Pravidlá pre zostavenie zápisnice zo seminára. Vzor zápisnice z valného zhromaždenia

Z operatívneho stretnutia vyhotovujeme krátky protokol

V.F. Yankova, PhD. ist. vedy, námestník Riaditeľ VNIIDAD

Prakticky všetky organizácie organizujú stretnutia, na ktorých sa posudzujú otázky operatívneho charakteru. Veľmi často sa takéto stretnutia nazývajú operatívne stretnutia. Vedú ich manažéri rôznych úrovní: od vedúceho organizácie až po vedúcich štrukturálnych divízií. Operatívne porady sa konajú v pravidelných intervaloch (zvyčajne raz týždenne) a zvyčajne sa zaznamenávajú. Ak štrukturálny útvar alebo vedúci, ktorý schôdzu vedie, nemá tajomníka, môže byť vedením zápisnice z operatívnej porady poverený jeden zo zamestnancov útvaru.

Náš slovník

Zápisnica - dokument obsahujúci dôsledný záznam o prerokovaní záležitostí a rozhodovaní na zasadnutiach, poradách, poradách a zasadnutiach kolegiálnych orgánov *.

Problémy a riešenia

Vyhotovovanie zápisníc z operačných stretnutí je často náročné. Uvažujme o najbežnejších.

Problém: Tajomník alebo jeden z nižších zamestnancov, ktorý robí zápisnicu, nemusí rozumieť podstate prerokovávaného problému, a preto má problém zaznamenať priebeh diskusie o probléme.

Čo robiť? V takýchto situáciách by sa tajomník mal obrátiť na zamestnanca, ktorý vystúpil na stretnutí, alebo na akéhokoľvek iného zamestnanca, ktorý môže poskytnúť vysvetlenie.

Problém: Keďže operatívne porady sa často konajú bez prísnych časových limitov, sekretár nemusí mať čas zapísať si všetko, čo sa počas stretnutia deje.

Čo robiť? V tomto prípade môže pomôcť uchovávanie zvukového záznamu počas stretnutia a vypracovanie protokolu na základe jeho prepisu.

Problém: pri diskusii o probléme môžu byť vyjadrené podstatné aj nedôležité alebo dokonca nepodstatné informácie a pre tajomníka môže byť ťažké zdôrazniť hlavné (podstatné) informácie, ktoré je potrebné zaznamenať do protokolu.

Čo robiť? V tomto prípade musí tajomník pred vyhotovením zápisnice analyzovať všetky informácie, oddeliť hlavné od neplnoletých a do zápisnice uviesť len tie najdôležitejšie informácie.

Všeobecné pravidlá registrácie protokolu

Zápisnica sa vyhotovuje na základe zvukových záznamov alebo návrhov ručne písaných poznámok, ktoré si počas rokovania uchováva tajomník alebo iný zamestnanec, ako aj materiálov pripravených na rokovanie (texty správ, vystúpení, referencie, návrhy rozhodnutí, program rokovania, zoznamy účastníkov a pod.).

Ak bola schôdza zvukovo zaznamenaná, po porade sa dotlačí, následne sa písaný text upraví a v spracovanej podobe sa zaradí do zápisnice. Lehota na vyhotovenie zápisnice zo schôdze by nemala presiahnuť tri až päť dní odo dňa jej konania. Zápisnica z operatívnych rokovaní sa vyhotovuje a vyhotovuje v deň zasadnutia alebo do jedného alebo dvoch dní po zasadnutí.

Protokoly sú úplné a krátke. Úplný protokol obsahuje záznam všetkých vystúpení na stretnutí, otázky položené rečníkovi, vystúpenia osôb, ktoré sa zúčastnili diskusie, a prijaté rozhodnutia. Krátky protokol obsahuje iba mená rečníkov, tému prejavu, záznam prejavu v skrátenej forme a prijaté rozhodnutia.

Priebeh operatívnych stretnutí sa spravidla zaznamenáva v krátkych zápisniciach.

Zápisnica zo zasadnutia sa vyhotovuje na spoločnom tlačive, štandardnom hárku papiera A4 alebo na osobitnom tlačive protokolu.

Povinné náležitosti protokolu sú:

· názov spoločnosti

názov druhu dokumentu (ZÁPISNICA) s uvedením typu stretnutia

dátum stretnutia

registračné číslo protokolu

miesto konania stretnutia

podpisov.

Text krátkeho protokolu

Text protokolu pozostáva z dvoch častí: úvodnej a hlavnej.

V úvodnej časti krátkeho protokolu sú uvedené mená predsedu a tajomníka, funkcie a mená účastníkov (prítomných) a pozvaných osôb a program rokovania. Ak je na schôdzi viac ako 15 účastníkov, je možné v zápisnici uviesť celkový počet účastníkov, pričom zoznam prítomných s ich funkciami a menami je uvedený v prílohe zápisnice, napr.

Prítomní: členovia riaditeľstva v počte 16 osôb. (zoznam je priložený).

Mená osôb pozvaných na stretnutie sa uvádzajú za slovom „Pozvaní“, pričom sa uvádza pozícia osoby a názov organizácie.

V programe rokovania sú uvedené otázky, ktoré sú predmetom zvažovania, okrem toho môže byť uvedená funkcia a priezvisko rečníka (rečníka). Ak je otázok viacero, sú očíslované arabskými číslicami a usporiadané v poradí diskusie. Otázky agendy sú formulované s predložkou "o" ("o"), napríklad:

Zápisnica z rokovania, prepis diskusie. Príklad, šablóna, ukážka. Štruktúra. Kompilácia. Skladať, písať. Inštrukcia

Štruktúra, šablóna zápisnice zo stretnutia

Prepis prejavu prvého rečníka

Prepis prejavu druhého rečníka

Prijaté rozhodnutia

Materiály na stretnutie

Pred stretnutím sú účastníkom zaslané materiály potrebné na prípravu stretnutia a rozhodovanie, napríklad informačné poznámky, predbežné verzie dokumentov (plány, zmluvy, rozpočty a pod.), ktoré je potrebné na stretnutí schváliť. Všetkým účastníkom stretnutia sú zasielané informácie o dátume, čase a mieste stretnutia, o tom, kto stretnutie inicioval, o kontaktnej osobe, ktorá podujatie organizuje. Kontaktnej osobe možno klásť otázky organizačného charakteru (ako sa tam dostať, ako si objednať preukaz, kde zaparkovať auto). Vecné otázky sú kladené na kontaktné osoby, ktoré musia byť uvedené v materiáloch. Pre rôzne materiály môžu byť uvedené rôzne kontaktné osoby.

Príklad, vzorový protokol

Dátum, čas a miesto stretnutia: 01.10.2010 12:30 - 13:30 Ústredie. Vyjednávanie N34.

Iniciátorka: generálna riaditeľka Svistunova Olga Vasilievna

Zoznam účastníkov

Tajomník stretnutia: zástupca generálneho riaditeľa Erofeev Grigory Anatolyevich

Na stretnutí sa zúčastnili:

Správa náčelníka bezpečnosti

Spoločnosť prijala pravidlá pre kódovanie e-mailových adries zamestnancov (iniciály a prvé dve písmená priezviska), ktoré umožňujú tretím stranám jednoducho zistiť e-mail ktoréhokoľvek zamestnanca. To vedie k záplavám neautorizovaných emailov s rôznymi komerčnými ponukami a inými zbytočnými informáciami.

K prezentácii neboli žiadne otázky.

Správa vedúceho služby informačných technológií

Existujúce adresy nie je možné odmietnuť, pretože ich poznajú kľúčové protistrany a regulačné orgány. Navrhujem, aby všetci zamestnanci mali ešte jednu e-mailovú schránku – na aktívnu korešpondenciu. Vytvorte kódovanie tak, aby nebolo možné identifikovať adresu podľa celého mena zamestnanca. Nakonfigurujte filtre pošty tak, aby pošta na staré adresy podliehala prísnemu filtrovaniu. Zjemnite filtrovanie pošty na nové adresy. Ak je to možné, upozornite protistrany na zmeny adresy. Práce bude realizovať oddelenie informačných technológií.

Otázku rečníkovi položil vedúci finančného oddelenia: Vypracovali náklady na organizáciu navrhovaného systému oddelenie informačných technológií? Možno je efektívnejšie zadať túto prácu externe?

Odpoveď. Nie, problém nebol vyriešený.

Komentár vedúceho finančného odboru: Navrhujem schváliť rozhodnutie v nasledovnom znení: Odbor informačných technológií by mal vypracovať opatrenia na nápravu stavu s e-mailovými adresami a samostatne vypracovať otázku nákladov na ich realizáciu. a outsourcingov. Prijmite najlacnejšiu možnosť.

Odpoveď. Žiadne námietky.

Prijaté rozhodnutia

Zmeňte poradie kódovania e-mailových adries. E-mailové adresy ponechajte v starom kódovaní, ale odosielajte na ne správy podliehajúce prísnemu filtrovaniu.

Na splnenie úlohy by mal odbor informačných technológií do piatich pracovných dní vypracovať úlohu na výkon práce. Do ďalších piatich pracovných dní stanovte náklady na vykonanie práce svojpomocne a náklady na outsourcing. O spôsobe vykonania prác sa rozhodnite na základe kalkulácie nákladov. Vykonajte práce svojpomocne alebo externe do 15 pracovných dní. Kontrolou výkonu rozhodnutia je poverený vedúci bezpečnostnej služby.

Vzor zápisnice zo zasadnutia komisie

Zvážte vzor úplného protokolu zo zasadnutia komisie. Pravidlá pre vyhotovenie zápisnice sú rovnaké a nezávisia od typu zasadnutia (atestačná komisia, odborná komisia, komisia na konanie alebo zasadnutie zastupiteľstva, pracovnej skupiny, výboru a pod.), pokiaľ to nie je osobitne upravené. v príslušnom regulačnom akte.

Protokol sa vyhotovuje spravidla podľa poznámok urobených počas rokovania alebo na základe materiálov predložených tajomníkovi na rokovanie. Vyhotovuje sa na bežnom tlačive stanovenom pokynom pre kancelársku prácu alebo na štandardnom hárku formátu A4. Potrebné podrobnosti a ich umiestnenie sú uvedené nižšie vo vzore zápisnice zo zasadnutia komisie.

2. POČÚVANÉ:

Zalikhvatsky R.Yu - informoval o začatí práce ...

2.1. Berte na vedomie a používajte v práci...

2.2. Právne oddelenie (Kukushkin A.P.), aby dokončilo návrhy nariadení. Termín - 21.11.2014.

2.3. Kompletné ... do 30.11.2014. Zodpovedný - vedúci ekonomického oddelenia Balalaika S.R.

predsedajúci AND.M. Zagorulko

tajomník M.P. Yagodkina

Ako inak sa dá vypracovať protokol, pozrite si konkrétny príklad protokolu zo zasadnutia odbornej komisie. Šablóna protokolu uvedená v tomto článku je k dispozícii na stiahnutie vo formáte doc.

Teraz niekoľko vysvetlení. Dátumom zápisnice (uvedený slovne a číselne) je vždy dátum zasadnutia, aj keď bol doklad vydaný neskôr. Protokoly sa evidujú pre každý typ samostatne a prideľovanie čísel začína od začiatku každého roka. K číslu protokolu možno pridať indexy písmen. Pri spoločných stretnutiach sú uvedené zložené čísla (cez zlomok).

Ak je prítomných viac ako 15 osôb, neuvádzajú sa vo formulári protokolu. Vytvorí sa odkaz na zoznam, ktorý bude neoddeliteľnou súčasťou protokolu. Ak sa stretnutia zúčastnili zástupcovia rôznych organizácií, potom je potrebné uviesť ich pozície a miesto výkonu práce.

Body programu sú očíslované a začínajú vždy predložkou „O ...“ alebo „O ...“.

Schéma každého zvažovaného problému je zostavená štandardným spôsobom: „POČÚVALI SME“ - „POVEDALI“ (ak neprebehla diskusia alebo boli položené otázky, túto časť možno preskočiť) - „VYRIEŠENÉ“ alebo „VYRIEŠENÉ“.

Za priezviskom (pozor na prípad - „počúval“ koho? A „kto hovoril“?) sa hlavný obsah prejavov zaraďuje do textu protokolu (uvádza sa v minulom čase od tretej osoby jednotného čísla - „oboznámený“, „poznamenaný“, „ponúkol“ atď.) alebo vydané ako samostatné prílohy k protokolu.

Prijaté rozhodnutie je formulované vo forme prijatej v administratívnych dokumentoch („schváliť stanovisko“, „pripraviť program“ atď.). Ak sú vydané pokyny, potom je potrebné uviesť zodpovedného vykonávateľa a lehotu. Výsledky hlasovania v prípade potreby sú uvedené vo výrokovej časti: „za“ – 5 hlasov, „proti“ – nie, „zdržal sa“ – 2 hlasy, rozhodlo sa 5 hlasmi.

Protokol podpisuje len predseda a tajomník (ostatní členovia komisie nevyžadujú). Niektoré typy zápisníc musí schváliť vedúci organizácie, napríklad zápisnica zo zasadnutia odbornej komisie. V tomto prípade pridávame pečiatku schválenia.

Dúfam, že s pomocou uvedených príkladov budete teraz ľahko schopní zostaviť akúkoľvek zápisnicu zo stretnutia.

Evgenia Stripe

** Ak potrebujete PRÁVNU POMOC, získajte online konzultáciu.

Ďakujeme za pridanie tohto článku na:

Ukážka. Krátky formulár protokolu

FORMULÁR SÚHRNNÉHO PROTOKOLU

názov

podnikov

PROTOKOL

"__"______ 20__

Nie._______________

_________________

Výroba

Predseda - _________________________________________________________

Tajomník - _______________________________________________________

V návštevnosti: _____________________________________________________

(pozície, priezviská, iniciály)

Pokryté problémy:

2. _____________________________________________________________

_____________________________________________________________________

Prijaté rozhodnutia:

1. _____________________________________________________________

Príprava stretnutí a vyhotovovanie zápisníc

O akom protokole hovoríme?

V manažérskej praxi sa takéto typy protokolov používajú ako protokol o zámere, protokoly o dohode, protokoly na zaistenie fyzických dôkazov (dokumentov). Medzi hlavné dokumenty valného zhromaždenia akcionárov zákon menuje zápisnicu zo zhromaždenia a zápisnicu sčítacej komisie.

Okrem toho môže protokol vyhotoviť jeden úradník v rámci svojich administratívnych funkcií - protokol o dopravnej nehode, protokol o zadržaní atď. Každý z týchto typov protokolu má zodpovedajúcu štandardnú formu.

V tomto článku budeme hovoriť o protokol vypracovaný na základe výsledkov akcie kolegiálneho manažmentu- Stretnutia, stretnutia alebo stretnutia. Tento dokument je určený na zdokumentovanie kolektívnej diskusie o problémoch a rozhodovania.

V ruskej kancelárskej práci sa protokol používal od začiatku 18. storočia, teda od obdobia, keď sa v manažérskej praxi začalo praktizovať prediskutovanie problému pred prijatím rozhodnutia. Historicky je protokol:

V modernej riadiacej praxi sa zostavujú zápisnice, ktoré dokumentujú aktivity zo stretnutí vedúcich rôznych pozícií. Zápisnice sa tiež používajú na vyjadrenie práce konferencií, stretnutí, seminárov atď.

O potrebe vyhotovenia protokolu pri operatívnych poradách rozhoduje prednosta, ktorý ich menuje a vedie. Ak je stretnutie o informovaní podriadených o nejakom probléme, o vysvetlení skôr prijatého rozhodnutia atď., potom protokol nemusí byť potrebný. Ale je možná aj potreba vypracovať zápisnicu z takejto operatívnej porady. V tomto prípade sa do zápisnice zapíše zloženie prítomných, vyjadrené názory alebo návrhy.

Príprava na stretnutie

Vlastnosti dokumentovania práce stálych kolegiálnych orgánov

Stále kolegiálne orgány (rady, kolégiá, komisie) sa vyznačujú vysokým stupňom organizácie práce.

Vyjadruje sa v prítomnosti:

Tento zoznam troch položiek (maximálny program) možno v skutočnosti zredukovať na jedného tajomníka kolegiálneho orgánu (minimálny program). Vyjadrime sa teraz k týmto trom bodom podrobnejšie.

AT predpisov kolegiálny orgán určuje frekvenciu zasadnutí, druh prijatých rozhodnutí, postup pri dokumentovaní činností, deň a čas zasadnutia. Niekedy v podnikoch existujú pravidlá pre organizovanie stretnutí, ktoré sa týkajú práce nie jedného kolegiálneho orgánu, ale akejkoľvek kolegiálnej činnosti.

Protokol je jedným z nevyhnutných dokumentov predovšetkým preto, že sa v ňom zaznamenáva skutočnosť rokovania, rozhodnutia na ňom prijaté a lehoty na ich vykonanie. Tento dokument môže neskôr slúžiť ako podklad pre vydanie rozhodnutia alebo uznesenia (t. j. administratívneho dokumentu) tohto kolegiálneho orgánu.

Mali by mať stále kolegiálne orgány pracovný plán na rok. ktorá zahŕňa hlavné otázky plánované na diskusiu.

Stále kolegiálne orgány zvyčajne majú prístroja. ktorý zabezpečuje fungovanie tohto orgánu. Na čele tohto oddelenia je tajomník (tajomník akademickej rady, tajomník kolégia a pod.), ktorý patrí do kategórie špecialistov alebo manažérov. Tento úradník je zodpovedný za organizovanie stretnutí a za dokumentovanie činnosti stálych kolegiálnych orgánov a za bezpečnosť dokumentov.

Príprava stretnutí

Ale stretnutia ako forma kolegiálneho rozhodovania sa môžu konať v akomkoľvek zložení účastníkov, nielen členov kolegiálneho orgánu. Môžu to byť stretnutia vedúcich oddelení alebo stretnutia špecialistov z určitých štrukturálnych jednotiek o konkrétnej problematike. V každom prípade, ak ide o organizáciu stretnutia viac ako 3 ľudí, netreba to nechať na náhodu. Čím kvalitnejšia bude príprava stretnutia, tým menej času sa bude venovať diskusii počas samotného stretnutia a tým efektívnejšie sa budú rozhodovať.

Pri príprave stretnutia sa dôsledne objavujú dokumenty, ktoré sa potom stávajú prílohami protokolu, prípadne doň prúdia informácie z nich.

Prvým dokumentom z tejto série je agendy ja Zostavuje ho tajomník na základe pokynov predsedu (kolektívneho orgánu alebo tejto konkrétnej schôdze) a ustanovení predpisov (ak existujú). Pri stanovovaní programu je potrebné prihliadať na náročnosť prerokúvanej problematiky tak, aby sa diskusia zmestila do času určeného na rokovanie.

Program sa posiela účastníkom stretnutia a pozvaným. Niekoľko kópií programu zostáva u tajomníka. Používajú sa na zostavenie budúceho protokolu, na vedenie stretnutia.

V programe rokovania je uvedený počet a postupnosť prerokovávaných otázok, mená rečníkov, dátum a čas zasadnutia, ako aj miesto jeho konania. Program je teda oznamovacím dokumentom o nadchádzajúcom stretnutí a pozvánkou pre účastníkov.

Forma programu môže byť ľubovoľná. Tu sú dve možnosti, prvá je formálnejšia (pozri príklad 1) a druhá je vhodná na organizovanie operačných stretnutí (pozri príklad 2). Aj keď práve pri príprave operatívnych stretnutí tajomník často ignoruje distribúciu programu v písomnej forme a obmedzuje sa len na ústne informovanie účastníkov.

Organizácia stretnutí, stretnutí, stretnutí, konferencií je potrebná na vyriešenie vzniknutých problémov.

Na zaznamenanie celého priebehu stretnutia a vyznačenie prijatých rozhodnutí sa používa protokol.

Zápisnica zo stretnutia

Pred stretnutím je potrebné zhromaždiť potrebné informácie o nastolenom probléme, určiť okruh subjektov, ktoré by mali byť prítomné. Tieto osoby musia byť oboznámené s miestom a časom stretnutia, ako aj oboznámiť s nastolenou otázkou všetky osoby prítomné na stretnutí.

Aby bol protokol vedený správne, je potrebné vopred určiť osobu zodpovednú za jeho vyhotovenie. Zároveň je potrebné, aby menovaná osoba disponovala kompetentným písomným prejavom a rýchlou správou informácií. Zaznamenať informácie je možné ako pomocou elektronických strojov, tak aj odrazom informácií na tlačenom médiu. Ak je protokol vyhotovený v elektronickej forme, musí sa na konci stretnutia vytlačiť a poskytnúť všetkým prítomným na kontrolu a podpis.

Pred začatím rokovania je potrebné poskytnúť tajomníkovi, ktorý vedie zápisnicu, zoznam prítomných, ich stanoviská, návrhy rozhodnutí v danej veci od každého účastníka alebo abstrakty k problematike rokovania. Tento dokument pomôže tajomníkovi uviesť do zápisnice presnejšie a úplnejšie informácie.

Obsah protokolu

Vo všeobecnosti by mal protokol pozostávať z troch častí: hlavičky, úvodnej a hlavnej.

• názov organizácie (úplný a skrátený);
• názov dokumentu;
• číslo, dátum a miesto tohto protokolu. Dátum zostavenia by mal byť vždy dátumom stretnutia.

V úvodnej časti je uvedený tajomník schôdze a predseda vybraní spomedzi členov schôdze a program. Predsedom je spravidla vedúci organizácie alebo vedúci štrukturálnej jednotky. Ďalej, v abecednom poradí, všetky osoby prítomné na stretnutí sú uvedené s uvedením ich pozície.

Ak je na stretnutí prítomný väčší počet osôb, nie sú uvedené v samotnom protokole, ale sú uvedené v jeho prílohe, ktorá sa nazýva výhybkový hárok. Pri každom mene sa odporúča uviesť podpis každého, kto prišiel na stretnutie. Vo všeobecnom protokole sa uvádza len celkový počet ľudí, ktorí prišli na stretnutie.

Hlavná časť hovorí:

• otázky, o ktorých sa na stretnutí diskutovalo;
• rečníci so správami, návrhmi, správami (uvádza sa celé meno rečníka, názov správy, krátke zhrnutie hlavných ustanovení správy, ak je zachovaná úplná forma protokolu);
• rozhodnutia prijaté v danej veci.

Prakticky všetky organizácie organizujú stretnutia, na ktorých sa posudzujú otázky operatívneho charakteru. Veľmi často sa takéto stretnutia nazývajú operatívne stretnutia. Vedú ich manažéri rôznych úrovní: od vedúceho organizácie až po vedúcich štrukturálnych divízií. Operatívne porady sa konajú v pravidelných intervaloch (zvyčajne raz týždenne) a zvyčajne sa zaznamenávajú. Ak štrukturálny útvar alebo vedúci, ktorý schôdzu vedie, nemá tajomníka, môže byť vedením zápisnice z operatívnej porady poverený jeden zo zamestnancov útvaru.

Všeobecné pravidlá registrácie protokolu

Náš slovník

Protokol- dokument obsahujúci dôsledný záznam prerokovania otázok a rozhodovania na zasadnutiach, poradách, poradách a zasadnutiach kolegiálnych orgánov.

Zápisnica sa vyhotovuje na základe zvukových záznamov alebo návrhov ručne písaných poznámok, ktoré si počas rokovania uchováva tajomník alebo iný zamestnanec, ako aj materiálov pripravených na rokovanie (texty správ, vystúpení, referencie, návrhy rozhodnutí, program rokovania, zoznamy účastníkov a pod.).

Ak bola schôdza zvukovo zaznamenaná, po porade sa dotlačí, následne sa písaný text upraví a v spracovanej podobe sa zaradí do zápisnice. Lehota na vyhotovenie zápisnice zo schôdze by nemala presiahnuť tri až päť dní odo dňa jej konania. Zápisnica z operatívnych rokovaní sa vyhotovuje a vyhotovuje v deň zasadnutia alebo do jedného alebo dvoch dní po zasadnutí.

Protokoly sú úplné a krátke. Kompletný protokol obsahuje záznam všetkých vystúpení na porade, otázky položené rečníkovi, vystúpenia osôb, ktoré sa zúčastnili diskusie, a prijaté rozhodnutia.

Stručný protokol obsahuje iba mená rečníkov, tému prejavu, zhrnutie prejavu a prijaté rozhodnutia.

Priebeh operatívnych stretnutí sa spravidla zaznamenáva v krátkych zápisniciach.

Zápisnica zo zasadnutia sa vyhotovuje na spoločnom tlačive, štandardnom hárku papiera A4 alebo na osobitnom tlačive protokolu.

Povinné údaje protokolu sú:

• názov spoločnosti;
• názov druhu dokumentu (ZÁPISNICA) s uvedením typu stretnutia;
• dátum stretnutia;
• registračné číslo protokolu;
• miesto stretnutia;
• podpisy.

Dátum protokolu je dátumom udalosti.

Problémy a riešenia

Vyhotovovanie zápisníc z operačných stretnutí je často náročné. Uvažujme o najbežnejších.

■ Problém: tajomník alebo jeden z nižších úradníkov, ktorý robí zápisnicu, nemusí rozumieť podstate prerokovávanej otázky, a preto má problém zaznamenávať priebeh diskusie o danej otázke.

Čo robiť? V takýchto situáciách by sa tajomník mal obrátiť na zamestnanca, ktorý vystúpil na stretnutí, alebo na akéhokoľvek iného zamestnanca, ktorý môže poskytnúť vysvetlenie.

■ Problém: keďže operačné porady sa často konajú bez prísnych časových obmedzení, sekretár nemusí mať čas zapísať všetko, čo sa počas stretnutia deje.

Čo robiť? V tomto prípade môže pomôcť uchovávanie zvukového záznamu počas stretnutia a vypracovanie protokolu na základe jeho prepisu.

■ Problém: pri prerokúvaní problému môžu byť vyjadrené podstatné aj nedôležité alebo dokonca nepodstatné informácie a pre tajomníka môže byť ťažké vyčleniť hlavné (podstatné) informácie, ktoré musia byť zaznamenané v protokole.

Čo robiť? V tomto prípade musí tajomník pred vyhotovením zápisnice analyzovať všetky informácie, oddeliť hlavné od neplnoletých a do zápisnice uviesť len tie najdôležitejšie informácie.

Text krátkeho protokolu

Text protokolu pozostáva z dvoch častí: úvodnej a hlavnej.

In úvodná časť v krátkom protokole sú uvedené mená predsedu a tajomníka, funkcie a mená účastníkov (prítomných) a pozvaných osôb, program rokovania. Ak je na schôdzi viac ako 15 účastníkov, je možné v zápisnici uviesť celkový počet účastníkov, pričom zoznam prítomných s ich funkciami a menami je uvedený v prílohe zápisnice, napr.

Prítomní: členovia riaditeľstva v počte 16 osôb. (zoznam je priložený).

Mená osôb pozvaných na stretnutie sa uvádzajú za slovom „Pozvaní“, pričom sa uvádza pozícia osoby a názov organizácie.

V programe rokovania sú uvedené otázky, ktoré sú predmetom zvažovania, okrem toho môže byť uvedená funkcia a priezvisko rečníka (rečníka). Ak je otázok viacero, sú očíslované arabskými číslicami a usporiadané v poradí diskusie. Otázky agendy sú formulované s predložkou "o" ("o"), napríklad:

Poznámka

Body programu by mali byť formulované presne a jasne a mali by odrážať podstatu diskutovaného problému. Neodporúča sa zaraďovať do programu rokovania bod „Rôzne“ alebo „Rôzne“.

Text Hlavná časť Súhrnný protokol pozostáva zo samostatných častí podľa počtu bodov agendy. Sekcie sú číslované arabskými číslicami v súlade s programom. Každá z nich je postavená podľa schémy:

Tieto kľúčové slová pre protokol sú vytlačené veľkými písmenami od okraja ľavého okraja a môžu sa zobraziť tučným písmom. Za slovom POSLUCHA v nominatíve sa uvádza priezvisko rečníka a bod programu, za ktorým sa zhrnie obsah prejavu v tvare 3. osoby jednotného čísla.

V časti „ROZHODNUTÉ: (VYRIEŠENÉ:)“ stručne, presne, výstižne, aby nedochádzalo k dvojakej interpretácii, je rozhodnutie zaznamenané. Rozhodnutia sú formulované v normatívnej forme: "Pripravte ...", "Predvídajte ...", "Informujte ...". V jednej veci je možné prijať viacero rozhodnutí. V tomto prípade sú očíslované arabskými číslicami s odkazom na poradové číslo čísla na programe, napríklad:

V prípade potreby sú spolu s rozhodnutím uvedené aj výsledky hlasovania: počet odovzdaných hlasov „za“, „proti“, ako aj počet hlasov, ktorí sa zdržali hlasovania.

Od teórie k praxi

Predstavte si, že po rozlúštení nahrávky urobenej rukou alebo na diktafóne sme dostali text, na základe ktorého musíme vypracovať krátky protokol:

Bod programu: 2. K postupu rekonštrukcie skladu hotových výrobkov č.2

Text reči:

Vasiliev P.R. Podľa plánu rekonštrukcie sme mali začať s montážou regálov a zdvíhacích mechanizmov koncom mesiaca 25. CJSC "Profil" - náš dodávateľ regálovej techniky - porušuje termíny. 20-teho sme mali dostať prvú várku, o 10 dní druhú. U nás - dodanie dvoma rovnocennými stranami, tak v zmluve. Platili sme v plnej výške, teda 100% vopred, pretože keď sme naposledy prerábali prvý sklad, nemali sme s nimi žiadne problémy. Dnes je 28. a ešte sme ho nedostali. Posielali im faxy, volali, včera odpovedali, že prvá várka je odoslaná, ale bude to trvať dva-tri dni, čiže máme meškanie kvôli dodávateľovi. Myslím, že musia formálne podať sťažnosť na porušenie dodacej lehoty.

Aby bolo možné urobiť záznam, je potrebné vyzdvihnúť najdôležitejšie informácie. Aby sme to dosiahli, skúsme si položiť niekoľko otázok a získať na ne odpovede. Z vyššie uvedeného textu môžeme získať odpovede na nasledujúce otázky:

Vidíme, že text obsahuje informácie, ktoré nie sú uvedené v odpovediach: organizácia zaplatila za tovar v plnej výške a bola vykonaná 100% platba vopred, pretože existujú pozitívne skúsenosti so spoluprácou s Profilom CJSC. Sú tieto informácie relevantné pre uvažovanú situáciu? Očividne nie, preto tento nemusí byť zahrnutý do protokolu. Takže na základe odpovedí na otázky, ktoré sme dostali, môžeme zostaviť krátky protokol prejavu:

2. POČÚVANÉ:

Vasiliev P.R.

Expedícia prvej šarže regálovej techniky bola dodávateľom CJSC Profile realizovaná v rozpore s termínom, v dôsledku čoho neboli dodržané termíny rekonštrukcie skladu č.2.Prvá dávka techniky mala prísť 20. decembra, druhý - o 10 dní. S montážou regálov a montážou zdvíhacích mechanizmov sa malo začať 25. decembra. Podľa dodávateľa prvá várka zariadení dorazí najskôr 30. až 31. decembra. Ponúkané zaslanie reklamácie za porušenie dodacej lehoty.

Poznámka

Ak sa v prejave použili výrazy „20.“, „25.“ atď., v protokole musí byť uvedený konkrétny mesiac, napríklad: „20. december“, „25. december“ atď.

Predpokladajme, že na stretnutí pri prerokovaní aktuálnej situácie návrh na zaslanie reklamácie nebol podporený. Bolo rozhodnuté zaslať dodávateľovi výzvu o potrebe dodržať dodacie lehoty stanovené zmluvou. Rozhodnutie v tomto prípade by sa malo zaznamenať do zápisnice takto:

ROZHODNUTÉ:

Pripravte a odošlite do CJSC Profile list s požiadavkou na dodržanie termínov na dodanie regálového vybavenia.

Zodpovedný exekútor - Vasiliev P.R.

Termín - (dátum).

Uvažujme ešte o jednom príklade.

Bod programu: 5. O vykonaní auditu finančnej a hospodárskej činnosti pobočky spoločnosti v meste Perm

Text reči:

Medvedev V.V. Finančné oddelenie a naše účtovné oddelenie sa počas tohto roka opakovane stretli s tým, že nám pobočka v Perme vystavila chyby vo vykazovaní. Dvakrát sami zistili tieto chyby, informovali nás o tom a následne poslali opravené hlásenia. Dvakrát naše účtovné oddelenie zistilo chyby vo výpočtoch, ako aj v tom, že výdavky pobočky boli realizované pod nesprávnymi položkami, na ktoré sa to malo robiť. Ak by sa tieto chyby neodstránili včas, mohlo by to viesť k problémom s platením daní. Naši špecialisti tiež upozornili na skutočnosť, že termíny sú neustále porušované predkladanie správ o výdavkoch na pohostinstvo. Hlavná účtovníčka pobočky bola s nami dvakrát na služobnej ceste, riešili sme chyby pobočky, no situácia sa veľmi nezmenila. Vedúci administratívnej a ekonomickej služby Polozov R.A. sa tiež sťažoval, že v Perme boli nejaké problémy s nákladmi na dopravu. Faktom je, že najprv sa mu predložia výkazy o nákladoch na dopravu a potom podá účtovnému oddeleniu konsolidovaný výkaz za všetky pobočky. Vzhľadom na to všetko si myslím, že je potrebné zorganizovať a vykonať audit finančnej a hospodárskej činnosti pobočky v Perme, aby v budúcnosti neboli problémy.

vedúci: Kto by mal byť podľa vás zaradený do komisie a koľko času bude trvať kontrola na mieste?

Medvedev V.V. Myslím si, že sú potrební traja ľudia: jeden na účtovníctvo, ďalší na finančné oddelenie a tretí na administratívne a ekonomické služby a oddelenie logistiky. Predtým sme diskutovali s vedúcimi oddelení, kto by mohol ísť, preto navrhujem troch ľudí: zástupcu. hlavný účtovník Somov S.S., audítor Yastrebova A.A. a popredný inžinier Sokolov B.B. Overenie je možné vykonať do 3-5 dní.

Poďme analyzovať text hlavného prejavu podľa predchádzajúcej schémy:

A v tomto prípade vidíme, že informácie o druhom pláne zostávajú v texte. V prvom rade ide o zmienku o vedúcej administratívno-ekonomickej služby Polozov R.A., ktorý sa tiež sťažoval, že pobočka má nejaké problémy s nákladmi na dopravu. Túto informáciu zaraďujeme ako sekundárnu, pretože hlásenia o nákladoch na dopravu boli najprv predložené vedúcemu administratívneho útvaru na vypracovanie konsolidovanej správy. Keďže vykazovanie dopravných nákladov je v súčasnosti odlišné, tieto informácie majú pri hodnotení súčasnej situácie len malý význam.

Sekundárna informácia by mala obsahovať aj zmienku, že pobočka sama zistila chyby dvakrát a dvakrát - účtovné oddelenie vedúcej organizácie. Zjednodušene sa dá povedať, že chyby sa našli opakovane.

Stručné protokoly neodrážajú otázky položené rečníkovi. Ak je však v odpovedi na otázku významný údaj, zaznamená sa do zápisnice z prejavu. Vo vyššie uvedenom príklade ide o informáciu o tom, kto je navrhnutý na zaradenie do komisie.

Na základe prijatých odpovedí môžeme vyhotoviť protokolárny záznam prejavu:

POČÚVANÉ:

Medvedev V.V.

Pobočka v Perme počas tohto roka opakovane podávala hlásenia s chybami, účtovala výdavky v nesprávnych položkách, pri ktorých sa to malo robiť a podávala hlásenia o výdavkoch na pohostenie s nedodržaním termínov. Napriek analýze chýb s hlavným účtovníkom pobočky sa situácia nezmenila. Považuje za potrebné vykonať kontrolu finančnej a hospodárskej činnosti pobočky, vrátane v komisii poslanca. hlavný účtovník Somov S.S., audítor Yastrebova A.A. a popredný inžinier Sokolov B.B.

Ak sa počas diskusie o probléme rozhodne o vykonaní auditu, rozhodnutie by malo byť formulované v protokole takto:

ROZHODNUTÉ:

Vypracovať návrh nariadenia o zriadení komisie na kontrolu finančnej a hospodárskej činnosti pobočky v Perme, dohodnúť termín kontroly s riaditeľom pobočky v Perme.

Zodpovedný exekútor - Medvedev V.V.

Termín – (dátum)

V.F. Yankova,
cand. ist. vedy, námestník Riaditeľ VNIIDAD

V manažérskej praxi sa takéto typy protokolov používajú ako protokol o zámere, protokoly o dohode, protokoly na zaistenie fyzických dôkazov (dokumentov). Medzi hlavné dokumenty valného zhromaždenia akcionárov zákon menuje zápisnicu zo zhromaždenia a zápisnicu sčítacej komisie.

Okrem toho môže protokol vyhotoviť jeden úradník v rámci svojich administratívnych funkcií - protokol o dopravnej nehode, protokol o zadržaní atď. Každý z týchto typov protokolu má zodpovedajúcu štandardnú formu.

V tomto článku budeme hovoriť o protokol vypracovaný na základe výsledkov akcie kolegiálneho manažmentu- Stretnutia, stretnutia alebo stretnutia. Tento dokument je určený na dokumentárnu formalizáciu kolegiálnej diskusie o problémoch a rozhodovania.

V ruskej kancelárskej práci sa protokol používal od začiatku 18. storočia, teda od obdobia, keď sa v manažérskej praxi začalo praktizovať prediskutovanie problému pred prijatím rozhodnutia. Historicky je protokol:

• a informačný dokument (dokumentujúci priebeh diskusie),
• a administratívny dokument (rozhodnutie prijaté na základe diskusie je pevné).

V modernej riadiacej praxi sa zostavujú zápisnice, ktoré dokumentujú aktivity zo stretnutí vedúcich rôznych pozícií. Zápisnice sa tiež používajú na vyjadrenie práce konferencií, stretnutí, seminárov atď.

O potrebe vyhotovenia protokolu pri operatívnych poradách rozhoduje prednosta, ktorý ich menuje a vedie. Ak je stretnutie o informovaní podriadených o nejakom probléme, o vysvetlení skôr prijatého rozhodnutia atď., potom protokol nemusí byť potrebný. Ale je možná aj potreba vypracovať zápisnicu z takejto operatívnej porady. V tomto prípade sa do zápisnice zapíše zloženie prítomných, vyjadrené názory alebo návrhy.

Príprava na stretnutie

Vlastnosti dokumentovania práce stálych kolegiálnych orgánov

Stále kolegiálne orgány (rady, kolégiá, komisie) sa vyznačujú vysokým stupňom organizácie práce.

Vyjadruje sa v prítomnosti:

• pracovný poriadok;
• plán práce na nasledujúci rok;
• vlastný aparát na čele s tajomníkom.

Tento zoznam troch položiek (maximálny program) možno v skutočnosti zredukovať na jediného tajomníka kolegiálneho orgánu - (minimálny program). Vyjadrime sa teraz k týmto trom bodom podrobnejšie.

AT predpisov kolegiálny orgán určuje frekvenciu zasadnutí, druh prijatých rozhodnutí, postup pri dokumentovaní činností, deň a čas zasadnutia. Niekedy v podnikoch existujú pravidlá pre organizovanie stretnutí, ktoré sa týkajú práce nie jedného kolegiálneho orgánu, ale akejkoľvek kolegiálnej činnosti.

Protokol je jedným z nevyhnutných dokumentov predovšetkým preto, že sa v ňom zaznamenáva skutočnosť rokovania, rozhodnutia na ňom prijaté a lehoty na ich vykonanie. Tento dokument môže neskôr slúžiť ako podklad pre vydanie rozhodnutia alebo uznesenia - (tj - administratívneho dokumentu) tohto kolegiálneho orgánu.

Mali by mať stále kolegiálne orgány pracovný plán na rok ktorá zahŕňa hlavné otázky plánované na diskusiu.

Stále kolegiálne orgány zvyčajne majú prístroj, ktorý zabezpečuje fungovanie tohto orgánu. Na čele tohto oddelenia je tajomník (tajomník akademickej rady, tajomník kolégia a pod.), ktorý patrí do kategórie špecialistov alebo manažérov. Tento úradník je zodpovedný za organizovanie stretnutí a za dokumentovanie činnosti stálych kolegiálnych orgánov a za bezpečnosť dokumentov.

Príprava stretnutí

Ale stretnutia ako forma kolegiálneho rozhodovania sa môžu konať v akomkoľvek zložení účastníkov, nielen členov kolegiálneho orgánu. Môžu to byť stretnutia vedúcich oddelení alebo stretnutia špecialistov z určitých štrukturálnych jednotiek o konkrétnej problematike. V každom prípade, ak ide o organizáciu stretnutia viac ako 3 ľudí, netreba to nechať na náhodu. Čím kvalitnejšia bude príprava stretnutia, tým menej času sa bude venovať diskusii počas samotného stretnutia a tým efektívnejšie sa budú rozhodovať.

Pri príprave stretnutia sa dôsledne objavujú dokumenty, ktoré sa potom stávajú prílohami protokolu, prípadne doň prúdia informácie z nich.

Prvým dokumentom tejto série je agenda. Zostavuje ho tajomník na základe pokynov predsedu (kolektívneho orgánu alebo tejto konkrétnej schôdze) a ustanovení predpisov (ak existujú). Pri stanovovaní programu je potrebné prihliadať na náročnosť prerokúvanej problematiky tak, aby sa diskusia zmestila do času určeného na rokovanie.

Program sa posiela účastníkom stretnutia a pozvaným. Niekoľko kópií programu zostáva u tajomníka. Používajú sa na zostavenie budúceho protokolu, na vedenie stretnutia.

V programe rokovania je uvedený počet a postupnosť prerokovávaných otázok, mená rečníkov, dátum a čas zasadnutia, ako aj miesto jeho konania. Program je teda oznamovacím dokumentom o nadchádzajúcom stretnutí a pozvánkou pre účastníkov.

Forma programu môže byť ľubovoľná. Tu sú dve možnosti; prvá je formálnejšia (pozri príklad 1) a druhá je vhodná aj na operatívne stretnutia (pozri príklad 2). Aj keď práve pri príprave operatívnych stretnutí tajomník často ignoruje distribúciu programu v písomnej forme a obmedzuje sa len na ústne informovanie účastníkov.

Pri príprave každého stretnutia je zvykom vopred zozbierať od rečníkov abstrakty správ alebo prejavov, ako aj informácie a referenčné dokumenty, ktoré ich ilustrujú (tabuľky, grafy, ekonomické výpočty, referencie atď.). Všetky tieto materiály sú replikované podľa počtu účastníkov stretnutia a distribuované im.

Tieto dokumenty nevyhnutne zahŕňajú návrh rozhodnutia o každej otázke zahrnutej do programu. Rečníci pripravujú návrhy takýchto rozhodnutí. Úlohou tajomníka je tieto dokumenty včas dostať a rozmnožiť v požadovanom (podľa počtu účastníkov) počte kópií. Materiály na stretnutie by mali byť odoslané 48 hodín pred jeho začiatkom, aby si ľudia našli čas na zoznámenie sa s nimi, prípravu na diskusiu. E-mail sa často používa na distribúciu.

Počas prípravy stretnutia môže byť vypracovaný registračný hárok alebo prezenčná listina jeho účastníkov (pozri príklad 13). Takýto dokument sa vyhotovuje pri počte účastníkov nad 15 osôb (vtedy tieto osoby nie sú uvedené medzi prítomnými v protokole, namiesto toho je tento dokument prílohou protokolu), ako aj pri príprave zasadnutia stály kolegiálny orgán (je dôležité, aby bol uznášaniaschopný). Keď je dôležité uznášaniaschopnosť na schôdzi, vypracovanie takéhoto registračného hárku sa stáva povinným – tento zoznam je potrebný na zdokumentovanie účasti určitých osôb na schôdzi, čo sa zvyčajne potvrdí vlastnoručným podpisom na zozname.

Osobné podpisy na začiatku schôdze zbiera tajomník, pričom obchádza tých, ktorí sa na schôdzu dostavia. Druhým bežným spôsobom zberu podpisov a kontroly počtu účastníkov je registrácia účastníkov. Registrácia zvyčajne začína 30 minút a končí 5 minút pred začiatkom relácie.

Tajomník teda musí mať ešte pred začiatkom schôdze/schôdze tieto dokumenty: program, abstrakty vystúpení a návrhy rozhodnutí ku každej otázke, zoznam účastníkov.

Štandardné pravidlá registrácie protokolu

Postup pri vydávaní protokolu je určený GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na dokumentáciu. Tento GOST definuje pravidlá pre návrh nadpisu a záverečných častí tohto dokumentu, ako aj požiadavky na jeho text.

Hlavička protokolu

Nasledujúce podrobnosti sú umiestnené v záhlaví protokolu:

• celý názov organizácie;
• typ dokumentu (protokol);
• číslo a dátum;
• miesto vyhotovenia protokolu;
• názov k textu.

Názov organizácie sa vždy uvádza spolu s organizačnou a právnou formou a musí zodpovedať oficiálne ustanovenému názvu (v zriaďovacej listine alebo predpise o organizácii). Právna forma by zároveň nemala byť napísaná vo forme skratky, ale celá.

Ak má organizácia oficiálne zaregistrovaný skrátený názov, potom môže byť uvedený aj v zátvorkách v riadku pod celým názvom (pozri príklad 3).

Ak má organizácia nadradenú organizáciu, potom je jej názov uvedený nad názvom organizácie - autor dokumentu, najlepšie v skrátenej forme (pozri príklad 5).

Pozrite sa teda na možné možnosti dizajnu:

Dátumom zápisnice je deň zasadnutia. Ak schôdza trvala niekoľko dní, tak dátum zápisu obsahuje dátumy jej začiatku a konca (a nie dátum podpísania zápisnice, ktorá môže byť vyhotovená niekoľko dní po skončení samotnej akcie).

Zasadnutie predstavenstva akciovej spoločnosti trvalo 2 dni: 13. a 14. januára 2009. Protokol bol spísaný na druhý deň a podpísaný deň po skončení stretnutia – 16. januára.

V tejto situácii bude dátum protokolu "13. - 14.01.2009" alebo rovnaké obdobie, ale v úplnejšom pravopise "13.01.2009 - 14.01.2009". Je možný aj verbálno-digitálny spôsob označenia dátumu „13. – 14. januára 2009“.

Zápisnica sa čísluje v rámci kalendárneho roka, teda číslom (indexom) zápisnice je poradové číslo zasadnutia. Poradové čísla sa prideľujú samostatne pre každú skupinu protokolov, ktoré sa v organizácii zostavujú: samostatne sa číslujú protokoly z valných zhromaždení akcionárov, protokoly zo zasadnutí riaditeľstva, zápisnice zo zasadnutí technickej rady, zápisnice zo zasadnutí kolektívu práce atď. .

Existuje „móda“ na písanie čísla a dátumu dokumentu pozostávajúceho z jednej číslice na dve číslice: na začiatok sa pridá nula. Tu si môžete vypočuť vysvetlenia nasledujúcej vlastnosti: prítomnosť nuly („č. 01“ alebo „1. december 2008“) neumožní pridať na jej miesto ďalšie číslo a zmeniť tak 1 na 11, 21 alebo 31. zdôrazniť, že náznaky takéhoto zápisu v regulačnom rámci nie sú obsiahnuté. Je to len celkom bežná prax.

Je dôležité uviesť miesto, kde bol dokument vypracovaný v prípade, že je ťažké ho určiť podľa názvu organizácie, ako aj v prípadoch, keď sa stretnutie koná v inej lokalite, a nie tam, kde organizácia - nachádza sa autor dokumentu. V súlade s GOST R 6.30-2003 (odsek 3.12) je miesto prípravy dokumentu uvedené s prihliadnutím na akceptované administratívno-územné rozdelenie, pričom sa používajú iba všeobecne akceptované skratky.

Záhlavie textu protokolu obsahuje označenie druhu kolegiálnej činnosti (konferencia, porada, zasadanie a pod.) a názov kolegiálneho orgánu v prípade genitívu.

Náležitosti nadpisu môžu byť usporiadané pozdĺžne (príklad 8) alebo hranaté (príklad 9). Výber možnosti zostáva na organizácii.

Úvodná časť textu

Text protokolu obsahuje úvodnú a hlavnú časť.

V úvodnej časti zápisnice sa za nadpisom uvádzajú iniciály a priezviská predsedu a tajomníka schôdze. Treba mať na pamäti, že v zápisnici je predseda funkcionár, ktorý vedie schôdzu, jeho pozícia podľa zoznamu zamestnancov v texte nie je uvedená.

Tajomník - osoba zodpovedná za organizáciu stretnutia a dokumentovanie jeho činnosti, t.j. príprava a registrácia protokolu. Tajomník schôdze (schôdze) nemusí byť nevyhnutne tajomníkom z úradnej moci. Táto pracovná povinnosť môže byť pre zamestnanca doplnková. Ak sa vykonáva neustále, malo by to byť stanovené v jeho popise práce. Touto prácou môže zamestnanca poveriť vedúci zamestnanec, ak sa vykonáva jednorazovo.

Funkcie predsedu porady vedúcich oddelení môže vykonávať zástupca generálneho riaditeľa Pankov a funkcie tajomníka schôdze môže vykonávať jeho osobná asistentka Egorova. V tomto prípade sa do protokolu nezapočítavajú ich zamestnanecké pozície (zástupca generálneho riaditeľa a osobný asistent zástupcu generálneho riaditeľa). Títo ľudia v nej budú vystupovať len ako predseda a tajomník schôdze (viď nasledujúci príklad).

V novom riadku za slovom „Zúčastnili sa“ v abecednom poradí uveďte iniciály a priezviská funkcionárov organizácie, ktorí sa zúčastňujú diskusie a rozhodovania na stretnutí.

Ak sú na stretnutie pozvaní ďalší funkcionári ich organizácie, sú uvedení v časti „Pozvaní“ v abecednom poradí (priezvisko a iniciály) bez uvedenia funkcie. Ak sa stretnutia zúčastňujú zástupcovia iných organizácií, potom sú uvedené aj ich pozície s názvami organizácií (pozri príklad 11).

Zoznam prítomných účastníkov a pozvaných osôb je vytlačený s riadkovaním 1. Potom zostane jeden prázdny riadok a agenda sa vytlačí po 1 riadku. Hlavná časť textu protokolu sa však zvyčajne tlačí s riadkovaním 1,5.

Za zostavenie zoznamu účastníkov stretnutia zodpovedá tajomník. Zoznam sa zostavuje vopred na pokyn vedúceho (je potrebné oznámiť účastníkom termín stretnutia a program, je vhodné vopred distribuovať referenčné materiály na preštudovanie problematiky a prípravu na diskusiu). V deň rokovania sa zoznam prítomných upravuje na základe skutočnej dostupnosti funkcionárov.

Pri vyhotovení zápisnice z rozšírenej schôdze (viac ako 15 osôb) alebo stáleho kolegiálneho orgánu sa v zápisnici neuvádzajú mená účastníkov, ale ich celkový počet je označený číslicou. Zisťuje sa na základe výsledkov registrácie, v tomto prípade sa registratúrny zoznam stáva jednou z príloh protokolu (pozri príklad 13). V tomto prípade protokol uvádza:

Program rokovania je uvedený v úvodnej časti zápisnice. Jej obsah určuje vedúci, ktorý poradu menuje a bude ju viesť. Ak bol takýto dokument zaslaný účastníkom pred stretnutím, informácie z neho by sa mali preniesť do protokolu.

Program v zápisnici obsahuje zoznam problémov, ktoré sa na schôdzi prerokúvajú, určuje poradie ich diskusie a mená rečníkov (rečníkov).

Body programu sú očíslované arabskými číslicami a začínajú predložkou „O“ alebo „O“, odpovedajúcou na otázku „o čom?“. Pri každej položke protokolu treba uviesť iniciály a priezvisko rečníka - úradníka, ktorý toto vydanie pripravil.

Hlavný text

Rozdiel medzi krátkou a úplnou formou protokolu - predtým bolo všetko jednoduché

Podľa formy prezentácie textu sa protokoly delia na krátke a úplné.

Rôzne formy protokolu sa od seba líšia iba úplnosťou pokrytia stretnutia. V dizajne týchto foriem nie sú žiadne rozdiely. Tento postulát funguje na základe praktických skúseností, ktoré sú uvedené v akejkoľvek učebnici kancelárskej práce.

Stručný protokol je dokument, ktorý zaznamenáva:

• otázky diskutované na stretnutí
• mená rečníkov a
• prijaté rozhodnutia.

Takýto protokol sa spravidla vykonáva v týchto prípadoch:

• kedy sa schôdza prepisuje (prepis vystúpení bude prílohou zápisnice) alebo nahráva na diktafón;
• keď má stretnutie operatívny charakter a je dôležité opraviť prijaté rozhodnutie bez toho, aby sa podrobne opisoval priebeh diskusie.

Podľa krátkeho protokolu nemožno prezentovať priebeh prerokovania problematiky, vyjadrené názory, pripomienky, postup vypracovania administratívnej časti, t.j. manažérske rozhodnutie. Jeho vzor je uvedený v príklade 22.

Kompletný protokol(pozri príklad 21) umožňuje zdokumentovať podrobný obraz toho, čo sa deje, sprostredkúva obsah správ a prejavov účastníkov stretnutia, všetky vyjadrené názory, otázky a poznámky, komentáre, stanoviská.

V úplnom protokole pre každý zvažovaný problém sú teda 3 časti: „POČÚVALI SME“, „POVEDALI“, „DECIDED“ („rozhodli sme sa“). A skrátka len dve: „POČÚVALI SME“ a „VYRIEŠILI“ („rozhodli sme sa“).

Hlavná časť textu protokolu obsahuje toľko častí, koľko je bodov programu. Sekcie sú podľa toho očíslované. Každá časť sa skladá z troch častí pre celé minúty - "HEARD", "SPEAKED", "DECIDED" ("DECIDED") - alebo z dvoch pre krátku časť. Tieto slová sú vytlačené veľkými písmenami od ľavého okraja.

Po slove „POČÚCHAL“ v protokolovom teste sa uvádza priezvisko a iniciály hlavného rečníka v prípade genitívu (koho počúval?) A záznam jeho prejavu je uvedený cez pomlčku. Prezentácia sa zvyčajne vedie od tretej osoby jednotného čísla v minulom čase (pozri príklad 15). Ak je text správy vyhotovený v písomnej forme a odovzdaný tajomníkovi, potom možno v protokole uviesť len tému správy a následne „priložiť text správy“ (Príklad 16).

V úplnom protokole sú za slovom „HOVORINÉ“ uvedené mená a iniciály účastníkov diskusie o probléme. V texte protokolu sa priezvisko a iniciály každého rečníka vytlačia na nový riadok v nominatívnom páde (kto hovoril?). Prezentácia nahrávky prejavu je od priezviska oddelená pomlčkou, uvádza sa od tretej osoby jednotného čísla. V tej istej časti textu sú zaznamenané otázky vznesené počas správy alebo po nej, ako aj odpovede na ne.

Ak na schôdzi neprebehne žiadna diskusia alebo otázky, časť „PREVEDENÉ“ sa v zápisnici vynechá a tento text

Za slovo „ROZHODNUTÉ“ (alebo „ROZHODNUTÉ“) vytlačte text výrokovej časti príslušného bodu programu. Ak sa v jednej veci prijme niekoľko rozhodnutí, sú očíslované arabskými číslicami, prvá číslica zobrazuje číslo bodu programu, druhá číslo prijatého rozhodnutia.

Ak sa prijmú tri rozhodnutia o prvom bode programu, budú očíslované 1.1, 1.2 a 1.3.
Ak sa o druhom bode programu rozhodne len jedno, tak jeho číslo bude 2,1 a nie 2, ako niektorí mylne píšu.

Text výroku je formulovaný podľa štandardného vzoru prijatého v administratívnych dokumentoch a odpovedá na otázky: komu čo urobiť a do akého termínu (v tomto prípade možno na začiatku textu uviesť zodpovedného exekútora, resp. nakoniec).

Zvyčajná prax pri vyhotovovaní zápisnice nestanovuje stanovenie výsledkov hlasovania. Ale ak k nemu došlo, malo by sa to odraziť v operatívnom odseku. V jednoduchšej verzii je to znázornené v príklade 19. V zápisniciach z valných zhromaždení akcionárov je veľa špecifík, vr. je tiež v poradí, v ktorom sa zohľadňujú výsledky hlasovania o prijatých rozhodnutiach, tieto výsledky sú zaznamenané v zápisnici sčítacej komisie a v zápisnici z valného zhromaždenia akcionárov (pozri príklad 20).

Tvorte súčasť protokolu

Zápisnica sa vyhotovuje na základe rukou písaných, stenografických alebo zvukových záznamov, ktoré sa uchovávajú počas rokovania. Po porade tajomník poznámky prepíše, usporiada podľa uvedených požiadaviek a predloží na úpravu predsedovi schôdze. S výhradou jeho zmien je protokol podpísaný a stáva sa oficiálnym dokumentom.

Právna sila protokolu, t.j. oficiálnosť, spoľahlivosť, nespochybniteľnosť, závisí nielen od pravidiel registrácie. Podľa štandardnej definície „právna moc je vlastnosť úradnej listiny, ktorú jej oznamuje súčasná právna úprava, pôsobnosť orgánu, ktorý ju vydal, a ustanovený postup registrácie“. Pri dodržaní vyššie uvedených pravidiel zápisu sa protokol stáva právoplatným po podpísaní dvoch osôb: predsedu a tajomníka.

Výroba tejto rekvizity nie je náročná, pretože. je rovnaký pre všetky nami v článku zvažované formy protokolu (pozri Príklady 21, 22). Podpisy sú oddelené od textu 2 alebo 3 riadkami. Slová „predseda“ a „tajomník“ sú vytlačené od okraja ľavého poľa, posledné písmeno v priezvisku je obmedzené na pravé pole.

Protokol je interný dokument, preto sa väčšinou neopečiatkuje.

Ak protokol obsahuje niekoľko strán, druhá a ďalšie strany musia byť očíslované. Čísla strán sa uvádzajú arabskými číslicami bez slova „strana“ (strana), bez použitia pomlčiek, úvodzoviek a iných znakov.

Vo všeobecnosti by lehota na vypracovanie protokolu nemala presiahnuť 5 dní. Konkrétny termín pripravenosti protokolu môže určiť prednosta, ktorý rokovanie viedol, prípadne predseda stáleho kolegiálneho orgánu. Lehotu na vyhotovenie protokolu možno určiť aj v rokovacom poriadku práce kolegiálneho orgánu.

Niektoré dokumenty pre určité typy protokolov však stanovujú svoje vlastné jasné termíny. Napríklad zákon „O akciových spoločnostiach“ ukladá akciovým spoločnostiam vyhotoviť zápisnicu zo zasadnutia predstavenstva 3 dni, pričom vyhotovenie takého zložitého dokumentu, akým je napr. zápisnicu z valného zhromaždenia akcionárov.

Rozhodnutia prijaté na zasadnutí sa oznamujú zamestnancom buď formou distribúcie kópií celého protokolu alebo výpisov z výrokovej časti. V malých organizáciách sa niekedy organizuje oboznámenie zamestnancov s prijatými rozhodnutiami proti podpisu, pre ktoré je zostavený zoznamovací list do protokolu.

Praktizuje sa aj príprava iných administratívnych dokumentov na základe prijatých rozhodnutí, napríklad rozhodnutia kolegiálneho orgánu alebo príkazu vedúceho organizácie.

"Keď medzi súdruhmi nie je zhoda"

Vo všetkom uvedenom by sa človek mohol upokojiť, ale s nadobudnutím účinnosti nových vzorových pokynov pre papierovanie vo federálnych výkonných orgánoch (schválených nariadením Ministerstva kultúry Ruska z 8. novembra 2005 č. 536) zmenila. Aspoň tento dokument predstavil nové pravidlá dizajn krátke protokoly pre federálne výkonné orgány, pre ktoré sú ustanovenia tohto regulačného dokumentu záväzné.

A líšia sa od praxe zostavovania krátkej formy protokolu, ktorá bola doteraz vyvinutá. Výsledky nášho porovnania uvádzame v tabuľkovej forme (pozri tabuľku 1).

Čo sa týka papierovania konkrétneho federálneho orgánu, každý má svoje vlastné pokyny, ktoré sa nemusia zhodovať s modelom (venujte pozornosť odsekom 1.2 a 1.3 tohto regulačného dokumentu citovaného nižšie). Všetci pracujú podľa miestnych pokynov pre obchodnú výrobu. A pre tých, ktorí nepracujú vo federálnych agentúrach, vždy radím, aby ste s modelovými pokynmi zaobchádzali ako s príkladnými (tj nie povinnými). Okrem toho GOST R ISO 15489-1-2007 „Systém noriem pre informácie, knihovníctvo a publikovanie. Správa dokumentov. Všeobecné požiadavky". A jeho hlavnou myšlienkou je, že organizácia musí „predpísať“, schváliť pravidlá pre správu dokumentov a dodržiavať ich. A tento príklad s krátkym protokolom je len veľmi orientačný – vo všetkých prípadoch, kde neexistujú žiadne konkrétne pokyny v legislatívnom a regulačnom rámci alebo existujú nezrovnalosti, je každá organizácia nútená stanoviť si vlastné pravidlá. V tomto prípade je možné zabezpečiť jednoznačnosť aj prehľadnosť vyhotovenia a hlavne právnu silu dokumentu.

Fragment dokumentu

Štandardné pokyny pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch (schválené nariadením Ministerstva kultúry Ruska zo dňa 8.11.2005 č. 536)

1.2. Štandardná inštrukcia pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch (ďalej len Štandardná inštrukcia) ustanovuje všeobecné požiadavky na fungovanie služieb správy dokumentov, dokumentáciu riadiacich činností a organizáciu práce s dokumentmi - vo federálnych orgánoch výkonnej moci - ministerstvách. služby, agentúry.

1.3. Federálne výkonné orgány organizujú a vykonávajú kancelársku prácu na základe Štandardného poriadku pre vnútornú organizáciu federálnych výkonných orgánov ... individuálnych pokynov pre prácu úradu, nariadení federálnych výkonných orgánov, iných regulačných a metodických dokumentov a tohto Štandardného pokynu. Jednotlivé pokyny pre kancelársku prácu schvaľujú vedúci spolkových výkonných orgánov po dohode s Federálnym archívom.

Tabuľka 1. Rozdiely medzi dvoma verziami skrátenej formy protokolu

Vyhotovenie výpisu z protokolu

Veľmi bežnou dokumentačnou praxou je vyhotovovanie výpisov zo zápisnice.

Výpis zo zápisnice je presnou kópiou časti textu originálu protokolu súvisiacej s bodom programu, o ktorom sa výpis vyhotovuje. Zároveň sa reprodukujú všetky náležitosti formulára, úvodnej časti textu, bodu programu, o ktorom sa pripravuje výpis, ako aj textu, ktorý odráža jeho prerokovanie a rozhodnutie o ňom.

Výpis z protokolu podpisuje len tajomník, vyhotovuje aj atest. Pozostáva zo slova „Správne“, pričom sa uvedie funkcia osoby, ktorá výpis osvedčuje, jej osobný podpis, priezvisko, iniciály a dátum (pozri príklad 24).

Ak sa výpis z protokolu vydáva na predloženie inej organizácii, potom je potvrdený plombou.

Ako správne ukladať protokoly?

Protokoly sa ukladajú v závislosti od formy kancelárskej práce existujúcej v organizácii. Ak sa kancelárska práca vykonáva centrálne, protokoly môže uchovávať tajomník organizácie v službe kancelárskych prác. Pri decentralizovanej správe záznamov je miesto uloženia určené štruktúrou organizácie, zvyčajne na sekretariátoch tých úradníkov, ktorí organizujú stretnutia.

V prípadoch sa zápisnica tvorí v súlade s nomenklatúrou vecí, v každom prípade sa však musí skladať do samostatných prípadov v závislosti od typu zasadnutia alebo názvu kolegiálneho orgánu.

Porady vedenia vedie generálny riaditeľ. V štruktúre organizácie je vytvorená odborná rada, na čele ktorej stojí aj generálny riaditeľ. Zápisnice zo zasadnutí a odbornej rady by sa mali skladať v dvoch samostatných prípadoch.

Mnoho typov protokolov má trvalé obdobie uchovávania. Patria sem zápisnice kolegiálneho výkonného orgánu (kolégia, riaditeľstva, predstavenstva a pod.), kontrolných, revíznych orgánov, vedeckých, odborných, metodických rád, stretnutí s vedúcimi organizácie, valných zhromaždení akcionárov, akcionárov (odsek 5 ods. zoznam štandardných riadiacich dokumentov vytvorených v organizáciách činností s uvedením období uchovávania).

1. Pozri článok „O právnej moci zvukového záznamu“ na strane 56 časopisu.

2. GOST R 51141-98 Kancelárske práce a archivácia. Pojmy a definície. - M., Gosstandart Ruska.

3. Pozri odsek 2.7.3.4, ako aj prílohu 10 k Vzorovým pokynom pre papierovanie vo federálnych výkonných orgánoch.

4. Uchovávanie zvukových záznamov zo schôdzí a stretnutí nájdete na strane 93 časopisu.