"Ťava je kôň, ktorého navrhol výbor."
Príslovie

Stretnutia môžu predstavovať produktívnu výmenu názorov alebo byť čiernou dierou, v ktorej čas, úsilie a energia miznú bez stopy. Avšak spoločný znak pre takmer všetky stretnutia je, že môžu byť oveľa úspešnejšie, ak sú všetci prítomní oboznámení s pravidlami efektívnej komunikácie.

Niektorí účastníci stretnutí dávajú užitočné návrhy a pozorne počúvajú názory ostatných, no zdá sa, že veľká väčšina ľudí sa oveľa viac zaujíma nie o vyjadrenie svojich názorov, ale o presadzovanie určitých zásad.

Tu je šesť spôsobov, ako bojovať s nudou a zlepšiť komunikáciu počas stretnutí. Skúste ich použiť, keď sa nabudúce zúčastníte alebo budete predsedať schôdzi. Tieto pravidlá dopĺňajú všeobecné odporúčania uvedené vyššie.

Pravidlo 1: Poznajte predmet rozhovoru

Prekážky môžu vzniknúť kedykoľvek: pred stretnutím, počas stretnutia a dokonca aj po ňom. Neschopnosť stanoviť si jasnú agendu vedie k zmätku, strate času, zmeškaným príležitostiam a frustrácii.

Ak myšlienky a rozhodnutia, ktoré vzniknú počas stretnutia, nie sú efektívne oznámené všetkým, ktorých sa to týka, môžu sa podniknúť zbytočné kroky a nepodniknúť potrebné kroky.

Preto si pred príchodom na akékoľvek stretnutie musíte byť úplne istý, že rozumiete dôvodom jeho zvolania a problémom, o ktorých sa bude diskutovať. Ak potrebujete viac informácií, určite si nájdite čas predbežné školenie. Uistite sa, že máte všetko požadované dokumenty a ty máš úplné informácie o predmete diskusie.

Reč, ktorá je mimo programu alebo dokonca mierne mimo témy, je pre poslucháčov strata času. Slovami Petra Duckera: „Efektívnosť nie je o robení niečoho správne, ale o robení správnej veci.“ Jediný spôsob, ako sa uistiť, že „robíte správnu vec“, je dôkladné plánovanie a príprava.

Ak ste zodpovední za organizáciu a priebeh stretnutia, stanovte si jasné ciele. Začnite nasledujúcou otázkou: Aký je účel tohto stretnutia?

Malo by:

• rozhodnúť sa?
• Analyzovať alebo vyriešiť problém?
• Oboznámite sa s novými informáciami?
• Získať informácie o konkrétnom projekte?

Buďte konkrétni v tom, čo chcete dosiahnuť, a oznámte tento cieľ všetkým, ktorí sa stretnutia zúčastnia. Pripravte si krátky slogan, ktorý odráža konečný cieľ, a vyveste ho pred všetkých prítomných.

Pravidlo 2: Trvať na písomnom programe

Bez ohľadu na stručnosť stretnutia trvajte na tom, aby bol program schôdze písomný a vopred rozdaný všetkým účastníkom. Ak schôdzi predsedáte vy, bude pre vás ľahké ju zorganizovať. Ak organizuje niekto iný, požiadajte ho o program alebo ho požiadajte, aby ho sám vytvoril a distribuoval pred začiatkom stretnutia. To poskytne všetkým účastníkom dostatok času na prípravu a výrazne zníži riziko zámeny a chýb.

Bez písomného programu sa stretnutia často zmenia na široké, vágne debaty, v ktorých chýbajú kľúčové body.

Pri dojednávaní stretnutia si položte otázku, čo by si mali účastníci zo stretnutia odniesť. Ako by sa podľa vás mali zmeniť ich postoje a správanie?

Pravidlo 3: Obmedzte svoju účasť na stretnutiach

Vždy, keď je to možné, zúčastňujte sa len tých stretnutí, na ktorých skutočne musíte byť. Musíte presne vedieť, prečo tam idete a – v prípade, že hovoríte sami – čo chcete povedať.

Pri organizovaní stretnutia pozvite len tých, ktorých prítomnosť je absolútne nevyhnutná. Čím väčší je počet účastníkov, tým ťažšie je pre vás alebo kohokoľvek iného úspešne komunikovať vaše myšlienky publiku.

• Prečo som bol pozvaný na stretnutie?
• Čo si z toho môžem odniesť, čo mi pomôže robiť moju prácu efektívnejšie?

Pravidlo 4: Udržujte záujem účastníkov stretnutia

Ľudia venujú osobitnú pozornosť správam, ktoré sa ich osobne týkajú. Aby ste počas stretnutia úspešne prezentovali svoje nápady, uistite sa, že plne dodržiavate tieto komunikačné podmienky.

Pri vedení stretnutia obmieňajte formát, tempo a štýl rozprávania. Nedovoľte hlavným rečníkom prevziať kontrolu nad stretnutím. Ak sa dvaja ľudia pohádajú a začnú hádku bez toho, aby venovali pozornosť ostatným, zmeňte formát stretnutia a premeňte ho na stretnutie dvoch protivníkov.

Veľa času sa stráca, keď ľudia nie sú schopní pozorne počúvať, čo sa im hovorí. Výsledkom je, že sa znova nastolia predtým diskutované témy a kladú sa otázky, ktoré už boli zodpovedané. Všetky prezentácie by sa mali zaoberať základnými otázkami stretnutia a nemali by byť len zámienkou na predvádzanie osobného dôvtipu alebo múdrosti účastníkov.

Pravidlo 5: Udržujte krátke prejavy

Povedz, čo si chcel, a prestaň. Odolajte pokušeniu hovoriť o maličkostiach.

Nikdy neprerušujte iného rečníka, aj keď s ním silne nesúhlasíte. Nechajte ho dokončiť a až potom vyjadrite svoj názor. To nie je len vec slušnosti, ale aj Najlepšia cesta zdôraznite prioritu svojich názorov. Bez prerušenia súpera:

• Umožnite otvorený zvuk všetkým silným a slabiny jeho pozície. Ak je oponent prerušený, môže jednoducho pokračovať vo svojom argumente a sprevádzať ho sarkastickou poznámkou: „Keby ma nechali dokončiť, vedeli by...“
• Sťažte mu odpovedať na vaše námietky, pretože to už použil najviac- ak nie všetky - ich argumenty.
• Posilnite svoju pozíciu, pretože sa publiku javíte ako niekto, kto pozorne počúva argumenty protistrany a pred vznesením námietok starostlivo zvažuje pre a proti.

Vyhnite sa osobným – je to deštruktívne a neproduktívne. Je to strata času, keď sa súper začína brániť alebo oplácať.

Zvyšovanie emocionálnej intenzity iba odvádza pozornosť ostatných účastníkov stretnutia od premýšľania o vašich nápadoch a znižuje šance na úspešnú komunikáciu.

Pravidlo 6: Ukončite akčný plán

Keď sa zúčastňujete alebo vediete schôdzu, povzbuďte rečníkov, aby sformulovali jasný akčný plán, ktorý bude výsledkom vášho stretnutia. Ak ste šéf, dajte prítomným jasne najavo, že sa mienite držať rozhodnutia, ktoré ste urobili. Ak sa vás rozhodnutie týka, určite ho dodržujte.

obchodné stretnutie je forma kolegiátne diskutovať o problémoch s cieľom informovať a rozhodovať o nich.

V tabuľke 10 sú uvedené tri hlavné typy stretnutí.

Tabuľka 10 - Typy obchodných stretnutí

Teraz zvážte proces prípravy a vedenia obchodných stretnutí (pozri obrázok 6).

Obrázok 6 - Fázy obchodného stretnutia

Príprava stretnutia

AT príprava na stretnutie je dôležité ho definovať Ciele - očakávaný výsledok, požadovaný typ riešenia, požadovaný výsledok práce. Presné znenie predmetu diskusie pomôže dosiahnuť požadovaný výsledok.

Téma stretnutia sú predmetom diskusie. Musí byť špecifický a musí byť pre účastníkov zaujímavý.

stretnutia. Odporúča sa predkladať na diskusiu len tie témy, ktoré sa nedajú vyriešiť v prevádzkovom stave.

Najdôležitejšou fázou prípravy stretnutia je vývoj agenda, písomný dokument rozoslaný vopred účastníkom stretnutia.

Program schôdze zvyčajne obsahuje tieto informácie:

Téma stretnutia;

Účel stretnutia;

Zoznam diskutovaných otázok v poradí, v akom sa zvažujú;

Čas začiatku a konca stretnutia;

Miesto, kde sa bude konať;

Mená a pozície rečníkov, ktorí hovoria o hlavných informáciách a sú zodpovední za prípravu otázok;

Čas vyhradený pre každú otázku;

Miesto, kde sa môžete zoznámiť s materiálmi ku každej problematike.

Program zaisťuje priebeh stretnutia a prácu myšlienok prítomných správnym smerom. Program a materiály schôdze je potrebné zaslať účastníkom schôdze vopred s označením oboznámenia sa s dokumentmi pred jej začiatkom (niektoré informačné materiály je možné „rozposlať“ so zoznamom osôb, ktorým bude informácie a pokyn, aby si po prečítaní urobil značku a odovzdal ju ďalšiemu). To má zabezpečiť, aby mal každý možnosť zaradiť si stretnutie do svojho pracovného harmonogramu a pripraviť sa naň. Účastníci stretnutia, vopred informovaní o predmete diskusie, sa môžu nielen vopred oboznámiť s materiálmi, ale aj premyslieť konštruktívne návrhy na riešenie problémov. V prípadoch, keď účastníci stretnutia nie sú vopred informovaní, na stretnutiach vyjadrujú názory, stanoviská, ktoré vyvolávajú diskusiu a neprispievajú k prijatiu efektívneho rozhodnutia.

Obchodné stretnutia je vhodné organizovať v určitý deň v týždni (s výnimkou mimoriadnych stretnutí), najlepšie na konci pracovného dňa alebo v jeho druhej polovici.

Trvanie stretnutia by nemalo presiahnuť jeden a pol až dve hodiny. Po dvoch hodinách nepretržitej práce je z čisto fyziologických dôvodov väčšine účastníkov ľahostajné, ako sa problém vyrieši. Najkratšie stretnutie je preto najlepšie.

Primerané počet účastníkov stretnutia. Často sú na stretnutiach ľudia, ktorí tam nemajú čo robiť. P. Bird v knihe „Time Management“ navrhuje určiť náklady na stretnutie v prepočte na peniaze z hľadiska miezd účastníkov. Predpokladajme, že desať ľudí prítomných na hodinovom stretnutí na ňom strávi celkovo desať hodín pracovného času. Stanovme si výšku nákladov na stretnutie sčítaním nákladov na hodinu pracovného času pre každého z nich – dostaneme pôsobivú sumu. Ak sa stretnutia zúčastnia zamestnanci dostatočne vysokej úrovne, náklady na stretnutie pre organizáciu môžu byť veľmi významné.

Optimálny počet účastníkov spoločných diskusií je 6-7 osôb. Ak je to potrebné, počet účastníkov sa môže zvýšiť, ale v rozumných medziach, aby neprekročil 15. Zvýšenie počtu pozvaných drasticky znižuje priemernú mieru účasti (alebo návratnosti) prítomných a súčasne predlžuje stretnutia. Na pozvanie na stretnutie v závislosti od jeho témy potrebujete len tých stredných manažérov a odborníkov, v kompetencii ktorých sa nachádza diskutovaný problém.

Z každého oddelenia je žiaduca prítomnosť jednej osoby. Z porady by malo byť umožnené odísť tým zamestnancom, ktorých problém už bol vyriešený, a odborníci by nemali prísť na celé stretnutie, ale podľa predpisov v čase prerokovania ich problému.

Pri vedení obchodných stretnutí je možné, aby manažér vykonal delegácie právomoc pre účasť na stretnutíšpecialistov, ktorí sú najkompetentnejší v diskutovanom probléme (to pomáha šetriť čas manažéra: riadne vyškolený zamestnanec informuje manažéra o výsledkoch stretnutia vo vhodnom čase pre neho a bude schopný urobiť potrebné rozhodovanie v pokojnej atmosfére, navyše pre zamestnanca účasť na stretnutiach prispeje k získaniu skúseností a odborných zručností, rozvíjaniu schopnosti samostatne konať a úspešne zvládať rôzne situácie).

Orgány sú delegované nielen na účasť na stretnutí, ale aj na odkaz stretnutia (stretnutie je zverené tým odborníkom, ktorí sú najkompetentnejší v diskutovanom probléme; to prispieva k zvýšeniu zodpovednosti za prijaté rozhodnutia a tiež zvyšuje aktivitu účastníkov pri vytváraní nápadov alebo konštruktívnych návrhov).

Je rozdiel medzi stretnutiami prvého manažéra a kompetentného kolegu. V prvom prípade účastníci porady nepremýšľajú ani tak o probléme, ako o sebazáchove a často schvaľujú riešenie navrhnuté vedúcim, pričom ho nepovažujú za efektívne (to neznamená, že by prví manažéri mali odmietnuť vedenie stretnutí, ale vodca potrebuje brať do úvahy psychologické efekty, vzďaľovanie sa od času, od stereotypov).

Organizácia priestorového prostredia- pri príprave stretnutia je potrebné zvážiť poradie rozmiestnenia účastníkov. Stretnutie by sa malo konať pri veľkom stole a v priestrannej miestnosti. Zhlukovanie je samo o sebe zdrojom konfliktov. Bolo zaznamenané, že keď je miestnosť malá, pulz prítomných sa zrýchľuje, krvný tlak stúpa.

Účastníci by mali byť umiestnení tak, aby navzájom videli tvár, oči, mimiku, gestá, čo prispieva k lepšiemu vnímaniu informácií (napríklad ako na obrázku 7).

Obrázok 7 - Ubytovanie účastníkov stretnutia

Na tieto účely sa najlepšie hodí okrúhly alebo oválny stôl. Vedúci stretnutia by mal byť schopný pozrieť sa do očí najväčšiemu počtu účastníkov stretnutia.

Poradie umiestnenia, počnúc šiestimi účastníkmi, musí byť stanovené pomocou špeciálnych kariet predtým, ako sa účastníci objavia. Pri umiestňovaní účastníkov na poradu treba brať do úvahy nasledovné: zástupcovia konkurenčných skupín by nemali sedieť oproti sebe, pri takomto sedení sa každá hrana stola mení na priekopu a konflikty vznikajú samé od seba. Preto je potrebné oddeliť skupiny, ktoré sa vytvorili ako „jednotky odporu“. Ľudia, ktorí sa nemajú radi, sedia čo najďalej. Organizátor stretnutia, ktorý pozná charaktery a psychologické charakteristiky pozvaných, môže bez toho, aby na to upozornil, posadiť účastníkov tak, aby tí, ktorí sa môžu vytrhnúť a zasahovať do zvažovania problému, nestáli oproti sebe.

Otázky, ktoré treba položiť organizátor stretnutia:

Je vôbec potrebné stretnutie? Dá sa bez toho zaobísť?

Musím sa toho osobne zúčastniť?

Ktorí zamestnanci by sa mali stretnutia zúčastniť?

Čo možno urobiť, aby sa počet účastníkov znížil na minimum?

Vyhovuje Vám zvolený čas alebo treba stretnutie preložiť na iný termín?

Je miestnosť zatvorená pred cudzími ľuďmi?

Sú k dispozícii všetky materiály potrebné na stretnutie?

Ako najlepšie usadiť účastníkov stretnutia a aké techniky použiť na vytvorenie kreatívnej atmosféry?

Organizovanie stretnutia

Stretnutia sú efektívnejšie, keď účastníci poznajú svoje ciele a pravidlá správania.

Dozorca. Aby bolo stretnutie úspešné, jeho vedúci musí riešiť všeobecné aj špeciálne úlohy.

Komu všeobecný Medzi úlohy vedúceho stretnutia patrí:

1) stretnutie je potrebné otvoriť stručnou a jasne formulovanou správou k danému problému (a úvodný prejav vedúceho by mal byť zameraný na pozitívne riešenie problémov a niesť dôveru v ich úspešné riešenie);

2) V organizačnom pláne je potrebné dohodnúť si pravidlá práce, spresniť agendu, podať správu o predpisoch, upozorniť na odstránenie prejavov, ktoré nie sú vo veci samej;

3) Počas stretnutia je potrebné stručne a zásadne zhrnúť dosiahnuté výsledky, aby sa s ich pomocou dodržali dohody a kompromisy.

4) Vyžaduje sa viesť diskusiu v smere, ktorý určí vedúci (to znamená, že musí obliehať podrobnosť, prinútiť tých, ktorí mlčia, aby hovorili, a nedovoliť rečníkom, aby sa odchýlili od zamýšľaného problému; v prípade kritiku, požadovať jej konštruktívnosť a zabrániť prechodu k osobnostiam).

1) Zostaňte v neutrálnych polohách – to má pozitívny vplyv na emocionálny stav prítomných.

2) Pokračujte v konverzácii. Ak dôjde k nepríjemnej prestávke, okamžite zasiahnite položením doplňujúcich otázok, vysvetlením alebo zhrnutím.

3) V prípade napätia okamžite zakročte – spor by sa nemal rozhorieť.

4) Predvídať možnosť realizácie navrhnutých nápadov a riešení, odmietať nedomyslené riešenia. Zvážte len riešenia založené na dôkazoch.

5) Zavolajte účastníkov schôdze menom, aby mohli hovoriť.

6) Nezabúdajte, že vždy by mala hovoriť len jedna osoba, diskusie držte mimo stretnutia.

7) Vypočujte si názory všetkých účastníkov. Žiadne nápady sa nedržia tak tvrdohlavo ako tie, o ktorých sa nediskutovalo.

8) Nezabúdajte, že stretnutie nie je bojiskom, kde treba nepriateľa „zničiť“, preto sa snažte rozvíjať spoločné prístupy, hľadať spoločnú reč.

9) Netolerujte exkurzie do minulosti, odchýlky od témy, deštruktívnu kritiku, ktorú si niektorí účastníci dovolia. Stretnutie by malo dôsledne krok za krokom pristupovať k riešeniu problému.

10) Aby sa predišlo nedorozumeniam, v prípade potreby objasnite posolstvá jednotlivých účastníkov: „Pochopil som to správne?“, „Bude to správne?“

11) Častejšie sumarizujte medzisúčty, aby ste účastníkom ukázali, ako blízko sú k cieľu.

12) Ušetrite čas. Hneď na začiatku vysvetlite, že problém sa nepochybne dá vyriešiť v stanovenom čase. Ak je to možné, nepreťahujte stretnutie o jednu minútu.

Oprávnenie vedúceho schôdze do značnej miery závisí od toho, ako kompetentne a dôsledne vedie poradu, nakoľko dohliada na dodržiavanie predpisov. Vedúci stretnutia, ktorý niekomu umožní meškať, diskutovať medzi sebou počas stretnutia, prísť na stretnutie nepripravený (bez zozbierania a analýzy materiálov k prerokúvanej problematike), hrozí úplnou stratou právomocí.

Vedúci porady by nemal dopustiť situáciu, keď niektorí nedisciplinovaní kolegovia prihrievajú atmosféru, ktorá sa na porade vytvára. Úspešné ukončenie stretnutia bude možné len s dôkladnou a serióznou prípravou na stretnutie jeho vedúceho.

Na konci stretnutia musí vedúci zhrnúť diskusiu, jasne vypracovať riešenie a načrtnúť spôsoby jeho realizácie. Treba využiť príležitosť poďakovať neúspešnej menšine za aktívnu spoluprácu, pretože len spoločné úsilie všetkých zúčastnených pomohlo dosiahnuť želaný výsledok. Poďakovanie smoliarovi ich povzbudí, aby hovorili na ďalších stretnutiach.

Účastníci stretnutia.

Pravidlá správania sa účastníkov stretnutia sú nemenej dôležité pre operatívne stretnutie.

Tipy pre účastníkov stretnutia

1) Predstavte sa vo svojich vyjadreniach a použite zámeno „ja“ namiesto „my“ alebo neosobnej formy. Keď rečník povie „my“, zvyčajne sa vyhýba zodpovednosti za to, čo hovorí.

2) Vo vyhláseniach buďte konkrétni, jasne uveďte svoje myšlienky, odpovedzte na svoje chyby, obhajujte svoj osobný názor, buďte trpezliví s nesúhlasom.

3) Po vypočutí informácií položte otázky na objasnenie a pochopenie diskutovaného problému. Nepoužívajte otázky, ktoré vyvolávajú konflikty a odvádzajú od riešenia problému.

4) Pokiaľ je to možné, zdržte sa interpretácie myšlienok a myšlienok iných ľudí. Nehovorte o činoch a myšlienkach druhých, ale o svojom vnímaní týchto myšlienok, to znamená, formulujte úsudky v jazyku „správ ja“, a nie „výrokov vás“. Nehovorte napríklad: „Urobili ste tu chybu“, povedzte: „Zdá sa mi, že sa sem vkradla chyba.“

5) Vyjadrite svoj vlastný postoj a snažte sa nájsť čo najviac racionálne riešenie Problémy.

Najlepšie rozhodnutie urobené na stretnutí je málo platné, ak sa zároveň s jeho prijatím nestaráte o jeho realizáciu a nekontrolujete priebeh jeho realizácie.

Na javisku koniec stretnutia jeho vedúci musí vyriešiť tieto úlohy:

1) stručne a definitívne formalizovať výsledok dosiahnutý na stretnutí;

2) stanoviť, aké kroky by mali nasledovať po rozhodnutí, rozdeliť zodpovednosti, určiť osoby zodpovedné za implementáciu rozhodnutia a jeho kontrolu nad implementáciou.

Priebeh stretnutia a jeho výsledky sa odzrkadľujú v Protokol ktorý by mal byť krátky a výstižný. Dôležitým bodom je oboznámiť s týmto dokumentom osoby, ktoré budú rozhodnutie realizovať.

Počas stretnutia by mal vedúci sprostredkovať podriadeným užitočná informácia a stanoviť im jasné ciele. Ak sa všetko urobí správne, efektivita práce sa zvýši, inak by sa malo prehodnotiť poradie stretnutí.

Ako často mávate stretnutia? Ako často od nich vaši zamestnanci dostanú niečo užitočné? Rozumejú cieľom a zámerom, ktoré ste im stanovili?

Zvyšuje sa efektivita ich práce po plánovacích stretnutiach? Dostávate adekvátnu spätnú väzbu? Ak ste odpovedali „nie“ aspoň na jednu otázku, musíte sa naučiť, ako sa správať efektívne stretnutia a plánovanie stretnutí, aby ste im venovali minimum času a získali maximálny úžitok.

Efektívne stretnutie

Pomocou stretnutí je udržiavaná komunikácia medzi rôznymi oddeleniami a v rámci samotných oddelení, stelesnená prijaté rozhodnutia a zvýšiť motiváciu vykonávať prácu jednotlivých zamestnancov. Tieto problémy však môže vyriešiť iba efektívne stretnutie, preto si overte, či vaše stretnutia spĺňajú nasledujúce kritériá:

1. Zhoda formátu. Existuje niekoľko typov stretnutí: porada, brífing a operatívne. Každé z týchto stretnutí má svoje vlastné ciele a podľa toho trvá iný čas. Operatívny pracovník je navrhnutý tak, aby vyriešil problém, ktorý práve vznikol.

Zvyčajne trvá 5-10 minút, zhromažďuje ľudí priamo súvisiacich s problémom. Plánovacie stretnutie sa zvyčajne koná každý deň ráno a trvá 25-30 minút. Počas tejto doby musí manažér nastaviť úlohy na deň, získať spätnú väzbu o výsledkoch predchádzajúceho dňa a v prípade potreby upraviť plány.

Cieľom stretnutia je nájsť riešenie globálny problém, vytvorte novú ponuku pre váš trh, rozvíjajte sa nový program motivácia atď.

Často sú stretnutia rozdelené do dvoch etáp – prvá sa koná večer, stanovuje ciele stretnutia, načrtáva problémy, o ktorých sa bude diskutovať. Ráno začína druhá etapa, ktorá môže trvať až dve hodiny. Úplné stretnutie je čistá kreativita.

2. Špecifikácia úloh. Každé stretnutie by malo mať jasne definované úlohy, ktoré sú účastníkom vopred oznámené. Odklon od agendy je vysoko nežiaduci.

3. Prísne predpisy. Stretnutie musí mať čas začiatku a konca bez ohľadu na to, či sa objavia všetci pozvaní. Nastavte jasné časové limity, napr. ukončite bod 1 programu za 25 minút.

Pre každý reproduktor vezmite určitý čas- Stačí 5 minút, naučí to ľudí rozprávať k veci. Ak počujete nadbytočné rozhovory alebo odbočenie od témy, zastavte tieto pokusy a ušetrite si čas.

4. Optimálne zloženie. Na stretnutí sa musia zúčastniť ľudia, ktorých sa to týka. Len tak seďte a počúvajte, nikoho nepozývajte. Nech si každý myslí svoje.

5. Slovo pre každého. Každý účastník stretnutia by mal mať možnosť vyjadriť svoj názor na konkrétny problém. Nezasahujte a navyše neprerušujte reč zamestnanca, aj keď je to v rozpore s vaším názorom. Potrebujete adekvátnu spätnú väzbu?

6. Evidencia. Program rokovania nie je jediným záväzným dokumentom zasadnutia. Veľmi užitočným dokumentom je protokol, v ktorom sú zaznamenané všetky hlavné body, zamestnanci, ktorí hovorili v poradí podľa priorít, ich názor na konkrétny problém a hlavne výsledky stretnutia.

Nezabudnite poslať účastníkom stretnutia newsletter, aby ho mali vždy po ruke na objasnenie prípadných bodov. Preto bude pohodlnejšie kontrolovať vykonávanie úloh a analyzovať výsledky. Je to schéma „úloha – výsledky – kontrola – úloha“, ktorá vám umožní urobiť stretnutia čo najefektívnejšie a najstručnejšie.

7. Plánované stretnutie. Každý zamestnanec by mal vedieť kedy ešte raz pozvaní do rokovacej sály. Prekvapenie je zlým pomocníkom pri organizovaní stretnutí, účastníci sa pre neprítomnosť v kancelárii nestihnú pripraviť alebo vôbec neprídu.

Ak sa problém vyskytol náhle a vy ste sa rozhodli zavolať operátora, aby ho vyriešil, pripravte sa na odpovede „Neviem“, „Musím to skontrolovať“ a „Správu vám poskytnem neskôr“.

Ako pripraviť a viesť efektívne stretnutie?

Ak chcete mať efektívne stretnutie, musíte sa naň najskôr pripraviť. Pred začatím stretnutia by si mal vedúci objasniť nasledujúce otázky:

• Aké ciele stretnutie sleduje a aké úlohy stretnutie rieši?
• aký je formát stretnutia, aké sú úlohy účastníkov stretnutia. Úlohy zamestnancov sú rozdelené vopred: musí tam byť predseda a tajomník. Určite aj presný čas začiatku a konca stretnutia.
• aká je štruktúra stretnutia. Typická štruktúra vyzerá takto:
• pozdravy;
• oznámenie cieľov stretnutia, stanovených úloh, formátu stretnutia;
• diskusia a analýza existujúcich problémov;
• prijímanie spätná väzba od účinkujúcich;
• analýza výsledkov a stanovenie úloh na blízku budúcnosť;
• sumarizovanie.
• aký je program schôdze. Určite presný čas na prácu na každom bode programu, vyčleňte si čas na prestávku, ak sa schôdza týka dlho držanie.
• aké dokumenty sú potrebné. Pripravte si všetky potrebné informácie, ktoré budú účastníkov zaujímať, urobte distribúciu materiálov tak, aby boli vopred preštudované.
• či je potrebné stretnutie. Pred rozoslaním pozvánok na stretnutie si overte, či je to naozaj potrebné.

Odpovedzte si sami na tieto otázky:

• Je potrebné riešiť úlohy, ktoré ste si stanovili práve teraz?
• Čo by si mali účastníci zo stretnutia odniesť?
• Ako by sa mala zmeniť ich práca po stretnutí?
• Boli zhromaždené všetky potrebné informácie? Dostanete na akúkoľvek otázku odpoveď „neviem“?
• Dá sa problém vyriešiť aj inak, bez konania stretnutí?

Spomeňte si na jednoduché pravidlá viesť efektívne stretnutia, udržať pozornosť publika hlavný cieľ, udržujte diskusiu pozitívnu alebo neutrálnu a povzbudzujte ľudí, aby vyjadrili svoje vlastné názory.

Potom získate zvýšenie efektivity vašich zamestnancov a zároveň znížite množstvo strateného času.

Zhromaždenie je povinná udalosť, na ktorej sa zúčastňujú všetci členovia organizácie, ako napríklad výročná schôdza akcionárov resp valné zhromaždenie družstevníkov. Postup pri konaní zhromaždenia upravuje zriaďovacia listina príslušnej organizácie, priebeh stretnutia a prijaté rozhodnutia sú zaznamenané v osobitný dokument- minúty stretnutia.

Na rozdiel od stretnutia sa stretnutia zúčastňuje spravidla určitý pevný okruh osôb, ktorými sú zástupcovia rôznych firiem alebo oddelení podniku. Stretnutia sú zvyčajne pravidelné, stretávajú sa striktne

rozdeleného času, najčastejšie raz týždenne, a sú určené na diskusiu o aktuálnych problémoch, aj keď sa môžu vyskytnúť neplánované stretnutia spôsobené produkčnými potrebami. Zápisnica zo schôdze sa nevyžaduje, ale rozhodnutie sa zvyčajne prijíma na konci schôdze.

Obchodné stretnutia sú rozdelené na obchodné rozhovory a rokovania. Obchodné rozhovory sa vedú vo voľnej forme, sú určené na prediskutovanie akýchkoľvek problémov, ktoré sa vyskytli a nemusia sa nevyhnutne skončiť rozhodnutím. Rokovania majú vyriešiť vážne problémy spoločné aktivity podnikov, vymedzenie oblastí činnosti, vývoj cenovej politiky a pod. Končia sa prijatím záverečných dokumentov alebo ústnych vyhlásení.

Vzhľadom na špecifiká svojej práce sa každý obchodník často musí zúčastňovať rôznych stretnutí, konferencií a obchodných stretnutí, ako aj sám organizovať tieto akcie. Pri ich organizácii a konaní je potrebné dodržiavať stanovený postup, pretože často od toho závisí úspech všetkých komerčných prác.

Pri príprave stretnutia, stretnutia alebo rokovaní musíte:

1. Vyberte si a jasne sformulujte agendu. Na programe môžu byť dve alebo tri hlavné otázky a tri alebo štyri menšie. Ak je hlavných otázok málo, tak porada bude prebiehať pomaly a zaberie toľko času, ako keby ich bolo dosť a pri veľkom počte otázok sa diskusia stane povrchnou.

2. Určiť zloženie účastníkov (na stretnutie, rokovanie). Výnimkou sú výrobné porady, ktoré sa konajú pravidelne (zvyčajne raz týždenne) s konštantným zložením účastníkov.

3. Vyberte deň a čas udalosti. Pri rokovaní je deň a čas vopred dohodnutý so všetkými účastníkmi.

4. Informujte účastníkov o dni a čase podujatia. Pri stretnutí je žiaduce urobiť to 5-7 dní vopred. Deň a čas výrobnej porady sa oznamuje len pozvaným, ktorí nie sú stálych členov stretnutia.

5. Nastavte predpokladanú dobu trvania akcie a upozornite na ňu účastníkov. Prax ukazuje, že oznámenie času ukončenia stretnutia alebo stretnutia skracuje jeho trvanie o 10 – 15 %.

6. Pripravte hlavnú správu alebo správu a určte povinných účastníkov diskusie. Správa musí byť konkrétna, odrážať podstatu skúmanej problematiky, závery musia byť podložené. Výrečnosť a vágnosť správy alebo správy spôsobuje medzi poslucháčmi ľahostajnosť.

7. Vyberte a pripravte miestnosť. Je potrebné dbať na to, aby miestnosť bola dostatočne pohodlná, aby sa do nej zmestili všetci účastníci. Nemali by chýbať stoličky. Pri organizovaní rokovaní na stoloch pred každým účastníkom je vhodné vložiť kartu s priezviskom, krstným menom, priezviskom a názvom spoločnosti, ktorú zastupuje. Na stoloch by mal byť aj papier a písacie potreby, môžete dať nealko. dobrý tón považuje sa podávanie čaju alebo kávy s malým množstvom pečiva počas rokovaní.

Musíte začať pracovať v správnom čase. Oneskorenie začiatku stretnutia alebo stretnutia zvyčajne vedie k tomu ďalší členovia budú zbierané veľmi neskoro. Je zvykom prísne dodržiavať čas začiatku rokovaní všetkými stranami, meškanie na rokovania sa považuje za extrémnu neúctu k partnerom a môže viesť k nežiaduce následky.

Situácia počas stretnutia (konferencie) resp obchodné stretnutie by mal byť láskavý. Osobné útoky vo vzťahu k účastníkom, zúčtovanie sú neprijateľné.

Na vedenie zasadnutia je zvolený predseda. Hlavnými povinnosťami predsedu sú:

dodržuj pravidlá;

oznámiť meno a funkciu rečníka, názov organizácie, ktorej je zástupcom.

Predseda schôdze musí spĺňať určité požiadavky, z ktorých hlavné sú: spôsobilosť, nestrannosť, schopnosť vyjadrovať sa jasne a jasne a tolerancia k názorom iných ľudí. Predseda nemá právo vyjadrovať svoju preferenciu k jednému alebo druhému názoru alebo účastníkovi schôdze, ako aj vnucovať svoj názor. Mal by predsa uviesť svoje návrhy.

Dôležitý míľnik každé zhromaždenie alebo schôdza je prijatím rozhodnutia. V takýchto chvíľach sa stretnutie často stáva bezmocným, akoby strácalo energiu. Stáva sa to preto, lebo účastníci si nedokážu uvedomiť, že je čas urobiť rozhodnutie, alebo váhajú a neodvážia sa urobiť výber. V takýchto prípadoch je najlepšie vybrať jeden návrh a ďalej ho zvažovať. Dôležité je nepremeškať moment, kedy by mala byť rozprava uzavretá – tu sú potrebné skúsenosti a zručnosť predsedu. Dobrý spôsob- priebežné hlasovanie. Zhŕňa ďalšiu fázu diskusie. S konečným hlasovaním by sme sa však nemali príliš unáhliť je možné prijať rozhodnutie, ktoré odmietne menšina. V tomto prípade môžu príslušníci menšiny podniknúť kroky, aby dokázali, že väčšina sa mýli, čo môže viesť k obnoveniu diskusie a strate už dosiahnutých výsledkov.

špeciálny druh stretnutie je takzvaný „brainstorming“. Takéto stretnutie sa koná, keď je potrebné rozhodnúť ťažký problém, nájsť východisko z neprehľadnej situácie, urobiť zodpovedné rozhodnutie.

Na uskutočnenie takéhoto stretnutia je v prvom rade potrebné jasne formulovať úlohu - iba jednu, najťažšiu alebo najdôležitejšiu. Je žiaduce, aby sa diskusie nezúčastnilo viac ako 7-12 ľudí. Stoličky je vhodné usporiadať do kruhu tak, aby nevznikala „galéria“ a „prezídium“. Je potrebné striktne určiť čas diskusie. Nedostatok času vytvára stres, stimuluje mozgová činnosť. Optimálny čas na takéto stretnutie je približne 30 minút. Nikto by nemal kritizovať navrhované návrhy. Väčšina ľudí nemôže pracovať kreatívne v podmienkach morálneho hazardu, ak jedného stiahnu, iní budú myslieť len na to, ako nepôsobiť hlúpejšie ako všetci ostatní. Na začiatku diskusie sa spravidla predkladajú banálne, prázdne myšlienky. Zákaz kritiky uľahčuje predloženie akýchkoľvek myšlienok, medzi ktorými môžu byť veľmi cenné. Je vhodné vybrať najlepšie nápady namiesto toho, aby sme vyhodili to najhoršie, to, čo sa teraz zdalo nepoužiteľné, sa môže neskôr hodiť. Nie je potrebné zisťovať autorstvo nápadov – najlepšie nápady sú vždy produktom kolektívnej kreativity.

Keď sa zdá, že sa nájde cesta von ťažká situácia, je žiaduce rozdeliť sa na dve skupiny – „priaznivci“ a „odporcovia“ a pokúsiť sa nájsť slabiny vo vypracovanom riešení. Konečné rozhodnutie musí byť jasne formulované a zaznamenané.

Pravidlá prípravy stretnutí

Typy stretnutí

Stretnutia klasifikované v závislosti od dôležitosti a obsahu problémov prednesených na diskusiu a úloh, ktoré sa majú riešiť, ako aj miesta, času a trvania práce.

operatívne stretnutia môže mať za cieľ poskytnúť manažérovi potrebné informácie o aktuálnom stave v organizácii; krátka výmena názorov na podstatu problémov, ktoré sa vyskytnú v priebehu výrobného procesu, ako aj na vypracovanie spoločnej taktiky pre akcie rôznych prepojení Organizačná štruktúra v súvislosti s aktuálnymi výrobnými úlohami.

Informácie na takýchto stretnutiach sa presúvajú zdola nahor, t.j. od podriadených po vedúcich. Získané informácie umožňujú manažérovi priamo počas porady (rýchlo) zhodnotiť situáciu, určiť nevybavené veci, prijať rozhodnutia a stanoviť úlohy pre podriadených s uvedením účinkujúcich a termínov. Podriadení spravidla na operatívnych poradách nevypracúvajú podrobné a podrobné správy. Operačné stretnutia sa môžu konať v rôzne formy: päť minút, letáky atď. Hlavná prednosť takéto stretnutia majú krátke trvanie.

brífingové stretnutia sú určené na prenos informácií, objednávok a požiadaviek zhora nadol pozdĺž vertikály riadenia.

Hlavnou črtou takýchto stretnutí je, že vedúci nielenže dáva potrebné informácie do pozornosti podriadeným a vydáva príkazy, ale špecifikuje maximálne stanovené úlohy, vymenúva účinkujúcich a termíny. Zároveň je na brífingových stretnutiach umožnená diskusia o informáciách a metódach riešenia stanovených úloh. Podriadení môžu objasniť niektoré body, podať konštruktívne návrhy na zváženie manažmentu.

Problémové stretnutia sú zamerané na nájdenie optimálneho riešenia ako výsledok diskusie a analýzy uvažovaného problému.

Najviac sú problematické stretnutia komplexný pohľad stretnutia. V procese problematického stretnutia sa vypracuje kolektívne riešenie zložitých otázok ovplyvňujúcich zmenu funkčných úloh štruktúrnych jednotiek alebo ich prispôsobenie novým oblastiam činnosti organizácie.

Problémové stretnutia majú často formu diskusií. Spôsob, akým sa rozhoduje, závisí od štýlu vedenia. Najbežnejšie je nasledujúci diagram problémové stretnutie:

1. Formulácia problému, vyjadrenie problému.

2. Správy účastníkov.

3. Otázky pre rečníkov.

4. Diskusia, diskusia, debata.

5. Tvorba rozhodnutia.

6. Korekcia riešenia.

7. Prijatie finálna verzia riešenia.

Formulácia problému, formulácia problému, jeho analýza a hľadanie riešenia sa spravidla uskutočňuje pred začiatkom samotného stretnutia. Táto fáza môže mať formu predbežného rozhovoru s účastníkmi stretnutia (niekoľko dní pred samotným stretnutím), distribúcie newsletterov alebo pracovného plánu pre pravidelné problémové stretnutia.

Na problémových stretnutiach miera demokracie a tvorivá činnosť by mala byť dostatočne vysoká. V tomto prípade vedúci zohráva úlohu predsedu, ktorý koordinuje priebeh stretnutia.

Okrem toho môžu byť v rôznych organizáciách použité nasledujúce typy stretnutí:

§ informovanie zamestnancov (aj formou

poučno-metodická lekcia);

§ plánovanie práce pre určité obdobie;

§ zhrnutie výsledkov za rôzne časové obdobia (ako aj čiastkové

udržiavanie výsledkov práce na konkrétnom projekte) a pod.

Ak obchodný rozhovor zviditeľňuje sprostredkovanie medziľudskej interakcie v organizácii statusom, funkčnou pozíciou osoby, potom vám obchodné stretnutie umožní poukázať na inú najdôležitejším faktorom obchodná interakcia, konkrétne skupinový faktor. Pri príprave a vedení obchodného stretnutia treba pamätať na to, že charakteristiky skupinového správania (od rozdelenia rolí v skupine až po skupinový tlak) budú mať vážny vplyv na charakter interakcie jej účastníkov.

Pravidlá prípravy stretnutí

Obchodné alebo kancelárske stretnutie je technologicky zložitá a časovo náročná udalosť. Práca na príprave stretnutia začína jasnou definíciou jeho účelu.

Účel stretnutia je popis požadovaný výsledok, požadovaný typ riešenia, požadovaný výsledok práce ( možné možnostiúčely: predbežná výmena názorov, príprava odporúčaní pre rozhodovanie, rozhodovanie o konkrétnej otázke a pod.).

Vedúci musí jasne chápať, prečo stretnutie zvoláva, a tiež musí byť schopný jasne oznámiť jeho účastníkom účel stretnutia. Pri stanovovaní účelu stretnutia sa treba vyhýbať vágnym, nekonkrétnym formuláciám. To spôsobuje pokles záujmu o navrhovaný problém a podvedome vedie k pocitu, že jeho vecné riešenie nie je potrebné. Formulácia cieľa by mala predovšetkým odrážať znaky zamýšľaného výsledku diskusie o problémoch. V závislosti od účelu stretnutia sa sformuluje jeho program a vyberie sa zoznam účastníkov.

Ak je účelom stretnutia výmena informácií a stanovenie budúcich úloh v rámci aktuálnej práce, pozývajú sa len vedúci oddelení. Na takomto stretnutí sú prítomní oboznámení so stavom veci, sú informovaní o pokroku pri realizácii rozhodnutí prijatých na predchádzajúcom stretnutí a jasne formulujú úlohy do budúcnosti.

Ak je cieľom stretnutia vyriešenie konkrétneho problému, potom práca v ňom láka tých, ktorí sa s úlohou profesionálne vysporiadajú, ktorí sú schopní ponúknuť vlastné riešenie problému. V tomto prípade sú účastníkom stretnutia poskytnuté informácie o probléme, úloha je formulovaná jasne a jednoznačne.

Účel stretnutia určuje miesto, dátum a čas stretnutia.

Naplánované stretnutia(napr. zhrnutie zasadnutí rady, plánovanie) je vhodnejšie naplánovať na určité dni v týždni resp. určité čísla mesiac.

Neplánované stretnutia, najmä s Vysoké čísloúčastníkov (napríklad núdzové informovanie), je žiaduce vykonať na konci pracovného dňa, aby sa vylúčilo vynaloženie pracovného času na obnovenie prerušenej práce.

Krátke operatívne stretnutia(päťminútové alebo letné stretnutia) sa odporúča uskutočniť na začiatku pracovného dňa.

Čas stretnutí by mal byť určený harmonogramom stanoveným v organizácii (odbore). Neplánované stretnutia rušia rytmus, čím znižujú kultúru obchodná komunikácia zbaviť manažéra možnosti plánovať svoje pracovný čas a likvidovať ich, narúšať plánované stretnutia a záležitosti.

Stretnutia sa odporúča naplánovať na poobedie alebo 1,5 - 2 hodiny pred ukončením práce. Prvá polovica dňa je spravidla produktívnejšia a je lepšie, ak sú zamestnanci v tomto čase zaneprázdnení svojimi povinnosťami. Ak je stretnutie naplánované na koniec pracovného dňa, treba zvážiť ešte jednu vec. Vedúci dostane príležitosť uskutočniť stretnutie promptne, bez zdržiavania diskusie, keďže má výhovorku na jej zastavenie v prípade nepriaznivého vývoja.

Téma stretnutia je predmetom diskusie. Téma by mala byť formulovaná tak, aby zaujala každého účastníka stretnutia. Na stretnutia je potrebné priniesť len tie záležitosti, ktoré sa nedajú vždy vyriešiť v pracovnom poriadku.

Jedno z pravidiel organizácie a etiky manažmentu servisné vzťahy by sa malo stať povinným predbežným zasielaním programu účastníkom stretnutia. Okrem toho etické obchodné vzťahy by sa malo považovať za predbežnú distribúciu krátkych písomných informácií o podstate otázok, o ktorých sa na stretnutí uvažuje. Je neprijateľné, aby sa do takéhoto mailingu zapájala osoba, ktorá je nekompetentná v otázkach predložených na stretnutie - to samozrejme znižuje pocit relevantnosti.

Program stretnutia je písomný dokument distribuovaný vopred účastníkom stretnutia a obsahuje nasledujúce informácie:

§ téma stretnutia;

§ účel stretnutia;

§ zoznam otázok, ktoré sa majú prerokovať;

§ čas začiatku a konca stretnutia (v ideálnom prípade čas začiatku a konca diskusie o každom probléme);

§ presné miesto stretnutia;

§ mená rečníkov, spoluprednášajúcich zodpovedných za prípravu otázok;

§ čas a miesto, kde sa možno oboznámiť s materiálmi ku každej problematike (prítomnosť takýchto pokynov neumožní nedbalým zamestnancom ospravedlniť svoju nepripravenosť na prerokovanie danej problematiky nedostatkom informácií).

Návrhy rozhodnutí, abstrakty správ, referencie môžu byť zaslané ako príloha k programu. Je veľmi dobré, ak pred začiatkom stretnutia dostanú osoby pripravujúce otázky vopred pripomienky od účastníkov stretnutia k návrhom rozhodnutí, abstraktom prejavov.

Bez ohľadu na dôležitosť a rýchlosť stretnutia by sa počet predložených otázok mal pohybovať v rozmedzí troch až piatich (niekedy sedem). Zároveň je najvýhodnejšie pripraviť agendu tak, aby obsahovala jednu alebo dve hlavné otázky a dve až päť menších, ktoré si nevyžadujú zdĺhavú diskusiu. Veľké množstvo bodov programu unavuje účastníkov stretnutia a neumožňuje zachytiť hlavné zameranie stretnutia ako celku. Neproduktívne bude aj stretnutie, ktorého všetky diskutované otázky budú rovnako dôležité a vyžadujú si hlbokú podrobnú diskusiu.

Veľký význam má výber účastníkov stretnutia, t.j. efektívnosť stretnutia do značnej miery závisí od toho, ako kompetencie a právomoci pozvaných zamestnancov zodpovedajú cieľom a cieľom stretnutia. Počet účastníkov je tiež určený cieľmi a zámermi stretnutia a v niektorých prípadoch aj stavom alebo úrovňou slávnostnosti stretnutia.

Optimálny počet pozvaných na stretnutie je 7 - 9, maximálne 12 osôb. Hlavným pravidlom je tu najvyššia aktivita účastníkov diskusie o problémoch. Zvýšenie počtu pozvaných drasticky znižuje priemernú mieru účasti (alebo návratnosti) a zároveň predlžuje stretnutie.

Organizátori stretnutia vyžadujú spravidla účasť prvých osôb odborov organizačnej štruktúry. Kompetentnejší však v riešení konkrétne úlohy môže byť jedným z neriadiacich zamestnancov. Preto je vhodné dať prednostovi právo určiť, kto bude jeho jednotku na schôdzi zastupovať. Je žiaduce, aby medzi účastníkmi stretnutia boli ľudia, ktorí sú schopní vykonávať rolu „experta“, „generátora nápadov“ a „kritika“ v rámci kolektívnej duševnej činnosti.

Aby sa predišlo prítomnosti komparzistov, odporúča sa použiť metódu „zmeny“ účastníkov (metóda „rozdelenej diskusie“). Starostlivo pripravený program vám umožňuje zorganizovať stretnutie tak, aby ho po prerokovaní vášho problému mohli niektorí zamestnanci opustiť a ustúpiť tým, o ktorých probléme sa diskutuje. Ukazuje sa, že niektorí zamestnanci sú prítomní na stretnutí od začiatku do konca, zatiaľ čo iní sú pozvaní konkrétne v čase diskusie o konkrétnom probléme. Každý účastník sa tak zúčastní len časti stretnutia, čo samozrejme skracuje celkový čas, a teda nepriamo zvyšuje efektivitu samotného podujatia.

Zloženie účastníkov stretnutia je optimalizované využitím princípu „telefonickej vzdialenosti“ od zamestnanca, ktorého účasť je diktovaná priebehom samotného stretnutia a potrebou prijímať Ďalšie informácie od tohto zamestnanca. Špecialisti (ktorých informácie môžu byť potrebné, namiesto toho, aby ste boli pozvaní na stretnutie, môžete byť požiadaní, aby ste boli na ich pracovisku v určenom časovom intervale, aby ste im v prípade potreby zavolali alebo získali pomoc telefonicky.

Trvanie stretnutia. Trvanie stretnutia závisí vo veľkej miere od typu stretnutia:

§ optimálne trvanie problematické stretnutia sa považujú za 1,5 - 2 hodiny (vo výnimočných prípadoch - 2 - 5 hodín);

§ čas na posúdenie jedného problému by nemal presiahnuť 45 minút;

§ operatívne a inštruktážne stretnutie nemala by trvať dlhšie ako 20 - 30 minút;

§ stretnutie leták (päť minút) sa vykonáva spravidla do 5 - 10 minút.

Stretnutie by sa malo začať a skončiť v presne stanovenom čase, aby sa nenarušila dôveryhodnosť manažéra a zamestnancov, ktorí ho pripravovali.

Prestávky. Počas stretnutia, ktoré trvá dve a viac hodín, sa odporúča urobiť si prestávky, inak po dvoch hodinách môžu účastníci zažiť obdobie „negatívnej aktivity“. Optimálne časy prestávok:

§ po 45 – 50 min. práca - 10 minút;

§ po 1,5 hodine práce – 15 minút.

Prestávky sú potrebné v prvom rade na oddych, v druhom rade cez prestávky, v inej, uvoľnenej atmosfére, v súkromných rozhovoroch, práca na téme stretnutia pokračuje.

Program stretnutia. Za dodržiavanie procedurálnych otázok (pravidiel) zodpovedá predseda. Dôležité je dodržiavať pravidlá:

§ predpisy umožňujú dosiahnuť vypracovanie plánovanej problematiky;

§ disciplinuje účastníkov stretnutia, zvyšuje ich biznis

postoj a rešpekt k stretnutiu ako kolegiálnemu orgánu pre adopciu dôležité rozhodnutia;

§ Predpisy nedovoľujú bezdôvodne zdržiavať schôdzu.

Vodca, ktorý prísne dodržiava pravidlá - dobrý príklad napodobniť.

Miesto stretnutia. Aktívny a efektívny priebeh stretnutia napomáha splnenie určitých požiadaviek na vybavenie priestorov pre jeho konanie.

Miestnosť, v ktorej sa má rokovanie konať, a počet miest v nej by mali zodpovedať počtu účastníkov. Prirodzene by mal byť dostatočne priestranný a mal by mať rezervu voľných miest pre prípad, že by sa počet účastníkov z toho či onoho dôvodu zvýšil. Na malé stretnutie – prítomnosť – si však netreba vyberať príliš veľké publikum Vysoké číslo prázdne miesta psychicky negatívne ovplyvňuje účastníkov stretnutia.

Okrem toho pri vybavovaní špeciálnej miestnosti nábytkom by sme sa mali riadiť zásadou, že relatívna pozícia účastníkov počas stretnutia by nemala zdôrazňovať rozdiely v ich služobno-hierarchickom postavení. V tomto prípade má pojem „okrúhly stôl“ priamu a prenesený zmysel ako prostriedok na zabezpečenie uľahčenia vzájomných kontaktov medzi ľuďmi a ich optimálneho priestorového usporiadania.

V prípade, že sa koná dostatočne veľká porada, je potrebné postarať sa o inštaláciu mikrofónov a vizualizačných nástrojov. Je potrebné kontrolovať teplotu vzduchu, osvetlenie a zvukovú izoláciu, aby účastníci stretnutia neboli rozptyľovaní cudzími podnetmi.

Jeden z najviac dôležité body je pripraviť vedúceho na stretnutie. Vedúci musí:

§ formulácia hlavného cieľa stretnutia a čiastkových cieľov podľa úrovní

logická podriadenosť;

§ úvodná správa alebo správa;

§ sled prejavov účastníkov;

§ návrh rozhodnutia.

Aby bolo stretnutie efektívne, manažér by mal mať po ruke „Poznámku pre vedúceho“ (tabuľka 11.1) a „Formulár na prípravu stretnutia“ (príloha).

Tabuľka 11.1

Poznámka pre hlavu