შეხვედრების მომზადების წესები
შეხვედრის სახეები
შეხვედრები კლასიფიცირებული განსახილველად წამოჭრილი პრობლემებისა და გადასაჭრელი ამოცანების მნიშვნელობისა და შინაარსის, ასევე სამუშაოს ადგილის, დროისა და ხანგრძლივობის მიხედვით.
ოპერატიული შეხვედრებიშეიძლება ჰქონდეს მიზანი მენეჯერს მიაწოდოს მისთვის საჭირო ინფორმაცია ორგანიზაციაში არსებული მდგომარეობის შესახებ; აზრთა მოკლე გაცვლა საწარმოო პროცესის დროს წარმოქმნილი საკითხების არსებითად, აგრეთვე სხვადასხვა რგოლების მოქმედებების საერთო ტაქტიკის შემუშავება. ორგანიზაციული სტრუქტურამიმდინარე წარმოების ამოცანებთან დაკავშირებით.
ასეთ შეხვედრებზე ინფორმაცია მოძრაობს ქვემოდან ზევით, ე.ი. ქვეშევრდომებიდან ლიდერებამდე. მიღებული ინფორმაცია საშუალებას აძლევს მენეჯერს უშუალოდ შეხვედრის დროს (სწრაფად) შეაფასოს სიტუაცია, დაადგინოს ნარჩენები, მიიღოს გადაწყვეტილებები და დაუსვას დავალებები დაქვემდებარებულებს შემსრულებლებისა და ვადების მითითებით. როგორც წესი, დაქვემდებარებულები არ აკეთებენ დეტალურ და დეტალურ ანგარიშებს ოპერატიული შეხვედრებზე. ოპერატიული შეხვედრები შეიძლება ჩატარდეს სხვადასხვა ფორმით: ხუთწუთიანი შეხვედრები, ზაფხულის შეხვედრები და ა.შ. ასეთი შეხვედრების მთავარი მახასიათებელია მათი ხანმოკლე ხანგრძლივობა.
ბრიფინგი შეხვედრებიშექმნილია ინფორმაციის, შეკვეთების და მოთხოვნების გადასატანად ზემოდან ქვემოდან კონტროლის ვერტიკალზე.
ასეთი შეხვედრების მთავარი მახასიათებელია ის, რომ ლიდერი არა მხოლოდ საჭირო ინფორმაციას აწვდის ქვეშევრდომებს და გასცემს ბრძანებებს, არამედ აკონკრეტებს მაქსიმუმ დასახულ ამოცანებს, დანიშნავს შემსრულებლებს და ვადებს. ამასთან, ბრიფინგ შეხვედრებზე დასაშვებია ინფორმაციისა და ამოცანების გადაჭრის მეთოდების განხილვა. ქვეშევრდომებს შეუძლიათ გარკვეული პუნქტების გარკვევა, კონსტრუქციული წინადადებების გაკეთება მენეჯმენტის განსახილველად.
პრობლემური შეხვედრებიმიმართულია განსახილველი პრობლემის განხილვისა და ანალიზის შედეგად ოპტიმალური გადაწყვეტის პოვნაზე.
პრობლემური შეხვედრები ყველაზე რთული ტიპის შეხვედრებია. პრობლემური შეხვედრის პროცესში შემუშავებულია კოლექტიური გადაწყვეტა კომპლექსურ საკითხებზე, რომლებიც გავლენას ახდენენ სტრუქტურული ერთეულების ფუნქციური ამოცანების შეცვლაზე ან მათ ადაპტაციაზე ორგანიზაციის საქმიანობის ახალ სფეროებთან.
პრობლემური შეხვედრები ხშირად დისკუსიის ფორმას იღებს. გადაწყვეტილების მიღების გზა დამოკიდებულია ხელმძღვანელობის სტილზე. ყველაზე გავრცელებულია პრობლემის შეხვედრის შემდეგი სქემა:
1. პრობლემის ფორმულირება, პრობლემის ფორმულირება.
2. მონაწილეთა ანგარიშები.
3. კითხვები მომხსენებლებს.
4. დისკუსია, დისკუსია, დებატები.
5. გადაწყვეტილების ფორმირება.
6. ხსნარის კორექცია.
7. გადაწყვეტილების საბოლოო ვარიანტის მიღება.
პრობლემის ფორმულირება, პრობლემის ფორმულირება, მისი ანალიზი და გადაწყვეტის ძიება ხორციელდება, როგორც წესი, თავად შეხვედრის დაწყებამდე. ეს ეტაპი შეიძლება იყოს წინასწარი საუბრის ფორმა შეხვედრის მონაწილეებთან (თავად შეხვედრამდე რამდენიმე დღით ადრე), საინფორმაციო ბიულეტენების გავრცელება ან სამუშაო გეგმის პერიოდული პრობლემური შეხვედრებისთვის.
პრობლემურ შეხვედრებზე დემოკრატიისა და შემოქმედებითი აქტივობის ხარისხი საკმაოდ მაღალი უნდა იყოს. ამ შემთხვევაში ლიდერი ასრულებს თავმჯდომარის როლს, რომელიც კოორდინაციას უწევს შეხვედრის მიმდინარეობას.
გარდა ამისა, შემდეგი ტიპის შეხვედრები შეიძლება გამოყენებულ იქნას სხვადასხვა ორგანიზაციაში:
§ თანამშრომლების ინფორმირება (მათ შორის სახით
სასწავლო-მეთოდური გაკვეთილი);
§ სამუშაოს დაგეგმვა გარკვეული პერიოდი;
§ შედეგების შეჯამება სხვადასხვა პერიოდის განმავლობაში (ასევე ქვე-
კონკრეტულ პროექტზე მუშაობის შედეგების შენარჩუნება) და ა.შ.
თუ საქმიანი საუბარი ორგანიზაციაში ინტერპერსონალური ურთიერთქმედების ვიზუალურ მედიაციას აქცევს პიროვნების სტატუსს, ფუნქციურ პოზიციას, მაშინ საქმიანი შეხვედრა საშუალებას გაძლევთ მიუთითოთ ბიზნეს ურთიერთქმედების კიდევ ერთი მნიშვნელოვანი ფაქტორი, კერძოდ, ჯგუფური ფაქტორი. საქმიანი შეხვედრის მომზადებისა და გამართვისას უნდა გვახსოვდეს, რომ ჯგუფის ქცევის მახასიათებლები (ჯგუფში როლების განაწილებიდან ჯგუფურ ზეწოლამდე) სერიოზულ გავლენას მოახდენს მისი მონაწილეების ურთიერთქმედების ბუნებაზე.
შეხვედრების მომზადების წესები
საქმიანი ან საოფისე შეხვედრა არის ტექნოლოგიურად რთული და შრომატევადი ღონისძიება. შეხვედრისთვის მომზადების სამუშაო იწყება მისი მიზნის მკაფიო განსაზღვრით.
შეხვედრის მიზანიარის სასურველი შედეგის აღწერა, გამოსავლის სასურველი ტიპი, სამუშაოს სასურველი შედეგი ( შესაძლო ვარიანტებიმიზნები: აზრთა წინასწარი გაცვლა, გადაწყვეტილების მიღების რეკომენდაციების მომზადება, კონკრეტულ საკითხზე გადაწყვეტილების მიღება და ა.შ.).
ლიდერმა ნათლად უნდა გააცნობიეროს, რატომ იწვევს შეხვედრას და ასევე შეძლოს ნათლად მიაწოდოს შეხვედრის მიზანი მის მონაწილეებს. შეხვედრის მიზნის დასახვისას თავიდან უნდა იქნას აცილებული ბუნდოვანი, არასპეციფიკური ფორმულირებები. ეს იწვევს შემოთავაზებული პრობლემისადმი ინტერესის შემცირებას და ქვეცნობიერად იწვევს განცდას, რომ მისი არსებითი გადაწყვეტა არ არის საჭირო. მიზნის ფორმულირება პირველ რიგში უნდა ასახავდეს საკითხების განხილვის სავარაუდო შედეგის თავისებურებებს. შეხვედრის მიზნიდან გამომდინარე, ფორმდება მისი დღის წესრიგი და შეირჩევა მონაწილეთა სია.
თუ შეხვედრის მიზანია ინფორმაციის გაცვლა და მიმდინარე სამუშაოების მიმდინარეობისას მომავალი ამოცანების დადგენა, მაშინ მოწვეულნი არიან მხოლოდ დეპარტამენტების ხელმძღვანელები. ასეთ შეხვედრაზე დამსწრეები ეცნობიან საქმის ვითარებას, ეცნობიან წინა შეხვედრაზე მიღებული გადაწყვეტილებების შესრულების პროგრესს და მკაფიოდ აყალიბებენ მომავლის ამოცანებს.
თუ შეხვედრის მიზანი კონკრეტული პრობლემის გადაჭრაა, მაშინ მასში მუშაობა იზიდავს მათ, ვისაც შეუძლია პროფესიონალურად გაუმკლავდეს დავალებას, ვისაც შეუძლია პრობლემის საკუთარი გადაწყვეტის შეთავაზება. ამ შემთხვევაში შეხვედრის მონაწილეებს ეძლევათ ინფორმაცია პრობლემის შესახებ, დავალება ჩამოყალიბებულია მკაფიოდ და ცალსახად.
შეხვედრის მიზანი განსაზღვრავს შეხვედრის ადგილს, თარიღსა და დროს.
დაგეგმილი შეხვედრები(მაგ. საბჭოს სხდომების განხილვა, დაგეგმვა) უფრო მოსახერხებელია კვირის კონკრეტულ დღეებში ან თვის კონკრეტულ დღეებში დაგეგმვა.
დაუგეგმავი შეხვედრები, განსაკუთრებით მონაწილეთა დიდი რაოდენობით (მაგალითად, გადაუდებელი ინფორმირება), მიზანშეწონილია ჩატარდეს სამუშაო დღის ბოლოს, რათა გამოირიცხოს სამუშაო დროის დახარჯვა შეწყვეტილი მუშაობის განახლებაზე.
მოკლე ოპერატიული შეხვედრები(ხუთწუთიანი ან საზაფხულო შეხვედრები) რეკომენდებულია სამუშაო დღის დასაწყისში.
შეხვედრების დრო უნდა განისაზღვროს ორგანიზაციაში (დეპარტამენტში) დადგენილი გრაფიკით. დაუგეგმავი შეხვედრები არღვევს რიტმს, რითაც ამცირებს კულტურას ბიზნეს კომუნიკაცია, ართმევს მენეჯერს სამუშაო დროის დაგეგმვისა და მისი მართვის შესაძლებლობას, ჩაშალოს დაგეგმილი შეხვედრები და საქმეები.
შეხვედრები რეკომენდებულია დღის მეორე ნახევარში ან სამუშაოს დასრულებამდე 1,5 - 2 საათით ადრე. როგორც წესი, დღის პირველი ნახევარი უფრო პროდუქტიულია და უმჯობესია ამ დროს თანამშრომლები თავიანთი მოვალეობებით იყვნენ დაკავებულნი. კიდევ ერთი რამ არის გასათვალისწინებელი, თუ შეხვედრა დაგეგმილია სამუშაო დღის ბოლოს. ლიდერი იღებს შესაძლებლობას, დროულად, დისკუსიის გადადების გარეშე ჩაატაროს შეხვედრა, რადგან მას აქვს საბაბი შეაჩეროს ის არახელსაყრელი განვითარების შემთხვევაში.
შეხვედრის თემაგანხილვის საგანია. თემა უნდა იყოს ჩამოყალიბებული ისე, რომ დაინტერესდეს შეხვედრის თითოეული მონაწილე. შეხვედრებზე საჭიროა მხოლოდ ის საკითხების მიტანა, რომლებიც ყოველთვის არ შეიძლება გადაწყდეს სამუშაო რეჟიმში.
მართვის ორგანიზაციისა და ეთიკის ერთ-ერთი წესი სამსახურებრივი ურთიერთობებიუნდა გახდეს დღის წესრიგის სავალდებულო წინასწარი გაგზავნა შეხვედრის მონაწილეებისთვის. გარდა ამისა, ეთიკური საქმიანი ურთიერთობებიუნდა ჩაითვალოს შეხვედრაზე განხილული საკითხების შინაარსზე მოკლე წერილობითი ინფორმაციის წინასწარი გავრცელება. დაუშვებელია, თუ შეხვედრაზე წარდგენილ საკითხებში არაკომპეტენტური პირი ეწევა ამგვარ ფოსტით - ეს აშკარად ამცირებს აქტუალურობის განცდას.
Შეხვედრის განრიგიარის წერილობითი დოკუმენტი, რომელიც წინასწარ ნაწილდება შეხვედრის მონაწილეებზე და შეიცავს შემდეგ ინფორმაციას:
§ შეხვედრის თემა;
§ შეხვედრის მიზანი;
§ განსახილველი საკითხების სია;
§ შეხვედრის დაწყების და დასრულების დრო (იდეალურად, თითოეული საკითხის განხილვის დაწყებისა და დასრულების დრო);
§ შეხვედრის ზუსტი ადგილი;
§ მომხსენებლების, კითხვების მომზადებაზე პასუხისმგებელი თანამოსაუბრეების სახელები;
§ დრო და ადგილი, სადაც შესაძლებელია მასალების გაცნობა თითოეულ საკითხზე (ასეთი ინსტრუქციების არსებობა დაუდევრობით თანამშრომლებს არ მისცემს უფლებას საკითხის განხილვისთვის მოუმზადებლობა ინფორმაციის ნაკლებობით გაამართლონ).
გადაწყვეტილებების პროექტები, მოხსენებების რეფერატები, ცნობები შეიძლება გაიგზავნოს დღის წესრიგის დანართის სახით. ძალიან კარგია, თუ შეხვედრის დაწყებამდე კითხვის მომზადების პირებს წინასწარ მიეცემათ შეხვედრის მონაწილეთა კომენტარები გადაწყვეტილების პროექტებზე, გამოსვლების აბსტრაქტებზე.
შეხვედრის მნიშვნელობისა და სიჩქარის მიუხედავად, მასზე წარდგენილი საკითხების რაოდენობა სამიდან ხუთამდე (ზოგჯერ შვიდი) უნდა დარჩეს. ამავდროულად, ყველაზე მოსახერხებელია დღის წესრიგის მომზადება ისე, რომ მოიცავდეს ერთ-ორ ძირითად საკითხს და ორ-ხუთ წვრილმანს, რომელიც არ საჭიროებს ხანგრძლივ განხილვას. დღის წესრიგის საკითხთა დიდი რაოდენობა აბეზრებს შეხვედრის მონაწილეებს და არ იძლევა მთლიანად შეხვედრის ძირითადი აქცენტის დაჭერის საშუალებას. არაპროდუქტიული იქნება შეხვედრაც, რომლის ყველა განხილული საკითხი თანაბარი მნიშვნელობის იქნება და ღრმა დეტალურ განხილვას მოითხოვს.
დიდი მნიშვნელობა აქვს შეხვედრის მონაწილეთა შერჩევას, ე.ი. შეხვედრის ეფექტურობა დიდწილად დამოკიდებულია იმაზე, თუ რამდენად შეესაბამება მოწვეული პერსონალის კომპეტენცია და უფლებამოსილება შეხვედრის მიზნებსა და ამოცანებს. მონაწილეთა რაოდენობა ასევე განისაზღვრება შეხვედრის მიზნებითა და ამოცანებით და ზოგ შემთხვევაში შეხვედრის სტატუსით ან საზეიმოდ.
შეხვედრაზე მოწვეული ადამიანების ოპტიმალური რაოდენობაა 7 - 9, მაქსიმუმ 12 ადამიანი. აქ მთავარი წესი არის მონაწილეთა უმაღლესი აქტიურობა საკითხების განხილვაში. მოწვეულთა რაოდენობის გაზრდა მკვეთრად ამცირებს საშუალო დასწრების (ან დაბრუნების) მაჩვენებელს, ხოლო შეხვედრის გახანგრძლივებას.
შეხვედრის ორგანიზატორები ითხოვენ, როგორც წესი, ორგანიზაციული სტრუქტურის დეპარტამენტების პირველი პირების მონაწილეობას. თუმცა, უფრო კომპეტენტური გადაჭრაში კონკრეტული ამოცანებიშეიძლება იყოს ერთ-ერთი არახელმძღვანელი თანამშრომელი. ამიტომ, მიზანშეწონილია, ხელმძღვანელს მივცეთ უფლება განსაზღვროს, თუ ვინ წარმოადგენს მის ქვედანაყოფს შეხვედრაზე. სასურველია, რომ შეხვედრის მონაწილეები შედიოდნენ ადამიანები, რომლებსაც შეუძლიათ შეასრულონ „ექსპერტის“, „იდეების გენერატორის“ და „კრიტიკოსის“ როლები კოლექტიური გონებრივი აქტივობის პროცესში.
ზედმეტის არსებობის თავიდან აცილების მიზნით რეკომენდებულია მონაწილეთა „შეცვლის“ მეთოდის გამოყენება („გაყოფილი განხილვის მეთოდი“). საგულდაგულოდ მომზადებული დღის წესრიგი საშუალებას გაძლევთ მოაწყოთ შეხვედრა ისე, რომ თქვენი საკითხის განხილვის შემდეგ ზოგიერთმა თანამშრომელმა შეძლოს მისი დატოვება და ადგილი დაუთმოს მათ, ვისი საკითხიც განიხილება. ირკვევა, რომ ზოგიერთი თანამშრომელი ესწრება შეხვედრას თავიდან ბოლომდე, ზოგი კი კონკრეტულად კონკრეტული საკითხის განხილვის დროს არის მოწვეული. ამრიგად, თითოეული მონაწილე დაესწრება შეხვედრის მხოლოდ ნაწილს, რაც, რა თქმა უნდა, ამცირებს მთლიან დროს და, შესაბამისად, ირიბად ზრდის თავად ღონისძიების ეფექტურობას.
შეხვედრის მონაწილეთა შემადგენლობა ოპტიმიზირებულია „სატელეფონო დისტანციის“ პრინციპის გამოყენებით იმ თანამშრომელთან, რომლის მონაწილეობაც ნაკარნახევია თავად შეხვედრის მიმდინარეობით და მიღების საჭიროებით. დამატებითი ინფორმაციაამ თანამშრომლისგან. სპეციალისტებს (რომელთა ინფორმაციაც შეიძლება დაგჭირდეთ, შეხვედრაზე მიწვევის ნაცვლად, შეგიძლიათ გთხოვოთ, იყოთ სამუშაო ადგილზე მითითებულ დროში, რათა საჭიროების შემთხვევაში დაურეკოთ ან ტელეფონით მიიღოთ დახმარება.
შეხვედრის ხანგრძლივობა.შეხვედრის ხანგრძლივობა დიდწილად დამოკიდებულია შეხვედრის ტიპზე:
§ ოპტიმალური ხანგრძლივობა პრობლემურიშეხვედრები განიხილება 1,5 - 2 საათი (გამონაკლის შემთხვევებში - 2 - 5 საათი);
§ ერთი საკითხის განხილვის დრო არ უნდა აღემატებოდეს 45 წუთს;
§ ოპერატიულიდა სასწავლო შეხვედრაარ უნდა გაგრძელდეს 20 - 30 წუთზე მეტი;
§ შეხვედრაფლაერი (ხუთი წუთი)ტარდება, როგორც წესი, 5-10 წუთში.
შეხვედრა უნდა დაიწყოს და დასრულდეს მკაცრად დანიშნულ დროს, რათა არ შელახოს მენეჯერის და თანამშრომლების სანდოობა, რომლებმაც მოამზადეს იგი.
არღვევს.შეხვედრის დროს, რომელიც გრძელდება ორი ან მეტი საათის განმავლობაში, რეკომენდებულია შესვენება, წინააღმდეგ შემთხვევაში, ორი საათის შემდეგ მონაწილეებს შეიძლება განიცადოთ „ნეგატიური აქტივობის“ პერიოდი. შესვენების ოპტიმალური დრო:
§ 45 – 50 წუთის შემდეგ. სამუშაო - 10 წუთი;
§ 1,5 საათის მუშაობის შემდეგ - 15 წუთი.
შესვენებები აუცილებელია, პირველ რიგში, დასვენებისთვის, მეორეც, შესვენების დროს, განსხვავებულ, მოდუნებულ ატმოსფეროში, პირად საუბრებში გრძელდება შეხვედრის თემაზე მუშაობა.
Შეხვედრის განრიგი.პროცედურული საკითხების (წესების) დაცვა ევალება თავმჯდომარეს. წესების დაცვის მნიშვნელობა შემდეგია:
§ რეგულაციები იძლევა დაგეგმილი საკითხების დამუშავების საშუალებას;
§ დისციპლინებს შეხვედრის მონაწილეებს, ზრდის მათ ბიზნესს
შეხვედრის, როგორც მნიშვნელოვანი გადაწყვეტილებების მიღების კოლეგიური ორგანოსადმი დამოკიდებულება და პატივისცემა;
§ რეგლამენტი არ იძლევა კრების უსაფუძვლოდ გადადებას.
ლიდერი, რომელიც მკაცრად იცავს წესებს - კარგი მაგალითიმიბაძოს.
შეხვედრის ადგილი. შეხვედრის აქტიურ და ეფექტურ კურსს ხელს უწყობს მისი ჩასატარებელი შენობების აღჭურვილობის გარკვეული მოთხოვნების შესრულება.
ოთახი, სადაც უნდა გაიმართოს შეხვედრა და მასში ადგილების რაოდენობა უნდა შეესაბამებოდეს მონაწილეთა რაოდენობას. ბუნებრივია, ის უნდა იყოს საკმარისად ფართო და ჰქონდეს ცარიელი ადგილების რეზერვი, თუ ამა თუ იმ მიზეზით მონაწილეთა რაოდენობა გაიზრდება. ამასთან, არ უნდა აირჩიოთ ძალიან დიდი აუდიტორია მცირე შეხვედრისთვის - ყოფნა დიდი რიცხვიცარიელი ადგილები ფსიქოლოგიურად უარყოფითად აისახება შეხვედრის მონაწილეებზე.
გარდა ამისა, სპეციალური ოთახის ავეჯით აღჭურვისას უნდა იხელმძღვანელოს პრინციპით, რომ შეხვედრის დროს მონაწილეთა შედარებითი პოზიცია არ უნდა ხაზს უსვამდეს განსხვავებას მათ სამსახურეობრივ-იერარქიულ სტატუსში. ამ შემთხვევაში, კონცეფცია მრგვალი მაგიდა"აქვს პირდაპირი და გადატანითი მნიშვნელობა, როგორც ადამიანებს შორის ურთიერთკონტაქტების სიმარტივის და მათი ოპტიმალური სივრცითი მოწყობის უზრუნველსაყოფად.
იმ შემთხვევაში, როდესაც იმართება საკმარისად დიდი შეხვედრა, საჭიროა იზრუნოთ მიკროფონების და ვიზუალიზაციის ხელსაწყოების დამონტაჟებაზე. აუცილებელია ჰაერის ტემპერატურის, განათების და ხმის იზოლაციის კონტროლი, რათა შეხვედრის მონაწილეებმა ყურადღება არ გადაიტანონ გარე სტიმულებმა.
ერთ-ერთი ყველაზე მნიშვნელოვანი მომენტია ლიდერის მომზადება შეხვედრისთვის. ლიდერმა უნდა:
§ შეხვედრის ძირითადი მიზნისა და ქვემიზნების ფორმულირება დონეების მიხედვით
ლოგიკური დაქვემდებარება;
§ შესავალი ანგარიში ან შეტყობინება;
§ მონაწილეთა გამოსვლების თანმიმდევრობა;
§ გადაწყვეტილების პროექტი.
იმისათვის, რომ შეხვედრა ეფექტური იყოს, მენეჯერს ხელთ უნდა ჰქონდეს „შეხსენება ლიდერისთვის“ (ცხრილი 11.1) და „შეხვედრის მომზადების ფორმა“ (დანართი).
ცხრილი 11.1
შენიშვნა ხელმძღვანელისთვის
| შეხვედრის წინ | შეხვედრის დროს | შეხვედრის შემდეგ |
| საერთოდ საჭიროა შეხვედრა? რა არის შეხვედრის ალტერნატივა? მე პირადად უნდა მივიღო მასში მონაწილეობა? შემიძლია ჩემი მონაწილეობა მინიმუმამდე შევინარჩუნო? შეამციროთ მონაწილეთა რაოდენობა მინიმუმამდე? შენობა დახურულია უცხო პირებისთვის? არის ვიზუალური ინფორმაცია? რა არის დღის წესრიგის ცალკეული პუნქტების მიზნები? არის თუ არა დრო განხილული ცალკეული თემებისთვის? გაიგზავნა თუ არა მოწვევები შეხვედრის თემებისა და მიზნების მითითებით? | დროულად დაიწყეთ სამუშაო წესების შეთანხმება დანიშნეთ წესებსა და პროტოკოლზე პასუხისმგებელი პირი. მოიშორეთ ზედმეტი პაუზები და „მკვლელი“ ფრაზები არ გამოტოვოთ კრიტიკული მომენტები დისკუსიაში თვალყური ადევნეთ პროგრესს მიზნებისკენ. გაიმეორეთ გადაწყვეტილებები და დაგეგმილი მოქმედებები შედეგების შეჯამება შეასრულეთ საჭირო დროს დასკვნითი სიტყვაპოზიტიურ ნოტაზე | იყო თუ არა მონაწილეთა შემადგენლობა ოპტიმალური? იყო თუ არა სწორად განსაზღვრული შეხვედრის მონაწილეთა ადგილები? იყვნენ თუ არა შეხვედრის მონაწილეები საკმარისად დაინტერესებული? მოახერხეთ თუ არა შეხვედრის მონაწილეებს შორის წინააღმდეგობების შემცირება (მათი პოზიციების გაერთიანება)? იყო თუ არა გაუთვალისწინებელი ბლოკირების სიტუაციები და როგორ მოხდა მათი განეიტრალება? გაირკვა თუ არა პრობლემის (პრობლემების) იდეა მისი (მათი) განხილვის შემდეგ? მიღებულია თუ არა ოპტიმალური გადაწყვეტილება და იწინასწარმეტყველა თუ არა მისი განხორციელების რისკი? შეხვედრის მიმდინარეობისა და შედეგების შემოწმება შეადგინეთ შედეგების ოქმი დუბლიკატი და გაავრცელეთ შემაჯამებელი ოქმი გადაწყვეტილებების შესრულების მონიტორინგი განათავსეთ პუნქტები, რომლებიც არ განხორციელებულა შემდეგ შეხვედრაზე |
ჩვენ გირჩევთ წაიკითხოთ ის ყველას, ვინც უნდა მოაწყოს დაგეგმვის შეხვედრები, ხუთწუთიანი შეხვედრები და სხვა შეხვედრები. ბევრი აკეთებს ამას, მაგრამ ცოტას აკეთებს კარგად. სტატიაში აღწერილია შეხვედრის მომზადების ეტაპები, მისი სტრუქტურა, ეფექტურობის შეფასება და შედეგების დაფიქსირება - ყველაფერი, რაც თქვენ უნდა იცოდეთ მართლაც სასარგებლო შეხვედრისთვის.
ჩვენ ყველა ვმონაწილეობთ შეხვედრებში. და ვიღაცამ კი უნდა მოამზადოს და ჩაატაროს ისინი. ან პლანერები. ან ჯგუფური დისკუსიები. აღიარეთ, ბევრ ჩვენგანს უკიდურესად არ მოსწონს ასეთი "მოსაუბრეები".
რატომ? იმიტომ, რომ ნებისმიერი ჩვენი ხალხის სისხლშია ჩასმული დამოკიდებულება: შეხვედრა არის ის, როდესაც ისინი საუბრობენ დიდხანს, ოფიციალურად და მოსაბეზრებლად, მაგრამ ამის შემდეგ მაინც არაფერი კეთდება. ისე, დროის კარგვა არ არის?
ეს საოცარი ფორმატი
კომპანიებში შეხვედრები ხშირად იმართება მოულოდნელად, იმართება ცალკეულ შემთხვევებში. გარდა ამისა, ისინი არ არიან სათანადოდ მომზადებული და ლიდერებმა არ იციან როგორ მოაწყონ დისკუსია. ამიტომ, ბევრი მონაწილე ინფორმაციას არასწორად აღიქვამს (არ მოისმინა, ვერ გაიგო, დაავიწყდა) - საჭირო გადაწყვეტილებები არ მიიღება (გადაიდება და დაკიდება) და დამტკიცების შემთხვევაში, ხშირად არ სრულდება. Მართალია?სირცხვილია ჩემთვის ამ შესანიშნავი მუშაობის ფორმატისთვის. სწორედ ამიტომ, დღევანდელ სტატიაში განვიხილავთ, რატომ არის კარგი, რა ხდის ჯგუფურ დისკუსიას შეუცვლელს, როგორ წარიმართოს ის ეფექტურად.
დასაწყისისთვის, რატომ გვჭირდება ეს ყველაფერი? რატომ შეკრიბეთ ბევრი დაკავებული ადამიანი, რატომ აშორებთ მათ სამუშაოს?
ხარისხიანი შეხვედრა საშუალებას გაძლევთ გაააქტიუროთ ძირითადი მექანიზმები, რომლებიც ზრდის შრომის პროდუქტიულობას, რადგან მეტი...
სინერგიის პრინციპი.სინერგიის ეფექტი უკვე დიდი ხანია ცნობილია ფსიქოლოგებისთვის. გახსოვს? — მთლიანის ეფექტურობა უფრო მაღალია, ვიდრე მისი ცალკეული ნაწილების მთლიანი ეფექტურობა. ან კიდევ უფრო მარტივი: ერთი თავი კარგია, მაგრამ ორი უკეთესი. და ეს მართალია. ჩვენ ერთად ვახერხებთ მეტი იდეის გენერირებას, პრობლემის მრავალი გადაწყვეტის პოვნას და ამ ჯიშიდან ოპტიმალურის არჩევას. ჯგუფური დისკუსიის რეჟიმში ადამიანები იწყებენ მუშაობას მთლიანობაში, ავსებენ ერთმანეთს. ეფექტურობაც მრავლდება – შეამოწმეთ. ამიტომ, თუ თქვენ გჭირდებათ საოპერაციო საკითხების სერიის გადაწყვეტა, მაშინ ხარისხიანი დისკუსია, ეს უზარმაზარი რესურსი არ უნდა იყოს უგულებელყოფილი.
ერთიანობის პრინციპი.გუნდი, ანუ ადამიანები, რომლებიც ხედავენ ერთსა და იმავე მიზანს, ენდობიან ერთმანეთს და იციან როგორ იმუშაონ ერთად, უფრო ეფექტურია, ვიდრე ერთი ადამიანი. Მეთანხმები? როგორ გახდებიან თქვენი თანამშრომლები გუნდად? უცებ? Შენ თვითონ? იქნებ მაშინვე ძალიან ეფექტური? და რისთვის? გუნდის შექმნის გასაღები არის მიზნისკენ ერთობლივი, აქტიური და ორგანიზებული მოძრაობა. და ყველა ეს პირობა შეხვედრის ლაივ რეჟიმში. შეხვედრები და შეხვედრების დაგეგმვა არის მძლავრი ინსტრუმენტი შეკრების, კოლეგებისა და ლიდერების მიმართ პატივისცემის შესაქმნელად და შესანიშნავი სასწავლო ინსტრუმენტი. ამიტომ, თუ თქვენთვის მნიშვნელოვანია, რომ თანამშრომლებმა ჰარმონიულად იმუშაონ და არა მხოლოდ ერთ განყოფილებაში ან კომპანიაში გამოჩნდნენ, ყოველკვირეული დაგეგმვის შეხვედრები ხარისხიანად ჩაატარეთ.
პრინციპის გაგება.ბევრს ეშინია უცნობის. ნორმალური ადამიანი- ნებაყოფლობით თუ უნებურად, შეგნებულად თუ არა - წინააღმდეგობას უწევს გაუგებარს და უცნობს და ეს აბსოლუტურად ბუნებრივია. მაგრამ რა მოხდება, თუ კომპანიის მიზნები, მისი შესრულების ინდიკატორები, ამოცანები მომდევნო თვისთვის და ა.შ. მოულოდნელად მოხვდება გაუგებრის კატეგორიაში? რას გრძნობს ადამიანი, როცა ითხოვს ორმოს გათხრას, მაგრამ არ ამბობს რატომ, რამდენად ღრმად და სად? რა თქმა უნდა წინააღმდეგობა და დემოტივაცია.
შეხვედრები არის პლატფორმა „პარტიის კურსის“ ასახსნელად, მისი სიცხადის გაზრდის, თანამშრომლების მიერ მიმღებლობისთვის და, შესაბამისად, ინსტრუმენტი გაურკვევლობისადმი მათი წინააღმდეგობის შესამცირებლად. ამიტომ, თუ თქვენ ახორციელებთ ცვლილებებს, გაიარეთ ისინი ბრიფინგებისა და შეხვედრების სერიის მეშვეობით.
გამოცდილმა ლიდერმა იცის, რომ შეხვედრები ქმნის ორგანიზაციას. მათი დახმარებით თქვენ შეგიძლიათ შეინარჩუნოთ ურთიერთობები კომპანიის შიგნით და განახორციელოთ მიღებული გადაწყვეტილებები, შეადარეთ როგორ ხედავენ თანამშრომლები მიზნებს და დაანგრიეთ ბარიერები დეპარტამენტებს შორის. თუ არ მართავთ შეხვედრებს, მაშინ თქვენს ორგანიზაციაში იბადება ჭორები და სპეკულაციები. ეს არის პრობლემა, რომელიც იწვევს სამომავლოდ თანამშრომლების განხეთქილებას და გაურკვევლობას და აქ შორს არ არის კონტროლის დაკარგვა.
კარგად გამართულ შეხვედრებს სასწაულების მოხდენა შეუძლიათ. საკვანძო სიტყვასასიამოვნოა აქ. რა უნდა იყოს გათვალისწინებული შეხვედრების გამართვისას?
ეფექტური შეხვედრების პრინციპები
დავალებების შესრულება
არსებობს შეხვედრის რამდენიმე ფორმატი: შეხვედრა, ბრეინსტორმინგი; დაგეგმვის შეხვედრა, ხუთი წუთი. თითოეულ ფორმატს აქვს გამოყენების მითითებები და მეთოდოლოგია. გადაწყვიტეთ ხალხის შეკრება, ფხიზლად შეაფასეთ თქვენი მიზნები და ამოცანები. რა გინდათ ამ ფორმატიდან? ხალხმა უნდა მოძებნოს გამოსავალი? შემდეგ ეს არის ბრეინშტორმინგი - თქვენ ყველანი თანაბარ პირობებში ხართ და გაითვალისწინეთ ნებისმიერი იდეა. გსურთ ამოცანების დაყენება? შემდეგ ეს არის დაგეგმვის შეხვედრა პროტოკოლით და დღის წესრიგით... ფორმატი განისაზღვრება ძირითადი პუნქტებით: შეხვედრის ლიდერის როლი, შეხვედრაზე კომუნიკაციის სტილი, შეხვედრის შედეგი.ფორმატის მაგალითები:
- Შეხვედრა. მიზანია იდეების გენერირება, ვარიანტების შეფასება, გადაწყვეტილებების პოვნა.ანუ გუნდი მუშაობს შემოქმედებით რეჟიმში. ამ ფორმატის აპოთეოზი არის ტვინის შტორმი. წინაპირობაა იდეის/აზრის გამოხატვის შესაძლებლობა, ანუ თავისუფალი კომუნიკაციის კულტურა შეხვედრაზე. ხალხმა თავისუფლად უნდა გამოხატოს თავისი აზრი, ეს უნდა იყოს წახალისებული. ამიტომ, არ უნდა იყოს მკაცრი არაკონსტრუქციული კრიტიკა.
- პლანერკა. მიზანია პროცესის მიმდინარე მდგომარეობის ანალიზი და ახალი ამოცანების იდენტიფიცირება.ეს ფორმატი უფრო ახლოსაა მოცემულ ინდიკატორებზე სიტყვიერ მოხსენებასთან, შესაბამისად, ამ ინდიკატორების არსებობა მისთვის სავალდებულოა. დაგეგმვის შეხვედრა ყოველთვის საქმიანია, დღის წესრიგის მიხედვით.
- Ხუთი წუთი. მიზანია პრიორიტეტების დადგენა, სამუშაო განწყობის ჩამოყალიბება.ხუთწუთიანი სესიები არ ტარდება გლობალური პრობლემების გადასაჭრელად და კითხვებზე "ვინ არის დამნაშავე?" და "რა უნდა გააკეთოს?" ეს არის შეხსენების ფორმატი. ძირითადი მოთხოვნები დადებითი და მოკლევადიანია. გახსოვდეთ, დილის შეხვედრები მასტიმულირებელ-აქტივატორ-მოტივატორის როლს ასრულებს. მათი ხანგრძლივობა 5-დან 15 წუთამდეა - აღარ!
კონკრეტულობა
თავად ამოცანები განსაზღვრულია? შეხვედრის დაწყებამდე მკაფიოდ ჩამოწერეთ დღის წესრიგი და მოამზადეთ თქვენთვის საჭირო მასალები. წინასწარ გაუგზავნეთ დღის წესრიგი ყველა მონაწილეს (დაწყებამდე არაუგვიანეს სამი საათისა, მაგრამ სასურველია წინა დღით), რათა მათაც მოემზადონ. ეს საშუალებას მოგცემთ ყველა თქვენგანს არ დაიკარგოთ ამოცანები, მიჰყვეთ შეხვედრის ხაზს და მიაღწიოთ დანიშნულ დროს.მოკლედ
ნებისმიერი შეხვედრა უნდა ჩატარდეს მინიმალურ დროში. იდეალურია 30 წუთი, მაქსიმუმი ერთი საათი. ძალიან ცუდია, თუკი მეხუთე პუნქტის რამდენიმე საათის განმავლობაში გამოკვეთა მოგიწევთ. რატომ? ადამიანის თვითნებური ყურადღება დროთა განმავლობაში იშლება და კონკრეტულად - 30-40 წუთში. ერთფეროვანი პროცესით, რაც ხდება, 20-30 წუთის შემდეგ წყვეტს აღქმას. ყურადღების დაქვეითებით კი ადამიანის მეხსიერება ბევრად უარესად მუშაობს... ეს გვეუბნება: შეხვედრიდან 3 საათის შემდეგ ხალხი ძალიან არაეფექტური იქნება.Დროის განაწილება
წინაპირობაეფექტური შეხვედრა არის მკაცრი დრო ან წესები. დანიშნეთ შეხვედრის დაწყებისა და დასრულების დრო. დაიწყეთ დანიშნულ დროს, მიუხედავად იმისა, აწია თუ არა ყველა - ეს ასწავლის ხალხს არ დააგვიანონ. დროულად დააწესეთ პატიოსანი ვადა (მაგალითად, საათნახევარი) და ვადამდე 10 წუთით ადრე - დაასრულეთ, შედეგის მიუხედავად. დააყენეთ ხუთწუთიანი ტაიმერი თითოეული სპიკერისთვის, ეს ასწავლის ხალხს საუბარს. შეწყვიტეთ თემასთან დაკავშირებული საუბრები შეხვედრაზე, დაუბრუნეთ ხალხი თემას. გქონდეთ მკაფიო დღის წესრიგი შეხვედრისთვის. ეს უნდა იყოს ყველა მონაწილის წინაშე.მონაწილეთა ადეკვატურობა
შეხვედრას უნდა დაესწრონ მხოლოდ ის თანამშრომლები, რომლებსაც ეხება დღის წესრიგი. არასოდეს მოიწვიოთ ადამიანები თრეილერის შეხვედრაზე, უბრალოდ დაჯექით. დაიცავით ოპტიმალურობის პრინციპი: ნაკლები მონაწილე უნდა იყოს, მაგრამ კითხვაზე მათი გავლენის დონე უფრო მაღალია.სიტყვის უფლება
იცნობთ თუ არა შეხვედრებს, რომლებშიც თანამშრომლები საუბრობენ მხოლოდ მაშინ, როდესაც მათ ეკითხებიან და აძლევენ მენეჯერს სოციალურად სასურველ პასუხებს, როგორიცაა „დიახ, რა თქმა უნდა, ჩვენ ვიქნებით“? Რატომ ხდება ეს? იმიტომ, რომ ხალხი მიჩვეულია აზრის გამოთქმისთვის „თავზე“ დგომას, მით უმეტეს, ეჭვის გამო. თუ მენეჯერი სთხოვს შეაფასოს, შესაძლებელია თუ არა პრობლემის გადაჭრა, თანამშრომელი იჩენს ეჭვს და მენეჯერი პასუხად აჩუმებს მას - რას სწავლობენ დანარჩენები? გაჩუმდი და არ გაბრაზდე. და რა გვჭირდება მათგან? ინტელექტი და ანალიზი. შეუთავსებელი რამ, არა? ამიტომ, როგორც სხვა დროს, შეხვედრის დროს თანამშრომლებს სჭირდებათ სიტყვის, მოსაზრებების, იდეების, ეჭვების, კითხვების უფლება. უფრო მეტიც, აუცილებელია ვისწავლოთ როგორ უპასუხოთ თანამშრომელთა კითხვებს: მოკლედ, არსებითად, შეწყვიტოთ ზედმეტი და ხანგრძლივი კვნესა მძიმე ოფისის ცხოვრებაზე.შედეგების კონსოლიდაცია
ყველა შეხვედრას, განსაკუთრებით კი ისეთს, სადაც მიზნებს ადგენთ, უნდა ჰქონდეს წერილობითი შედეგი. გირჩევ ხელმძღვანელობას ელექტრონული პროტოკოლიშეხვედრები. მაგალითად, ამ ფორმით:შეხვედრის შემდეგ ოქმები ეგზავნება ყველა მონაწილეს. სწორედ შეხვედრის პროტოკოლი ხდება საკონტროლო ინსტრუმენტი, რომელიც საშუალებას გაძლევთ არ გამოტოვოთ არაფერი, არ დაივიწყოთ ერთი დავალება. პროტოკოლის თარგმანი შევიდა ელექტრონული სისტემა(მაგალითად, 1C ან Lotus) შესაძლებელს ხდის მის ინტეგრირებას ამოცანების დაყენების სისტემაში. და რაც მთავარია, აუცილებლად უნდა გკითხოთ ბოლო შეხვედრაზე დასახული ამოცანების შესახებ. ეს არის შეხვედრების ციკლური რეჟიმი "ანალიზი → ამოცანები → კონტროლი → ანალიზი", რომელიც საშუალებას გაძლევთ გადაიტანოთ შეხვედრა უმოქმედო საუბრის რეჟიმიდან სამუშაო ფორმატში.
დაგეგმილი შეხვედრა
ყველაფერი, რისი გადატანა შესაძლებელია დაგეგმილ რეჟიმში, უნდა გადავიდეს. კონტროლის პროცედურებთან შეგუების ერთადერთი გზა არის მათთვის დაგეგმილი კურსის გავლა. იდეალურ შემთხვევაში, ყველა თანამშრომელმა უნდა იცოდეს, როდის მოეთხოვებათ ამა თუ იმ საკითხზე, ანუ როდის დასჭირდებათ მოხსენება - რათა დრო ჰქონდეთ მონაცემთა შეგროვებისა და მნიშვნელოვანი ანგარიშის მოსამზადებლად. დაუგეგმავი შეხვედრები მიზანშეწონილია მხოლოდ გადაუდებელი და მნიშვნელოვანი საკითხებისთვის და ასეთი დაუგეგმავი შეხვედრების პროპორცია დაბალი უნდა იყოს. წინააღმდეგ შემთხვევაში, თანამშრომელს უბრალოდ არ აქვს დრო მოსამზადებლად (რაც ნიშნავს, რომ გაიგებთ "არ ვიცი"), ზოგჯერ ის ვერც კი შეძლებს დასწრებას (რვის ნაცვლად ორი მოდის, დანარჩენი "ში" მინდვრები“), სცილდება სამუშაოს (და მაღალი პროდუქტიულობა მოითხოვს კონცენტრაციას) და ა.შ. დ.თქვენი შეხვედრების ეფექტურობის შესაფასებლად გაიარეთ ტესტი:
| Გაქვს ეს? | Ნამდვილად არ |
|---|---|
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
|
გაქვთ 3-ზე მეტი "დიახ"? მოდით ოპტიმიზაცია!
ეფექტური შეხვედრის მომზადებისა და ჩატარების ეტაპები
- განსაზღვრეთ შეხვედრის მიზნები და ამოცანები.რა საკითხებია გადასაწყვეტი? რა ინფორმაციის თვალყურის დევნება? რა დასკვნები გამოვიტანოთ? რა არის საუკეთესო გზა ამოცანების სტრუქტურირებისთვის?
- ამოცანების მიხედვით განსაზღვრეთ შეხვედრის ფორმატი.აირჩიეთ მონაწილეები და შეხვედრის დრო. შეხვედრას უნდა ჰყავდეს თავმჯდომარე/ფასილიტატორი, რომელიც თვალყურს ადევნებს წესებს. ამ ადამიანს ნაკლები პასუხისმგებლობა უნდა ჰქონდეს იმ პრობლემის გადაჭრაზე, რომლის შესახებაც შეხვედრაა. მაშინ ის ნაკლებად ფიქსირდება ემოციებზე (ვიდრე, მაგალითად, შეხვედრის ინიციატორი) და არ ლობირებს, ნებაყოფლობით თუ უნებლიედ, მომგებიანი. ბოლო გადაწყვეტილება. და ლაპარაკის უფლება პატიოსნად ეძლევა ყველა დამსწრეს.
- განსაზღვრეთ შეხვედრის სტრუქტურა.შეხვედრას უნდა ჰქონდეს მკაფიო სტრუქტურა და ყოველ ჯერზე წარიმართოს ზუსტად მის მიერ გათვალისწინებული თანმიმდევრობით.
დაგეგმვის შეხვედრის ტიპიური სტრუქტურა:
გახსნის გამოსვლა / გახურება.
მიზნები. რეგულაციები. ფორმატი.
ზოგადი საკითხები.
მუშაობის ზოგადი შედეგები. დაკისრებული ამოცანების შესრულება.
მონაწილეთა პირადი შედეგები/ანგარიშები.
შედეგების ანალიზი. Მიზნების დასახვა. შეჯამება.
პრობლემის აღნიშვნა, მიზნები. თემის მნიშვნელობა. გეგმები.
მიზნები. რეგულაციები. ფორმატი.
დისკუსია. ანალიზი.
შედეგების ანალიზი. Მიზნების დასახვა.
შეჯამება.
შესავალი სიტყვა/შეხვედრის მიზნები/რეგლამენტი.
- პრობლემა და რატომ აქვს მას მნიშვნელობა.
- ყველა გადაწყვეტის გენერაცია.
- განიხილეთ თითოეული ვარიანტის დადებითი და უარყოფითი მხარეები.
- გადაწყვეტის არჩევანი. მასზე დაყრდნობით მონაწილეთათვის ამოცანების დადგენა.
- შეხვედრის ოქმის მომზადება.
- განსაზღვრეთ რეგულაცია.რეგულაციების შემუშავებისას გახსოვდეთ, რომ ის მოსახერხებელი უნდა იყოს როგორც ლიდერისთვის, ასევე მონაწილეებისთვის. სტანდარტი: 3-7 წუთი მიზნების დასახვის პრეზენტაციისთვის; 5-7 წუთი დებატებისთვის. სასარგებლოა ყოველ 45-60 წუთში 10-15 წუთიანი შესვენების უზრუნველყოფა აქტიური მუშაობა. ავტორი დიდწილად, საათზე მეტი შეხვედრები მონაწილეთა ყურადღების დაკარგვის რისკია. ასეთი შეხვედრები შეიძლება არაეფექტური იყოს.
- ჩამოაყალიბეთ გადასაწყვეტი საკითხების რიგი.რეგულაციების საკითხები განისაზღვრება იმ ძირითადი პუნქტებით, რომლებზეც დამოკიდებულია კომპანიის მუშაობის საერთო შედეგი და ხარისხი (მაგალითად, მომხმარებლების გამოხმაურება, რეაქცია რეკლამაზე, ინფორმაცია ახალ პროდუქტებზე და ა.შ.).
დაყავით ყველა კითხვა სამ ჯგუფად.
- რეგულარული კითხვები - წესების მიხედვით. შეეცადეთ სწრაფად გაუმკლავდეთ ჩვეულებრივ კითხვებს. თავდაპირველად, მათ განხილვას შეიძლება მთელი დრო დასჭირდეს. შემდეგ მათ დაემატება აქტუალური კითხვები – ხალხი თავად იქნება აქტიური. მაგრამ თქვენი პრიორიტეტი, რომელიც განსაზღვრავს წინსვლის სიჩქარეს, არის განვითარების საკითხები. დახარჯეთ მათზე თქვენი შეხვედრის დროის 50%.
- აქტუალური კითხვები - შეხვედრის გეგმის მიხედვით: გაჩენილი იდეები, პრობლემები, რა უშლის ხელს მუშაობას და როგორ მოვახდინოთ მისი ოპტიმიზაცია. საერთო ჯამში, შეგიძლიათ გაარკვიოთ არაუმეტეს 5 კითხვა. ყოველთვის დაიწყეთ ყველაზე მნიშვნელოვანით. ჯობია ერთი მნიშვნელოვანი საკითხით დავასრულოთ, ვიდრე ათეული გადაუჭრელი დატოვოთ.
- განვითარების საკითხები - განვითარების გეგმის მიხედვით.
- მოამზადეთ საჭირო დოკუმენტები და ფორმები.საკითხებზე ეფექტური მუშაობისთვის უაღრესად მნიშვნელოვანია შეხვედრებისთვის მასალის სწორად მომზადება და ყველასთვის წინასწარ გაგზავნა. თავად სხდომაზე აუცილებელია სხდომის ოქმის შენახვა, სადაც უნდა ჩაიწეროს ყველა მიღებული გადაწყვეტილება.
- განსაზღვრეთ შეხვედრის დრო.თუ თანამშრომლები დისციპლინაში არ განსხვავდებიან, ხშირად აგვიანებენ, გირჩევთ ყოველკვირეული შეხვედრების ჩატარებას დილით, სწორედ სამუშაო დღის დასაწყისში - სამსახურში დროული მისვლა გარანტირებულია. ყველაზე მავნე „დაგვიანებულებს“ რამდენიმე დღეში გადაისწავლიან. ყოველთვის მიუთითეთ შეხვედრის დასრულების დრო. შეეცადეთ დაასრულოთ ცოტა ადრე - ეს სასიამოვნო სიურპრიზი ხდება მონაწილეებისთვის. ნებისმიერ შემთხვევაში, დაგეგმილი საკითხების განხილვის შემდეგ ჯერ კიდევ უნდა დარჩეს გარკვეული დრო. მაშინ თანამშრომლებს ექნებათ შესაძლებლობა, მიზეზი და სტიმული დაუსვან თავიანთი კითხვები – ანუ იყვნენ აქტიური და იფიქრონ. და რა შეიძლება იყოს ლიდერისთვის აქტიურ და ინტელექტუალურ თანამშრომელზე უკეთესი!
- დარწმუნდით, რომ შეხვედრა აუცილებელია.
უპასუხეთ საკუთარ თავს შემდეგ კითხვებს:
არის კითხვები შეხვედრისთვის? ეს არის ის, რაზეც დღეს უნდა ვისაუბროთ?
შეესაბამება თუ არა მასალის წარდგენის ფორმა მიზანს, აუდიტორიას, შინაარსს?
რა უნდა მოხდეს / დარჩეს თანამშრომლების გონებაში შეხვედრის შემდეგ?
შესაძლებელია თუ არა შეხვედრის გამოტოვება და იგივე შედეგის მიღწევა?
თუ უპასუხეთ „დიახ“ 1, 2 კითხვებს და „არა“ მე-4 კითხვას, მოგერიდებათ გამართოთ შეხვედრა!
- შეხვედრის მომზადება
- შეხვედრის დაწყება
- დისკუსიის ორგანიზება
- შეხვედრის დასასრული
- პრობლემები შეხვედრებზე
შეხვედრები გამოიყენება მენეჯმენტსა და პერსონალს შორის იდეების, მოსაზრებების, ინტელექტუალური შესაძლებლობების გაცვლისთვის. მაგრამ შეხვედრები ასევე შეიძლება იყოს არაეფექტური, უსარგებლო, რაც უარყოფითად იმოქმედებს სამუშაო პროცესზე. Თუ იცი როგორ ჩავატაროთ შეხვედრამაშინ ის უფრო წარმატებული იქნება.
შეხვედრაზე ბევრი რამ არის დამოკიდებული. დაგეგმვის შეხვედრის დროს პერსონალი ახორციელებს ანგარიშს მათი ქმედებების შესახებ, ხოლო მენეჯმენტი ადგენს სამომავლო ამოცანებს. ეფექტური შეხვედრები გამოიყენება როგორც უკუკავშირისახელმწიფოსგან. თუმცა, შეხვედრის მთავარი მიზანი უნდა იყოს სამუშაო პროცესის ეფექტურობის გაზრდა როგორც ცალკეული თანამშრომლისთვის, ასევე მთელი კომპანიისთვის. არსებობს მთელი რიგი მექანიზმები, რომლებიც გავლენას ახდენენ საწარმოს ეფექტურობაზე, რომელიც უნდა იყოს ჩართული მუშაობაში:
- სინერგიის პრინციპი. სინერგიის ეფექტი არის მთლიანის უპირატესობა ჯამზე ცალკეული ნაწილები. და თანამედროვე ფსიქოლოგია დიდი ხანია იყენებს ამ პრინციპს. მაგრამ ეს დიდი ხნის წინ გამოჩნდა, ძველ ანდაზებშიც კი ვხედავთ სინერგიული ეფექტის მოქმედებას - „ერთი თავი კარგია, მაგრამ ორი უკეთესი“. ეს პრინციპი ხშირად ავლენს თავის დამსახურებას პრაქტიკაში. რამდენიმე სპეციალისტის ერთობლივი მუშაობის სარგებელი უფრო მაღალი იქნება, ვიდრე ცალკე სამუშაოყველას. სინერგიის ეფექტი აიძულებს თანამშრომლებს უფრო ეფექტურად და ჰარმონიულად იმუშაონ, რადგან ისინი წარმოადგენენ ერთ მთლიანობას. ამ შემთხვევაში წინადადებების ხარისხი და ადეკვატურობა გაცილებით მაღალია. ამიტომ, უმჯობესია გუნდთან ერთად განიხილონ სამუშაო საკითხები.
- ერთიანობის პრინციპი. ერთ სპეციალისტს ბევრი რამის გაკეთება შეუძლია, მაგრამ სპეციალისტთა მთელ გუნდს შეუძლია კიდევ უფრო მეტი. მთავარია, რომ თანამშრომლები დარწმუნებულნი იყვნენ თავიანთ მიზნებში, ყველაფერი გააკეთონ მათ მისაღწევად. ანუ მოტივირებული იყვნენ შედეგის მისაღებად. მაგრამ პროფესიონალური გუნდები არსაიდან არ ჩნდებიან, ისინი უნდა ჩამოყალიბდნენ. ამისთვის არის შეხვედრების ორგანიზება - ინსტრუმენტი პერსონალის მოტივაციის შესაქმნელად, მიზნების მიღწევის პროცესის სტიმულირებისთვის. შეხვედრების დაგეგმვისას იზრდება თანამშრომლებისა და მენეჯმენტის პატივისცემა და ნდობა, მიმდინარეობს პერსონალის გადამზადების პროცესი. მაღალი დონის გუნდის შექმნა შეხვედრების ხარისხზეა დამოკიდებული. თუ გსურთ მიაღწიოთ ჰარმონიას გუნდური მუშაობაშემდეგ ყურადღება მიაქციეთ შეხვედრებს.
- პრინციპის გაგება. გაურკვევლობა ერთ-ერთი ყველაზე ძლიერი დემოტივატორია. კომპანიის მიზნები და ამოცანები შემსრულებლისთვის გასაგები უნდა იყოს, წინააღმდეგ შემთხვევაში მისი შესრულება მცირდება, წინააღმდეგობა იზრდება. სამომავლო გეგმებისა და ამოცანების გამჭვირვალობა ერთ-ერთი წესია როგორ ჩავატაროთ ეფექტური შეხვედრა. აქ გაანალიზებულია ყველა მიზანი, მათი აუცილებლობა და სასურველი შედეგი. ამ გზით შეიძლება შემცირდეს პერსონალის წინააღმდეგობა უცნობი და გაუგებარი ამოცანის მიმართ.
როგორ ჩავატაროთ ეფექტური შეხვედრა
არსებობს მრავალი სახის შეხვედრები, რომლებიც განსხვავდება მათი დანიშნულებით. შეხვედრის გამართვის არჩევანი პირდაპირ გავლენას ახდენს მთელი დაგეგმვის შეხვედრის წარმატებაზე. თუ მენეჯერი დაივიწყებს შეხვედრის მიზანს, მაშინ ეფექტურობა შეიძლება დაივიწყოს. აქ არის შეხვედრების ძირითადი ტიპები:
- სასწავლო შეხვედრა. კონფერენციაა. ასრულებს საგანმანათლებლო მიზანს, შეხვედრის მონაწილეები იღებენ საჭირო ცოდნას, აუმჯობესებენ უნარებს.
- საინფორმაციო. იგი გამოიყენება კონკრეტულ საკითხზე ან პრობლემაზე ინფორმაციის შესაგროვებლად, თანამშრომლებისგან უკუკავშირის მისაღებად, მიღებული მონაცემების შესაჯამებლად.
- განმარტებითი. აუცილებელია მენეჯმენტის მიერ მიღებული გადაწყვეტილებების სიცხადის გაზრდა, მათი თვალსაზრისის მოტივაციის ახსნა და დანარჩენი პერსონალის დარწმუნება არჩეული პოზიციის სისწორეში.
- პრობლემური. შეხვედრა აუცილებელია კონკრეტული პრობლემების გამოსავლენად და მათი გადაჭრის გზების დასადგენად.
შეხვედრების გამართვის ეს მახასიათებლები ეხება არა მხოლოდ შეხვედრებს ჩვეული ფორმით, არამედ დიდ შეხვედრებსა თუ პრესკონფერენციებს, კოლეგებს ან უფროსს შორის პირად საუბრებს დაქვემდებარებულთან. ნებისმიერ შემთხვევაში, წარმატებული და ეფექტური შეხვედრის წესები უნდა იყოს დაცული.
შეხვედრის მომზადება
შესრულებაზე გავლენას ახდენს არა მხოლოდ შეხვედრა, არამედ მომზადებაც. ლიდერმა უნდა ახსოვდეს შეხვედრის მომზადებისა და ჩატარების წესები ეფექტურობის გაზრდის მიზნით.
შეხვედრის დაწყება
შეხვედრა უნდა დაიწყოს მითითებულ დროს. ლიდერს სჭირდება გახსნის სიტყვა, რომელშიც აღწერილი იქნება დაგეგმვის შეხვედრის თემა, შეხვედრის ეტაპები და დაისახეთ მიზნები და ამოცანები. აუცილებელია თანამშრომლების დარწმუნება გამოვლენილი პრობლემების მნიშვნელობაში, ეს ქმნის დისკუსიის სტიმულს. თქვენ შეგიძლიათ დაუყოვნებლივ დასვათ პრობლემური კითხვები, რომლებიც განიხილება. მოტივაციის ასამაღლებლად აუცილებელია მსმენელების დისკუსიით დაინტერესება, საბოლოო შედეგსა და თანამშრომლების ინტერესებს შორის კავშირის დამყარება. ამ გზით, მათაც კი, ვისთვისაც შეხვედრა თავიდან უსარგებლო ჩანდა, შეიძლება დაარწმუნონ დისკუსიაში მონაწილეობა.
აუცილებელია ჩანაწერის შენახვა. ეს შეიძლება გააკეთოს ერთ-ერთმა დაქვემდებარებულმა. შეხვედრის ყველა მონაწილე უნდა იცნობდეს დავალებაზე მუშაობის წესებს. უმჯობესია, ყველა სამუშაო თემა იყოს ქვეშევრდომების თვალწინ, ამიტომ ჯერ დაფაზე დაწერეთ.
დისკუსიის ორგანიზება
დისკუსიის ორგანიზების რამდენიმე გზა არსებობს. ეფექტური და პროდუქტიული დისკუსიისთვის აუცილებელია მშვიდი და მეგობრული ატმოსფეროს შექმნა. არ ჩაუღრმავდეთ კლერიკალიზმსა და ოფიციალურობას - ამან შეიძლება უარყოფითად იმოქმედოს თანამშრომლობის სურვილზე. დისკუსიის დროს მნიშვნელოვანია სიმშვიდის შენარჩუნება. დაალაგეთ შეხვედრის წესრიგი ისე, რომ დისკუსიამ თანდათან მოიპოვოს იმპულსი, რაც გამოიწვევს იდეალურ საბოლოო შედეგს.
მენეჯერის თვალსაზრისი არ უნდა იყოს აქსიომა თანამშრომლებისთვის, წინააღმდეგ შემთხვევაში ნაყოფიერი დისკუსია არ იმუშავებს. აუცილებელია მოვისმინოთ და გავითვალისწინოთ ყველა დამსწრის აზრი ნებისმიერ წამოჭრილ პრობლემაზე. შეხვედრის მეთოდოლოგია არ გირჩევთ გამოიყენოთ ისეთი კატეგორიული ფრაზები, როგორიცაა "თქვენ სრულიად ცდებით", რადგან ეს არა მხოლოდ უარყოფითად მოქმედებს ქვეშევრდომის თვითშეფასებაზე, არამედ აძლიერებს მას გადაწყვეტილების მიღებისა და შემდგომ დისკუსიაში მონაწილეობაზე.
ხშირად, მენეჯერები აფასებენ ნებისმიერ წინადადებას ან იდეას, რომელიც დაუყოვნებლივ ჩნდება განხილვის პროცესში. ერთის მხრივ, ეს შეიძლება იყოს სასარგებლო. მაგრამ გადაჭარბებული კრიტიკაშეუძლია გაანადგუროს გუნდის წევრების შემოქმედებითი ზრახვები, შეამციროს მათი მოტივაცია წინადადებების წამოყენებისთვის. მაშინ ღირს შეხვედრის გეგმაში დამატება ტვინის შტორმის მეთოდი. ამ შემთხვევაში ყველას შეუძლია თავისი წვლილი შეიტანოს დისკუსიაში, შესთავაზოს ნებისმიერი იდეა, რომელიც არ იქნება განხილული ბრეინშტორმინგის პროცესში. წინადადებების კრიტიკა მოჰყვება.
ლიდერმა უნდა უზრუნველყოს, რომ დისკუსია ყოველთვის წარიმართოს მისთვის საჭირო მიმართულებით. ხშირად, თანამშრომლები იწყებენ წასვლას, შეუსაბამო საკითხების განხილვას. შემდეგ თქვენ ფრთხილად უნდა დააბრუნოთ ისინი სწორ გზაზე. ეს უნდა გაკეთდეს დელიკატურად, რათა დისკუსიის მონაწილემ ინტერესი არ დაკარგოს.
მაგრამ როგორ გავმართოთ შეხვედრები, როგორ ვიკამათოთ, თუ კამათს შეუძლია თანამოსაუბრის შეურაცხყოფა ან თუნდაც დამცირება? არსებობს კარგი დებატების რამდენიმე წესი, რომლებიც უნდა გამოიყენოთ შეხვედრების დროს.
- რომც გაღიზიანდე, ხმა არ უნდა ამოიღო. თქვენ უნდა ისაუბროთ ნათლად და ნელა.
- თქვენი არგუმენტები უნდა იყოს მიმართული არა მოწინააღმდეგის, არამედ ყველა დამსწრე. ასე მიაღწევთ ბიზნეს ატმოსფეროს, რომელიც დადებითად იმოქმედებს დისკუსიის პროცესზე.
- ფოკუსირება მოახდინეთ იმ ასპექტებზე, რომლებსაც მტერს უზიარებთ. მოიყვანეთ მაგალითი და დაასაბუთეთ თქვენი პოზიცია. შემდეგ შეგიძლიათ გადახვიდეთ იდეებზე, რომლებიც თქვენთვის არ არის ახლოს. ყველა თქვენი პრეტენზია დასვით კითხვების სახით თანამოსაუბრეს.
თუ ლიდერი იცის კითხვების დასმა, მაშინ მას შეუძლია იმედი ჰქონდეს ეფექტური შეხვედრები. კითხვები საშუალებას გაძლევთ მონიშნოთ ის პუნქტები, რომლებსაც ჯერ არ შეხებიათ, გადახვიდეთ ერთი თემიდან მეორეზე. ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ უფრო ნათლად გაიგოთ თანამოსაუბრეების პოზიცია, მიიღოთ მათი აზრი კონკრეტულ საკითხზე.
დისკუსიის ლიდერი თავდაპირველად არ უნდა დაჟინებით მოითხოვოს საკუთარი თვალსაზრისი, არ უნდა დააკისროს თავისი აზრი დისკუსიის სხვა მონაწილეებს. არ არის გამორიცხული, რომ ზოგიერთი თანამშრომლის თანამდებობა ხმამაღლა დარჩეს, რადგან ადამიანებს ხშირად ეშინიათ უფროსებთან კამათი. და საპირისპირო მოსაზრებები ყოველთვის უნდა იყოს მოსმენილი, რადგან ეს ერთადერთი გზაა ყველაზე გონივრული გადაწყვეტილების მისაღებად.
გარკვეულ საკითხზე ნეიტრალურ პოზიციაზეც კი შეიძლება მოლაპარაკება. უმჯობესია თქვენი აზრი წარმოადგინოთ კითხვის სახით „იქნებ დაგვჭირდეს ამ თვალსაზრისის განხილვა...“ ან მესამე პირის განცხადების სახით „გავიგე რომ...“
შეხვედრის დასასრული
ნებისმიერი დისკუსიის დასასრულს ლიდერმა უნდა შეაჯამოს დისკუსიის შედეგები და განსაზღვროს, თუ რა იქნება მიღებული მიღებული წინადადების განსახორციელებლად.
შეხვედრის სცენარი დადებითად უნდა დასრულდეს. ასე რომ, დისკუსიის მონაწილეები შეძლებენ გააცნობიერონ, რომ მათი მონაწილეობა დისკუსიაში არ იყო უშედეგო, რომ შეხვედრამ გარკვეული პროგრესი განიცადა.
დისკუსიის ყველა შედეგი უნდა ჩაიწეროს. ოქმების ასლები უნდა გადაეცეს იმ თანამშრომლებს, რომლებიც არ იყვნენ სხდომაზე, მაგრამ უნდა მონაწილეობდნენ გადაწყვეტილების მიღებაში.
კომუნიკაციის სტილი, ლიდერის როლი გუნდშიპირდაპირ გავლენას ახდენს შედეგზე. თუ კომპანიაში ბოსის ტოტალიტარული აზრი სუფევს, მაშინ შეუძლებელია მეგობრული დისკუსიის მიღწევა. მენეჯმენტმა უნდა დაიცვას დაქვემდებარებულებთან კომუნიკაციის კოლეგიური სტილი, მაშინ შესაძლებელია მაქსიმალური ეფექტურობის ღია განხილვა.
შეხვედრების გამართვის ზოგადი წესები
თავის მაღალი პოზიცია გულისხმობს მუდმივ ურთიერთქმედებას ქვეშევრდომთა ფართო სპექტრთან, უფლებამოსილების და პასუხისმგებლობის დელეგირება. ნებისმიერი გადაწყვეტილება უნდა იყოს წარმოდგენილი ზოგადი განხილვისთვის. ამიტომ შეხვედრების თავიდან აცილება შეუძლებელია. ლიდერს არ უნდა ჰქონდეს ნეგატიური დამოკიდებულება შეხვედრების დაგეგმვის მიმართ, მხოლოდ ამ გზით შეიძლება ვისწავლოთ დისკუსიებიდან მაქსიმალური სარგებელი. Ზოგიერთი მარტივი წესებიროგორ ჩაატაროს ეფექტური შეხვედრებიდაგეხმარება.
- დაუთმეთ დრო დაგეგმვის შეხვედრისთვის მოსამზადებლად. საჭიროა მხოლოდ საქმიანი შეხვედრის გეგმის შედგენა და მონახაზი საბოლოო შედეგი. ამას დიდი დრო არ დასჭირდება, მაგრამ დადებით ეფექტს მოიტანს. დაალაგეთ მომხსენებელთა თანმიმდევრობა.
- ბევრი პროფესიონალი ცდილობს გამოყოფილი დრო არასაჭირო საუბრებით შეავსოს, თუნდაც მათი აზრი რამდენიმე წინადადებით გამოხატოს. ლიდერმა მკაფიოდ უნდა გააცნობიეროს საუბრის არსი, გამოყოს იგი ზედმეტი „ჰასკისგან“.
- ემოციური განცხადებები ყოველთვის უარყოფითად მოქმედებს შეხვედრის შედეგზე. ეცადეთ, თავი აარიდოთ ზედმეტად ემოციურობას, რათა დაზოგოთ დრო დისკუსიისთვის.
- ვიწრო სპეციალისტებმა არ უნდა გამოიყენონ კონკრეტული ლექსიკა. ეს ამცირებს დისკუსიის გააზრებას სხვა მონაწილეებისთვის. მოითხოვეთ მარტივი და ხელმისაწვდომი ტერმინებისა და ცნებების გამოყენება.
- ლიდერის აზრი დისკუსიის დასრულებამდე უნდა დაიმალოს ქვეშევრდომებისგან, რათა არ მოიგოს მათ მხარეს მყოფი ოპონენტების აზრი.
პრობლემები შეხვედრებზე
სამწუხაროდ, საუკეთესოდ გამართული შეხვედრებიც კი შეიძლება ჩავარდეს. ეს შეიძლება იყოს კონფლიქტი ან ჩიხი დისკუსიაში. არ არის საჭირო თავის დაკარგვა, ნებისმიერი უბედურება შეიძლება მოგვარდეს. AT კონფლიქტური სიტუაციებიმნიშვნელოვანია მხარეთა უთანხმოების მიზეზის პოვნა, ანუ დისკუსიის მიმდინარეობის მჭიდრო მონიტორინგი.
საუბრისას მოსაუბრემ უნდა გაითვალისწინოს არა მხოლოდ მისი სიტყვების მნიშვნელობა, არამედ გამოყენებული ფრაზები და მეტაფორები, სხეულის ენა და აქცენტი გარკვეულ აზრებზე. თუ თქვენ შეძლებთ ამ ყველაფრის გამოსწორებას, მაშინ კონფლიქტი მარტივად შეიძლება მოგვარდეს სპეციალური მეთოდების გამოყენებით.
თუ დისკუსიაში ჩიხია, ღირს კიდევ ერთხელ შევახსენოთ შეხვედრის მონაწილეებს განხილვის საგანი და მისი მიზანი. შესაძლებელია, რომ ხელქვეითებთან დისკუსიის მიზანი გაურკვეველია, ან თქვენ მიაწოდეთ არასაკმარისი ინფორმაცია. გაასწორეთ ეს საკითხი. ზოგიერთი ასპექტი შეიძლება ამოწურული იყოს, ამიტომ ჯგუფთან ერთად შეამოწმეთ, უნდა გაგრძელდეს თუ არა ეს დისკუსია. ხშირად გჭირდებათ შემდეგ ეტაპზე გადასვლა. მომლოდინე საკითხები შეიძლება გადაიტანოთ შემდეგ შეხვედრაზე, ან მოგვიანებით დაუბრუნდეთ მათ. ასევე, შესვენება არის ერთ-ერთი მოთხოვნა, თუ როგორ უნდა ჩატარდეს შეხვედრის სწორად ჩატარება.
თუ დისკუსიის მონაწილეები ჩუმად არიან, მაშინ ნუ ეცდებით შეავსოთ წარმოშობილი პაუზა. გაარკვიეთ, რატომ მოხდა ეს. ხშირად დუმილი გამოწვეულია ლიდერის ქცევით ან ინფორმაციის ნაკლებობით. ჰკითხეთ მუშებს, სჭირდებათ თუ არა რაიმეს ახსნა. ამისთვის ხშირად გამოიყენება თანამედროვე მეთოდი - მოთხრობა.
ხშირად ჯგუფს არ სურს ამა თუ იმ საკითხის განხილვა, ცდილობს სხვა თემებზე გადასვლას. ამ შემთხვევაში აუცილებელია აჩვენო, რომ კომუნიკაციისთვის მზად ხარ და საპირისპირო აზრიც უნდა იყოს გაჟღერებული. განმარტეთ, რომ ნებისმიერი აზრი დაფასდება. შეაქეთ პირველი მოსაუბრე. მაგრამ მკაცრად უნდა დაიცვას წესი, წინააღმდეგ შემთხვევაში გუნდის ნდობას დაკარგავთ.
ზოგჯერ დისკუსია ერთი ან მეტი თემის გარშემო ტრიალებს. ჰკითხეთ ჯგუფს, აქვთ თუ არა რაიმე სხვა მოსაზრება უკვე წამოჭრილ საკითხთან დაკავშირებით. შეამოწმეთ, გაიგეს თუ არა შეხვედრის მიზანი.
როდესაც კონფლიქტი წარმოიქმნება, ცხადი უნდა იყოს, რომ ყველა ემოცია უნდა იყოს დაცული შეხვედრის ოთახიდან. შეგახსენებთ საქმიანი შეხვედრის წესები. აუდიტორიის ყურადღება უნდა იყოს მიმართული შეხვედრის მიზანზე და არა ცალკეული გამომსვლელების სისულელეებზე. შეეცადეთ დაუბრუნოთ დისკუსიას პოზიტიური ტონი, გაამახვილეთ აუდიტორიის ყურადღება დღის წესრიგზე. გთხოვთ გაითვალისწინოთ თანამშრომლებისთვის, რომ ამ მომენტშიარ ხდება შეხვედრის მონაწილეთა წინადადებების განხილვა, არამედ მხოლოდ მათი იდეების პოპულარიზაცია. ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ გათავისუფლდეთ არასასურველი კრიტიკისა და მასზე რეაქციისგან. საცდელი კითხვები შეიძლება გამოყენებულ იქნას კონფლიქტის მოსაგვარებლად.
თუ შეცდომას იპოვით, გთხოვთ, მონიშნეთ ტექსტის ნაწილი და დააწკაპუნეთ Ctrl+Enter.
წიგნი მათთვისაა, ვისაც სურს უკეთ მართოს, მაგრამ ზედმეტად დაკავებულია სწავლისთვის.
ნებისმიერი კრების ან კრების მთავარი მიზანია მიღება ერთობლივი გადაწყვეტილებაინფორმაციის კოლექტიური გაცვლის, ანუ გარკვეული შედეგის მიღწევის შემდეგ. სამწუხაროდ, ბევრი ადამიანი, ვინც ერთზე მეტ შეხვედრას ესწრებოდა, ამ მოვლენებს უსარგებლო და უშედეგოდ თვლის. მართლაც, ყველა მენეჯერს არ ახერხებს პროდუქტიული და ეფექტური შეხვედრების გამართვა. Თავის არიდება ტიპიური პრობლემებიშეხვედრის დროს წარმოქმნილი, აუცილებელია წინასწარ მოემზადოთ ამისთვის. მაშინაც კი, თუ აქამდე არ გქონიათ შეხვედრა, სათანადო მომზადებით, შეგიძლიათ მართოთ დისკუსიის მონაწილეები, რათა მიაღწიოთ სასურველ შედეგს.
მარტივი და ეფექტური მეთოდებიამ წიგნში მოცემული რჩევები დაგეხმარებათ სათანადოდ მოამზადოთ და ჩაატაროთ ნებისმიერი შეხვედრები ან შეხვედრები სასურველი შედეგების მისაღებად.
შეხვედრებისა და შეხვედრების არაეფექტურობის მიზეზები.
მიუხედავად იმისა, რომ შეხვედრები განუყოფელი ნაწილია თანამედროვე ცხოვრება, ბევრი აგრძელებს მათ დროის ფუჭად კარგვას. ასე ფიქრობენ ადამიანები, რომლებიც ესწრებოდნენ ცუდად ორგანიზებულ ღონისძიებებს. შენ თვითონაც გითქვამს ხოლმე მსგავსი რამ.
"შეიძლება არც მოხვიდე ამ შეხვედრაზე." (თუ არ მოგეცათ დისკუსიაში მონაწილეობის შესაძლებლობა.).
"აქ არაფერი მქონდა გასაკეთებელი." (თუ თქვენი აზრი არ იქნა გათვალისწინებული გადაწყვეტილების მიღებისას.).
„ჩემი ყველა წინადადება გააკრიტიკეს. (თუ არ გქონდათ საშუალება სწორად გამოეხატათ თქვენი აზრი.).
რატომ იყო საჭირო ეს შეხვედრა? (შეხვედრის მიზანი გაურკვეველი დარჩა).
„ამ შეხვედრას მხოლოდ საჩვენებლად დავესწარი. (შედეგი წინასწარ იყო ცნობილი.).
ბევრი შეხვედრა არაეფექტურია არასაკმარისი მომზადებისა და არასწორი მენეჯმენტის გამო. დამსწრეებს, რომლებსაც არ აქვთ შესაძლებლობა, მონაწილეობა მიიღონ დასმული კითხვების განხილვაში, ტოვებენ დარბაზს ღრმა იმედგაცრუების გრძნობით.
უმართავი დისკუსია.
იმისათვის, რომ შეხვედრა ეფექტური იყოს, მისი მართვა უნდა მოხდეს. თუ არ იქნება პასუხისმგებელი პირი წესების დაცვაზე, შეხვედრა ან გადაუხვევს მიზანს, ან უმართავი გახდება – და არც შედეგი იქნება. მაქსიმალური შედეგის მისაღწევად აუცილებელია ყველა მონაწილის მოტივაცია და წახალისება, რომ აქტიურად ითანამშრომლონ პრობლემების გადაჭრაში. თუ შეხვედრის ორგანიზატორებმა არ იციან ან არ ესმით თავიანთი პასუხისმგებლობა, ისინი ვერ შეძლებენ:
დაიცვას დღის წესრიგი და გავლენა მოახდინოს გადაწყვეტილების მიღებაზე, თავიდან აიცილოს შეხვედრის მონაწილეთა გაღიზიანება და იმედგაცრუება;
მიეცით ყველას საშუალება გამოხატოს თავისი აზრი, რათა ყველა კმაყოფილი იყოს;
მართეთ დისკუსია, რათა ეფექტურად გამოიყენოთ შეხვედრისთვის გამოყოფილი დრო;
შეხვედრის დასასრულს მიიღეთ გარკვეული გადაწყვეტილება და შემდეგ დააკვირდით მის განხორციელებას.
ეფექტური შეხვედრისთვის, თქვენ უნდა აირჩიოთ სწორი ლიდერები და მკაფიოდ დაგეგმოთ დღის წესრიგი. წინააღმდეგ შემთხვევაში ასეთი ღონისძიებების გამართვა ნამდვილად დროის კარგვა გახდება.
დამტკიცებული დღის წესრიგის არარსებობა.
თუ წინასწარ არ მოამზადებთ იმ საკითხების ჩამონათვალს, რომლებიც შეხვედრაზე უნდა განიხილონ, ბევრი პრობლემა წარმოიქმნება. დღის წესრიგის არარსებობა სავსეა არასასურველი შედეგებით.
ხალხი სათანადოდ ვერ ემზადება შეხვედრისთვის, რადგან მათ არ აქვთ ყველა საჭირო ინფორმაცია.
შეხვედრის წესების დაყენება შეუძლებელია. როგორც წესი, ეს შეხვედრები მთავრდება მას შემდეგ, რაც ხალხი ორთქლს გამოუშვებს, მობეზრდება ან უბრალოდ უნდა დატოვოს.
ერთი და იგივე საკითხი რამდენჯერმე განიხილება, ზოგი კი ყურადღების გარეშე რჩება.
ხალხს ეჭვი ეპარება ამ შეხვედრის გამართვის მიზანშეწონილობაში.
შეხვედრის ზუსტი მიზნის ცოდნის გარეშე, ხალხი აქტიურად ვერ მიიღებს მონაწილეობას დღის წესრიგში მყოფი საკითხების განხილვაში. ამ შემთხვევაში დისკუსია გადაუხვევს თემას და თითქმის არ მიაღწევს მიზანს.
მოვლენისადმი არასერიოზული დამოკიდებულება.
შეხვედრის შედეგი პირდაპირ დამოკიდებულია იმაზე, თუ როგორ უკავშირდებიან მას ორგანიზატორები და მონაწილეები. ქვემოთ მოცემულია ნიშნები, რომლებიც მიუთითებს იმაზე, რომ ადამიანებს არ ესმით მოვლენის მნიშვნელობა.
მოწვეული მონაწილის შეცვლა.
მიიღეთ შეტყობინებები და სატელეფონო ზარები შეხვედრის დროს.
შეხვედრისთვის საჭირო ინფორმაციის ნაკლებობა.
ზოგჯერ ადამიანებს შეცდომით იწვევენ შეხვედრაზე. მაგრამ თუ ის უმაღლეს დონეზეა ორგანიზებული, მაშინ მოწვეულები ვერც კი გაიგებენ, რომ მათი ყოფნა აუცილებელი არ არის.
გაუგებრობების თავიდან ასაცილებლად, შეხვედრის გამართვამდე აუცილებლად დაადგინეთ მისი მონაწილეების შემადგენლობა.
შეხვედრის ცუდი პირობები.
აუცილებელია სწორი ადგილის არჩევა და შეხვედრისთვის ხელსაყრელი პირობების უზრუნველყოფა. ძალიან რთულია პრობლემის განხილვაზე კონცენტრირება, თუ შეხვედრა ძალიან დიდხანს გაგრძელდება, თუ ვინმე მუდმივად იყურება ოთახში, ან თუ დამსწრეები ესაუბრებიან ერთმანეთს აბსტრაქტულ თემებზე. შეხვედრის ორგანიზატორებმა უნდა შექმნან შესაბამისი პირობები ეფექტური მუშაობაღონისძიების მონაწილეები.
უსარგებლო შეხვედრების გამართვა.
შეხვედრის ორგანიზებას დიდი დრო და ძალისხმევა სჭირდება. ამიტომ, ზოგიერთი მენეჯერი ამჯობინებს სატელეფონო ზარები. ზოგჯერ, მართლაც, ღირს ფიქრი შეხვედრის გამართვის მიზანშეწონილობაზე.
შეხვედრაზე, როგორც წესი, გადაწყვეტილებები მიიღება კოლექტიურად, ამიტომ ზოგჯერ ამ მოვლენებს მიმართავენ, როგორც პირადი პასუხისმგებლობის თავიდან აცილების საშუალებას.
შეხვედრის დაგეგმვისას იფიქრეთ იმაზე, თუ რატომ გსურთ ხალხის შეკრება და ღირს თუ არა მისი ჩატარება საერთოდ.
ჩვენ ვაკეთებთ დასკვნებს.
შეხვედრები მრავალი პრობლემის გადაჭრის საშუალებას გაძლევთ. შეხვედრის ან შეხვედრის შედეგი უნდა იყოს კონკრეტული ქმედება, მაშინაც კი, თუ მას შემდეგი შეხვედრის თარიღი უნდა დაენიშნოს. ასეთი მოვლენების, როგორც გადაწყვეტილების მიღების კონსტრუქციულ გზად აღქმა, შეგიძლიათ მიიღოთ სასურველი შედეგი.
Ჰკითხეთ საკუთარ თავს.
დაფიქრდით, რას ფიქრობთ შეხვედრებზე და უპასუხეთ შემდეგ კითხვებს.
ოდესმე გიფიქრიათ, რომ შეხვედრა დროის კარგვაა?
იყო დრო, როცა შეხვედრაზე წასვლის სურვილი საერთოდ არ გქონდა?
ოდესმე დაესწრო არაორგანიზებულ შეხვედრებს?
ოდესმე დაესწრო შეხვედრას, რომელიც მოგვიანებით გაიგე, რომ საერთოდ არ გჭირდებოდა?
ოდესმე დაესწრო შეხვედრას მოუმზადებელი?
ოდესმე დაესწრო ცუდად ორგანიზებულ შეხვედრებს?
შეხვედრაზე დასწრების შემდეგ მოგიწიათ თუ არა ფიქრი მისი ჩატარების მიზანშეწონილობაზე?
თუ თქვენ უპასუხეთ დიახ უმეტეს კითხვებს, იფიქრეთ იმაზე, თუ როგორ შეგიძლიათ გააუმჯობესოთ მომზადება შეხვედრისთვის.
ყველაფერი გამოვა, თუ…
გაარკვიეთ, რატომ არ იმუშავა ზოგიერთმა შეხვედრამ;
გაიგეთ, რომ შეხვედრისადმი სწორი დამოკიდებულება მისი წარმატების გასაღებია;
კარგად მოამზადეთ შეხვედრა;
უზრუნველყოს შეხვედრისთვის აუცილებელი პირობები, რათა დაეხმაროს ადამიანებს გადაწყვეტილების მიღებაზე კონცენტრირებაში;
შეხვედრის მონაწილეების ინფორმირება დღის წესრიგით გათვალისწინებული საკითხების შესახებ;
შეხვედრებისა და შეხვედრების ჩატარების პრინციპები.
ნებისმიერი შეხვედრა ტარდება კონკრეტული მიზნით, რომელიც განსაზღვრავს მის ტემპს, რიტმს და განწყობას. ადამიანები არა მარტო იკრიბებიან, არამედ გავლენას ახდენენ ერთმანეთის ქცევაზე.
სასურველი შედეგის მისაღწევად, ნებისმიერ კოლექტიური ღონისძიების მონაწილეებმა უნდა ისწავლონ ერთად მუშაობა. ერთიანი გუნდის ფორმირება ხდება ოთხ ეტაპად.
1. გაცნობა. ამ პერიოდში შეხვედრის მონაწილეები ძალიან თავაზიანები არიან, ცდილობენ უკეთ გაიცნონ ერთმანეთი (ეს ატმოსფერო გრძელდება ინტერესთა პირველ კონფლიქტამდე) და ადგენენ დისკუსიის საერთო წესებს.
2. ინტერესთა კონფლიქტი. როდესაც ადამიანები ადაპტირდებიან, ისინი უფრო გახსნილები ხდებიან, რაც ზოგჯერ იწვევს სიტყვიერ ჩხუბს, რომელიც უკონტროლოა და არღვევს შეხვედრებს. ამ ეტაპზე ხდება ყველა დამსწრის ერთგვარი ტესტირება, ვლინდება მათი დადებითი და უარყოფითი თვისებები.
3. ჯგუფის ფორმირება. ამ ეტაპზე ყალიბდება ინტერესთა ჯგუფები და მყარდება ერთგვარი ძალთა ბალანსი.
ვინაიდან შეხვედრაზე განსხვავებული მოსაზრებები გამოითქვა, პროდუქტიული მუშაობა მხოლოდ კომპრომისის შემთხვევაშია შესაძლებელი. ინტერესთა კოორდინაციის შეთანხმებული რიგის დაცვით, შეხვედრის მონაწილეები ფინალურ ეტაპს უახლოვდებიან.
4. თანამშრომლობა. ამ ეტაპზე ყველა მიდის კონსენსუსამდე, აღწევს მიზანს. ზოგიერთი ექსპერტი თვლის, რომ ეს გუნდური მუშაობის ყველაზე მნიშვნელოვანი ეტაპია.
მხოლოდ გუნდის ფორმირების ბოლო ეტაპზეა შესაძლებელი საჭირო და ეფექტური შედეგების მიღწევა. მეორე ან მესამე ეტაპზე მიღებული გადაწყვეტილება სრულად ვერ ასახავდა შეხვედრის ყველა მონაწილის აზრს.
შეხვედრა არ მოიტანს შედეგს, თუ მონაწილეებმა საკმარისად არ იმუშავეს საკითხებზე ადრეულ ეტაპზე. შეხვედრაზე დამსწრეები ვერ შეძლებენ კონსენსუსის მიღწევას ისე, რომ არ ისწავლონ ერთად იმუშაონ და პატივი სცენ სხვა ადამიანების აზრს. შეხვედრა, რომელიც გამოიყენება პირადი მიზნების მისაღწევად, არ არის ეფექტური - როდესაც დამსწრეებმა არც კი იციან, რატომ შეკრიბა ისინი შეხვედრის ინიციატორი.
რა თქმა უნდა, თითოეული ეტაპის ხანგრძლივობა დამოკიდებულია პიროვნული მახასიათებლებიდამსწრე ხალხი და მათი გაცნობის ხარისხი, მაგრამ გუნდის ფორმირების ზოგადი ლოგიკის ცოდნა საშუალებას გაძლევთ სწრაფად გადალახოთ წარმოშობილი სირთულეები, ამ პროცესის ცალკეულ ეტაპებზე დიდი ხნის განმავლობაში გაჭიანურების გარეშე.
ჯგუფის დინამიკის ეფექტები.
ერთობლივად მიღებული გადაწყვეტილებები მნიშვნელოვნად განსხვავდება დამოუკიდებლად მიღებული გადაწყვეტილებისგან. ეს განსხვავება გამოწვეულია ეგრეთ წოდებული „ნახირის მენტალიტეტით“, რომელიც გავლენას ახდენს როგორც მთლიან დისკუსიაზე, ასევე საბოლოო გადაწყვეტილებებზე.
ჯგუფის გავლენა დისკუსიის განვითარებაზე.
ჯგუფში მუშაობისას ადამიანებს ეშინიათ სულელურად გამოიყურებოდნენ. ამიტომ ბევრ მათგანს ეშინია აზრის გამოთქმის. ყველაზე ხშირად, ჯგუფის გავლენა განსაზღვრავს შემდეგი სიტუაციების წარმოქმნას.
არ არის იშვიათი შემთხვევა, როდესაც ადამიანები არ საუბრობენ თავიანთ აზრზე იმის შიშით, რომ არ დააზიანონ თავიანთი წინადადება, თუ მათი წინადადება უარყოფილია.
საერთო თვალსაზრისს უერთდებიან ის მონაწილეებიც, რომლებმაც არ იციან როგორ გაამართლონ თავიანთი წინადადება.
წევრები, რომლებიც ყოყმანობენ ან განსხვავებული მოსაზრებები აქვთ, არ საუბრობენ, რადგან არ სურთ ჯგუფისგან განსხვავებები.
წინააღმდეგობების არარსებობა ქმნის ერთიანობის ილუზიას, თუმცა სინამდვილეში ბევრს უბრალოდ ეშინოდა საკუთარი თვალსაზრისის საზოგადოებრივი აზრის სასამართლოს წინაშე წარდგენა.
ჯგუფის გავლენა გადაწყვეტილების მიღებაზე.
ჯგუფში მუშაობისას ადამიანებს შეუძლიათ მიიღონ ყველაზე არაპროგნოზირებადი გადაწყვეტილებები. არსებობს ეგრეთ წოდებული „რისკებისადმი მიდრეკილების ფენომენი“ - უფრო სარისკო გადაწყვეტილებების მიღების ტენდენცია, თუ მათ შედეგებზე პასუხისმგებლობა სხვა ადამიანებთან არის გაზიარებული.
სარისკო გადაწყვეტილებების მიღების სურვილი დიდწილად დამოკიდებულია შეხვედრის მონაწილეთა ინდივიდუალურ მახასიათებლებზე და ჯგუფში ჩამოყალიბებულ ურთიერთობებზე. შეხვედრაზე დამსწრე ადამიანებს შეუძლიათ სარისკო გადაწყვეტილების მიღება, რადგან ამაზე პირადად არავინ არის პასუხისმგებელი.
თუ სხდომის დასაწყისში თავმჯდომარე გამოაცხადებს: ”ჩვენ უნდა გავაკეთოთ შემდეგი ...”, მაშინ შედეგად, ეს გაკეთდება. მაგრამ რადგან შეხვედრების უმრავლესობის მიზანი არის გარკვეული საკითხების განხილვა და იდეების გაცვლა, ლიდერმა არ უნდა მოახვიოს თავისი შეხედულება ყველა დამსწრეზე. ამან შეიძლება გამოიწვიოს არასასურველი შედეგი და არაპროგნოზირებადი გადაწყვეტა.
იმისათვის, რომ ჯგუფმა არ იგრძნოს ზეწოლა და ნაყოფიერად იმუშაოს, ფასილიტატორმა უნდა ჩართოს შეხვედრის მონაწილეები საკითხების განხილვაში.
ჩვენ ვაკეთებთ დასკვნებს.
იმისათვის, რომ შეხვედრა ან შეხვედრა იყოს ნამდვილად პროდუქტიული, თქვენ უნდა გესმოდეთ წესები, რომლითაც ის ტარდება. არ დაგავიწყდეთ, რომ ადამიანებმა პირველ რიგში უნდა ისწავლონ ერთად მუშაობა. ადამიანთა ჯგუფი გახდება მჭიდრო გუნდი, როდესაც გაივლის თანამშრომლობის განვითარების შემდეგი ეტაპები: გაცნობა, ინტერესთა შეჯახება, ჩამოყალიბება, თანამშრომლობა.
როგორც წესი, ჯგუფს აქვს მნიშვნელოვანი გავლენა ინდივიდუალურ აზროვნებაზე და გადაწყვეტილების მიღებაზე, რაც თავის მხრივ გავლენას ახდენს შეხვედრის დინამიკაზე, რის შედეგადაც შეიძლება არაპროგნოზირებადი გადაწყვეტილებების მიღება.
შეხვედრის დაგეგმვისას, ყოველთვის გაითვალისწინეთ გუნდის შექმნის პროცესის ნაბიჯები და ჯგუფის გავლენა თითოეულ დამსწრე ადამიანზე.
Ჰკითხეთ საკუთარ თავს.
დაფიქრდით რა შეიძლება მოხდეს შეხვედრაზე და უპასუხეთ შემდეგ კითხვებს.
ეთანხმებით თუ არა მოსაზრებას, რომ შეხვედრა იქნება პროდუქტიული, თუ დამსწრე ჯგუფი გაივლის განვითარების რამდენიმე ეტაპს?
ეთანხმებით, რომ ჯგუფი გავლენას ახდენს ინდივიდის ქცევაზე?
გესმით, რომ ზოგჯერ ადამიანები არ იცვლიან აზრს (თუნდაც სურთ) მხოლოდ სახის დაკარგვის შიშით?
ეთანხმებით, რომ დუმილი ყოველთვის არ არის თანხმობის ნიშანი?
იცოდით, რომ ადამიანების ჯგუფი უფრო სარისკო გადაწყვეტილებებს იღებს, ვიდრე შეხვედრის თითოეული მონაწილე?
ყველაფერი გამოვა, თუ…
იცოდეთ, რომ ჯგუფის ჩამოყალიბების ოთხი ეტაპია, რომელიც წინ უსწრებს პროდუქტიული გადაწყვეტილების მიღებას. და მხოლოდ ბოლო მათგანი უწყობს ხელს ეფექტური შედეგების მიღებას;
გააცნობიეროს, რომ ჯგუფს აქვს გავლენა ინდივიდუალურ აზროვნებაზე და ქცევაზე;
იცოდეს, რომ ზეწოლის ქვეშ ადამიანი შეიძლება დაეთანხმოს კოლექტიურ გადაწყვეტილებას, რომელიც ეწინააღმდეგება საკუთარ აზრს;
აღიარეთ, რომ ზოგიერთ ადამიანს შეიძლება ჰქონდეს საერთო აზრი მხოლოდ იმიტომ, რომ ეშინია სულელურად გამოიყურებოდეს;
გესმოდეთ, რომ უთანხმოების არარსებობა ყოველთვის არ ნიშნავს შეთანხმებას;
გესმოდეთ, რომ ჯგუფში მუშაობისას ადამიანებს შეუძლიათ უფრო სარისკო გადაწყვეტილებების მიღება, ვიდრე ინდივიდუალურად;
შეხვედრის ჩატარებისას ყოველთვის გაითვალისწინეთ ჯგუფის დინამიკა.
შეხვედრისთვის მზადება.
შეხვედრის წარმატება დამოკიდებულია მის ორგანიზებაზე. არსებობს რამდენიმე მნიშვნელოვანი რამ, რაც წინასწარ უნდა იცოდეთ:
რა ტიპის მოვლენას შეიძლება მივაკუთვნოთ;
რა არის შეხვედრის მიზანი;
რა საკითხების განხილვაა საჭირო;
ვინ უნდა იყოს მოწვეული?
როდის და სად გაიმართება შეხვედრა.
შეხვედრებისა და შეხვედრების სახეები.
შეხვედრები და შეხვედრები, ისევე როგორც ვახშამი, არის ფორმალური და არაფორმალური. ღონისძიების წარმატებით ჩასატარებლად, პირველ რიგში აუცილებელია მისი ბუნების დადგენა.
ოფიციალური ღონისძიება.
ოფიციალურ ღონისძიებას აქვს მკაფიოდ განსაზღვრული სტატუსი და ტარდება დადგენილი წესებით. ასეთ შეხვედრას ყოველთვის ესწრებიან სპეციალურად მოწვეული ადამიანები. ღონისძიების ძირითადი კომპონენტები:
დღის წესრიგი (განსახილველი საკითხების სია);
მოხსენებები (საკითხთა არსის მითითება);
გამოსვლები (დღის წესრიგის საკითხების განხილვა);
შესწორებები (განხილვაზე შემოთავაზებული ცვლილებების განხილვა);
დებატები (დისკუსიის გამართვა);
ოქმის შედგენა (მოვლენის წერილობითი განცხადება);
სხვადასხვა (საკითხთა განხილვა, რომლებიც დღის წესრიგში არ იყო).
არაფორმალური მოვლენები.
არაფორმალურ შეხვედრებზე ადამიანები თავს უფრო მშვიდად გრძნობენ. მიუხედავად ამისა, ასეთი ღონისძიებებისთვისაც უნდა მოემზადო. არაფორმალური შეხვედრებისთვის საჭიროა:
განსახილველი თემების სია;
ღონისძიების წამყვანი;
მიღწეული შეთანხმებების ოქმი.
არაფორმალური მოვლენები უფრო მშვიდ ატმოსფეროში მიმდინარეობს, მაგრამ მაინც უნდა გახსოვდეთ, რომ მხოლოდ კარგად ორგანიზებული შეხვედრა ან შეხვედრა იძლევა დადებით შედეგს.
დღის წესრიგი.
ყველა შეხვედრას უნდა ჰქონდეს დღის წესრიგი, რომელიც წინასწარ უნდა დაიგეგმოს. ეს სამუშაო ქაღალდი კომპასს ჰგავს, რომელიც ხელმძღვანელობს შეხვედრას სწორი მიმართულებით. დღის წესრიგი ხელს უწყობს დროის დაზოგვას და მეორად საკითხებზე დიდხანს არ ჩერდება.
კარგად მომზადებული დღის წესრიგი შედგება:
შეხვედრის მიზანი, თარიღი, დრო და ადგილი;
მოწვეულთა სია;
განხილული პრობლემების სია;
მთავარი თემა;
სხვადასხვა;
შემდეგი შეხვედრის თარიღები.
დღის წესრიგი განსაზღვრავს შეხვედრის მიმდინარეობას. პირველ რიგში, თქვენ უნდა განიხილოთ ადვილად გადასაწყვეტი საკითხები და მხოლოდ ამის შემდეგ - საკამათო. იმისათვის, რომ აუდიტორიამ მუდმივად მიიღოს გადაწყვეტილება, თქვენ უნდა დაიწყოთ შეხვედრა კითხვებით. დახურული ტიპის, რაც გულისხმობს არჩევანს "დიახ" და "არა" შორის. „დიახ“ პირველად თქმის შემდეგ, სხვა შემთხვევებში ადამიანები მიდრეკილნი არიან უპასუხონ დიახ.
დღის წესრიგი აცნობებს მონაწილეებს, თუ რა საკითხები განიხილება და საჭიროებს გადაწყვეტას.
თუ სხდომაზე პასუხისმგებელი პირი ავრცელებს დღის წესრიგს ვადაზე ადრე (თუნდაც საპროექტო ვერსია) ყველა მონაწილეს, თითოეულ მოწვეულ პირს შეეძლება მოამზადოს და გააკეთოს თავისი წინადადებები განსახილველად. გარდა ამისა, ეს შესაძლებელს ხდის დროულად გაირკვეს, დაესწრება თუ არა შეხვედრას თავად მოწვეული თუ მის ადგილას სხვა პირს გაგზავნის.
ვინ მოიწვიოს შეხვედრაზე.
შეხვედრის დაგეგმვისას გახსოვდეთ ანდაზა: „ნაკლები მეტია“. შეხვედრა, რომელსაც ესწრება ორი ან სამი ადამიანი, შეიძლება ბევრად უფრო პროდუქტიული იყოს, ვიდრე შეხვედრა, რომელსაც ესწრება 10-დან 12 ადამიანი. რაც უფრო მეტი ადამიანი იქნება მოწვეული შეხვედრაზე, მით უკეთესია მისი ორგანიზება და კონტროლი.
თუ შეხვედრაზე ბევრი ადამიანია მიწვეული, საჭიროა განიხილოს, საჭიროა თუ არა მათი მუდმივი ყოფნა, თუ აუცილებელია მათი მონაწილეობა ცალკეული საკითხების განხილვაში.
როდესაც განვსაზღვრავთ, ვინ იქნება მოწვეული შეხვედრაზე, გასათვალისწინებელია შემდეგი ფაქტორები:
განხილული საკითხები და გადაწყვეტილებები;
შეხვედრის დროს მიღებული ინფორმაცია;
ინფორმაცია, რომელიც უნდა მიეწოდოს მოწვეულებს;
თითოეული მოწვეულის პოტენციური როლი წამოჭრილი საკითხების განხილვაში.
შეხვედრის შედეგი დიდწილად დამოკიდებულია მონაწილეთა კომპეტენციაზე. შეხვედრის მონაწილეთა შემადგენლობის გადაწყვეტისას იხელმძღვანელეთ შეხვედრის მიზნებით, პროფესიული ინტერესებით, პიროვნული მახასიათებლებით, გადაწყვიტეთ აზრი აქვს თუ არა ამა თუ იმ პიროვნების დარეკვას.
შეხვედრის ადგილი.
თუ შეხვედრას მხოლოდ ორი ან სამი ადამიანი დაესწრება, მაშინ ადგილი უნდა იყოს არაფორმალური, ანუ ხელი უნდა შეუწყოს მოდუნებულ ატმოსფეროს - მაგალითად, სასტუმროს ლობი, პატარა ოთახი ან გოლფის მოედანი. დიდი რაოდენობის ხალხის მონაწილეობით შეხვედრას უნდა ჰქონდეს ოთახი კომფორტული პირობებით - თბილი, ნათელი, კარგად ვენტილირებადი. ასევე აუცილებელია ყველა სტუმრის მიწოდება სასმელით (ჩაი, ყავა, წყალი).
ყველა მოწვეული უნდა იყოს სათანადოდ განლაგებული და არავინ არ უნდა შეაწუხოს მონაწილეები შეხვედრის დროს. მოწვეულთა განსახლებისას, არის ორი ძალიან მნიშვნელოვანი ფაქტორი, რომელიც ხშირად შეუმჩნეველი რჩება.
დამსწრეებმა უნდა ნახონ ერთმანეთი.
ფასილიტატორი უნდა იყოს ისეთ ადგილას, რომელიც საშუალებას მოგცემთ დაამყაროთ თვალის კონტაქტი თითოეულ მათგანთან.
შეხვედრის დროს ადამიანების სწორად განლაგება მნიშვნელოვან როლს ასრულებს.
თუ დამსწრეები თავს არაკომფორტულად გრძნობენ, ვერ ხედავენ ერთმანეთს, ან ვერ ხედავენ ვიზუალურ მასალებს - დიაგრამებს, გრაფიკებს და ა.შ., ისინი უყურადღებო ხდებიან. შედეგად, ადამიანები იჯდებიან შეხვედრის დასაწყისიდან ბოლომდე, ფიქრობენ რაიმე საკუთარზე ან ღრუბლებში მიემართებიან.
თუ შეხვედრაზე ორი ადამიანია, რომლებსაც ერთმანეთი არ მოსწონთ, უნდა დარწმუნდეთ, რომ ისინი არ სხედან ერთმანეთის გვერდით ან მოპირდაპირედ.
თუ შესაძლებელია, მოათავსეთ მონაწილეები ახლოს სხვადასხვა წერტილებიხედი: ჯობია მაგიდის ერთ მხარეს თანამოაზრეების შეკრება.
იმისათვის, რომ მოწვეულებმა აურზაურის გარეშე დაიკავონ ადგილები, აუცილებელია თითოეული ადგილისთვის განსახლების გეგმა და საიდენტიფიკაციო ფირფიტა. მოწვეულთა სახელები უნდა იყოს მითითებული ორივე მხარეს ფირფიტებზე, რადგან ზოგიერთი მონაწილე შეიძლება არ იყოს ნაცნობი.
დროის დაგეგმვა.
შეხვედრის ჩატარებისას აუცილებელია თითოეული საკითხის განხილვა დროულად დაგეგმოთ. Მაგალითად:
„კითხვა ნომერი 1 - 10 წთ;
კითხვა ნომერი 2 - 15 წთ;
კითხვა #3 – 20 წთ.
ეს დაზოგავს დროს და საშუალებას გაძლევთ დიდხანს არ დარჩეთ ერთი საკითხის განხილვაზე.
ჩვენ ვაკეთებთ დასკვნებს.
ცნობილია, რომ შეხვედრის წარმატება 80%-ით მის მომზადებაზეა დამოკიდებული. დღის წესრიგის ქონა ერთ-ერთია მნიშვნელოვანი ფაქტორებიწარმატებული შეხვედრა ან შეხვედრა.
შეხვედრის შედეგი ასევე დამოკიდებულია მოწვეულ პირებზე. თუ შეხვედრაზე კომპეტენტური ადამიანები იქნებიან, წარმატება გარანტირებულია.
შეხვედრისთვის კომფორტული პირობების შექმნა მონაწილეებს დაგეგმილ საკითხებზე კონცენტრირებაში დაეხმარება. ასევე აუცილებელია მკაფიოდ დარეგულირდეს თითოეული საკითხის განხილვის დრო.
ყველა ეს ფაქტორი ერთად ხელს უწყობს შეხვედრის ეფექტურ წარმართვას.
Ჰკითხეთ საკუთარ თავს.
დაფიქრდით, როგორ ემზადებით შეხვედრისთვის და უპასუხეთ შემდეგ კითხვებს.
იცოდით, რომ ოფიციალური შეხვედრა უნდა ჩატარდეს მიღებული წესების მიხედვით?
ეთანხმებით, რომ ნებისმიერ არაფორმალურ მოვლენას აქვს ფორმალობის ელემენტი?
იცოდით, რომ დღის წესრიგი აუცილებელია წარმატებული შეხვედრისთვის?
ეთანხმებით თუ არა, რომ შეხვედრის მიზანი მკაფიოდ უნდა იყოს მითითებული?
ეთანხმებით თუ არა, რომ შეხვედრაზე მოწვეული უნდა იყვნენ მხოლოდ კომპეტენტური ადამიანები, რომელთა ყოფნა ხელს შეუწყობს დასახული მიზნების მიღწევას?
ეთანხმებით, რომ შეხვედრა კომფორტულ და შესაბამის პირობებში უნდა ჩატარდეს?
ეთანხმებით თუ არა, რომ დამსწრეების ადგილები ისე უნდა იყოს განთავსებული, რომ ყველა ადამიანმა შეძლოს ერთმანეთის დანახვა?
გეგმავთ დროს თითოეული საკითხის განსახილველად?
ყველაფერი გამოვა, თუ…
გამოიყენეთ ოფიციალური ღონისძიებების ჩატარების წესები და წესები;
წინასწარ მოემზადეთ თუნდაც არაფორმალური შეხვედრისთვის;
დღის წესრიგის წინასწარ გაცნობა ყველა მოწვეულ პირს;
შეხვედრაზე მოიწვიეთ კომპეტენტური ადამიანები;
სწორად მოათავსეთ შეხვედრის მონაწილეები (საიდენტიფიკაციო ფირფიტების არსებობა სავალდებულოა);
დანიშნეთ დრო თითოეული საკითხის განსახილველად.
შეხვედრებისა და კონფერენციების გამართვა.
თუ შეხვედრის გამართვას აპირებთ, არსებობს რამდენიმე წესი, რომელიც დადებით შედეგს უზრუნველყოფს. შეხვედრის დაწყება პოზიტიური განწყობითა და მკაფიო დროის ჩარჩოებით დაეხმარება ადამიანებს დღის წესრიგის საკითხებზე ფოკუსირებაში. შეხვედრა სწრაფად წავა და წინ წავა, თუ დისკუსია თავიდანვე სწორი მიმართულებით წარიმართება. დაიმახსოვრეთ, რომ შეხვედრის დასასრულს თქვენ უნდა გაანალიზოთ.
დაიწყეთ შეხვედრა ან შეხვედრა.
შეხვედრის გახსნისას უნდა დაიცვან შემდეგი წესები.
1. მისალმება.
ყოველი შეხვედრა უნდა დაიწყოს მისალმებით. თუ შეხვედრას ესწრებიან ახალი პირები, მათ სათითაოდ უნდა წარადგინონ საკუთარი სახელი და თანამდებობა. და მხოლოდ ამის შემდეგ შეგიძლიათ დაიწყოთ დღის წესრიგში არსებული საკითხების განხილვა. თუ ვინმეს აიძულებენ შეკრებაზე მოგვიანებით მისვლას ან ყველაზე ადრე წავიდეს, აუცილებელია დამსწრეთა თავიდანვე გაფრთხილება.
2. ოქმების მიღება.
თუ შეხვედრა მიმდინარეობს რამდენიმე ეტაპად და განიხილება ერთი და იგივე საკითხები (ან ეს არის მუდმივი კომიტეტის შემდეგი სხდომა), თქვენ უნდა გადახედოთ წინა შეხვედრების ოქმებს და ჩანაწერებს. ეს უნდა გაკეთდეს მხოლოდ ოფიციალურ შეხვედრებზე. ჰკითხეთ აუდიტორიას: "ვის აქვს კითხვები #1 გვერდის შესახებ?" (პაუზა.) "გვერდი #2?" და ა.შ. შესაძლოა დაშვებული იყო გრამატიკული ან სემანტიკური შეცდომები, რომლებიც ამახინჯებდა მიღებული გადაწყვეტილებების არსს.
დროის დაზოგვა.
დროის დაზოგვა წარმატებული შეხვედრის მთავარი ფაქტორია. თავიდანვე აუცილებელია რეგულაციების კონტროლი, რათა თავიდან ავიცილოთ დროის დაკარგვა. ამისათვის დაიცავით რამდენიმე მარტივი წესი.
დაიწყეთ შეხვედრა დროულად, მაშინაც კი, თუ ჯერ ყველა არ არის მისული.
შეახსენეთ დამსწრეებს ასეთი შეხვედრის "ფასი" (ამისთვის თქვენ უნდა იცოდეთ რამდენს შოულობს თითოეული დამსწრე). მაგალითად: „900 ევრო – შეხვედრის ერთი საათის ღირებულება, შესაბამისად, წუთში 15 ევრო, ამიტომ გირჩევთ, დრო არ დაკარგოთ, არამედ ეფექტურად გამოიყენოთ“.
მოათავსეთ საათი ისე, რომ აკრიფეთ ნათლად. შეხვედრის ბოლოს დატოვეთ ათი წუთი დებრიფინგისთვის.
შეისვენეთ, თუ შეხვედრა ხანგრძლივია. ხალხმა უნდა დაისვენოს.
მიეცით დამსწრეებს დრო, რომ იფიქრონ გარკვეულ კითხვებზე. მაგალითად: „მე გთავაზობთ ათწუთიანი შესვენების გაკეთებას და შემდეგ თქვენს წინადადებებს დაველოდოთ“.
დაასრულეთ შეხვედრა დროულად, ან კიდევ უფრო ადრე თუ მოახერხეთ ყველა საკითხის განხილვა დაგეგმილი დროის დასრულებამდე.
აუცილებელია, რომ ყველა დამსწრე გააცნობიეროს შეხვედრის მნიშვნელობა. ეს საშუალებას მოგცემთ არ ინანოთ დაკარგული დრო. ყველა მონაწილემ უნდა იცოდეს, რომ დასმული საკითხების განხილვას მხოლოდ იმდენი დრო ეთმობა, რამდენიც საჭიროა.
ყურადღების კონცენტრაცია.
შეხვედრის თავიდანვე გონივრული იქნებოდა ხალხისთვის მისი მიზნების შეხსენება. ეს ხელს შეუწყობს დისკუსიის დაუყოვნებლივ წარმართვას სწორი მიმართულებით.
ნათლად აღწერეთ არსებული სიტუაცია ან პრობლემა. მაგალითად: ”ჩვენი პერსონალი მნიშვნელოვნად გაიზარდა, ამიტომ ოფისი ხალხმრავლობაა.”
შეახსენეთ ხალხს შეხვედრის მთავარი მიზანი. მაგალითად: „ჩვენი მიზანია ვიპოვოთ გზა არსებული სივრცის რეორგანიზაციისთვის“.
განსაზღვრეთ დისკუსიის თანმიმდევრობა. მაგალითად: „უპირველეს ყოვლისა, თქვენ უნდა გადაწყვიტოთ, სად ჯობია განათავსოთ პრინტერი, რომელზეც ყველას უნდა ჰქონდეს წვდომა. მეორეც, გადაწყვიტეთ როგორ მოაწყოთ მაგიდები სხვა სამუშაო ადგილის ორგანიზებისთვის.
ეს დააფიქრებს ხალხს და გაამახვილებს ყურადღებას დღის წესრიგში არსებული საკითხების გადაჭრაზე.
დისკუსიის მენეჯმენტი.
შეხვედრის თავიდანვე ფასილიტატორმა დისკუსია სწორი მიმართულებით უნდა წარმართოს. ამისათვის თქვენ უნდა:
დაიცავით დღის წესრიგი.თუ დღის წესრიგის შეცვლაზე გადაწყვეტილება არ მიიღეს, მაშინ დამტკიცებული გეგმა უნდა შესრულდეს. მაგალითად: „გადავიდეთ მე-4 კითხვის განხილვაზე“.
დაეხმარეთ პრობლემების მოგვარებაში.თუკი ადამიანები დაიწყებენ დისკუსიას დღის წესრიგში არ დგას, ყველა ძალისხმევა უნდა გამოიყენონ, რომ ენერგია პირდაპირ მიმართოს მიზნების მიღწევისკენ. მაგალითად: "გახსოვს რატომ ვართ ყველა აქ?" ან „ვფიქრობ, ახლა არ უნდა ვიმსჯელოთ ამ საკითხზე…“.
დისკუსიის სწორ გზაზე შენარჩუნებით, თქვენ უფლებას მისცემთ ყველა დამსწრეს მონაწილეობა მიიღოს საკითხების განხილვაში.
ამის მიღწევა შესაძლებელია შემდეგი გზით.
ყურადღება მიაქციეთ ოთახში არსებულ „არყოფნას“.თუ შეამჩნევთ, რომ აუდიტორიაში ვიღაც გააზრებულად იყურება კოსმოსში ან დუმს, წაახალისეთ პირი შეუერთდეს დისკუსიას და დაუსვით შეკითხვა პირდაპირ მას. მაგალითად: "ჯიმ, კიდევ არის რამე, რისი დამატებაც შეგიძლია?" ან "ჯეინ, რას ფიქრობ ამ წინადადებაზე?".
გაითვალისწინეთ ყველა დამსწრე გამოცდილება.სწორი გადაწყვეტილების მისაღებად აუცილებელია კვალიფიციურმა თანამშრომლებმა თავიანთი გამოცდილება გაუზიარონ. მაგალითად: „ფრედ, მგონი შენც გქონდა იგივე სიტუაცია. Რა გააკეთე?"
გაგზავნეთ წინადადებები.იდეების წამოყენებით, რომლებიც შეიცავს მოქმედების შესაძლო კურსებს, შეგიძლიათ დაეხმაროთ ადამიანებს შემოქმედებითად იფიქრონ და დარჩეს გზაზე. მაგალითად: „ცუდი არ იქნება ამის გაკეთება?...“ ან „განვიხილავთ შესაძლებლობას?...“.
მხარი დაუჭირეთ იდეებს.სხვების მოსაზრებებისა და შეხედულებების მოწონება დისკუსიას უფრო პროდუქტიულს ხდის. მაგალითად: „ეს შეიძლება რეალურად მუშაობდეს“ ან „პიტერის იდეა იმედისმომცემია. Რას ფიქრობ? პოლ, მოდი შენით დავიწყოთ.
წესრიგის დაცვა.
შეხვედრები ყოველთვის ისე არ მიდის, როგორც თქვენ გინდათ. ზოგჯერ ზოგიერთი მონაწილის ქცევა უარყოფითად მოქმედებს მის მიმდინარეობაზე. ჩვეულებრივი სიტყვიერი შეტაკება შეიძლება ჩხუბშიც კი გადაიზარდოს. რა თქმა უნდა, გააფთრებულთა დამშვიდება არც ისე ადვილია, მაგრამ მაინც კრების თავმჯდომარემ უნდა გამოიყენოს მისთვის მიცემული ძალა, რათა შეაჩეროს სირცხვილი.
ასეთი სიტუაციების თავიდან ასაცილებლად, საჭიროა გარკვეული ზომების მიღება.
უნდა გვახსოვდეს, რომ თქვენ არ უნდა მიიღოთ პირადი. მაგალითად: ”თქვენ არ გჭირდებათ კომენტარის გაკეთება ყველაფერზე. დავუბრუნდეთ კითხვას...
დესტრუქციული განცხადებების თავიდან აცილება უნდა მოხდეს კონკრეტული კითხვების დასმით. მაგალითად: „ტედ, თუ არ ეთანხმები ბობს, რას შესთავაზებ ამ პრობლემის გადასაჭრელად?“.
თქვენ უნდა წახვიდეთ წინ, თუ გონივრული შეთავაზება მიიღება. მაგალითად: „ვფიქრობ, ამ საკითხზე დიდხანს შეიძლება განიხილოს, მაგრამ ჩვენ უნდა წავიდეთ. კენჭისყრით გადავწყვიტოთ“.
დაძაბული ატმოსფეროს განმუხტვა შესაძლებელია შეხვედრის მიზნის შეხსენებით და მასთან დაკავშირებული კომენტარებით. მაგალითად: „ცხადია, ეს თემა ყველასთვის ახლობელია. მაგრამ მაინც დავასრულოთ დისკუსია“.
მიუხედავად იმისა, რომ შეხვედრის მონაწილეები იშვიათად არღვევენ წესებს, მაინც აუცილებელია ვიცოდეთ როგორ გამოვასწოროთ ასეთი სიტუაცია, თუ ეს მოხდება.
გადახრა განსახილველი საკითხების არსიდან.
ხანდახან დისკუსიის პროცესში ადამიანებს შეუძლიათ გადაუხვიონ უმნიშვნელოვანესი პრობლემების გადაწყვეტას ან გადაწყვეტილების მიღების გარეშე ურტყამდნენ ამა თუ იმ საკითხს. ასეთი დუღილი უნდა შეწყდეს - და რაც უფრო ადრე, მით უკეთესი.
შეხვედრის შენარჩუნება ტაქტისა და დიპლომატიას მოითხოვს. მაგრამ ჯერ უნდა იცოდეთ დაგეგმილი საკითხების გადაწყვეტისგან ყურადღების გადატანის რამდენიმე ტექნიკა.
სირთულეების შექმნა.ნუ აჭმევ ზოგიერთ ადამიანს პურით, მიეცით საშუალება განიხილონ პრობლემები და შეცდომები. მაგალითად: „ამას ვერ გავაკეთებთ იმიტომ, რომ...“, „ბოლოს ვცადეთ ამის გაკეთება და არ გამოვიდა“. სწორი კითხვების დასმით თქვენ აიძულებთ ადამიანებს დაასაბუთონ თავიანთი თვალსაზრისი და ამით არ დაუშვან სხვების ჩაბმა კამათში.
ინტრუზიული იდეები.შეხვედრის დროს ვინმე დამსწრე შეიძლება ჰქონდეს აკვიატება. ეს ადამიანი მუდმივად ახსენებს მას სხვა ადამიანებს. ფასილიტატორმა ტაქტიანად უნდა შეახსენოს მას, რომ ყველამ უკვე გაიგო მისი წინადადება და აღარ არის საჭირო მისი გამეორება.
გარე საკითხების განხილვა.ზოგიერთი ადამიანი შეიძლება გადავიდეს თემიდან ისე, რომ არც კი გაიაზროს. მაგალითად: "ვინმეს უნახავს აქ ოქსფორდის ლექსიკონის მეორე ტომი?" - ამბობს ვიღაც, როდესაც განიხილავს კითხვას, სად ჯობია წიგნების შესანახი ადგილის აღჭურვა. თქვენ შეგიძლიათ წარმართოთ დისკუსია სწორი მიმართულებით იმით, რომ მიუთითოთ პირი, რომ ეს არ არის ამ დისკუსიის თემა.
შეთანხმების მიღწევა.
შეხვედრის ან შეხვედრის ფასილიტატორმა უნდა მართოს დისკუსია, შეუფერხებლად მიიყვანოს მონაწილეები კონსენსუსის მიღწევამდე. იმისათვის, რომ მიღებული გადაწყვეტილებები ყველა მონაწილემ მხარი დაუჭიროს, თქვენ უნდა გამოიყენოთ რამდენიმე დადასტურებული ტექნიკა.
შეადარეთ ყველა დადებითი და უარყოფითი მხარე.შეჯამებისას აუცილებელია მიეთითოს ის საკითხები, რომლებზეც მიღწეულია შეთანხმება, შემდეგ კი საკამათო პუნქტებზე საუბარი. მაგალითად: ”ასე რომ, ჩვენ მივაღწიეთ შეთანხმებას ამ საკითხზე ... მაგრამ ჩვენ ჯერ კიდევ არ გადავწყვიტეთ ...”.
დასვით დამაზუსტებელი კითხვები.დასვით კითხვები, რათა დარწმუნდეთ, რომ სწორად გესმით ადამიანი. ეს ასევე დაეხმარება სიტუაციის გარკვევას სხვა ადამიანებისთვის, თუ მათ უხერხულნი არიან კითხვის დასმა. მაგალითად: "ეს გულისხმობდი? ..", "მომეცი, სწორად გავიგე თუ არა? ..".
შეაჯამეთ თითოეული საკითხის განხილვა.კონკრეტული საკითხის განხილვის ბოლოს აუცილებლად შეაჯამეთ, რათა მონაწილეებმა გაიგონ შეხვედრის შედეგები: „მოდით, გავიხსენოთ, რა გადაწყვეტილებები იქნა მიღებული. ყველა თანხმდება, რომ მე-2 კითხვისთვის საუკეთესო გამოსავალი იქნება...“.
დარწმუნდით, რომ მიღწეულია კონსენსუსი.თქვენ შეგიძლიათ გააგრძელოთ შემდეგი საკითხის განხილვა მხოლოდ მას შემდეგ, რაც დარწმუნდებით, რომ გადაწყვეტილება ერთხმად არის მხარდაჭერილი. მაგალითად: „მითხარი, ყველა ეთანხმება მიღებულ გადაწყვეტილებას?“, „ვინმეს სურს კიდევ რაიმე დაამატოთ დისკუსია, სანამ გადავალთ შემდეგ საკითხზე?“, „ყველა თანახმაა?“.
ეს ტაქტიკა ეხმარება მონაწილეების აქტიურ მონაწილეობას დისკუსიაში და უბიძგებს მათ საერთო გადაწყვეტილებისკენ.
მიღებული გადაწყვეტილება დაუყოვნებლივ უნდა ჩაიწეროს. ასე რომ, დარწმუნებული იქნებით, რომ მოგვიანებით არავინ შეცვლის თვალსაზრისს და არ გამოთქვამს უთანხმოებას მიღებულ გადაწყვეტილებასთან. თუ არ არსებობს საერთო შეთანხმება მიღებულ გადაწყვეტილებაზე, იგივე საკითხი შეიძლება წარმოიშვას მოგვიანებით ან მომდევნო შეხვედრაზე.
შეჯამება.
შეხვედრის დასასრულს მიზანშეწონილია დავრწმუნდეთ, რომ ყველა მონაწილე ეთანხმება გადაწყვეტილებას. ასევე აუცილებელია მეხსიერებაში აღდგეს ყველა მიღებული გადაწყვეტილება. თქვენ შეგიძლიათ ეს გააკეთოთ:
მიღებული გადაწყვეტილებების შეჯამება და კიდევ ერთხელ გამოცხადება.ასე რომ, დარწმუნებული იქნებით, რომ ყველა დამსწრე ეთანხმება მიღებულ გადაწყვეტილებას და მოგვიანებით ვერ იტყვიან, რომ არ იცოდნენ რაზე იყო საუბარი. მაგალითად: „ახლა კი მინდა შევაჯამო. დღის წესრიგში დადგა არსებული საოფისე ფართის რეორგანიზაციის საკითხი. ასე რომ, ჩვენ გადავწყვიტეთ, პირველ რიგში… ჩვენ ასევე გადავწყვიტეთ, რომ…”
ამოცანებისა და დროის ჩარჩოების დაფიქსირება.ეს დაგეხმარებათ გააკონტროლოთ ვინ მიიღო დავალებები და რა ვადებია. მაგალითად: "გადაწყდა, რომ ჯიმი ხელმძღვანელობს ორგანიზაციას... 30 მაისამდე და კავშირშია ჯილთან, რომელიც ხელმძღვანელობს...".
შეჯამებამდე, თქვენ უნდა ჩაწეროთ დავალება თითოეული ადამიანისთვის ცალკე ფურცლებზე. ნათელი ფერი. შეხვედრის დასასრულს, დაურიგეთ დავალების ფურცლები და თქვით: „ეს არის თქვენი დავალება, რომელიც უნდა დაასრულოთ მომდევნო შეხვედრამდე. ვინაიდან თქვენი დავალების ქაღალდის ფერი ძალიან ნათელია, ნაკლებად სავარაუდოა, რომ დაკარგოთ იგი.
შეჯამება შეხვედრის მთავარი მომენტია. შედეგი შეიძლება იყოს უმნიშვნელო და ძალისხმევის დაკარგვა, თუ შეხვედრის ბოლოს მიღებული გადაწყვეტილებები არ იქნება მითითებული. ხალხი დარწმუნებული უნდა იყოს, რომ ყველა საკითხი მოგვარებულია, ყველას აქვს ამოცანები, ამიტომ შეხვედრა წარმატებით დასრულდა.
ჩვენ ვაკეთებთ დასკვნებს.
მიუხედავად შეხვედრის ხასიათისა და დღის წესრიგის რა საკითხებისა, მოდერატორმა აუცილებლად უნდა აცნობოს ყველა მონაწილეს შეხვედრის მიზნების შესახებ. მან არა მხოლოდ უნდა დააკვირდეს დისკუსიის პროცესს, არამედ გააკონტროლოს და სწორი მიმართულებით წარმართოს იგი.
შეხვედრის ბოლოს შედეგები უნდა შეჯამდეს.
Ჰკითხეთ საკუთარ თავს.
იფიქრეთ შეხვედრის ან შეხვედრის ჩატარების საუკეთესო გზაზე და უპასუხეთ შემდეგ კითხვებს.
სწორად იწყებ შეხვედრას?
ყოველთვის დროულად იწყებ შეხვედრებს?
შეახსენებთ ხალხს შეხვედრის მიზანს?
იცავთ დღის წესრიგს? თუ დისკუსია გადახრის შეხვედრის თემას, მართავთ თუ არა დისკუსიას სწორი მიმართულებით?
იცავთ დადგენილ წესრიგს?
აძლევთ თუ არა ყველა მონაწილეს საუბრის შესაძლებლობას?
ამოწმებთ, რომ ყველა ეთანხმება გადაწყვეტილებას?
შეაჯამეთ შეხვედრის ბოლოს? დარწმუნებული ხართ, რომ ყველამ იცის თავისი დავალებები?
ყველაფერი გამოვა, თუ…
შეხვედრის ჩატარება ისე, რომ მიიღოთ გარკვეული შედეგი;
დაიწყეთ შეხვედრა დროულად, მაშინაც კი, თუ ყველა მოწვეული ჯერ არ არის მოსული;
ჰქონდეს დღის წესრიგი და განიხილოს წამოჭრილი საკითხები;
მიეცით ყველა მონაწილეს საუბრის საშუალება;
მიიღეთ მხოლოდ ინფორმირებული გადაწყვეტილებები;
გადახრილი დისკუსიის სწორი მიმართულებით წარმართვა;
დარწმუნდით, რომ ყველა ეთანხმება გადაწყვეტილებას;
შეხვედრის ბოლოს შეჯამება და აღნიშვნა, ვინ მიიღო დავალება და რა ვადებში უნდა შეასრულოს იგი;
კონცენტრირება მოახდინეთ შეხვედრიდან დაგეგმილი შედეგების მიღებაზე.
შეხვედრის ოქმის შენახვა.
შეხვედრის ან შეხვედრის დასასრულს აუცილებელია ოქმის შედგენა, რომელიც აღწერს მიღებულ გადაწყვეტილებებს, ასევე ჩაიწერება, თუ ვინ მიიღო დავალება. გონივრული იქნება შეეცადოთ შეაფასოთ შეხვედრა: ვიფიქროთ იმაზე, თუ რა იმუშავა და რაზე ჯერ კიდევ საჭიროა მუშაობა, რათა შემდეგ ჯერზე ღონისძიება უფრო წარმატებული იყოს.
პროტოკოლის შედგენა.
არასასურველია ოქმის წარმოება სხდომის თავმჯდომარის მიერ. შენიშვნები უნდა მიიღოს პროფესიონალმა მდივანმა, რათა თავმჯდომარემ შეძლოს დისკუსიის გაკონტროლება.
შეხვედრის დროს.
პირმა, რომელიც იღებს პროტოკოლს, უნდა გააკეთოს შემდეგი:
ჩამოწერეთ მნიშვნელოვანი აზრები დღის წესრიგის თითოეული პუნქტის საპირისპიროდ; აღრიცხოს მიღებული გადაწყვეტილება და მის შესრულებაზე პასუხისმგებელი პირი;
დაეხმარეთ თავმჯდომარეს სხდომის (განსაკუთრებით ოფიციალური შეხვედრების გამართვისას) წესების დაცვით წარმართვაში;
ხელთ გქონდეთ წინა შეხვედრის ოქმი და დღის წესრიგი, ასევე ამ დოკუმენტების დუბლიკატები არაინფორმირებული მონაწილეებისთვის;
აკონტროლეთ თითოეული საკითხის განხილვისთვის გამოყოფილი დრო. ეს დაგეხმარებათ არ გაჩერდეთ რომელიმე თემაზე.
ზოგჯერ შეხვედრის დროს ერთდროულად უნდა აიღოთ როგორც ჩანაწერები, ასევე მოკლე ჩანაწერები.
დარწმუნდით, რომ მდივანი ძალიან ყურადღებით უსმენს და იღებს შენიშვნებს მნიშვნელოვანი დეტალებიდა საკვანძო ფრაზები. მან ასევე უნდა დაწეროს ყველა გამომსვლელის სახელი, რათა თავიდან აიცილოს შესაძლო გაუგებრობები.
შეხვედრის დასასრულს.
შეხვედრის შემდეგ ოქმი უნდა შედგეს წესების დაცვით. ეს საუკეთესოა შეხვედრის შემდეგ დაუყოვნებლივ, ცხელი დევნის დროს. გადადება ცუდი გადაწყვეტილებაა.
პროტოკოლი უნდა შეიცავდეს:
სათაური, რომელშიც მითითებულია შეხვედრის მიზანი და შეხვედრის თარიღი;
დამსწრე პირთა სია;
იმ პირთა სია, რომლებიც არ მივიდნენ შეხვედრაზე;
მიღებული გადაწყვეტილებები და იმ თანამშრომელთა სია, რომლებმაც მიიღეს დავალება.
პროტოკოლი უნდა შეიცავდეს მოკლე აღწერაშეხვედრები ბიზნეს სტილი. ამისთვის საჭიროა:
Გამოიყენეთ მხოლოდ არაპირდაპირი მეტყველება, დაწერე წარსული დროით. მაგალითად: „ჯიმ სმიტმა აღნიშნა, რომ…“, „ჯეინ ბრაუნმა თქვა, რომ ეს არ იყო რთული, რადგან…“, „გადაწყდა…“;
ჩამოწერეთ მხოლოდ ძირითადი ფაქტები, პირადი მოსაზრებების მითითების გარეშე;
მონიშნეთ ამოცანები თამამად ან ჩაწერეთ ისინი დავალებების ცხრილში, მათ შესრულებაზე პასუხისმგებელი პირის სახელისა და თანამდებობის მითითებით.
პროტოკოლის დაბეჭდვამდე დარწმუნდით, რომ მისი შინაარსი შეესაბამება რეალური სიტუაციაშემთხვევები, რადგან უზუსტობებმა შეიძლება გამოიწვიოს გაუგებრობა.
უნდა გვახსოვდეს, რომ ოქმი არ არის შეხვედრის საბოლოო შედეგი, არამედ შემდგომი ქმედებების სახელმძღვანელო. ოქმის არსებობით, დარწმუნებული იქნებით, რომ ყველა თანამშრომელი აცნობიერებს შეხვედრაზე განხილულ საკითხებს და მიღებულ გადაწყვეტილებებს.
შეაფასეთ შეხვედრა ან შეხვედრა.
ადამიანების უმეტესობა, ვინც ატარებს შეხვედრებს ან შეხვედრებს, დაღლილი ამ რთული საქმით, უხარია მათი დასრულება და ამიტომ არ იწუხებს შეხვედრის დეტალური ანალიზი. თუ რეგულარულად გიწევთ შეხვედრების გამართვა, შეხვედრის დასასრულს უნდა განიხილოთ, ჩაიარა თუ არა ყველაფერი ისე, როგორც დაგეგმილი იყო. ასევე, შემდეგი შეხვედრის დროს შეცდომების თავიდან აცილების მიზნით, მიზანშეწონილია მისი სხვა მონაწილეების აზრის კითხვა.
სხვა ადამიანების მოსაზრებების მისაღებად ყველაზე მარტივი გზა არის მოკლე, წინასწარ მომზადებული კითხვარის შევსება.
შეგიძლიათ დასვათ შემდეგი კითხვები:
იყო ეს შეხვედრა თქვენთვის სასარგებლო? (კარგად არა.).
თქვეს ყველაფერი რაც საჭირო იყო? (კარგად არა.).
კმაყოფილი ხართ შეხვედრის ორგანიზებით? (კარგად არა.).
იცით, რა უნდა გააკეთოთ შეხვედრის დასრულების შემდეგ? (კარგად არა.).
გაქვთ რაიმე კომენტარი?
მას შემდეგ რაც მიიღებთ პასუხებს (მაშინაც კი, თუ არავინ გასცემს დეტალურ პასუხს კომენტარების შესახებ შეკითხვაზე), თქვენ შეძლებთ შეაფასოთ რამდენად წარმატებული იყო შეხვედრა, იყო თუ არა გადაცდომები. შემდეგ ჯერზე შეეცადეთ შეხვედრა უფრო მაღალ დონეზე გამართოთ.
ჩვენ ვაკეთებთ დასკვნებს.
ოქმის აღება ძალიან მნიშვნელოვანი აქტივობაა შეხვედრის დროს. ოქმის შენახვა საშუალებას გაძლევთ შეინახოთ მთელი შეხვედრის შინაარსი წერილობით და მოგვიანებით თავიდან აიცილოთ მიღებული გადაწყვეტილებების დამახინჯება.
ოქმი დგება მოკლე ფორმით სხდომის დასრულებისთანავე. პროტოკოლი უნდა იყოს მკაფიო და გასაგები ყველასთვის და ასევე მოუწოდებს ადამიანებს გაითვალისწინონ მიღებული დავალებები. ეს დოკუმენტი დაგეხმარებათ დარწმუნდეთ, რომ შეხვედრა წარმატებული და ეფექტური იყო.
Ჰკითხეთ საკუთარ თავს.
იფიქრეთ ჟურნალის საჭიროებაზე და უპასუხეთ შემდეგ კითხვებს.
მუშაობთ თუ არა პროდუქტიულად იმ ადამიანთან, რომელიც აწარმოებს შეხვედრის ოქმს?
დაფიქსირდა თუ არა ყველა ძირითადი პუნქტი შეხვედრის დროს?
ყველა გადაწყვეტილება ჩაწერილია?
შედგა თუ არა ოქმი შეხვედრისთანავე?
მხოლოდ ძირითადი ფაქტები დაიწერა და არა პირადი მოსაზრებები?
დაბეჭდვამდე შეამოწმე პროტოკოლი?
დარწმუნებული ხართ, რომ ოქმი შეხვედრის ზუსტი აღწერაა?
ყველაფერი გამოვა, თუ...
თქვენ დაგეხმარებათ პირი, რომელიც აწარმოებს შეხვედრის ოქმს;
ჩაწერეთ ყველა მიღებული გადაწყვეტილება;
ზუსტად მიუთითეთ დავალებები და მათ შესრულებაზე პასუხისმგებელი პირების სახელები;
შეხვედრის შემდეგ დაუყოვნებლივ შეადგინეთ ოქმები;
გაიგეთ, რომ ოქმები არის შეხვედრის ზუსტი, ლაკონური და ობიექტური აღწერა.
თქვენი დამოკიდებულება საქმიანი შეხვედრების მიმართ.
იმისათვის, რომ შეხვედრა იყოს პროდუქტიული, საჭიროა არა მხოლოდ მისი ჩატარების უნარი, არამედ პოზიტიური დამოკიდებულება. შეხვედრაზე აქტიური მონაწილეობა და კონტროლი სასურველ შედეგს მოაქვს.
შეხვედრის მენეჯმენტი.
თუ გსურთ, რომ შეხვედრა წარმატებული იყოს, მზად უნდა იყოთ, რომ სადავეები საკუთარ ხელში აიღოთ. თუ ამას არ გააკეთებთ, ბევრ რამეს დაკარგავთ. ლიდერობის ტვირთის აღებით შეგიძლიათ:
მიეცით საკუთარ თავს უფლება მოახვიოთ სხვებს საკუთარი თვალსაზრისი და გააკეთეთ ეს მკვეთრი ტონით.
შეახსენეთ საკუთარ თავს თქვენი უფლება აკონტროლოთ შეხვედრა.
დაარწმუნეთ საკუთარი თავი, რომ ამის გაკეთება შეგიძლიათ და ისიამოვნეთ კიდეც.
შეხვედრაზე დამსწრე ხალხი გიყურებს ლიდერად და მოელიან, რომ შესაბამისად იმოქმედო. ვინაიდან მათ არ შეუძლიათ შეხვედრის დამოუკიდებლად მართვა, ისინი მთლიანად თქვენზე არიან დამოკიდებული.
Სასწაულის მოლოდინში
შეხვედრაზე გარკვეული იმედების დაცვით, შეგიძლიათ მიიღოთ სასურველი შედეგი. ოცნებების ასასრულებლად, დარწმუნებული უნდა იყოთ, რომ:
შეხვედრა ძალიან მნიშვნელოვანია (თუ სხვაგვარად ფიქრობთ, არ არის საჭირო შეხვედრის ჩატარება);
შეხვედრაზე მოწვეულნი არიან კომპეტენტური ადამიანები (თუ არ ხართ დარწმუნებული დამსწრე ადამიანების კომპეტენციაში, ვერ შეძლებთ მათ იდეებსა და წინადადებებს დაუჭიროთ მხარი ან უარყოთ);
დრო არ დაიკარგება (თუ თქვენ ასე არ ფიქრობთ, მაშინ დრო ნამდვილად დაიკარგება);
სასურველი შედეგები მიიღება (დარწმუნებულობა, რომ თქვენი აქტივობა ნაყოფს არ გამოიღებს, მოვლენას წინასწარ მარცხისთვის განწირავს).
შეხვედრისადმი დამოკიდებულება გავლენას ახდენს ღონისძიების ატმოსფეროზე. თუ თავდაპირველად ნეგატიური ხართ, იქნება მჩაგვრელი ატმოსფერო. და პირიქით, შეხვედრა წარიმართება თბილ, მეგობრულ ატმოსფეროში, თუკი მაშინვე კარგს ჩაერთვებით და ცოტა ხუმრობითაც კი.
განხორციელება.
მხოლოდ მონაწილეთა ერთობლივი ძალისხმევით შეიძლება შეხვედრის წარმატებით ჩატარება. მაგრამ თუ არაფერი კეთდება მისი გადაწყვეტილებების შესასრულებლად, მაშინ, რა თქმა უნდა, არაფერი გამოვა. დარწმუნდეთ, რომ შეხვედრა უშედეგოდ არ ჩატარდა:
ხელახლა წაიკითხეთ შეხვედრის ოქმი, დააზუსტეთ რა უნდა გააკეთოთ თქვენ და თქვენმა კოლეგებმა;
შეიმუშავეთ გეგმა, რომელიც დაგეხმარებათ დროულად შეასრულოთ ყველა დავალება;
იმოქმედეთ და არ გქონდეთ იმედი, რომ გათავისუფლდებით დაკისრებული დავალებისგან.
შეხვედრისთანავე დავალებების დაწყებით, წარმატებას მიაღწევთ. თუ ყველამ შეიტანა წვლილი, მაშინ შეხვედრის შედეგი ყოველგვარ მოლოდინს გადააჭარბებს.
ჩვენ ვაკეთებთ დასკვნებს.
ამ ღონისძიების წარმატებაში მნიშვნელოვან როლს თამაშობს თქვენი დამოკიდებულება შეხვედრის ან შეხვედრის ჩატარების მიმართ. შეხვედრის შედეგები უმნიშვნელო იქნება, თუ მიღებული გადაწყვეტილებები არ განხორციელდება. შეხვედრისთვის ფრთხილად მომზადება უზრუნველყოფს, რომ არ დაკარგოთ დრო და ძალისხმევა. რაც უფრო მეტს მოელით შეხვედრისგან, მით უფრო პროდუქტიული იქნება ის.
შეხვედრის დროს შედეგის მისაღწევად ძალისხმევას აძლევთ, თქვენ დიდ მაგალითს აძლევთ სხვებს. თქვენი ჯილდო წარმატებაა. და, რა თქმა უნდა, ვერასდროს გაიგებთ, რომ თქვენი ხელმძღვანელობით შეხვედრა დროის კარგვა იყო.
Ჰკითხეთ საკუთარ თავს.
დაფიქრდით, რას გრძნობთ საქმიანი შეხვედრების მიმართ და უპასუხეთ შემდეგ კითხვებს.
რაიმე შედეგს ელით შეხვედრისგან?
შეგიძლიათ შთააგონოთ სხვა ადამიანები შეხვედრისადმი პოზიტიური დამოკიდებულებით?
გჯერათ შეხვედრების ღირებულების?
შეხვედრის ჩატარებისას ყოველთვის დარწმუნებული ხართ, რომ ამას სათანადო დონეზე აკეთებთ?
აკონტროლებთ თუ არა შეხვედრის პროცესს?
საჭიროების შემთხვევაში გადაუხვევთ შეხვედრის წესებს?
ასრულებთ დავალებას შეხვედრის შემდეგ?
ყველაფერი გამოვა, თუ…
გქონდეთ დიდი მოლოდინი შეხვედრის მიმართ;
გქონდეთ პოზიტიური დამოკიდებულება შეხვედრის მიმართ;
გჯეროდეთ, რომ შეძლებთ შეხვედრის ეფექტურად წარმართვას;
თავიდანვე გააკონტროლეთ შეხვედრის პროცესი;
შეეძლოს ადამიანებზე გავლენის მოხდენა;
კარგი შედეგების იმედი;
ჩვენ კვლავ ვამოწმებთ.
თუ ფიქრობთ, რომ შეხვედრამ ისე ვერ ჩაიარა, როგორც თქვენ გინდათ, ჩათვალეთ, რომ შესაძლოა რაღაც გამოგრჩეთ.
შეხვედრის მონაწილეთა ქცევა.
თუ ადამიანები შეხვედრის დროს არაადეკვატურად იქცევიან, შესაძლოა ძალიან ცოტა დრო დაუთმოთ გუნდში თანამშრომლობის განვითარების პროცესს, რაც აუცილებელია პროდუქტიული მუშაობისთვის. ან არ გიფიქრიათ ჯგუფის გავლენაზე ინდივიდზე და ვერ გააცნობიერეთ, რომ ჯგუფის ზეწოლის ქვეშ შეიძლება ადამიანი ისე მოიქცეს, რაც მისთვის არ არის დამახასიათებელი.
შეხვედრების ორგანიზება.
თუ შეხვედრა დროულად არ იწყება, განხილვისთვის კითხვები არ არის მოფიქრებული, არ არის ადამიანი, ვინც წუთებს უნდა აიღოს, ყავა არ მიირთმევს - ეს მიუთითებს არაორგანიზებულობაზე და ხელს უწყობს ბევრ პრობლემას. თუ შეხვედრის დაწყებამდე მონაწილეები არ იყვნენ გაცნობილნი დღის წესრიგს, მაშინ მათ არ ჰქონდათ მომზადების საშუალება და შეხვედრის შედეგები ძალიან უმნიშვნელო იქნება.
დისკუსიის მენეჯმენტი.
კრება ჭიანურდება, საბოლოო გადაწყვეტილებები არ მიიღება, ვერც ერთმა ვერ გაიგო, როგორ მივიდა ყველა ამა თუ იმ გადაწყვეტილებამდე და მიიღეს თუ არა ეს საერთოდ... ეს სიტუაცია ლიდერის მიერ შეხვედრაზე კონტროლის არარსებობის შედეგია. . ალბათ თქვენ არ აკონტროლებდით დისკუსიას და გადაუხვია დღის წესრიგს; ან არ დარწმუნდა, რომ ყველა ეთანხმება მიღებულ გადაწყვეტილებებს; ან იქნებ არ გქონდეთ დრო შეხვედრის შესაჯამებლად.
პროტოკოლის შედგენა.
თუ შეხვედრის შემდეგ დაუყოვნებლივ არ დგება ოქმი, მაშინ ყველაზე მნიშვნელოვანი ფაქტებიგამოტოვებული იქნება და ყველა საჭირო ინფორმაცია არ ჩაიწერება ოქმში.
შეხვედრისადმი დამოკიდებულება.
თუ შეხვედრას უბრალო ფორმალობას უყურებთ და დადებითი შედეგის იმედი არ გაქვთ, მაშინ შეხვედრის ბოლოს იმედგაცრუებული დარჩებით. უნდა იცოდეთ, რომ შეხვედრისადმი დამოკიდებულება პირდაპირ გავლენას ახდენს მისი ჩატარების წარმატებაზე.
ეფექტური შეხვედრებისა და შეხვედრების სარგებელი.
შეხვედრები თანამედროვე ცხოვრების განუყოფელი ნაწილია. იმისათვის, რომ შეხვედრა წარმატებული იყოს, ყურადღება მიაქციეთ მის მომზადებას.
კარგად მომზადებული შეხვედრის სარგებელი.
მონაწილეები კარგად არიან ინფორმირებულები.
ყველას აქვს ლაპარაკის საშუალება.
ადამიანები სწავლობენ და აფასებენ სხვების მოსაზრებებს.
მიღწეულია კონსენსუსი.
გადაწყვეტილებები მიიღეს, მაშინაც კი, თუ გადაწყვეტილი იყო არაფრის გაკეთება.
ხალხი ნებით ახორციელებს მიღებულ გადაწყვეტილებებს, ვინაიდან ისინი უშუალოდ მონაწილეობდნენ დისკუსიაში.
მიღებულია გარკვეული ზომები.
დავალებები დასრულდა.
ამოცანების შესასრულებლად აუცილებელია ადამიანების ჩართვა საკითხების განხილვის პროცესში. ეფექტური შეხვედრა სასურველ შედეგს მოგცემთ.
ლექსიკონი.
გამომავალი- დასკვნა, რა გამოდის.
ჯგუფი- საერთო ინტერესებით, პროფესიებითა და საქმიანობით გაერთიანებული ადამიანების ერთობლიობა.
Ინდივიდუალური- ადამიანი, როგორც ცალკე პიროვნება.
კონტროლი- შემოწმება, ასევე მუდმივი მონიტორინგი მენეჯმენტის ან ზედამხედველობის მიზნებისთვის.
მოხსენება- შესრულებული სამუშაოს დეტალური აღწერა.
შესვენება- პერიოდი, რომლის განმავლობაშიც აქტივობა ჩერდება.
დღის წესრიგი- შეხვედრაზე განსახილველი საკითხების ჩამონათვალი. კითხვები უნდა იყოს კონკრეტული თანმიმდევრობით.
ტრენინგი- რაღაცის მოყვანა მზადყოფნაში.
შეთავაზებარაც შემოთავაზებულია, შემოთავაზებულია.
თავმჯდომარე (მასპინძელი)- კრებაზე არჩეული პასუხისმგებელი პირი.
Ოქმი- დოკუმენტი, რომელშიც არის ჩანაწერი ყველაფრის შესახებ, რაც ხდება შეხვედრაზე, შეხვედრაზე, შეხვედრაზე.
შედეგი- რაც მიიღება რაიმე აქტივობის ბოლოს, შედეგი.
მდივანი- პირი, რომელიც იღებს სხდომის, სხდომის ოქმს.
შეხვედრა (შეხვედრა)- გუნდის რამდენიმე წევრის სადმე ერთობლივი ყოფნა, რათა განიხილონ, მოაგვარონ ნებისმიერი საკითხი.
სამიზნე- სურვილის ობიექტი; რაც უნდა განხორციელდეს.
Ავტორის შესახებ.
კიტ კინანი არის კურსდამთავრებული ფსიქოლოგი, ბაკალავრის ხარისხით, ფილოსოფიის მაგისტრი. 1978 წელს მან გახსნა ფსიქოლოგიური საკონსულტაციო ცენტრი დიდი საწარმოო საწარმოების თანამშრომლებისთვის. მისი მიზანია დაეხმაროს ადამიანებს თავიანთი ფარული პოტენციალის რეალიზებაში.
Keith Keenan-ის მიერ შემუშავებული ინდივიდუალური პროგრამები თანამედროვე ლიდერებს ეხმარება დამოუკიდებლად იპოვონ და გადაჭრას ორგანიზაციული პრობლემები - ინდივიდუალური შეფასებიდან პერსონალის შერჩევისას და დამთავრებული გუნდის შექმნა და გუნდში ურთიერთობების შესწავლა. ქეითს უპირატესობას ანიჭებს მენეჯერების ტრენინგს, ეხმარება მათ შეიმუშაონ პროგრამები კომპანიის რესურსების გაფართოებისა და განვითარებისთვის.
წარსულში ქეითი ყოველთვის ნერვიულობდა, როცა შეხვედრის დამოუკიდებლად წარმართვა უწევდა, მაგრამ მოგვიანებით მიხვდა, რომ მიზნების მიღწევაზე ფოკუსირებით, მას შეუძლია მიაღწიოს კარგ შედეგებს და არა მხოლოდ დროის დაკარგვას.
წარმოუდგენელია ნებისმიერი ორგანიზაციის მუშაობის წარმოდგენა საქმიანი კომუნიკაციების გარეშე. თანამშრომლებს შორის სწორად აშენებული კომუნიკაცია საშუალებას გაძლევთ შეუფერხებლად და სწრაფად მოაგვაროთ ამოცანები.
ორგანიზაციებში მრავალი სახის შეხვედრებია და თითოეულ მათგანს აქვს საკუთარი მახასიათებლები და ამოცანები. ასეთი ნიუანსების ცოდნა ხელს შეუწყობს ბიზნეს საკითხების განხილვას. ეს სტატია მოგითხრობთ შეხვედრების ტიპების შესახებ, დაგეხმარებათ გაიგოთ, რატომ ტარდება ისინი და როგორ არის ჩაწერილი საოფისე სამუშაოებში.
საქმიანი შეხვედრების მიზნები
ნებისმიერი ტიპის საქმიანი შეხვედრები საშუალებას გაძლევთ იხილოთ ორგანიზაციაში არსებული ვითარების ყოვლისმომცველი სურათი, გამოავლინოთ მისი სუსტი და ძლიერი მხარეები. აღსანიშნავია, რომ საქმიანი კომუნიკაციების ამ ფორმატში მონაწილეობით ხდება სწრაფი კომპანია ან საწარმო.
Დავალებები
ყველა სახის შეხვედრის შემდეგი ამოცანები შეიძლება გამოიყოს:
- მიმდინარე პრობლემებისა და საკითხების გადაწყვეტა;
- განყოფილებების საქმიანობის ინტეგრაცია კომპანიის სტრატეგიული მიზნის შესაბამისად;
- კომპანიის და მისი ცალკეული სტრუქტურული განყოფილებების შეფასება;
- კომპანიის პოლიტიკის შენარჩუნება და შემუშავება.
იმისათვის, რომ გავიგოთ, რა ფორმატში უნდა ჩატარდეს ასეთი ბიზნეს ღონისძიება, აუცილებელია გადაწყვიტოთ, ზემოთ ჩამოთვლილი ამოცანებიდან რომელი შეესატყვისება მას და ამის შემდეგ გაიგებთ, რომელ კლასიფიკაციას მიეკუთვნება.
ტიპები და კლასიფიკაცია
შეხვედრას, როგორც საქმიანი კომუნიკაციის სახეს, შეიძლება ჰქონდეს ჩატარების განსხვავებული ფორმა, რომელიც განსაზღვრავს მის თემას და დამსწრე თანამდებობის პირთა სიას.
შეხვედრების ძირითადი კლასიფიკაცია უნდა გამოიყოს:
- საკუთრების ფართი. აქ შეიძლება განვასხვავოთ ისეთი ტიპის შეხვედრები, როგორიცაა ადმინისტრაციული (რომელიც ითვალისწინებს პრობლემური საკითხების განხილვას), სამეცნიერო (სემინარები და კონფერენციები, რომელთა მიზანია აქტუალური სამეცნიერო საკითხების განხილვა), პოლიტიკური (ნებისმიერი პოლიტიკური პარტიის წევრების შეხვედრის უზრუნველყოფა. და მოძრაობები) და შერეული ტიპები.
- მასშტაბი. აქ გამორჩეულია საერთაშორისო, სადაც ჩართულნი არიან სპეციალისტები სხვა ქვეყნებიდან თუ უცხოელი პარტნიორები, ეროვნული, რეგიონული და ასევე ქალაქური.
- რეგულარულობა. ორივე ფორმატში შეხვედრები შეიძლება იყოს უწყვეტი ან განმეორებადი.
- განლაგების ადგილის მიხედვით - ადგილობრივი ან სამოგზაურო.
ასევე ყველა სახის შეხვედრები შეიძლება დაიყოს შემდეგნაირად:
- ინსტრუქციული, რომელიც ითვალისწინებს წარმართვისთვის დირექტივის ფორმატს, სადაც ზემდგომი ლიდერი ინფორმაციას პირდაპირ აწვდის თავის ქვეშევრდომებს, რომელიც შემდეგ განსხვავდება და გადაეცემა ძალაუფლების ვერტიკალზე. ყველაზე ხშირად, ასეთი საქმიანი კომუნიკაციის დროს, ისმის აღმასრულებელი დირექტორის ბრძანებები, რამაც შეიძლება მნიშვნელოვნად იმოქმედოს საწარმოს კურსზე და ეს ასევე შეიძლება იყოს ქცევის ნორმები ან მნიშვნელოვანი სიახლეები.
- ოპერატიული (დისპეტჩერიზაციის). ამ ტიპის შეხვედრის მიზანია ინფორმაციის მიღება ორგანიზაციაში ან საწარმოში არსებული მდგომარეობის შესახებ. ინფორმაციის ნაკადი ამ შემთხვევაში მიმართულია დაქვემდებარებული ხელქვეითებიდან განყოფილებების უფროსებამდე ან აღმასრულებელ დირექტორს. ძირითადად, ოპერატიულ შეხვედრებზე განიხილება საკითხები საგზაო რუკების განხორციელების, დაგეგმილი აქტივობების, სტრატეგიული და ოპერატიული გეგმების შესახებ. მნიშვნელოვანი განსხვავებაყველა დანარჩენის ოპერატიული (დისპეტჩერიზაციის) შეხვედრა არის ის, რომ ისინი რეგულარულად იმართება და აქვს მონაწილეთა ფიქსირებული სია. აღსანიშნავია ისიც, რომ შეხვედრის დროს შესაძლოა დღის წესრიგი არ იყოს.
- პრობლემური. ასეთი კრება იწვევა გადაუდებელი აუცილებლობის შემთხვევაში დავალებების მოკლე დროში შესრულების ან საწარმოსთვის გლობალური პრობლემის გადაწყვეტის გადაწყვეტილების მიღებისას.
ყოველივე ზემოთქმულის გარდა, ცალკე შეიძლება გამოვყოთ ერთ-ერთი ყველაზე მეტად პოპულარული ხედიწარმოების შეხვედრა - დაგეგმვის შეხვედრა. როგორც წესი, ასეთი ღონისძიება იმართება ყოველდღიურად ან კვირაში ერთხელ, რომელსაც ესწრებიან განყოფილების ხელმძღვანელი და უშუალო შემსრულებლები, რომლებიც იღებენ დღის დავალებებს და განიხილავენ მათი განხორციელების მიმდინარეობას.
შეხვედრისთვის საწარმოს პერსონალის შეხვედრის თემა შეიძლება იყოს ნებისმიერი სახის საკითხი, რომელიც წარმოიქმნება საწარმოს საქმიანობის პროცესში, ხოლო დისკუსიის მიმდინარეობა შეიძლება დაეთმოს ცვლილებებს. გარე გარემორომელშიც კონკრეტული ორგანიზაცია მოქმედებს.
შეხვედრის ორგანიზება
ნებისმიერი სახის შეხვედრა, განურჩევლად მისი ფორმატისა, მოითხოვს ფრთხილად მომზადებას, რადგან მისი ეფექტურობა დამოკიდებულია ამ მომენტზე. თავდაპირველად, თქვენ უნდა განსაზღვროთ შემდეგი პუნქტები:
- დანიშნულება;
- განხილული საკითხები;
- პერსონალისთვის ამოცანების დადგენა (ფუნქციონალზე და დაქვემდებარებაზე დაყრდნობით);
- დავალების შესრულების ეტაპები.
დღეს შეხვედრების უმეტესობა ტარდება ძალიან უღიმღამო წესით, რის გამოც მათი მნიშვნელობა იკარგება და დავალებული ამოცანები შეიძლება ცუდად შესრულდეს. აქედან გამომდინარე, ძალზე მნიშვნელოვანია, რომ ვიფიქროთ ამ ყველაფრის მთელ კურსზე საქმიანი შეხვედრებიდა ააწყვეთ სამუშაო დისკუსია ისე, რომ მას მხოლოდ დრო არ დასჭირდეს, არამედ გუნდისგან გამოხმაურება.
შეხვედრები
უნდა აღინიშნოს, რომ მსხვილი ფირმები და ორგანიზაციები, რომლებიც ცდილობენ მოიპოვონ გარკვეული ბაზრის წილი და განავითარონ თავიანთი კომპანია დიდი მოგების მისაღებად, დიდ ფსონს დებენ დისკუსიაზე. მნიშვნელოვანი საკითხებიშეხვედრების საშუალებით. წარმატებული მენეჯერების პრაქტიკიდან შეგიძლიათ ჩამოაყალიბოთ შემდეგი წესები, თუ როგორ უნდა მოემზადოთ შეხვედრისთვის:
დასაწყისისთვის, განისაზღვრება მონაწილეთა სია. ცხადი უნდა იყოს, ვინ მოიწვიოს შეხვედრაზე და რა როლი შეასრულებს მას. ხშირად ხდება, რომ მოწვეულებს შეიძლება არ ესმით საკითხი და მოწვეულნი არიან „ყოველ შემთხვევაში“, მაგრამ იმ მომენტში მათ შეეძლოთ საკუთარი საქმის გაკეთება. სამსახურებრივი მოვალეობებიდა ნუ დაკარგავთ დროს.
მნიშვნელოვანია დღის წესრიგი. თუ შეხვედრა იგეგმება, მაშინ წინასწარ მუშავდება დღის წესრიგი, რომელშიც მითითებულია განხილული საკითხები, ასევე განსაზღვრულია მთავარი მომხსენებლები. მნიშვნელოვანია გვახსოვდეს, რომ ეს დოკუმენტი უნდა გაეგზავნოს ინფორმაციის მომზადებაზე პასუხისმგებელ პირებს და მათ, ვინც დაესწრება, რათა ყველა მონაწილემ შეძლოს მოხსენებების, წინადადებების და დამატებითი კითხვების მომზადება. საჭიროების შემთხვევაში შესაძლებელია დღის წესრიგის კორექტირება.
შეხვედრაზე მთავარი და სტრატეგიული საკითხები წინა პლანზე უნდა დადგეს. ასეთი საკითხების მომხსენებლები აუცილებლად უნდა იყვნენ პირები (განყოფილებების, განყოფილებების, სემინარების ხელმძღვანელები), რომლებიც პირადად არიან პასუხისმგებელი კომპანიის ნებისმიერი სტრატეგიული ღონისძიების განხორციელებაზე.
მნიშვნელოვანი პუნქტები
მნიშვნელოვანია გვახსოვდეს, რომ ნებისმიერ შეხვედრას აქვს ორი ძირითადი ეტაპი - მზადება მისთვის და თავად მისი ჩატარება. პირველი ეტაპი მოიცავს საქმიანი შეხვედრის ჩატარების აქტუალურობის განსაზღვრას, ამოცანების განსაზღვრას, ძირითად და მეორეხარისხოვან მიზნებს, მონაწილეთა და მომხსენებელთა სიის ფორმირებას, მოხსენებების, პრეზენტაციების და მოხსენების მომზადებას თემის ან წინასწარ განსაზღვრული დღის წესრიგის მიხედვით. მეორე ეტაპი მოიცავს შეხვედრის ადრე დაგეგმილი კურსის განხორციელებას, მოხსენებების მოსმენას და მიმდინარე და სტრატეგიული საკითხების განხილვას.
თუ ასეთი საქმიანი კომუნიკაციის დროს საჭიროა გადაწყვიტოთ რა და ვის მიმართოთ თანამშრომლებისგან, მაშინ შეგვიძლია გამოვყოთ მესამე ეტაპი - გადაწყვეტილების მიღება. როგორც წესი, გადაწყვეტილებებს იღებს თავმჯდომარე, რომელიც თავმჯდომარეობს სხდომას, საკუთარი შეხედულებისამებრ ან განხილვის ან კოლექტიური კენჭისყრის გზით.
შეხვედრის გეგმის ნიმუში
კარგად ჩამოყალიბებული გეგმის წინ, ნებისმიერ ლიდერს შეუძლია შეხვედრის ეფექტურად და ეფექტიანად ჩატარება, რაც საშუალებას მისცემს მას მიიღოს უკუკავშირი თანამშრომლებისგან და დაუსვას მათთვის სწორი ამოცანები. ეს გეგმა შეიძლება შეიცავდეს შემდეგ ასპექტებს:
- მოხსენებების მოსმენა და შედეგების შეჯამება გარკვეული პერიოდის განმავლობაში (კვარტალი, კვირა, ნახევარი წელი, თვე);
- კომპანიისთვის აქტუალური საკითხების გაშუქება;
- პრობლემების მოგვარების წინადადებების მოსმენა (ბრენშტორმინგი);
- შემოთავაზებული ვარიანტების შეფასება და მათი განხორციელების განხილვა;
- ვარიანტების დაგროვება;
- ხმის მიცემა ამა თუ იმ ვარიანტის მიღებაზე;
- საზღვრების განსაზღვრა პრობლემის გადაჭრის დროს (პასუხისმგებელი პირების განსაზღვრა, ტერმინები, მეთოდები და მეთოდები).
ჭრის
უმეტესობაშეხვედრების სახეები უნდა დაფიქსირდეს ქაღალდზე (დოკუმენტზე), რასაც პროტოკოლი ეწოდება. ამ სახის დოკუმენტაციის შენახვა საშუალებას გაძლევთ დაკანონდეთ მიღებული გადაწყვეტილებები. და ასევე პროტოკოლის წყალობით, თქვენ ყოველთვის შეგიძლიათ თვალყური ადევნოთ აქტივობების განხორციელების პროგრესს და დასახული ამოცანების შეუსრულებლობის შემთხვევაში დაადგინოთ ვინ არის პასუხისმგებელი ამაზე.
პუნქციას, როგორც წესი, ატარებს ლიდერის მდივანი, რომელიც კრების თავმჯდომარეა. თუმცა, ხშირად ეს ფუნქცია სხვა თანამშრომლებს შეუძლიათ შეასრულონ.
მდივნის ფუნქციები და ამოცანები
საქმიანი შეხვედრების დაწყებამდე მდივანი უნდა გაეცნოს მოწვეულთა სიას და განხილული საკითხების ჩამონათვალს. თუმცა, აღსანიშნავია, რომ თუ შეხვედრა რეგულარულად იმართება, მაშინ ეს თანამდებობის პირი აგროვებს მთელ დოკუმენტაციას (სიებს, გეგმებს, დღის წესრიგს და ა.შ.) და ეხმარება მენეჯერს შეხვედრისთვის მომზადებაში.
თავდაპირველად, საჭიროების შემთხვევაში, მდივანს შეუძლია სთხოვოს გამოჩენილ პირებს სარეგისტრაციო ფურცლის შევსება, სადაც მითითებული იქნება მათი სრული სახელები. და პოზიცია. ეს საჭირო იქნება პროტოკოლის შედგენისას. შემდეგ მდივანი აცხადებს დღის წესრიგს, რომელიც აღნიშნავს შეხვედრის დაწყებას. გარდა ამისა, როდესაც დამსწრეები იწყებენ საკითხების განხილვას, მდივანი ჩაწერს ამ მოვლენის მიმდინარეობას. შეხვედრის ბოლოს ეს თანამდებობის პირი ამზადებს ოქმის დასრულებულ ვერსიას, რის შემდეგაც ხელს აწერს თავმჯდომარეს და ყველაფერს უგზავნის ჩართულ პირებს.
შედგენისას უაღრესად მნიშვნელოვანია მდივანმა სათანადო ყურადღება მიაქციოს სხდომის ოქმების იერსახეს. ის უნდა შეიცავდეს სათაურს, ადგილს, დამსწრეთა სიას, განხილულ საკითხებს და მიღებულ გადაწყვეტილებებს.
დასკვნა
ზემოაღნიშნული ინფორმაციადან ირკვევა, რომ საწარმოებში შეხვედრების გამართვა უაღრესად მნიშვნელოვანია. თუმცა, ყოველთვის უნდა გვახსოვდეს, რომ ასეთი ღონისძიებებისთვის მაღალი ხარისხის მომზადება მოიცავს ინფორმაციის გაშუქების, მიზნების დასახვისა და მათი მაღალი ხარისხის განხორციელების წარმატების გასაღების 50%-ზე მეტს.
