შეხვედრების ჩატარების ტექნიკა. შეხვედრების გამართვის წესები

თუ თქვენი სამუშაო პასუხისმგებლობებიდან ან ორგანიზაციაში არსებული ტრადიციიდან გამომდინარე, ხშირად გიწევთ შეხვედრების მოდერატორის როლი (იხ. განყოფილება 6.14), მაშინ ეს შეიძლება გამოგადგეთ. წესების დაცვით ეფექტური განხორციელებაშეხვედრები:

1. არ არის შეხვედრები მომზადებისა და დღის წესრიგის გარეშე!თუ შესაძლებელია, კატეგორიული უარი თქვით მოუმზადებელი, „სპონტანური“ შეხვედრების ჩატარებაზე. მათი შესრულება, სავარაუდოდ, უკიდურესად დაბალი იქნება და "დამნაშავე" ადვილად შეიძლება იყოს ლიდერი.

2. შეხვედრის დასაწყისში აუცილებლად გააფორმეთ (თუ მაინც ჩაერთეთ „სპონტანურ“ შეხვედრაში) ან შეახსენეთ (თუ შეხვედრა წინასწარ იყო დაგეგმილი და კარგად ორგანიზებული) პროცედურის ძირითადი პუნქტები:დღის წესრიგი (თემა), შეხვედრის მიზანი, ვადა, გამოსვლების რიგი, როგორ მიიღება გადაწყვეტილებები, როგორ მიიღება გადაწყვეტილებები საკამათო საკითხებიდა ა.შ.

3. კრების ხელმძღვანელის ყველაზე მნიშვნელოვანი ამოცანა და პასუხისმგებლობა არის შეხვედრის დროს დადგენილ პროცედურებთან შესაბამისობის მონიტორინგიდა დღის წესრიგის შესრულება, საჭიროების შემთხვევაში გადახრების შესახებ სწრაფი გადაწყვეტილებების მიღება. შეხვედრის დროს წამყვანს ენიჭება სპეციალური უფლებამოსილება, რომელიც საშუალებას აძლევს მას გააკონტროლოს შეხვედრის ყველა მონაწილის ქცევა, მიუხედავად მათი სტატუსისა. მაგალითად, წამყვანს აქვს სრული უფლება შეაჩეროს მომხსენებელი, რომელმაც ამოწურა მოხსენებისთვის დაწესებული ვადა.

4. წამყვანი უზრუნველყოფს ამას ბოლო განყოფილებაში "სხვადასხვა"ე » მხოლოდ მინი-საკითხებზე იქნება განხილული. თუ ფასილიტატორის აზრით, „სხვადასხვა“ განყოფილება გვთავაზობს ზედმეტად მასშტაბურ საკითხებს, რომელთა განხილვა დიდი ხნით გაჭიანურებას ემუქრება, მას უფლება აქვს უარი თქვას ამ საკითხების განხილვაზე ან გადაიტანოს სხვა შეხვედრაზე. .

5. ძირითადი მომხსენებლები წინასწარ უნდა მოემზადონ შეხვედრისთვისმისი . შეხვედრის სწორად ორგანიზება გულისხმობს, რომ მოხსენების თემები და შინაარსი (და რაც მთავარია, მოცულობა) უნდა იყოს ცნობილი წამყვანმა წინასწარ (რამდენიმე დღით ან მინიმუმ საათით ადრე). ეს საშუალებას მისცემს წამყვანს უფრო ზუსტად დაასტრუქტუროს შეხვედრის პროცედურა, საჭიროების შემთხვევაში დაარეგულიროს მოხსენებების თანმიმდევრობა, თითოეული მოხსენებისთვის გამოყოფილი დრო და ა.შ.

6. მთელი შეხვედრის დრო, ისევე როგორც მისი ცალკეული ნაწილების დრო(გამოსვლები, დისკუსიები, გადაწყვეტილების მიღება და ა.შ.) აუცილებლად დაარეგულირეთ

6.1ბ. შეხვედრების გამართვის წესები

ხსენებული,ანუ დროში შეზღუდული. როგორც კი შეხვედრაზე რაიმე დაურეგულირებელი ნაწილი ან პროცედურა გამოჩნდება, „დროის ქურდი“ მყისიერად შეაღწევს ამ „დროის ხვრელს“ და აჭიანურებს შეხვედრას განუსაზღვრელი ვადით!

7. შეხვედრის ლიდერის ყველაზე მნიშვნელოვანი ამოცანაა შეხვედრის „კონსტრუქციული ტონის“ მონიტორინგი.შეხვედრის მონაწილეთა არასწორი თავდასხმების, ბრალდებების, შეურაცხყოფის და ა.შ. მცდელობები მკაცრად უნდა აღიკვეთოს. ინფორმაციის პრეზენტაცია და ახალი იდეების გენერაცია კრიტიკის გარეშე უნდა მოხდეს. დისკუსია და დავა უნდა იყოს რაციონალური, დასაბუთებული, მიმართული უთანხმოების დაძლევის ოპტიმალური გზის პოვნაზე.

8. მოითხოვონ მომხსენებლებისგან და დისკუსიაში მონაწილე შეხვედრის ყველა მონაწილისგან, რომ გამოიყენონ მათთვის მოსახერხებელი და ორგანიზაციაში ხელმისაწვდომი. ვიზუალური საშუალებები(დაფა, ფლიპჩარტი, კომპიუტერული პრეზენტაციები და ა.შ.).

9. ჩაწერეთ ყველაფერი!რასაკვირველია, თავად შეხვედრის ლიდერი არაფრის ოქმს არ იღებს, მაგრამ მდივანს უნდა ადევნოს თვალი, თუ საჭიროა, განსაკუთრებით მიუთითოს მნიშვნელოვანი პუნქტებისავალდებულო ჩაწერას დაქვემდებარებული შეხვედრები (ფაქტები, იდეები, მოსაზრებები და ა.შ.).

10. რა თქმა უნდა, რაც უფრო მოკლეა შეხვედრა, მით უკეთესი. მაგრამ თუ შეხვედრის ხანგრძლივობა აღემატება 90 წუთს, მაშინ აუცილებელია მოკლე შესვენებები 5-15 წუთი დაახლოებით ყოველ 40-45 წუთში. ამ შემთხვევაში, შესვენებები წინასწარ უნდა დაიგეგმოს და მოდერატორმა უნდა უზრუნველყოს, რომ რეგულირებული შესვენებების გარდა, შეხვედრის მონაწილეებს ყურადღება არ გადაიტანოს რაიმე ზედმეტმა საკითხმა.

”J ყურადღებით წაიკითხეთ შემოთავაზებული წესები, რომელ მათგანს დაამატებდით, უფრო დეტალურად და ზუსტად? იქნებ შემოგთავაზოთ სხვა წესები, რომლებიც მნიშვნელოვანია ეფექტური შეხვედრებისთვის?

ამ შემოთავაზებული წესებიდან რომელია დაცული (და რომელი არ არის დაცული) თქვენს ორგანიზაციაში შეხვედრების ჩატარებისას? რა წესების შეუსრულებლობა, თქვენი აზრით, იწვევს დროის უდიდეს დაკარგვას?

თავი 6. კვერცხის ეფექტურობის გაუმჯობესების გზები

შეხვედრების დაგეგმვა და მომზადება

ქვემოთ მოცემულია შვიდი რჩევა შეხვედრის ორგანიზატორებისთვის (ასევე იმ ლიდერებისთვის, რომელთა ინიციატივაც ტარდება შეხვედრა და რომელთა ხედვაც ორგანიზატორმა უნდა განახორციელოს):

1. პირველ რიგში აუცილებელია თემისა და მიზნის წინასწარ ჩამოყალიბება დაშეხვედრის მიზნები, ასევე კონკრეტული სასურველი „პროდუქტი“ (შედეგი), რომელიც მიიღება შედეგად. შეხვედრის „პროდუქტი“ შეიძლება იყოს მენეჯმენტის გადაწყვეტილება, გეგმა გარკვეული პერიოდისაქმიანობა, დამტკიცებული ანგარიში, დადგენილება და ა.შ., შედგენილი წერილობითი ორგანიზაციის მიერ მიღებული დოკუმენტების ნაკადის წესების შესაბამისად.

2. გადაწყვიტეთ თარიღი, დრო და ადგილიშეხვედრის გამართვა. დაგეგმილი შეხვედრებით ყველაფერი მარტივია – ისინი ჩვეულებრივ იმართება თანგარკვეული სიხშირით კვირის ერთსა და იმავე დღეებში, იგივე რომერთსა და იმავე დროს (მაგალითად, ყოველი თვის პირველ ხუთშაბათს 16.00 საათზე). როგორც წესი, თანამშრომლები, რომელთა მონაწილეობაც აუცილებელია ამ შეხვედრებში, წინასწარ ათავსებენ სამუშაო განრიგში დაგეგმილ შეხვედრას და შესაბამისად მის განხორციელებაში პრობლემები არ წარმოიქმნება.

Ზოგიერთი სიტუაცია უფრო რთულიაეს ეხება დაუგეგმავ შეხვედრებს, როდესაც აუცილებელია მონაწილეთა საჭირო რაოდენობის შეკრება. ამ შემთხვევაში, შეხვედრის ყველაზე შესაფერისი თარიღის, დროისა და ადგილის დადგენა „ქვორუმის“ უზრუნველსაყოფად ორგანიზატორებისთვის ნამდვილი თავის ტკივილი ხდება. დაუყოვნებლივ მინდა ვთქვა, რომ არ არსებობს იდეალური სიტუაციები, როდესაც შესაძლებელია ყველა პოტენციური მონაწილის „გთხოვთ“. ამიტომ, რაც არ უნდა მკაცრად ჟღერდეს, დაუგეგმავი შეხვედრის თარიღი, დრო და ადგილი შეირჩევა ორგანიზატორებისთვის (და არა მონაწილეებისთვის) მოხერხებულობიდან გამომდინარე. დაუგეგმავი შეხვედრების გამართვა ასევე ავალდებულებს მენეჯერს (ორგანიზატორს) იყოს უფრო ლოიალური იმ თანამშრომლების მიმართ, რომლებიც სხვადასხვა მიზეზებივერ მიიღეს მონაწილეობა.

3. გადაწყვიტეთ რა არის ოპტიმალური შემადგენლობა და მონაწილეთა რაოდენობა(იხ. ნაწილი 6.14): ვინ იქნება აქტიური მონაწილე (მოსაუბრე) და ვინ იქნება მსმენელი? ვინ უნდა მოამზადოს წინასწარ? ვინ იქნება ორგანიზაციის თანამშრომლებიდან და ვინ იქნება მოწვეული გარედან? ვინ უნდა იყოს წინასწარ ოფიციალურად მოწვევა (მოწვევის გაგზავნა)?

6.16. შეხვედრების დაგეგმვა და მომზადება

4. იფიქრეთ შესაძლოზე მონაწილეთა როლებიდა საჭიროების შემთხვევაში, გუნდური მუშაობა. საჭიროების შემთხვევაში, განიხილეთ ეს როლები შესაბამის მონაწილეებთან. მენეჯერთან ერთად აუცილებელია თანამშრომლის არჩევა (დანიშვნა) მთავარ როლზე - შეხვედრის ხელმძღვანელობით და ამის შესახებ წინასწარ ინფორმირება.

ასევე შეიძლება დაემატოს, რომ როდესაც შემოქმედებითი მიდგომაშეხვედრებისთვის (განსაკუთრებით მეორე ტიპის, იხილეთ ნაწილი 6.14), შესაძლებელია მონაწილეებს შორის სოციალურ-ფსიქოლოგიური როლების განაწილება, როგორიცაა „იდეის გენერატორი“, „კრიტიკოსი“, „ერუდიტი“ და ა.შ. ასეთი როლური პოზიციების დანერგვა სამუშაოში ხელს შეუწყობს. განხილული საკითხების უფრო ღრმა და ხარისხობრივად გააზრება თავად შეხვედრის პროცედურას უფრო აქტიურს გახდის.

5. დაფიქრდით შეხვედრის დღის წესრიგზე და წესებზე. რა თანმიმდევრობით ტარდება სპექტაკლები? რამდენი დრო სჭირდება თითოეულს? და ა.შ. განიხილეთ მომავალი შეხვედრის დღის წესრიგი და წესები დაინტერესებულ მხარეებთან, პირველ რიგში შეხვედრის ლიდერთან (იხ. ნაწილი 6.15).

6. ორგანიზატორს შეიძლება დასჭირდეს დამატებითი რწმუნებათა სიგელები შეხვედრის რეალურად მოსამზადებლად. და რესურსები,რომელიც მან უნდა მიიღოს მენეჯერისგან შეხვედრის მომზადებისა და ჩატარების დროს.

7. ორგანიზატორი წინასწარ უნდა მოემზადოს დოკუმენტების პაკეტიშეხვედრაზე, რომელიც მოიცავს:

1) ოფიციალური მოწვევები, რომლებშიც მითითებულია შეხვედრის თემა, დრო და ადგილი;

2) მონაწილეთა სია (შეხვედრის ორგანიზატორის, მოდერატორის და მდივნის სავალდებულო მითითებით);

3) დღის წესრიგი, მათ შორის შეხვედრის მიზანი და ამოცანები, მოხსენებების ჩამონათვალი და ღია საკითხები;

4) საჭიროების შემთხვევაში გასული შეხვედრების ოქმები;

5) საჭიროების შემთხვევაში, დამხმარე დოკუმენტაცია, რომელიც შეიძლება საჭირო გახდეს განხილვისა და გადაწყვეტილების მისაღებად;

6) აუცილებლობის შემთხვევაში მომხსენებელთა საპრეზენტაციო მასალები („დარიგებები“);

7) თუ ორგანიზაცია არსებობს, მაშინ შეხვედრის ოქმის შენახვის სტანდარტული ფორმები.

%-ითშეხვედრების ორგანიზების ქვემოთ ჩამოთვლილთაგან რომელ წესს შეესაბამება? თანთქვენი აზრით, უზრუნველყოფს დროის ყველაზე დიდ ეკონომიას შეხვედრის დროს?

ქვემოთ ჩამოთვლილი წესებიდან რომელია დაცული (და რომელი არ არის დაცული) თქვენს ორგანიზაციაში? აქვს თუ არა თქვენს ორგანიზაციას შეხვედრების ორგანიზების საკუთარი წესები (ტრადიციები)? ამ წესებიდან რომელი აჩქარებს და რომელი ანელებს შეხვედრებს?

როგორ ფიქრობთ, რა უნდა შეიცვალოს პირველ რიგში, რათა თქვენს ორგანიზაციაში შეხვედრებმა ნაკლები დრო დაუთმოს? ჩამოაყალიბეთ თქვენი წინადადება, როგორც წესი.

შეხვედრა მენეჯერისთვის

შეხვედრების ჩატარება მენეჯერისთვის რთული მენეჯმენტის ამოცანაა, თუნდაც იმიტომ, რომ მან ერთდროულად რამდენიმე როლი და ფუნქცია უნდა აიღოს. მაგალითად, შეხვედრის დაწყებამდე მენეჯერი მოქმედებს როგორც მისი ინიციატორი და ორგანიზატორი; თავად შეხვედრის დროს ხშირად აერთიანებს მონაწილის და მოდერატორის როლებს; შეხვედრის შემდეგ ის ასრულებს არა მხოლოდ თავის მენეჯერულ ფუნქციებს (გეგმარება, ოპერატიული მართვა და კონტროლს კრებაზე მიღებული გადაწყვეტილებების შესრულებაზე და ა.შ.), არამედ ხშირად „ფსიქოთერაპიულ“ ფუნქციებსაც, რომელიც ეხება წინააღმდეგობებისა და კონფლიქტების გადაჭრას, რომლებიც შესაძლოა. წარმოიქმნება შეხვედრაზე.

ქვემოთ არის სია ტესტის კითხვები, რომელიც დაეხმარება მენეჯერს შეაფასოს და გააუმჯობესოს შეხვედრების სხვადასხვა ეტაპებთან დაკავშირებული მისი მართვის უნარების ეფექტურობა.

შეხვედრის წინ

1. საერთოდ საჭიროა თუ არა შეხვედრა? ნებისმიერი შეხვედრა დროის კარგვაა და კონფლიქტის მიზეზი. იქნებ არის შესაძლებლობა, რომ საკითხი ეფექტურად მოგვარდეს შეხვედრის გარეშე?

2. რა არის შეხვედრის შიდა („პოლიტიკური“) და გარე (საწარმოო) მიზნები? რაზე გავამახვილო ყურადღება? უხეშად რომ ვთქვათ, შეხვედრა მთლიანად სამსახურთან დაკავშირებული ობიექტური პრობლემების გადაჭრას დაეთმობა თუ ისიც მნიშვნელოვანია? ფსიქოლოგიური ასპექტიშეხვედრები (საერთო აზრის ჩამოყალიბება, მოტივაციის შექმნა, „მორალის“ ამაღლება და ა.შ.)?

3. არის თუ არა საკმარისი დრო და სხვა რესურსები შეხვედრისთვის მოსამზადებლად და თავად შეხვედრის შესასრულებლად? ვინ არა-

6.17. შეხვედრა მენეჯერისთვის

უღიმღამო ორგანიზატორი? როგორ უნდა მოეწყოს შეხვედრა, რომ იყოს ყველაზე ეფექტური?

4. ცნობილია თუ არა შეხვედრის მთავარი მონაწილეები და „საკვანძო ფიგურები“? მკაფიოდ არის განსაზღვრული მონაწილეთა როლები? საჭიროა თუ არა დამატებითი „რეპეტიცია“ (შესაძლოა, მენეჯერს მომავალი შეხვედრის ერთ-ერთ მონაწილესთან შეხვედრა დასჭირდეს, რათა შეათანხმოს პოზიციები, მოსაზრებები, მიდგომები და ა.შ.)?

5. თუ არსებობს სხვადასხვა მიდგომებიპრობლემის მოსაგვარებლად, რამდენად ძლიერია ჩემი პოზიცია? რა არის „სუსტი წერტილები“ ​​და შესაძლო წინააღმდეგობები? ვისგან შეიძლება მოვიდნენ? ვინ არის ჩემს "მხარდაჭერის ჯგუფში"?

შეხვედრის დროს

1. იცოდე როგორ მოუსმინო. ლიდერი არის ადამიანი, რომელიც მიჩვეულია ლაპარაკს (ბრძანებას, მითითებას, ბრძანების გაცემას და ა.შ.). შეხვედრა არის ერთ-ერთი იმ რამდენიმე სიტუაციიდან, სადაც თანამშრომლებს შეუძლიათ და უნდა ისაუბრონ. მიეცით ყველა კონსტრუქციულ აზრს მოსმენის საშუალება. განსაკუთრებით საინტერესო იდეებიმხარდაჭერა: დასვით დამაზუსტებელი კითხვები, მოითხოვეთ მეტი დეტალები და ა.შ.

2. შეწყვიტე ყოველგვარი არაკონსტრუქციული ქცევა: პირადი თავდასხმები, ბუნდოვანი კრიტიკა, წესების დარღვევის მცდელობები, ყურადღების გაფანტვა და ა.შ. ამ დავალებას ჩვეულებრივ ასრულებს ლიდერი (იხილეთ ნაწილი 6.15, პუნქტი 7), მაგრამ ზოგიერთ შემთხვევაში მას შეიძლება უბრალოდ არ ჰქონდეს უფლებამოსილება და ავტორიტეტი. ამიტომ, „კომუნიკაციის კონსტრუქციულობის მაკონტროლებლის“ როლი შეიძლება და უნდა აიღოს მენეჯერმა.

3. შეძლოს სხვების ნათქვამის შეჯამება და ღირებული ფაქტების, აზრების, იდეებისა და წინადადებების გამოკვეთა. ჩაწერეთ „თქვენთვის“ თანამშრომლების მიერ გამოთქმული ყველაზე ღირებული და საინტერესო იდეები.

4. შედეგებისკენ პროგრესის მონიტორინგი. თუ შეხვედრა კარგად წარიმართება, მაშინვე მიიღეთ მენეჯმენტის გადაწყვეტილებები, განხილული საკითხების პარალელურად. თუ ბევრი წინააღმდეგობაა და კონფლიქტი მწიფდება, გადაწყვეტილების მიღება შეხვედრის დასრულებამდე გადადეთ და მის მისაღებად გამოიყენეთ სპეციალური პროცედურები (მაგალითად, ფარული კენჭისყრა).

5. იყავით ყურადღებიანი და მოქნილი. თუ შეხვედრა გეგმის მიხედვით არ მიდის, მაგრამ საკმაოდ პროდუქტიულია - „ქარში ნუ შეაფურთხებ“, ნუ ეცდები არაფრის შეცვლას! თუ შეხვედრის დროს გიწევთ არჩევანის გაკეთება რეგულაციებსა და ეფექტურობას შორის, ყოველთვის აირჩიეთ ეფექტურობა.

თავი 6. პიროვნული ეფექტურობის გაზრდის გზები

6." ბოლო სიტყვა"თქვენს უკან უნდა იყოს. შეხვედრის ბოლოს აუცილებლად შეაჯამეთ: რა მიზნები (დავალებები) იქნა მიღწეული, რა შედეგები იქნა მიღებული, რა გადაწყვეტილებები მიიღეს, რა საინტერესო იდეები გამოითქვა, მონაწილეთაგან რომელი მუშაობდა განსაკუთრებით კარგად (პროდუქტიულად, კონსტრუქციულად და ა.შ. ).

შეხვედრის შემდეგ

1. დარწმუნდით, რომ შეხვედრის ყველა დაინტერესებული მონაწილე, ისევე როგორც თანამშრომლები, ვისთვისაც ეს აუცილებელია სამუშაო პასუხისმგებლობის შესაბამისად, გაეცნონ შეხვედრის ოქმს.

2. მონიტორინგი, თუ როგორ დაიწყო მიღებული გადაწყვეტილებების შესრულება. შეიძლება საჭირო გახდეს დეტალების დაზუსტება და უფრო ზუსტი ოპერაციული დაგეგმვა.

3. უზრუნველყოს საჭირო რესურსებიდა მიაღწიეთ პირველ შედეგებს. შეატყობინეთ (შემდეგ შეხვედრებზე) შეხვედრის მონაწილეებს მიღებული შედეგების შესახებ (ანუ შეხვედრაზე მიღებული გადაწყვეტილებების შესრულების შესახებ).

4. აუცილებლად შეხვდით „განაწყენებულებს“, რომელთა აზრი არ იყო მოსმენილი ან გათვალისწინებული შეხვედრაზე და ჩაატარეთ ინდივიდუალური განხილვა პრობლემის შესახებ მათი ხედვის შესახებ. თუ ამ თანამშრომლების არგუმენტები თქვენთვის მნიშვნელოვანია, შეიძლება აზრი ჰქონდეს დაგეგმვას დეტალური განხილვამათი პოზიციები მომავალ შეხვედრაზე.

Q შემოთავაზებული წესებიდან, თქვენი აზრით, რომელია ყველაზე ხელსაყრელი შეხვედრების დროს მენეჯერის დროის დაზოგვისთვის? ამ წესებიდან რომელია, თქვენი აზრით, სარისკო და შეიძლება, პირიქით, ადვილად გადაიქცეს „დროის ქურდად“?

შესთავაზეთ მენეჯერებს შეხვედრების გამართვის საკუთარი წესები (3-4), რაც საშუალებას მისცემს მას მინიმუმამდე დახარჯოს დრო და ძალისხმევა ამ ღონისძიებაზე?

ადამიანის ბიორითმები

„დაბალი ეფექტურობის“ გაუმჯობესების ერთ-ერთი ყველაზე მნიშვნელოვანი სფერო (იხ. ნაწილი 6.1) არის ადამიანის საქმიანობის რიტმული სქემების გათვალისწინება, ტრადიციულად ე.წ.

6.18. ადამიანის ბიორიტმები

ბიორიტმები. ვარაუდობენ, რომ ინდივიდუალური ბიორიტმების ცოდნა შესაძლებელს ხდის უფრო ზუსტად და „ადამიანურად“ შეიმუშავოს პერსონალური დროის მართვის სისტემა. TM სისტემა, რომელშიც მიზნების დასახვა ხორციელდება ბიორიტმებისთვის „მორგებული“, უფრო რეალისტური და ეფექტურია.

Შენიშვნა. სინამდვილეში, სახელწოდება „ბიორიტმები“ არ არის მთლად სწორი (ტერმინი „ბიორითმები“ დასაშვებია მხოლოდ შესაბამისი ბიოლოგიური მეცნიერებების კონტექსტში - ფიზიოლოგია, მედიცინა, ქრონობიოლოგია და ა.შ.), ვინაიდან ადამიანი რთული არსებაა. რომლის ცხოვრებისეული აქტივობა ექვემდებარება (და გამოხატულია) რიტმების მთელ „ანსამბლს“ - ფიზიკურ, ბიოლოგიურ, სოციალურ, ფსიქოლოგიურ და ა.შ. თუმცა, იმისათვის, რომ არ დაირღვეს ტერმინის გამოყენების დამკვიდრებული ტრადიცია, ამ წიგნში სიტყვა „ბიორიტმი“. ” გამოიყენება ადამიანის ცხოვრების ნებისმიერ რიტმთან მიმართებაში.

რატომ ჩავრთე განყოფილება ბიორიტმების შესახებ თავში „დაბალი ეფექტურობა“? საქმე იმაშია, რომ მიუხედავად იმისა მეცნიერული შესწავლაბიორიტმები მალე ორასი წლის გახდება, ეს პრობლემა ჯერ კიდევ ცოტაა შესწავლილი და უფრო მეტი კითხვაა, ვიდრე პასუხები. ბიორიტმების შესწავლისადმი მიძღვნილი ლიტერატურა სავსეა ურთიერთსაწინააღმდეგო (და თუნდაც ურთიერთგამომრიცხავი) მონაცემებით.

ჩემი ღრმა რწმენით, ვრცელ სტატისტიკურ განზოგადებებზე დაფუძნებული სერიოზული სამეცნიერო კვლევების მონაცემებს მცირე მნიშვნელობა აქვს გამოყენებული TM პრობლემების გადასაჭრელად. ფაქტია, რომ თითქმის ყველა ბიორიტმი კონკრეტული პირი, მიუხედავად იმისა, რომ ზოგადად ემთხვევა მეცნიერთა მიერ მიღებულ ნიმუშებს, კერძოდ, ყოველთვის აქვს მრავალი მნიშვნელოვანი გადახრები ( ინდივიდუალური მახასიათებლები) რაც განასხვავებს მათ ნორმისგან. სწორედ ამიტომ, მეცნიერული გამოთვლების ცოდნა იმის შესახებ, თუ რა არის ბიორიტმები და როგორი უნდა იყოს ისინი ადამიანების უმეტესობისთვის, არ იხსნის ადამიანს საკუთარი ბიორიტმების გულდასმით შესწავლისგან (რაც, სხვათა შორის, საკმაოდ შემავალი პიროვნების შესაძლებლობებშია). უმარტივესი, მაგრამ ძალიან ეფექტური გზათქვენი პირადი ბიორიტმების გამოთვლა არის მაღალი ხარისხის დრო (იხილეთ ნაწილი 3.14).

ერთი რიტმული პერიოდის (ციკლის) ხანგრძლივობიდან გამომდინარე, შეიძლება გამოიყოს ორ ათეულზე მეტი ადამიანის ბიორიტმი. მათგან უმცირესი წამის ფრაქცია გრძელდება (მაგალითად, უჯრედულ მეტაბოლიზმთან ასოცირებული), ხოლო ყველაზე გრძელი ემთხვევა ადამიანის სიცოცხლეს (მაგალითად, ადამიანის სიცოცხლის ციკლი მთლიანად, ჩასახვის მომენტიდან სიკვდილის მომენტი). ამ ბიორიტმების ერთი ნაწილი საკმაოდ კარგად არის შესწავლილი და სრულიად ობიექტურია, სხვების სტატუსი ნაკლებად მკაფიოდ არის განსაზღვრული და ეხება

თავი 6. პიროვნული ეფექტურობის გაზრდის გზები

მათი არსებობის რეალობა დღესაც სერიოზულად განიხილება.

მაგალითად, ასეთი "საეჭვო" ბიორიტმები მოიცავს ყოველთვიურ ბიორიტმს, რომელიც დაკავშირებულია ერთ დროს ძალიან პოპულარულ "სამი რიტმის თეორიასთან": ფიზიკური (გრძელდება 23 დღე, ნიშნის შეცვლა ყოველ 11,5 დღეში), ემოციური (26 დღე, ნიშნის შეცვლა ყოველ 13 დღეში). და ინტელექტუალური (33 დღე, ნიშნის შეცვლა ყოველ 16,5 დღეში). ითვლება, რომ ამ ყოველთვიური ბიორიტმების გამოთვლა შესაძლებელია ადამიანის დაბადების მომენტიდან, რაც შესაძლებელს ხდის, მაგალითად, „განსაკუთრებით სახიფათო დღეების“ პროგნოზირება (როდესაც ორი რიტმის უარყოფითი წერტილი ემთხვევა, რაც ხდება 6-ჯერ წელი) და გამოთვალეთ „ფატალური დღე“, რომელიც ხდება წელიწადში ერთხელ“ (როდესაც სამივე რიტმის უარყოფითი წერტილები ემთხვევა).

ამ წიგნის ავტორმა, TM-ით გატაცების გარიჟრაჟზე, რამდენიმე წლის განმავლობაში გამოთვლიდა (როგორც ჩანს, ჟურნალში "მეცნიერება და ცხოვრება" გამოქვეყნებული ალგორითმის მიხედვით) ეს ბიორიტმები და მტკიცედ სჯეროდა ყველა სახის არსებობის. "საშინელი" და "ბედნიერი" დღეები. მაგრამ გარკვეული პერიოდის შემდეგ (რამდენიმე წლის შემდეგ, უკვე TM-სადმი ინტერესის ახალ ეტაპზე), მომივიდა "სამხედრო" იდეა - არ უნდა ჩავატარო ექსპერიმენტი "წინააღმდეგობით"? მე შევაჯამე თითქმის ორი წლის თვისებრივი დროის აღრიცხვის მონაცემები, გრაფიკულად ასახავს ჩემს ფიზიკურ, ემოციურ და ინტელექტუალურ მდგომარეობას, რის შემდეგაც რეტროაქტიულად გამოვთვალე (კომპიუტერზე) სამი თვიური ბიორიტმი იმავე პერიოდისთვის. მაშინვე შემიძლია ვთქვა, რომ მძიმე იმედგაცრუება მომივიდა - პირადად ჩემთვის "სამი რიტმის თეორია" გამოუსადეგარი აღმოჩნდა. მაგრამ მე სრულად ვაღიარებ, რომ სხვისთვის ამ მოდელის გამოყენება სრულიად ადეკვატური საშუალება იქნება მათი ქცევისა და მდგომარეობის ცვლილებების გასაგებად ერთი თვის განმავლობაში.

ამ განყოფილებაში შევეხებით მხოლოდ ზოგიერთ ბიორიტმს, რომელთა ცოდნა, ჩემი აზრით, ყველაზე მნიშვნელოვანია პერსონალური TM სისტემის შემუშავებისა და დანერგვისას.

1. ადამიანის ყოველდღიური ბიორიტმები

ადამიანის ყოველდღიური (ან ცირკადული) ბიორიტმი უპირველეს ყოვლისა ასოცირდება ძილ-ღვიძილის რიტმთან, რომლის მიხედვითაც ორგანიზმში მრავალი ფიზიოლოგიური პროცესის ფუნქციონირება „მოწესრიგებულია“. ჩვეულებრივ, სიფხიზლე დაკავშირებულია ენერგიის აქტიურ ხარჯვასთან და მიბმულია დღის სინათლის (დღის) დროს;

6.18. ადამიანის ბიორიტმები

ძილი დაკავშირებულია დასვენებასთან, ენერგიის აღდგენასთან და „მიბმულია“ დღის ბნელ (ღამე) დროს.

არსებობს მრავალი ბიოლოგიური და სამედიცინო კვლევა, რომელიც დამაჯერებლად ადასტურებს, რომ ბუნებით დაპროგრამებული ამ „განრიგიდან“ ნებისმიერი გადახრა (დე-სინქრონოზი) (ღამის ძილი, დღის სიფხიზლე) არასასურველია, რადგან იწვევს სტრესს და მომავალში პროვოცირებას ახდენს. დაავადების მთელი „ბუკეტის“ გაჩენა და განვითარება.

ამავდროულად, ძილისა და სიფხიზლის თანაფარდობა თავისთავად ინდივიდუალურია: საშუალო ხანგრძლივობასხვადასხვა წყაროების მიხედვით, ნორმალური ძილი 7-დან 9 საათამდე მერყეობს. მაგრამ ამავე დროს, არიან ადამიანები, ვისთვისაც საკმარისია 2-დან 4 საათამდე ძილის დრო (ჯანმრთელობის მავნე შედეგების გარეშე). არიან ადამიანები, ვისთვისაც ძილის საჭირო დრო დღეში 10-12 საათია და ეს არ შეიძლება ჩაითვალოს პათოლოგიად (ჩვილებსა და ხანდაზმულებში ძილის ნორმალური დრო კიდევ უფრო გრძელია). წინა დღის დახარჯული ენერგიის სრულად აღსადგენად ადამიანმა არა მხოლოდ უნდა შეასრულოს ძილის ნორმა - ძილი უნდა იყოს „მაღალი ხარისხის“ (ჩვეულებრივ პერიოდში, კომფორტულ ფიზიოლოგიურ პირობებში, შეფერხების გარეშე და ა.შ.).

TM ტრენინგებზე მონაწილეები ხშირად სვამენ კითხვას: "შესაძლებელია თუ არა ძილის დროის შემცირება ისე, რომ მეტი დრო დარჩეს მთავარი მიზნების მისაღწევად?" მე ყოველთვის ასე ვპასუხობ ამ კითხვას: "ეს შესაძლებელია და შეუძლებელიც". დასაწყისისთვის, დროის გამოყენებით, თქვენ ზუსტად უნდა დაადგინოთ თქვენი ძილის ნორმა, ხოლო ძილის ნორმა ყოველთვის არის დროის ინტერვალი, რომელსაც აქვს ცვალებადობა (მაგალითად, ჩემი ძილის ნორმა, როდესაც მე ვიძინებ "100%", მერყეობს 8-დან 10-მდე. საათი). ეს ნიშნავს, რომ ყოველდღიური მუშაობისა და დასვენების საკმაოდ კომფორტული თანაფარდობით, მე შემიძლია 8 საათამდე ძილი „გავიწურო“ მავნე შედეგების გარეშე (მაქსიმუმ - 7 ან 7,5 საათამდე; ეს დიდად არის დამოკიდებული სხეულის მდგომარეობაზე). თუ ცდილობთ კიდევ უფრო „შეკუმშოთ“ თქვენი ძილის დრო, შეამციროთ თქვენი ნორმალური ძილის დროის მინიმალური მნიშვნელობა დიდი ხნის განმავლობაში, მოემზადეთ დაღლილობისა და ავადმყოფობისთვის! უფრო მეტიც, თუ დღის განმავლობაში შეხვდებით გადაჭარბებულ სტრესს (დასვენების ნაკლებობას), მაშინ, სავარაუდოდ, სხეულს დასჭირდება ძილის დროის გაზრდა და ძილის მინიმალური დასაშვები საათები აღარ იქნება საკმარისი.

ძილ-ღვიძილის აშკარა რიტმის გარდა, დღის განმავლობაში შეიძლება გამოიყოს მთელი რიგი ბიორიტმები, რომელთაგან ერთ-ერთი დაკავშირებულია ადამიანის ენერგეტიკული დონის ყოველდღიურ რყევებთან (შესრულებით). გრაფიკის მაგალითი, რომელიც აჩვენებს ასეთი ყოველდღიური ენერგიის რიტმს, მოცემულია ქვემოთ:

თავი 6. მეთოდებიპირადი ეფექტურობის გაზრდა

უნდა აღინიშნოს, რომ ყოველდღიური ენერგეტიკული რიტმის მრავალ კვლევას შორის, რომელსაც ატარებენ სხვადასხვა სპეციალისტები (ექიმები, ფიზიოლოგები, ჰიგიენისტები, ვალეოლოგები, ოკუპაციური ფსიქოლოგიის დარგის სპეციალისტები და ა.შ.) ადამიანის საქმიანობის სხვადასხვა სფეროში, არ არსებობს ერთი წერტილი. ხედვა ამ ბიორიტმის შესახებ. ყველაზე ხშირად, ამ კვლევების შედეგია ორი პიკიანი მოდელის (გრაფიკის) აგება, რომლის მიხედვითაც ადამიანი დღის განმავლობაში განიცდის ორ ენერგეტიკულ პიკს (უმაღლესი შესრულების პერიოდებს). პირველი (და ყველაზე გამოხატული) ხდება დილის 9-დან 11 საათამდე პერიოდში, მეორე (ნაკლებად გამოხატული) - 5-დან 19 საათამდე პერიოდში. თუმცა, უნდა აღინიშნოს, რომ ორ მწვერვალ მოდელებთან ერთად, არსებობს მოდელები მთლიანად სერიოზული კვლევასამი პიკი და ოთხი პიკი (და შემდგომი; შესრულების ულტრატრადიული რიტმების იდენტიფიკაციამდე, რომელიც გრძელდება საათზე ნაკლებ დროზე). გარდა ამისა, ერთი შეხედვით ტრადიციულად იდენტიფიცირებულ შესრულების „მთავარ“ პიკთან დაკავშირებით (დღის პირველ ნახევარში), ასევე არსებობს უთანხმოება: პიკის შესრულების ზუსტი დრო სხვადასხვა მკვლევარებს შორის „დრიფტით“ 9.00-დან 12.30-მდე. ღამის მინიმალური შესრულების დრო ასევე მერყეობს ძალიან ფართო დიაპაზონში დილის 1 საათიდან დილის 4 საათამდე.

ასევე, ენერგეტიკული რიტმის მოდელების უმეტესობა არის საშუალო და არ ითვალისწინებს ადამიანის შინაგანი დროის ინდივიდუალურ სპეციფიკას. მე ვსაუბრობ ისეთ ქრონოტიპებზე, როგორიცაა "ბუები" და "ლარკები" (ზოგჯერ მათ "მტრედები" ემატებათ). მაგალითად, მე ვარ გამოკვეთილი "ღამის ბუ", რომლისთვისაც ჩვეულებრივი ძილის დრო ღამის ორი საათია. შესაბამისად, ნორმალური გაღვიძების დრო დაახლოებით შუადღის 10-11 საათია. ახლა ამოხსენით მარტივი გამოცანა: იქნება ჩემი პროდუქტიულობა პიკს დილის 9-დან 11 საათამდე? თვითდაკვირვების შედეგებზე და დროის აღრიცხვის წყალობით შევძელი ყოველდღიური ენერგეტიკული რიტმის საკუთარი ინდივიდუალური მოდელის აგება.

6.18. ადამიანის ბიორიტმები

შემიძლია ვთქვა, რომ ის ასევე აღმოჩნდა ორმაგი პიკი, მაგრამ სხვაგვარად არ არის მსგავსება ზემოთ მოცემულ სტანდარტულ გრაფიკთან (მაგალითად, შესრულების ყველაზე გამოხატული "მთავარი" პიკი არის მეორე და არა პირველი, როგორც ტრადიციული მოდელი და ხდება საღამო-ღამის დროს). მიუხედავად ამისა ზუსტი ცოდნაჩემი საკუთარი ენერგეტიკული რიტმი საშუალებას მაძლევს ეფექტურად განვახორციელო ყოველდღიური ოპერაციული დაგეგმვა (იხილეთ ნაწილი 4.17), გამოვყო დრო საუკეთესო შესრულებისთვის ყველაზე მნიშვნელოვანი ამოცანების გადასაჭრელად.

2. ყოველკვირეული ადამიანის ბიორიტმები

ყოველკვირეული (ან ცირკასეპტიდური) რიტმი თავის წარმოშობაში არის გარეგანი სოციალური, ასოცირდება ისტორიულად ჩამოყალიბებულ „სამუშაო კვირასთან“. მიუხედავად ამისა, მრავალწლიანი ვარჯიშისა და მუშაობის განმავლობაში ადამიანში ყალიბდება მკაფიოდ გამოხატული შინაგანი ბიოლოგიური და ფსიქოლოგიური ყოველკვირეული რიტმები. ექიმებმა და ფიზიოლოგებმა პირველებმა აღმოაჩინეს ყოველკვირეული რიტმები. მაგალითად, კვირის განმავლობაში აღინიშნება არტერიული წნევის თანდათანობითი მატება, მისი ყველაზე დაბალი მაჩვენებელი აღინიშნება კვირას, ხოლო ყველაზე მაღალი პარასკევს, დღის მეორე ნახევარში.

საკმაოდ სწრაფად გამოვლინდა ყოველკვირეული ენერგეტიკული რიტმი, რომელიც ახასიათებს მუშაობის დინამიკას კვირის განმავლობაში. ძალიან ზოგადი ხედიშესრულების ცვლილებების გრაფიკი დროს სამუშაო კვირაშემდეგნაირად:

კვირის დასაწყისი დაკავშირებულია სამუშაო პერიოდთან, როდესაც შაბათ-კვირის შემდეგ შესრულების დონე ჯერ კიდევ საკმაოდ დაბალია. ჩვეულებრივ (თუ ადამიანმა შაბათ-კვირას კარგად დაისვენა), სამსახურში „შესვლას“ სჭირდება არაუმეტეს 0,5-1 დღე (ანუ მხოლოდ ორშაბათი ან თუნდაც მისი ნაწილი). თუ ადამიანს შაბათ-კვირას არ ჰქონდა კარგი დასვენების საშუალება, მაშინ სამუშაო პერიოდი შეიძლება გაგრძელდეს ოთხშაბათამდე.

თავი 6. პიროვნული ეფექტურობის გაზრდის გზები

ექსპერიმენტულად დადასტურდა, რომ ყოველკვირეული ბიორითმის დასაწყისი („შესვლის“ ეტაპი) ასოცირდება გონებრივი ფუნქციონირების დაქვეითებასთან: აზროვნების პროცესები გარკვეულწილად დათრგუნულია, ცუდი კონცენტრაცია, რეაქციის დრო ნელია და ა.შ. ასევე არსებობს მრავალი სტატისტიკა. რომლის მიხედვითაც სამრეწველო ავარიებისა და ავტოსაგზაო შემთხვევების პიკი ორშაბათს ხდება.

ამდენად, პოპულარული სიბრძნე მართალია: ორშაბათი მართლაც "მძიმე დღეა". კვირის გეგმის (კერძოდ, ორშაბათის გეგმის) შედგენისას ორშაბათს რთული და მნიშვნელოვანი ამოცანების გადაჭრას ლანჩამდე მაინც ვერ დაგეგმავთ. სამწუხაროდ, ამ წესს იშვიათად იცავენ ბევრ ორგანიზაციაში, სადაც ორშაბათის დილა ხშირად გამოყოფილია სესიების ან შეხვედრების დაგეგმვისთვის. არის ამაში გარკვეული ლოგიკა (კვირის დაწყება კვირის მიზნების დასახვით), მაგრამ თავად შეხვედრა, დიდი ალბათობით, არაეფექტური იქნება და ძალიან დიდ დროსა და ძალისხმევას მიიღებს მონაწილეებისგან.

ყოველკვირეული ბიორითმის პიკში (ოპტიმალურად მაღალი დონე) ნორმალური შესრულება გრძელდება სამშაბათიდან ხუთშაბათის ჩათვლით. შესრულების დაქვეითება ("გასვლა") ჩვეულებრივ იწყება პარასკევს (ყველაზე ხშირად შუადღისას) და ვრცელდება შაბათ-კვირის განმავლობაში და აღწევს ენერგეტიკულ მინიმუმს შაბათს საღამოს - კვირა შუადღეს. გონებრივი ფუნქციონირების გაუარესება შესრულების დაქვეითების დროს (პარასკევს) ჩვეულებრივ არასდროს არ არის უარესი, ვიდრე კვირის დასაწყისში (ორშაბათს). მიჩნეულია, რომ კვირის ბოლოს შესრულების კლების მთავარი მიზეზი კვირაში დაგროვილი დაღლილობაა. შემცირებული შესრულების ეფექტი დამოკიდებულია თანამშრომლის გამოცდილებაზე და, როგორც წესი, უფრო გამოცდილ და კომპეტენტურ თანამშრომლებში, საკმარისად ხანგრძლივი სამუშაო გამოცდილებით, ნაკლებად გამოხატულია.

ეფექტური ოპერაციული TM დაგეგმვის თვალსაზრისით, კვირის ბოლოს აუცილებელია დაგეგმოთ მცირე ამოცანები, რომლებიც შეიძლება წარმატებით დასრულდეს, ისევე როგორც ამ (ან წინა) კვირაში დაგროვილი „დაუმთავრებელი სამუშაოს“ დასრულება.

3. სიცოცხლის პერიოდები (სიცოცხლის ციკლები)

ყველაზე დიდი რითმებით ადამიანის სიცოცხლეარის სასიცოცხლო ციკლის მრავალწლიანი პერიოდები და მასთან დაკავშირებული ნორმატიული ცხოვრების (ასაკობრივი) კრიზისები, რომლებიც ხდება დაახლოებით შვიდ წელიწადში ერთხელ (დაბადება, 6-7 წელი, 13-14 წელი, 22-25 წელი, 33-35 წელი).

6.18. ადამიანის ბიორიტმები

ან „შუა ასაკის კრიზისი“, 43-45 წელი და ა.შ.). ასეთი გრძელვადიანი პერიოდების იდენტიფიცირება, რომლის „გარდამტეხ მომენტში“ ხდება ადამიანში მნიშვნელოვანი ფსიქოლოგიური ცვლილებები, არის განვითარების ფსიქოლოგიის, ისევე როგორც პიროვნების ფსიქოლოგიის ამოცანა. უნდა აღინიშნოს, რომ ცხოვრების პერიოდებისა და ცხოვრებისეული კრიზისების აღწერა ზედმეტად ფართომასშტაბიანი ამოცანაა და არ განიხილება ამ წიგნის ფარგლებში (ვისაც სურს მეტი გაიგოს ასაკთან დაკავშირებული კრიზისების შესახებ, შეუძლია გირჩიოს გ. შიჰის წიგნი. "ასაკთან დაკავშირებული კრიზისები. პიროვნული ზრდის ეტაპები." სანქტ-პეტერბურგი., 2005).

უნდა აღინიშნოს, რომ სასიცოცხლო ციკლის გრძელვადიანი რიტმები და ასაკთან დაკავშირებული კრიზისები მჭიდროდ არის გადაჯაჭვული კარიერული ზრდის ეტაპებთან (იხ. ნაწილი 1.10). შესაბამისად სასიცოცხლო ციკლის რიტმები გასათვალისწინებელია როდის სტრატეგიული დაგეგმვათქვენი ცხოვრების მთავარი მიღწევები. მიზნების მიღწევის დაგეგმილ ვადებში მიზნების დასახვისას უნდა მოხდეს ცვლილება, მაგალითად, კრიზისიდან ჩვენს გეგმებზე დესტრუქციული ზემოქმედების შესაძლებლობის გათვალისწინებით; ან, პირიქით, ყველაზე ამბიციური მიღწევები უნდა დაიგეგმოს სტაბილურობის პერიოდებში, რომლებიც არსებობს კრიზისებს შორის.

თუმცა, ასეთი გრძელვადიანი დაგეგმვა (მისი დაბალი სიზუსტის გამო) უკიდურესად უმადური ამოცანაა. პრობლემა ისაა, რომ, ერთი მხრივ, კრიზისები არასოდეს ხდება „ზუსტად გრაფიკის მიხედვით“, ხოლო მეორე მხრივ, ყოველთვის არ არის შესაძლებელი კრიზისის „სირთულის“ ხარისხისა და საკუთარი ქცევის ხასიათის განჭვრეტა. კრიზისი. კრიზისის სუბიექტური გამოცდილება შეიძლება იყოს უკიდურესად რთული და დესტრუქციული - და შემდეგ ყველა ჩვენი იდეალურად შედგენილი სტრატეგიული გეგმა ჯოჯოხეთში გადადის. მაგრამ ზოგჯერ კრიზისი ხდება ამოსავალი წერტილი ადამიანის ცხოვრების წესში რადიკალური ცვლილებებისთვის, რაც უბიძგებს მას ფართომასშტაბიანი და გასაოცარი ქმედებებისკენ - შემდეგ კი ადრე დაგეგმილი გეგმების „გადალახვა“ ესაზღვრება სასწაულს! ასევე ხდება, რომ კრიზისი შეუმჩნეველი რჩება: ჩვენ ვემზადებით ამისთვის, ვნერვიულობთ, ვაკეთებთ ცვლილებებს გეგმებში და დრო გარბის- და სუბიექტურად არაფერი ხდება. ცხოვრება გაზომილ ნაკადში მიედინებოდა და ასე გრძელდება.

თუ მიზნების დასახვისას და გეგმების სისტემის შემუშავებისას (იხ. განყოფილება 4.16), შეგეძლოთ კრიზისების პროგნოზირება და „დაგეგმვა“, გაითვალისწინეთ ეს „ბიორიტმი“ (სასიცოცხლო ციკლის გრძელვადიანი პერიოდები) კონტექსტში. „დიდი ეფექტურობის“ გაუმჯობესების შესახებ (იხ. ნაწილი 6.1). თუ მოახერხეთ კრიზისის შედეგად გამოთავისუფლებული ენერგიის გამოყენება ამოცანების უფრო სწრაფად გადასაჭრელად, ეს არის „პატარა ეფექტი“.

თავი 6. პიროვნული ეფექტურობის გაზრდის გზები

ეფექტურობა." მაგრამ ასევე შესაძლებელია სასიცოცხლო კრიზისების ენერგიის „გასეირნება“ „დიდი ეფექტურობის“ კონტექსტში. ამისათვის აუცილებელია გამოვიყენოთ კრიზისი, როგორც ამოსავალი წერტილი სერიოზული პიროვნული ცვლილებებისთვის, მაგალითად, იმისათვის, რომ გახდეთ ლიდერი (იხ. ნაწილი 6.3).

О ქვემოთ მოცემულია გრაფიკები, რომლებიც ასახავს ავარიების, დაზიანებების და ავარიების დინამიკას (თანამშრომლის ბრალით) დღის განმავლობაში სამსახურში (დ. ნოიგერის მიხედვით). წარმოდგენილია ორი განრიგი: პირველ ცვლაში მომუშავე ადამიანებისთვის (5.00-დან 13.00 საათამდე, შესვენება 9.00-დან 10.00 საათამდე) და მეორე ცვლაზე მომუშავე ადამიანებისთვის (13.00-დან 21.00 საათამდე, შესვენება 17.00-დან 18.00 საათამდე).

ყოველდღიური ბიორიტმის განყოფილებაში მოწოდებული ინფორმაციის საფუძველზე გაანალიზეთ და გააკეთეთ კომენტარი მოწოდებულ გრაფიკებზე.

6.19. პირადი წესები "კარგი" სამუშაო დღისთვის

შეხვედრის დროს მენეჯერმა უნდა გადასცეს თავის ქვეშევრდომებს გამოსადეგი ინფორმაციადა დაისახეთ მათთვის მკაფიო მიზნები. თუ ყველაფერი სწორად გაკეთდა, გაიზრდება შრომის ეფექტურობა, წინააღმდეგ შემთხვევაში, უნდა გადაიხედოს შეხვედრების ჩატარების პროცედურა.

ხშირად მართავთ შეხვედრებს? თქვენი თანამშრომლები ხშირად იღებენ მათგან რაიმე სასარგებლოს? ესმით თუ არა მათ თქვენი მიზნები და ამოცანები?

იზრდება თუ არა მათი მუშაობის ეფექტურობა შეხვედრების დაგეგმვის შემდეგ? იღებთ ადეკვატურ გამოხმაურებას? თუ თქვენ უპასუხეთ „არა“ მინიმუმ ერთ კითხვას, მაშინ უნდა ისწავლოთ როგორ ჩაატაროთ ეფექტური შეხვედრები და დაგეგმოთ სესიები, რათა დაკარგოთ დრო მათზე და მიიღოთ მაქსიმალური სარგებელი.

ეფექტური შეხვედრა

შეხვედრების დახმარებით ინარჩუნებს კომუნიკაციას სხვადასხვა განყოფილებებს შორის და თავად დეპარტამენტებში, ხდება გადაწყვეტილებების შესრულება და ცალკეულ თანამშრომლებს შორის იზრდება სამუშაოს შესრულების მოტივაცია. მაგრამ მხოლოდ ეფექტურ შეხვედრას შეუძლია ამ პრობლემების გადაჭრა, ასე რომ შეამოწმეთ საკუთარი თავი, აკმაყოფილებს თუ არა თქვენი შეხვედრები შემდეგ კრიტერიუმებს:

1. ფორმატის შესაბამისობა. არსებობს რამდენიმე სახის შეხვედრები: შეხვედრა, დაგეგმვის შეხვედრა და ოპერატიული შეხვედრა. თითოეულ ამ შეხვედრას აქვს თავისი მიზანი და შესაბამისად გრძელდება სხვადასხვა დროს. ოპერატიული შექმნილია იმ პრობლემის გადასაჭრელად, რომელიც ახლახან წარმოიშვა.

ის ჩვეულებრივ 5-10 წუთს გრძელდება და აერთიანებს პრობლემასთან უშუალოდ დაკავშირებულ ადამიანებს. დაგეგმვის შეხვედრა ჩვეულებრივ იმართება ყოველ დღე დილით და გრძელდება 25-30 წუთი. ამ დროის განმავლობაში მენეჯერმა უნდა დაადგინოს დღის ამოცანები, მიიღოს უკუკავშირი წინა დღის შედეგებზე და საჭიროების შემთხვევაში შეცვალოს გეგმები.

შეხვედრის მიზანია გლობალური პრობლემის გადაწყვეტის მოძიება, ახალი შეთავაზების შექმნა მისი ბაზრისთვის, განვითარება ახალი პროგრამამოტივაცია და ა.შ.

ხშირად შეხვედრები იყოფა ორ ეტაპად - პირველი იმართება საღამოს, რომლის დროსაც დგინდება შეხვედრის მიზნები და გამოიკვეთება ის პრობლემები, რომლებიც განხილული იქნება. დილით იწყება მეორე ეტაპი, რომელიც შეიძლება გაგრძელდეს ორ საათამდე. სრულფასოვანი შეხვედრა არის კრეატიულობა მისი სუფთა სახით.

2. დავალებების დაზუსტება. თითოეულ შეხვედრას უნდა ჰქონდეს მკაფიოდ განსაზღვრული მიზნები, რომლებიც წინასწარ ეცნობება მონაწილეებს. დღის წესრიგიდან გადახვევა ძალზე არასასურველია.

3. მკაცრი რეგულაციები. შეხვედრას უნდა ჰქონდეს დაწყების და დასრულების დრო, მიუხედავად იმისა, დაესწრო თუ არა ყველა მოწვეული. დააყენეთ მკაფიო დროის ლიმიტები, როგორიცაა დღის წესრიგის 1 პუნქტის დასრულება 25 წუთში.

თითოეული სპიკერისთვის გამოყავით გარკვეული დრო- 5 წუთი საკმარისია, ეს ასწავლის ხალხს აზრზე ლაპარაკს. თუ გესმით ზედმეტი საუბრები ან გადახრები თემიდან, შეწყვიტეთ ეს მცდელობები და დაზოგეთ თქვენი დრო.

4. ოპტიმალური შემადგენლობა. შეხვედრას აუცილებლად უნდა ესწრებოდნენ დაინტერესებული პირები. უბრალოდ დაჯექი და მოუსმინე, არავის დაპატიჟო. ყველამ თავის საქმეს მიხედოს.

5. სიტყვა ყველას. შეხვედრის თითოეულ მონაწილეს უნდა ჰქონდეს შესაძლებლობა გამოხატოს თავისი აზრი კონკრეტულ საკითხზე. არ ჩაერიოთ და, განსაკუთრებით, არ შეუშალოთ თანამშრომლის გამოსვლა, თუნდაც ეს ეწინააღმდეგებოდეს თქვენს თვალსაზრისს. გჭირდებათ ადეკვატური გამოხმაურება?

6. ჩანაწერების შენახვა. დღის წესრიგი არ არის ერთადერთი სავალდებულო შეხვედრის დოკუმენტი. ოქმი, რომელშიც ჩაწერილია ყველა ძირითადი პუნქტი, თანამშრომლები, რომლებმაც ისაუბრეს პრიორიტეტის მიხედვით, მათი აზრი კონკრეტულ საკითხზე და რაც მთავარია შეხვედრის შედეგები, ძალიან სასარგებლო ნაშრომია.

დარწმუნდით, რომ გაუგზავნეთ ბიულეტენი შეხვედრის მონაწილეებს, რათა მათ ყოველთვის ჰქონდეთ ხელთ ნებისმიერი პუნქტის გასარკვევად. ამით უფრო მოსახერხებელი გახდება დაკისრებული ამოცანების შესრულების მონიტორინგი და მიღებული შედეგების ანალიზი. ეს არის "ამოცანა - შედეგები - კონტროლი - ამოცანა" სქემა, რომელიც საშუალებას გაძლევთ გახადოთ შეხვედრები ყველაზე ეფექტური და ლაკონური.

7. შეხვედრის დაგეგმვა. ყველა თანამშრომელმა უნდა იცოდეს როდის Კიდევ ერთხელმიწვეული იქნება შეხვედრის დარბაზში. მოულოდნელობა ცუდი ასისტენტია შეხვედრების ორგანიზებაში, მონაწილეებს არ აქვთ დრო მოსამზადებლად ან საერთოდ არ მოდიან ოფისში არყოფნის გამო.

თუ რაიმე პრობლემა მოულოდნელად გაჩნდა და თქვენ გადაწყვიტეთ მოწვეული სამუშაო ჯგუფი მის მოსაგვარებლად, მოემზადეთ პასუხებისთვის: „არ ვიცი“, „უნდა შევამოწმო“ და „მოხსენებას მოგვიანებით მოგცემთ“.

როგორ მოვამზადოთ და ჩავატაროთ ეფექტური შეხვედრა?

ეფექტური შეხვედრისთვის ჯერ უნდა მოემზადოთ ამისთვის. შეხვედრის დაწყებამდე ლიდერმა უნდა განმარტოს შემდეგი კითხვები:

• რა მიზნებს მისდევს შეხვედრა და რა ამოცანებს წყვეტს იგი.
• როგორია შეხვედრის ფორმატი, რა როლები აქვთ შეხვედრის მონაწილეებს. თანამშრომელთა როლები წინასწარ არის მინიჭებული: უნდა იყოს თავმჯდომარე და მდივანი. ასევე განსაზღვრეთ შეხვედრის დაწყების და დასრულების ზუსტი დრო.
• როგორია შეხვედრის სტრუქტურა? ტიპიური სტრუქტურა ასე გამოიყურება:
• მისალმებები;
• შეხვედრის მიზნების, ამოცანების, ფორმატის გამოცხადება;
• არსებული პრობლემების განხილვა და ანალიზი;
• შემსრულებლებისგან უკუკავშირის მიღება;
• შედეგების ანალიზი და უახლოესი მომავლის ამოცანების დასახვა;
• შემაჯამებელი.
• რა არის შეხვედრის წესები? განსაზღვრეთ დღის წესრიგის თითოეულ საკითხზე მუშაობის ზუსტი დრო, გამოყავით დრო შესვენებისთვის, თუ შეხვედრა დიდ დროს მოითხოვს.
• რა დოკუმენტები იქნება საჭირო. მოამზადეთ ყველა საჭირო ინფორმაცია, რომელიც დაინტერესდება მონაწილეებისთვის, გაგზავნეთ მასალები, რათა წინასწარ შეისწავლოს.
• საჭიროა თუ არა შეხვედრა? შეხვედრაზე მოსაწვევების გაგზავნამდე, შეამოწმეთ არის თუ არა ეს ნამდვილად საჭირო.

უპასუხეთ ამ კითხვებს თავად:

• დღეს თქვენ მიერ დასახული ამოცანები უნდა გადაჭრას?
• რა უნდა წაართვან მონაწილეებმა შეხვედრას?
• როგორ უნდა შეიცვალოს მათი მუშაობა შეხვედრის შემდეგ?
• შეგროვდა თუ არა ყველა საჭირო ინფორმაცია? მიიღებთ "არ ვიცი" პასუხს ნებისმიერ კითხვაზე?
• არის თუ არა პრობლემის გადაჭრის სხვა გზა შეხვედრის გარეშე?

დაიმახსოვრეთ შესახებ მარტივი წესებიეფექტური შეხვედრების ჩატარება, აუდიტორიის ყურადღების მიქცევა მთავარი მიზანი, მიეცით დისკუსიას პოზიტიური ან ნეიტრალური ტონი და წაახალისეთ, გამოხატონ საკუთარი აზრი.

მაშინ მიიღებთ თქვენი თანამშრომლების ეფექტურობის ზრდას და ამავდროულად შეამცირებთ დაკარგულ დროს.

• სახელმძღვანელო

რამდენად ხშირად იჯექით შეხვედრებზე, რომლებიც 2 საათზე მეტ ხანს გაგრძელდა და ცდილობდით ერთდროულად გადაჭრათ მსოფლიოში არსებული ყველა პრობლემა? როდესაც ადამიანები, სიცხისგან გაწითლებული, დაღლილობისგან დაკარგული თვითკონტროლი, იწყებენ ერთმანეთზე ყვირილის მცდელობას სწორი გამოსავლის პოვნის მცდელობაში? როცა ყველა შეხვედრა არაფრით მთავრდება და ყველა მონაწილე საკუთარ თავს იფიცებს, რომ აღარასდროს შეიკრიბება ამ უაზრო შეხვედრებისთვის?

ორიგინალური სტატია: tvoyplan.com/2013/04/28/effective-meeting-rules

რა ხდის შეხვედრას ეფექტურს?

თუ შეხვედრების ეფექტურობის შესაფასებლად გამოიყენებთ ინვესტიციის უკუგების გამოთვლის პოპულარულ ლოგიკას (ROI, ინვესტიციის დაბრუნება), თქვენ მიიღებთ მსგავს რაღაცას:

შეხვედრის ეფექტურობა = მიღებული გადაწყვეტილებების ღირებულება / (შეხვედრის დრო * მონაწილეთა რაოდენობა * მონაწილის საშუალო ხელფასი)

ცხადია, მიღებული გადაწყვეტილებების ღირებულების გაზრდით (მრიცხველი) და შეხვედრის დროისა და მონაწილეთა რაოდენობის შემცირებით, ასევე მაღალანაზღაურებადი ადამიანების დროის (მნიშვნელი) მინიმუმამდე დაყვანის მცდელობით, შეგიძლიათ მაქსიმალურად გაზარდოთ მასზე ანაზღაურება. მიუხედავად იმისა, რომ თითოეული ამ პარამეტრის ოპტიმიზაციის მცდელობით, თქვენ უკვე მიაღწევთ მნიშვნელოვან წარმატებას, მათ შორის არის ურთიერთობა და მათი ოსტატურად დაბალანსება რთული ამოცანაა, რომელსაც ბევრი მენეჯერი არ ახერხებს.

ამიტომ, შეხვედრა საკმაოდ ძვირადღირებული საქმეა, რამაც სამართლიანად დაიმსახურა შიში და სიძულვილი ოფისის თანამშრომლებს შორის. იგივე ემოციები ემართებათ ამ შეხვედრების ორგანიზატორებს, მათ შორის თქვენ. თუ გსურთ დაიმსახუროთ თქვენი გუნდის პატივისცემა, უნდა შეძლოთ ეფექტური შეხვედრების ჩატარება.

ეს სტატია ეძღვნება იმის გასწავლას, თუ როგორ უნდა მიიღოთ მაქსიმალური სარგებლობა შეხვედრებიდან, ხოლო მინიმუმამდე დაიყვანოთ მონაწილეთა დრო და ემოციური ხარჯები.

შეხვედრისთვის მზადება

ნამდვილად საჭიროა შეხვედრა?

„შეხვედრები ცუდი ორგანიზების სიმპტომია. რაც ნაკლები შეხვედრა იქნება მით უკეთესი. - პიტერ დრაკერი, ეფექტური ლიდერი.

შეხვედრის ROI ხშირად ნაკლებია, ვიდრე ზარი, ტექსტური შეტყობინება ან მყისიერი შეტყობინება. შეხვედრა საჭიროა მხოლოდ იმ იშვიათ შემთხვევებში, როდესაც კომუნიკაციის სხვა მეთოდები ნაკლებად ეფექტური იქნება. როგორც წესი, შემდეგი პირობებიდან რამდენიმე უნდა დაკმაყოფილდეს:

• სირთულის.განსახილველი თემა იმდენად რთულია, რომ მონაწილეებმა ერთად უნდა დაათვალიერონ ვიზუალური მასალები, რათა დარჩეს დისკუსიის დინებაში. მაგალითად, განხილულია მონაცემთა ბაზის სუბიექტების არქიტექტურა ან სესხის განაცხადის გადამოწმების რთული ბიზნეს პროცესი.
• სასწრაფოობა.განსახილველი თემა იმდენად აქტუალურია, რომ ამ თემაზე სამოქმედო გეგმის შემუშავებაა ელ.ფოსტადაუფასებლად დახარჯავს დიდი რიცხვიდრო.
• მნიშვნელობა.განსახილველი თემა იმდენად მნიშვნელოვანია, რომ მისი მნიშვნელობა აღემატება ნებისმიერ დროს, რომელიც ჯგუფის წევრებმა შეიძლება გაატარონ შეხვედრაზე.

სხვა შემთხვევაში, შეგიძლიათ უსაფრთხოდ უარი თქვათ შეხვედრის ჩატარებაზე.

არ არის საჭირო შეხვედრების მოწვევა არასწორი მიზეზის გამო. Თუ თქვენ ხართ:

• სურს გადაიტანოს პასუხისმგებლობა პრობლემაზე ჯგუფზე,
• ეძებს მსმენელებს თქვენი იდეებისთვის ან
• გუნდის გაძლიერება მინდა,

შემდეგ მოძებნეთ კომუნიკაციის სხვა გზები.

დაისახეთ მკაფიო მიზანი და დღის წესრიგი

ნებისმიერი სხვა მცდელობის მსგავსად, მკაფიო მიზნის გარეშე, შეხვედრა განწირულია წარუმატებლად.

ნებისმიერი შეხვედრის მიზანი სამოქმედო გეგმაა. არა „შესაძლებლობების განხილვა“, არ „გადაჭრის საკითხი“, არამედ „მიავალეთ ამა თუ იმ თარიღისთვის ასე და ამგვარს“. ნებისმიერი სხვა მიზნის დასახვა შეიძლება გამოიწვიოს შეხვედრის არავითარი გავლენა.

ამიტომ, შეხვედრის დაგეგმვისას, მკაფიოდ ჩამოთვალეთ მონაწილეებს სამოქმედო გეგმა, თუ რა პრობლემის ან პრობლემების მიღება გსურთ და გაუგზავნეთ მათ შედეგად მიღებული დღის წესრიგი. წერილობითი დღის წესრიგი საშუალებას მისცემს ადამიანებს დარწმუნდნენ, რომ ისინი არ კარგავენ დროს უაზრო დისკუსიებში და რომ განხილული საკითხები შეესაბამება მათი ინტერესების სფეროს.

იმ შემთხვევაში, თუ შეხვედრისთვის დრო არ არის საკმარისი, დღის წესრიგში არსებული საკითხები უნდა დალაგდეს მნიშვნელობის კლებადობით (ასე გექნებათ დრო ყველაზე მნიშვნელოვანი საკითხების განხილვაზე) ან სირთულის გაზრდით (ამ გზით გექნებათ დრო დაფარავს რაც შეიძლება მეტ საკითხს).

არ მოიწვიოთ არასაჭირო მონაწილეები

შეხვედრაზე თითოეული ადამიანი აუცილებლად დაკარგავს ყველას დროს საუბრისა და კითხვების დასმისთვის, იქნება ეს საკითხისადმი გულწრფელი ინტერესის გამო თუ უბრალოდ მათი ყოფნის გასამართლებლად. უფრო მეტიც, ალბათობა იმისა, რომ დამატებითმა ადამიანმა გაიგოს ის, რაც სხვებმა არ იციან, მცირდება მონაწილეთა რაოდენობის მატებასთან ერთად. ანუ, გარდა ჯგუფური დროის აშკარა ზრდისა, მონაწილეთა რაოდენობის გაზრდა ამცირებს დისკუსიის ეფექტურობას.

• აქვს თუ არა მას განსაკუთრებული ცოდნა იმ საკითხზე, რაც შეხვედრის სხვა მონაწილეებს არ აქვთ?
• გავლენას ახდენს თუ არა განსახილველი თემა მის ინტერესებზე? ემთხვევა თუ არა მისი ინტერესები რომელიმე სხვა მონაწილის ინტერესებს?
• არის თუ არა ეს ადამიანი მზად კონსტრუქციული დისკუსიისთვის?
• საკმარისი იქნება ამ პიროვნების უბრალოდ შეხვედრის შედეგის ინფორმირება?

შეხვედრის გამართვა

შეხვედრის ორგანიზატორი, ანუ თქვენ, პასუხისმგებელია მისი მიზნების მიღწევაზე. Შენ უნდა:

• უზრუნველყოს ქვემოთ აღწერილი დისკუსიის ყველა წესის დაცვა
• ხელი შეუშალოს მათ, ვინც მათ არღვევს
• შეაჯამეთ ჯგუფის გადაწყვეტილება
• დააკვირდით დღის წესრიგს და დაადგინეთ, როდის გადავა ჯგუფი შემდეგ საკითხზე

ასე რომ, ეფექტური შეხვედრების ჩატარების 7 წესი:

1. ერთი ამბობს...არ მისცეთ უფლება მონაწილეებს შეაწყვეტინონ ერთმანეთს. ეს არა მხოლოდ უპატივცემულობის ნიშანია, არამედ დიდი ალბათობით, ერთდროულად საუბრის მომენტში მონაწილეები არ ცდილობენ ერთმანეთის გაგებას, რაც მთლიანობაში არ არის სასარგებლო შეხვედრისთვის.
2. ... და ყველა სხვა უსმენს.ეფექტური დისკუსიის გასაღები ისაა, რომ ჯგუფში ყველამ ყურადღება მიაქციოს ჯგუფში ნათქვამის. ყველას უნდა ჰქონდეს განხილული საკითხების ერთნაირი „სურათი“. მას შემდეგ, რაც ჯგუფი დაიშლება მრავალ დისკუსიაში ან ვინმე დაიწყებს ყურადღების გაფანტვას (როგორიცაა ელ.ფოსტის შემოწმება ტელეფონით ან უბრალოდ „ზონირება“), შემდგომი დრო დაიკარგება, სანამ ჯგუფი კვლავ გახდება ერთი. ყველაფერი, რაც მოხდა მაშინ, როცა ვინმე "არყოფნის" უნდა განმეორდეს მისთვის, დაკარგოს სხვისი დრო.
3. გადადით აზრამდე!მიუხედავად იმისა, რომ როდესაც ადამიანებს დაღლილები არიან, სურთ დაისვენონ და ისაუბრონ აბსტრაქტულ თემებზე, ნებისმიერი ასეთი გვერდის ავლით კარგავს დროს ყველა მონაწილეს და აშორებს გადაწყვეტის მიღწევას. ნაზად დააბრუნეთ ყველა განხილვის თემაში.
4. ებრძოლე პრობლემას და არა ხალხს.დისკუსიის დროს მონაწილეებმა შეიძლება გააკეთონ კომენტარები, რომლებიც შეიძლება სხვებმა პირადად მიიღონ. ასეთი სიტუაციები, თუ კვირტში არ ამოიწურება, აუცილებლად გააფუჭებს სამუშაო გარემოს, შექმნის ზედმეტ დაძაბულობას, აიძულებს დაზარალებულ წევრებს, დაკარგავს დროს და, სავარაუდოდ, ხელს უშლის ჯგუფს მიზნების მიღწევაში. დაუყოვნებლივ შეწყვიტე დისკუსიები, რომლებიც წავიდა „არასწორი მიმართულებით“.
5. ჩაწერეთ ყველაფერი, რაც ნათქვამია.ამის გაკეთება შეგიძლიათ თქვენ ან სხვა მონაწილეს, რომელსაც ანდობთ შეხვედრის მდივნის როლს. ფიქსაციის გარეშე ჯგუფი დაიწყებს მომზადებული ფაქტების ან დასკვნების დავიწყებას და პროცესის ეფექტურობა აუცილებლად შემცირდება. გარდა ამისა, შენიშვნები ეხმარება ჯგუფს დროის დაზოგვაში, რაც საშუალებას აძლევს მომხსენებელს უბრალოდ მიუთითოს შენიშვნების კონკრეტულ ნაწილზე და არა დეტალურად ახსნას, თუ რას გულისხმობს ის, რაც უკვე ითქვა. ჩაწერა უნდა მოხდეს ფურცელზე, რომელიც ჩანს მთელი ჯგუფისთვის, ან კედელზე დაკიდებულ დაფაზე.
6. მიიღეთ შესვენებები.გამოიყენეთ პომოდოროს მეთოდი (იმუშავეთ ციკლებში, რომლებიც მოიცავს 5-წუთიან დასვენებას ყოველ 25 წუთში მუშაობისთვის). ჩემი გამოცდილებით, შეხვედრები, რომლებიც საათნახევარზე მეტ ხანს გრძელდება, საერთოდ კარგავს ეფექტურობას მონაწილეთა დაღლილობის გამო. უმჯობესია ასეთი შეხვედრები შეწყვიტოთ და გაგრძელება სხვა დღისთვის გადადოთ.
7. თუ ჯგუფი აღარ არის საჭირო, დატოვეთ.როგორც პრობლემა განიხილება, სულ უფრო და უფრო ნაკლებია რთული საკითხები, რომლებიც საჭიროებს ზოგად განხილვას. თუ გესმით, რომ პრობლემა დაიყო რამდენიმე დავალებად, რომლებიც მოითხოვს ინდივიდუალურ შესრულებას, აზრი არ აქვს მთლიანი დროის დახარჯვას ჯგუფურ დისკუსიაზე - შეხვედრა უნდა დასრულდეს. თუ ჯერ ნაადრევია შეხვედრის დასრულება, მაგრამ უკვე არიან ადამიანები, ვისი ცოდნაც არ იქნება საჭირო შემდგომი განხილვისას ან ვისი ინტერესები აღარ იმოქმედებს, გაუშვით.

შეხვედრის დასასრული

შეხვედრის დასასრულს, დაუბრუნდით თავის მიზანს - სამოქმედო გეგმის შემუშავებას (ასევე შეხვედრის ოქმი). ამ პროტოკოლმა უნდა: დაამატო ლეიბლები

იმისათვის, რომ შეხვედრა იყოს პროდუქტიული, ინკლუზიური და არა ძვირფასი დროის დაკარგვა, საჭიროა მკაფიო მიზანი, ღია დიალოგი და ძლიერი ლიდერი. ეს არის ის, რაც უზრუნველყოფს შეხვედრას სასურველ შედეგს და ეფექტურად დაზოგავს თქვენ და თქვენი გუნდის წევრებს დროსა და ფულს!

ნაბიჯები

გახადეთ ყოველი შეხვედრა მნიშვნელოვანი, ან საერთოდ არ გქონდეთ.დაადგინეთ არის თუ არა შეხვედრა ნამდვილად საჭირო და მოიწვიეთ მხოლოდ საჭირო ადამიანები. ძვირფასი დროის უზარმაზარი რაოდენობა იკარგება მხოლოდ იმიტომ, რომ მენეჯერები თვლიან, რომ პირისპირ დრო მნიშვნელოვანია ან უბრალოდ მიჩვეულები არიან გარკვეულ რუტინას. როგორც წესი, თქვენი გუნდის ინფორმირება უახლესი მოვლენებიან პროექტის სტატუსი საკმარისია ელ. მაგრამ თუ თქვენ გჭირდებათ დაუყოვნებლივი პასუხი გუნდის ყველა წევრისგან, მაშინ მონაწილეთა პირადი შეხვედრა გაცილებით ეფექტური იქნება, ვიდრე მიმოწერა.

წინასწარ დაისახეთ მიზნები და აცნობეთ ყველას, რა არის შეხვედრის გეგმა.იფიქრეთ შეხვედრის სტრუქტურაზე. ხშირად ერთი ფორმულირება სასურველი შედეგიშთააგონებს გუნდს და აუმჯობესებს შეხვედრის პროდუქტიულობას. სულ მცირე, აქცენტი კეთდება იმაზე, თუ რა სჭირდება თითოეულ შეხვედრას: მიზანი. შეხვედრის დაწყებამდე დარწმუნდით, რომ ყველამ იცის შეხვედრის მიზანი. ამისათვის ყველას წინასწარ გაეცანით დღის წესრიგში.

იყავით თქვენი შეხვედრის ლიდერი, აკონტროლეთ დისკუსიის მიმდინარეობა და უზრუნველყოთ დღის წესრიგის დაცვა.კარგი შეხვედრები ყოველთვის შედეგიანია კარგი ხელმძღვანელობა. აიღეთ პასუხისმგებლობა და აუხსენით ყველა მონაწილეს, რომ თქვენ მზად ხართ დარწმუნდეთ, რომ დისკუსია იქნება სასარგებლო, დროულად და თემაზე. აჩვენეთ თქვენს კოლეგებს, რომ პატივს სცემთ მათ დროს, დარწმუნდით, რომ ყველას აქვს წვდომა საათზე ან ტაიმერზე. ასევე მნიშვნელოვანია შეხვედრის თემის დაცვა. თუ საუბარი გვერდიდან გადავიდა, ჯგუფის ყურადღება მიაქციეთ შეხვედრის თემას და თქვით მსგავსი რამ: "ეს საინტერესოა, მაგრამ არ ვფიქრობ, რომ საქმეს დავასრულებთ. მე გთავაზობთ, დავბრუნდეთ დღის წესრიგში".

მიაქციეთ აზრი, რომ მიიღოთ კონსტრუქციული ინფორმაცია თითოეული მონაწილისგან.Იმიტომ რომ მთავარი თვისებაშეხვედრები ორმხრივი კომუნიკაციაა, მნიშვნელოვანია ყველას გულწრფელი აზრის მოსმენა. ლიდერის პასუხისმგებლობაა უზრუნველყოს, რომ ყველას ჰქონდეს ხმა. მთელ ჯგუფს შორის კონსენსუსის მისაღწევად, არ ატაროთ თქვენი მოსაზრებები თქვენს სახელზე; ლიდერს შეუძლია ადვილად შეაფერხოს დისკუსია, თუ ყველა გულისხმობს, რომ შედეგი უკვე წინასწარი დასკვნაა. მოერიდეთ ცდუნებას დაუყოვნებლივ უარყოთ შემოთავაზებული იდეები - თუნდაც ისინი მართლაც საშინელი იყოს.

დაასრულეთ შეხვედრა სამოქმედო გეგმით.შეეცადეთ დარწმუნდეთ, რომ ყველა დამსწრე მიხვდება, რა არის შემდეგი ნაბიჯი. ასევე, დასასრულს, სთხოვეთ მონაწილეებს გამოხმაურება, თუ არა მათთვის სასარგებლო დრო შეხვედრაზე და თუ არა, რა შეიძლება გაკეთდეს უკეთესი შემდეგ ჯერზე. ჩაატარეთ შეხვედრის თვითშეფასება საკუთარი შეხვედრის უნარების გასაუმჯობესებლად.

თვალყური ადევნეთ მოვლენების განვითარებას და შეხვედრაზე მიღებული გადაწყვეტილებების შესრულებას.სთხოვეთ ჯგუფს დაწერონ პროგრესის ანგარიში. ეს დაგეხმარებათ მომავალ ჯერზე შეხვედრის კიდევ უფრო ეფექტურად ორგანიზებაში.

1. დარწმუნდით, რომ თქვენი შეხვედრა არ დარჩეს იზოლირებულ მოვლენად.აცნობეთ ყველა საჭირო ადამიანს მიღებული გადაწყვეტილებებიდა სამოქმედო გეგმა. ძალიან ადვილია შეხვედრების ოთახიდან გასვლა, სამუშაო მაგიდასთან დაბრუნება და ყველა ცვლილების, გადაწყვეტილების და ახალი იდეების დავიწყება, რაც თქვენს ჯგუფს მოუვიდა. შეიმუშავეთ გადაწყვეტილებების შესრულების მონიტორინგის სისტემა ისე, რომ თქვენთვის მოსახერხებელი იყოს თვალყური ადევნოთ რა გადაწყვეტილებებს მიიღეს, ვის რა ამოცანები დაეკისრა და მართოთ შემდგომი მოძრაობა.

   • ეფექტური შეხვედრის მომზადებისა და ჩატარების შესანიშნავი ინსტრუმენტია „CPRO“: მიზნები, დღის წესრიგი, როლები და პასუხისმგებლობები. უპირველეს ყოვლისა, თქვენს შეხვედრას უნდა ჰქონდეს მიზანი. თუ შეხვედრას მხოლოდ ინფორმაციის გასაზიარებლად მართავთ, ნუ დაკარგავთ ხალხს დროს. გაუგზავნეთ მათ ბიულეტენი. მიზანი უნდა შეიცავდეს აქტიურ კომპონენტს და, თუ ეს შესაძლებელია, სასურველი შედეგი: "განსაზღვრეთ გუნდის კვარტალური მიზნები. დღის წესრიგი არის იმ თემების ჩამონათვალი, რომლებსაც განიხილავთ მიზნის მისაღწევად, ასევე დისკუსიის მიმდინარეობის მონიტორინგის დროის ჩარჩო. მაგალითად, "1. გადახედეთ წინა კვარტალური მიზნების მიღწევების სტატუსს (15 წუთი). 2. შეაგროვეთ წინადადებები ახალი მიზნებისთვის მონაწილეთაგან წრეში (20 წუთი). 3. აირჩიეთ 5 მიზანი (10 წუთი) და ა.შ.“ როლებისა და პასუხისმგებლობების მხრივ, განსაზღვრეთ ვინ უძღვება შეხვედრას, ვინ აკეთებს შენიშვნებს, ვინ არის პასუხისმგებელი შეხვედრის დროს განსაზღვრული ამოცანების შესრულებაზე.
   • დარწმუნდით, რომ დაიწყეთ და დაასრულეთ შეხვედრები დროულად.
   • მიეცით საშუალება ყველა მონაწილეს თავისუფლად გამოაქვეყნონ გამოხმაურება. მოერიდეთ დაცინვას და დამცირებას.
   • მოემზადეთ შეხვედრისთვის. აშკარაა, მაგრამ ბევრის მიერ უგულებელყოფილი.

   გაფრთხილებები

   • რამდენიმე მიზეზი, რის გამოც შეხვედრა უნდა გაუქმდეს ან გადაიდგას:
     • ძირითადი მონაწილე არ შეიძლება იყოს. არასასიამოვნოა შეხვედრის ხელახლა დაგეგმვა, მაგრამ კიდევ უფრო უარესია, რომ ყველა დასრულდეს და დასახული სამუშაო ვერ დაასრულო. თუ ამ ძირითადი თანამშრომლის მონაწილეობას მოითხოვთ, გადადეთ შეხვედრა.
     • გამოძახება არ იყო გაგზავნილი ან ძალიან გვიან გაიგზავნა. ხალხს დრო სჭირდება მოსამზადებლად. შესაძლოა მათ შეიტანონ წინადადებები დღის წესრიგის შესაცვლელად. დღის წესრიგი მონაწილეებს უნდა გაეგზავნოს მინიმუმ სამი დღით ადრე.
     • შეხვედრის მიზანი უცნობია. თუ შეხვედრა მხოლოდ საინფორმაციოა, მონაწილეები გრძნობენ, რომ მათი დრო იკარგება. მიეცით მათ მკაფიო ხედვა იმის შესახებ, თუ რა უნდა გაკეთდეს, რატომ, როგორ და როდის.
     • სამუშაო შეიძლება გაკეთდეს უფრო სწრაფად და უკეთ სხვა ფორმატში (ფოსტით ან ტელეფონით). არ მოაწყოთ შეხვედრები, თუ ისინი სამუშაოს შესრულების ყველაზე ეფექტური საშუალებაა.
     • მონაწილეებს წინასწარ არ გადაეცათ საკითხავი მასალა. ყველამ უნდა წაიკითხოს თავისით და არა შეხვედრის დროს.
     • ერთადერთი ხელმისაწვდომი ოთახი არ აკმაყოფილებს ტექნიკურ მოთხოვნებს. თუ მასალა არ არის წარმოდგენილი საჭირო ფორმით, დაელოდეთ უფრო შესაფერის შესაძლებლობას.
     • ბოლოდროინდელმა მოვლენებმა გავლენა მოახდინა შეხვედრის მიზანზე.
   • ლიდერმა უნდა იცოდეს არა მხოლოდ კარგი შეხვედრის ჩატარება, არამედ ისიც, როცა ჯობია არ ჩაატაროს იგი.

Საქმიანი შეხვედრაარის ფორმა კოლეგიალურისაკითხების განხილვა ინფორმირებისა და მათზე გადაწყვეტილების მიღების მიზნით.

არსებობს სამი ძირითადი ტიპის შეხვედრები, რომლებიც წარმოდგენილია ცხრილში 10.

ცხრილი 10 – საქმიანი შეხვედრების სახეები

შეხვედრის ტიპი	დამახასიათებელი
1) საინფორმაციო შეხვედრა	მას მიმართავენ ოპერატიული ანგარიშგებამისი მონაწილეები ლიდერის წინაშე. (მაგალითად, ოპერაციული დაგეგმვის შეხვედრები და „ხუთ წუთიანი შეხვედრები“ საავადმყოფოებში) შეიძლება ასევე წარმოადგენდეს ანალიტიკური შეხვედრა(მოსაუბრე შეხვედრის მონაწილეებს აცნობს ანალიტიკურ ინფორმაციას, ახალ ტექნოლოგიებს, ახალ პროდუქტებს; ეს ძირითადად მომხსენებლის მონოლოგია). მას აქვს უპირატესობა წერილობით ანგარიშებთან შედარებით, რადგან მენეჯერს, ეჭვის შემთხვევაში, შეუძლია დაუყოვნებლივ დაუსვას საჭირო შეკითხვა. ასევე, ყველა დამსწრე უსმენს სხვების მესიჯებს და ამის წყალობით ისინი უფრო სრულყოფილად იგებენ საქმის ზოგად მდგომარეობას.
2) Შეხვედრაგადაწყვეტილების მიღების მიზანი	მას მიმართავენ პერსონალის მოსაზრებების კოორდინაცია(ხშირად წარმოადგენს სხვადასხვა დეპარტამენტს) კონკრეტულ პრობლემასთან დაკავშირებით და შეიძლება გამოყენებულ იქნას კოლექტიური გადაწყვეტის შემუშავება(ანუ თითოეულ მონაწილეს ეძლევა შესაძლებლობა გამოხატეთ თქვენი აზრი და გააკეთეთ წინადადება საბოლოო გადაწყვეტილების მისაღებად). შეიძლება გამოყენებულ იქნას იდეების, პროგრამებისა და გადაწყვეტილებების დამტკიცება(შეხვედრის მონაწილეთა მხარდაჭერის მოსაპოვებლად, თქვენ უნდა მისცეთ მათ შესაძლებლობა, გააკეთონ თავიანთი კონსტრუქციული წინადადებები, რომლებიც გავლენას ახდენენ გადაწყვეტილების მიღებაზე), და ასევე ამისთვის სხვადასხვა თვალსაზრისის შეჯერება(ზოგჯერ საჭიროა შეგროვება" მრგვალი მაგიდა“, ჩაქრობის მიზნით შიდა კონფლიქტი. აუცილებელია სხვადასხვა თვალსაზრისის მოსმენა და განხილვა და მათი შეთანხმება) განხილვის საგანიასეთი შეხვედრები შეიძლება შეიცავდეს: 1) ორგანიზაციის საქმიანობის დაგეგმვის საკითხები – გრძელვადიანი მიზნები, მიზნების მიღწევის სტრატეგია და ტაქტიკა, გეგმების განსახორციელებლად საჭირო რესურსები; 2) საორგანიზაციო საკითხები- ორგანიზაციის სტრუქტურირება, სტრუქტურული ერთეულების ქმედებების კოორდინაცია, გარე გარემოში ცვლილებების გამო ორგანიზაციის სტრუქტურის ან მიმართულების კორექტირება; 3) საკადრო საკითხები; 4) თანამშრომელთა საქმიანობის მონიტორინგთან დაკავშირებული საკითხები- დისკუსია შესრულების შედეგებიდასახული მიზნების მიღწევა, ავარიების პრობლემები და დაბალი პროდუქტიულობა და მათი მიზეზები, გეგმების და ამოცანების კორექტირება არსებული ვითარების შესაბამისად, დისციპლინური

	თანამშრომლის პასუხისმგებლობა. ამათ გარდა ზოგადი საკითხებიშესაძლებელია შეხვედრების ხაზგასმა კონკრეტულიორგანიზაციული საკითხებისთვის (მაგალითად, ოპერაციული მენეჯმენტის საკითხების განხილვა ორგანიზაციაში არსებულ ვითარებასთან, სიახლეებთან და მათი განხორციელების შესაძლებლობებთან, გადარჩენის პრობლემებთან, კონკურენტუნარიანობასთან, ორგანიზაციის იმიჯთან და ა.შ.).
3) შემოქმედებითი შეხვედრა	იგი გამოიყენება ახალი იდეებისა და კონცეფციების მოსაძიებლად და გასავითარებლად, ასევე წინა მიღწევების შემდგომი განვითარებისთვის („ბრეინშტორმინგის მეთოდი“) (ეს არის შემოქმედებითი ხასიათის შეხვედრა, ამიტომ მიზანშეწონილია მსგავსი შეხვედრების ჩატარება უფრო მოდუნებული და კომფორტული ატმოსფერო, შეხვედრის ყველაზე ნაყოფიერი იდეები იწერება და წარდგენილია შემდგომი განხილვისა და დახვეწისთვის.

ახლა გადავხედოთ საქმიანი შეხვედრების მომზადებისა და ჩატარების პროცესს (იხ. სურათი 6).

სურათი 6 – საქმიანი შეხვედრის ეტაპები

შეხვედრის მომზადება

IN შეხვედრისთვის მზადებამნიშვნელოვანია მისი განსაზღვრა მიზნები -მოსალოდნელი შედეგი, გადაწყვეტის საჭირო ტიპი, სამუშაოს სასურველი შედეგი. სადისკუსიო საგნის ზუსტი ფორმულირება ხელს შეუწყობს სასურველი შედეგის მიღებას.

საგანიშეხვედრები განხილვის საგანია. ის კონკრეტულად უნდა იყოს ჩამოყალიბებული და დაინტერესებული იყოს მონაწილეებისთვის

შეხვედრები. მიზანშეწონილია განიხილოს მხოლოდ ის თემები, რომელთა მოგვარებაც რუტინულად შეუძლებელია.

შეხვედრის მომზადების ყველაზე მნიშვნელოვანი ეტაპი არის განვითარება დღის წესრიგი,შეხვედრის მონაწილეებს წინასწარ გაგზავნილი წერილობითი დოკუმენტი.

შეხვედრის დღის წესრიგი ჩვეულებრივ შეიცავს შემდეგ ინფორმაციას:

შეხვედრის თემა;

შეხვედრის მიზანი;

განხილული საკითხების სია მათი განხილვის პრიორიტეტის მიხედვით;

შეხვედრის დაწყების და დასრულების დრო;

ადგილი, სადაც ის ჩატარდება;

ძირითადი ინფორმაციის წარმდგენი მომხსენებლების და კითხვების მომზადებაზე პასუხისმგებელი პირების სახელები და თანამდებობები;

თითოეული კითხვისთვის გამოყოფილი დრო;

ადგილი, სადაც შეგიძლიათ გაეცნოთ მასალებს თითოეულ საკითხზე.

დღის წესრიგი უზრუნველყოფს შეხვედრის მიმდინარეობას და დამსწრეების აზრებს სწორი მიმართულებით. შეხვედრის დღის წესრიგი და მასალები წინასწარ უნდა გაეგზავნოს შეხვედრის მონაწილეებს, შენიშვნა, რომ მათ წაიკითხეს დოკუმენტები შეხვედრამდე (ზოგიერთი საინფორმაციო მასალა შეიძლება „გავრცელდეს“ იმ პირთა სიით, რომლებიც ზეგავლენას ახდენენ თანდართული ინფორმაციით, და ინსტრუქცია წაკითხვის შემდეგ ჩანაწერის გაკეთების და შემდეგზე გადაცემის შესახებ). ეს აუცილებელია იმისთვის, რომ ყველას ჰქონდეს შესაძლებლობა ჩართოს შეხვედრა სამუშაო განრიგში და მოემზადოს მისთვის. შეხვედრის მონაწილეებს, რომლებიც წინასწარ არიან ინფორმირებულნი განხილვის საგანზე, შეუძლიათ არა მხოლოდ წინასწარ გაეცნონ მასალებს, არამედ იფიქრონ პრობლემების გადასაჭრელად კონსტრუქციული წინადადებებით. იმ შემთხვევებში, როდესაც შეხვედრის მონაწილეები წინასწარ არ არიან ინფორმირებულები, შეხვედრებზე ისინი გამოთქვამენ მოსაზრებებს და თვალსაზრისს, რომელიც იწვევს დისკუსიას და არ უწყობს ხელს ეფექტური გადაწყვეტილების მიღებას.

მიზანშეწონილია საქმიანი შეხვედრების ჩატარება კვირის გარკვეულ დღეს (გარდა გადაუდებელი შეხვედრებისა), სასურველია სამუშაო დღის ბოლოს ან მეორე ნახევარში.

შეხვედრის ხანგრძლივობა არ უნდა აღემატებოდეს ერთნახევარ-ორ საათს. ორსაათიანი უწყვეტი მუშაობის შემდეგ, მონაწილეთა უმეტესობა, წმინდა ფიზიოლოგიური მიზეზების გამო, ხდება გულგრილი იმის მიმართ, თუ როგორ წყდება საკითხი. ამიტომ ყველაზე მოკლე შეხვედრა საუკეთესოა.

გონივრული მონაწილეთა რაოდენობაშეხვედრები. ხშირად შეხვედრებზე არიან ადამიანები, რომლებსაც საქმე არ აქვთ. პ. ბერდი თავის წიგნში „დროის მენეჯმენტი“ გვთავაზობს შეხვედრის ღირებულების დადგენას ფულადი თვალსაზრისით, მონაწილეთა ხელფასის საფუძველზე. დავუშვათ, ერთსაათიან შეხვედრაზე დამსწრე ათი ადამიანი სულ ათ საათს ხარჯავს მასზე. მოდით განვსაზღვროთ შეხვედრის ღირებულება თითოეული მათგანისთვის ერთი საათის სამუშაო დროის ღირებულების შეჯამებით - მივიღებთ შთამბეჭდავ თანხას. თუ შეხვედრას საკმარისად მაღალი რანგის თანამშრომლები ესწრებიან, შეხვედრის ღირებულება ორგანიზაციისთვის შეიძლება იყოს ძალიან მნიშვნელოვანი.

ერთობლივ დისკუსიებში მონაწილეთა ოპტიმალური რაოდენობაა 6-7 ადამიანი. საჭიროების შემთხვევაში მონაწილეთა რაოდენობა შეიძლება გაიზარდოს, მაგრამ გონივრულ ფარგლებში ისე, რომ არ აღემატებოდეს 15-ს. მოწვეულთა რაოდენობის გაზრდა მკვეთრად ამცირებს დამსწრეთა საშუალო მონაწილეობის კოეფიციენტს (ან გამომუშავებას) და ამავდროულად ახანგრძლივებს შეხვედრებს. თემიდან გამომდინარე, შეხვედრაზე მოწვეული უნდა იყოს მხოლოდ ის საშუალო დონის მენეჯერები და სპეციალისტები, რომელთა კომპეტენციაშიც არის განსახილველი პრობლემა.

სასურველია თითოეული განყოფილებიდან ერთი ადამიანი იყოს. იმ თანამშრომლებს, ვისი საკითხიც უკვე მოგვარებულია, უნდა დატოვონ კრება და სპეციალისტები არ უნდა მოვიდნენ მთელ შეხვედრაზე, მაგრამ რეგლამენტის მიხედვით, მათი პრობლემის განხილვის დროს.

საქმიანი შეხვედრების ჩატარებისას შესაძლებელია მენეჯერმა განახორციელოს დელეგაციაუფლებამოსილებები შეხვედრაში მონაწილეობასპეციალისტები, რომლებიც ყველაზე კომპეტენტურნი არიან განსახილველ პრობლემაში (ეს ხელს უწყობს მენეჯერისთვის დროის დაზოგვას: სათანადოდ გაწვრთნილი თანამშრომელი აცნობებს მენეჯერს შეხვედრის შედეგებს მისთვის მოსახერხებელ დროს და ის შეძლებს მიიღოს საჭირო გადაწყვეტილებები. მშვიდ ატმოსფეროში; გარდა ამისა, თანამშრომლისთვის შეხვედრებში მონაწილეობა ხელს შეუწყობს გამოცდილების და პროფესიული უნარების შეძენას, დამოუკიდებლად მოქმედების უნარის განვითარებას და წარმატებით გაუმკლავდეს მრავალფეროვან სიტუაციებს).

უფლებამოსილება ეძლევა არა მხოლოდ შეხვედრაში მონაწილეობის მისაღებად, არამედ დირიჟორობაშეხვედრები (შეხვედრა ევალება იმ სპეციალისტებს, რომლებიც ყველაზე კომპეტენტურნი არიან განსახილველ პრობლემაში; ეს ხელს უწყობს პასუხისმგებლობის ამაღლებას მიღებულ გადაწყვეტილებებზე და ასევე ზრდის მონაწილეთა აქტივობას იდეების ან კონსტრუქციული წინადადებების გენერირებაში).

განსხვავებაა შეხვედრებს შორის, რომელსაც უძღვება ტოპ მენეჯერი და კომპეტენტური კოლეგა. პირველ შემთხვევაში, შეხვედრის მონაწილეები ფიქრობენ არა იმდენად პრობლემაზე, რამდენადაც თვითგადარჩენაზე და ხშირად ამტკიცებენ ლიდერის მიერ შემოთავაზებულ გადაწყვეტილებას ისე, რომ არ ჩაითვალონ ეფექტური (ეს არ ნიშნავს, რომ პირველმა მენეჯერებმა უარი უნდა თქვან შეხვედრების ჩატარებაზე, მაგრამ ლიდერმა უნდა გაითვალისწინოს ფსიქოლოგიური ეფექტები, როდესაც დრო აშორებს დროს, სტერეოტიპებს).

სივრცითი გარემოს ორგანიზება- შეხვედრის მომზადებისას უნდა იფიქროთ იმაზე, თუ რა თანმიმდევრობით დასხდებიან მონაწილეები. შეხვედრა უნდა ჩატარდეს დიდ მაგიდასთან და ფართო ოთახში. გადატვირთულობა თავისთავად კონფლიქტის წყაროა. შენიშნა, რომ როდესაც ოთახი პატარაა, დამსწრეების პულსი მატულობს და არტერიული წნევა მატულობს.

მონაწილეები უნდა განთავსდნენ ისე, რომ დაინახონ ერთმანეთის სახე, თვალები, მიმიკა და ჟესტები, რაც ხელს უწყობს ინფორმაციის უკეთ აღქმას (მაგალითად, როგორც 7-ე სურათზე).

სურათი 7 – შეხვედრის მონაწილეთა განლაგება

მრგვალი ან ოვალური მაგიდა საუკეთესოდ შეეფერება ამ მიზნებისათვის. შეხვედრის ლიდერს უნდა შეეძლოს შეხვედრის მონაწილეთა ყველაზე დიდი რაოდენობის თვალებში ჩახედვა.

ადგილების რიგი, დაწყებული ექვსი მონაწილით, უნდა დადგინდეს სპეციალური ბარათების გამოყენებით, სანამ მონაწილეები გამოჩნდებიან. შეხვედრის მონაწილეების განთავსებისას გასათვალისწინებელია შემდეგი: კონკურენტი ჯგუფების წარმომადგენლები არ უნდა ისხდნენ ერთმანეთის საპირისპიროდ; ასეთი ჯდომისას მაგიდის თითოეული კიდე იქცევა თხრილად და კონფლიქტები თავისთავად წარმოიქმნება. აქედან გამომდინარე, აუცილებელია გამოვყოთ ჯგუფები, რომლებიც ჩამოყალიბდნენ „წინააღმდეგობის ერთეულებად“. ადამიანები, რომლებსაც ერთმანეთი არ მოსწონთ, სხედან ერთმანეთისგან რაც შეიძლება შორს. შეხვედრის ორგანიზატორს, იცის მოწვეული პირების პერსონაჟები და ფსიქოლოგიური მახასიათებლები, შეუძლია, ამაზე ყურადღების მიქცევის გარეშე, მოათავსოს მონაწილეები ისე, რომ ისინი, ვინც შეიძლება შეწყდეს და ხელი შეუშალონ საკითხის განხილვას, არ იყვნენ ერთმანეთის საპირისპიროდ.

კითხვები საკუთარ თავს დაუსვით შეხვედრის ორგანიზატორი:

საჭიროა თუ არა საერთოდ შეხვედრის ჩატარება? შესაძლებელია ამის გარეშე?

მე პირადად უნდა მივიღო მასში მონაწილეობა?

რომელმა თანამშრომლებმა უნდა მიიღონ მონაწილეობა შეხვედრაში?

რა შეიძლება გაკეთდეს იმისათვის, რომ შემცირდეს მონაწილეთა რაოდენობა მინიმუმამდე?

არჩეული დრო მოსახერხებელია თუ შეხვედრა სხვა დროისთვის უნდა გადაიდგას?

ოთახი დახურულია გარედან?

გაქვთ შეხვედრისთვის საჭირო ყველა მასალა?

რა არის საუკეთესო გზა შეხვედრის მონაწილეების დასაჯდომად და რა ტექნიკის გამოყენება შემოქმედებითი ატმოსფეროს შესაქმნელად?

შეხვედრის გამართვა

შეხვედრები უფრო ეფექტურია, როდესაც მონაწილეებმა იციან თავიანთი ამოცანები და ქცევის წესები.

ზედამხედველი.წარმატებული შეხვედრისთვის შეხვედრის ლიდერმა უნდა გადაჭრას როგორც ზოგადი, ისე განსაკუთრებული პრობლემები.

TO გენერალიშეხვედრის ლიდერის მოვალეობები მოიცავს შემდეგს:

1) აუცილებელია შეხვედრის გახსნა მოკლე და მკაფიოდ ჩამოყალიბებული მესიჯით პრობლემის შესახებ (და მენეჯერის გახსნის განცხადება უნდა იყოს ფოკუსირებული პრობლემების პოზიტიურ გადაწყვეტაზე და გამოხატოს ნდობა მათი წარმატებული გადაწყვეტის შესახებ);

2) ორგანიზაციული კუთხით საჭიროა მუშაობის წესების შეთანხმება, დღის წესრიგის დაზუსტება, წესების ინფორმირება, საკითხის არსებითი მნიშვნელობის მქონე გამოსვლების გაყვანის გაფრთხილება;

3) შეხვედრის დროს აუცილებელია მიღწეული შედეგების მოკლედ და არსებითად შეჯამება, რათა მოხდეს მათი გამოყენება შეთანხმებებისა და კომპრომისების შესასრულებლად.

4) აუცილებელია დისკუსიის შენარჩუნება ლიდერის მიერ განზრახული მიმართულებით (ეს ნიშნავს, რომ მას სჭირდება ალყაში მოქცევა, ვინც ლაპარაკობს, აიძულოს ჩუმად ისაუბროს და არ დაუშვას გამომსვლელები გადაუხვიონ დანიშნულ საკითხს; იმ შემთხვევაში, თუ კრიტიკა, მოითხოვეთ, რომ ის იყოს კონსტრუქციული და არ მისცეთ საშუალება გახდეს პიროვნული).

1) დარჩით ნეიტრალურ პოზიციაზე – ეს დადებითად მოქმედებს დამსწრეების ემოციურ მდგომარეობაზე.

2) განაგრძეთ საუბარი. თუ არის უხერხული პაუზა, დაუყოვნებლივ ჩაერიეთ დამატებითი კითხვების დასმით, ახსნით ან წინასწარი შედეგების შეჯამებით.

3) დაუყონებლივ იმოქმედეთ, თუ დაძაბულობა წარმოიქმნება - კამათი არ უნდა გაჩაღდეს.

4) იწინასწარმეტყველეთ შემოთავაზებული იდეებისა და გადაწყვეტილებების განხორციელების შესაძლებლობა, უარყავით არასწორად მოფიქრებული გადაწყვეტილებები. მხედველობაში მიიღება მხოლოდ ფაქტობრივი მასალებით დამყარებული გადაწყვეტილებები.

5) დაუძახეთ შეხვედრის მონაწილეებს სახელით სასაუბროდ.

6) გახსოვდეთ, რომ ყოველთვის მხოლოდ ერთმა ადამიანმა უნდა ისაუბროს, თავიდან აიცილოთ დისკუსიის წარმოშობა შეხვედრაზე.

7) მოუსმინეთ ყველა მონაწილის აზრს. არცერთი იდეა არ არის ისეთი ჯიუტად, როგორც ის, რაც არ განიხილებოდა.

8) დაიმახსოვრე, რომ შეხვედრა არ არის ბრძოლის ველი, რომელზედაც მტერი უნდა "განადგურებული" იყოს, ამიტომ ეცადე გამოიმუშავო საერთო მიდგომები და მოძებნო საერთო ენა.

9) არ მოითმინოთ წარსულში ექსკურსიები, თემიდან გადახრები ან დესტრუქციული კრიტიკა, რომელსაც ზოგიერთი მონაწილე აკეთებს. შეხვედრა თანმიმდევრულად უნდა მოძრაობდეს ეტაპობრივად არსებული პრობლემის გადაჭრისკენ.

10) გაუგებრობის თავიდან ასაცილებლად, საჭიროების შემთხვევაში, განმარტეთ ცალკეული მონაწილეების მესიჯები: „სწორად გავიგე ეს?“, „სწორი იქნება ეს?“

11) მიაწოდეთ ხშირი ეტაპები, რათა აჩვენოთ მონაწილეებს რამდენად ახლოს არიან ისინი მიზანთან.

12) დაზოგე დრო. თავიდანვე აუხსენით, რომ პრობლემა, უეჭველად, შეიძლება მოგვარდეს დანიშნულ დროში. თუ შესაძლებელია, არ გადადოთ შეხვედრა ერთი წუთითაც კი.

შეხვედრის ლიდერის უფლებამოსილება დიდწილად დამოკიდებულია იმაზე, თუ რამდენად კომპეტენტურად და თანმიმდევრულად ატარებს ის შეხვედრას და რამდენად ყურადღებით აკვირდება წესების დაცვას. შეხვედრის ლიდერი, რომელიც ნებას რთავს ვინმეს დააგვიანოს, შეხვედრის დროს ერთმანეთთან კამათი მოახდინოს, ან შეხვედრაზე მოუმზადებლად მივიდეს (განსახილველ საკითხზე მასალების შეგროვებისა და გაანალიზების გარეშე), ემუქრება ავტორიტეტის სრული დაკარგვა.

შეხვედრის ლიდერმა არ უნდა დაუშვას სიტუაცია, როდესაც ზოგიერთმა არადისციპლინირებულმა კოლეგამ შეხვედრის ატმოსფერო გაათბო. შეხვედრის წარმატებით დასრულება მხოლოდ მისი ლიდერის მიერ შეხვედრისთვის საფუძვლიანი და სერიოზული მომზადებით იქნება შესაძლებელი.

შეხვედრის ბოლოს მენეჯერმა უნდა შეაჯამოს დისკუსია, მკაფიოდ შეიმუშაოს გადაწყვეტილება და გამოიკვეთოს მისი განხორციელების გზები. ჩვენ უნდა გამოვიყენოთ შესაძლებლობა, მადლობა გადავუხადოთ წარუმატებელ უმცირესობას აქტიური თანამშრომლობისთვის, რადგან მხოლოდ ყველა მონაწილის ერთობლივი ძალისხმევით დაეხმარა სასურველი შედეგის მიღწევას. წარუმატებლობის დაფასება წაახალისებს მათ, ისაუბრონ შემდგომ შეხვედრებზე.

შეხვედრის მონაწილეები.

შეხვედრის მონაწილეთა ქცევის წესები არანაკლებ მნიშვნელოვანია ოპერატიული შეხვედრისთვის.

რჩევები შეხვედრის მონაწილეებისთვის

1) წარმოადგინეთ საკუთარი თავი თქვენს განცხადებებში და გამოიყენეთ ნაცვალსახელი "მე" ნაცვლად "ჩვენ" ან უპიროვნო ფორმისა. როდესაც მოსაუბრე ამბობს „ჩვენ“, ის ჩვეულებრივ თავს არიდებს პასუხისმგებლობას მის ნათქვამზე.

2) იყავით კონკრეტული თქვენს განცხადებებში, გამოხატეთ თქვენი აზრები მკაფიოდ, იყავით პასუხისმგებელი თქვენს შეცდომებზე, დაიცავით თქვენი პირადი თვალსაზრისი, იყავით მომთმენი განსხვავებული აზრის მიმართ.

3) ინფორმაციის მოსმენის შემდეგ დასვით კითხვები განსახილველი პრობლემის გასარკვევად და გასაგებად. ნუ გამოიყენებთ კითხვებს, რომლებიც იწვევს კონფლიქტებს და ხელს უშლის პრობლემის გადაჭრას.

4) შეძლებისდაგვარად თავი შეიკავეთ სხვა ადამიანების იდეებისა და აზრების ინტერპრეტაციისგან. ისაუბრეთ არა სხვების ქმედებებზე და აზრებზე, არამედ თქვენს აღქმაზე ამ აზრების შესახებ, ანუ ჩამოაყალიბეთ განსჯები „მე-მესიჯების“ ენაზე და არა „თქვენ-განცხადებების“ ენით. მაგალითად, არ თქვათ "აქ დაუშვით შეცდომა", თქვით "მეჩვენება, რომ შეცდომა აქ შემოვიდა".

5) გამოხატეთ საკუთარი პოზიცია და შეეცადეთ იპოვოთ ყველაზე მეტი რაციონალური გადაწყვეტილებაპრობლემები.

შეხვედრაზე მიღებული საუკეთესო გადაწყვეტილება ცოტა ღირს, თუ მის მიღებასთან ერთად არ ზრუნავთ მის განხორციელებაზე და არ აკონტროლებთ მისი განხორციელების პროგრესს.

სცენაზე შეხვედრის დასასრულიმისმა ლიდერმა უნდა გადაჭრას შემდეგი ამოცანები:

1) მოკლედ და ნათლად შეაჯამეთ შეხვედრაზე მიღწეული შედეგი;

2) დაადგინოს რა ნაბიჯები უნდა მოჰყვეს გადაწყვეტილებას, გადაანაწილოს პასუხისმგებლობა, დაადგინოს პასუხისმგებელი პირები გადაწყვეტილების შესრულებასა და მის შესრულებაზე მონიტორინგზე.

შეხვედრის მიმდინარეობა და მისი შედეგები აისახება ოქმი,რომელიც უნდა იყოს მოკლე და ლაკონური. მნიშვნელოვანი ისაა, რომ ისინი, ვინც გადაწყვეტილებას განახორციელებენ, გაეცნონ ამ დოკუმენტს.