"აქლემი არის ცხენი, რომელიც შეიქმნა კომიტეტის მიერ."
ანდაზა
შეხვედრები შეიძლება იყოს იდეების პროდუქტიული გაცვლა ან შავი ხვრელი, სადაც დრო, ძალისხმევა და ენერგია უკვალოდ ქრება. თუმცა საერთო თვისებათითქმის ყველა შეხვედრასთან დაკავშირებით ის არის, რომ ისინი შეიძლება ბევრად უფრო წარმატებული იყოს, თუ ყველა დამსწრე იცნობს ეფექტური კომუნიკაციის წესებს.
შეხვედრის ზოგიერთი მონაწილე აკეთებს სასარგებლო წინადადებებს და ყურადღებით უსმენს სხვების შეხედულებებს, მაგრამ ადამიანების დიდი უმრავლესობა, როგორც ჩანს, ბევრად უფრო დაინტერესებულია გარკვეული პოლიტიკის გატარებით, ვიდრე საკუთარი შეხედულებების წარმოჩენით.
აქ მოცემულია ექვს გზა მოწყენილობის წინააღმდეგ ბრძოლისა და შეხვედრების დროს კომუნიკაციის ეფექტურობის გასაუმჯობესებლად. სცადეთ ისინი შემდეგ ჯერზე, როდესაც დაესწრებით ან ხელმძღვანელობთ შეხვედრას. ეს წესები ემატება ადრე განხილულ ზოგად რეკომენდაციებს.
წესი 1: იცოდე საუბრის თემა
დაბრკოლებები შეიძლება წარმოიშვას ნებისმიერ დროს: შეხვედრამდე, შეხვედრის დროს და მის შემდეგაც. დღის წესრიგის მკაფიოდ ჩამოყალიბება იწვევს დაბნეულობას, დროის დაკარგვას, ხელიდან გაშვებულ შესაძლებლობებს და იმედგაცრუებას.
თუ იდეები და გადაწყვეტილებები, რომლებიც წარმოიქმნება შეხვედრის დროს, არ მიეწოდება ყველა დაინტერესებულ პირს, შედეგი შეიძლება იყოს ზედმეტი ნაბიჯების გადადგმა და აუცილებელი ნაბიჯების გადადგმა.
ამიტომ, სანამ რომელიმე შეხვედრას დაესწრებით, დარწმუნებული უნდა იყოთ, რომ გესმით მისი მოწვევის მიზეზები და განსახილველი საკითხები. თუ მეტი ინფორმაცია გჭირდებათ, აუცილებლად დაუთმეთ დრო წინასწარი მომზადება. დარწმუნდით, რომ ყველაფერი გაქვთ საჭირო დოკუმენტებიდა შენ გაქვს სრული ინფორმაციაგანხილვის საგანზე.
გამოსვლა, რომელიც არ შეესაბამება დღის წესრიგს ან თუნდაც ოდნავ გადაუხვევს თემას, მსმენელისთვის დროის კარგვაა. პიტერ დაკერის სიტყვებით, „ეფექტურობა არ არის ერთი საქმის სწორად კეთება, არამედ სწორი საქმის კეთება“. ერთადერთი გზა იმისთვის, რომ დარწმუნდეთ, რომ „სწორ საქმეს აკეთებთ“ არის ფრთხილად დაგეგმვა და მომზადება.
თუ თქვენ ხართ პასუხისმგებელი შეხვედრის ორგანიზებაზე და წარმართვაზე, დაისახეთ მკაფიო მიზნები. დაიწყეთ შემდეგი კითხვით: რა არის ამ შეხვედრის მიზანი?
უნდა:
- გადაწყვიტე?
- გააანალიზეთ თუ მოაგვარეთ პრობლემა?
- შემოგთავაზეთ ახალი ინფორმაცია?
- შეაგროვეთ ინფორმაცია კონკრეტული პროექტის შესახებ?
ზუსტად მიუთითეთ რა შედეგის მიღწევა გსურთ და აცნობეთ ეს მიზანი ყველას, ვინც დაესწრება შეხვედრას. მოამზადეთ მოკლე სლოგანი, რომელიც ასახავს საბოლოო მიზანს და განათავსეთ იგი ყველა დამსწრე თვალწინ.
წესი 2: დაჟინებით მოითხოვეთ წერილობითი დღის წესრიგი
შეხვედრის ხანმოკლეობის მიუხედავად, დაჟინებით მოითხოვეთ, რომ დღის წესრიგი წინასწარ იყოს დაწერილი და ყველა მონაწილეს გადაეცეს. თუ თქვენ თავმჯდომარეობთ შეხვედრას, ამის ორგანიზება არ გაგიჭირდებათ. თუ ვინმე სხვა ახორციელებს ორგანიზებას, სთხოვეთ მათ დღის წესრიგი ან შესთავაზეთ შეადგინოთ და გაავრცელოთ იგი თავად შეხვედრის დაწყებამდე. ეს უზრუნველყოფს, რომ ყველა მონაწილეს ექნება საკმარისი დრო მოსამზადებლად და მნიშვნელოვნად შეამცირებს დაბნეულობისა და შეცდომების რისკს.
წერილობითი დღის წესრიგის გარეშე, შეხვედრები ხშირად გადადის ზოგად, ბუნდოვან დებატებში, სადაც ძირითადი პუნქტები გამოტოვებულია.
შეხვედრის ორგანიზებისას ჰკითხეთ საკუთარ თავს, რა გსურთ, რომ დამსწრეებმა მიიღონ შეხვედრიდან. როგორ ფიქრობთ, როგორ უნდა შეიცვალოს მათი შეხედულებები და ქცევა?
წესი 3: შეზღუდეთ თქვენი მონაწილეობა შეხვედრებში
თუ შესაძლებელია, დაესწარით მხოლოდ იმ შეხვედრებს, სადაც ნამდვილად გჭირდებათ. ზუსტად უნდა იცოდე, რატომ მიდიხარ იქ და - თუ შენ თვითონ ლაპარაკობ - რისი თქმა გინდა.
შეხვედრის ორგანიზებისას მოიწვიეთ მხოლოდ ისინი, ვისი ყოფნაც აბსოლუტურად აუცილებელია. რაც უფრო დიდია მონაწილეთა რაოდენობა, მით უფრო რთულია თქვენთვის ან ვინმესთვის თქვენი აზრების წარმატებით გადაცემა მსმენელებისთვის.
- რატომ მთხოვეს შეხვედრაში მონაწილეობა?
- რა შემიძლია წავიღო მას, რაც დამეხმარება ჩემი საქმის უფრო ეფექტურად შესრულებაში?
წესი 4: შეინარჩუნეთ შეხვედრის მონაწილეების დაინტერესება
ადამიანები განსაკუთრებულ ყურადღებას აქცევენ შეტყობინებებს, რომლებიც მათ პირადად ეხება. შეხვედრის დროს თქვენი იდეების წარმატებით გადმოსაცემად, დარწმუნდით, რომ სრულად აკმაყოფილებთ ამ კომუნიკაციის პირობებს.
შეხვედრის გამართვისას შეცვალეთ პრეზენტაციის ფორმატი, ტემპი და სტილი. არ მისცეთ უფლება მთავარ მომხსენებლებს აიღონ კონტროლი შეხვედრაზე. თუ ორი ადამიანი ჩხუბობს და სხვებისთვის ყურადღების მიქცევის გარეშე დაიწყებს კამათს, შეცვალეთ შეხვედრის ფორმატი, გადააქციეთ იგი ორ მოწინააღმდეგეს შორის შეხვედრაში.
ბევრი დრო იკარგება, როდესაც ადამიანები ყურადღებით უსმენენ იმას, რასაც ეუბნებიან. შედეგად, კვლავ წამოიჭრება ადრე განხილული თემები და ისმება კითხვები, რომლებზეც პასუხი უკვე გაცემულია. ყველა შეტყობინება უნდა ეხებოდეს შეხვედრის მთავარ საკითხებს და არ იყოს მხოლოდ მონაწილეთა პირადი ჭკუის ან სიბრძნის დემონსტრირების საბაბი.
წესი 5: მოკლედ იყავით თქვენი გამოსვლები
თქვი რაც გინდოდა და გაჩერდი. გაუძლო წვრილმანებზე საუბრის ცდუნებას.
არასოდეს შეაწყვეტინოთ სხვა მომხსენებელს, თუნდაც სრულიად არ ეთანხმებით მას. ნება მიეცით დაასრულოს და მხოლოდ ამის შემდეგ გამოთქვით თქვენი აზრი. ეს არ არის მხოლოდ ზრდილობის საკითხი, არამედ Საუკეთესო გზახაზი გაუსვით თქვენი შეხედულებების პრიორიტეტს. მოწინააღმდეგის შეწყვეტის გარეშე, თქვენ:
- მიეცით ყველა ძლიერი და სისუსტეებიმისი პოზიცია. თუ ოპონენტს შეწყვეტენ, მას შეუძლია უბრალოდ განაგრძოს კამათი, თან ახლდეს სარკასტული შენიშვნა: „დამთავრების უფლება რომ მიმეცათ, იცოდნენ...“
- თქვენ უჭირთ მას თქვენს წინააღმდეგობებზე პასუხის გაცემა, რადგან მან უკვე გამოიყენა ყველაზე- თუ არა ყველა - მათი არგუმენტები.
- თქვენ აძლიერებთ თქვენს პოზიციას, რადგან აუდიტორიის თვალში ჩანხართ, როგორც ადამიანი, რომელიც ყურადღებით უსმენს მოწინააღმდეგე მხარის არგუმენტებს და ყურადღებით აწონ-დაწონის დადებით და უარყოფით მხარეებს, სანამ თქვენს პრეტენზიას წამოაყენებს.
მოერიდეთ პირადობას - ეს დესტრუქციული და არაპროდუქტიულია. ეს დროის კარგვაა, რადგან მოწინააღმდეგე იწყებს თავის დაცვას ან აკეთებს კონტრშეტევებს.
ემოციური ინტენსივობის გაზრდა მხოლოდ შეხვედრის დანარჩენ მონაწილეებს აშორებს თქვენს იდეებზე ფიქრს და ამცირებს წარმატებული კომუნიკაციის შანსებს.
წესი 6: დაასრულეთ სამოქმედო გეგმით
შეხვედრაზე დასწრებისას ან თავმჯდომარეობისას წაახალისეთ მომხსენებლები ჩამოაყალიბონ მოქმედების მკაფიო გეგმა, რომელიც იქნება თქვენი შეხვედრის შედეგი. თუ თქვენ ხართ უფროსი, აუხსენით დამსწრეებს, რომ აპირებთ თქვენს მიერ მიღებულ გადაწყვეტილებაზე დადგეს. თუ მიღებული გადაწყვეტილება გაწუხებთ, აუცილებლად შეასრულეთ იგი.
Საქმიანი შეხვედრაარის ფორმა კოლეგიალურისაკითხების განხილვა ინფორმირებისა და მათზე გადაწყვეტილების მიღების მიზნით.
არსებობს სამი ძირითადი ტიპის შეხვედრები, რომლებიც წარმოდგენილია ცხრილში 10.
ცხრილი 10 – საქმიანი შეხვედრების სახეები
|
შეხვედრის ტიპი |
დამახასიათებელი |
|
1) საინფორმაციო შეხვედრა |
მას მიმართავენ ოპერატიული ანგარიშგებამისი მონაწილეები ლიდერის წინაშე. (მაგალითად, ოპერაციული დაგეგმვის შეხვედრები და „ხუთ წუთიანი შეხვედრები“ საავადმყოფოებში) შეიძლება ასევე წარმოადგენდეს ანალიტიკური შეხვედრა(მოსაუბრე შეხვედრის მონაწილეებს აცნობს ანალიტიკურ ინფორმაციას, ახალ ტექნოლოგიებს, ახალ პროდუქტებს; ეს ძირითადად მომხსენებლის მონოლოგია). მას აქვს უპირატესობა წერილობით ანგარიშებთან შედარებით, რადგან მენეჯერს, ეჭვის შემთხვევაში, შეუძლია დაუყოვნებლივ დაუსვას საჭირო შეკითხვა. ასევე, ყველა დამსწრე უსმენს სხვების მესიჯებს და ამის წყალობით ისინი უფრო სრულყოფილად იგებენ საქმის ზოგად მდგომარეობას. |
|
2) Შეხვედრაგადაწყვეტილების მიღების მიზანი |
მას მიმართავენ პერსონალის მოსაზრებების კოორდინაცია(ხშირად წარმოადგენს სხვადასხვა დეპარტამენტს) კონკრეტულ პრობლემასთან დაკავშირებით და შეიძლება გამოყენებულ იქნას კოლექტიური გადაწყვეტის შემუშავება(ანუ თითოეულ მონაწილეს ეძლევა შესაძლებლობა გამოხატეთ თქვენი აზრი და გააკეთეთ წინადადება საბოლოო გადაწყვეტილების მისაღებად). შეიძლება გამოყენებულ იქნას იდეების, პროგრამებისა და გადაწყვეტილებების დამტკიცება(შეხვედრის მონაწილეთა მხარდაჭერის მოსაპოვებლად, თქვენ უნდა მისცეთ მათ შესაძლებლობა, გააკეთონ თავიანთი კონსტრუქციული წინადადებები, რომლებიც გავლენას ახდენენ გადაწყვეტილების მიღებაზე), და ასევე ამისთვის სხვადასხვა თვალსაზრისის შეჯერება(ზოგჯერ საჭიროა შეგროვება" მრგვალი მაგიდა“, ჩაქრობის მიზნით შიდა კონფლიქტი. აუცილებელია სხვადასხვა თვალსაზრისის მოსმენა და განხილვა და მათი შეთანხმება) განხილვის საგანიასეთი შეხვედრები შეიძლება შეიცავდეს: 1) ორგანიზაციის საქმიანობის დაგეგმვის საკითხები – გრძელვადიანი მიზნები, მიზნების მიღწევის სტრატეგია და ტაქტიკა, გეგმების განსახორციელებლად საჭირო რესურსები; 2) საორგანიზაციო საკითხები- ორგანიზაციის სტრუქტურირება, სტრუქტურული ერთეულების ქმედებების კოორდინაცია, გარე გარემოში ცვლილებების გამო ორგანიზაციის სტრუქტურის ან მიმართულების კორექტირება; 3) საკადრო საკითხები; 4) თანამშრომელთა საქმიანობის მონიტორინგთან დაკავშირებული საკითხები- დისკუსია შესრულების შედეგებიდასახული მიზნების მიღწევა, ავარიების პრობლემები და დაბალი პროდუქტიულობა და მათი მიზეზები, გეგმების და ამოცანების კორექტირება არსებული ვითარების შესაბამისად, დისციპლინური |
|
თანამშრომლის პასუხისმგებლობა. ამათ გარდა ზოგადი საკითხებიშესაძლებელია შეხვედრების ხაზგასმა კონკრეტულიორგანიზაციული საკითხებისთვის (მაგალითად, ოპერაციული მენეჯმენტის საკითხების განხილვა ორგანიზაციაში არსებულ ვითარებასთან, სიახლეებთან და მათი განხორციელების შესაძლებლობებთან, გადარჩენის პრობლემებთან, კონკურენტუნარიანობასთან, ორგანიზაციის იმიჯთან და ა.შ.). |
|
|
3) შემოქმედებითი შეხვედრა |
იგი გამოიყენება ახალი იდეებისა და კონცეფციების მოსაძიებლად და გასავითარებლად, ასევე წინა მიღწევების შემდგომი განვითარებისთვის („ბრეინშტორმინგის მეთოდი“) (ეს არის შემოქმედებითი ხასიათის შეხვედრა, ამიტომ მიზანშეწონილია მსგავსი შეხვედრების ჩატარება უფრო მოდუნებული და კომფორტული ატმოსფერო, შეხვედრის ყველაზე ნაყოფიერი იდეები იწერება და წარდგენილია შემდგომი განხილვისა და დახვეწისთვის. |
ახლა გადავხედოთ საქმიანი შეხვედრების მომზადებისა და ჩატარების პროცესს (იხ. სურათი 6).
სურათი 6 – საქმიანი შეხვედრის ეტაპები
შეხვედრის მომზადება
IN შეხვედრისთვის მზადებამნიშვნელოვანია მისი განსაზღვრა მიზნები -მოსალოდნელი შედეგი, გადაწყვეტის საჭირო ტიპი, სამუშაოს სასურველი შედეგი. სადისკუსიო საგნის ზუსტი ფორმულირება ხელს შეუწყობს სასურველი შედეგის მიღებას.
საგანიშეხვედრები განხილვის საგანია. ის კონკრეტულად უნდა იყოს ჩამოყალიბებული და დაინტერესებული იყოს მონაწილეებისთვის
შეხვედრები. მიზანშეწონილია განიხილოს მხოლოდ ის თემები, რომელთა მოგვარებაც რუტინულად შეუძლებელია.
შეხვედრის მომზადების ყველაზე მნიშვნელოვანი ეტაპი არის განვითარება დღის წესრიგი,შეხვედრის მონაწილეებს წინასწარ გაგზავნილი წერილობითი დოკუმენტი.
შეხვედრის დღის წესრიგი ჩვეულებრივ შეიცავს შემდეგ ინფორმაციას:
შეხვედრის თემა;
შეხვედრის მიზანი;
განხილული საკითხების სია მათი განხილვის პრიორიტეტის მიხედვით;
შეხვედრის დაწყების და დასრულების დრო;
ადგილი, სადაც ის ჩატარდება;
ძირითადი ინფორმაციის წარმდგენი მომხსენებლების და კითხვების მომზადებაზე პასუხისმგებელი პირების სახელები და თანამდებობები;
თითოეული კითხვისთვის გამოყოფილი დრო;
ადგილი, სადაც შეგიძლიათ გაეცნოთ მასალებს თითოეულ საკითხზე.
დღის წესრიგი უზრუნველყოფს შეხვედრის მიმდინარეობას და დამსწრეების აზრებს სწორი მიმართულებით. შეხვედრის დღის წესრიგი და მასალები წინასწარ უნდა გაეგზავნოს შეხვედრის მონაწილეებს, შენიშვნა, რომ მათ წაიკითხეს დოკუმენტები შეხვედრამდე (ზოგიერთი საინფორმაციო მასალა შეიძლება „გავრცელდეს“ იმ პირთა სიით, რომლებიც ზეგავლენას ახდენენ თანდართული ინფორმაციით, და ინსტრუქცია წაკითხვის შემდეგ ჩანაწერის გაკეთების და შემდეგზე გადაცემის შესახებ). ეს აუცილებელია იმისთვის, რომ ყველას ჰქონდეს შესაძლებლობა ჩართოს შეხვედრა სამუშაო განრიგში და მოემზადოს მისთვის. შეხვედრის მონაწილეებს, რომლებიც წინასწარ არიან ინფორმირებულნი განხილვის საგანზე, შეუძლიათ არა მხოლოდ წინასწარ გაეცნონ მასალებს, არამედ იფიქრონ პრობლემების გადასაჭრელად კონსტრუქციული წინადადებებით. იმ შემთხვევებში, როდესაც შეხვედრის მონაწილეები წინასწარ არ არიან ინფორმირებულები, შეხვედრებზე ისინი გამოთქვამენ მოსაზრებებს და თვალსაზრისს, რომელიც იწვევს დისკუსიას და არ უწყობს ხელს ეფექტური გადაწყვეტილების მიღებას.
მიზანშეწონილია საქმიანი შეხვედრების ჩატარება კვირის გარკვეულ დღეს (გარდა გადაუდებელი შეხვედრებისა), სასურველია სამუშაო დღის ბოლოს ან მეორე ნახევარში.
შეხვედრის ხანგრძლივობა არ უნდა აღემატებოდეს ერთნახევარ-ორ საათს. ორსაათიანი უწყვეტი მუშაობის შემდეგ, მონაწილეთა უმეტესობა, წმინდა ფიზიოლოგიური მიზეზების გამო, ხდება გულგრილი იმის მიმართ, თუ როგორ წყდება საკითხი. ამიტომ ყველაზე მოკლე შეხვედრა საუკეთესოა.
გონივრული მონაწილეთა რაოდენობაშეხვედრები. ხშირად შეხვედრებზე არიან ადამიანები, რომლებსაც საქმე არ აქვთ. პ. ბერდი თავის წიგნში „დროის მენეჯმენტი“ გვთავაზობს შეხვედრის ღირებულების დადგენას ფულადი თვალსაზრისით, მონაწილეთა ხელფასის საფუძველზე. დავუშვათ, ერთსაათიან შეხვედრაზე დამსწრე ათი ადამიანი სულ ათ საათს ხარჯავს მასზე. მოდით განვსაზღვროთ შეხვედრის ღირებულება თითოეული მათგანისთვის ერთი საათის სამუშაო დროის ღირებულების შეჯამებით - მივიღებთ შთამბეჭდავ თანხას. თუ შეხვედრას საკმარისად მაღალი რანგის თანამშრომლები ესწრებიან, შეხვედრის ღირებულება ორგანიზაციისთვის შეიძლება იყოს ძალიან მნიშვნელოვანი.
ერთობლივ დისკუსიებში მონაწილეთა ოპტიმალური რაოდენობაა 6-7 ადამიანი. საჭიროების შემთხვევაში მონაწილეთა რაოდენობა შეიძლება გაიზარდოს, მაგრამ გონივრულ ფარგლებში ისე, რომ არ აღემატებოდეს 15-ს. მოწვეულთა რაოდენობის გაზრდა მკვეთრად ამცირებს დამსწრეთა საშუალო მონაწილეობის კოეფიციენტს (ან გამომუშავებას) და ამავდროულად ახანგრძლივებს შეხვედრებს. თემიდან გამომდინარე, შეხვედრაზე მოწვეული უნდა იყოს მხოლოდ ის საშუალო დონის მენეჯერები და სპეციალისტები, რომელთა კომპეტენციაშიც არის განსახილველი პრობლემა.
სასურველია თითოეული განყოფილებიდან ერთი ადამიანი იყოს. იმ თანამშრომლებს, ვისი საკითხიც უკვე მოგვარებულია, უნდა დატოვონ კრება და სპეციალისტები არ უნდა მოვიდნენ მთელ შეხვედრაზე, მაგრამ რეგლამენტის მიხედვით, მათი პრობლემის განხილვის დროს.
საქმიანი შეხვედრების ჩატარებისას შესაძლებელია მენეჯერმა განახორციელოს დელეგაციაუფლებამოსილებები შეხვედრაში მონაწილეობასპეციალისტები, რომლებიც ყველაზე კომპეტენტურნი არიან განსახილველ პრობლემაში (ეს ხელს უწყობს მენეჯერისთვის დროის დაზოგვას: სათანადოდ გაწვრთნილი თანამშრომელი აცნობებს მენეჯერს შეხვედრის შედეგებს მისთვის მოსახერხებელ დროს და ის შეძლებს მიიღოს საჭირო გადაწყვეტილებები. მშვიდ ატმოსფეროში; გარდა ამისა, თანამშრომლისთვის შეხვედრებში მონაწილეობა ხელს შეუწყობს გამოცდილების და პროფესიული უნარების შეძენას, დამოუკიდებლად მოქმედების უნარის განვითარებას და წარმატებით გაუმკლავდეს მრავალფეროვან სიტუაციებს).
უფლებამოსილება ეძლევა არა მხოლოდ შეხვედრაში მონაწილეობის მისაღებად, არამედ დირიჟორობაშეხვედრები (შეხვედრა ევალება იმ სპეციალისტებს, რომლებიც ყველაზე კომპეტენტურნი არიან განსახილველ პრობლემაში; ეს ხელს უწყობს პასუხისმგებლობის ამაღლებას მიღებულ გადაწყვეტილებებზე და ასევე ზრდის მონაწილეთა აქტივობას იდეების ან კონსტრუქციული წინადადებების გენერირებაში).
განსხვავებაა შეხვედრებს შორის, რომელსაც უძღვება ტოპ მენეჯერი და კომპეტენტური კოლეგა. პირველ შემთხვევაში, შეხვედრის მონაწილეები ფიქრობენ არა იმდენად პრობლემაზე, რამდენადაც თვითგადარჩენაზე და ხშირად ამტკიცებენ ლიდერის მიერ შემოთავაზებულ გადაწყვეტილებას ისე, რომ არ ჩაითვალონ ეფექტური (ეს არ ნიშნავს, რომ პირველმა მენეჯერებმა უარი უნდა თქვან შეხვედრების ჩატარებაზე, მაგრამ ლიდერმა უნდა გაითვალისწინოს ფსიქოლოგიური ეფექტები, როდესაც დრო აშორებს დროს, სტერეოტიპებს).
სივრცითი გარემოს ორგანიზება- შეხვედრის მომზადებისას უნდა იფიქროთ იმაზე, თუ რა თანმიმდევრობით დასხდებიან მონაწილეები. შეხვედრა უნდა ჩატარდეს დიდ მაგიდასთან და ფართო ოთახში. გადატვირთულობა თავისთავად კონფლიქტის წყაროა. შენიშნა, რომ როდესაც ოთახი პატარაა, დამსწრეების პულსი მატულობს და არტერიული წნევა მატულობს.
მონაწილეები უნდა განთავსდნენ ისე, რომ დაინახონ ერთმანეთის სახე, თვალები, მიმიკა და ჟესტები, რაც ხელს უწყობს ინფორმაციის უკეთ აღქმას (მაგალითად, როგორც 7-ე სურათზე).
სურათი 7 – შეხვედრის მონაწილეთა განლაგება
მრგვალი ან ოვალური მაგიდა საუკეთესოდ შეეფერება ამ მიზნებისათვის. შეხვედრის ლიდერს უნდა შეეძლოს შეხვედრის მონაწილეთა ყველაზე დიდი რაოდენობის თვალებში ჩახედვა.
ადგილების რიგი, დაწყებული ექვსი მონაწილით, უნდა დადგინდეს სპეციალური ბარათების გამოყენებით, სანამ მონაწილეები გამოჩნდებიან. შეხვედრის მონაწილეების განთავსებისას გასათვალისწინებელია შემდეგი: კონკურენტი ჯგუფების წარმომადგენლები არ უნდა ისხდნენ ერთმანეთის საპირისპიროდ; ასეთი ჯდომისას მაგიდის თითოეული კიდე იქცევა თხრილად და კონფლიქტები თავისთავად წარმოიქმნება. აქედან გამომდინარე, აუცილებელია გამოვყოთ ჯგუფები, რომლებიც ჩამოყალიბდნენ „წინააღმდეგობის ერთეულებად“. ადამიანები, რომლებსაც ერთმანეთი არ მოსწონთ, სხედან ერთმანეთისგან რაც შეიძლება შორს. შეხვედრის ორგანიზატორს, იცის მოწვეული პირების პერსონაჟები და ფსიქოლოგიური მახასიათებლები, შეუძლია, ამაზე ყურადღების მიქცევის გარეშე, მოათავსოს მონაწილეები ისე, რომ ისინი, ვინც შეიძლება შეწყდეს და ხელი შეუშალონ საკითხის განხილვას, არ იყვნენ ერთმანეთის საპირისპიროდ.
კითხვები საკუთარ თავს დაუსვით შეხვედრის ორგანიზატორი:
საჭიროა თუ არა საერთოდ შეხვედრის ჩატარება? შესაძლებელია ამის გარეშე?
მე პირადად უნდა მივიღო მასში მონაწილეობა?
რომელმა თანამშრომლებმა უნდა მიიღონ მონაწილეობა შეხვედრაში?
რა შეიძლება გაკეთდეს იმისათვის, რომ შემცირდეს მონაწილეთა რაოდენობა მინიმუმამდე?
არჩეული დრო მოსახერხებელია თუ შეხვედრა სხვა დროისთვის უნდა გადაიდგას?
ოთახი დახურულია გარედან?
გაქვთ შეხვედრისთვის საჭირო ყველა მასალა?
რა არის საუკეთესო გზა შეხვედრის მონაწილეების დასაჯდომად და რა ტექნიკის გამოყენება შემოქმედებითი ატმოსფეროს შესაქმნელად?
შეხვედრის გამართვა
შეხვედრები უფრო ეფექტურია, როდესაც მონაწილეებმა იციან თავიანთი ამოცანები და ქცევის წესები.
ზედამხედველი.წარმატებული შეხვედრისთვის შეხვედრის ლიდერმა უნდა გადაჭრას როგორც ზოგადი, ისე განსაკუთრებული პრობლემები.
TO გენერალიშეხვედრის ლიდერის მოვალეობები მოიცავს შემდეგს:
1) აუცილებელია შეხვედრის გახსნა მოკლე და მკაფიოდ ჩამოყალიბებული მესიჯით პრობლემის შესახებ (და მენეჯერის გახსნის განცხადება უნდა იყოს ფოკუსირებული პრობლემების პოზიტიურ გადაწყვეტაზე და გამოხატოს ნდობა მათი წარმატებული გადაწყვეტის შესახებ);
2) ორგანიზაციული კუთხით საჭიროა მუშაობის წესების შეთანხმება, დღის წესრიგის დაზუსტება, წესების ინფორმირება, საკითხის არსებითი მნიშვნელობის მქონე გამოსვლების გაყვანის გაფრთხილება;
3) შეხვედრის დროს აუცილებელია მიღწეული შედეგების მოკლედ და არსებითად შეჯამება, რათა მოხდეს მათი გამოყენება შეთანხმებებისა და კომპრომისების შესასრულებლად.
4) აუცილებელია დისკუსიის შენარჩუნება ლიდერის მიერ განზრახული მიმართულებით (ეს ნიშნავს, რომ მას სჭირდება ალყაში მოქცევა, ვინც ლაპარაკობს, აიძულოს ჩუმად ისაუბროს და არ დაუშვას გამომსვლელები გადაუხვიონ დანიშნულ საკითხს; იმ შემთხვევაში, თუ კრიტიკა, მოითხოვეთ, რომ ის იყოს კონსტრუქციული და არ მისცეთ საშუალება გახდეს პიროვნული).
1) დარჩით ნეიტრალურ პოზიციაზე – ეს დადებითად მოქმედებს დამსწრეების ემოციურ მდგომარეობაზე.
2) განაგრძეთ საუბარი. თუ არის უხერხული პაუზა, დაუყოვნებლივ ჩაერიეთ დამატებითი კითხვების დასმით, ახსნით ან წინასწარი შედეგების შეჯამებით.
3) დაუყონებლივ იმოქმედეთ, თუ დაძაბულობა წარმოიქმნება - კამათი არ უნდა გაჩაღდეს.
4) იწინასწარმეტყველეთ შემოთავაზებული იდეებისა და გადაწყვეტილებების განხორციელების შესაძლებლობა, უარყავით არასწორად მოფიქრებული გადაწყვეტილებები. მხედველობაში მიიღება მხოლოდ ფაქტობრივი მასალებით დამყარებული გადაწყვეტილებები.
5) დაუძახეთ შეხვედრის მონაწილეებს სახელით სასაუბროდ.
6) გახსოვდეთ, რომ ყოველთვის მხოლოდ ერთმა ადამიანმა უნდა ისაუბროს, თავიდან აიცილოთ დისკუსიის წარმოშობა შეხვედრაზე.
7) მოუსმინეთ ყველა მონაწილის აზრს. არცერთი იდეა არ არის ისეთი ჯიუტად, როგორც ის, რაც არ განიხილებოდა.
8) დაიმახსოვრე, რომ შეხვედრა არ არის ბრძოლის ველი, რომელზედაც მტერი უნდა "განადგურებული" იყოს, ამიტომ ეცადე გამოიმუშავო საერთო მიდგომები და მოძებნო საერთო ენა.
9) არ მოითმინოთ წარსულში ექსკურსიები, თემიდან გადახრები ან დესტრუქციული კრიტიკა, რომელსაც ზოგიერთი მონაწილე აკეთებს. შეხვედრა თანმიმდევრულად უნდა მოძრაობდეს ეტაპობრივად არსებული პრობლემის გადაჭრისკენ.
10) გაუგებრობის თავიდან ასაცილებლად, საჭიროების შემთხვევაში, განმარტეთ ცალკეული მონაწილეების მესიჯები: „სწორად გავიგე ეს?“, „სწორი იქნება ეს?“
11) მიაწოდეთ ხშირი ეტაპები, რათა აჩვენოთ მონაწილეებს რამდენად ახლოს არიან ისინი მიზანთან.
12) დაზოგე დრო. თავიდანვე აუხსენით, რომ პრობლემა, უეჭველად, შეიძლება მოგვარდეს დანიშნულ დროში. თუ შესაძლებელია, არ გადადოთ შეხვედრა ერთი წუთითაც კი.
შეხვედრის ლიდერის უფლებამოსილება დიდწილად დამოკიდებულია იმაზე, თუ რამდენად კომპეტენტურად და თანმიმდევრულად ატარებს ის შეხვედრას და რამდენად ყურადღებით აკვირდება წესების დაცვას. შეხვედრის ლიდერი, რომელიც ნებას რთავს ვინმეს დააგვიანოს, შეხვედრის დროს ერთმანეთთან კამათი მოახდინოს, ან შეხვედრაზე მოუმზადებლად მივიდეს (განსახილველ საკითხზე მასალების შეგროვებისა და გაანალიზების გარეშე), ემუქრება ავტორიტეტის სრული დაკარგვა.
შეხვედრის ლიდერმა არ უნდა დაუშვას სიტუაცია, როდესაც ზოგიერთმა არადისციპლინირებულმა კოლეგამ შეხვედრის ატმოსფერო გაათბო. შეხვედრის წარმატებით დასრულება მხოლოდ მისი ლიდერის მიერ შეხვედრისთვის საფუძვლიანი და სერიოზული მომზადებით იქნება შესაძლებელი.
შეხვედრის ბოლოს მენეჯერმა უნდა შეაჯამოს დისკუსია, მკაფიოდ შეიმუშაოს გადაწყვეტილება და გამოიკვეთოს მისი განხორციელების გზები. ჩვენ უნდა გამოვიყენოთ შესაძლებლობა, მადლობა გადავუხადოთ წარუმატებელ უმცირესობას აქტიური თანამშრომლობისთვის, რადგან მხოლოდ ყველა მონაწილის ერთობლივი ძალისხმევით დაეხმარა სასურველი შედეგის მიღწევას. წარუმატებლობის დაფასება წაახალისებს მათ, ისაუბრონ შემდგომ შეხვედრებზე.
შეხვედრის მონაწილეები.
შეხვედრის მონაწილეთა ქცევის წესები არანაკლებ მნიშვნელოვანია ოპერატიული შეხვედრისთვის.
რჩევები შეხვედრის მონაწილეებისთვის
1) წარმოადგინეთ საკუთარი თავი თქვენს განცხადებებში და გამოიყენეთ ნაცვალსახელი "მე" ნაცვლად "ჩვენ" ან უპიროვნო ფორმისა. როდესაც მოსაუბრე ამბობს „ჩვენ“, ის ჩვეულებრივ თავს არიდებს პასუხისმგებლობას მის ნათქვამზე.
2) იყავით კონკრეტული თქვენს განცხადებებში, გამოხატეთ თქვენი აზრები მკაფიოდ, იყავით პასუხისმგებელი თქვენს შეცდომებზე, დაიცავით თქვენი პირადი თვალსაზრისი, იყავით მომთმენი განსხვავებული აზრის მიმართ.
3) ინფორმაციის მოსმენის შემდეგ დასვით კითხვები განსახილველი პრობლემის გასარკვევად და გასაგებად. ნუ გამოიყენებთ კითხვებს, რომლებიც იწვევს კონფლიქტებს და ხელს უშლის პრობლემის გადაჭრას.
4) შეძლებისდაგვარად თავი შეიკავეთ სხვა ადამიანების იდეებისა და აზრების ინტერპრეტაციისგან. ისაუბრეთ არა სხვების ქმედებებზე და აზრებზე, არამედ თქვენს აღქმაზე ამ აზრების შესახებ, ანუ ჩამოაყალიბეთ განსჯები „მე-მესიჯების“ ენაზე და არა „თქვენ-განცხადებების“ ენით. მაგალითად, არ თქვათ "აქ დაუშვით შეცდომა", თქვით "მეჩვენება, რომ შეცდომა აქ შემოვიდა".
5) გამოხატეთ საკუთარი პოზიცია და შეეცადეთ იპოვოთ ყველაზე მეტი რაციონალური გადაწყვეტილებაპრობლემები.
შეხვედრაზე მიღებული საუკეთესო გადაწყვეტილება ცოტა ღირს, თუ მის მიღებასთან ერთად არ ზრუნავთ მის განხორციელებაზე და არ აკონტროლებთ მისი განხორციელების პროგრესს.
სცენაზე შეხვედრის დასასრულიმისმა ლიდერმა უნდა გადაჭრას შემდეგი ამოცანები:
1) მოკლედ და ნათლად შეაჯამეთ შეხვედრაზე მიღწეული შედეგი;
2) დაადგინოს რა ნაბიჯები უნდა მოჰყვეს გადაწყვეტილებას, გადაანაწილოს პასუხისმგებლობა, დაადგინოს პასუხისმგებელი პირები გადაწყვეტილების შესრულებასა და მის შესრულებაზე მონიტორინგზე.
შეხვედრის მიმდინარეობა და მისი შედეგები აისახება ოქმი,რომელიც უნდა იყოს მოკლე და ლაკონური. მნიშვნელოვანი ისაა, რომ ისინი, ვინც გადაწყვეტილებას განახორციელებენ, გაეცნონ ამ დოკუმენტს.
შეხვედრის დროს მენეჯერმა უნდა გადასცეს თავის ქვეშევრდომებს გამოსადეგი ინფორმაციადა დაისახეთ მათთვის მკაფიო მიზნები. თუ ყველაფერი სწორად გაკეთდა, გაიზრდება შრომის ეფექტურობა, წინააღმდეგ შემთხვევაში, უნდა გადაიხედოს შეხვედრების ჩატარების პროცედურა.
ხშირად მართავთ შეხვედრებს? თქვენი თანამშრომლები ხშირად იღებენ მათგან რაიმე სასარგებლოს? ესმით თუ არა მათ თქვენი მიზნები და ამოცანები?
იზრდება თუ არა მათი მუშაობის ეფექტურობა შეხვედრების დაგეგმვის შემდეგ? იღებთ ადეკვატურ გამოხმაურებას? თუ თქვენ უპასუხეთ "არა" მინიმუმ ერთ კითხვას, მაშინ უნდა ისწავლოთ როგორ ეფექტური შეხვედრებიდა დაგეგმეთ შეხვედრები, რომ დაკარგოთ დრო მათზე და მიიღოთ მაქსიმალური სარგებელი.
ეფექტური შეხვედრა
შეხვედრების დახმარებით შენარჩუნებულია კომუნიკაცია სხვადასხვა განყოფილებებს შორის და თავად დეპარტამენტების შიგნით, განხორციელება მიღებული გადაწყვეტილებებიდა ცალკეულ თანამშრომლებს შორის იზრდება სამუშაოს შესრულების მოტივაცია. მაგრამ მხოლოდ ეფექტურ შეხვედრას შეუძლია ამ პრობლემების გადაჭრა, ასე რომ შეამოწმეთ საკუთარი თავი, აკმაყოფილებს თუ არა თქვენი შეხვედრები შემდეგ კრიტერიუმებს:
1. ფორმატის შესაბამისობა. არსებობს რამდენიმე სახის შეხვედრები: შეხვედრა, დაგეგმვის შეხვედრა და ოპერატიული შეხვედრა. თითოეულ ამ შეხვედრას აქვს თავისი მიზანი და შესაბამისად გრძელდება სხვადასხვა დროს. ოპერატიული შექმნილია იმ პრობლემის გადასაჭრელად, რომელიც ახლახან წარმოიშვა.
ის ჩვეულებრივ 5-10 წუთს გრძელდება და აერთიანებს პრობლემასთან უშუალოდ დაკავშირებულ ადამიანებს. დაგეგმვის შეხვედრა ჩვეულებრივ იმართება ყოველ დღე დილით და გრძელდება 25-30 წუთი. ამ დროის განმავლობაში მენეჯერმა უნდა დაადგინოს დღის ამოცანები, მიიღოს უკუკავშირი წინა დღის შედეგებზე და საჭიროების შემთხვევაში შეცვალოს გეგმები.
შეხვედრის მიზანია გამოსავლის პოვნა გლობალური პრობლემა, შექმენით ახალი შეთავაზება თქვენი ბაზრისთვის, განავითარეთ ახალი პროგრამამოტივაცია და ა.შ.
ხშირად შეხვედრები იყოფა ორ ეტაპად - პირველი იმართება საღამოს, რომლის დროსაც დგინდება შეხვედრის მიზნები და გამოიკვეთება ის პრობლემები, რომლებიც განხილული იქნება. დილით იწყება მეორე ეტაპი, რომელიც შეიძლება გაგრძელდეს ორ საათამდე. სრულფასოვანი შეხვედრა არის კრეატიულობა მისი სუფთა სახით.
2. დავალებების დაზუსტება. თითოეულ შეხვედრას უნდა ჰქონდეს მკაფიოდ განსაზღვრული მიზნები, რომლებიც წინასწარ ეცნობება მონაწილეებს. დღის წესრიგიდან გადახვევა ძალზე არასასურველია.
3. მკაცრი რეგულაციები. შეხვედრას უნდა ჰქონდეს დაწყების და დასრულების დრო, მიუხედავად იმისა, დაესწრო თუ არა ყველა მოწვეული. დააყენეთ მკაფიო დროის ლიმიტები, როგორიცაა დღის წესრიგის 1 პუნქტის დასრულება 25 წუთში.
თითოეული სპიკერისთვის გამოყავით გარკვეული დრო- 5 წუთი საკმარისია, ეს ასწავლის ხალხს აზრზე ლაპარაკს. თუ გესმით ზედმეტი საუბრები ან გადახრები თემიდან, შეწყვიტეთ ეს მცდელობები და დაზოგეთ თქვენი დრო.
4. ოპტიმალური შემადგენლობა. შეხვედრას აუცილებლად უნდა ესწრებოდნენ დაინტერესებული პირები. უბრალოდ დაჯექი და მოუსმინე, არავის დაპატიჟო. ყველამ თავის საქმეს მიხედოს.
5. სიტყვა ყველას. შეხვედრის თითოეულ მონაწილეს უნდა ჰქონდეს შესაძლებლობა გამოხატოს თავისი აზრი კონკრეტულ საკითხზე. არ ჩაერიოთ და, განსაკუთრებით, არ შეუშალოთ თანამშრომლის გამოსვლა, თუნდაც ეს ეწინააღმდეგებოდეს თქვენს თვალსაზრისს. გჭირდებათ ადეკვატური გამოხმაურება?
6. ჩანაწერების შენახვა. დღის წესრიგი არ არის ერთადერთი სავალდებულო შეხვედრის დოკუმენტი. ოქმი, რომელშიც ჩაწერილია ყველა ძირითადი პუნქტი, თანამშრომლები, რომლებმაც ისაუბრეს პრიორიტეტის მიხედვით, მათი აზრი კონკრეტულ საკითხზე და რაც მთავარია შეხვედრის შედეგები, ძალიან სასარგებლო ნაშრომია.
დარწმუნდით, რომ გაუგზავნეთ ბიულეტენი შეხვედრის მონაწილეებს, რათა მათ ყოველთვის ჰქონდეთ ხელთ ნებისმიერი პუნქტის გასარკვევად. ამით უფრო მოსახერხებელი გახდება დაკისრებული ამოცანების შესრულების მონიტორინგი და მიღებული შედეგების ანალიზი. ეს არის "ამოცანა - შედეგები - კონტროლი - ამოცანა" სქემა, რომელიც საშუალებას გაძლევთ გახადოთ შეხვედრები ყველაზე ეფექტური და ლაკონური.
7. შეხვედრის დაგეგმვა. ყველა თანამშრომელმა უნდა იცოდეს როდის Კიდევ ერთხელმიწვეული იქნება შეხვედრის დარბაზში. მოულოდნელობა ცუდი ასისტენტია შეხვედრების ორგანიზებაში, მონაწილეებს არ აქვთ დრო მოსამზადებლად ან საერთოდ არ მოდიან ოფისში არყოფნის გამო.
თუ რაიმე პრობლემა მოულოდნელად გაჩნდა და თქვენ გადაწყვიტეთ მოწვეული სამუშაო ჯგუფი მის მოსაგვარებლად, მოემზადეთ პასუხებისთვის: „არ ვიცი“, „უნდა შევამოწმო“ და „მოხსენებას მოგვიანებით მოგცემთ“.
როგორ მოვამზადოთ და ჩავატაროთ ეფექტური შეხვედრა?
ეფექტური შეხვედრისთვის ჯერ უნდა მოემზადოთ ამისთვის. შეხვედრის დაწყებამდე ლიდერმა უნდა განმარტოს შემდეგი კითხვები:
- რა მიზნებს მისდევს შეხვედრა და რა ამოცანებს წყვეტს იგი.
- როგორია შეხვედრის ფორმატი, რა როლები აქვთ შეხვედრის მონაწილეებს. თანამშრომელთა როლები წინასწარ არის მინიჭებული: უნდა იყოს თავმჯდომარე და მდივანი. ასევე განსაზღვრეთ შეხვედრის დაწყების და დასრულების ზუსტი დრო.
- როგორია შეხვედრის სტრუქტურა? ტიპიური სტრუქტურა ასე გამოიყურება:
- მისალმებები;
- შეხვედრის მიზნების, ამოცანების, ფორმატის გამოცხადება;
- არსებული პრობლემების განხილვა და ანალიზი;
- მიღება უკუკავშირიშემსრულებლებისგან;
- შედეგების ანალიზი და უახლოესი მომავლის ამოცანების დასახვა;
- შემაჯამებელი.
- რა არის შეხვედრის წესები? განსაზღვრეთ დღის წესრიგის თითოეულ საკითხზე მუშაობის ზუსტი დრო, გამოყავით დრო შესვენებისთვის, თუ შეხვედრა მოიცავს დიდი დროახორციელებს.
- რა დოკუმენტები იქნება საჭირო. მოამზადეთ ყველა საჭირო ინფორმაცია, რომელიც დაინტერესდება მონაწილეებისთვის, გაგზავნეთ მასალები, რათა წინასწარ შეისწავლოს.
- საჭიროა თუ არა შეხვედრა? შეხვედრაზე მოსაწვევების გაგზავნამდე, შეამოწმეთ არის თუ არა ეს ნამდვილად საჭირო.
უპასუხეთ ამ კითხვებს თავად:
- დღეს თქვენ მიერ დასახული ამოცანები უნდა გადაჭრას?
- რა უნდა წაართვან მონაწილეებმა შეხვედრას?
- როგორ უნდა შეიცვალოს მათი მუშაობა შეხვედრის შემდეგ?
- შეგროვდა თუ არა ყველა საჭირო ინფორმაცია? მიიღებთ "არ ვიცი" პასუხს ნებისმიერ კითხვაზე?
- არის თუ არა პრობლემის გადაჭრის სხვა გზა შეხვედრის გარეშე?
დაიმახსოვრეთ შესახებ მარტივი წესებიეფექტური შეხვედრების ჩატარება, აუდიტორიის ყურადღების მიქცევა მთავარი მიზანი, მიეცით დისკუსიას პოზიტიური ან ნეიტრალური ტონი და წაახალისეთ, გამოხატონ საკუთარი აზრი.
მაშინ მიიღებთ თქვენი თანამშრომლების ეფექტურობის ზრდას და ამავდროულად შეამცირებთ დაკარგულ დროს.
კრება არის სავალდებულო ღონისძიება, რომელშიც მონაწილეობს ორგანიზაციის ყველა წევრი, როგორიცაა აქციონერთა ყოველწლიური კრება ან მთავარი შეხვედრაკოოპერატივის წევრები. კრების ჩატარების წესი რეგულირდება შესაბამისი ორგანიზაციის წესდებით, კრების მიმდინარეობა და მიღებული გადაწყვეტილებები ფორმდება ქ. სპეციალური დოკუმენტი- შეხვედრის წუთები.
შეხვედრისგან განსხვავებით, შეხვედრას ესწრება ადამიანთა გარკვეული ფიქსირებული წრე, როგორც წესი, სხვადასხვა კომპანიის ან საწარმოს განყოფილების წარმომადგენლები. შეხვედრები, როგორც წესი, რეგულარულია და ტარდება მკაცრად განსაზღვრულ პირობებში
იყოფა დრო, ყველაზე ხშირად კვირაში ერთხელ და გამიზნულია მიმდინარე საკითხების განხილვაზე, თუმცა შესაძლოა წარმოების საჭიროებებით გამოწვეული დაუგეგმავი შეხვედრები. სხდომის ოქმი არ არის საჭირო, მაგრამ გადაწყვეტილება ჩვეულებრივ მიიღება სხდომის ბოლოს.
საქმიანი შეხვედრები იყოფა საქმიან საუბრებად და მოლაპარაკებებად. საქმიანი საუბრები იმართება თავისუფალი ფორმით, გამიზნულია ნებისმიერი საკითხის განსახილველად, რომელიც წარმოიქმნება და აუცილებლად არ მთავრდება გადაწყვეტილებით. მოლაპარაკებები მოგვარებულია სერიოზული საკითხები ერთობლივი საქმიანობასაწარმოები, საქმიანობის სფეროების დელიმიტაცია, საფასო პოლიტიკის შემუშავება და ა.შ. ისინი მთავრდება საბოლოო დოკუმენტების ან ზეპირი დეკლარაციების მიღებით.
თავისი მუშაობის სპეციფიკიდან გამომდინარე, ნებისმიერ ბიზნესმენს საკმაოდ ხშირად უწევს მონაწილეობა მიიღოს სხვადასხვა შეხვედრებში, კონფერენციებსა და საქმიან შეხვედრებში, ასევე თავად მოაწყოს ეს ღონისძიებები. აუცილებელია მათი ორგანიზებისა და ჩატარების დადგენილი წესის დაცვა, რადგან ხშირად ყველა კომერციული სამუშაოს წარმატება მასზეა დამოკიდებული.
შეხვედრის, შეხვედრის ან მოლაპარაკების მომზადებისას თქვენ უნდა:
1. აირჩიეთ და მკაფიოდ ჩამოაყალიბეთ დღის წესრიგი. დღის წესრიგში შეიძლება იყოს ორი ან სამი ძირითადი საკითხი და სამი ან ოთხი უმნიშვნელო. თუ ძირითადი საკითხები ცოტაა, მაშინ შეხვედრა მშვიდად წარიმართება და იმდენი დრო დასჭირდება, თითქოს მათი რაოდენობა საკმარისი იყოს, ხოლო თუ ბევრი საკითხია, განხილვა ზედაპირული გახდება.
2. განსაზღვრეთ მონაწილეთა შემადგენლობა (შეხვედრებისთვის, მოლაპარაკებებისთვის). გამონაკლისს წარმოადგენს წარმოების შეხვედრები, რომლებიც იმართება რეგულარულად (ჩვეულებრივ კვირაში ერთხელ) მონაწილეთა მუდმივი შემადგენლობით.
3. აირჩიეთ ღონისძიების დღე და დრო. მოლაპარაკებების წარმოებისას დღე და დრო წინასწარ არის შეთანხმებული ყველა მონაწილესთან.
4. აცნობეთ მონაწილეებს ღონისძიების დღისა და დროის შესახებ. შეხვედრის გამართვისას სასურველია ამის გაკეთება 5-7 დღით ადრე. წარმოების შეხვედრის დღე და დრო ეცნობება მხოლოდ მასზე მოწვეულ პირებს, რომლებიც არ არიან მუდმივი მონაწილეებიშეხვედრები.
5. დააყენეთ ღონისძიების სავარაუდო ხანგრძლივობა და გააფრთხილეთ მონაწილეები ამის შესახებ. გამოცდილება აჩვენებს, რომ შეხვედრის ან შეხვედრის დასრულების დროის გამოცხადება მის ხანგრძლივობას 10-15%-ით ამცირებს.
6. მოამზადეთ ძირითადი გამოსვლა ან შეტყობინება და დაასახელეთ დისკუსიის საჭირო მონაწილეები. ანგარიში უნდა იყოს კონკრეტული, ასახავდეს განსახილველი საკითხის არსს და დასკვნები დასაბუთებული. მოხსენების ან შეტყობინების სიტყვიერება და გაურკვევლობა იწვევს გულგრილობას მსმენელებში.
7. შეარჩიეთ და მოამზადეთ შენობა. სიფრთხილე უნდა იქნას მიღებული იმისათვის, რომ ოთახი საკმარისად კომფორტული იყოს ყველა მონაწილისთვის. სკამების ნაკლებობა არ უნდა იყოს. თითოეული მონაწილის წინ არსებულ მაგიდებზე მოლაპარაკებების ორგანიზებისას მიზანშეწონილია განათავსოთ ბარათი, რომელშიც მითითებულია გვარი, სახელი, პატრონიმი და კომპანიის სახელი, რომელსაც იგი წარმოადგენს. მაგიდებზე ასევე უნდა იყოს ქაღალდი და საწერი ჭურჭელი და შესაძლებელია გამაგრილებელი საკვების მიწოდება. კარგი წესითითვლება, რომ მოლაპარაკების დროს ჩაის ან ყავას მიირთმევენ მცირე რაოდენობით ნამცხვრებთან ერთად.
თქვენ უნდა დაიწყოთ მუშაობა ზუსტად დანიშნულ დროს. შეხვედრის ან შეხვედრის დაწყების დაგვიანება ჩვეულებრივ იწვევს შემდეგი მონაწილეებიძალიან გვიან შეგროვდება. მიღებულია ყველა მხარის მიერ მოლაპარაკების დაწყების დროის მკაცრად დაცვა; მოლაპარაკებებზე დაგვიანება განიხილება პარტნიორების უკიდურეს უპატივცემულობად და შეიძლება გამოიწვიოს არასასურველი შედეგები.
შეხვედრის (შეხვედრის) დროს შექმნილი ვითარება ან საქმიანი შეხვედრაუნდა იყოს მეგობრული. დაუშვებელია პერსონალური თავდასხმები მონაწილეების მიმართ და დაპირისპირება.
სხდომის ჩასატარებლად არჩეულია თავმჯდომარე. თავმჯდომარის ძირითადი მოვალეობებია:
დაიცავით წესები;
გამოაცხადოს მომხსენებლის ვინაობა და თანამდებობა, რომლის წარმომადგენელიც ის არის.
კრების თავმჯდომარე უნდა აკმაყოფილებდეს გარკვეულ მოთხოვნებს, რომელთაგან მთავარია: კომპეტენტურობა, მიუკერძოებლობა, მკაფიოდ და ნათლად გამოხატვის უნარი და სხვისი აზრის შემწყნარებლობა. თავმჯდომარეს არ აქვს უფლება გამოხატოს თავისი უპირატესობა ამა თუ იმ აზრზე ან შეხვედრაში მონაწილის მიმართ, ან დააწესოს თავისი აზრი. მან თავისი წინადადებები ყველას შემდეგ უნდა წარმოადგინოს.
მნიშვნელოვანი ნაბიჯინებისმიერი შეხვედრა ან შეხვედრა არის გადაწყვეტილების მიღება. ასეთ მომენტებში შეხვედრა ხშირად უმწეო ხდება, თითქოს ენერგია კარგავს. ეს იმიტომ ხდება, რომ მონაწილეები ვერ აცნობიერებენ, რომ გადაწყვეტილების მიღების დროა, ან ყოყმანობენ, ყოყმანობენ არჩევანის გაკეთებაში. ასეთ შემთხვევებში უმჯობესია აირჩიოთ ერთი შეთავაზება და განაგრძოთ მისი განხილვა. მნიშვნელოვანია, რომ არ გამოტოვოთ მომენტი, როდესაც დებატები უნდა დაიხუროს - ეს მოითხოვს თავმჯდომარის გამოცდილებას და უნარს. კარგი გზა- შუალედური კენჭისყრა. იგი აჯამებს დისკუსიის შემდეგ ეტაპს. თუმცა საბოლოო კენჭისყრაზე ძალიან არ უნდა ვიჩქაროთ, რადგან არ არის გამორიცხული, რომ უმცირესობის მიერ უარყოფილი გადაწყვეტილება იყოს მიღებული. ამ შემთხვევაში უმცირესობის წევრებმა შესაძლოა დაიწყონ მოქმედება უმრავლესობის არასწორი დამტკიცების მიზნით, რამაც შეიძლება გამოიწვიოს დისკუსიის განახლება და უკვე მიღწეული შედეგების დაკარგვა.
განსაკუთრებული ხედიშეხვედრა არის ე.წ. ასეთი შეხვედრა იმართება მაშინ, როცა საჭიროა გადაწყვეტილების მიღება კომპლექსური პრობლემაიპოვნეთ გამოსავალი დამაბნეველი სიტუაციიდან, მიიღეთ პასუხისმგებელი გადაწყვეტილება.
ასეთი შეხვედრის ჩასატარებლად, უპირველეს ყოვლისა, აუცილებელია დავალების ნათლად ჩამოყალიბება - მხოლოდ ერთი, ყველაზე რთული ან ყველაზე მნიშვნელოვანი. მიზანშეწონილია, რომ დისკუსიაში მონაწილეობა მიიღოს არაუმეტეს 7-12 ადამიანმა. მიზანშეწონილია სკამების მოწყობა წრეში ისე, რომ არ იყოს "გალერეა" და "პრეზიდიუმი". აუცილებელია მკაცრად განისაზღვროს განხილვის დრო. დროის ნაკლებობა ქმნის სტრესს, რაც ასტიმულირებს ტვინის აქტივობა. ასეთი შეხვედრის ოპტიმალური დრო დაახლოებით 30 წუთია. არავის არ უნდა გააკრიტიკოს წამოყენებული წინადადებები. ადამიანების უმეტესობას არ შეუძლია შემოქმედებითად იმუშაოს მორალური საფრთხის პირობებში; თუ ვინმე უკან დაიხიეს, სხვები მხოლოდ იმაზე ფიქრობენ, თუ როგორ არ გამოიყურებოდეს სხვებზე სულელურად. დისკუსიის დასაწყისში, როგორც წესი, ბანალური, ცარიელი იდეები წამოიჭრება. კრიტიკის აკრძალვა აადვილებს ნებისმიერი იდეის წამოყენებას, რომელთაგან ზოგიერთი შეიძლება ძალიან ღირებული იყოს. სასურველია შერჩევა საუკეთესო იდეებიუარესის გადაგდების ნაცვლად, ის, რაც ახლა შეუფერებლად ჩანდა, შეიძლება მოგვიანებით გამოადგეს. არ არის საჭირო იდეების ავტორობის დადგენა - საუკეთესო იდეები ყოველთვის კოლექტიური შემოქმედების პროდუქტია.
როცა თითქოს გამოსავალი იპოვეს რთული სიტუაციამიზანშეწონილია დაიყოს ორ ჯგუფად - „მხარდამჭერები“ და „მოწინააღმდეგეები“ და შეეცადოთ იპოვოთ სისუსტეები შემუშავებულ გადაწყვეტაში. საბოლოო გადაწყვეტილება მკაფიოდ უნდა იყოს ჩამოყალიბებული და ჩაწერილი.
შეხვედრების მომზადების წესები
შეხვედრების სახეები
შეხვედრები კლასიფიცირებული განსახილველად წამოჭრილი პრობლემებისა და გადასაჭრელი ამოცანების მნიშვნელობისა და შინაარსის, ასევე სამუშაოს ადგილის, დროისა და ხანგრძლივობის მიხედვით.
ოპერატიული შეხვედრებიშეიძლება ჰქონდეს მიზანი მენეჯერს მიაწოდოს მისთვის საჭირო ინფორმაცია ორგანიზაციაში არსებული მდგომარეობის შესახებ; აზრთა მოკლე გაცვლა წარმოების პროცესში წარმოქმნილი საკითხების არსზე, აგრეთვე სხვადასხვა დანაყოფის მოქმედებების ზოგადი ტაქტიკის შემუშავება. ორგანიზაციული სტრუქტურაწარმოების მიმდინარე გამოწვევების გამო.
ასეთ შეხვედრებზე ინფორმაცია მოძრაობს ქვემოდან ზევით, ე.ი. ქვეშევრდომებიდან ლიდერამდე. მიღებული ინფორმაცია საშუალებას აძლევს მენეჯერს პირდაპირ (სწრაფად) შეაფასოს სიტუაცია შეხვედრის დროს, გამოავლინოს ჩამორჩენილობა, მიიღოს გადაწყვეტილებები და დაუსვას დავალებები დაქვემდებარებულებს, მიუთითოს შემსრულებლები და ვადები. როგორც წესი, ოპერატიული შეხვედრების დროს ქვეშევრდომები არ აკეთებენ დეტალურ და დეტალურ მოხსენებებს. ოპერატიული შეხვედრები შეიძლება ჩატარდეს ქ სხვადასხვა ფორმები: ხუთწუთიანი შეხვედრები, შეხვედრები და ა.შ. მთავარი თვისებაასეთი შეხვედრები ხანმოკლეა.
სასწავლო შეხვედრებიშექმნილია ინფორმაციის, შეკვეთების და მოთხოვნების გადასაცემად ზემოდან ქვემოდან მენეჯმენტის ვერტიკალზე.
ასეთი შეხვედრების მთავარი მახასიათებელია ის, რომ მენეჯერი არა მხოლოდ საჭირო ინფორმაციას აწვდის ქვეშევრდომებს და გასცემს ბრძანებებს, არამედ ძალიან კონკრეტულად აკონკრეტებს დავალებულ დავალებებს, ანაწილებს შემსრულებლებს და ვადებს. ამავდროულად, სასწავლო შეხვედრებზე დასაშვებია ინფორმაციის განხილვა და დავალებული ამოცანების გადაჭრის მეთოდები. ქვეშევრდომებს შეუძლიათ გარკვეული პუნქტების გარკვევა და მენეჯმენტის განსახილველად კონსტრუქციული წინადადებების წარდგენა.
პრობლემური შეხვედრებიაქვთ მიზანი განსახილველი პრობლემის განხილვისა და ანალიზის შედეგად ოპტიმალური გადაწყვეტის პოვნა.
ყველაზე პრობლემური შეხვედრებია რთული სახეშეხვედრები. პრობლემური შეხვედრის დროს მიიღება კოლექტიური გადაწყვეტილება კომპლექსურ საკითხებზე, რომლებიც გავლენას ახდენენ სტრუქტურის ერთეულების ფუნქციური ამოცანების ცვლილებაზე ან მათ ადაპტაციაზე ორგანიზაციის საქმიანობის ახალ მიმართულებებთან.
პრობლემური შეხვედრები ხშირად ტარდება დისკუსიის სახით. გადაწყვეტილების მიღების გზა დამოკიდებულია ხელმძღვანელობის სტილზე. ყველაზე გავრცელებული არის შემდეგი დიაგრამაპრობლემური შეხვედრა:
1. პრობლემის ფორმულირება, პრობლემის ფორმულირება.
2. მონაწილეთა ანგარიშები.
3. კითხვები მომხსენებლებს.
4. დისკუსია, დებატები, დებატები.
5. ხსნარის ფორმირება.
6. ხსნარის კორექცია.
7. მიღება ბოლო ვერსიაგადაწყვეტილებები.
პრობლემის ფორმულირება, ამოცანის დადგენა, მისი ანალიზი და გადაწყვეტის ძიება ხორციელდება, როგორც წესი, თავად შეხვედრის დაწყებამდე. ეს ეტაპი შეიძლება იყოს შეხვედრის წინასწარი საუბრის (თვით შეხვედრამდე რამდენიმე დღით ადრე), საინფორმაციო ბიულეტენების გაგზავნის ან პერიოდული პრობლემური შეხვედრების გეგმის სახით.
პრობლემურ შეხვედრებზე, დემოკრატიის ხარისხი და შემოქმედებითი საქმიანობასაკმარისად მაღალი უნდა იყოს. მენეჯერი ასრულებს თავმჯდომარის როლს, კოორდინაციას უწევს შეხვედრის მიმდინარეობას.
გარდა ამისა, სხვადასხვა ორგანიზაციას შეუძლია გამოიყენოს შემდეგი ტიპის შეხვედრები:
§ თანამშრომლების ინფორმირება (მათ შორის სახით
სასწავლო და მეთოდური გაკვეთილი);
§ სამუშაოს დაგეგმვა გარკვეული პერიოდი;
§ შედეგების შეჯამება სხვადასხვა პერიოდის განმავლობაში (ასევე მხარდაჭერა
კონკრეტულ პროექტზე მუშაობის შედეგების შენარჩუნება) და ა.შ.
თუ საქმიანი საუბარი ცხადყოფს, რომ ორგანიზაციაში ინტერპერსონალური ურთიერთქმედება შუამავალია პირის სტატუსით, ფუნქციური პოზიციით, მაშინ საქმიანი შეხვედრა საშუალებას გვაძლევს აღვნიშნოთ სხვა ყველაზე მნიშვნელოვანი ფაქტორისაქმიანი ურთიერთქმედება, კერძოდ ჯგუფური ფაქტორი. საქმიანი შეხვედრის მომზადებისა და ჩატარებისას უნდა გვახსოვდეს, რომ ჯგუფის ქცევის მახასიათებლები (ჯგუფში როლების განაწილებიდან ჯგუფურ ზეწოლამდე) სერიოზულ გავლენას მოახდენს მისი მონაწილეების ურთიერთქმედების ბუნებაზე.
შეხვედრების მომზადების წესები
საქმიანი ან ოფიციალური შეხვედრა არის ტექნოლოგიურად რთული და შრომატევადი ღონისძიება. შეხვედრისთვის მომზადების სამუშაო იწყება მისი მიზნის მკაფიო განსაზღვრით.
შეხვედრის მიზანი- ეს არის აღწერა სასურველი შედეგი, გამოსავლის სასურველი ტიპი, სამუშაოს სასურველი შედეგი ( შესაძლო ვარიანტებიმიზნები: აზრთა წინასწარი გაცვლა, გადაწყვეტილების მიღების რეკომენდაციების მომზადება, კონკრეტულ საკითხზე გადაწყვეტილების მიღება და ა.შ.).
ლიდერმა ნათლად უნდა გააცნობიეროს, რატომ იწვევს შეხვედრას და ასევე შეძლოს ნათლად გადასცეს შეხვედრის მიზანი მის მონაწილეებს. შეხვედრის მიზნის დადგენისას თავი უნდა აარიდოთ ბუნდოვან, არასპეციფიკურ ფორმულირებებს. ეს იწვევს შემოთავაზებული პრობლემისადმი ინტერესის შემცირებას და ქვეცნობიერად იწვევს განცდას, რომ მისი არსებითი გადაწყვეტა არასაჭიროა. მიზნის ფორმულირება პირველ რიგში უნდა ასახავდეს საკითხების განხილვის სავარაუდო შედეგის თავისებურებებს. შეხვედრის მიზნიდან გამომდინარე, ფორმდება მისი დღის წესრიგი და შეირჩევა მონაწილეთა შემადგენლობა.
თუ შეხვედრის მიზანია ინფორმაციის გაცვლა და პრიორიტეტული ამოცანების დადგენა მიმდინარე სამუშაოების დროს, მაშინ მოწვეულნი არიან მხოლოდ დეპარტამენტების ხელმძღვანელები. ასეთ შეხვედრაზე დამსწრეები ეცნობიან საქმის ვითარებას, ეცნობიან წინა შეხვედრაზე მიღებული გადაწყვეტილებების შესრულების მიმდინარეობას და მკაფიოდ ჩამოაყალიბებენ სამომავლო ამოცანებს.
თუ შეხვედრის მიზანი კონკრეტული პრობლემის გადაჭრაა, მაშინ მასში მოწვეულნი არიან სამუშაოდ ისინი, ვისაც შეუძლია პროფესიონალურად გაუმკლავდეს დავალებას და ვისაც შეუძლია პრობლემის საკუთარი გადაწყვეტა შესთავაზოს. ამ შემთხვევაში შეხვედრის მონაწილეებს ეძლევათ ინფორმაცია პრობლემის შესახებ, დავალება ჩამოყალიბებულია მკაფიოდ და ცალსახად.
შეხვედრის მიზანი განსაზღვრავს შეხვედრის ადგილს, თარიღსა და დროს.
დაგეგმილი შეხვედრები(მაგალითად, საბჭოს სხდომები შედეგების შესაჯამებლად, დაგეგმვა) უფრო მოსახერხებელია კვირის გარკვეულ დღეებში ან გარკვეული რიცხვებითვე.
დაუგეგმავი შეხვედრები, განსაკუთრებით დიდი რიცხვიმონაწილეები (მაგალითად, საგანგებო ინფორმაცია), მიზანშეწონილია განახორციელონ სამუშაო დღის ბოლოს, რათა აღმოიფხვრას სამუშაო დროის დაკარგვა შეწყვეტილი მუშაობის განახლებაზე.
მოკლე ოპერატიული შეხვედრები(ხუთ წუთიანი შეხვედრები ან შეხვედრები) რეკომენდებულია სამუშაო დღის დასაწყისში.
შეხვედრების დრო უნდა განისაზღვროს ორგანიზაციაში (დეპარტამენტში) დადგენილი რუტინით. დაუგეგმავი შეხვედრები აგდებთ რიტმიდან, რითაც ამცირებს კულტურას ბიზნეს კომუნიკაცია, მენეჯერს ართმევს შესაძლებლობას დაგეგმოს თავისი სამუშაო დროდა განკარგოს იგი, ჩაშალოს დაგეგმილი შეხვედრები და აქტივობები.
რეკომენდებულია შეხვედრების დაგეგმვა დღის მეორე ნახევარში ან სამუშაოს დასრულებამდე 1,5 – 2 საათით ადრე. როგორც წესი, დღის პირველი ნახევარი უფრო ნაყოფიერია და უმჯობესია ამ დროს თანამშრომლები თავიანთი მოვალეობების შესრულებით იყვნენ დაკავებულნი. კიდევ ერთი საკითხია გასათვალისწინებელი, თუ შეხვედრა სამუშაო დღის ბოლოს არის დაგეგმილი. მენეჯერს ეძლევა შესაძლებლობა დროულად გამართოს შეხვედრა, დისკუსიის გადადების გარეშე, რადგან მას აქვს საბაბი, რომ შეაჩეროს იგი არასახარბიელო მოვლენების შემთხვევაში.
შეხვედრის თემაგანხილვის საგანია. თემა უნდა იყოს ჩამოყალიბებული ისე, რომ დაინტერესდეს შეხვედრის ყველა მონაწილე. შეხვედრებზე საჭიროა მხოლოდ ის საკითხების მიტანა, რომლებიც ყოველთვის არ შეიძლება გადაწყდეს სამუშაო გზით.
ორგანიზაციის მენეჯმენტისა და ეთიკის ერთ-ერთი წესი ოფიციალური ურთიერთობებისავალდებულო უნდა გახდეს დღის წესრიგის წინასწარ გაგზავნა შეხვედრის მონაწილეებისთვის. გარდა ამისა, ეთიკის სტანდარტი საქმიანი ურთიერთობებიუნდა ჩაითვალოს შეხვედრაზე განხილული საკითხების შინაარსზე მოკლე წერილობითი ინფორმაციის წინასწარი გავრცელება. დაუშვებელია, თუ ასეთი გაგზავნა ახორციელებს შეხვედრაზე წამოჭრილ პრობლემებში არაკომპეტენტური პირის მიერ - ეს აშკარად ამცირებს აქტუალურობის განცდას.
Შეხვედრის განრიგიარის წერილობითი დოკუმენტი, რომელიც წინასწარ იგზავნება შეხვედრის მონაწილეებისთვის, რომელიც შეიცავს შემდეგ ინფორმაციას:
§ შეხვედრის თემა;
§ შეხვედრის მიზანი;
§ განხილული საკითხების სია;
§ შეხვედრის დაწყების და დასრულების დრო (იდეალურად, თითოეული საკითხის განხილვის დაწყებისა და დასრულების დრო);
§ შეხვედრის ზუსტი ადგილი;
§ მომხსენებლების, კითხვების მომზადებაზე პასუხისმგებელი თანამომხსენებლების სახელები;
§ დრო და ადგილი, სადაც შეგიძლიათ გაეცნოთ მასალებს თითოეულ საკითხთან დაკავშირებით (ასეთი ინსტრუქციების არსებობა არ მისცემს საშუალებას დაუდევარი თანამშრომლები გაამართლონ საკითხის განხილვისთვის მოუმზადებლობა ინფორმაციის ნაკლებობით).
გადაწყვეტილებების პროექტები, მოხსენებების რეფერატები და ცნობები შეიძლება გაიგზავნოს დღის წესრიგის დანართის სახით. ძალიან კარგია, თუ შეხვედრის დაწყებამდე შეხვედრის მონაწილეთა კომენტარები გადაწყვეტილების პროექტებზე და გამოსვლების თეზისები წინასწარ გადაეცემა მათ, ვინც ამზადებს კითხვებს.
შეხვედრის მნიშვნელობისა და ეფექტურობის მიუხედავად, მასზე განხილული საკითხების რაოდენობა სამიდან ხუთამდე (ზოგჯერ შვიდი) უნდა დარჩეს. ამ შემთხვევაში, ყველაზე მოსახერხებელია დღის წესრიგის მომზადება ისე, რომ მასში მოიცავდეს ერთი ან ორი ძირითადი საკითხი და ორიდან ხუთ უმნიშვნელოვანეს, რომელიც არ საჭიროებს ხანგრძლივ განხილვას. დღის წესრიგის საკითხების დიდი რაოდენობა აზარალებს შეხვედრის მონაწილეებს და ართულებს შეხვედრის ძირითადი აქცენტის მთლიანად გაგებას. შეხვედრა ასევე არაპროდუქტიული იქნება, თუ ყველა განხილული საკითხი თანაბარი მნიშვნელობისაა და საჭიროებს ღრმა, დეტალურ განხილვას.
დიდი მნიშვნელობააქვს შეხვედრის მონაწილეთა შერჩევა, ე.ი. შეხვედრის ეფექტურობა დიდწილად დამოკიდებულია იმაზე, თუ რამდენად შეესაბამება მოწვეული თანამშრომლების კომპეტენცია და რწმუნებათა სიგელები შეხვედრის მიზნებსა და ამოცანებს. მონაწილეთა რაოდენობას ასევე განსაზღვრავს შეხვედრის მიზნები და ამოცანები, ასევე, ზოგიერთ შემთხვევაში, შეხვედრის სტატუსი ან საზეიმო დონე.
შეხვედრაზე მოწვეული ადამიანების ოპტიმალური რაოდენობაა 7–9, მაქსიმუმ 12 ადამიანი. აქ მთავარი წესი არის მონაწილეთა უმაღლესი აქტიურობა საკითხების განხილვისას. მოწვეულთა რაოდენობის გაზრდა მკვეთრად ამცირებს დამსწრეთა საშუალო მონაწილეობის კოეფიციენტს (ან გამომუშავებას) და ამავდროულად ახანგრძლივებს შეხვედრას.
შეხვედრის ორგანიზატორები, როგორც წესი, ითხოვენ ორგანიზაციული სტრუქტურის დეპარტამენტების უმაღლესი თანამდებობის პირების მონაწილეობას. თუმცა, უფრო კომპეტენტური გადაჭრაში კონკრეტული ამოცანებიშეიძლება იყოს ერთ-ერთი არახელმძღვანელი თანამშრომელი. ამიტომ, მიზანშეწონილია მენეჯერს მივცეთ უფლება, განსაზღვროს, თუ ვინ წარმოადგენს მის განყოფილებას შეხვედრაზე. სასურველია, რომ შეხვედრის მონაწილეები იყვნენ ადამიანები, რომლებსაც შეუძლიათ შეასრულონ „ექსპერტის“, „იდეის გენერატორის“ და „კრიტიკოსის“ როლები კოლექტიური გონებრივი აქტივობის დროს.
ზედმეტის არსებობის თავიდან აცილების მიზნით, რეკომენდებულია მონაწილეთა „შეცვლის“ მეთოდის გამოყენება („გაყოფილი განხილვის“ მეთოდი). საგულდაგულოდ მომზადებული დღის წესრიგი საშუალებას გაძლევთ მოაწყოთ შეხვედრა ისე, რომ მათი საკითხის განხილვის შემდეგ, ზოგიერთმა თანამშრომელმა შეძლოს დატოვოს იგი, დაუთმოს მათ, ვისი საკითხიც განხილვას იწყებს. ირკვევა, რომ ზოგიერთი თანამშრომელი თათბირს თავიდან ბოლომდე ესწრება, ზოგს კი სპეციალურად კონკრეტული საკითხის განხილვის დროს ეწვევიან. ამრიგად, თითოეული მონაწილე დაესწრება შეხვედრის მხოლოდ ნაწილს, რაც, რა თქმა უნდა, ამცირებს მთლიან დროს და, შესაბამისად, ირიბად ზრდის თავად ღონისძიების ეფექტურობას.
შეხვედრის მონაწილეთა შემადგენლობის ოპტიმიზაციისთვის გამოიყენეთ „სატელეფონო მანძილის“ პრინციპი თანამშრომელთან, რომლის მონაწილეობა ნაკარნახევია თავად შეხვედრის მიმდინარეობით და მიღების საჭიროებით. დამატებითი ინფორმაციაამ თანამშრომლისგან. სპეციალისტებს (რომელთა ინფორმაციაც შეიძლება დაგჭირდეთ), იმის ნაცვლად, რომ მოიწვიოთ შეხვედრაზე, შეგიძლიათ სთხოვოთ მათ მუდმივად იყვნენ სამუშაო ადგილზე განსაზღვრულ დროში, რათა დაურეკონ ან საჭიროების შემთხვევაში მიიღონ დახმარება ტელეფონით.
შეხვედრის ხანგრძლივობა.შეხვედრის ხანგრძლივობა დიდწილად დამოკიდებულია შეხვედრის ტიპზე:
§ ოპტიმალური ხანგრძლივობა პრობლემურიშეხვედრის ხანგრძლივობა ითვლება 1,5 – 2 საათი (გამონაკლის შემთხვევებში – 2 – 5 საათი);
§ ერთი საკითხის განხილვის დრო არ უნდა აღემატებოდეს 45 წუთს;
§ ოპერატიულიდა სასწავლო შეხვედრაარ უნდა გაგრძელდეს 20-30 წუთზე მეტი;
§ შეხვედრაფლაერი (ხუთი წუთი)ჩვეულებრივ კეთდება 5-10 წუთში.
შეხვედრა უნდა დაიწყოს და დასრულდეს მკაცრად განსაზღვრულ დროს, რათა არ შელახოს ნდობა მენეჯერის და თანამშრომლების მიმართ, რომლებმაც მოამზადეს იგი.
არღვევს.შეხვედრის დროს, რომელიც გრძელდება ორი ან მეტი საათის განმავლობაში, რეკომენდებულია შესვენება, წინააღმდეგ შემთხვევაში, ორი საათის შემდეგ მონაწილეებს შეიძლება განიცადოთ „ნეგატიური აქტივობის“ პერიოდი. შესვენების ოპტიმალური ხანგრძლივობა:
§ 45 – 50 წუთის შემდეგ. სამუშაო – 10 წთ;
§ 1,5 საათის მუშაობის შემდეგ – 15 წუთი.
შესვენება აუცილებელია, პირველ რიგში, დასვენებისთვის და მეორეც, შესვენების დროს, განსხვავებულ, მოდუნებულ ატმოსფეროში, პირად საუბრებში გრძელდება შეხვედრის თემაზე მუშაობა.
შეხვედრის წესები.პროცედურული ასპექტების (რეგლამენტის) დაცვა ევალება თავმჯდომარეს. წესების დაცვის მნიშვნელობა შემდეგია:
§ რეგულაციები შესაძლებელს ხდის დაგეგმილი საკითხების შემუშავებას;
§ დისციპლინებს შეხვედრის მონაწილეებს, ზრდის მათ ბიზნესს
შეხვედრის, როგორც კოლეგიური შვილად აყვანის ორგანოსადმი დამოკიდებულება და პატივისცემა მნიშვნელოვანი გადაწყვეტილებები;
§ რეგლამენტი არ იძლევა თათბირის ზედმეტად გადადებას.
მენეჯერი, რომელიც მკაცრად იცავს რეგულაციებს - კარგი მაგალითიიმიტაციისთვის.
შეხვედრის ადგილი. შეხვედრის აქტიურ და ეფექტურ მიმდინარეობას ხელს უწყობს მისი ჩასატარებელი ოთახის აღჭურვილობის გარკვეული მოთხოვნების შესრულება.
ოთახი, სადაც უნდა გაიმართოს შეხვედრა და მასში ადგილების რაოდენობა უნდა შეესაბამებოდეს მონაწილეთა რაოდენობას. ბუნებრივია, ის უნდა იყოს საკმარისად ფართო და ჰქონდეს თავისუფალი ადგილების მარაგი, თუ ამა თუ იმ მიზეზით მონაწილეთა რაოდენობა გაიზრდება. თუმცა, არ უნდა აირჩიოთ ძალიან დიდი აუდიტორია მცირე შეხვედრისთვის - ყოფნა დიდი რაოდენობითცარიელი ადგილები ფსიქოლოგიურად უარყოფით გავლენას ახდენს შეხვედრის მონაწილეებზე.
გარდა ამისა, სპეციალური ოთახის ავეჯით აღჭურვისას უნდა იხელმძღვანელოს პრინციპით, რომ შეხვედრის დროს მონაწილეთა შედარებითი პოზიცია არ უნდა ხაზს უსვამდეს განსხვავებას მათ სამსახურეობრივ-იერარქიულ სტატუსში. ამ შემთხვევაში „მრგვალი მაგიდის“ ცნებას აქვს პირდაპირი და გადატანითი მნიშვნელობითროგორც ადამიანებს შორის ურთიერთკონტაქტების სიმარტივისა და მათი ოპტიმალური სივრცითი მოწყობის უზრუნველსაყოფად.
იმ შემთხვევაში, თუ იმართება საკმაოდ დიდი შეკრება, ყურადღება უნდა მიექცეს მიკროფონების და ვიზუალიზაციის აღჭურვილობის დაყენებას. აუცილებელია ჰაერის ტემპერატურის, განათებისა და ხმის იზოლაციის კონტროლი, რათა შეხვედრის მონაწილეებმა ყურადღება არ გადაიტანონ გარე გამღიზიანებლებმა.
Ერთ - ერთი ყველაზე მნიშვნელოვანი პუნქტებიარის მენეჯერის მომზადება შეხვედრისთვის. მენეჯერმა უნდა იმუშაოს:
§ შეხვედრის ძირითადი მიზნისა და ქვემიზნების ფორმულირება დონეების მიხედვით
ლოგიკური დაქვემდებარება;
§ შესავალი ანგარიში ან შეტყობინება;
§ მონაწილეთა გამოსვლების თანმიმდევრობა;
§ გადაწყვეტილების პროექტი.
იმისათვის, რომ შეხვედრა ეფექტური იყოს, მენეჯერს ხელთ უნდა ჰქონდეს „შეხსენება მენეჯერისთვის“ (ცხრილი 11.1) და „შეხვედრის მომზადების ფორმა“ (დანართი).
ცხრილი 11.1
შენიშვნა მენეჯერისთვის
| შეხვედრის წინ | შეხვედრის დროს | შეხვედრის შემდეგ |
| საჭიროა თუ არა საერთოდ შეხვედრის ჩატარება? რა არის შეხვედრის ალტერნატივა? მე პირადად უნდა მივიღო მასში მონაწილეობა? შემიძლია ჩემი მონაწილეობა მინიმუმამდე შევინარჩუნო? შეამციროთ მონაწილეთა რაოდენობა მინიმუმამდე? არის თუ არა შენობა დახურული უცხო პირებისთვის? არის ვიზუალური ინფორმაცია? რა არის დღის წესრიგის ცალკეული საკითხების მიზნები? არის თუ არა მითითებული დრო კონკრეტული სადისკუსიო თემებისთვის? გაიგზავნა თუ არა მოწვევები შეხვედრის თემებისა და მიზნების მითითებით? | დაიწყეთ ზუსტად დროზე შეთანხმება სამუშაო წესებზე დანიშნეთ ვინმე პასუხისმგებელი რეგულაციებზე და პროტოკოლზე. მოიშორეთ არასაჭირო პაუზები და „მკვლელი“ ფრაზები არ გამოტოვოთ კრიტიკული მომენტებიდისკუსიაში დასახული მიზნებისკენ პროგრესის მონიტორინგი განმეორებით დაასახელეთ გადაწყვეტილებები და დაგეგმილი ზომები შეჯამება დასრულება ზუსტად დანიშნულ დროს დასკვნითი სიტყვაპოზიტიურ ნოტაზე | იყო თუ არა მონაწილეთა შემადგენლობა ოპტიმალური? ისხდნენ თუ არა შეხვედრის მონაწილეები სწორად? იყვნენ თუ არა შეხვედრის მონაწილეები საკმარისად დაინტერესებული? შესაძლებელი იყო თუ არა შეხვედრის მონაწილეებს შორის არსებული წინააღმდეგობების შემცირება (მათი პოზიციების ერთმანეთთან დაახლოება)? წარმოიშვა თუ არა გაუთვალისწინებელი ბლოკირების სიტუაციები და როგორ მოხდა მათი განეიტრალება? გაირკვა თუ არა პრობლემის(ებ)ის თქვენი გაგება მისი განხილვის შემდეგ? მიღებულია თუ არა ოპტიმალური გადაწყვეტილება და იწინასწარმეტყველა თუ არა მისი განხორციელების რისკი? შეხვედრის მიმდინარეობისა და შედეგების შემოწმება შედეგების ოქმის შედგენა. დააკოპირეთ და გაავრცელეთ მოკლე ოქმი გადაწყვეტილებების შესრულების მონიტორინგი განათავსეთ შეუსრულებელი საკითხები შემდეგ შეხვედრაზე |
