Zasady przygotowywania spotkań

Typy spotkań

Spotkania sklasyfikowany w zależności od wagi i treści podnoszonych do dyskusji problemów i zadań do rozwiązania, a także od miejsca, czasu i czasu trwania pracy.

spotkania operacyjne może mieć na celu dostarczenie menedżerowi potrzebnych mu informacji o aktualnym stanie rzeczy w organizacji; krótka wymiana poglądów na temat meritum problemów pojawiających się w trakcie procesu produkcyjnego, a także wypracowanie wspólnej taktyki działań różnych ogniw struktura organizacyjna w związku z bieżącymi zadaniami produkcyjnymi.

Informacje na takich spotkaniach przesuwają się od dołu do góry, tj. od podwładnych do przywódców. Uzyskane informacje pozwalają kierownikowi bezpośrednio w trakcie spotkania (szybko) ocenić sytuację, określić zaległości, podjąć decyzje i wyznaczyć zadania dla podwładnych wskazując wykonawców i terminy. Z reguły podwładni nie sporządzają szczegółowych i szczegółowych raportów na spotkaniach operacyjnych. Spotkania operacyjne mogą odbywać się w różnych formach: spotkania pięciominutowe, spotkania letnie itp. Główną cechą takich spotkań jest ich krótki czas trwania.

spotkania informacyjne mają na celu przekazywanie informacji, rozkazów i wymagań z góry na dół wzdłuż pionu kontroli.

Główną cechą takich spotkań jest to, że lider nie tylko przekazuje podwładnym niezbędne informacje i wydaje polecenia, ale określa maksymalnie zadania, wyznaczając wykonawców i terminy. Jednocześnie na spotkaniach informacyjnych dozwolone jest omawianie informacji i sposobów rozwiązania postawionych zadań. Podwładni mogą wyjaśnić niektóre kwestie, przedstawić konstruktywne propozycje do rozważenia przez kierownictwo.

Spotkania problemowe mają na celu znalezienie optymalnego rozwiązania w wyniku dyskusji i analizy rozpatrywanego problemu.

Spotkania problemowe to najtrudniejszy rodzaj spotkań. W trakcie problematycznego spotkania opracowywane jest zbiorowe rozwiązanie złożonych kwestii wpływających na zmianę zadań funkcjonalnych jednostek strukturalnych lub ich dostosowanie do nowych obszarów działalności organizacji.

Spotkania problemowe często przybierają formę dyskusji. Sposób podejmowania decyzji zależy od stylu przywództwa. Najczęściej spotykany jest następujący schemat spotkania problemowego:

1. Sformułowanie problemu, sformułowanie problemu.

2. Sprawozdania uczestników.

3. Pytania do prelegentów.

4. Dyskusja, dyskusja, debata.

5. Formowanie decyzji.

6. Korekta rozwiązania.

7. Przyjęcie ostatecznej wersji decyzji.

Sformułowanie problemu, sformułowanie problemu, jego analiza i poszukiwanie rozwiązania odbywają się z reguły przed rozpoczęciem samego spotkania. Ten etap może przybrać formę wstępnej rozmowy z uczestnikami spotkania (kilka dni przed samym spotkaniem), dystrybucji newsletterów lub planu pracy na okresowe spotkania problemowe.

Na spotkaniach problemowych stopień demokracji i aktywności twórczej powinien być dość wysoki. Lider pełni w tym przypadku rolę przewodniczącego, koordynującego przebieg spotkania.

Ponadto w różnych organizacjach mogą być stosowane następujące typy spotkań:

§ informowanie pracowników (m.in

lekcja pouczająco-metodyczna);

§ planowanie pracy dla pewien okres;

§ sumowanie wyników za różne okresy czasu (oraz

utrzymanie wyników pracy nad konkretnym projektem) itp.

Jeśli rozmowa biznesowa sprawia, że ​​wizualne zapośredniczenie interakcji międzyludzkich w organizacji staje się statusem, pozycją funkcjonalną osoby, to spotkanie biznesowe pozwala wskazać jeszcze jeden ważny czynnik interakcji biznesowej, a mianowicie czynnik grupowy. Przygotowując i prowadząc spotkanie biznesowe należy pamiętać, że charakterystyka zachowań grupowych (od podziału ról w grupie po presję grupową) będzie miała poważny wpływ na charakter interakcji jej uczestników.

Zasady przygotowywania spotkań

Spotkanie biznesowe lub biurowe to złożone technologicznie i czasochłonne wydarzenie. Praca nad przygotowaniem do spotkania zaczyna się od jasnego określenia jego celu.

Cel spotkania jest opisem pożądanego rezultatu, pożądanego rodzaju rozwiązania, pożądanego wyniku pracy ( możliwe opcje celów: wstępna wymiana poglądów, przygotowanie rekomendacji do podjęcia decyzji, podjęcie decyzji w konkretnej sprawie itp.).

Lider musi jasno rozumieć, po co zwołuje spotkanie, a także umieć jasno zakomunikować jego uczestnikom cel spotkania. Ustalając cel spotkania, należy unikać sformułowań niejasnych, niekonkretnych. Powoduje to spadek zainteresowania proponowanym problemem i podświadomie prowadzi do poczucia, że ​​jego merytoryczne rozwiązanie nie jest konieczne. Sformułowanie celu powinno przede wszystkim odzwierciedlać cechy zamierzonego wyniku omawianej problematyki. W zależności od celu spotkania formułowana jest jego agenda i wybierana jest lista uczestników.

Jeżeli celem spotkania jest wymiana informacji i ustalenie najbliższych zadań w toku bieżących prac, to zapraszani są tylko kierownicy działów. Na takim spotkaniu obecni są zapoznawani ze stanem rzeczy, informowani o postępach we wdrażaniu decyzji podjętych na poprzednim spotkaniu, jasno formułują zadania na przyszłość.

Jeśli celem spotkania jest rozwiązanie konkretnego problemu, to do pracy w nim przyciągani są ci, którzy potrafią profesjonalnie poradzić sobie z zadaniem, którzy są w stanie zaproponować własne rozwiązanie problemu. W takim przypadku uczestnikom spotkania udziela się informacji na temat problemu, zadanie jest sformułowane w sposób jasny i jednoznaczny.

Cel spotkania określa miejsce, datę i godzinę spotkania.

Zaplanowane spotkania(np. podsumowywanie posiedzeń zarządu, planowanie) wygodniej jest planować w określone dni tygodnia lub określone dni miesiąca.

Nieplanowane spotkania, zwłaszcza przy dużej liczbie uczestników (np. alarmowe), wskazane jest przeprowadzanie na koniec dnia roboczego, aby wykluczyć nakład czasu pracy na wznowienie przerwanej pracy.

Krótkie spotkania operacyjne(spotkania pięciominutowe lub letnie) zaleca się przeprowadzać na początku dnia roboczego.

Czas spotkań powinien być określony harmonogramem ustalonym w organizacji (wydziale). Nieplanowane spotkania wybijają rytm, obniżając tym samym kulturę komunikacja biznesowa, pozbawić kierownika możliwości planowania swojego czasu pracy i zarządzania nim, zakłócać zaplanowane spotkania i sprawy.

Spotkania zaleca się umawiać w godzinach popołudniowych lub 1,5 - 2 godziny przed zakończeniem pracy. Z reguły pierwsza połowa dnia jest bardziej produktywna i lepiej, jeśli pracownicy są w tym czasie zajęci swoimi obowiązkami. Jest jeszcze jedna rzecz do rozważenia, jeśli spotkanie jest zaplanowane na koniec dnia roboczego. Lider otrzymuje możliwość szybkiego zorganizowania spotkania, bez opóźniania dyskusji, gdyż ma pretekst do jej przerwania w przypadku niekorzystnego rozwoju sytuacji.

Temat spotkania jest przedmiotem dyskusji. Temat powinien być sformułowany w taki sposób, aby zainteresował każdego uczestnika spotkania. Konieczne jest przynoszenie na spotkania tylko tych problemów, których nie zawsze można rozwiązać w trybie roboczym.

Jedna z zasad organizacji i etyki zarządzania stosunki służbowe powinno stać się obowiązkowym wstępnym rozesłaniem porządku obrad do uczestników zgromadzenia. Poza tym etyczny relacje biznesowe należy traktować jako wstępną dystrybucję krótkiej pisemnej informacji merytorycznej dotyczącej zagadnień omawianych na posiedzeniu. Niedopuszczalne jest, aby w taki mailing zaangażowała się osoba niekompetentna w sprawach przedstawianych na spotkaniu – to oczywiście obniża poczucie aktualności.

Program spotkania jest pisemnym dokumentem rozdawanym z wyprzedzeniem uczestnikom spotkania i zawiera następujące informacje:

§ temat spotkania;

§ cel spotkania;

§ wykaz zagadnień do omówienia;

§ godzina rozpoczęcia i zakończenia spotkania (najlepiej godzina rozpoczęcia i zakończenia dyskusji nad każdym zagadnieniem);

§ dokładne miejsce spotkania;

§ nazwiska mówców, współmówców odpowiedzialnych za przygotowanie pytań;

§ czas i miejsce, w którym można zapoznać się z materiałami dotyczącymi każdego zagadnienia (obecność takiej instrukcji nie pozwoli niedbałym pracownikom usprawiedliwiać braku przygotowania do dyskusji nad danym zagadnieniem brakiem informacji).

Projekty decyzji, streszczenia sprawozdań, referencje mogą być przesłane jako załącznik do porządku obrad. Bardzo dobrze, jeśli przed rozpoczęciem spotkania osoby przygotowujące pytania otrzymają z wyprzedzeniem uwagi uczestników spotkania do projektów decyzji, streszczenia wystąpień.

Niezależnie od rangi i tempa spotkania, liczba zgłaszanych na nie spraw powinna mieścić się w granicach od trzech do pięciu (czasami siedmiu). Jednocześnie najwygodniej jest przygotować agendę w taki sposób, aby obejmowała jedną lub dwie kwestie główne oraz dwie do pięciu mniejszych, niewymagających długich dyskusji. Duża liczba punktów porządku obrad męczy uczestników spotkania i nie pozwala uchwycić głównego tematu spotkania jako całości. Spotkanie będzie również bezproduktywne, wszystkie omawiane kwestie będą jednakowo ważne i wymagają głębokiej szczegółowej dyskusji.

Ogromne znaczenie ma dobór uczestników spotkania, tj. skuteczność spotkania w dużej mierze zależy od tego, w jaki sposób kompetencje i autorytet zaproszonego personelu korespondują z celami i celami spotkania. O liczbie uczestników decydują także cele i zadania spotkania, aw niektórych przypadkach status lub stopień podniosłości spotkania.

Optymalna liczba osób zaproszonych na spotkanie to 7 - 9, maksymalnie 12 osób. Główną zasadą jest tu najwyższa aktywność uczestników dyskusji nad zagadnieniami. Zwiększenie liczby zaproszonych radykalnie obniża średnią frekwencję (lub zwrot) przy jednoczesnym wydłużeniu spotkania.

Organizatorzy spotkania wymagają co do zasady udziału pierwszych osób działów struktury organizacyjnej. Jednak bardziej kompetentny w rozwiązywaniu specyficzne zadania może być jednym z pracowników niekierowniczych. Dlatego wskazane jest, aby szef miał prawo do decydowania, kto będzie reprezentował jego jednostkę na zebraniu. Pożądane jest, aby wśród uczestników spotkania znalazły się osoby zdolne do pełnienia roli „eksperta”, „generatora pomysłów” i „krytyka” w toku zbiorowej aktywności umysłowej.

W celu uniknięcia obecności statystów zaleca się stosowanie metody „zmiany” uczestników (metoda „dyskusji dzielonej”). Starannie przygotowana agenda pozwala zorganizować spotkanie w taki sposób, aby po omówieniu Twojej sprawy część pracowników mogła z niego wyjść, ustępując miejsca tym, których sprawa jest omawiana. Okazuje się, że niektórzy pracownicy są obecni na spotkaniu od początku do końca, a inni zapraszani są specjalnie w momencie omawiania konkretnego zagadnienia. Tym samym każdy uczestnik weźmie udział tylko w części spotkania, co oczywiście skraca całkowity czas, a tym samym pośrednio zwiększa efektywność samego wydarzenia.

Skład uczestników spotkania optymalizuje się poprzez zastosowanie zasady „dystansu telefonicznego” do pracownika, którego udział podyktowany jest przebiegiem samego spotkania i potrzebą odbioru Dodatkowe informacje od tego pracownika. Specjaliści (których informacje mogą być potrzebne, zamiast zaproszenia na spotkanie, możesz zostać poproszony o stawienie się w ich miejscu pracy w określonym przedziale czasowym, aby w razie potrzeby do nich zadzwonić lub uzyskać pomoc telefoniczną.

Czas trwania spotkania. Czas trwania spotkania zależy w dużej mierze od rodzaju spotkania:

§ optymalny czas trwania problematyczny za spotkania uważa się 1,5 - 2 godziny (w wyjątkowych przypadkach - 2 - 5 godzin);

§ czas rozpatrywania jednej sprawy nie powinien przekraczać 45 minut;

§ operacyjny i instruktażowe spotkanie nie powinien trwać dłużej niż 20 - 30 minut;

§ spotkanie ulotka (pięć minut) odbywa się z reguły w ciągu 5 - 10 minut.

Spotkanie powinno rozpocząć się i zakończyć o ściśle wyznaczonej godzinie, tak aby nie podważać wiarygodności kierownika i pracowników, którzy go przygotowali.

Przerwy. Podczas spotkania trwającego dwie lub więcej godzin zaleca się robienie przerw, w przeciwnym razie po dwóch godzinach uczestnicy mogą doświadczyć okresu „negatywnej aktywności”. Optymalne czasy przerw:

§ po 45 – 50 min. praca - 10 minut;

§ po 1,5 godziny pracy - 15 minut.

Przerwy są potrzebne po pierwsze na odpoczynek, a po drugie w przerwach, w innej, swobodnej atmosferze, w prywatnych rozmowach, praca nad tematem spotkania trwa.

Program spotkania. Za przestrzeganie kwestii proceduralnych (regulaminów) odpowiada przewodniczący. Istotne jest przestrzeganie zasad:

§ regulamin pozwala na dopracowanie planowanych zagadnień;

§ dyscyplinuje uczestników spotkania, zwiększając ich biznes

postawa i szacunek dla zgromadzenia jako organu kolegialnego do podejmowania ważnych decyzji;

§ Regulamin nie dopuszcza bezzasadnego opóźniania posiedzenia.

Lider, który ściśle przestrzega zasad - dobry przykład naśladować.

Miejsce spotkania. Aktywny i sprawny przebieg spotkania ułatwia spełnienie określonych wymagań dotyczących wyposażenia lokalu na jego przeprowadzenie.

Sala, w której ma się odbyć spotkanie oraz liczba miejsc w niej powinna odpowiadać liczbie uczestników. Oczywiście powinna być wystarczająco przestronna i mieć rezerwę wolnych miejsc na wypadek, gdyby z jakiegoś powodu liczba uczestników się zwiększyła. Nie należy jednak dobierać zbyt dużej widowni do małego spotkania – obecności duża liczba puste miejsca wpływają negatywnie psychicznie na uczestników spotkania.

Ponadto, wyposażając w meble specjalną salę, należy kierować się zasadą, że względna pozycja uczestników spotkania podczas spotkania nie powinna podkreślać różnic w ich statusie służbowo-hierarchicznym. W tym przypadku koncepcja okrągły stół„ma bezpośrednie i przenośne znaczenie jako środek zapewniający łatwość wzajemnych kontaktów między ludźmi i ich optymalne rozmieszczenie przestrzenne.

W przypadku, gdy odbywa się wystarczająco duże spotkanie, należy zadbać o instalację mikrofonów i narzędzi wizualizacyjnych. Konieczne jest kontrolowanie temperatury powietrza, oświetlenia i izolacji akustycznej, aby uczestnicy spotkania nie byli rozpraszani przez zewnętrzne bodźce.

Jednym z najważniejszych momentów jest przygotowanie prowadzącego do spotkania. Lider musi:

§ sformułowanie celu głównego spotkania i celów cząstkowych w podziale na poziomy

logiczne podporządkowanie;

§ wstępne sprawozdanie lub wiadomość;

§ sekwencja wystąpień uczestników;

§ projekt decyzji.

Aby spotkanie było skuteczne, kierownik powinien mieć pod ręką „Notatkę dla lidera” (tabela 11.1) oraz „Formularz przygotowania spotkania” (załącznik).

Tabela 11.1

Notatka dla głowy

Przed spotkaniem	Podczas spotkania	Po spotkaniu
Czy spotkanie jest w ogóle potrzebne? Jaka jest alternatywa dla spotkania? Czy muszę osobiście w tym uczestniczyć? Czy mogę ograniczyć swój udział do minimum? Zredukować liczbę uczestników do minimum? Czy budynek jest zamknięty dla osób z zewnątrz? Czy są informacje wizualne? Jakie są cele poszczególnych punktów porządku obrad? Czy podane są czasy dla poszczególnych tematów dyskusji? Czy zostały rozesłane zaproszenia ze wskazaniem tematów i celów spotkania?	Zacznij w samą porę Uzgodnij zasady pracy Wyznacz osobę odpowiedzialną za zasady i protokół Eliminuj niepotrzebne pauzy i „zabójcze” frazy Nie przegap krytycznych momentów w dyskusji Monitoruj postępy w realizacji celów Powtarzaj decyzje i zaplanowane działania Podsumuj wyniki Zakończ we właściwym czasie Ostatnie słowo pozytywnie	Czy skład uczestników był optymalny? Czy miejsca dla uczestników spotkania zostały prawidłowo zidentyfikowane? Czy uczestnicy spotkania byli wystarczająco zainteresowani? Czy udało Ci się zredukować sprzeczności między uczestnikami spotkania (połączyć ich stanowiska)? Czy zdarzały się nieprzewidziane sytuacje blokujące i jak je neutralizowano? Czy idea problemu (problemów) stała się jasna po jego (ich) dyskusji? Czy podjęto optymalną decyzję i czy przewidziano ryzyko jej realizacji? Sprawdź przebieg i wyniki spotkania Sporządź protokół wyników Powiel i roześlij protokół zbiorczy Monitoruj realizację decyzji Przedstaw punkty, które nie są realizowane na kolejnym spotkaniu

Polecamy lekturę wszystkim, którzy muszą organizować spotkania planistyczne, pięciominutowe i inne. Wielu to robi, ale niewielu robi to dobrze. W artykule opisano etapy przygotowania spotkania, jego strukturę, ocenę skuteczności i ustalenie wyników - wszystko, co musisz wiedzieć, aby przeprowadzić naprawdę pożyteczne spotkanie.

Wszyscy uczestniczymy w spotkaniach. A nawet ktoś musi je przygotować i poprowadzić. Albo szybowce. Albo dyskusje w grupach. Przyznaj, wielu z nas bardzo nie lubi takich „rozmówców”.

Czemu? Bo taka postawa weszła we krew każdemu z naszych ludzi: spotkanie jest wtedy, gdy długo rozmawiają, oficjalnie i nużąco, ale potem i tak nic się nie robi. Cóż, czy to nie strata czasu?

Ten wspaniały format

Spotkania w firmach często są umawiane nieoczekiwanie, indywidualnie. Ponadto nie są odpowiednio przygotowani, a liderzy nie wiedzą, jak zorganizować dyskusję. W związku z tym wielu uczestników błędnie odbiera informacje (nie usłyszało, nie zrozumiało, zapomniało) – nie podejmuje się niezbędnych decyzji (odkłada i zawiesza), a jeśli zostaną zatwierdzone, często nie są realizowane. Więc dobrze?

Szkoda mi tego wspaniałego formatu pracy. Dlatego w dzisiejszym artykule porozmawiamy o tym, dlaczego jest dobra, co czyni dyskusję w grupie nieodzowną, jak ją skutecznie prowadzić.

Zacznijmy od tego, po co nam to wszystko? Po co gromadzić wielu zapracowanych ludzi, odrywać ich od pracy?

Spotkanie jakościowe pozwala uruchomić kluczowe mechanizmy zwiększające wydajność pracy, gdyż więcej...

Zasada synergii. Efekt synergii jest znany psychologom od dawna. Pamiętać? — Sprawność całości jest wyższa niż łączna sprawność poszczególnych jej części. Lub jeszcze prościej: jedna głowa jest dobra, ale dwie są lepsze. I to prawda. To razem jesteśmy w stanie wygenerować więcej pomysłów, znaleźć wiele rozwiązań problemu i wybrać optymalne z tej różnorodności. W trybie dyskusji grupowej ludzie zaczynają pracować jako całość, uzupełniając się. Wydajność też się mnoży - sprawdź. Dlatego, jeśli musisz rozwiązać szereg problemów operacyjnych, nie należy zaniedbywać wysokiej jakości dyskusji, tego ogromnego zasobu.

Zasada jedności. Zespół, czyli ludzie, którzy widzą ten sam cel, ufają sobie nawzajem i wiedzą, jak ze sobą współpracować, jest bardziej skuteczny niż jedna osoba. Czy sie zgadzasz? W jaki sposób twoi pracownicy staną się zespołem? Nagle? Sam? Może od razu wysoce skuteczny? I po co? Kluczem do budowania zespołu jest wspólne dążenie do celu, aktywne i zorganizowane. A wszystkie te warunki na żywo w trybie spotkania. Spotkania i planowanie spotkań to potężne narzędzie motywujące, budujące szacunek do współpracowników i lidera oraz doskonałe narzędzie szkoleniowe. Dlatego jeśli zależy Ci na tym, aby pracownicy harmonijnie pracowali, a nie pojawiali się tylko w jednym dziale lub firmie, prowadź cotygodniowe spotkania planistyczne w sposób jakościowy.

Zasada zrozumienia. Wiele osób boi się nieznanego. Normalna osoba- dobrowolnie lub mimowolnie, świadomie lub nie - opiera się temu, co niezrozumiałe i nieznane, i jest to całkowicie naturalne. Ale co, jeśli cele firmy, jej wskaźniki wydajności, zadania na kolejny miesiąc itp. nagle wpadną w kategorię niezrozumiałych? Co czuje osoba, gdy żąda wykopania dołu, ale nie mówi dlaczego, jak głęboko i gdzie? Oczywiście opór i demotywacja.

Spotkania są platformą do wyjaśniania „biegu imprezy”, zwiększania jego czytelności, akceptacji przez pracowników, a co za tym idzie narzędziem zmniejszania ich odporności na niepewność. Dlatego jeśli wdrażasz zmiany, przeprowadź je przez szereg odpraw i spotkań.

Doświadczony lider wie, że spotkania tworzą organizację. Z ich pomocą można podtrzymywać relacje wewnątrz firmy i wdrażać podjęte decyzje, porównaj, jak pracownicy postrzegają cele i przełam bariery między działami. Jeśli nie organizujesz spotkań, w Twojej organizacji rodzą się plotki i spekulacje. Jest to problem, który prowadzi do rozłamu i niepewności pracowników w przyszłości, a tutaj niedaleki jest od utraty kontroli.

Dobrze przeprowadzone spotkania potrafią zdziałać cuda. Słowo kluczowe tu jest fajnie. Na co należy zwrócić uwagę organizując spotkania?

Zasady efektywnych spotkań

Zgodność z zadaniami

Istnieje kilka formatów spotkań: spotkanie, burza mózgów; spotkanie planistyczne, pięć minut. Każdy format ma wskazania do stosowania i metodologię. Decydując się na zebranie ludzi, trzeźwo oceń swoje cele i zadania. Czego oczekujesz od tego formatu? Ludzie muszą znaleźć rozwiązanie? Następnie następuje burza mózgów – wszyscy jesteście na równych prawach i bierzesz pod uwagę wszelkie pomysły. Chcesz ustawić zadania? W takim razie jest to spotkanie planistyczne z protokołem i agendą… O formacie decydują kluczowe punkty: rola lidera spotkania, styl komunikacji na spotkaniu, wynik spotkania.

Przykłady formatów:

• Spotkanie. Celem jest generowanie pomysłów, ocena opcji, znajdowanie rozwiązań. Oznacza to, że zespół pracuje w trybie kreatywnym. Apoteozą tego formatu jest burza mózgów. Warunkiem koniecznym jest możliwość wyrażenia idei/opinii, czyli kultura swobodnej komunikacji na spotkaniu. Ludzie powinni mieć swobodę wyrażania swoich myśli, należy do tego zachęcać. Dlatego nie powinno być ostrej, niekonstruktywnej krytyki.
• Planerka. Celem jest analiza aktualnego stanu procesu i identyfikacja nowych zadań. Ten format jest bliższy ustnemu raportowaniu danych wskaźników, dlatego obecność tych samych wskaźników jest dla niego obowiązkowa. Spotkanie planistyczne jest zawsze w interesach, zgodnie z porządkiem obrad.
• Pięć minut. Celem jest ustalenie priorytetów, stworzenie nastroju do pracy. Pięciominutowe sesje nie służą rozwiązywaniu globalnych problemów i odpowiadaniu na pytania „Kto jest winny?” i co robić?" To jest format przypomnienia. Kluczowe wymagania są pozytywne i krótkoterminowe. Pamiętaj, poranne spotkania pełnią rolę stymulanta-aktywatora-motywatora. Ich czas trwania wynosi od 5 do 15 minut - nie dłużej!

konkretność

Czy same zadania są zdefiniowane? Przed spotkaniem spisz jasno agendę i przygotuj potrzebne materiały. Wyślij agendę do wszystkich uczestników z wyprzedzeniem (nie później niż trzy godziny przed rozpoczęciem, ale najlepiej dzień wcześniej), aby oni również mogli się przygotować. Dzięki temu wszyscy nie pogubicie się w zadaniach, dotrzymacie terminu spotkania i dotrzymacie wyznaczonego czasu.

zwięzłość

Każde spotkanie powinno odbywać się w możliwie najkrótszym czasie. Ideał to 30 minut, maksimum to godzina. Bardzo źle jest, jeśli musisz promować piąty punkt przez kilka godzin. Czemu? Dowolna ludzka uwaga ma tendencję do rozpraszania się z czasem, a konkretnie - w ciągu 30-40 minut. Przy monotonnym procesie to, co się dzieje, przestaje być postrzegane po 20-30 minutach. A wraz ze spadkiem uwagi pamięć osoby działa znacznie gorzej… To nam mówi: po 3 godzinach spotkania ludzie będą bardzo nieefektywni.

wyczucie czasu

Warunek wstępny Skuteczne spotkanie to napięty termin lub przepisy. Ustaw godzinę rozpoczęcia i zakończenia spotkania. Startuj o wyznaczonej godzinie, niezależnie od tego, czy wszyscy już się zatrzymali – to nauczy ludzi, żeby się nie spóźniać. Ustaw UCZCIWY termin w czasie (na przykład półtorej godziny) i 10 minut przed terminem - ukończ, niezależnie od wyniku. Ustaw pięciominutowy timer dla każdego mówcy, to nauczy ludzi mówić do rzeczy. Zatrzymaj rozmowy nie na temat na spotkaniu, sprowadź ludzi z powrotem do tematu. Miej jasny plan spotkania. Powinien znajdować się przed wszystkimi uczestnikami.

Adekwatność uczestników

W posiedzeniu powinni uczestniczyć tylko ci pracownicy, których porządek obrad dotyczy. NIGDY nie zapraszaj ludzi na spotkanie z przyczepą, po prostu usiądź. Postępuj zgodnie z zasadą optymalności: uczestników powinno być mniej, ale poziom ich wpływu na pytanie jest wyższy.

Prawo do mówienia

Czy znasz spotkania, na których pracownicy odzywają się tylko wtedy, gdy są o to poproszeni i udzielają kierownikowi społecznie pożądanych odpowiedzi, np. „tak, oczywiście, że będziemy”? Dlaczego to się dzieje? Bo ludzie są przyzwyczajeni do tego, że za wyrażanie opinii, zwłaszcza za wątpienie, dostaje się „na łeb”. Jeśli kierownik poprosi o ocenę, czy problem można rozwiązać, pracownik wykazuje wątpliwości, a kierownik w odpowiedzi ucisza go – czego w takim razie uczy się reszta? Bądź cicho i nie złość się. A czego od nich potrzebujemy? Inteligencja i analiza. Niekompatybilne rzeczy, prawda? Dlatego właśnie podczas spotkania, jak nigdy wcześniej, pracownikom należy dać prawo do zabrania głosu, do wyrażania opinii, pomysłów, wątpliwości, pytań. Ponadto trzeba nauczyć się odpowiadać na pytania pracowników: zwięźle, na temat, powstrzymując się od niepotrzebnych i długich jęków na temat ciężkiego biurowego życia.

Konsolidacja wyników

Każde spotkanie, a zwłaszcza takie, na którym ustalasz cele, powinno mieć spisany wynik. Polecam prowadzić protokół elektroniczny spotkania. Na przykład w tej formie:

Po spotkaniu wszystkim uczestnikom wysyłany jest protokół. To protokół spotkania staje się narzędziem kontrolnym, pozwalającym niczego nie przegapić, nie zapomnieć o żadnym zadaniu. Tłumaczenie protokołu na j układ elektroniczny(na przykład 1C lub Lotus) umożliwia integrację z systemem ustawiania zadań. A co najważniejsze, zdecydowanie powinieneś zapytać o zadania ustalone na ostatnim spotkaniu. To właśnie cykliczny tryb spotkań „analiza → zadania → kontrola → analiza” pozwala na przeniesienie spotkania z trybu jałowej rozmowy do formatu roboczego.

Zaplanowane spotkanie

Wszystko, co można przenieść do zaplanowanego trybu, musi zostać przeniesione. Jedynym sposobem na przyzwyczajenie się do procedur kontrolnych jest wyznaczenie im zaplanowanego przebiegu. Idealnie byłoby, gdyby wszyscy pracownicy wiedzieli, kiedy zostaną poproszeni o tę czy inną sprawę, czyli kiedy muszą się zgłosić – aby mieć czas na zebranie danych i przygotowanie sensownego raportu. Nieplanowane spotkania są odpowiednie tylko w sprawach pilnych i ważnych, a odsetek takich niezapowiedzianych spotkań powinien być niski. W przeciwnym razie pracownik po prostu nie będzie miał czasu na przygotowanie się (co oznacza, że ​​usłyszysz „nie wiem”), czasem nawet nie będzie mógł być obecny (zamiast ośmiu przychodzi dwóch, reszta jest „w pola”), jest oderwany od pracy (a wysoka produktywność wymaga koncentracji) itp. d.

Aby ocenić skuteczność swoich spotkań, wykonaj test:

Masz to?	Nie całkiem
Spotkania odbywają się nieregularnie.
Spotkania są planowane nagle (nieoczekiwanie, jak pilne ogłoszenie TASS).
Nie ustawiono tematu. Nie ma regulacji. Uczestnicy nie wiedzą z góry, co wydarzy się na spotkaniu. Sam lider nie wie dokładnie, czego chce.
Powielanie porządku obrad na różnych spotkaniach. Żucie znanych informacji...
Lider wie, co chce powiedzieć, ale nie przemyślał, jak zrobić to skuteczniej. W rezultacie informacje są zniekształcone, powstają nieporozumienia, powstają niepotrzebne spory, decyzje są wykonywane źle lub nie są wykonywane wcale…
Spotkanie nie jest kompletne.
Kierownik często odkłada spotkania, zaczyna o niewłaściwej porze i nie przestrzega zasad.
Uczestnicy nie mieszczą się w regulaminie. Opcjonalnie: rozpraszają się, nie podążają za timingiem, przeskakują z tematu na temat, przerywają sobie nawzajem.
Gospodarz mówi, mówi… Uczestnicy się nudzą, myślą o swoich, rozmawiają.
Prowadzący jako pierwszy wyraża swoją opinię na omawiany temat. Pracownicy rozumieją, że ich opinia nie jest już ważna.
Lider nie mówi, co myśli. Nie reaguje na numery. Nie analizuje faktów. Spotkanie staje się ociężałe i bezbarwne. Utracony cel i znaczenie. Brak rozwiązań, brak zachęt - zmarnowany czas.
Dyskusja na gorące tematy (pensje, kary itp.) zamienia się w „bazar”.
Na spotkaniu odbywa się „publiczna egzekucja”.
Pracownik powinien poruszyć jakiś temat na spotkaniu. Poleciłeś mu to zrobić, ale nie sprawdziłeś, jak zrozumiał zadanie i co zamierza powiedzieć. I tak mówi, a ty zachorujesz.
Podjęte decyzje nie są kontrolowane, nie sprawdzane, nie są realizowane.
Lider nie analizuje swoich błędów na spotkaniu.

Czy masz więcej niż 3 „tak”? Zoptymalizujmy!

Etapy przygotowania i przeprowadzenia efektywnego spotkania

1. Określ cele i cele spotkania. Jakie kwestie należy rozwiązać? Jakie informacje śledzić? Jakie wyciągnąć wnioski? Jaki jest najlepszy sposób strukturyzacji zadań?
2. Ustal format spotkania na podstawie zadań. Wybierz uczestników i czas spotkania. Spotkanie MUSI mieć przewodniczącego/moderatora, który będzie pilnował zasad. Osoba ta powinna mieć mniejszą odpowiedzialność za rozwiązanie problemu, którego dotyczy spotkanie. Jest wtedy mniej zafiksowany na emocjach (niż np. inicjator spotkania) i nie lobbuje, dobrowolnie czy mimowolnie, za opłacalnymi ostatnia decyzja. A prawo do uczciwej wypowiedzi przysługuje wszystkim obecnym.
3. Ustal strukturę spotkania. Spotkanie powinno mieć przejrzystą strukturę i każdorazowo odbywać się dokładnie w przewidzianej przez siebie kolejności.

   Typowa struktura spotkania planistycznego:

   Przemówienie otwierające / rozgrzewka.

   Cele. Przepisy prawne. Format.

   Ogólne problemy.

   Ogólne wyniki pracy. Wykonywanie powierzonych zadań.

   Prywatne wyniki / relacje uczestników.

   Analiza wyników. Wyznaczać cele. Zreasumowanie.

   Oznaczenie problemu, cele. Ważność tematu. Plany.

   Cele. Przepisy prawne. Format.

   Dyskusja. Analiza.

   Analiza wyników. Wyznaczać cele.

   Zreasumowanie.

   Wystąpienie wprowadzające / cele spotkania / regulamin.

4. Problem i dlaczego ma to znaczenie.
5. Generowanie WSZYSTKICH rozwiązań.
6. Omów zalety i wady każdej opcji.
7. Wybór rozwiązania. Na tej podstawie ustalanie zadań dla uczestników.
8. Sporządzanie protokołu spotkania.
9. Zdefiniuj rozporządzenie. Opracowując regulamin pamiętaj, aby był on wygodny zarówno dla prowadzącego, jak i dla uczestników. Standardowo: 3-7 minut na prezentację dotyczącą wyznaczania celów; 5-7 minut na debatę. Przydatne jest zapewnienie przerw w tempie 10-15 minut na każde 45-60 minut aktywna praca. Przez ogólnie mówiąc, spotkania dłuższe niż godzina to ryzyko utraty uwagi uczestników. Takie spotkania mogą być nieskuteczne.
10. Ustal kolejność spraw do załatwienia. Kwestie wynikające z regulaminu są określane przez te kluczowe punkty, od których zależy ogólny wynik i jakość pracy firmy (na przykład informacje zwrotne od klientów, reakcja na reklamy, informacje o nowych produktach itp.).

    Podziel wszystkie pytania na trzy grupy.

11. Regularne pytania - zgodnie z regulaminem. Staraj się szybko odpowiadać na zwykłe pytania. Na początku ich dyskusja może zająć cały czas. Wtedy zostaną do nich dodane aktualne pytania - ludzie sami będą aktywni. Ale twoim priorytetem, który decyduje o szybkości posuwania się do przodu, są kwestie rozwojowe. Poświęć na nie nawet 50% czasu spotkania.
12. Bieżące pytania - zgodnie z planem spotkania: pomysły, które się pojawiły, problemy, co utrudnia pracę i jak ją zoptymalizować. W sumie możesz rozróżnić nie więcej niż 5 pytań. Zawsze zaczynaj od najważniejszego. Lepiej zakończyć jedną ważną kwestią, niż pozostawić tuzin nierozwiązanych.
13. Kwestie zagospodarowania - zgodnie z planem zagospodarowania.
14. Przygotuj niezbędne dokumenty i formularze. Aby skutecznie przepracować zagadnienia, niezwykle ważne jest odpowiednie przygotowanie materiału na spotkania i przesłanie go wszystkim z odpowiednim wyprzedzeniem. Na samym spotkaniu należy sporządzić protokół ze spotkania, w którym należy odnotować wszystkie podjęte decyzje.
15. Ustal godzinę spotkania. Jeśli pracownicy nie różnią się dyscypliną, często się spóźniają, polecam cotygodniowe spotkania z samego rana, zaraz na początku dnia pracy – punktualne przybycie do pracy gwarantowane. Najbardziej złośliwi „spóźnieni” zostaną przeszkoleni za kilka dni. Zawsze podawaj godzinę zakończenia spotkania. Postaraj się skończyć trochę wcześniej – to będzie miła niespodzianka dla uczestników. W każdym razie po omówieniu planowanych zagadnień powinno być jeszcze trochę czasu. Wtedy pracownicy będą mieli okazję, powód i zachętę do zadawania pytań – czyli do aktywności i myślenia. A co może być lepszego dla lidera niż aktywny i inteligentny pracownik!
16. Upewnij się, że spotkanie jest konieczne.

    Odpowiedz sobie na następujące pytania:

    Czy są pytania do spotkania? Czy to jest to, o czym powinniśmy dzisiaj rozmawiać?

    Czy forma prezentacji materiału odpowiada celowi, odbiorcom, treści?

    Co powinno się wydarzyć/pozostać w głowach pracowników po spotkaniu?

    Czy można pominąć spotkanie i osiągnąć ten sam efekt?

    Jeśli odpowiedziałeś „Tak” na pytania 1, 2 i „Nie” na pytanie 4, nie krępuj się i zorganizuj spotkanie!

• Przygotowanie spotkania
• Początek spotkania
• Organizacja dyskusji
• Koniec spotkania
• Kłopoty na spotkaniach

Spotkania służą wymianie pomysłów, opinii, możliwości intelektualnych między kierownictwem a personelem. Ale spotkania mogą być również nieefektywne, bezużyteczne, negatywnie wpływając na przebieg pracy. Jeśli wiesz jak poprowadzić spotkanie wtedy będzie większy sukces.

Dużo zależy od spotkania. Podczas spotkania planistycznego personel składa sprawozdanie ze swoich działań, a kierownictwo wyznacza przyszłe zadania. Efektywne spotkania są wykorzystywane jako informacja zwrotna od państwa. Jednak głównym celem spotkania powinno być zwiększenie efektywności przepływu pracy zarówno dla pojedynczego pracownika, jak i całej firmy. Istnieje szereg mechanizmów wpływających na efektywność przedsiębiorstwa, które muszą być zaangażowane w pracę:

• Zasada synergii. Efekt synergii to przewaga całości nad sumą oddzielne części. a współczesna psychologia od dawna stosuje tę zasadę. Ale pojawił się dawno temu, nawet w starych przysłowiach widać działanie efektu synergii – „jedna głowa dobra, ale dwie lepsze”. Zasada ta często pokazuje swoje zalety w praktyce. Korzyści ze wspólnej pracy kilku specjalistów będą większe niż oddzielna praca każdy. Efekt synergii sprawia, że ​​pracownicy pracują wydajniej i bardziej harmonijnie, ponieważ stanowią jedną całość. W tym przypadku jakość i adekwatność wniosków jest znacznie wyższa. Dlatego lepiej jest omówić kwestie robocze razem z zespołem.
• Zasada jedności. Jeden specjalista może wiele, ale cały zespół specjalistów może jeszcze więcej. Najważniejsze, że pracownicy są pewni swoich celów, robią wszystko, co możliwe, aby je osiągnąć. Oznacza to, że byli zmotywowani do osiągania wyników. Ale profesjonalne zespoły nie pojawiają się znikąd, trzeba je tworzyć. W tym celu istnieje organizacja spotkań - narzędzie do tworzenia motywacji personelu, do stymulowania procesu osiągania celów. Podczas spotkań planistycznych wzrasta szacunek i zaufanie pracowników i kierownictwa, następuje proces szkolenia personelu. Od jakości spotkań zależy budowanie wydajnego zespołu. Jeśli chcesz osiągnąć harmonijny Praca w zespole następnie zwróć uwagę na spotkania.
• Zasada zrozumienia. Niepewność jest jednym z najsilniejszych demotywatorów. Cele i zadania firmy muszą być jasne dla wykonawcy, w przeciwnym razie jego wydajność spada, wzrasta opór. Przejrzystość przyszłych planów i zadań to jedna z zasad jak poprowadzić efektywne spotkanie. Tutaj analizowane są wszystkie cele, ich konieczność i pożądany rezultat. W ten sposób można zmniejszyć opór personelu przed nieznanym i niezrozumiałym zadaniem.

Jak przeprowadzić efektywne spotkanie

Istnieje kilka rodzajów spotkań, które różnią się celem. Wybór sposobu przeprowadzenia spotkania bezpośrednio wpływa na powodzenie całego spotkania planistycznego. Jeśli menedżer zapomni o celu spotkania, można zapomnieć o skuteczności. Oto główne rodzaje spotkań:

• Spotkanie szkoleniowe. To jest konferencja. Spełnia cel edukacyjny, uczestnicy spotkania otrzymują niezbędną wiedzę, doskonalą swoje umiejętności.
• Informacyjny. Służy do zbierania informacji na temat konkretnego zagadnienia lub problemu, uzyskiwania informacji zwrotnej od pracowników, podsumowania otrzymanych danych.
• Wyjaśniający. Konieczne jest zwiększenie klarowności decyzji podejmowanych przez kierownictwo, wyjaśnienie motywacji ich punktu widzenia oraz przekonanie reszty załogi o słuszności obranego stanowiska.
• Problematyczny. Spotkanie jest niezbędne do zidentyfikowania konkretnych problemów i ustalenia sposobów ich rozwiązania.

Te cechy prowadzenia spotkań dotyczą nie tylko spotkań w zwykłej formie, ale także dużych spotkań czy konferencji prasowych, prywatnych rozmów między współpracownikami czy szefa z podwładnym. W każdym przypadku należy przestrzegać zasad udanego i efektywnego spotkania.

Przygotowanie spotkania

Na występ wpływa nie tylko samo spotkanie, ale również przygotowanie. Lider powinien pamiętać o zasadach przygotowania i prowadzenia spotkania, aby zwiększyć efektywność.

Początek spotkania

Spotkanie musi rozpocząć się o określonej godzinie. Lider musi wygłosić przemówienie otwierające, w którym opisze temat spotkania planistycznego, etapy spotkania i wyznaczać cele i zadania. Konieczne jest przekonanie pracowników o wadze zidentyfikowanych problemów, co stwarza zachętę do dyskusji. Możesz od razu umieścić problematyczne pytania, które zostaną omówione. Aby zwiększyć motywację, konieczne jest zainteresowanie słuchaczy dyskusją, ustalenie związku między wynikiem końcowym a interesami pracowników. W ten sposób nawet tych, którym spotkanie początkowo wydawało się bezużyteczne, można przekonać do udziału w dyskusji.

Wymagane do prowadzenia ewidencji. Może to zrobić jeden z podwładnych. Wszyscy uczestnicy spotkania powinni zapoznać się z zasadami pracy nad zadaniem. Lepiej, żeby wszystkie tematy pracy były na oczach podwładnych, więc najpierw zapisz je na tablicy.

Organizacja dyskusji

Dyskusję można zorganizować na kilka sposobów. Aby dyskusja była efektywna i produktywna, konieczne jest stworzenie swobodnej i przyjaznej atmosfery. Nie zagłębiaj się w klerykalizm i biurokrację – może to negatywnie wpłynąć na chęć współpracy. Ważne jest, aby zachować spokój podczas dyskusji. Ułóż kolejność spotkania tak, aby dyskusja stopniowo nabierała rozpędu, prowadząc do idealnego efektu końcowego.

Punkt widzenia kierownika nie powinien być aksjomatem dla pracowników, w przeciwnym razie owocna dyskusja nie zadziała. Konieczne jest wysłuchanie i uwzględnienie opinii wszystkich obecnych na temat każdego z postawionych problemów. Metodologia spotkania nie zaleca używania kategorycznych zwrotów typu „całkowicie się mylisz”, ponieważ nie tylko negatywnie wpływa to na samoocenę podwładnego, ale także demotywuje go do podejmowania decyzji i udziału w dalszej dyskusji.

Często menedżerowie oceniają każdą propozycję lub pomysł, który pojawia się natychmiast podczas procesu dyskusji. Z jednej strony może to być przydatne. Jednak nadmierna krytyka może zniszczyć twórcze intencje członków zespołu, obniżyć ich motywację do składania propozycji. Wtedy warto dodać do planu spotkania metoda burzy mózgów. W takim przypadku każdy może wziąć udział w dyskusji, zaproponować dowolny pomysł, który nie zostanie omówiony w procesie burzy mózgów. Nastąpi krytyka propozycji.

Lider musi dopilnować, aby dyskusja była zawsze prowadzona w pożądanym przez niego kierunku. Często pracownicy zaczynają odchodzić, aby przedyskutować nieistotne kwestie. Następnie należy ostrożnie przywrócić je na właściwą ścieżkę. Należy to zrobić delikatnie, aby uczestnik dyskusji nie stracił zainteresowania.

Ale jak prowadzić spotkania, jak się kłócić, jeśli argumenty mogą urazić rozmówcę, a nawet go upokorzyć? Istnieje kilka zasad dobrej debaty, którymi warto się kierować podczas spotkań.

• Nawet jeśli jesteś zirytowany, nie powinieneś podnosić głosu. Musisz mówić wyraźnie i powoli.
• Twoje argumenty powinny być skierowane nie do przeciwnika, ale do wszystkich obecnych. Osiągniesz więc atmosferę biznesową, która pozytywnie wpłynie na przebieg dyskusji.
• Skoncentruj się na tych aspektach, które dzielisz z wrogiem. Podaj przykład i uzasadnij swoje stanowisko. Następnie możesz przejść do pomysłów, które nie są Ci bliskie. Złóż wszystkie swoje roszczenia w formie pytań do rozmówcy.

Jeśli lider umie zadawać pytania, wtedy może liczyć efektywne spotkania. Pytania pozwalają podkreślić punkty, które nie zostały jeszcze poruszone, przejść z jednego tematu do drugiego. Dzięki temu możesz lepiej zrozumieć stanowisko rozmówców, poznać ich opinię na określony temat.

Lider dyskusji nie powinien początkowo obstawać przy swoim punkcie widzenia, nie powinien narzucać swojego zdania innym uczestnikom dyskusji. Możliwe, że stanowiska niektórych pracowników pozostaną bezdźwięczne, ponieważ ludzie często boją się kłócić z przełożonymi. A opinii przeciwnych zawsze należy słuchać, bo tylko tak można dojść do najrozsądniejszej decyzji.

Można wynegocjować nawet neutralne stanowisko w jakiejś sprawie. Lepiej jest przedstawić swoją opinię w formie pytania „Może musimy przedyskutować ten punkt widzenia…” lub w formie wypowiedzi osoby trzeciej „Słyszałem, że…”

Koniec spotkania

Na koniec każdej dyskusji lider powinien podsumować wyniki dyskusji i ustalić, co zostanie zrobione, aby wdrożyć zaakceptowaną propozycję.

Scenariusz spotkania powinien zakończyć się pozytywnie. Dzięki temu uczestnicy dyskusji będą mogli zdać sobie sprawę, że ich udział w dyskusji nie poszedł na marne, że spotkanie poczyniło pewne postępy.

Wszystkie wyniki dyskusji muszą zostać zapisane. Kopie protokołu należy przekazać tym pracownikom, którzy byli nieobecni na posiedzeniu, ale powinni uczestniczyć w podjęciu decyzji.

styl komunikacji, rola lidera w zespole mieć bezpośredni wpływ na wynik. Jeśli w firmie panuje totalitarna opinia szefa, to nie da się doprowadzić do przyjaznej dyskusji. Kierownictwo musi przestrzegać kolegialnego stylu komunikacji z podwładnymi, wtedy możliwa jest otwarta dyskusja o maksymalnej wydajności.

Ogólne zasady przeprowadzania spotkań

Wysoka pozycja głowy wiąże się z ciągłą interakcją z szerokim gronem podwładnych, delegacja uprawnień i odpowiedzialności. Każda decyzja musi zostać poddana ogólnej dyskusji. Dlatego spotkań nie da się uniknąć. Lider nie powinien być negatywnie nastawiony do planowania spotkań, tylko w ten sposób można uczyć się z dyskusji maksymalna korzyść. Trochę proste zasady jak prowadzić efektywne spotkania pomoże Ci.

• Poświęć trochę czasu na przygotowanie się do spotkania planistycznego. Wystarczy sporządzić plan spotkania biznesowego i konspekt ostateczny wynik. Nie zajmie to dużo czasu, ale przyniesie pozytywny efekt. Ustal kolejność mówców.
• Wielu profesjonalistów stara się wypełnić wyznaczony czas niepotrzebnymi rozmowami, nawet jeśli ich myśl da się wyrazić w kilku zdaniach. Lider musi jasno zrozumieć istotę przemówienia, oddzielić ją od dodatkowej „łuski”.
• Emocjonalne wypowiedzi zawsze negatywnie wpływają na wynik spotkania. Staraj się nie okazywać zbytniej emocji, aby zaoszczędzić czas na dyskusję.
• Wąscy specjaliści nie powinni używać określonego słownictwa. Zmniejsza to zrozumiałość dyskusji dla innych uczestników. Wymagaj stosowania prostych i przystępnych terminów i pojęć.
• Opinię lidera należy ukrywać przed podwładnymi do końca dyskusji, aby nie pozyskać opinii przeciwników na swoją stronę.

Kłopoty na spotkaniach

Niestety, nawet najlepiej zorganizowane spotkanie może się nie udać. Może to być konflikt lub impas w dyskusji. Nie musisz tracić głowy, każdy problem można rozwiązać. W sytuacje konfliktowe ważne jest, aby znaleźć przyczynę niezgody stron, czyli uważnie monitorować przebieg dyskusji.

Mówiąc, mówca musi brać pod uwagę nie tylko znaczenie swoich słów, ale także użyte zwroty i metafory, język ciała i nacisk na określone myśli. Jeśli możesz to wszystko naprawić, konflikt można łatwo rozwiązać za pomocą specjalnych metod.

W przypadku impasu w dyskusji warto jeszcze raz przypomnieć uczestnikom spotkania temat dyskusji i jej cel. Możliwe, że cel rozmowy z podwładnymi nie jest jasny lub podałeś niewystarczające informacje. Napraw ten problem. Niektóre aspekty mogą być wyczerpane, więc zapytaj grupę, czy ta dyskusja powinna być kontynuowana. Często trzeba przejść do następnego kroku. Oczekujące kwestie można przenieść na następne spotkanie lub wrócić do nich później. Również przerwa jest jednym z warunków prawidłowego przeprowadzenia spotkania.

Jeśli uczestnicy dyskusji milczą, nie próbuj wypełniać powstałej przerwy. Dowiedz się, dlaczego tak się stało. Często przyczyną milczenia jest zachowanie lidera lub brak informacji. Zapytaj pracowników, czy muszą coś wyjaśnić. W tym celu często stosuje się nowoczesną metodę - opowiadanie historii.

Często grupa nie chce omawiać tego czy innego problemu, próbując przejść do innych tematów. W takim przypadku konieczne jest pokazanie, że jesteś gotowy do komunikowania się, a także przeciwny punkt widzenia. Wyjaśnij, że każda opinia zostanie doceniona. Chwała pierwszemu mówcy. Ale musisz ściśle przestrzegać zasady, w przeciwnym razie stracisz zaufanie zespołu.

Czasami dyskusja toczy się wokół jednego lub kilku tematów. Zapytaj grupę, czy mają jakieś inne opinie na poruszony już temat. Sprawdź, czy zrozumieli cel spotkania.

Kiedy pojawia się konflikt, należy jasno powiedzieć, że wszystkie emocje muszą być trzymane z dala od sali konferencyjnej. Przypominać zasady spotkań biznesowych. Uwaga słuchaczy powinna być skierowana na cel spotkania, a nie na wybryki poszczególnych prelegentów. Staraj się przywrócić pozytywny ton dyskusji, skup uwagę słuchaczy na agendzie. Proszę o tym poinformować pracowników ten moment nie ma dyskusji nad propozycjami uczestników spotkania, a jedynie promocja ich pomysłów. Możesz więc pozbyć się niechcianej krytyki i reakcji na nią. Pytania próbne mogą być użyte do rozwiązania konfliktu.

Jeśli znajdziesz błąd, zaznacz fragment tekstu i kliknij Ctrl+Enter.

Książka jest dla tych, którzy chcą lepiej zarządzać, ale są zbyt zajęci, aby się uczyć.

Głównym celem każdego spotkania lub zgromadzenia jest adopcja wspólna decyzja po zbiorowej wymianie informacji, czyli osiągnięciu określonego rezultatu. Niestety wiele osób, które uczestniczyły w więcej niż jednym spotkaniu, uważa te wydarzenia za bezużyteczne i bezowocne. Rzeczywiście, nie każdemu menedżerowi udaje się organizować spotkania, które są produktywne i skuteczne. Unikać typowe problemy wynikłe w trakcie spotkania, konieczne jest wcześniejsze przygotowanie się do niego. Nawet jeśli nie miałeś wcześniej spotkania, przy odpowiednim przygotowaniu możesz tak pokierować uczestnikami dyskusji, aby osiągnąć zamierzony efekt.

Proste i skuteczne metody Wskazówki zawarte w tej książce pomogą Ci odpowiednio przygotować i poprowadzić każde spotkanie lub spotkanie, aby uzyskać pożądane rezultaty.

Przyczyny nieefektywności spotkań i spotkań.

Podczas gdy spotkania są integralną częścią Nowoczesne życie, wielu nadal postrzega je jako stratę czasu. To opinia osób, które uczestniczyły w źle zorganizowanych imprezach. Sam pewnie nieraz mówiłeś coś podobnego.

– Równie dobrze mógłbym nie przyjść na to spotkanie. (Chyba że dano ci możliwość wzięcia udziału w dyskusji.).

– Nie miałem tu nic do roboty. (Jeśli Twoja opinia nie została wzięta pod uwagę przy podejmowaniu decyzji.).

„Wszystkie moje propozycje były krytykowane”. (Chyba że miałeś okazję właściwie przedstawić swój punkt widzenia.).

Dlaczego to spotkanie było konieczne? (Cel spotkania pozostał niejasny.).

„Przyszedłem na to spotkanie tylko na pokaz. (Wynik był znany z góry).

Wiele spotkań jest nieskutecznych z powodu niedostatecznego przygotowania i złego zarządzania. Obecni, nie mając możliwości wzięcia udziału w dyskusji na zadane pytania, opuszczają salę z poczuciem głębokiego rozczarowania.

niekierowana dyskusja.

Aby spotkanie było skuteczne, musi być zarządzane. Jeśli nie ma osoby odpowiedzialnej za przestrzeganie zasad, spotkanie albo odbiegnie od celu, albo stanie się nie do opanowania - i nie będzie też rezultatu. Aby osiągnąć maksymalne rezultaty, konieczne jest zmotywowanie i zachęcenie wszystkich uczestników do aktywnej współpracy w rozwiązywaniu problemów. Jeśli organizatorzy spotkań nie znają lub nie rozumieją swoich obowiązków, nie będą mogli:

Trzymaj się porządku obrad i wpływaj na podejmowanie decyzji, zapobiegaj irytacji i rozczarowaniu uczestników spotkania;

Daj każdemu możliwość wyrażenia swojego punktu widzenia, tak aby każdy był zadowolony;

Zarządzaj dyskusją, aby efektywnie wykorzystać czas przeznaczony na spotkanie;

Na koniec spotkania podejmij jakąś decyzję, a następnie monitoruj jej realizację.

Aby spotkanie było skuteczne, należy wybrać odpowiednich liderów i jasno zaplanować agendę. W przeciwnym razie organizowanie takich wydarzeń stanie się naprawdę stratą czasu.

Brak zatwierdzonego porządku obrad.

Jeśli wcześniej nie przygotujesz listy spraw, które należy omówić na spotkaniu, pojawi się wiele problemów. Brak agendy niesie ze sobą niepożądane skutki.

Ludzie nie mogą odpowiednio przygotować się do spotkania, ponieważ nie mają wszystkich potrzebnych informacji.

Nie można ustawić reguł spotkania. Zazwyczaj takie spotkania kończą się, gdy ludzie odpuszczają, nudzą się lub po prostu muszą wyjść.

Ta sama kwestia jest omawiana kilka razy, podczas gdy inne pozostawia się bez uwagi.

Ludzie mają wątpliwości co do celowości zorganizowania tego spotkania.

Nie znając dokładnego celu spotkania, ludzie nie mogą aktywnie uczestniczyć w dyskusji nad sprawami ujętymi w porządku obrad. W takim przypadku dyskusja odbiegnie od tematu i prawie na pewno nie doprowadzi do celu.

Niepoważne podejście do wydarzenia.

Wynik spotkania zależy bezpośrednio od tego, jak odnoszą się do niego organizatorzy i uczestnicy. Następujące znaki wskazują, że ludzie nie zdawali sobie sprawy z wagi wydarzenia.

Zastąpienie zaproszonego uczestnika.

Odbieraj wiadomości i połączenia telefoniczne podczas spotkania.

Brak niezbędnych informacji na spotkanie.

Czasami ludzie są zapraszani na spotkanie przez pomyłkę. Ale jeśli jest zorganizowana na najwyższym poziomie, to zaproszeni nawet nie zrozumieją, że ich obecność nie jest konieczna.

Aby uniknąć nieporozumień, przed odbyciem spotkania należy ustalić skład jego uczestników.

Złe warunki spotkań.

Konieczne jest wybranie odpowiedniego miejsca i zapewnienie dobrych warunków sprzyjających spotkaniu. Bardzo trudno jest skoncentrować się na omówieniu problemu, jeśli spotkanie trwa zbyt długo, jeśli ktoś ciągle zagląda do pokoju lub jeśli obecni rozmawiają ze sobą na abstrakcyjne tematy. Organizatorzy spotkania muszą stworzyć odpowiednie warunki efektywna praca uczestnicy wydarzenia.

Organizowanie bezużytecznych spotkań.

Organizacja spotkania wymaga dużo czasu i wysiłku. Dlatego niektórzy menedżerowie wolą rozmowy telefoniczne. Czasami rzeczywiście warto zastanowić się nad celowością zorganizowania spotkania.

Na spotkaniu z reguły decyzje podejmowane są kolektywnie, więc czasami te wydarzenia są wykorzystywane jako sposób na uniknięcie osobistej odpowiedzialności.

Planując spotkanie, zastanów się, dlaczego chcesz zbliżać ludzi i czy w ogóle warto je organizować.

Wyciągamy wnioski.

Spotkania pozwalają rozwiązać wiele problemów. Efektem spotkania lub spotkania powinno być konkretne działanie, nawet jeśli miałoby to wyznaczyć termin kolejnego spotkania. Postrzegając takie wydarzenia jako konstruktywny sposób podejmowania decyzji, można uzyskać pożądany rezultat.

Zapytaj siebie.

Pomyśl o tym, co myślisz o spotkaniach i odpowiedz na poniższe pytania.

Czy kiedykolwiek myślałeś, że spotkanie to strata czasu?

Czy był czas, kiedy w ogóle nie miałaś ochoty na spotkanie?

Czy byłeś kiedyś na niezorganizowanych spotkaniach?

Czy byłeś kiedyś na spotkaniu, które później okazało się, że wcale nie było potrzebne?

Czy byłeś kiedyś na spotkaniu nieprzygotowany?

Czy byłeś kiedyś na źle zorganizowanych spotkaniach?

Czy po uczestnictwie w spotkaniu zastanawiałeś się nad celowością jego zorganizowania?

Jeśli na większość pytań odpowiedziałeś twierdząco, zastanów się, jak możesz poprawić swoje przygotowanie do spotkania.

Wszystko się ułoży, jeśli…

Dowiedz się, dlaczego niektóre spotkania się nie powiodły;

Zrozum, że właściwe nastawienie do spotkania jest kluczem do jego sukcesu;

Dobrze przygotuj spotkanie;

Zapewnij niezbędne warunki do spotkania, aby ludzie mogli skoncentrować się na podjęciu decyzji;

Poinformuj uczestników spotkania o sprawach będących w porządku obrad;

Zasady prowadzenia zebrań i narad.

Każde spotkanie odbywa się w określonym celu, który wyznacza jego tempo, rytm i nastrój. Ludzie nie tylko się spotykają, ale także wpływają na swoje zachowanie.

Aby osiągnąć pożądany rezultat, uczestnicy każdego wydarzenia zbiorowego muszą nauczyć się współpracować. Tworzenie pojedynczego zespołu odbywa się w czterech etapach.

1. Znajomość. W tym okresie uczestnicy spotkania są bardzo uprzejmi, starają się lepiej poznać (taka atmosfera utrzymuje się do pierwszego konfliktu interesów) i ustalić wspólne zasady dyskusji.

2. Konflikt interesów. W miarę jak ludzie się dostosowują, stają się bardziej otwarci, co czasami prowadzi do słownych sprzeczek, których nie można kontrolować i które zakłócają spotkanie. Na tym etapie odbywa się swego rodzaju testowanie wszystkich obecnych, ujawnia się ich pozytywne i negatywne cechy.

3. Tworzenie grupy. Na tym etapie formują się grupy interesu i ustala się swego rodzaju równowaga sił.

Ponieważ podczas spotkania wyrażane są różne opinie, produktywna praca jest możliwa tylko w przypadku kompromisu. Trzymając się ustalonego porządku koordynacji interesów, uczestnicy spotkania zbliżają się do końcowego etapu.

4. Współpraca. Na tym etapie wszyscy dochodzą do konsensusu, osiągając cel. Niektórzy eksperci uważają, że jest to najważniejszy etap pracy zespołowej.

Dopiero na ostatnim etapie formowania zespołu można osiągnąć niezbędne i skuteczne wyniki. Decyzja podjęta na drugim lub trzecim etapie nie mogła w pełni odzwierciedlać opinii wszystkich uczestników spotkania.

Spotkanie nie przyniesie rezultatów, jeśli uczestnicy nie będą wystarczająco pracowali nad kwestiami na początkowych etapach. Obecni na spotkaniu nie będą w stanie dojść do konsensusu bez nauczenia się współpracy i szanowania opinii innych osób. Spotkanie służące realizacji osobistych celów nie jest efektywne – gdy obecni nawet nie wiedzą, dlaczego inicjator spotkania ich ze sobą spotkał.

Oczywiście czas trwania każdego etapu zależy od cechy osobiste osób obecnych i stopnia ich znajomości, ale znajomość ogólnej logiki formowania zespołu pozwala szybko przezwyciężyć pojawiające się trudności, nie zatrzymując się zbyt długo na poszczególnych etapach tego procesu.

Efekty dynamiki grupowej.

Decyzje podejmowane wspólnie znacząco różnią się od decyzji podejmowanych samodzielnie. Ta różnica wynika z tzw. „mentalności stadnej”, która wpływa zarówno na całokształt dyskusji, jak i na ostateczne decyzje.

Wpływ grupy na rozwój dyskusji.

Pracując w grupie, ludzie boją się wyglądać głupio. Dlatego wielu z nich boi się wyrazić swoją opinię. Najczęściej wpływ grupy determinuje wystąpienie następujących sytuacji.

Nierzadko zdarza się, że ludzie nie wyrażają swojego zdania z obawy przed utratą swojego statusu, jeśli ich propozycja zostanie odrzucona.

Do wspólnego punktu widzenia dołączają również uczestnicy, którzy nie wiedzą, jak uzasadnić swoją propozycję.

Członkowie, którzy się wahają lub mają odmienne zdanie, nie wypowiadają się, ponieważ nie chcą różnić się od grupy.

Brak sprzeciwu stwarza złudzenie jedności, choć w rzeczywistości wielu po prostu bało się przedstawić swój punkt widzenia sądowi opinii publicznej.

Wpływ grupy na podejmowanie decyzji.

Pracując w grupie, ludzie mogą podejmować najbardziej nieprzewidywalne decyzje. Istnieje tak zwane „zjawisko skłonności do ryzyka” – tendencja do podejmowania bardziej ryzykownych decyzji, jeśli odpowiedzialność za ich konsekwencje jest dzielona z innymi osobami.

Skłonność do podejmowania ryzykownych decyzji w dużej mierze zależy od indywidualnych cech uczestników spotkania oraz relacji, jakie wykształciły się w grupie. Osoby obecne na spotkaniu mogą podjąć ryzykowną decyzję, ponieważ nikt nie ponosi za nią osobistej odpowiedzialności.

Jeśli na początku spotkania przewodniczący ogłosi: „Musimy wykonać następujące ...”, to w rezultacie zostanie to zrobione. Ponieważ jednak celem większości spotkań jest omówienie pewnych kwestii i wymiana pomysłów, lider nie powinien narzucać swojego punktu widzenia wszystkim obecnym. Może to prowadzić do niepożądanych rezultatów i nieprzewidywalnych rozwiązań.

Aby grupa nie odczuwała presji i pracowała produktywnie, facylitator powinien zaangażować uczestników spotkania w omawianie zagadnień.

Wyciągamy wnioski.

Aby spotkanie lub spotkanie było naprawdę produktywne, musisz zrozumieć zasady, według których się odbywa. Nie zapominaj, że ludzie muszą najpierw nauczyć się współpracować. Grupa ludzi stanie się zgranym zespołem, gdy przejdą następujące etapy rozwoju współpracy: znajomość, zderzenie interesów, formacja, współpraca.

Zwykle grupa ma znaczący wpływ na indywidualne myślenie i podejmowanie decyzji, co z kolei wpływa na dynamikę spotkania, w wyniku czego mogą zostać podjęte nieprzewidywalne decyzje.

Planując spotkanie, zawsze bierz pod uwagę etapy procesu budowania zespołu i wpływ, jaki grupa ma na każdą obecną osobę.

Zapytaj siebie.

Pomyśl o tym, co może się wydarzyć na spotkaniu i odpowiedz na następujące pytania.

Czy zgadzasz się z opinią, że spotkanie będzie owocne, jeśli obecna grupa przejdzie przez kilka etapów rozwoju?

Czy zgadzasz się, że grupa wpływa na zachowanie jednostki?

Czy rozumiesz, że czasami ludzie nie zmieniają zdania (nawet jeśli chcą) tylko ze strachu przed utratą twarzy?

Czy zgadzasz się, że milczenie nie zawsze jest oznaką zgody?

Czy wiesz, że grupa ludzi podejmuje bardziej ryzykowne decyzje niż pojedynczy uczestnik spotkania?

Wszystko się ułoży, jeśli…

Wiedz, że istnieją cztery etapy tworzenia grupy, które poprzedzają podjęcie produktywnej decyzji. I dopiero ostatni z nich przyczynia się do uzyskania skutecznych rezultatów;

Zrozum, że grupa ma wpływ na indywidualne myślenie i zachowanie;

Wiedzieć, że pod presją osoba może zgodzić się na zbiorową decyzję sprzeczną z jej własnym zdaniem;

Uznaj, że niektórzy ludzie mogą mieć wspólną opinię tylko dlatego, że boją się wyglądać głupio;

Zrozum, że brak różnicy zdań nie zawsze oznacza zgodę;

Zrozum, że pracując w grupie, ludzie mogą podejmować bardziej ryzykowne decyzje niż indywidualnie;

Prowadząc spotkanie, zawsze miej na uwadze dynamikę grupy.

Przygotowanie do spotkania.

Powodzenie spotkania zależy od jego organizacji. Jest kilka ważnych rzeczy, które należy wiedzieć wcześniej:

Do jakiego rodzaju zdarzenia można przypisać;

Jaki jest cel spotkania;

Jakie kwestie należy omówić;

Kogo trzeba zaprosić?

Kiedy i gdzie zorganizować spotkanie.

Rodzaje spotkań i spotkań.

Spotkania i spotkania, podobnie jak kolacje, są formalne i nieformalne. Aby impreza przebiegła pomyślnie, należy najpierw określić jej charakter.

Oficjalne wydarzenie.

Oficjalne wydarzenie ma jasno określony status i odbywa się zgodnie z ustalonymi zasadami. Na takim spotkaniu zawsze są obecne specjalnie zaproszone osoby. Główne elementy imprezy:

Agenda (lista spraw do omówienia);

Sprawozdania (przedstawiające istotę zagadnień);

Przemówienia (omówienie punktów porządku obrad);

Poprawki (omówienie zmian, które proponuje się wprowadzić do dyskusji);

Debata (prowadzenie dyskusji);

Sporządzenie protokołu (pisemne sprawozdanie ze zdarzeń);

Różne (omówienie spraw, których nie było w porządku obrad).

nieformalne wydarzenia.

Na nieformalnych spotkaniach ludzie czują się bardziej swobodnie. Niemniej jednak i na takie wydarzenia należy się przygotować. Do nieformalnych spotkań potrzebujesz:

Lista tematów do dyskusji;

Gospodarz wydarzenia;

Protokół osiągniętych porozumień.

Imprezy nieformalne odbywają się w luźniejszej atmosferze, ale i tak trzeba pamiętać, że tylko dobrze zorganizowane spotkanie czy zebranie daje pozytywny efekt.

Porządek obrad.

Każde spotkanie powinno mieć program, który należy wcześniej zaplanować. Ten dokument roboczy jest jak kompas, który poprowadzi spotkanie we właściwym kierunku. Agenda pomaga zaoszczędzić czas i nie rozwodzić się nad drugorzędnymi sprawami przez długi czas.

Dobrze przygotowany program składa się z:

Cel, data, godzina i miejsce spotkania;

Lista zaproszonych osób;

Lista omawianych problemów;

główny temat;

Różnorodny;

Daty następnego spotkania.

Porządek obrad określa przebieg spotkania. Najpierw trzeba omówić kwestie łatwe do rozstrzygnięcia, a dopiero potem kontrowersyjne. Aby słuchacze konsekwentnie podejmowali decyzję, musisz rozpocząć spotkanie od pytań. typ zamknięty, co oznacza wybór między „tak” a „nie”. Powiedziawszy „tak” za pierwszym razem, ludzie będą skłonni odpowiedzieć „tak” w innych przypadkach.

Agenda informuje uczestników o tym, jakie kwestie są omawiane i wymagają rozstrzygnięcia.

Jeżeli osoba odpowiedzialna za spotkanie rozpowszechni porządek obrad z wyprzedzeniem (nawet jeśli wersja robocza) wszystkim uczestnikom, każda zaproszona osoba będzie mogła przygotować i zgłosić swoje propozycje do dyskusji. Ponadto pozwala to w odpowiednim czasie dowiedzieć się, czy zapraszany sam będzie obecny na spotkaniu, czy też wyśle ​​inną osobę w jego miejsce.

Kogo zaprosić na spotkanie.

Planując spotkanie, pamiętaj o przysłowiu: „Mniej znaczy więcej”. Spotkanie, w którym biorą udział dwie lub trzy osoby, może być znacznie bardziej produktywne niż spotkanie, w którym bierze udział 10 do 12 osób. Im więcej osób zaproszonych na spotkanie, tym lepszej organizacji i kontroli wymaga.

Jeśli na spotkanie zaproszonych jest wiele osób, należy zastanowić się, czy konieczna jest ich stała obecność, czy też konieczny jest ich udział w omawianiu poszczególnych zagadnień.

Przy ustalaniu, kto zostanie zaproszony na spotkanie, należy wziąć pod uwagę następujące czynniki:

Omawiane kwestie i decyzje do podjęcia;

Informacje do uzyskania podczas spotkania;

Informacje, które należy przekazać zaproszonym osobom;

Potencjalna rola każdego z zaproszonych gości w dyskusji na poruszone tematy.

Wynik spotkania w dużej mierze zależy od kompetencji uczestników. Decydując o składzie uczestników spotkania, kieruj się celami spotkania, zainteresowaniami zawodowymi, cechami osobowymi, aby zdecydować, czy powołanie tej lub innej osoby ma sens.

Miejsce spotkania.

Jeśli w spotkaniu będą uczestniczyć tylko dwie lub trzy osoby, to miejsce powinno być nieformalne, czyli sprzyjać swobodnej atmosferze – np. lobby hotelowe, mała sala czy pole golfowe. Spotkanie z udziałem dużej liczby osób musi mieć zapewnioną salę o komfortowych warunkach – ciepła, jasna, dobrze wentylowana. Konieczne jest również zapewnienie wszystkim gościom napojów (herbata, kawa, woda).

Wszyscy zaproszeni powinni być odpowiednio zakwaterowani i nikt nie powinien przeszkadzać uczestnikom podczas spotkania. Podczas przyjmowania zaproszonych gości często pomija się dwa bardzo ważne czynniki.

Obecni muszą się widzieć.

Facylitator powinien znajdować się w miejscu umożliwiającym nawiązanie kontaktu wzrokowego z każdym z obecnych.

Ważną rolę odgrywa prawidłowe rozmieszczenie osób podczas spotkania.

Jeśli obecni czują się nieswojo, nie widzą siebie nawzajem lub nie widzą materiałów wizualnych - diagramów, wykresów itp., stają się nieuważni. W rezultacie ludzie będą siedzieć od początku do końca spotkania, myśląc o czymś własnym lub bujając w chmurach.

Jeśli na spotkaniu są dwie osoby, które się nie lubią, musisz upewnić się, że nie siedzą obok siebie ani naprzeciw siebie.

Jeśli to możliwe, umieść uczestników w pobliżu różne punkty pogląd: to lepsze niż gromadzenie podobnie myślących ludzi po jednej stronie stołu.

Aby zaproszeni goście bezproblemowo zajęli swoje miejsca, konieczne jest sporządzenie planu zakwaterowania oraz tabliczki identyfikacyjnej dla każdego miejsca. Nazwiska zaproszonych osób powinny być podane na tabliczkach po obu stronach, ponieważ niektórzy z uczestników mogą nie być zaznajomieni.

Planowanie czasu.

Prowadząc spotkanie, należy rozplanować omówienie każdego zagadnienia w czasie. Na przykład:

„pytanie nr 1 - 10 min;

Pytanie nr 2 - 15 min;

Pytanie nr 3 – 20 minut.”

Oszczędza to czas i pozwala nie zatrzymywać się długo na dyskusji nad jednym zagadnieniem.

Wyciągamy wnioski.

Wiadomo, że sukces spotkania w 80% zależy od jego przygotowania. Posiadanie porządku obrad jest jednym z nich ważne czynniki udane spotkanie lub spotkanie.

Wynik spotkania zależy również od zaproszonych osób. Jeśli na spotkaniu są obecne kompetentne osoby, sukces gwarantowany.

Stworzenie komfortowych warunków spotkania pomoże uczestnikom skoncentrować się na zaplanowanych zagadnieniach. Konieczne jest również jasne uregulowanie czasu na omówienie każdego zagadnienia.

Wszystkie te czynniki razem składają się na efektywne przeprowadzenie spotkania.

Zapytaj siebie.

Zastanów się, jak przygotowujesz się do spotkania i odpowiedz na poniższe pytania.

Czy wiesz, że formalne spotkanie musi odbyć się zgodnie z przyjętymi zasadami?

Czy zgadzasz się, że każde nieformalne wydarzenie ma element formalności?

Czy wiesz, że agenda jest niezbędna do udanego spotkania?

Czy zgadzasz się, że cel spotkania powinien być jasno określony?

Czy zgadzasz się, że na spotkanie powinny być zapraszane tylko osoby kompetentne, których obecność pomoże osiągnąć założone cele?

Czy zgadzasz się, że spotkanie powinno odbywać się w komfortowych i odpowiednich warunkach?

Czy zgadzasz się, że miejsca dla obecnych powinny być ustawione w taki sposób, aby wszyscy mogli się widzieć?

Czy planujesz czas na omówienie każdego zagadnienia?

Wszystko się ułoży, jeśli…

Korzystaj z zasad i przepisów dotyczących organizowania oficjalnych wydarzeń;

Przygotuj się z wyprzedzeniem nawet na nieformalne spotkanie;

Zakomunikować z wyprzedzeniem porządek obrad wszystkim zaproszonym osobom;

Zaproś na spotkanie kompetentne osoby;

Prawidłowo rozmieścić uczestników spotkania (obecność tabliczek identyfikacyjnych jest obowiązkowa);

Ustal czas na omówienie każdego problemu.

Prowadzenie spotkań i konferencji.

Jeśli zamierzasz zorganizować spotkanie, istnieje kilka zasad, które zapewnią pozytywny wynik. Rozpoczęcie spotkania z pozytywnym nastawieniem i jasnymi ramami czasowymi pomoże ludziom skoncentrować się na punktach programu. Spotkanie przebiegnie szybko i sprawnie posunie się do przodu, jeśli dyskusja od samego początku będzie prowadzona we właściwym kierunku. Pamiętaj, że na koniec spotkania musisz podsumować.

Rozpocznij spotkanie lub spotkanie.

Przy otwieraniu spotkania należy przestrzegać następujących zasad.

1. Powitanie.

Każde spotkanie powinno zaczynać się od powitania. Jeżeli na zebraniu pojawiają się nowe osoby, muszą one przedstawić się po kolei, podając swoje imię i nazwisko oraz stanowisko. I dopiero potem można przystąpić do dyskusji nad sprawami z porządku obrad. Jeśli ktoś jest zmuszony przyjść na spotkanie później lub wyjść przed wszystkimi innymi, należy ostrzec obecnych od samego początku.

2. Akceptacja protokołów.

Jeżeli posiedzenie odbywa się w kilku etapach i omawiane są te same kwestie (lub jest to kolejne posiedzenie komisji stałej), należy przejrzeć protokoły i zapisy z poprzednich posiedzeń. Należy to robić tylko podczas oficjalnych spotkań. Zapytaj widzów: „Kto ma pytania dotyczące strony nr 1?” (Pauza.) „Strona nr 2?” itp. Być może popełniono błędy gramatyczne lub semantyczne, które zniekształciły istotę podjętych decyzji.

Oszczędzanie czasu.

Oszczędność czasu jest głównym czynnikiem sukcesu spotkania. Od samego początku konieczne jest kontrolowanie przepisów, aby nie tracić czasu. Aby to zrobić, postępuj zgodnie z kilkoma prostymi zasadami.

Rozpocznij spotkanie punktualnie, nawet jeśli nie wszyscy jeszcze dotarli.

Przypomnij obecnym o „kosztach” takiego spotkania (w tym celu musisz wiedzieć, ile zarabia każdy z obecnych). Np.: „900 euro – koszt jednej godziny spotkania odpowiednio 15 euro za minutę, więc radzę nie marnować czasu, tylko efektywnie go wykorzystać”.

Ustaw zegar tak, aby tarcza była dobrze widoczna. Zostaw dziesięć minut na koniec spotkania na podsumowanie.

Rób przerwy, jeśli spotkanie jest długie. Ludzie muszą odpocząć.

Daj uczestnikom czas na zastanowienie się nad niektórymi pytaniami. Na przykład: „Proponuję zrobić 10-minutową przerwę, a następnie poczekać na sugestie”.

Zakończ spotkanie na czas, a nawet wcześniej, jeśli udało Ci się omówić wszystkie kwestie przed końcem zaplanowanego czasu.

Istotne jest, aby wszyscy obecni zdawali sobie sprawę z wagi spotkania. Dzięki temu nie będziesz żałować straconego czasu. Wszyscy uczestnicy powinni mieć świadomość, że na omawianie poruszonych kwestii poświęca się tylko tyle czasu, ile jest konieczne.

Koncentracja uwagi.

Od samego początku spotkania dobrze byłoby przypomnieć o jego celach. Pomoże to natychmiast skierować dyskusję we właściwym kierunku.

Jasno opisz obecną sytuację lub problem. Na przykład: „Nasz personel znacznie się powiększył, więc w biurze zrobiło się tłoczno”.

Przypomnij ludziom główny cel spotkania. Na przykład: „Naszym celem jest znalezienie sposobu na reorganizację istniejącej przestrzeni”.

Ustal kolejność dyskusji. Na przykład: „Najpierw musisz zdecydować, gdzie najlepiej umieścić drukarkę, do której każdy powinien mieć dostęp. Po drugie, zdecyduj, jak najlepiej rozmieścić stoły, aby zorganizować kolejne miejsce pracy.

To zmusi ludzi do myślenia i skupienia się na rozwiązywaniu problemów z porządku obrad.

Zarządzanie dyskusjami.

Od samego początku spotkania facylitator powinien kierować dyskusją we właściwym kierunku. W tym celu należy:

Trzymaj się porządku obrad. Jeżeli nie podjęto decyzji o zmianie porządku obrad, należy postępować zgodnie z zatwierdzonym planem. Na przykład: „Przejdźmy do omówienia pytania nr 4”.

Pomóż rozwiązać problemy. Jeśli ludzie zaczną omawiać kwestie, które nie są na porządku dziennym, należy dołożyć wszelkich starań, aby skierować energię bezpośrednio na osiągnięcie celów. Na przykład: „Czy pamiętasz, dlaczego wszyscy tu jesteśmy?” lub „Myślę, że nie powinniśmy teraz omawiać tego problemu…”.

Utrzymując dyskusję na właściwym torze, pozwolisz wszystkim obecnym wziąć udział w dyskusji na dany temat.

Można to osiągnąć w następujący sposób.

Zwróć uwagę na „nieobecnych” w pokoju. Jeśli zauważysz, że ktoś ze słuchaczy w zamyśleniu patrzy w przestrzeń lub milczy, zachęć tę osobę do włączenia się do dyskusji, zadając jej pytanie bezpośrednio. Na przykład: „Jim, czy jest coś jeszcze, co możesz dodać?” lub „Jane, co myślisz o tej propozycji?”.

Weź pod uwagę doświadczenie wszystkich obecnych. Do podjęcia właściwej decyzji konieczne jest, aby wykwalifikowani pracownicy dzielili się swoim doświadczeniem. Na przykład: „Fred, myślę, że miałeś taką samą sytuację. Co zrobiłeś?"

Prześlij sugestie. Przedstawiając pomysły, które zawierają możliwe kierunki działań, możesz pomóc ludziom myśleć kreatywnie i pozostawać na właściwej drodze. Na przykład: „Czy nie byłoby źle to zrobić?…” lub „Omówimy tę możliwość?…”.

Wspieraj pomysły. Popieranie opinii i poglądów innych sprawia, że ​​dyskusja jest bardziej produktywna. Na przykład: „To może faktycznie zadziałać” lub „Pomysł Piotra jest obiecujący. Co myślisz? Paweł, zacznijmy od ciebie”.

Zachować kolejność.

Spotkania nie zawsze przebiegają tak, jakbyś sobie tego życzył. Czasami zachowanie niektórych uczestników negatywnie wpływa na jej przebieg. Zwykła słowna potyczka może nawet przerodzić się w bójkę. Oczywiście nie tak łatwo uspokoić szalejących, ale i tak przewodniczący zgromadzenia musi wykorzystać daną mu władzę, aby powstrzymać hańbę.

Aby uniknąć takich sytuacji, musisz podjąć pewne środki.

Należy przypomnieć, że nie należy się personalizować. Na przykład: „Nie musisz wszystkiego komentować. Wróćmy do pytania...

Destrukcyjne stwierdzenia należy zniechęcać, zadając konkretne pytania. Na przykład: „Ted, jeśli nie zgadzasz się z Bobem, co możesz zasugerować, aby rozwiązać ten problem?”.

Powinieneś iść naprzód, jeśli otrzymano rozsądną ofertę. Na przykład: „Myślę, że ten temat można długo omawiać, ale musimy iść dalej. Decydujmy głosując”.

Napiętą atmosferę można rozładować przypomnieniem celu spotkania i związanymi z tym komentarzami. Na przykład: „Oczywiście ten temat jest bliski każdemu. Ale tak czy inaczej, zakończmy dyskusję”.

Chociaż uczestnicy spotkania rzadko łamią zasady, to jednak trzeba wiedzieć, jak naprawić taką sytuację, jeśli taka się zdarzy.

Odejście od istoty omawianych zagadnień.

Czasami w trakcie dyskusji ludzie mogą odstąpić od rozwiązania najważniejszych problemów lub ominąć tę lub inną kwestię bez podejmowania decyzji. Taka fermentacja musi zostać zatrzymana – a im szybciej, tym lepiej.

Utrzymanie spotkania na właściwym torze będzie wymagało taktu i dyplomacji. Ale najpierw musisz poznać pewne techniki odwracania uwagi od rozwiązywania zaplanowanych problemów.

Tworzenie trudności. Nie karm niektórych chlebem, daj okazję do przedyskutowania problemów i błędów. Na przykład: „Nie możemy tego zrobić, ponieważ…”, „Próbowaliśmy to zrobić ostatnim razem i nie zadziałało”. Zadając właściwe pytania, zmuszasz ludzi do uzasadnienia swojego punktu widzenia, a tym samym uniemożliwiasz innym angażowanie się w kłótnię.

Natrętne pomysły. Podczas spotkania ktoś obecny może mieć obsesję. Ta osoba nieustannie przypomina o niej innym ludziom. Prowadzący powinien mu taktownie przypomnieć, że wszyscy już słyszeli jego propozycję i nie ma potrzeby jej powtarzać.

Dyskusja nad sprawami drugorzędnymi. Niektórzy ludzie mogą zboczyć z tematu, nawet nie zdając sobie z tego sprawy. Na przykład: „Czy ktoś tutaj widział drugi tom Oxford Dictionary?” - mówi ktoś, dyskutując o tym, gdzie lepiej wyposażyć miejsce do przechowywania książek. Możesz skierować dyskusję we właściwym kierunku, wskazując osobie, że nie jest to tematem tej dyskusji.

Osiągnięcie porozumienia.

Facylitator spotkania lub spotkania powinien pokierować dyskusją, płynnie doprowadzając uczestników do konsensusu. Aby podjęte decyzje spotkały się z poparciem wszystkich uczestników, należy skorzystać z kilku sprawdzonych technik.

Porównaj wszystkie za i przeciw. Podsumowując, należy wskazać kwestie, w których osiągnięto porozumienie, a następnie zatrzymać się nad punktami spornymi. Na przykład: „Więc osiągnęliśmy porozumienie w tej sprawie… Ale nadal nie zdecydowaliśmy…”.

Zadawaj pytania wyjaśniające. Zadawaj pytania, aby upewnić się, że dobrze rozumiesz tę osobę. Pomoże to również wyjaśnić sytuację innym osobom, jeśli wstydzą się zadać pytanie. Na przykład: „Czy to miałeś na myśli?…”, „Daj mi znać, czy dobrze cię zrozumiałem?…”.

Podsumuj omówienie każdego zagadnienia. Na zakończenie dyskusji na dany temat pamiętaj o podsumowaniu, aby uczestnicy mogli zrozumieć wyniki spotkania: „Pamiętajmy, jakie decyzje zapadły. Wszyscy są zgodni, że w przypadku pytania numer 2 najlepszym rozwiązaniem byłoby… ”.

Zapewnienie osiągnięcia konsensusu. Do dyskusji nad kolejnym zagadnieniem można przystąpić dopiero po upewnieniu się, że decyzja została jednogłośnie poparta. Na przykład: „Powiedz mi, czy wszyscy zgadzają się z podjętą decyzją?”, „Czy ktoś chce jeszcze coś dodać do dyskusji, zanim przejdziemy do następnej kwestii?”, „Czy wszyscy się zgadzają?”.

Ta taktyka pomaga utrzymać aktywny udział uczestników w dyskusji i popchnąć ich do wspólnej decyzji.

Podjęta decyzja musi zostać natychmiast spisana. Będziesz więc mieć pewność, że później nikt nie zmieni swojego punktu widzenia ani nie wyrazi sprzeciwu wobec podjętej decyzji. Jeśli nie ma ogólnej zgody co do podjętej decyzji, ta sama kwestia może pojawić się później lub na następnym spotkaniu.

Zreasumowanie.

Na koniec spotkania mądrze jest upewnić się, że wszyscy uczestnicy zgadzają się z decyzją. Konieczne jest również przywrócenie w pamięci wszystkich podjętych decyzji. Możesz to zrobić:

podsumowując i ponownie ogłaszając podjęte decyzje. Będziesz więc mieć pewność, że wszyscy obecni zgadzają się z podjętą decyzją i nie będą mogli później powiedzieć, że nie wiedzieli, o czym rozmawiano. Na przykład: „A teraz chcę podsumować. Na porządku dziennym była kwestia reorganizacji istniejącej przestrzeni biurowej. Postanowiliśmy więc przede wszystkim… Zdecydowaliśmy też, że…

ustalanie zadań i ram czasowych. Pomoże to kontrolować, kto otrzymał zadania i jakie są terminy. Na przykład: „Zdecydowano, że Jim jest odpowiedzialny za organizację… do 30 maja i jest w kontakcie z Jill, która jest odpowiedzialna za…”.

Przed podsumowaniem musisz zapisać zadanie dla każdej osoby na osobnych kartkach. jasny kolor. Na koniec spotkania rozdaj arkusze zadań, mówiąc: „To jest twoje zadanie do wykonania przed następnym spotkaniem. Ponieważ kolor papieru z twoim zadaniem jest bardzo jasny, jest mało prawdopodobne, że go zgubisz.

Podsumowanie to kluczowy moment spotkania. Wynik może być znikomy, a wysiłek zmarnowany, jeśli pod koniec spotkania nie zostaną wskazane podjęte decyzje. Ludzie muszą mieć pewność, że wszystkie sprawy zostały rozwiązane, każdy ma zadania, dlatego spotkanie zakończyło się sukcesem.

Wyciągamy wnioski.

Niezależnie od charakteru spotkania i tego, jakie kwestie są na porządku dziennym, moderator musi koniecznie poinformować wszystkich uczestników o celach spotkania. Musi nie tylko obserwować przebieg dyskusji, ale kontrolować ją i kierować we właściwym kierunku.

Na koniec spotkania należy podsumować wyniki.

Zapytaj siebie.

Zastanów się, jak najlepiej przeprowadzić zebranie lub zebranie i odpowiedz na poniższe pytania.

Dobrze zaczynasz spotkanie?

Czy zawsze zaczynasz spotkania punktualnie?

Czy przypominasz ludziom o celu spotkania?

Trzymasz się porządku obrad? Jeśli dyskusja odbiega od tematu spotkania, czy kierujesz dyskusją we właściwym kierunku?

Czy przestrzegasz ustalonego porządku?

Czy dajesz wszystkim uczestnikom możliwość wypowiedzenia się?

Czy sprawdzasz, czy wszyscy zgadzają się z decyzją?

Podsumowujecie na koniec spotkania? Czy upewniasz się, że wszyscy znają swoje zadania?

Wszystko się ułoży, jeśli…

Przeprowadź spotkanie w taki sposób, aby uzyskać określony wynik;

Rozpocznij spotkanie punktualnie, nawet jeśli nie wszyscy zaproszeni jeszcze się pojawili;

Przygotuj program i przedyskutuj poruszone kwestie;

Daj wszystkim uczestnikom możliwość wypowiedzenia się;

Podejmuj tylko świadome decyzje;

Aby skierować zboczoną dyskusję we właściwym kierunku;

Upewnij się, że wszyscy zgadzają się z decyzją;

Podsumowanie na koniec spotkania i odnotowanie, kto otrzymał zadanie iw jakim czasie musi je wykonać;

Skoncentruj się na uzyskaniu zaplanowanych rezultatów ze spotkania.

Prowadzenie protokołu ze spotkania.

Na zakończenie spotkania lub spotkania konieczne jest sporządzenie protokołu, w którym opisane zostaną podjęte decyzje, a także odnotowany, który z obecnych otrzymał zadanie. Mądrze byłoby spróbować ocenić spotkanie: zastanowić się, co zadziałało, a nad czym trzeba jeszcze popracować, aby następnym razem wydarzenie odniosło większy sukces.

Sporządzanie protokołu.

Niepożądane jest, aby protokół był prowadzony przez przewodniczącego posiedzenia. Notatki powinny być sporządzane przez profesjonalnego sekretarza, tak aby przewodniczący mógł kontrolować dyskusję.

Podczas spotkania.

Osoba sporządzająca protokół musi wykonać następujące czynności:

Zapisz ważne myśli obok każdego punktu porządku obrad; odnotować podjętą decyzję i osobę odpowiedzialną za jej wykonanie;

Pomóż przewodniczącemu poprowadzić spotkanie (zwłaszcza podczas oficjalnych spotkań) zgodnie z zasadami;

Mieć pod ręką protokół i porządek obrad poprzedniego spotkania, a także duplikaty tych dokumentów dla niedoinformowanych uczestników;

Kontroluj czas przeznaczony na omówienie każdego zagadnienia. Pomoże ci to nie skupiać się na jednym temacie.

Czasem podczas spotkania trzeba robić jednocześnie transkrypcje i krótkie notatki.

Upewnij się, że sekretarka bardzo uważnie słucha i robi notatki ważne szczegóły i frazy kluczowe. Musi również spisać nazwiska wszystkich mówców, aby uniknąć ewentualnych nieporozumień.

Na zakończenie spotkania.

Po posiedzeniu należy sporządzić protokół zgodnie z regulaminem. Najlepiej zrobić to zaraz po spotkaniu, w pościgu. Odkładanie na później to zła decyzja.

Protokół musi zawierać:

Nagłówek wskazujący cel spotkania i datę spotkania;

Lista obecnych;

Lista osób, które nie przyszły na spotkanie;

Podjęte decyzje i lista pracowników, którym powierzono zadanie.

Protokół musi zawierać krótki opis spotkania w styl biznesowy. Do tego potrzebujesz:

Tylko do użytku mowa zależna, napisz w czasie przeszłym. Na przykład: „Jim Smith zwrócił uwagę, że…”, „Jane Brown powiedziała, że ​​nie było to trudne, ponieważ…”, „Zdecydowano…”;

Zapisz tylko główne fakty, bez wskazywania osobistych opinii;

Zaznacz zadania pogrubioną czcionką lub zapisz je w tabeli z zadaniami, wskazując imię i nazwisko oraz stanowisko osoby odpowiedzialnej za ich realizację.

Przed wydrukowaniem protokołu należy upewnić się, że jego treść jest zgodna z prawdziwa sytuacja przypadkach, ponieważ nieścisłości mogą prowadzić do nieporozumień.

Należy pamiętać, że protokół nie jest końcowym wynikiem spotkania, a wskazówką do dalszych działań. Posiadając protokół będziesz mieć pewność, że wszyscy pracownicy są świadomi omawianych na spotkaniu spraw i podjętych decyzji.

Oceń spotkanie lub spotkanie.

Większość osób, które odbywają spotkania lub spotkania, zmęczone tym trudnym zadaniem, cieszy się z ich zakończenia i dlatego nie zawraca sobie głowy szczegółową analizą spotkania. Jeśli musisz regularnie organizować spotkania, na koniec spotkania powinieneś zastanowić się, czy wszystko poszło zgodnie z planem. Ponadto, aby uniknąć błędów podczas kolejnego spotkania, warto zasięgnąć opinii innych jego uczestników.

Najprostszym sposobem na poznanie opinii innych osób jest poproszenie ich o wypełnienie krótkiej, przygotowanej wcześniej ankiety.

Możesz zadać następujące pytania:

Czy to spotkanie było dla Ciebie pomocne? (Więc nie.).

Czy powiedzieli wszystko, co było konieczne? (Więc nie.).

Czy jesteś zadowolony z organizacji spotkania? (Więc nie.).

Czy wiesz, co robić po zakończeniu spotkania? (Więc nie.).

Masz jakieś komentarze?

Gdy już uzyskasz odpowiedzi (nawet jeśli nikt nie udzieli szczegółowej odpowiedzi na pytanie o komentarze), będziesz mógł ocenić, na ile spotkanie się udało, czy nie doszło do pomyłek. A następnym razem postaraj się poprowadzić spotkanie na wyższym poziomie.

Wyciągamy wnioski.

Protokoły to bardzo ważna czynność podczas spotkania. Prowadzenie protokołów pozwala zachować treść całego spotkania na piśmie, a później uniknąć zniekształcenia podjętych decyzji.

Protokół sporządzany jest w zwięzłej formie bezpośrednio po posiedzeniu. Protokół powinien być jasny i zrozumiały dla wszystkich, a także zachęcać do notowania otrzymanych zadań. Ten dokument pomoże Ci upewnić się, że spotkanie było udane i efektywne.

Zapytaj siebie.

Rozważ potrzebę rejestrowania i odpowiedz na następujące pytania.

Czy pracujesz produktywnie z osobą, która sporządza protokół ze spotkania?

Czy wszystkie kluczowe punkty zostały zapisane podczas spotkania?

Czy wszystkie podejmowane decyzje są rejestrowane?

Czy protokół został sporządzony bezpośrednio po posiedzeniu?

Czy spisano tylko podstawowe fakty, a nie osobiste opinie?

Czy sprawdziłeś protokół przed wydrukowaniem?

Czy jesteś pewien, że protokół jest dokładnym opisem spotkania?

Wszystko się ułoży, jeśli...

Pomoże Ci osoba, która sporządza protokół ze spotkania;

Zapisz wszystkie podjęte decyzje;

Dokładnie wskaż zadania i nazwiska osób odpowiedzialnych za ich realizację;

Sporządź protokół bezpośrednio po spotkaniu;

Zrozum, że protokół to dokładny, zwięzły i obiektywny opis spotkania.

Twój stosunek do spotkań biznesowych.

Aby spotkanie było produktywne, potrzebna jest nie tylko umiejętność jego przeprowadzenia, ale także pozytywne nastawienie. Aktywny udział i kontrola nad przebiegiem spotkania przynosi zamierzony efekt.

Zarządzanie spotkaniem.

Jeśli chcesz, aby spotkanie zakończyło się sukcesem, musisz chcieć wziąć stery w swoje ręce. Jeśli tego nie zrobisz, wiele stracisz. Biorąc na siebie ciężar przywództwa, możesz:

Pozwól sobie narzucać innym swój punkt widzenia i rób to stanowczym tonem.

Pamiętaj o swoim prawie do kontrolowania spotkania.

Przekonaj się, że możesz to zrobić, a nawet czerpać z tego przyjemność.

Osoby obecne na spotkaniu postrzegają Cię jako lidera i oczekują odpowiedniego działania. Ponieważ nie mogą samodzielnie zarządzać spotkaniem, polegają całkowicie na Tobie.

Czekając na cud

Pokładając pewne nadzieje na spotkaniu, możesz uzyskać pożądany rezultat. Aby marzenia się spełniły, musisz mieć pewność, że:

Spotkanie jest bardzo ważne (jeśli uważasz inaczej, nie ma potrzeby organizowania spotkania);

Na spotkanie zapraszane są osoby kompetentne (jeśli nie jesteś pewien kompetencji obecnych osób, nie będziesz mógł poprzeć ani odrzucić ich pomysłów i propozycji);

Czas nie będzie zmarnowany (jeśli tak nie myślisz, to rzeczywiście czas będzie zmarnowany);

Pożądane rezultaty zostaną osiągnięte (przekonanie, że twoje działanie nie przyniesie owoców, z góry skazuje wydarzenie na niepowodzenie).

Nastawienie do spotkania wpływa na atmosferę wydarzenia. Jeśli początkowo będziesz negatywnie nastawiony, zapanuje przytłaczająca atmosfera. I odwrotnie, spotkanie odbędzie się w ciepłej, przyjaznej atmosferze, jeśli od razu dostroisz się do dobra, a nawet trochę żartujesz.

Realizacja.

Tylko dzięki wspólnemu wysiłkowi uczestników spotkanie może się odbyć pomyślnie. Ale jeśli nic nie zostanie zrobione, aby wprowadzić w życie jego decyzje, to oczywiście nic z tego nie wyniknie. Aby mieć pewność, że spotkanie nie poszło na marne:

Przeczytaj ponownie protokół ze spotkania, wyjaśnij, co ty i twoi współpracownicy powinniście zrobić;

Opracuj plan, który pomoże Ci wykonać wszystkie zadania na czas;

Działaj i nie miej nadziei, że zostaniesz zwolniony z przydzielonego zadania.

Rozpoczynając zadania zaraz po spotkaniu, odniesiesz sukces. Jeśli wszyscy wniosą swój wkład, wynik spotkania przekroczy wszelkie oczekiwania.

Wyciągamy wnioski.

Twoje podejście do zorganizowania spotkania lub spotkania odgrywa ważną rolę w powodzeniu tego wydarzenia. Wyniki spotkania będą nieistotne, jeśli podjęte decyzje nie zostaną wdrożone. Staranne przygotowanie do spotkania sprawi, że nie zmarnujesz czasu i wysiłku. Im więcej oczekujesz od spotkania, tym bardziej będzie ono produktywne.

Wkładając wysiłek w osiąganie wyników podczas spotkania, dajesz świetny przykład innym. Twoją nagrodą jest sukces. I oczywiście nigdy nie usłyszysz, że spotkanie pod twoim przewodnictwem było stratą czasu.

Zapytaj siebie.

Pomyśl o tym, co myślisz o spotkaniach biznesowych i odpowiedz na poniższe pytania.

Spodziewasz się jakichś rezultatów spotkania?

Czy potrafisz zainspirować inne osoby pozytywnym nastawieniem do spotkania?

Czy wierzysz w wartość spotkań?

Czy prowadząc spotkanie zawsze masz pewność, że robisz to na odpowiednim poziomie?

Czy kontrolujesz przebieg spotkania?

Czy w razie potrzeby odbiegasz od zasad spotkania?

Czy wykonujesz zadanie po spotkaniu?

Wszystko się ułoży, jeśli…

Mieć wysokie oczekiwania co do spotkania;

Miej pozytywne nastawienie do spotkania;

Wierzyć, że uda się skutecznie przeprowadzić spotkanie;

Od samego początku kontroluj przebieg spotkania;

Być w stanie wpływać na ludzi;

Nadzieja na dobre wyniki;

Sprawdzamy ponownie.

Jeśli czujesz, że spotkanie nie poszło tak, jakbyś sobie tego życzył, pomyśl, że mogłeś coś przegapić.

Zachowanie uczestników spotkania.

Jeśli ludzie zachowują się niewłaściwie podczas spotkania, być może poświęciłeś bardzo mało czasu na proces rozwijania współpracy w zespole, która jest niezbędna do produktywnej pracy. Albo nie pomyślałeś o wpływie grupy na jednostkę i nie zdawałeś sobie sprawy, że pod presją grupy osoba może zachowywać się w sposób dla niej nie charakterystyczny.

Organizacja spotkań.

Jeśli spotkanie nie rozpoczyna się punktualnie, pytania do dyskusji nie są przemyślane, nie ma osoby, która powinna spisać protokół, nie podaje się kawy – to świadczy o braku organizacji i przyczynia się do wielu problemów. Jeśli uczestnicy nie zostali zapoznani z agendą przed spotkaniem, to nie mieli możliwości przygotowania się, a wyniki spotkania będą bardzo nieistotne.

Zarządzanie dyskusjami.

Spotkanie się przeciąga, ostateczne decyzje nie zapadają, nikt z obecnych nie zrozumiał, jak wszyscy doszli do takiej czy innej decyzji i czy w ogóle została podjęta… Taka sytuacja wynika z braku kontroli nad spotkaniem przez prowadzącego . Być może nie kontrolowałeś dyskusji i odbiegła ona od porządku obrad; lub nie upewnił się, że wszyscy zgadzają się z podjętymi decyzjami; a może nie masz czasu na podsumowanie spotkania.

Sporządzanie protokołu.

Jeżeli protokół nie zostanie sporządzony bezpośrednio po posiedzeniu, to jak najbardziej ważne fakty zostaną pominięte, a wszystkie niezbędne informacje nie zostaną zapisane w protokole.

stosunek do spotkania.

Jeśli traktujesz spotkanie jako zwykłą formalność i nie liczysz na pozytywny wynik, to na koniec spotkania będziesz rozczarowany. Musisz wiedzieć, że nastawienie do spotkania bezpośrednio wpływa na powodzenie jego przeprowadzenia.

Korzyści z efektywnych spotkań i spotkań.

Spotkania są nieodłączną częścią współczesnego życia. Aby spotkanie zakończyło się sukcesem, zwróć uwagę na jego przygotowanie.

Korzyści z dobrze przygotowanego spotkania.

Uczestnicy są dobrze poinformowani.

Każdy ma możliwość wypowiedzenia się.

Ludzie studiują i oceniają opinie innych.

Osiągnięto konsensus.

Decyzje zostały podjęte, nawet jeśli postanowiono nic nie robić.

Ludzie chętnie wykonują podjęte decyzje, ponieważ bezpośrednio uczestniczyli w dyskusji.

Podjęto pewne środki.

Zadania wykonane.

Do realizacji zadań niezbędne jest zaangażowanie ludzi w proces omawiania zagadnień. Skuteczne spotkanie zapewni pożądany rezultat.

Słowniczek.

Wynik- wniosek, co jest wydedukowane.

Grupa- zbiór ludzi zjednoczonych wspólnymi zainteresowaniami, zawodami i działaniami.

Indywidualny- osoba jako odrębna osoba.

Kontrola- weryfikacja, a także stały monitoring dla celów zarządczych lub nadzorczych.

Raport- szczegółowy opis wykonanej pracy.

Złamać- okres, w którym czynność zostaje wstrzymana.

Porządek obrad- wykaz spraw do omówienia na spotkaniu. Pytania muszą być w określonej kolejności.

Trening- doprowadzić coś do stanu gotowości.

Oferta To, co jest oferowane, jest oferowane.

Przewodniczący (gospodarz)- wybrana osoba prowadząca zgromadzenie.

Protokół- dokument z zapisem wszystkiego, co dzieje się na spotkaniu, spotkaniu, spotkaniu.

Wynik- co otrzymuje się na końcu jakiejś czynności, wynik.

Sekretarz- osoba sporządzająca protokół posiedzenia, sesji.

Spotkanie (spotkanie)- wspólna obecność gdzieś kilku członków zespołu w celu przedyskutowania, rozwiązania wszelkich problemów.

Cel- Przedmiot pożądania; co trzeba osiągnąć.

O autorze.

Keith Keenan jest dyplomowanym psychologiem z tytułem licencjata, magistrem filozofii. W 1978 r. otworzyła poradnię psychologiczną dla pracowników dużych przedsiębiorstw produkcyjnych. Jej celem jest pomoc ludziom w realizacji ich ukrytego potencjału.

Opracowane przez Keitha Keenana indywidualne programy pomagają współczesnym liderom samodzielnie znajdować i rozwiązywać problemy organizacyjne – od indywidualnej oceny w doborze personelu po budowanie zespołu i badanie relacji w zespole. Keith woli szkolić menedżerów, pomagając im w opracowywaniu programów rozszerzania i rozwijania zasobów firmy.

W przeszłości Kate zawsze denerwowała się, gdy musiała sama poprowadzić spotkanie, ale później zrozumiała, że ​​skupiając się na realizacji swoich celów, może osiągnąć dobre wyniki, a nie tylko marnować czas.

Nie do pomyślenia jest praca jakiejkolwiek organizacji bez komunikacji biznesowej. Odpowiednio zbudowana komunikacja pomiędzy pracownikami pozwala na płynne i szybkie rozwiązywanie zadań.

Rodzajów spotkań w organizacjach jest wiele, a każde z nich ma swoją specyfikę i zadania. Znajomość takich niuansów ułatwi dyskusję na tematy biznesowe. W tym artykule dowiesz się, jakie są rodzaje spotkań, pomożesz zrozumieć, dlaczego się odbywają i jak są rejestrowane w pracy biurowej.

Cele spotkań biznesowych

Każdy rodzaj spotkań biznesowych pozwala zobaczyć całościowy obraz sytuacji w organizacji, zidentyfikować jej słabe i słabe strony silne strony. Warto zauważyć, że przy udziale w tej formie komunikacji biznesowej ma miejsce szybka firma lub przedsiębiorstwo.

Zadania

Można wyróżnić następujące zadania wszystkich rodzajów spotkań:

• rozwiązywanie bieżących problemów i spraw;
• integracja działań działów zgodnie z celem strategicznym firmy;
• ocena firmy i jej poszczególnych pionów strukturalnych;
• utrzymanie i rozwój polityki firmy.

Aby zrozumieć, w jakim formacie zorganizować takie wydarzenie biznesowe, należy zdecydować, które z powyższych zadań będzie mu odpowiadać, a następnie zrozumieć, do której klasyfikacji będzie należeć.

Rodzaje i klasyfikacja

Spotkanie, jako rodzaj komunikacji biznesowej, może mieć różną formę, od której zależy jego tematyka oraz lista obecnych urzędników.

Należy wyróżnić główną klasyfikację spotkań:

1. Obszar własności. Można tu wyróżnić takie rodzaje spotkań, jak administracyjne (polegające na omawianiu problematycznych zagadnień), naukowe (seminaria i konferencje, których celem jest omawianie aktualnych zagadnień naukowych), polityczne (zapewniające spotkanie członków dowolnych partii politycznych i ruchy) oraz typy mieszane.
2. Skala. Wyróżnia się tu międzynarodowe, w które zaangażowani są specjaliści z innych krajów lub partnerzy zagraniczni, krajowi, regionalni, a także miejscy.
3. Prawidłowość. W obu formatach spotkania mogą być ciągłe lub cykliczne.
4. W zależności od miejsca wdrożenia - lokalnie lub w podróży.

A także wszelkiego rodzaju spotkania można podzielić w następujący sposób:

1. Pouczający, zapewniający dyrektywny format prowadzenia, w którym przełożony przywódca przekazuje informacje bezpośrednio swoim podwładnym, które następnie rozchodzą się i są przekazywane wzdłuż pionu władzy. Najczęściej w trakcie takiej komunikacji biznesowej słychać polecenia prezesa, które mogą znacząco wpłynąć na przebieg przedsiębiorstwa, mogą to być również normy zachowań czy ważne innowacje.
2. Operacyjny (wysyłka). Celem tego typu spotkań jest uzyskanie informacji o stanie rzeczy w organizacji lub przedsiębiorstwie. Przepływ informacji w tym przypadku jest kierowany od podległych podwładnych do kierowników działów lub do CEO. Zasadniczo na spotkaniach operacyjnych omawiane są kwestie dotyczące realizacji map drogowych, planowanych działań, planów strategicznych i operacyjnych. Ważna różnica od wszystkich pozostałych spotkań operacyjnych (dyspozytorskich) polega na tym, że odbywają się one regularnie i mają ustaloną listę uczestników. Warto również zaznaczyć, że w trakcie spotkania może nie być żadnego porządku obrad.
3. Problematyczny. Spotkanie takie zwoływane jest w przypadku pilnej potrzeby podjęcia decyzji o wykonaniu zadań w krótkim czasie lub rozwiązaniu globalnego problemu przedsiębiorstwa.

Oprócz wszystkich powyższych, można osobno wyróżnić jeden z najbardziej popularny pogląd spotkanie produkcyjne - spotkanie planistyczne. Z reguły takie wydarzenie odbywa się codziennie lub raz w tygodniu, na którym obecny jest kierownik działu i bezpośredni wykonawcy, którzy otrzymują zadania na dany dzień i omawiają postępy w ich realizacji.

Tematem spotkania personelu przedsiębiorstwa na spotkanie mogą być wszelkiego rodzaju kwestie pojawiające się w trakcie działalności przedsiębiorstwa, a przebieg dyskusji można poświęcić zmianom otoczenie zewnętrzne w którym działa dana organizacja.

Organizacja spotkania

Każde spotkanie, niezależnie od formatu, wymaga starannego przygotowania, ponieważ od tego momentu zależy jego skuteczność. Początkowo musisz określić następujące punkty:

• zamiar;
• omawiane kwestie;
• ustalanie zadań dla personelu (w oparciu o funkcjonalność i podporządkowanie);
• etapy realizacji zadania.

Dziś większość spotkań prowadzona jest w sposób bardzo przeciętny, przez co gubi się ich sens, a przydzielone zadania mogą być wykonywane niewłaściwie. Dlatego niezwykle ważne jest przemyślenie całego przebiegu takiego zabiegu biznesowe spotkania i zbuduj roboczą dyskusję w taki sposób, aby nie tylko zajmowała czas, ale miała również informację zwrotną od zespołu.

Spotkania

Należy zauważyć, że duże firmy i organizacje chcące zdobyć określony udział w rynku i rozwijać swoją firmę w celu uzyskania dużych zysków stawiają duży zakład na dyskusję ważne sprawy poprzez spotkania. Z praktyki odnoszących sukcesy menedżerów można sformułować następujący zestaw zasad, jak przygotować się do spotkania:

Na początek ustalana jest lista uczestników. Powinno być jasne, kogo zaprosić na spotkanie i jaką rolę będzie na nim pełnić. Często zdarza się, że osoby zaproszone mogą nie rozumieć problemu i są zapraszane „na wszelki wypadek”, ale w tym momencie mogą zrobić swoje. obowiązki służbowe i nie trać czasu.

Ważne jest, aby mieć porządek obrad. Jeżeli spotkanie jest planowane, to z wyprzedzeniem opracowywana jest agenda, która wskazuje omawiane zagadnienia, a także określa głównych prelegentów. Należy pamiętać, że dokument ten należy przesłać do osób odpowiedzialnych za przygotowanie informacji oraz tych, którzy będą obecni, aby wszyscy uczestnicy mogli przygotować raporty, propozycje i dodatkowe pytania. W razie potrzeby program można dostosować.

Tematy główne i strategiczne powinny być wysuwane na pierwszy plan spotkania. Prelegentami takich zagadnień muszą być koniecznie osoby (kierownicy działów, sekcji, warsztatów), które są osobiście odpowiedzialne za realizację wszelkich działań strategicznych firmy.

Ważne punkty

Należy pamiętać, że każde spotkanie składa się z dwóch głównych etapów – przygotowania do niego oraz samego jego przeprowadzenia. Pierwszy etap obejmuje określenie zasadności zorganizowania spotkania biznesowego, wyznaczenie zadań, celów głównych i drugorzędnych, utworzenie listy uczestników i prelegentów, przygotowanie raportów, prezentacji i raportu według tematu lub wcześniej ustalonego porządku obrad. Drugi etap obejmuje realizację zaplanowanego wcześniej przebiegu spotkania, wysłuchanie raportów oraz omówienie spraw bieżących i strategicznych.

Jeśli podczas takiej komunikacji biznesowej konieczne jest podjęcie decyzji, co i komu zrobić od pracowników, możemy wyróżnić trzeci etap - podejmowanie decyzji. Co do zasady decyzje podejmuje przewodniczący, który przewodniczy posiedzeniu, według własnego uznania lub w drodze dyskusji lub głosowania zbiorowego.

Przykładowy plan spotkania

Mając przed sobą dobrze zdefiniowany plan, każdy lider może sprawnie i skutecznie przeprowadzić spotkanie, co pozwoli mu uzyskać informację zwrotną od personelu i wyznaczyć dla nich odpowiednie zadania. Plan ten może obejmować następujące aspekty:

• słuchanie raportów i podsumowywanie wyników za określony okres czasu (kwartał, tydzień, pół roku, miesiąc);
• pokrycie bieżących spraw istotnych dla firmy;
• słuchanie propozycji rozwiązania problemu (burza mózgów);
• ocena proponowanych opcji i omówienie ich realizacji;
• kumulacja opcji;
• głosowanie za przyjęciem jednej lub drugiej opcji;
• określenie granic podczas rozwiązywania problemów (określenie osób odpowiedzialnych, terminów, metod i metod).

Logowanie

Większość rodzaje spotkań muszą być utrwalone na papierze (dokumencie), który nazywa się protokołem. Prowadzenie tego rodzaju dokumentacji pozwala na legitymizację podejmowanych decyzji. A także dzięki protokołowi zawsze możesz śledzić postęp realizacji działań, aw przypadku niewykonania postawionych zadań ustalić, kto za to odpowiada.

Nakłucie z reguły przeprowadza sekretarz prowadzącego, który jest przewodniczącym zebrania. Jednak często tę funkcję mogą pełnić inni pracownicy.

Funkcje i zadania sekretarza

Przed rozpoczęciem spotkań biznesowych sekretarz powinien zapoznać się z listą zaproszonych osób oraz listą omawianych spraw. Warto jednak zauważyć, że jeśli spotkanie odbywa się regularnie, to właśnie ten urzędnik zbiera całą dokumentację (listy, plany, porządek obrad itp.) i pomaga kierownikowi przygotować się do spotkania.

W razie potrzeby sekretarz może najpierw poprosić osoby zgłaszające się o wypełnienie karty ewidencyjnej, w której zostaną podane ich pełne imiona i nazwiska. i pozycja. Będzie to potrzebne przy sporządzaniu protokołu. Następnie sekretarz ogłasza porządek obrad, co oznacza początek posiedzenia. Ponadto, gdy obecni zaczynają omawiać kwestie, sekretarz odnotowuje przebieg tego wydarzenia. Na zakończenie spotkania urzędnik ten przygotowuje gotową wersję protokołu, po czym podpisuje ją z przewodniczącym i przesyła całość zainteresowanym osobom.

Podczas sporządzania niezwykle ważne jest, aby sekretarz zwracał należytą uwagę na wygląd protokołu posiedzenia. Musi zawierać nagłówek, miejsce, listę uczestników, omawiane kwestie i podjęte decyzje.

Wniosek

Z powyższych informacji wynika, że ​​organizowanie spotkań w przedsiębiorstwach jest niezwykle ważne. Zawsze jednak warto pamiętać, że wysokiej jakości przygotowanie do takich wydarzeń to ponad 50% klucza do sukcesu w przekazywaniu informacji, wyznaczaniu celów i wysokiej jakości ich realizacji.