნებისმიერი. აქ არის ორი ვარიანტი; პირველი უფრო ფორმალურია (იხ. მაგალითი 1), ხოლო მეორე ასევე შესაფერისია ოპერატიული შეხვედრებისთვის (იხ. მაგალითი 2). მართალია, ოპერატიული შეხვედრების მომზადებისას მდივანი ხშირად უგულებელყოფს დღის წესრიგის წერილობით განაწილებას და შემოიფარგლება მხოლოდ მონაწილეთა ზეპირი ინფორმაციით.

ყოველი შეხვედრის მომზადებისას, ჩვეულებრივ, წინასწარ უნდა შეაგროვოთ მომხსენებლებისგან მოხსენებების ან გამოსვლების აბსტრაქტები, აგრეთვე მათი საილუსტრაციო ინფორმაცია და საცნობარო დოკუმენტები (ცხრილები, გრაფიკები, ეკონომიკური გამოთვლები, ცნობები და ა.შ.). ყველა ეს მასალა იმეორებს შეხვედრის მონაწილეთა რაოდენობის მიხედვით და ნაწილდება მათ.

ეს დოკუმენტები აუცილებლად შეიცავს დღის წესრიგში შეტანილ თითოეულ საკითხზე გადაწყვეტილების პროექტს. მომხსენებლები ამზადებენ ასეთი გადაწყვეტილებების პროექტებს. მდივნის ამოცანაა დროულად მიიღოს ეს დოკუმენტები და გაამრავლოს საჭირო (მონაწილეთა რაოდენობის მიხედვით) ეგზემპლარად. შეხვედრის მასალები უნდა გაიგზავნოს მის დაწყებამდე 48 საათით ადრე, რათა ხალხმა გამონახოს დრო მათი გაცნობისთვის, მოსამზადებლად დისკუსიისთვის. ფოსტა ხშირად გამოიყენება განაწილებისთვის.

შეხვედრის მომზადებისას შეიძლება მომზადდეს სარეგისტრაციო ფურცელი ან მისი მონაწილეთა დასწრების სია (იხ. მაგალითი 13). ასეთი დოკუმენტი დგება მაშინ, როდესაც მონაწილეთა რაოდენობა 15 ადამიანზე მეტია (მაშინ ეს პირები არ არიან ჩამოთვლილი ოქმში დამსწრეებს შორის, სამაგიეროდ ეს დოკუმენტი არის ოქმის დანართი), ასევე კრების მომზადებისას. მუდმივი კოლეგიალური ორგანო (მნიშვნელოვანია მასში კვორუმის არსებობა). როდესაც შეხვედრაზე მნიშვნელოვანია კვორუმი, ასეთი სარეგისტრაციო ფურცლის მომზადება ხდება სავალდებულო - ეს სია აუცილებელია სხდომაზე გარკვეული პირების დასწრების დოკუმენტაციისთვის, რაც, როგორც წესი, დასტურდება სიაში პირადი ხელმოწერით.

შეხვედრის დასაწყისში პირად ხელმოწერებს აგროვებს მდივანი, გვერდის ავლით სხდომაზე მისულებს. ხელმოწერების შეგროვებისა და დამსწრეთა რაოდენობის კონტროლის მეორე გავრცელებული გზა მონაწილეთა რეგისტრაციაა. რეგისტრაცია ჩვეულებრივ იწყება 30 წუთით და მთავრდება სესიის დაწყებამდე 5 წუთით ადრე.

ამრიგად, შეხვედრის/შეხვედრის დაწყებამდეც კი მდივანს უნდა ჰქონდეს შემდეგი დოკუმენტები: დღის წესრიგი, გამოსვლების რეფერატები და გადაწყვეტილების პროექტები თითოეულ საკითხზე, მონაწილეთა სია.

პროტოკოლის რეგისტრაციის სტანდარტული წესები

პროტოკოლის გაცემის პროცედურა განისაზღვრება GOST R 6.30-2003 „ერთიანი დოკუმენტაციის სისტემები. ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის ერთიანი სისტემა. დოკუმენტაციის მოთხოვნები. ეს GOST განსაზღვრავს ამ დოკუმენტის სათაურის და ბოლო ნაწილების დიზაინის წესებს, აგრეთვე მოთხოვნებს მისი ტექსტისთვის.

პროტოკოლის სათაური

შემდეგი დეტალები მოთავსებულია პროტოკოლის სათაურში:

• ორგანიზაციის სრული დასახელება;
• დოკუმენტის სახეობა (ოქმი);
• ნომერი და თარიღი;
• ოქმის შედგენის ადგილი;
• ტექსტის სათაური.

ორგანიზაციის დასახელება ყოველთვის მითითებულია ორგანიზაციულ-სამართლებრივ ფორმასთან ერთად და უნდა შეესაბამებოდეს ოფიციალურად დადგენილ სახელს (წესდებაში ან ორგანიზაციის დებულებაში). ამასთან, იურიდიული ფორმა არ უნდა დაიწეროს შემოკლების სახით, არამედ სრულად.

თუ ორგანიზაციას აქვს ოფიციალურად რეგისტრირებული შემოკლებული სახელი, მაშინ ის ასევე შეიძლება იყოს წარმოდგენილი ფრჩხილებში სრული სახელის ქვემოთ მოცემულ ხაზში (იხ. მაგალითი 3).

თუ ორგანიზაციას ჰყავს მშობელი ორგანიზაცია, მაშინ მისი სახელი მითითებულია ორგანიზაციის სახელის ზემოთ - დოკუმენტის ავტორი, სასურველია შემოკლებული ფორმით (იხ. მაგალითი 5).

ასე რომ, გადახედეთ დიზაინის შესაძლო ვარიანტებს:

ოქმის თარიღი არის შეხვედრის დღე. თუ შეხვედრა გაგრძელდა რამდენიმე დღე, მაშინ ოქმის თარიღი მოიცავს მისი დაწყებისა და დასრულების თარიღებს (და არა ოქმზე ხელმოწერის თარიღს, რომელიც შეიძლება შედგეს თავად ღონისძიების დასრულებიდან რამდენიმე დღის შემდეგ).

სააქციო საზოგადოების დირექტორთა საბჭოს სხდომა 2 დღე გაგრძელდა: 2009 წლის 13 და 14 იანვარს. ოქმი შედგა მეორე დღეს და ხელი მოეწერა სხდომის დასრულების მეორე დღეს - 16 იანვარს.

ამ სიტუაციაში ოქმის თარიღი იქნება „13 - 14.01.2009“ ანუ იგივე პერიოდი, მაგრამ უფრო სრული მართლწერით „13.01.2009 - 01.14.2009“. ასევე შესაძლებელია თარიღის მითითების ვერბალურ-ციფრული ხერხი „2009 წლის 13-14 იანვარი“.

ოქმები დანომრილია კალენდარული წლის ფარგლებში, ამიტომ ოქმის ნომერი (ინდექსი) არის კრების რიგითი ნომერი. ორგანიზაციაში შედგენილი ოქმების თითოეული ჯგუფისთვის სერიული ნომრები ცალ-ცალკე ენიჭება: აქციონერთა საერთო კრების ოქმები, დირექტორატის კრების ოქმები, ტექნიკური საბჭოს სხდომების ოქმები, შრომითი კოლექტივის სხდომის ოქმები და ა.შ. ცალ-ცალკე ინომრება. .

არსებობს დოკუმენტის ნომრისა და თარიღის ჩაწერის „მოდა“, რომელიც შედგება ერთი ციფრისგან, ორნიშნა: ამისთვის დასაწყისში ემატება ნული. აქ შეგიძლიათ მოისმინოთ განმარტებები შემდეგ თვისებებზე: ნულის არსებობა („No. 01“ ან „01 დეკემბერი, 2008 წ.) არ იძლევა საშუალებას მის ადგილას სხვა რიცხვის დამატება და ამით 1 გადაქცევა 11-ად, 21-ად ან 31-ად. მაგრამ ჩვენ ხაზგასმით აღვნიშნავთ, რომ მარეგულირებელ ჩარჩოში ასეთი ჩაწერის მითითებები არ არის. ეს უბრალოდ საკმაოდ გავრცელებული პრაქტიკაა.

მნიშვნელოვანია მიუთითოთ ის ადგილი, სადაც შედგენილია დოკუმენტი იმ შემთხვევაში, როდესაც ძნელია მისი დადგენა ორგანიზაციის სახელით, ასევე იმ შემთხვევებში, როდესაც შეხვედრა იმართება სხვა ადგილას, და არა სადაც ორგანიზაცია - დოკუმენტის ავტორი მდებარეობს. GOST R 6.30-2003 (პუნქტი 3.12) შესაბამისად, დოკუმენტის მომზადების ადგილი მითითებულია მიღებული ადმინისტრაციულ-ტერიტორიული განყოფილების გათვალისწინებით, მხოლოდ ზოგადად მიღებული აბრევიატურების გამოყენებით.

ოქმის ტექსტის სათაური შეიცავს მითითებას კოლეგიური საქმიანობის სახეობაზე (კონფერენცია, შეხვედრა, სხდომა და ა.შ.) და კოლეგიური ორგანოს დასახელება გენიტალურ შემთხვევაში.

სათაურის რეკვიზიტები შეიძლება განლაგდეს გრძივი (მაგალითი 8) ან კუთხოვანი (მაგალითი 9). არჩევანის არჩევანი რჩება ორგანიზაციაში.

ტექსტის შესავალი ნაწილი

ოქმის ტექსტი მოიცავს შესავალ და ძირითად ნაწილს.

ოქმის შესავალ ნაწილში, სათაურის შემდეგ, მოცემულია კრების თავმჯდომარისა და მდივნის ინიციალები და გვარები. გასათვალისწინებელია, რომ ოქმში თავმჯდომარე არის სხდომის წარმმართველი თანამდებობის პირი, მისი პოზიცია საშტატო ნუსხის მიხედვით ტექსტში არ არის მითითებული.

მდივანი – კრების ორგანიზებასა და მისი საქმიანობის დოკუმენტირებაზე პასუხისმგებელი პირი, ე.ი. ოქმის მომზადება და რეგისტრაცია. კრების (სესიის) მდივანი სულაც არ არის მდივანი ex officio. ეს სამუშაო მოვალეობა შეიძლება იყოს დამატებითი თანამშრომლისთვის. ეს უნდა დაფიქსირდეს მის სამუშაო აღწერილობაში, თუ ის მუდმივად სრულდება. ეს სამუშაო შეიძლება დასაქმებულს მიანდოს მენეჯერმა, თუ იგი შესრულებულია ერთჯერადი დავალების სახით.

დეპარტამენტების ხელმძღვანელთა კრების თავმჯდომარის ფუნქციებს შეუძლია შეასრულოს გენერალური დირექტორის მოადგილე პანკოვი, ხოლო შეხვედრის მდივნის ფუნქციები - მისი პირადი თანაშემწე ეგოროვა. ამ შემთხვევაში მათი საშტატო თანამდებობები (გენერალური დირექტორის მოადგილე და გენერალური დირექტორის მოადგილის პირადი თანაშემწე) არ შედის ოქმში. ეს ადამიანები მასში მხოლოდ კრების თავმჯდომარედ და მდივნად გამოჩნდებიან (იხ. შემდეგი მაგალითი).

სიტყვის „დასწრების“ შემდეგ ახალი სტრიქონიდან ანბანური თანმიმდევრობით ჩამოთვალეთ ორგანიზაციის თანამდებობის პირების ინიციალები და გვარები, რომლებიც მონაწილეობენ შეხვედრაზე განხილვასა და გადაწყვეტილების მიღებაში.

თუ შეხვედრაზე მოწვეულნი არიან მათი ორგანიზაციის სხვა თანამდებობის პირები, ისინი ჩამოთვლილია განყოფილებაში „მოწვეული“ ანბანური თანმიმდევრობით (გვარი და ინიციალები) თანამდებობის მითითების გარეშე. თუ შეხვედრაში მონაწილეობენ სხვა ორგანიზაციების წარმომადგენლები, მაშინ ასევე მითითებულია მათი პოზიციები ორგანიზაციების სახელებით (იხ. მაგალითი 11).

დამსწრე მონაწილეთა და მოწვეულთა სია იბეჭდება 1 სტრიქონის ინტერვალით. შემდეგ რჩება ერთი ცარიელი ხაზი და დღის წესრიგი იბეჭდება 1 სტრიქონის ინტერვალის შემდეგ. მაგრამ პროტოკოლის ტექსტის ძირითადი ნაწილი ჩვეულებრივ იბეჭდება 1.5 სტრიქონის ინტერვალით.

შეხვედრის მონაწილეთა სიის შედგენა მდივანს ევალება. სია წინასწარ შედგენილია ლიდერის მითითებით (აუცილებელია მონაწილეთა ინფორმირება შეხვედრის თარიღისა და დღის წესრიგის შესახებ, სასურველია წინასწარ გავრცელდეს საცნობარო მასალები საკითხების შესასწავლად და მოსამზადებლად განსახილველად). შეხვედრის დღეს დამსწრეთა სიის კორექტირება ხდება თანამდებობის პირების რეალური ხელმისაწვდომობის გათვალისწინებით.

გაფართოებული კრების (15 ადამიანზე მეტი) ან მუდმივი კოლეგიური ორგანოს ოქმის შედგენისას ოქმში არ არის ჩამოთვლილი მონაწილეთა სახელები, მაგრამ მათი საერთო რაოდენობა მითითებულია ფიგურით. იგი განისაზღვრება რეგისტრაციის შედეგების საფუძველზე, ამ შემთხვევაში სარეგისტრაციო სია ხდება ოქმის ერთ-ერთი დანართი (იხ. მაგალითი 13). ამ შემთხვევაში, პროტოკოლი მიუთითებს:

დღის წესრიგი გათვალისწინებულია ოქმის შესავალ ნაწილში. მის შინაარსს განსაზღვრავს ლიდერი, რომელიც დანიშნავს შეხვედრას და წარმართავს მას. თუ ასეთი დოკუმენტი სხდომის დაწყებამდე გაეგზავნა მონაწილეებს, მაშინ მისგან მიღებული ინფორმაცია უნდა გადავიდეს ოქმში.

ოქმში დღის წესრიგი შეიცავს სხდომაზე განხილულ საკითხთა ჩამონათვალს, აფიქსირებს მათი განხილვის თანმიმდევრობას და გამომსვლელთა (მოსაუბრეთა) სახელებს.

დღის წესრიგის პუნქტები დანომრილია არაბული ციფრებით და იწყება წინადადებით „შესახებ“ ან „შესახებ“, პასუხობს კითხვას „რის შესახებ?“. ოქმში თითოეულ პუნქტზე უნდა მიეთითოს მომხსენებლის ინიციალები და გვარი - თანამდებობის პირი, რომელმაც მოამზადა ეს საკითხი.

მთავარი ტექსტი

განსხვავება პროტოკოლის მოკლე და სრულ ფორმებს შორის - ადრე ყველაფერი მარტივი იყო

ტექსტის წარმოდგენის ფორმის მიხედვით ოქმები იყოფა მოკლედ და სრულად.

ოქმის სხვადასხვა ფორმა ერთმანეთისგან მხოლოდ შეხვედრის გაშუქების სისრულით განსხვავდება. ამ ფორმების დიზაინში განსხვავება არ არის. ეს პოსტულატი მოქმედებს პრაქტიკული გამოცდილების საფუძველზე, რაც ჩამოყალიბებულია საოფისე მუშაობის ნებისმიერ სახელმძღვანელოში.

მოკლე ოქმიარის დოკუმენტი, რომელიც აფიქსირებს:

• შეხვედრაზე განხილული საკითხები
• მომხსენებელთა სახელები და
• მიღებული გადაწყვეტილებები.

ასეთი პროტოკოლი, როგორც წესი, ტარდება შემდეგ შემთხვევებში:

• როდესაც სხდომა გადაიწერება (გამოსვლების ჩანაწერი იქნება ოქმის დანართი) ან ჩაწერილი დიქტოფონზე;
• როდესაც შეხვედრა ოპერატიულ ხასიათს ატარებს და მნიშვნელოვანია მიღებული გადაწყვეტილების დაფიქსირება დისკუსიის მიმდინარეობის დეტალების გარეშე.

მოკლე ოქმის მიხედვით შეუძლებელია საკითხის განხილვის მიმდინარეობის, გამოთქმული მოსაზრებების, კომენტარების, ადმინისტრაციული ნაწილის შემუშავების პროცესის, ე.ი. მენეჯმენტის გადაწყვეტილება. მისი ნიმუში ნაჩვენებია მაგალით 22-ში.

სრული პროტოკოლი(იხ. მაგალითი 21) საშუალებას გაძლევთ დააფიქსიროთ დეტალური სურათი იმის შესახებ, თუ რა ხდება, გადმოგცეთ შეხვედრის მონაწილეთა მოხსენებებისა და გამოსვლების შინაარსი, ყველა გამოთქმული აზრი, კითხვები და შენიშვნები, კომენტარები, პოზიციები.

ამრიგად, თითოეული განსახილველი საკითხის სრულ ოქმში არის 3 ნაწილი: „მოვისმინეთ“, „ვილაპარაკეთ“, „გადაწყვეტილი“ („გადაწყვეტილი“). და მოკლედ, მხოლოდ ორი: "ჩვენ მოვუსმინეთ" და "გადაწყვეტილი" ("გადაწყვეტილი").

პროტოკოლის ტექსტის ძირითადი ნაწილი შეიცავს იმდენ ნაწილს, რამდენიც დღის წესრიგშია. სექციები დანომრილია შესაბამისად. თითოეული სექცია შედგება სამი ნაწილისგან სრული წუთებისთვის - "მოისმინა", "საუბარი", "გადაწყვეტილი" ("გადაწყვეტილი") - ან ორი მოკლესთვის. ეს სიტყვები იბეჭდება დიდი ასოებით მარცხენა ზღვრიდან.

პროტოკოლის ტესტში სიტყვის „LISTENED“-ის შემდეგ, გვარი და ინიციალები მთავარი მომხსენებლის გვარი და ინიციალები (ვის მოუსმინა?), ხოლო მისი საუბრის ჩანაწერი ტირის საშუალებით არის მითითებული. პრეზენტაცია ჩვეულებრივ ტარდება მესამე პირის მხოლობით წარსულ დროში (იხ. მაგალითი 15). თუ მოხსენების ტექსტი მომზადებულია წერილობით და გადაეცემა მდივანს, მაშინ ოქმში შეიძლება მიეთითოს მხოლოდ მოხსენების თემა და შემდეგ „დართულია მოხსენების ტექსტი“ (მაგალითი 16).

სრულ ოქმში სიტყვის „SPEAKED“ შემდეგ მითითებულია საკითხის განხილვის მონაწილეთა სახელები და ინიციალები. პროტოკოლის ტექსტში ყოველი მომხსენებლის გვარი და ინიციალები იბეჭდება ახალ სტრიქონზე სახელობითი რეგისტრით (ვინ ლაპარაკობდა?). სიტყვის ჩანაწერის წარმოდგენა გვარისგან გამოყოფილია ტირეთი, ნათქვამია მხოლობითი მესამე პირიდან. ტექსტის იმავე ნაწილში ჩაიწერება მოხსენების დროს ან მის შემდეგ დასმული კითხვები, მათზე გაცემული პასუხები.

თუ შეხვედრაზე არ არის დისკუსია ან კითხვები, ოქმში გამოტოვებულია ნაწილი „გამოსვლა“ და ტექსტის ეს ნაწილი.

სიტყვის „გადაწყვეტილი“ (ან „გადაწყვეტილი“) შემდეგ ამობეჭდეთ დღის წესრიგის შესაბამისი პუნქტის სარეზოლუციო ნაწილის ტექსტი. თუ ერთ საკითხზე მიიღება რამდენიმე გადაწყვეტილება, ისინი ინომრება არაბული ციფრებით, პირველი ციფრი აჩვენებს დღის წესრიგის პუნქტის რაოდენობას, მეორე - მიღებული გადაწყვეტილების რაოდენობას.

თუ დღის წესრიგის პირველ საკითხზე სამი გადაწყვეტილება მიიღება, ისინი დაინომრება 1.1, 1.2 და 1.3.
თუ დღის წესრიგის მეორე საკითხზე მხოლოდ ერთი გადაწყვეტილება მიიღება, მაშინ მისი რიცხვი იქნება 2.1 და არა 2, როგორც ზოგიერთი შეცდომით წერს.

საოპერაციო ნაწილის ტექსტი ჩამოყალიბებულია ადმინისტრაციულ დოკუმენტებში მიღებული სტანდარტული მოდელის მიხედვით და პასუხობს კითხვებს: ვის რა უნდა გააკეთოს და რა თარიღამდე (ამ შემთხვევაში, პასუხისმგებელი შემსრულებელი შეიძლება მიეთითოს ტექსტის დასაწყისში ან ბოლოს).

ოქმების შედგენის ჩვეულებრივი პრაქტიკა არ ითვალისწინებს კენჭისყრის შედეგების დაფიქსირებას. მაგრამ თუ ეს მოხდა, მაშინ ეს უნდა აისახოს ოპერატიულ პუნქტში. უფრო მარტივი ვერსიით, ეს ნაჩვენებია მაგალით 19-ში. აქციონერთა საერთო კრების ოქმებში ბევრი სპეციფიკაა, მათ შორის. იგი ასევე მიღებულ გადაწყვეტილებებზე კენჭისყრის შედეგების ასახვის თანმიმდევრობით, ეს შედეგები ფიქსირდება დამთვლელი კომისიის ოქმში და აქციონერთა საერთო კრების ოქმებში (იხ. მაგალითი 20).

შექმენით პროტოკოლის ნაწილი

ოქმი დგება ხელნაწერის, სტენოგრამის ან აუდიო ჩანაწერების საფუძველზე, რომლებიც ინახება სხდომაზე. შეხვედრის შემდეგ მდივანი ხელახლა ბეჭდავს შენიშვნებს, აწყობს მათ დადგენილი მოთხოვნების შესაბამისად და რედაქტირებისთვის წარუდგენს კრების თავმჯდომარეს. მისი ცვლილებების გათვალისწინებით, ოქმი ხელმოწერილია და ხდება ოფიციალურ დოკუმენტად.

ოქმის იურიდიული ძალა, ე.ი. ოფიციალურობა, სანდოობა, უდავოობა, დამოკიდებულია არა მხოლოდ რეგისტრაციის წესებზე. სტანდარტული განმარტებით, „კანონიერი ძალა არის ოფიციალური დოკუმენტის საკუთრება, რომელიც მას ეცნობება მოქმედი კანონმდებლობით, მისი გამცემი ორგანოს კომპეტენციით და რეგისტრაციის დადგენილი წესით“. რეგისტრაციის ზემოაღნიშნული წესების დაცვის შემთხვევაში ოქმი იურიდიულად ძალაში შედის ორი პირის: თავმჯდომარისა და მდივნის ხელმოწერის შემდეგ.

ამ საყრდენის გაკეთება არ არის რთული, რადგან. ეს იგივეა ჩვენს მიერ სტატიაში განხილული პროტოკოლის ყველა ფორმისთვის (იხ. მაგალითები 21, 22). ხელმოწერები გამოყოფილია ტექსტიდან 2 ან 3 სტრიქონიანი ინტერვალით. მარცხენა ველის საზღვრიდან იბეჭდება სიტყვები „თავმჯდომარე“ და „მდივანი“, გვარის ბოლო ასო შემოიფარგლება მარჯვენა ველით.

პროტოკოლი არის შიდა დოკუმენტი, ამიტომ ჩვეულებრივ არ არის ბეჭედი.

თუ პროტოკოლი რამდენიმე გვერდს მოიცავს, მეორე და მომდევნო გვერდები უნდა იყოს დანომრილი. გვერდის ნომრები მოცემულია არაბული ციფრებით სიტყვის "გვერდი" (გვერდის) გარეშე, დეფისების, ბრჭყალებისა და სხვა სიმბოლოების გამოყენების გარეშე.

როგორც წესი, ოქმის მომზადების ვადა არ უნდა აღემატებოდეს 5 დღეს. ოქმის მზადყოფნის კონკრეტული თარიღი შეიძლება დანიშნოს ხელმძღვანელმა, რომელიც თავმჯდომარეობდა სხდომას, ან მუდმივი კოლეგიური ორგანოს თავმჯდომარეს. ოქმის შედგენის ვადა შეიძლება განისაზღვროს კოლეგიური ორგანოს მუშაობის რეგლამენტითაც.

მაგრამ ზოგიერთი დოკუმენტი გარკვეული ტიპის პროტოკოლებისთვის ადგენს საკუთარ მკაფიო ვადებს. მაგალითად, კანონი „სააქციო საზოგადოების შესახებ“ სააქციო საზოგადოებას ავალდებულებს დირექტორთა საბჭოს სხდომის ოქმის შედგენას 3 დღის განმავლობაში, ხოლო ისეთი რთული დოკუმენტის შედგენას 15 დღე სჭირდება. აქციონერთა საერთო კრების ოქმი.

სხდომაზე მიღებული გადაწყვეტილებები ეცნობება თანამშრომლებს ან მთელი ოქმის ასლების ან სამოქმედო ნაწილის ამონაწერების განაწილების სახით. მცირე ორგანიზაციებში, თანამშრომლების გაცნობა მიღებულ გადაწყვეტილებებთან, ზოგჯერ ორგანიზებულია ხელმოწერის საწინააღმდეგოდ, რისთვისაც შედგენილია ნაცნობობის ფურცელი პროტოკოლისთვის.

ასევე პრაქტიკულია მიღებული გადაწყვეტილებების საფუძველზე სხვა ადმინისტრაციული დოკუმენტების მომზადება, მაგალითად, კოლეგიური ორგანოს გადაწყვეტილებები ან ორგანიზაციის ხელმძღვანელის ბრძანება.

"როცა ამხანაგებს შორის შეთანხმება არ არის"

ყოველივე ზემოაღნიშნულიდან გამომდინარე, შეიძლება დამშვიდება, მაგრამ ფედერალურ აღმასრულებელ ორგანოებში დოკუმენტაციის ახალი მოდელის ინსტრუქციების ძალაში შესვლით (დამტკიცებული რუსეთის კულტურის სამინისტროს 2005 წლის 8 ნოემბრის №536 ბრძანებით), ბევრი რამ. შეიცვალა. ყოველ შემთხვევაში ეს დოკუმენტი შემოვიდა ახალი წესებიდიზაინი მოკლე პროტოკოლები ფედერალური აღმასრულებელი ორგანოებისთვის,რისთვისაც ამ მარეგულირებელი დოკუმენტის დებულებები სავალდებულოა.

და ისინი განსხვავდებიან ამ დრომდე შემუშავებული პროტოკოლის მოკლე ფორმის შედგენის პრაქტიკისგან. წარმოგიდგენთ ჩვენი შედარების შედეგებს ცხრილის სახით (იხ. ცხრილი 1).

რაც შეეხება კონკრეტული ფედერალური ორგანოს დოკუმენტაციას, ყველას აქვს საკუთარი ინსტრუქციები, რომელიც შეიძლება არ ემთხვეოდეს მოდელს (ყურადღება მიაქციეთ ამ მარეგულირებელი დოკუმენტის 1.2 და 1.3 პუნქტებს, რომლებიც მოცემულია ქვემოთ). ეს არის მათი ადგილობრივი ინსტრუქციების მიხედვით ბიზნეს წარმოების, რომ ყველა მუშაობს. და მათთვის, ვინც არ მუშაობს ფედერალურ სააგენტოებში, მე ყოველთვის გირჩევთ, მოექცეთ მოდელის ინსტრუქციებს, როგორც სამაგალითო (ანუ, არა სავალდებულო). გარდა ამისა, GOST R ISO 15489-1-2007 „ინფორმაციის, ბიბლიოთეკარობისა და გამოცემის სტანდარტების სისტემა. დოკუმენტების მართვა. Ძირითადი მოთხოვნები". მისი მთავარი იდეა კი ისაა, რომ ორგანიზაციას უნდა „განაწეროს“, დაამტკიცოს დოკუმენტების მართვის წესები და დაიცვას ისინი. და ეს მაგალითი მოკლე პროტოკოლით უბრალოდ ძალიან საჩვენებელია - ყველა შემთხვევაში, როდესაც არ არის კონკრეტული ინსტრუქციები საკანონმდებლო და მარეგულირებელ ჩარჩოებში ან არის შეუსაბამობები, ნებისმიერი ორგანიზაცია იძულებულია დაადგინოს საკუთარი წესები. ამ შემთხვევაში შესაძლებელია უზრუნველყოფილი იყოს როგორც სიცხადე, ასევე შესრულების სიცხადე და რაც მთავარია, დოკუმენტის იურიდიული ძალა.

დოკუმენტის ფრაგმენტი

ფედერალურ აღმასრულებელ ორგანოებში საოფისე მუშაობის სტანდარტული ინსტრუქციები (დამტკიცებულია რუსეთის კულტურის სამინისტროს ბრძანებით 08.11.2005 No. 536)

1.2. ფედერალურ აღმასრულებელ ორგანოებში საოფისე მუშაობის სტანდარტული ინსტრუქცია (შემდგომში სტანდარტული ინსტრუქცია) ადგენს ზოგად მოთხოვნებს დოკუმენტების მართვის სერვისების ფუნქციონირების, მართვის საქმიანობის დოკუმენტაციისა და დოკუმენტებთან მუშაობის ორგანიზებისთვის - ფედერალურ აღმასრულებელ ორგანოებში - სამინისტროებში. სერვისები, სააგენტოები.

1.3. ფედერალური აღმასრულებელი ორგანოები აწყობენ და ატარებენ საოფისე მუშაობას ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების შიდა ორგანიზაციის სტანდარტული წესების საფუძველზე... ინდივიდუალური ინსტრუქციები საოფისე მუშაობისთვის, ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების რეგლამენტები, სხვა მარეგულირებელი და მეთოდოლოგიური დოკუმენტები და ამ სტანდარტული ინსტრუქცია. საოფისე მუშაობის ინდივიდუალურ ინსტრუქციებს ამტკიცებენ ფედერალური აღმასრულებელი ორგანოების ხელმძღვანელები ფედერალურ საარქივო სააგენტოსთან შეთანხმების შემდეგ.

ცხრილი 1. განსხვავებები პროტოკოლის მოკლე ფორმის ორ ვერსიას შორის

ამონაწერის გაკეთება პროტოკოლიდან

ძალიან გავრცელებული დოკუმენტაციის პრაქტიკაა ოქმებიდან ამონაწერების შედგენა.

ამონაწერი ოქმიდან არის ორიგინალური ოქმის ტექსტის იმ ნაწილის ზუსტი ასლი, რომელიც დაკავშირებულია დღის წესრიგის საკითხთან, რომელზეც მზადდება ამონაწერი. ამავდროულად, რეპროდუცირებულია ფორმის ყველა დეტალი, ტექსტის შესავალი ნაწილი, დღის წესრიგის პუნქტი, რომელზეც მზადდება ამონაწერი, აგრეთვე მისი განხილვისა და მასზე მიღებული გადაწყვეტილების ამსახველი ტექსტი.

ამონაწერს ოქმიდან ხელს აწერს მხოლოდ მდივანი, ადგენს ატესტაციასაც. იგი შედგება სიტყვისაგან „სწორი“, მითითებით იმ პირის პოზიციისა, რომელიც ადასტურებს ამონაწერს, მის პირად ხელმოწერას, გვარს, ინიციალებსა და თარიღს (იხ. მაგალითი 24).

თუ ამონაწერი ოქმიდან გაიცემა სხვა ორგანიზაციაში წარსადგენად, მაშინ იგი დამოწმებულია ბეჭდით.

როგორ შევინახოთ პროტოკოლები სწორად?

პროტოკოლები ინახება ორგანიზაციაში არსებული საოფისე მუშაობის ფორმის მიხედვით. თუ საოფისე სამუშაოები ცენტრალიზებულად მიმდინარეობს, მაშინ ოქმები შეიძლება შეინახოს ორგანიზაციის მდივანმა, საოფისე სამუშაო სამსახურში. დეცენტრალიზებული ჩანაწერების მენეჯმენტში შენახვის ადგილს განსაზღვრავს ორგანიზაციის სტრუქტურა, როგორც წესი, იმ თანამდებობის პირების სამდივნოებში, რომლებიც ატარებენ შეხვედრებს.

შემთხვევებში ოქმები ფორმდება საქმის ნომენკლატურის შესაბამისად, მაგრამ ნებისმიერ შემთხვევაში უნდა ჩამოყალიბდეს ცალკეულ საქმეებად, კრების ტიპის ან კოლეგიური ორგანოს დასახელების მიხედვით.

მენეჯმენტის შეხვედრებს ხელმძღვანელობს გენერალური დირექტორი. ორგანიზაციის სტრუქტურაში შეიქმნა საექსპერტო საბჭო, რომელსაც ასევე გენერალური დირექტორი ხელმძღვანელობს. შეხვედრების ოქმები და ექსპერტთა საბჭო უნდა ჩამოყალიბდეს ორ ცალკეულ შემთხვევაში.

ბევრ სახის პროტოკოლს აქვს მუდმივი შენახვის ვადა. მათ შორისაა კოლეგიური აღმასრულებელი ორგანოს (კოლეგია, დირექტორატი, გამგეობა და ა.შ.), კონტროლის, აუდიტის ორგანოების, სამეცნიერო, საექსპერტო, მეთოდოლოგიური საბჭოების ოქმები, ორგანიზაციის ხელმძღვანელებთან შეხვედრები, აქციონერთა საერთო კრება, აქციონერები (პუნქტი 5). საქმიანობის ორგანიზაციებში გენერირებული მართვის სტანდარტული დოკუმენტების ჩამონათვალი შენახვის ვადების მითითებით).

1. იხილეთ ჟურნალის 56-ე გვერდზე სტატია „აუდიო ჩანაწერის იურიდიული ძალის შესახებ“.

2. GOST R 51141-98 საოფისე სამუშაოები და დაარქივება. ტერმინები და განმარტებები. - მ., რუსეთის გოსტანდარტი.

3. იხილეთ პუნქტი 2.7.3.4, ისევე როგორც დანართი 10 ფედერალურ აღმასრულებელ ხელისუფლებაში დოკუმენტების შემუშავების მოდელის ინსტრუქციების შესახებ.

4. შეხვედრებისა და შეხვედრების ოქმის აუდიოჩანაწერების შესანახად იხილეთ ჟურნალის გვერდი 93.